酒店檔案管理辦法

1、麟翔源酒店檔案管理辦法起草： 審核： 分管領(lǐng)導(dǎo)審核： 簽發(fā)： 第一條 檔案管理機構(gòu)酒店領(lǐng)導(dǎo)（分管檔案工作副總經(jīng)理）辦公室（檔案管理員）各部門兼職檔案管理員第二條 歸 檔各部門在工作中形成的已經(jīng)辦理完畢的具有保存價值的文材料，按“條款類目”分別存放，翌年經(jīng)檢查齊全后，整理、立卷，交由檔案室歸檔。歸檔文件必須經(jīng)過公司總經(jīng)理辦公室主任審查后才可歸檔。第三條 檔案分類一、公司經(jīng)營、生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件，要按其文件內(nèi)容和具體區(qū)分為九個大類：1、 設(shè)備儀器類2、 基建類3、 客房餐飲技術(shù)類4、 公司行政類5、 經(jīng)營管理類6、 黨群工作類7、 聲像檔案類8、 離職人員檔案類9、 會計檔案類二、分類方法1、

2、 按組織機構(gòu)分類。2、 按工程項目分類。3、 按專業(yè)性質(zhì)分類。4、 按設(shè)備型號分類。5、 按時間分類。6、 按問題分類。第四條 檔案編目與編制檢索工具一、要編制檔案總目錄，檔案分類目錄，底圖目錄和保留單位目錄。科技檔案編制總目錄，分類目錄和保管單位目錄，文書檔案編制案卷文件目錄，財務(wù)檔案、聲像檔案、離職人員檔案，分別編分類目錄。二、要根據(jù)需要編制檔案檢索工具，并進行檔案著作。著錄方法按國家標準CB3792 585檔案著錄規(guī)則執(zhí)行，為檔案利用做好基礎(chǔ)工作。第五條 檔案保管一、 接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續(xù)。二、 存放檔案必須有專用柜、架、排架方法要科學(xué)和便于查找。三、 底圖除修改、送曬外

3、，不得外借。修改后的底圖時，要認真檢查其修改、補充等情況，底圖存放以平放為宜。四、 存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒。膠片頁夾和影集等，按編號的順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)，縮微母片和拷貝應(yīng)分別存放。五、 要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進行修補和復(fù)制。庫藏檔案因移交作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據(jù)。第六條 檔案保密注意做好保密工作，保存檔案必須用專門的庫房，房門窗要堅固，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。第七條 檔案鑒定一、公司要根據(jù)國家和有關(guān)部門的規(guī)定，編制酒店檔案保管期限表，檔案

4、保管期限分永久、長期、短期三種。1、 對酒店有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存。2、 對酒店在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。3、 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。4、 鑒定工作要組織由酒店領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對檔案進行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位案卷、備考表中注明鑒定意見，由小組負責(zé)人填寫。并且注明鑒定日期。5、 鑒定工作應(yīng)該定期進行，一般三年左右進行一次。6、 檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，酒店應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員負責(zé)修改、補充。7、 銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批，并報有關(guān)檔案管理機關(guān)備案。銷毀檔案時，要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。第八條 檔案統(tǒng)計一、 酒店檔案管理要健全統(tǒng)計表工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確、可靠。二、 檔案統(tǒng)計主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計、檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案提供利用及效果的統(tǒng)計等。第九條 檔案管理現(xiàn)代化一、 企業(yè)綜合檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的組成部分，要列入企業(yè)現(xiàn)代化管理的整體計劃中統(tǒng)籌考慮。二、 酒店檔案室要應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法，逐步應(yīng)用電子計算機進行編目、檢索和庫存管理。