投資業(yè)務(wù)檔案管理辦法

1、信貸投資業(yè)務(wù)檔案管理制度第一章 總則第一條 為加強(qiáng)投資業(yè)務(wù)檔案管理，確保信貸項(xiàng)目資料的完整性，促進(jìn)信貸投資業(yè)務(wù)經(jīng)營的合法性和信貸項(xiàng)目資產(chǎn)的安全性，根據(jù)中華人民共和國檔案法投資管理基本制度、中華人民共和國擔(dān)保法投資業(yè)務(wù)操作流程、商業(yè)銀行法、貸款通則等有關(guān)法律法規(guī)和信貸管理的相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。第二條 信貸投資業(yè)務(wù)檔案是指在辦理信貸投資業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映信貸投資業(yè)務(wù)全過程及與信貸客戶關(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像等資料。主要由借款融資人的基本資料、信貸投資業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和信貸投資管理資料等組成。第三條 信貸投資業(yè)務(wù)檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分，各信貸公司部門應(yīng)配合綜合檔案

2、部門人員，對(duì)信貸投資業(yè)務(wù)檔案按照“集中統(tǒng)一”原則進(jìn)行規(guī)范化管理。信貸部門市場(chǎng)部門負(fù)責(zé)信貸投資業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理、立卷、歸檔工作，并對(duì)移交前檔案資料的真實(shí)、完整、有效、保密等負(fù)責(zé)。綜合檔案部門人員負(fù)責(zé)信貸投資業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、保管和日常維護(hù)工作，并對(duì)移交后的信貸投資業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負(fù)責(zé)。第四條 各級(jí)管理單位要制定有關(guān)信貸投資業(yè)務(wù)檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學(xué)管理、有效利用，嚴(yán)防損毀散失，確保信貸投資業(yè)務(wù)檔案的完整和安全。第五條 信貸投資業(yè)務(wù)檔案涉及國家、小額貸款本公司和企業(yè)客戶的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他

3、相關(guān)人員均需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。第二章 信貸投資業(yè)務(wù)檔案的歸檔方法第六條 信貸投資業(yè)務(wù)檔案按照法人客戶建立，一戶一檔，自然人客戶也可按區(qū)域建檔。第七條 投資信貸業(yè)務(wù)檔案分為五類：權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的信貸投資業(yè)務(wù)，能夠證明對(duì)抵押物、質(zhì)物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件；要件類：辦理信貸投資業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明信貸投資業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件；管理類：借款融資人的基本資料；保全類：資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理的相關(guān)資料；綜合類：小額貸款本公司內(nèi)部管理資料等。每個(gè)客戶檔案分為三個(gè)區(qū)域即：立卷區(qū)、歸檔區(qū)、權(quán)證區(qū)。1、立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的權(quán)證類、要件類、管理類、保全類、綜合類檔案。2、歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終

4、了業(yè)務(wù)的權(quán)證類、要件類、管理類、保全類、綜合類檔案。3、權(quán)證區(qū)（立卷區(qū)和歸檔區(qū)的權(quán)證類主要是指抵（質(zhì)）押物的清冊(cè)和移交清單等）抵押物、質(zhì)物享受所有權(quán)處置權(quán)的相關(guān)要件不在信貸項(xiàng)目檔案中管理，其中有價(jià)單據(jù)必須存放于金庫保險(xiǎn)庫，其他權(quán)證類檔案存放于檔案庫內(nèi)的保險(xiǎn)柜中，但必須雙人、雙鎖保管。第三章 信貸投資業(yè)務(wù)檔案的基本內(nèi)容第八條 權(quán)證類檔案包括：抵押物（質(zhì)物）評(píng)估報(bào)告或作價(jià)依據(jù)，抵押物（質(zhì)物）所有權(quán)、使用權(quán)證或證明文件，已辦理抵押（質(zhì)押）登記的他項(xiàng)權(quán)證或有關(guān)證明文件，抵押物清單，權(quán)利質(zhì)押中的各種有價(jià)單據(jù)，抵押物（質(zhì)物）保險(xiǎn)單，抵押（質(zhì)押）公證書（企業(yè)辦理的要收集）等，抵押物的保險(xiǎn)單。第九條 要件類檔

5、案包括：企業(yè)授信情況有關(guān)資料、企業(yè)信用等級(jí)評(píng)定報(bào)告和審定意見、各類客戶信貸業(yè)務(wù)融資申請(qǐng)報(bào)告和申請(qǐng)書、各類客戶信貸投資業(yè)務(wù)調(diào)查報(bào)告、各類客戶信貸投資業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批書、審貸會(huì)評(píng)審會(huì)會(huì)議紀(jì)要、公司向上級(jí)部門的推薦審查意見、上級(jí)部門的貸款批準(zhǔn)意見、貸款意向書、貸款承諾函、各類法人客戶信貸投資業(yè)務(wù)借款投資合同（協(xié)議書）、融資憑證、擔(dān)保合同（擔(dān)保協(xié)議）或擔(dān)保函、核保書、抵（質(zhì))押核實(shí)書、保險(xiǎn)合同、貸款法律審查意見（按相關(guān)制度規(guī)定應(yīng)出具的）、準(zhǔn)貸（簽）證、逾期貸款投資款本息催收通知及回執(zhí)、貸投后檢查記錄和貸款投資業(yè)務(wù)檢查報(bào)告、企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)分析報(bào)告、保證金進(jìn)賬證明資料、貸款五級(jí)分類認(rèn)定表（季度）、自然人（農(nóng)

6、戶）的資信評(píng)定書，法人客戶的信貸登記咨詢書，以及涉及貸款投資審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。項(xiàng)目貸款融資還應(yīng)包括項(xiàng)目立項(xiàng)建議書、可行性研究報(bào)告、開工報(bào)告、環(huán)保部門及其他國家有權(quán)部門對(duì)貸款投資項(xiàng)目的批復(fù)文件，項(xiàng)目變更及概算調(diào)整的批復(fù)文件復(fù)印件，項(xiàng)目概、預(yù)、決算審查報(bào)告及工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告，項(xiàng)目建設(shè)資金來源證明文件、項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度表、資金使用計(jì)劃等。簽發(fā)銀行承兌匯票還應(yīng)包括銀行承兌匯票復(fù)印件、商品交易合同或增值稅發(fā)票復(fù)印件。其他業(yè)務(wù)所必須的要件等等。第十條 管理類檔案包括借款人的基本資料和擔(dān)保人的相關(guān)資料：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本或復(fù)印件、事業(yè)單位登記表副本或復(fù)印件、企業(yè)資質(zhì)登記證復(fù)印件、特

7、種經(jīng)營許可證復(fù)印件、稅務(wù)登記證（國稅、地稅）復(fù)印件、外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書復(fù)印件、外商投資企業(yè)外匯登記證復(fù)印件、中華人民共和國組織機(jī)構(gòu)代碼證書復(fù)印件、貸款卡證明材料復(fù)印件以及以上資料的最新年檢證明，企業(yè)法人注冊(cè)資本驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件或有關(guān)注冊(cè)資本來源的證明材料，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，融資人企業(yè)項(xiàng)目責(zé)任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件，企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計(jì)報(bào)告，需要政府管理部門批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件復(fù)印件等。專業(yè)擔(dān)保機(jī)構(gòu)為保證人的還應(yīng)包括一定數(shù)額的擔(dān)

8、?；鹨汛嫒朐谠O(shè)立的專門賬戶、實(shí)行專項(xiàng)儲(chǔ)存和專戶管理的證明文件，擔(dān)保責(zé)任余額表，同意提供該保證擔(dān)保的書面文件。自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財(cái)產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔(dān)保的書面文件。第十一條 保全類檔案包括：貸款項(xiàng)目訴訟全過程相關(guān)資料，全部相關(guān)貸款項(xiàng)目檔案，以物抵貸抵押資產(chǎn)清單、權(quán)屬證明、抵貸抵押協(xié)議、法院裁定書，投資資產(chǎn)的投資協(xié)議書、股權(quán)證明等法律文書的其他必要資料。企業(yè)兼并的有關(guān)批示文件，包括各類借款合同、擔(dān)保合同、借據(jù)等契約，社企三方或四方簽訂的借貸關(guān)系轉(zhuǎn)移協(xié)定，兼并方企業(yè)承接被兼并方企業(yè)積欠貸款本息協(xié)議以及分年還貸計(jì)劃。呆壞

9、賬核銷申報(bào)材料，包括申請(qǐng)核銷報(bào)告及責(zé)任認(rèn)定文件、債權(quán)證明材料、債權(quán)損失證明材料，上級(jí)部門批復(fù)文件，破產(chǎn)終結(jié)后需要繼續(xù)追償我公司債權(quán)的有關(guān)文件和材料，呆壞賬核銷后收回投資款的重要憑據(jù)、帳務(wù)處理憑據(jù)和相關(guān)材料。第十二條 綜合類檔案包括：公司內(nèi)部有關(guān)信貸投資業(yè)務(wù)的各類報(bào)表、授權(quán)文件、行業(yè)分析資料、信貸投資分析報(bào)告、調(diào)查檢查報(bào)告、審計(jì)稽核報(bào)告等。第十三條 權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響權(quán)益的前提下，可以存放復(fù)印件，信貸員市場(chǎng)人員將復(fù)印件與原件核實(shí)，在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核對(duì)與原件一致”字樣，核對(duì)日期并簽名確認(rèn)。第四章 信貸投資業(yè)務(wù)檔案的日常管

10、理第十四條 信貸項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔收集：各信貸員市場(chǎng)部人員應(yīng)根據(jù)每筆業(yè)務(wù)的類別收集要件歸檔，檔案中隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生和產(chǎn)生的信貸項(xiàng)目資料、審核權(quán)證類、管理類、綜合類等齊全和有效，已失效的資料要及時(shí)補(bǔ)充，第一筆業(yè)務(wù)的要收齊和審核各信貸項(xiàng)目檔案類別的相應(yīng)資料。整理：業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生結(jié)束后，應(yīng)對(duì)信貸投資業(yè)務(wù)原始資料進(jìn)行排序，編寫頁碼（附件一），從信貸項(xiàng)目資料的首頁到尾頁逐頁編號(hào)（凡有字跡即為一頁）填寫卷內(nèi)目錄。立卷：資料整理后，根據(jù)目錄和編號(hào)存放在本年信貸項(xiàng)目檔案立卷盒中，法人客戶一戶一盒，每盒按檔案類別分為五塊，分門別類，權(quán)證類中的抵押、質(zhì)押等權(quán)證類（他項(xiàng)權(quán)證等）應(yīng)填寫收樣憑證（附件二）

11、一式兩份，雙方簽字移交會(huì)計(jì)部門按規(guī)定保管，另一聯(lián)收樣憑證，存放立卷盒中的權(quán)證類袋頁中，自然人以每一戶一檔，不分類別。歸檔：對(duì)已還清貸款投資款的隨筆和已失效或已處置完畢的信貸項(xiàng)目資料從本年信貸項(xiàng)目立卷盒中抽出，按結(jié)清日期排序，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)目錄，案卷封面，分類裝訂后存放在檔案盒中，編制移交清單，最遲不得超過次年的3月31日前移交給綜合檔案管理員管理。綜合檔案管理人員應(yīng)根據(jù)移交清單逐一核實(shí)，并對(duì)卷內(nèi)資料進(jìn)行審查，保證其齊全（附件八），對(duì)接收的檔案進(jìn)行排序，放入固定位置，記載檔案歸檔登記簿，載明案卷號(hào)、檔案內(nèi)容、形成時(shí)間、頁數(shù)、是否原件、存放位置等要素，對(duì)權(quán)證類檔案，同時(shí)單獨(dú)建立權(quán)證類檔案并單獨(dú)

12、建立權(quán)證類檔案登記簿進(jìn)行登記（附件九）、管理、定期核對(duì)。第十五條 信貸項(xiàng)目檔案的調(diào)閱、外借、保管、銷毀調(diào)閱：各級(jí)單位都應(yīng)建立信貸投資業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記制度，本級(jí)相關(guān)人員調(diào)閱信貸項(xiàng)目檔案應(yīng)填寫調(diào)閱單，登記調(diào)閱人姓名、日期、內(nèi)容等需經(jīng)本級(jí)信貸主管負(fù)責(zé)人簽字同意（附件十）。外借：信貸投資業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱原則上只能現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱，不得外借，如遇特殊情況，需報(bào)縣聯(lián)社主任批準(zhǔn)才能外借風(fēng)控部門備案，必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、日期、內(nèi)容、原因和歸還日期等，存放在金庫保險(xiǎn)庫的權(quán)證類檔案一律不得外借。保管：檔案管理人員要對(duì)信貸投資業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，定期檢查信貸項(xiàng)目檔案的保管情況，并作書面記錄。尚

13、有信貸投資關(guān)系的信貸項(xiàng)目檔案作永久保管，清理全部信貸投資業(yè)務(wù)的檔案從客戶與本社本公司的最后一筆信貸投資業(yè)務(wù)結(jié)清后次年的1月1日起，保管期五年。綜合類信貸投資業(yè)務(wù)檔案為長期保管，保管期限十五年，其中各種報(bào)表的年度匯總表為永久保管。信貸投資業(yè)務(wù)檔案保管及核銷清冊(cè)為永久保管。銷毀：檔案管理部門人員提出銷毀意見，編制信貸項(xiàng)目檔案銷毀清冊(cè)（附件十四），到期銷毀的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)，應(yīng)保管期限，已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)檔案保管社的主任分管領(lǐng)導(dǎo)在銷毀清冊(cè)簽署意見，報(bào)社信貸管理風(fēng)控部門審核，主管主任總監(jiān)簽字同意。檔案管理部門人員和信貸管理部門市場(chǎng)部人員共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)按銷毀清冊(cè)上所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并書面將監(jiān)銷情況報(bào)告主管信貸風(fēng)控部的總監(jiān)主任。第五章 責(zé)任第十六條 對(duì)未按規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對(duì)外提供、涂改、偽造和透露信貸投資業(yè)務(wù)信息的行為，視情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。第六章 附則第十七條 信貸投資業(yè)務(wù)檔案管理所需檔案盒和清單均按規(guī)定格式統(tǒng)一印制。第十八條 以錄音、錄像、掃描等方式保存的信貸投資業(yè)務(wù)檔案歸集在綜