某上市公司人力資源信息化系統(tǒng)需求說明書

1、人力資源管理信息系統(tǒng)需求目 錄前言21 基本要求22 功能模塊22.1 人事管理22.2 組織管理32.3 職位管理32.4 招聘管理32.5 培訓(xùn)管理42.6 績效管理42.7 薪酬管理52.8 保險(xiǎn)管理52.9 檔案管理62.10 日常管理62.11 員工自助62.12 經(jīng)理自助62.13 考勤管理72.14 統(tǒng)計(jì)報(bào)表7前言 人力資源信息化和企業(yè)發(fā)展階段、管理成熟度有密切關(guān)系，安徽未名要建成未名集團(tuán)的南方區(qū)域總部，信息化系統(tǒng)的建設(shè)勢(shì)必要具有前瞻性，建議按照“整體規(guī)劃、分步實(shí)施”的原則實(shí)施，人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)由系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)信息管理、事務(wù)管理、控制管理、戰(zhàn)略管理、自助服務(wù)等六部分構(gòu)成。1.系

2、統(tǒng)管理主要為結(jié)構(gòu)構(gòu)建、用戶管理、審批流管理、預(yù)警管理等部分。2.基礎(chǔ)信息管理主要是組織機(jī)構(gòu)和人員信息數(shù)據(jù)庫及其管理。3.事務(wù)管理主要是人力資源基本業(yè)務(wù)，如：人事事務(wù)管理、招聘管理、培訓(xùn)管理、合同管理、薪資管理、福利保險(xiǎn)管理、考勤管理等。4.控制管理主要是人事規(guī)章管理，如組織管理、績效管理、流程管理、制度管理等。5.戰(zhàn)略管理主要是人力資源的分析工具，如人力資源規(guī)劃、人力成本分析、職業(yè)生涯規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)分析、人才素質(zhì)測(cè)評(píng)等。6.自助服務(wù)主要為各級(jí)經(jīng)理、員工的在線信息瀏覽以及相關(guān)業(yè)務(wù)處理工作。第一階段可以先實(shí)施基礎(chǔ)和常用模塊，如組織管理、人員信息管理、考勤管理、勞動(dòng)合同管理、員工調(diào)配管理、員工入離職管理

3、、綜合報(bào)表系統(tǒng)、經(jīng)理自助、福利管理等子系統(tǒng)。第二階段可實(shí)施以下模塊：招聘甄選管理、培訓(xùn)管理、績效管理、薪資管理、人力規(guī)劃、成本分析、員工自助、職稱資質(zhì)管理、審批流程管理等子系統(tǒng)。1 基本要求 1.1權(quán)限控制系統(tǒng)應(yīng)具有完善的用戶和權(quán)限管理機(jī)制，一方面保證數(shù)據(jù)的安全性，另一方面使系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)靈活的分層級(jí)、分部門和分角色的管理。1.2數(shù)據(jù)內(nèi)外接口人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、企業(yè)網(wǎng)站無縫對(duì)接。人力資源各模塊之間也要具備良好的內(nèi)部接口，使各個(gè)業(yè)務(wù)模塊之間數(shù)據(jù)充分共享，不需要重復(fù)錄入。1.3工作流平臺(tái)人力資源信息化的過程也就是人力資源管理流程規(guī)范、優(yōu)化和整合的過程，通過工作流管理，實(shí)現(xiàn)、規(guī)

4、范公司現(xiàn)有的工作流程，例如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在線審批各類申請(qǐng)等等。為了滿足工作流程的不斷變化，系統(tǒng)應(yīng)提供流程自定義工具，方便業(yè)務(wù)人員對(duì)流程的調(diào)整。1.4報(bào)表靈活生成報(bào)表是人力資源的集中體現(xiàn)，系統(tǒng)應(yīng)在預(yù)制大量基礎(chǔ)報(bào)表的同時(shí)，提供靈活的報(bào)表設(shè)計(jì)工具，根據(jù)需要臨時(shí)制作新的報(bào)表或?qū)σ延袌?bào)表進(jìn)行修改。1.5實(shí)現(xiàn)全員參與公司人力資源管理系統(tǒng)的建設(shè)不僅滿足HR部門的需要，還應(yīng)滿足各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及普通員工的使用需求。1.6界面友好，操作簡便針對(duì)人力資源管理人員、普通員工、管理層提供不同的界面。如：部門經(jīng)理通過一個(gè)界面模塊即可進(jìn)行年度人力資源規(guī)劃、組織人事、用工申請(qǐng)、部門培訓(xùn)申請(qǐng)等操作。2 功能模塊 2.1 人事管理2.1.

5、1可根據(jù)業(yè)務(wù)需要自定義員工的人事檔案項(xiàng)目，根據(jù)需要增加、修改員工信息管理指標(biāo)項(xiàng)；2.1.2可跟蹤記錄員工從進(jìn)入公司到離職的全過程歷史記錄，包括人事基本信息、薪資變動(dòng)、職位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況、培訓(xùn)情況等；2.1.3能自由定義相關(guān)提示信息，如員工生日提醒、轉(zhuǎn)正提醒、 合同到期、培訓(xùn)、退休、返聘等的自動(dòng)提示；2.1.4提供對(duì)在職員工、解聘員工、離退員工等的檔案管理功能，并可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況增加、修改人員類別，如勞務(wù)工、勞務(wù)派遣人員、待崗人員、病退人員等；提供對(duì)員工調(diào)配、晉升、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、辭職、辭退等日常工作的流程化業(yè)務(wù)處理；2.1.5可保存、查詢、瀏覽人員的多媒體信息，如照片、體檢報(bào)告、考核材料

6、、證書證件復(fù)印件等，實(shí)現(xiàn)人員信息的立體化管理；2.1.6系統(tǒng)可自動(dòng)列出符合條件的人員，批量打印合同續(xù)簽（或解除）通知書；2.1.7可靈活設(shè)計(jì)和打印各類合同花名冊(cè)、臺(tái)帳。2.1.8提供自動(dòng)郵件功能，實(shí)現(xiàn)郵件、短信群發(fā)，提高工作效率。2.2 組織管理2.2.1組織結(jié)構(gòu)管理可根據(jù)部門、職務(wù)、崗位、人員編制等基本信息生成組織架構(gòu)圖，發(fā)生變動(dòng)時(shí)，同時(shí)相應(yīng)的員工可批量操作，也可單獨(dú)操作。2.2.2組織結(jié)構(gòu)圖查詢統(tǒng)計(jì)可瀏覽指定時(shí)間段的組織結(jié)構(gòu)圖，可瀏覽組織結(jié)構(gòu)中的具體崗位，點(diǎn)擊具體崗位，可見現(xiàn)有人員資料及崗位說明書等，可以查到崗位/職位基本信息，包括名稱、定編數(shù)、現(xiàn)有數(shù)、設(shè)立時(shí)間，以及員工檔案全面信息，如培

7、訓(xùn)記錄、任職崗位情況等；2.3 職位管理2.3.1機(jī)構(gòu)管理2.3.1.1進(jìn)行崗位分析；定義每個(gè)崗位的具體職位說明書，相關(guān)項(xiàng)目如崗位考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)鏈接績效考核、薪資規(guī)定與薪資模塊掛鉤2.3.2崗位變動(dòng)信息管理指定崗位/職位，可查詢前任/現(xiàn)任/繼任人姓名；2.3.3崗位編制情況可分部門/職務(wù)/職能查詢從前/現(xiàn)在編制數(shù)等歷次崗位變動(dòng)情況與現(xiàn)有人數(shù)的對(duì)比情況。2.4 招聘管理2.4.1合作機(jī)構(gòu)的管理2.4.2招聘計(jì)劃：部門提交招聘申請(qǐng)2.4.3簡歷管理可以從前程無憂（51JOB）、智聯(lián)招聘、中國人才熱線（）等網(wǎng)站下載并導(dǎo)入簡歷，并提供簡歷篩選和到部門的流轉(zhuǎn)；2.4.4后備人才能夠進(jìn)行后備人才的管理，建立人才

8、信息庫；2.4.5招聘評(píng)估可以自定義各種統(tǒng)計(jì)功能，通過分析從各個(gè)角度進(jìn)行招聘結(jié)束后的招聘活動(dòng)效果評(píng)估，可自行設(shè)置評(píng)估周期；2.4.6入職管理錄用后主要信息轉(zhuǎn)入到員工檔案。2.4.7郵件、短信通知能夠設(shè)定自動(dòng)發(fā)送郵件、手機(jī)短信通知面試，錄用與否，入職手續(xù)辦理等； 2.5 培訓(xùn)管理2.5.1培訓(xùn)規(guī)劃及計(jì)劃部門培訓(xùn)申報(bào)、個(gè)人培訓(xùn)申報(bào)、臨時(shí)培訓(xùn)申報(bào)、年度培訓(xùn)計(jì)劃匯總，能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)劃的審批和費(fèi)用管理；2.5.2培訓(xùn)課程培訓(xùn)課程可以分為內(nèi)訓(xùn)和外訓(xùn)，課程資料可以放在網(wǎng)上供全體員工學(xué)習(xí)；2.5.3講師和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的管理對(duì)內(nèi)部講師和外部講師，以及合作機(jī)構(gòu)的管理，記錄講師信息、資歷、費(fèi)用、培訓(xùn)效果評(píng)估信息等。2.5.

9、4培訓(xùn)實(shí)施培訓(xùn)信息的公告2.5.5培訓(xùn)評(píng)估對(duì)培訓(xùn)活動(dòng)、培訓(xùn)講師、對(duì)學(xué)員在線評(píng)估。2.5.6培訓(xùn)檔案能夠自動(dòng)生成培訓(xùn)檔案，并和員工信息關(guān)聯(lián)；2.5.7查詢統(tǒng)計(jì)可自定義生成各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，查詢培訓(xùn)計(jì)劃以及相應(yīng)員工的培訓(xùn)檔案2.5.8試卷管理可以設(shè)定試卷，在網(wǎng)上進(jìn)行考試；2.6 績效管理2.6.1考核類型設(shè)置可制定針對(duì)不同考評(píng)對(duì)象和不同考評(píng)周期的多個(gè)考核方案；包括MBO、BSC、KPI、360度等考核方式；可自定義被考評(píng)人、考評(píng)人及其權(quán)重；可定義考評(píng)指標(biāo)及其權(quán)重以及對(duì)同一考評(píng)對(duì)象的不同考評(píng)人的不同考評(píng)指標(biāo)項(xiàng)目和權(quán)重。2.6.2考核檔次設(shè)置設(shè)置考核結(jié)果的等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，將考核結(jié)果分檔2.6.3考核指標(biāo)設(shè)置

10、建立通用考核指標(biāo)庫，并設(shè)置部門和崗位的考核指標(biāo)體系2.6.4考核表格制定制定各種類型的考核表格考核表的考核內(nèi)容支持由人力資源部、員工和部門經(jīng)理共同完成；2.6.5考核評(píng)估考核的流程可以自定義，可以設(shè)定本人直接上級(jí)間接上級(jí)人力資源審核及存檔的審批流程，可以設(shè)定各節(jié)點(diǎn)的權(quán)重；評(píng)估流程可以靈活定義，同一節(jié)點(diǎn)可以同時(shí)多人評(píng)估；2.6.6考核申訴員工可通過平臺(tái)申請(qǐng)復(fù)議，復(fù)議的流程可自定義；2.6.7過程管理能夠支持工作計(jì)劃法或關(guān)鍵事件法，能夠設(shè)定讓員工和經(jīng)理在系統(tǒng)中進(jìn)行計(jì)劃和績效改進(jìn)建議的管理；2.6.8考核結(jié)果考核結(jié)果可以進(jìn)行正態(tài)分布；個(gè)人考核改進(jìn)建議可應(yīng)用到培訓(xùn)需求系統(tǒng)；考核結(jié)果可以應(yīng)用到工資系統(tǒng)。

11、2.6.9查詢統(tǒng)計(jì)查詢統(tǒng)計(jì)員工各種類型的考評(píng)成績，以及部門考核的考評(píng)成績?？己私Y(jié)果可進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可對(duì)各考核指標(biāo)項(xiàng)、各考核指標(biāo)模塊進(jìn)行細(xì)化統(tǒng)計(jì)；2.7 薪酬管理2.7.1薪酬設(shè)置與調(diào)整薪資項(xiàng)目、薪資方案設(shè)置、調(diào)整。2.7.2薪酬計(jì)算與發(fā)放2.7.2.1薪酬管理可與績效考核及考勤系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，并可自定義關(guān)聯(lián)條件及程度。2.7.2.2根據(jù)考核期的考核結(jié)果，可在工資中進(jìn)行批量處理；2.7.2.3將工資表發(fā)送至人力資源部負(fù)責(zé)人處審核，并報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)簽字；2.7.2.4將完成的工資表發(fā)送至財(cái)務(wù)部。2.7.2.5將員工個(gè)人工資情況放入員工自助平臺(tái)。2.7.3統(tǒng)計(jì)分析查詢及報(bào)表生成各單位部門、各崗位、各時(shí)期、

12、各類薪酬福利項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)分析，自動(dòng)生成上報(bào)集團(tuán)、上報(bào)政府財(cái)稅部門、人社部門、統(tǒng)計(jì)部門等的報(bào)表2.7.4福利設(shè)置與調(diào)整數(shù)據(jù)項(xiàng)與福利項(xiàng)的設(shè)置，可與員工個(gè)人信息相關(guān)聯(lián)，具備每年1月1日根據(jù)設(shè)定條件對(duì)員工進(jìn)行上浮年功工資等自動(dòng)更新，以及個(gè)別員工福利的調(diào)整。2.7.5工資條打印工資條打印格式自定義設(shè)置2.7.6人事和薪酬數(shù)據(jù)同步對(duì)于人事變動(dòng)，在進(jìn)行工資計(jì)算時(shí)能進(jìn)行信息同步。2.8 保險(xiǎn)管理（五險(xiǎn)一金、商業(yè)意外保險(xiǎn)）2.8.1提供保險(xiǎn)核算功能，如保險(xiǎn)基數(shù)、繳費(fèi)比例、單位繳納額、個(gè)人繳納額等的核算；2.8.2提供帳戶的建立、轉(zhuǎn)移、支付、賠付等個(gè)人帳戶的管理；2.8.3提供各種保險(xiǎn)報(bào)表、名冊(cè)的創(chuàng)建、生成、打??；

13、2.8.4提供各種保險(xiǎn)的自定義功能。2.9 檔案管理2.9.1完成檔案目錄管理，隨著檔案或材料的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出，按類打印檔案目錄；2.9.2支持檔案的借閱流程管理，對(duì)申請(qǐng)、審批、出庫、歸還等環(huán)節(jié)進(jìn)行流程管理，對(duì)超過借閱天數(shù)時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)報(bào)警；2.9.3可打印檔案（材料）轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出通知單，支持一張通知單多人同時(shí)轉(zhuǎn)出功能；2.9.4可自動(dòng)按年度生成檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出臺(tái)帳；2.9.5檔案號(hào)和檔案柜號(hào)可自動(dòng)生成，生成規(guī)則可自由定義；2.10 日常管理2.10.1可處理人員入離職、調(diào)配審批、管理人員任免、考核獎(jiǎng)懲、教育培訓(xùn)等人力資源部門常用的事務(wù)管理工作，滿足從選人、到審批、批準(zhǔn)（或撤批）等一系列的流程化管理；2.1

14、0.2查詢?yōu)g覽尚未處理的業(yè)務(wù)通知單；2.10.3根據(jù)用戶需求自行設(shè)計(jì)工作中常用的業(yè)務(wù)模板，并可進(jìn)行上、下級(jí)單位之間模板收發(fā)；輸出各類名冊(cè)與表格。2.11 員工自助2.11.1可以查詢到所有的個(gè)人信息（但是部分的信息可以屏蔽）：個(gè)人員工信息，培訓(xùn)，績效考核，薪資，考勤休假等；所有查詢信息項(xiàng)目可自定義；輸入的數(shù)據(jù)項(xiàng)如下： 姓名，性別，出生年月，籍貫，出生地，戶口所在地，婚否，身份證號(hào)碼，職稱，畢業(yè)院校及專業(yè)，畢業(yè)時(shí)間，學(xué)歷，政治面貌，入黨團(tuán)時(shí)間，現(xiàn)在住址，聯(lián)系電話，郵政編碼，原工作單位，參加工作時(shí)間，意外事件通知信息，家庭成員等等，2.11.2可以在網(wǎng)上查看自己可以休假的項(xiàng)目和時(shí)數(shù)2.11.3查詢

15、個(gè)人的培訓(xùn)信息，參與對(duì)課程、老師等的評(píng)估2.11.4參與績效考核流程處理2.11.5參加各種類型的問卷調(diào)查2.11.6參與其它各種流程處理，能夠進(jìn)行流程審批，可以查詢審批狀態(tài)，并進(jìn)行催辦，催辦方式可以通過郵件和手機(jī)短信；2.12 經(jīng)理自助（本部門范圍內(nèi)）2.12.1每個(gè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表可通過圖形化顯示（餅狀圖、柱狀圖等）；2.12.2能夠在線提交招聘功能，可以在線錄入面試記錄；2.12.3可以在線提交培訓(xùn)功能，并進(jìn)行審批；2.12.4能夠在線審批權(quán)限范圍內(nèi)的申請(qǐng)；2.12.5能夠查尋下屬員工可開放的檔案，包括參加過的培訓(xùn)、績效考核的成績、擔(dān)任過的職務(wù)和基本情況，查詢的信息項(xiàng)目可自定義；2.13 考勤管

16、理2.13.1考勤項(xiàng)目：可以設(shè)定考勤項(xiàng)目和考勤周期；2.13.2請(qǐng)假管理日常請(qǐng)假（事假，病假，公休假等）的申請(qǐng)、審批流程管理，可通過員工自助平臺(tái)實(shí)現(xiàn)。2.13.3假期類別可根據(jù)國家及公司政策設(shè)定假期類別和假期額度；并且能自動(dòng)計(jì)算累加個(gè)人各假期類別的剩余天數(shù)，并可向人力資源部及員工同時(shí)開放。2.13.4考勤數(shù)據(jù)支持考勤機(jī)數(shù)據(jù)導(dǎo)入，進(jìn)行考勤數(shù)據(jù)的登記、導(dǎo)入和數(shù)據(jù)的整理統(tǒng)計(jì)，考勤異常的提示。2.13.5排班管理能自定義排班，支持手動(dòng)輸入排班。2.13.6考勤數(shù)據(jù)能自動(dòng)與工資模塊關(guān)聯(lián)2.14 統(tǒng)計(jì)報(bào)表2.14.1靈活自定義報(bào)表 2.14.2對(duì)信息進(jìn)行任意條件及組合條件的查詢，并自動(dòng)生成報(bào)表 2.14.3可對(duì)在職員工數(shù)據(jù)或歷史數(shù)據(jù)信息進(jìn)行多維的綜合分析，并生成分析圖表 2.14.4能將查詢分析結(jié)