文件受控管理方法及流程

1、文件受控管理方法及流程培訓(xùn)文件受控管理方法及流程培訓(xùn)目錄目錄文件管理層次及要求文件管理層次及要求1受控的含義及方法受控的含義及方法2受控印章的使用及授權(quán)受控印章的使用及授權(quán)3文件發(fā)放、回收、銷毀流程文件發(fā)放、回收、銷毀流程4文件管理層次及要求文件管理層次及要求 為什文件需要分層次管理為什文件需要分層次管理 意義：大綱意義：大綱-概論概論-章節(jié)展開章節(jié)展開 一個(gè)組織（企業(yè)）的運(yùn)行一定是動(dòng)態(tài)的，作為行一個(gè)組織（企業(yè)）的運(yùn)行一定是動(dòng)態(tài)的，作為行為準(zhǔn)則的管理文件也是隨之需要發(fā)生變化的，如為準(zhǔn)則的管理文件也是隨之需要發(fā)生變化的，如果不分層次管理，那么牽一發(fā)而動(dòng)全身，會(huì)導(dǎo)致果不分層次管理，那么牽一發(fā)而動(dòng)全

2、身，會(huì)導(dǎo)致管理文件始終在變動(dòng)，不利于管理的穩(wěn)定；采取管理文件始終在變動(dòng)，不利于管理的穩(wěn)定；采取分層次管理，按照企業(yè)變化的程度，只需要對相分層次管理，按照企業(yè)變化的程度，只需要對相應(yīng)層次的文件做變化即可，可以保持文件架構(gòu)的應(yīng)層次的文件做變化即可，可以保持文件架構(gòu)的穩(wěn)定性。穩(wěn)定性。不分層次不分層次牽一發(fā)而動(dòng)全身牽一發(fā)而動(dòng)全身分層次分層次 頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳文件管理層次及要求文件管理層次及要求v文件層次管理模式管理手冊管理手冊程序文件程序文件三層次管理文件三層次管理文件（職能部門）（職能部門）三層次管理文件三層次管理文件（項(xiàng)目部）（項(xiàng)目部）技術(shù)文件技術(shù)文件記錄記錄一層次一層次二層次

3、二層次三層次三層次（文件）（文件）三層次三層次（記錄）（記錄）受控的含義及方法受控的含義及方法 為什么文件要受控？（含義）為什么文件要受控？（含義）狀況一：文件發(fā)行份數(shù)不清楚，需要回收更改狀況一：文件發(fā)行份數(shù)不清楚，需要回收更改/作作廢時(shí)，不知道該收多少份回來；廢時(shí)，不知道該收多少份回來；狀況二：現(xiàn)場復(fù)印了一些文件，文件變更后，現(xiàn)場狀況二：現(xiàn)場復(fù)印了一些文件，文件變更后，現(xiàn)場存在新舊兩個(gè)版本的文件；存在新舊兩個(gè)版本的文件；狀況三：文件丟失，因無法查證也無法追責(zé)，導(dǎo)致狀況三：文件丟失，因無法查證也無法追責(zé)，導(dǎo)致無人問津；無人問津；狀況四：需補(bǔ)發(fā)文件時(shí)，找不到原件，重新打印時(shí)狀況四：需補(bǔ)發(fā)文件時(shí)，

4、找不到原件，重新打印時(shí)又搞錯(cuò)版本。又搞錯(cuò)版本。受控的含義及方法受控的含義及方法 受控的方法受控的方法加蓋受控印章！加蓋受控印章！鮮章有效，復(fù)印無效！鮮章有效，復(fù)印無效！發(fā)放發(fā)放/借閱借閱/回收均登記！回收均登記！發(fā)放采取編號(hào)管理！發(fā)放采取編號(hào)管理！原件歸存，發(fā)放時(shí)復(fù)印加章！原件歸存，發(fā)放時(shí)復(fù)印加章！ 受控印章的使用及授權(quán)受控印章的使用及授權(quán) 受控印章的使用及授權(quán)受控印章的使用及授權(quán) 受控印章授權(quán)的幾個(gè)要點(diǎn)：受控印章授權(quán)的幾個(gè)要點(diǎn)： 專人注冊領(lǐng)取使用，不得他人使用；專人注冊領(lǐng)取使用，不得他人使用； 如管理者因故需將使用權(quán)轉(zhuǎn)移時(shí)，必須進(jìn)行臨時(shí)如管理者因故需將使用權(quán)轉(zhuǎn)移時(shí)，必須進(jìn)行臨時(shí)授權(quán)，簽字生效

5、；授權(quán)，簽字生效； 印章遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告，補(bǔ)發(fā)新印章，原印章（編印章遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告，補(bǔ)發(fā)新印章，原印章（編號(hào)）作廢；號(hào)）作廢； 加蓋印章加蓋印章/發(fā)放文件發(fā)放文件/回收文件均登記并保持記錄。回收文件均登記并保持記錄。 文件發(fā)放、回收、銷毀流程文件發(fā)放、回收、銷毀流程 發(fā)放流程：發(fā)放流程： 編制編制/發(fā)放部門持簽署文件發(fā)放部門持簽署文件原件、需發(fā)放份數(shù)的原件、需發(fā)放份數(shù)的復(fù)印件交復(fù)印件交相應(yīng)的文控相應(yīng)的文控管理員；管理員； 文控管理員保留原件文控管理員保留原件，在需發(fā)放的復(fù)印件上加蓋，在需發(fā)放的復(fù)印件上加蓋“受控受控”印章，并填寫發(fā)放號(hào)；印章，并填寫發(fā)放號(hào)； 編制編制/發(fā)放部門將加蓋鮮章的文件發(fā)放

6、至相應(yīng)地發(fā)放部門將加蓋鮮章的文件發(fā)放至相應(yīng)地點(diǎn)，并要求文件接收人簽署發(fā)放記錄；點(diǎn)，并要求文件接收人簽署發(fā)放記錄； 編制編制/發(fā)放部門將文件發(fā)放記錄上交給相應(yīng)的文發(fā)放部門將文件發(fā)放記錄上交給相應(yīng)的文控控管理員，并保留發(fā)放記錄復(fù)件。管理員，并保留發(fā)放記錄復(fù)件。 文件發(fā)放、回收、銷毀流程文件發(fā)放、回收、銷毀流程 回收（作廢）流程回收（作廢）流程： 回收部門按照發(fā)放記錄將需回收的受控文件（加回收部門按照發(fā)放記錄將需回收的受控文件（加蓋鮮章，且發(fā)放號(hào)正確的文件）回收，并做好回蓋鮮章，且發(fā)放號(hào)正確的文件）回收，并做好回收記錄；收記錄； 回收部門將回收的文件及回收記錄交給相應(yīng)的文回收部門將回收的文件及回收記

7、錄交給相應(yīng)的文控管理員，文控管理員核對無誤后，在回收文件控管理員，文控管理員核對無誤后，在回收文件（包括歸存的簽字版原件）上加蓋（包括歸存的簽字版原件）上加蓋“作廢作廢”印章，印章，并在回收記錄上登記；并在回收記錄上登記； 文控管理員應(yīng)將所有的回收作廢文件統(tǒng)一歸存。文控管理員應(yīng)將所有的回收作廢文件統(tǒng)一歸存。 文件發(fā)放、回收、銷毀流程文件發(fā)放、回收、銷毀流程 銷毀流程銷毀流程： 文控管理員應(yīng)將已加蓋作廢印章的文件采取粉碎文控管理員應(yīng)將已加蓋作廢印章的文件采取粉碎的方式銷毀，但必須保留一份存檔件（建議保留的方式銷毀，但必須保留一份存檔件（建議保留簽字版原件），同時(shí)保持銷毀記錄。簽字版原件），同時(shí)保

8、持銷毀記錄。 如需完全銷毀該文件（即不保留存檔件），應(yīng)形如需完全銷毀該文件（即不保留存檔件），應(yīng)形成銷毀文件清單，并經(jīng)管理者代表簽字授權(quán)后，成銷毀文件清單，并經(jīng)管理者代表簽字授權(quán)后，方可將其完全銷毀。方可將其完全銷毀。 文件發(fā)放、回收、銷毀流程文件發(fā)放、回收、銷毀流程 一些注意事項(xiàng)：一些注意事項(xiàng)： 某些文件如果只是用于臨時(shí)環(huán)境，也應(yīng)送文控管某些文件如果只是用于臨時(shí)環(huán)境，也應(yīng)送文控管理員備案并加蓋理員備案并加蓋“臨時(shí)臨時(shí)”印章，臨時(shí)文件必須定印章，臨時(shí)文件必須定義有效期，如到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理延期義有效期，如到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理延期手續(xù)，在文件上再次加蓋臨時(shí)印章，原則上不允手續(xù)，在文

9、件上再次加蓋臨時(shí)印章，原則上不允許有效期超過許有效期超過3個(gè)月。個(gè)月。 受控文件遺失的，應(yīng)及時(shí)通知文控管理員進(jìn)行補(bǔ)受控文件遺失的，應(yīng)及時(shí)通知文控管理員進(jìn)行補(bǔ)發(fā)，補(bǔ)發(fā)時(shí)，原發(fā)放號(hào)作廢，文控管理員按流水發(fā)，補(bǔ)發(fā)時(shí)，原發(fā)放號(hào)作廢，文控管理員按流水號(hào)方式賦予新的發(fā)放號(hào)。號(hào)方式賦予新的發(fā)放號(hào)。 印章內(nèi)容以及填寫的內(nèi)容，均不得隨意更改，如印章內(nèi)容以及填寫的內(nèi)容，均不得隨意更改，如需更改，必須由對應(yīng)的文控管理員采用劃改的方需更改，必須由對應(yīng)的文控管理員采用劃改的方式，并簽字后生效。式，并簽字后生效。 文件發(fā)放、回收、銷毀流程文件發(fā)放、回收、銷毀流程 一些注意事項(xiàng)：一些注意事項(xiàng)： 受受控文件復(fù)印件均視為參考文件，不具備文件效控文件復(fù)印件均視為參考文件，不具備文件效力，發(fā)放力，發(fā)放/回收時(shí)均不用考慮；回收時(shí)均不用考慮； 任何在已受控文件上的更改均視為無效，除非其任何在已受控文件上的更改均視為無效，除非其辦理了臨時(shí)手續(xù)；辦理了臨時(shí)手續(xù)； 文控管理員有權(quán)拒絕對不符合公司文控管理員有權(quán)拒絕對不符合公司文件控制程文件