ISO9001體系文件編寫教材

1、廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司 ISO9001：2000體系文件編寫教材體系文件編寫教材 廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司目 錄n文件定義n文件價值n文件類型nQMS文件策劃n文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n文件編寫注意事項n文件控制要求廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司 文件定義nISO9000：20003.7.2對文件作如下定義 信息及其承載媒體 注1：對于信息如記錄、規(guī)范、圖樣、標(biāo)準(zhǔn)、通告、通知等 注2：對于承載媒體如電腦、光碟、磁盤等nISO9000：20003.7.6對記錄作如下定義 闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件

2、 注1：記錄用于為可追溯性提供文件，并提供驗證預(yù)防措施和糾正 措施的證據(jù) 注2：通常記錄不需要控制版本（指已填好內(nèi)容的表格，一般情況 下不允許更改，允許更正如計算錯誤、筆誤等等） 注3：記錄是一種特殊的文件廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司 文件的價值n文件具有如下價值（記錄是一種特殊類型的文件記錄是一種特殊類型的文件）： 1.滿足顧客要求和質(zhì)量持續(xù)改進 2.提供適宜的培訓(xùn)可以作為培訓(xùn)教材 3.具有重復(fù)性和可追溯性 4.提供客觀證據(jù) 5.評價質(zhì)量管理體系有效性和持續(xù)適宜性 6.在同一時間內(nèi)向大眾傳播一致的信息 7.節(jié)省時間，不需要對方法和過程每次都進行說明 8.可以作為記錄和備忘

3、錄 9.有助于輸出的一致性 10.提供溝通的渠道和實施的方法廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件類型nISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)4.2.1規(guī)定： 1.形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo) 2.質(zhì)量手冊向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系一致信息 的文件 3.本標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的程序程序文件 4.組織為確保過程有效策劃、運行和控制所需的文件工作性文 件如管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等；外來文件如行業(yè)標(biāo) 準(zhǔn)、規(guī)范及相關(guān)的法律法規(guī)等 5.本標(biāo)準(zhǔn)所要求的記錄為組織提供的產(chǎn)品的符合性和質(zhì)量管理 體系有效運行提供證據(jù)的文件廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件類型n概括為五大

4、類，形成一個金字塔，即： 質(zhì)量方針質(zhì)量方針 質(zhì)量目標(biāo)質(zhì)量目標(biāo) 可以合并可以合并 質(zhì)量手冊質(zhì)量手冊 可以合并可以合并 可以合并可以合并 程序文件程序文件 可以合并可以合并 作業(yè)性文件作業(yè)性文件 記錄記錄 廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件策劃nISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)4.2.1備注說明： 本標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)“形成文件的程序”之處，即要求建立該程序，形成文件，加以 實施和保持，給出了組織建立質(zhì)量管理體系時編制程序文件的靈活度，同 時也明確了標(biāo)準(zhǔn)的強制性明示要求，即凡出現(xiàn)“形成文件的程序”之處，則 必須編制程序文件，即所謂的六個程序文件： 4.2.3文件控制 文件控制程序 4.2.4記

5、錄控制 記錄控制程序 8.2.2內(nèi)部審核 內(nèi)部審核控制程序 8.3不合格品控制不合格品控制程序 8.5.2糾正措施 糾正措施控制程序 8.5.3預(yù)防措施 預(yù)防措施控制程序 注：8.5.2和8.5.3可以合并建立一個程序文件糾正/預(yù)防措施控制程序或改進控制程序廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件策劃n對于一個組織來說，要編寫多少文件，編寫到何種程度，方可滿足組織質(zhì)量管理 體系有效運行的需要，ISO9001：2000在421條款備注2作了說明： 不同組織的質(zhì)量管理體系文件的多少與詳略程度取決于： a.組織的規(guī)模和活動的類型 b.過程及其相互作用的復(fù)雜程度 c.人員的能力 這充分表明

6、完全由組織自己把握，同時向組織暗示組織必須對自己的經(jīng)營運作流程進行深入分析，尋找需要監(jiān)控的地方，尋找需要用文件來規(guī)范運作之處，即所謂的組織為確保過程策劃、有效運行和控制所需的文件。n那么，對于組織來說，如何尋找呢？ ISO9001：200041總要求已明確說明： a.識別質(zhì)量管理體系所需的過程及其在組織中的應(yīng)用 b.確定這些過程的順序和相互作用 c. 確定為確保這些過程有效運行和控制所需的準(zhǔn)則和方法 d. 監(jiān)視、測量和分析這些過程 下面以制造業(yè)為例，針對其產(chǎn)品實現(xiàn)過程加以分析說明：廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司不滿意滿意顧客顧客測量分析糾正措施糾正此訂單結(jié)束產(chǎn)品設(shè)計產(chǎn)品設(shè)計/

7、開發(fā)開發(fā)確認(rèn)與產(chǎn)品有關(guān)的要求確認(rèn)與產(chǎn)品有關(guān)的要求組織組織評審與產(chǎn)品有關(guān)的要求評審與產(chǎn)品有關(guān)的要求訂單組織生產(chǎn)(生產(chǎn)和服務(wù)提供生產(chǎn)和服務(wù)提供)OK原材料、輔料采購原材料、輔料采購合格入庫合格與顧客溝通監(jiān)視和測量監(jiān)視和測量（不合格品控制不合格品控制）不合格品糾正措施糾正交付N廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件策劃分析： 運用上述流程圖將某制造業(yè)整個經(jīng)營運作描繪出來，這樣的好處： 1.產(chǎn)品實現(xiàn)所需過程一目了然 2.闡明了實現(xiàn)滿足顧客要求所需過程的順序和相互關(guān)系 3.通過分析流程，清楚組織的經(jīng)營運作薄弱及關(guān)鍵之處，那些地方需要監(jiān)控，需要建立文件，避免了策劃文件時為了標(biāo)準(zhǔn)而編寫文件，同

8、時不會空缺所要編寫的文件，也不會編制多余的文件.廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件策劃n根據(jù)上述流程分析，該組織需要建立的程序文件如下表No 程序文件名稱No （引申）程序文件名稱1與顧客有關(guān)要求的確定、評審及溝通過程控制程序10文件控制程序2產(chǎn)品設(shè)計和開發(fā)控制程序11記錄控制程序3采購控制程序（合格供方評定程序）12預(yù)防控制程序4生產(chǎn)過程控制程序13培訓(xùn)控制程序5監(jiān)視和測量裝置控制程序14數(shù)據(jù)分析控制程序6產(chǎn)品監(jiān)視和測量控制程序157不合格品控制程序 168糾正措施控制程序179產(chǎn)品防護控制程序 18廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件策劃n組織QMS文件一

9、覽表ISO9001：2000條款標(biāo)準(zhǔn)所要求的文件組織自身要求的文件（組織為確保過程策劃、有效運行和控制所需要的文件）程序文件工作性文件記錄/表格4.質(zhì)量管理體系 4.2.1形成文件的 質(zhì)量方針和 質(zhì)量目標(biāo) 4.2.2質(zhì)量手冊 4.2.3文件控制 4.2.4記錄控制質(zhì)量方針質(zhì)量目標(biāo)質(zhì)量手冊文件控制程序記錄控制程序5.管理職責(zé) 5.1管理承諾5.2以顧客為關(guān)注 焦點 5.3質(zhì)量方針5.4質(zhì)量管理體系 策劃廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件策劃 組織QMS文件一覽表ISO9001：2000條款標(biāo)準(zhǔn)所要求的文件組織自身要求的文件（組織為確保過程策劃、有效運行和控制所需要的文件）程序文

10、件工作性文件記錄/表格 5.5職責(zé)和權(quán)限 5.6管理評審管理評審控制程序組織結(jié)構(gòu)圖部門職責(zé)和崗位描述管理評審計劃管理評審報告6.資源管理 6.1資源提供 6.2人力資源 6.3基礎(chǔ)設(shè)施 6.4工作環(huán)境人力資源控制程序培訓(xùn)控制程序培訓(xùn)規(guī)范年度培訓(xùn)計劃培訓(xùn)簽到表培訓(xùn)評價表7.產(chǎn)品實現(xiàn) 7.1產(chǎn)品實現(xiàn)策劃 7.2與顧客有關(guān)的過 程 7.3設(shè)計和開發(fā)產(chǎn)品實現(xiàn)策劃程序與顧客有關(guān)的確定、評審及溝通控制程序設(shè)計和開發(fā)控制程序設(shè)計開發(fā)任務(wù)書訂單評審記錄廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件策劃n組織QMS文件一覽表ISO9001：2000條款標(biāo)準(zhǔn)所要求的文件組織自身要求的文件（組織為確保過程策劃

11、、有效運行和控制所需要的文件）程序文件工作性文件記錄/表格7.4采購采購控制程序合格供應(yīng)商評定程序采購計劃采購訂單合格供應(yīng)商名錄7.5生產(chǎn)和服務(wù)提供生產(chǎn)過程控制程序生產(chǎn)特殊過程確認(rèn)程序產(chǎn)品標(biāo)識和可追溯性控制程序倉庫管理規(guī)定生產(chǎn)計劃生產(chǎn)日報表領(lǐng)料單入倉單出倉單臺帳7.6監(jiān)視和測量裝置控制監(jiān)視和測量裝置控制程序監(jiān)視和測量裝置校準(zhǔn)規(guī)范監(jiān)視和測量裝置操作說明監(jiān)視和測量裝置一覽表監(jiān)視和測量裝置校準(zhǔn)記錄廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件策劃n組織QMS文件一覽表ISO9001：2000條款標(biāo)準(zhǔn)所要求的文件組織自身要求的文件（組織為確保過程策劃、有效運行和控制所需要的文件）程序文件工作性文

12、件記錄/表格8測量、分析和改進8.1總則8.2測量分析8.2.1顧客滿意8.2.2內(nèi)審8.2.3過程的監(jiān)視和測量8.2.4產(chǎn)品的監(jiān)視和測量8.3不合格品控制8.4數(shù)據(jù)分析8.5改進8.5.1持續(xù)改進 8.5.2糾正措施8.5.3預(yù)防措施內(nèi)部審核控制程序不合格品控制程序糾正措施控制程序預(yù)防措施控制程序顧客滿意度測量程序產(chǎn)品的監(jiān)視和測量控制程序數(shù)據(jù)分析控制程序產(chǎn)品檢驗規(guī)范顧客意見調(diào)查表年度內(nèi)部審核計劃內(nèi)部審核計劃內(nèi)部審核檢查表內(nèi)部審核報告不符合項分布表不符合項報告產(chǎn)品檢驗報告不合格品評審處置表糾正措施報告預(yù)防措施報告 備注糾正措施控制程序和預(yù)防措施控制程序可以合并成一個程序文件改進控制程序合計合計

13、37個要素個要素6個程序文件個程序文件15個程序文件個程序文件廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n質(zhì)量手冊質(zhì)量手冊 范例范例1 （封面）（封面） （內(nèi)頁）（內(nèi)頁） X X X 公司公司 質(zhì)量手冊 文件編號： 文件版本： 分發(fā)號： 分布 實施編制審核批準(zhǔn) X X X 公司公司文件編號版本/狀態(tài)章節(jié)號 + 章節(jié)名稱頁 次 共 頁 第 頁廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n質(zhì)量手冊質(zhì)量手冊 范例范例2 （封面）（封面） （

14、內(nèi)頁（內(nèi)頁） XXX公司公司 質(zhì)量手冊質(zhì)量手冊 版本版本/狀態(tài)：狀態(tài)： 共共 頁第頁第 頁頁 X X X 公司公司 質(zhì)量手冊質(zhì)量手冊 文件編號： 文件版本： 分發(fā)號： 發(fā)布日期： 實施日期：編制： 審核： 批準(zhǔn)：廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n質(zhì)量手冊結(jié)構(gòu)質(zhì)量手冊結(jié)構(gòu)封面1.組織簡介2.目錄3.適用范圍4.質(zhì)量管理體系5.管理職責(zé)6.資源管理7.產(chǎn)品實現(xiàn)8.測量、分析和改進9.附錄 a.質(zhì)量手冊修改一覽表 b.組織質(zhì)量管理體系結(jié)構(gòu)圖 c.組織質(zhì)量管理職能分配表 d.質(zhì)量手冊控制說明備注：一般要求質(zhì)量手

15、冊章節(jié)號 與標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號相一致廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n程序文件 范例范例1 （封面（封面 ） （內(nèi)頁）（內(nèi)頁）X X X 公司公司 程序文件 文件名稱：文件編號：文件版本：分 發(fā) 號： 發(fā)布日期： 實施日期：編制審核批準(zhǔn)X X X 公司公司 文件編號版本/狀態(tài)文件名稱頁次共 頁第 頁廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n程序文件 范例范例2 （封面（封面 ） （內(nèi)頁）（內(nèi)頁） XXX公司公司 程序文件程序文件

16、 版本版本/狀態(tài)：狀態(tài)： 共頁第頁共頁第頁 X X X 公司公司 程序文件程序文件 文件名稱：文件名稱： 文件編號：文件編號： 文件版本：文件版本： 分分 發(fā)發(fā) 號：號： 發(fā)布日期：發(fā)布日期： 實施日期：實施日期：編制：編制： 審核：審核： 批準(zhǔn)：批準(zhǔn)：廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n程序文件 范例范例3 （封面（封面 ） （內(nèi)頁）（內(nèi)頁） XX公司公司 文件名稱文件名稱 版本版本/狀態(tài)：狀態(tài)： 共共 頁第頁第 頁頁 X X X 公司公司 文件名稱文件名稱 文件編號： 文件版本： 分 發(fā) 號： 發(fā)布日

17、期： 實施日期： 編制： 審核： 批準(zhǔn)：廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n程序文件結(jié)構(gòu)程序文件結(jié)構(gòu) 1.目 的：說明實施本程序要達到的目的（即為何要做WHY） 2.范 圍：說明本程序適用范圍（即在何處做WHERE ） 3.職 責(zé)：說明本程序涉及的職能部門的職責(zé)（即由誰來做WHO ） 4.工作流程：進一步闡述本程序涉及的過程由誰（ WHO ）何時（ WHEN ）在何處（ WHERE ）為何 （ WHY ）做什么事情（ WHAT ）以及如何（ HOW）完成，可用文字描述，也可采用流程 圖形式。 5.相關(guān)文件

18、/支持性文件：即本程序中引用的文件 6.相關(guān)記錄/表格：即本程序引用的表格 廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n工作性文件 范例范例1 范例范例2 范例范例3 與程序文件的范例與程序文件的范例123類同類同 廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n工作性文件結(jié)構(gòu)工作性文件結(jié)構(gòu)第一種：第一種： 1.目 的：說明按照本文件運作要達到的目的（即為何要做WHY） 2.范 圍：說明本文件適用那些工作范圍（即在何處做WHERE ）

19、3.職 責(zé)：說明本文件涉及的職能部門的職責(zé)（即由誰來做WHO ） 4.工作流程：進一步闡述本文件規(guī)定的過程由誰（ WHO ）何時（ WHEN ）在何處（ WHERE ）為何 （ WHY ）做什么事情（ WHAT ）以及如何（ HOW）完成， 可用文字描述，也可采用圖文 并茂形式。 5.相關(guān)文件/支持性文件：即本文件中引用的文件 6.相關(guān)記錄/表格：即按照本文件操作要填寫的記錄第二種第二種： 1.工作內(nèi)容：直接闡述本文件規(guī)定的過程由誰（ WHO ）何時（ WHEN ）在何處（ WHERE ）為何 （ WHY ）做什么事情（ WHAT ）以及如何（ HOW）完成， 可用文字描述，也可采用圖文 并茂

20、形式。 2.相關(guān)文件/支持性文件：即本文件中引用的文件 3.相關(guān)記錄/表格：即按照本文件操作要填寫的記錄 廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n章節(jié)安排章節(jié)安排 1參考參考國標(biāo)國標(biāo)GB/T1.1-2000標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第一部分標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第一部分標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則 2 章節(jié)之間需有邏輯性、順序性，并且不能顛倒流程章節(jié)之間需有邏輯性、順序性，并且不能顛倒流程 3 章節(jié)條款之間若為并列關(guān)系，描述時用小寫英文字母章節(jié)條款之間若為并列關(guān)系，描述時用小寫英文字母a、b、c、d等代號等代號 4

21、某一個條款第五層次的描述可用小寫英文字母某一個條款第五層次的描述可用小寫英文字母a、b、c、d等代號等代號廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）范例范例某公司程序文件標(biāo)題（明確做什么事標(biāo)題（明確做什么事WHAT） 1.目的（為什么做WHY）2.范圍（明確在何處做WHERE）3.職責(zé)（明確誰來做WHO） 3 . 1 3 . 2 4 .工作流程（進一步詳細(xì)說明誰WHO什么時間WHEN在何處WHERE為何WHY做什么事情WHAT以及如何做HOW即即4W1H） 4 . 1 4 . 2 4 . 2 . 1 4 . 2.

22、 1 . 1 a b c 4.2.2 4.3 廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n記錄記錄 1. 對于特殊類型的文件記錄，主要用于為組織產(chǎn)品符合性和質(zhì)量管理體系有效運行提供證 據(jù)，那么對于一個組織來說，需要保持多少記錄方能證明質(zhì)量管理體系運行運行有效。 在ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)中沒有明確進行說明，而是分散在各章節(jié)中，即凡出現(xiàn)“應(yīng)保持記 錄”之處即要求留下記錄，同時在標(biāo)準(zhǔn)12應(yīng)用中規(guī)定：當(dāng)本標(biāo)準(zhǔn)的任何要求因組織及其產(chǎn) 品的特點而不適用時，可以考慮對其進行刪減，但但刪減僅限于第七章產(chǎn)品實現(xiàn)刪減僅限于第七

23、章產(chǎn)品實現(xiàn)，這表明組 織在滿足標(biāo)準(zhǔn)要求情況下，保持記錄多少與詳略由組織自己掌握。備注：ISO9001：2000 QMS要求必須有記錄的條款（要求必須有記錄的條款（18個要素個要素21處）處） 5.6/6.2.2/7.2.2/7.3.2/7.3.4/7.3.5/7.3.6/7.3.7/7.4.1/7.5.2/7.5.3/7.5.4/7.6/8.2.2/8.2.4/8.3/8.5.2/8.5.3 7.3.7 2處處 7.6 3處處 2. 為某過程設(shè)計的記錄要能充分反映該過程的效果 3. 設(shè)計的記錄必須具有雙向追溯性，即可向前追溯也可向后追溯廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（

24、頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n記錄舉例（范例記錄舉例（范例1）文件發(fā)放文件發(fā)放/回收記錄表回收記錄表文件名稱類 別編 號發(fā) 放 人發(fā)放日期批準(zhǔn)人發(fā)發(fā) 放放回回 收收序號部門（代碼）分發(fā)號版本/狀態(tài)發(fā)放內(nèi)容簽收人簽收日期回收人回收日期回收原因回收內(nèi)容廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n記錄舉例（范例記錄舉例（范例2）文件發(fā)放文件發(fā)放/回收記錄表回收記錄表部門名稱分發(fā)號發(fā)放人批 準(zhǔn) 人簽收人備 注發(fā)發(fā) 放放回回 收收序號文件名稱文件編號版本/狀態(tài)發(fā)放內(nèi)容發(fā)放日期簽收日期回

25、收人回收內(nèi)容回收原因回收日期廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n記錄舉例（范例記錄舉例（范例2）文件發(fā)放文件發(fā)放/回收記錄表回收記錄表序號文件名稱文件編號分發(fā)號版本/狀態(tài)發(fā)放內(nèi)容發(fā)放人發(fā)放日期回收日期回收內(nèi)容回收原因回收人廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n文件編號 通常情況下，文件編號采取如下幾種 方式： A 公司代碼 + 文件類別代碼 + 標(biāo)準(zhǔn)要素 + 順序號 例如 SCQP4.2.201 順序號 ISO9001

26、：2000標(biāo)準(zhǔn)要素號 程序代碼（Quality Procedure） 公司代碼（Sheng Chang）備注：備注：QM-代表質(zhì)量手冊代表質(zhì)量手冊 QP-代表程序文件代表程序文件 WI-代表工作性文件代表工作性文件 QR-代表表格代表表格優(yōu)勢：容易將文件與優(yōu)勢：容易將文件與ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)要素好聯(lián)系起來。標(biāo)準(zhǔn)要素好聯(lián)系起來。要求：對要求：對ISO9001：20000標(biāo)準(zhǔn)要素號熟悉標(biāo)準(zhǔn)要素號熟悉廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n文件編號 B 公司代碼 + 文件類別代碼 + 順序號 例如 SCQ

27、P01 順序號 程序代碼（Quality Procedure） 公司代碼（Sheng Chang）備注：備注：QM-代表質(zhì)量手冊代表質(zhì)量手冊 QP-代表程序文件代表程序文件 WI-代表工作性文件代表工作性文件 QR-代表表格代表表格優(yōu)勢：文件相對來說容易查找優(yōu)勢：文件相對來說容易查找缺點：不容易將文件與標(biāo)準(zhǔn)要素好對照起來缺點：不容易將文件與標(biāo)準(zhǔn)要素好對照起來廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n文件編號 C 公司代碼 + 文件類別代碼 + 順序號 例如 SCQA01 順序號 文件類別代碼（質(zhì)量A類文件）（以

28、區(qū)別與其他類文件混淆） 公司代碼備注：A-代表手冊 B-代表程序文件 C-代表工作性文件 D-代表表格 廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n文件編號 D 文件類別代碼 + 順序號 + 年號 例如 QA0012001 年號 順序號 文件類別代碼（Q-Quuality A-小類別）備注：Q-代表質(zhì)量； A- 代表質(zhì)量手冊； B-代表程序文件； C-代表工作性文件； D-代表記錄。優(yōu)勢：文件類別容易記住，又容易分清層次缺陷：不易與標(biāo)準(zhǔn)要素號對照 廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章

29、節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n其實文件具體如何編號，ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)并沒有規(guī)定，它只是文件標(biāo)識的一種方法，便于文件查找和追溯，所以： 組織在對文件進行編號時，只要能區(qū)分文件類別和層次，便于組組織在對文件進行編號時，只要能區(qū)分文件類別和層次，便于組織內(nèi)部查找即可?？梼?nèi)部查找即可。廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n程序文件舉例說明程序文件舉例說明1內(nèi)部審核控制程序內(nèi)部審核控制程序 1.目的目的 驗證公司驗證公司QMS運行是否符合運行是否符合ISO9001：2000的

30、要求，是否得到有效實施與保持，并尋找的要求，是否得到有效實施與保持，并尋找可以改進的機會?？梢愿倪M的機會。 2.范圍范圍 適用于本公司內(nèi)部適用于本公司內(nèi)部QMS的審核。的審核。 3.職責(zé)職責(zé) 3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批年度內(nèi)審計劃總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批年度內(nèi)審計劃 3.2 管理者代表負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)內(nèi)審工作管理者代表負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)內(nèi)審工作 3.3 內(nèi)審組負(fù)責(zé)配合管理者代表開展內(nèi)審工作內(nèi)審組負(fù)責(zé)配合管理者代表開展內(nèi)審工作 3.5 各相關(guān)職能部門配合內(nèi)審工作的開展實施各相關(guān)職能部門配合內(nèi)審工作的開展實施 3.4 內(nèi)審相關(guān)記錄歸由文控中心整理歸檔管理內(nèi)審相關(guān)記錄歸由文控中心整理歸檔管理廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰

31、管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n程序文件舉例說明程序文件舉例說明內(nèi)部審核控制程序內(nèi)部審核控制程序4.工作流程工作流程4.1 內(nèi)審策劃4.1.1 每年12月份由管理者代表根據(jù)本年度內(nèi)審情況編制下年度的內(nèi)審計劃，確定審 核時間、范圍等內(nèi)容，提交總經(jīng)理審批。4.1.2 內(nèi)審一般情況下，每年進行兩次，但當(dāng)出現(xiàn)下列情況時可考慮臨時追加內(nèi)審 a. 公司組織結(jié)構(gòu)發(fā)生重大變化 b. 公司產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)嚴(yán)重事故 c. 公司顧客嚴(yán)重投訴或顧客大面積投訴 d. 進行第二方、第三方審核前 e .公司質(zhì)量管理體系發(fā)生變更4.1.3 每次內(nèi)審由管理者代表負(fù)責(zé)組建

32、內(nèi)審組，任命內(nèi)審組長和批準(zhǔn)內(nèi)審計劃、內(nèi)審檢查表、內(nèi)審報告。4.1.4內(nèi)審組長負(fù)責(zé)編制內(nèi)審計劃和內(nèi)審報告，組織編制、審核內(nèi)審檢查表。廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n程序文件舉例說明程序文件舉例說明內(nèi)部審核控制程序內(nèi)部審核控制程序 4.3 內(nèi)審實施 4.3.1 首次會議 4.3.1.1 參加人員：總經(jīng)理、管理者代表以及相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)審組 4.3.1.2 首次會議由內(nèi)審組長主持，主要介紹本次內(nèi)審 的目的、范圍、依據(jù)、內(nèi)審 行程安排以及內(nèi)審組成員。 4.3.1.3 所有參會人員在內(nèi)審會議簽到表上簽名。

33、 4.3.2 現(xiàn)場審核 4.3.2.1 各內(nèi)審員依據(jù)內(nèi)審計劃和內(nèi)審檢查表審核負(fù)責(zé)的區(qū)域，并將內(nèi)審 情況記錄與內(nèi)審檢查表中。 4.3.2.2 各內(nèi)審員應(yīng)確保審核的客觀性、公正性，嚴(yán)禁審核自己的工作。 4.3.2.3 每天內(nèi)審?fù)戤叄蓛?nèi)審組長負(fù)責(zé)組織召開內(nèi)審組會議，審查當(dāng)天內(nèi)審情況 和不符合項，提醒內(nèi)審員注意的一些事項。 4.3.3 末次會議 4.3.3.1與會人員：同首次會議廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n程序文件舉例說明程序文件舉例說明內(nèi)部審核控制程序內(nèi)部審核控制程序 4.3.3.2 末次會議由內(nèi)審組

34、長主持，重申本次內(nèi)審的目的、范圍、依據(jù)及本次內(nèi)審整體情況，各內(nèi)審員負(fù)責(zé) 報告各自負(fù)責(zé)受審區(qū)域的審核情況。 4.3.3.3 所有與會人員在內(nèi)審會議簽到表簽名。 4.3.3.4 內(nèi)審組與受審各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人交流討論內(nèi)審情況，確認(rèn)不符合項。4.3.4審核報告 4.3.4.1內(nèi)審組長負(fù)責(zé)編制本次內(nèi)審報告，提交管理者代表審批后，下發(fā)到本次受審各相關(guān)職能部門。 4.3.4.2內(nèi)審報告與內(nèi)審結(jié)束后一周內(nèi)完成。4.3.5內(nèi)審不符合項改進跟蹤與驗證 4.3.5.1 內(nèi)審員將開的內(nèi)審不符合項報告送交文控中心登記編號，文控中心負(fù)責(zé)填寫內(nèi) 審不符合項整改一覽表并下發(fā)到各相應(yīng)責(zé)任部門。 4.3.5.2 文控中心根據(jù)

35、內(nèi)審不符合項報告統(tǒng)計內(nèi)審不符合項，填寫內(nèi)審不符合項分布 表。廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n程序文件舉例說明程序文件舉例說明內(nèi)部審核控制程序內(nèi)部審核控制程序 4.3.5.3 負(fù)責(zé)受審區(qū)域的負(fù)責(zé)人根據(jù)內(nèi)審員開的不符合項報告，進行分析查找原 因，并針對原因采取相應(yīng)的糾正措施，依據(jù)改進控制程序進行整改，并 在預(yù)定期限內(nèi)完成。 4.3.5.4 內(nèi)審員負(fù)責(zé)對內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的不符合項進行跟進驗證，驗證結(jié)果填寫于不符合 項報告，驗證完畢后交文控辦歸檔。 4.3.5.5 對于驗證發(fā)現(xiàn)沒有關(guān)閉或沒有及時關(guān)閉的不符合項由內(nèi)審員

36、責(zé)成責(zé)任部門執(zhí)行 4.3.5.3規(guī)定。4.3.6 相關(guān)記錄保持 內(nèi)審所有相關(guān)記錄由文控辦負(fù)責(zé)依據(jù)記錄控制程序進行整理歸檔管理。4.3.7 本次內(nèi)審結(jié)果提交管理評審，作為管理評審的輸入。5. 相關(guān)文件 改進控制程序 記錄控制程序廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n程序文件舉例說明程序文件舉例說明內(nèi)部審核控制程序內(nèi)部審核控制程序6. 相關(guān)記錄/表格 年度內(nèi)審計劃 年度 次內(nèi)審計劃 內(nèi)審檢查表 不符合報告 內(nèi)審不符合項整改一覽表 內(nèi)審不符合項分布表 內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核報告 內(nèi)審首（末）次會議簽到表思考思考廣州

37、譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n思考思考 請針對上述程序文件例子，在文件格式方面文件格式方面尋找問題，并說出正確的做法。廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n程序文件舉例說明程序文件舉例說明1內(nèi)部審核控制程序內(nèi)部審核控制程序 1.目的目的 驗證公司驗證公司QMS運行是否符合運行是否符合ISO9001：2000的要求，是否得到有效實施與保持，并尋找可的要求，是否得到有效實施與保持，并尋找可以改進的機會。以改進的機會。 2

38、.范圍范圍 適用于本公司內(nèi)部適用于本公司內(nèi)部QMS的審核。的審核。 3.職責(zé)職責(zé) 3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批年度內(nèi)審計劃總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批年度內(nèi)審計劃 3.2 管理者代表負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)內(nèi)審工作管理者代表負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)內(nèi)審工作 3.3 內(nèi)審組負(fù)責(zé)配合管理者代表開展內(nèi)審工作內(nèi)審組負(fù)責(zé)配合管理者代表開展內(nèi)審工作 3.5 各相關(guān)職能部門配合內(nèi)審工作的開展實施各相關(guān)職能部門配合內(nèi)審工作的開展實施 3.4 內(nèi)審相關(guān)記錄歸由文控中心整理歸檔管理內(nèi)審相關(guān)記錄歸由文控中心整理歸檔管理廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n程序文件舉例說明

39、程序文件舉例說明內(nèi)部審核控制程序內(nèi)部審核控制程序4.工作流程工作流程 N Y內(nèi)審策劃跟蹤與驗證記錄歸檔內(nèi)審結(jié)束內(nèi)審結(jié)果提交管理評審作為其輸入內(nèi)審實施管理者代表編制年度內(nèi)審計劃，提交總經(jīng)理批準(zhǔn)組建內(nèi)審組，任命內(nèi)審組長； 內(nèi)審組長編制內(nèi)審計劃、內(nèi)審檢查表，提交管理者代表批準(zhǔn) 首末次會議，與會人員在內(nèi)審會議簽到表簽名現(xiàn)場審核，記錄審核發(fā)現(xiàn)與內(nèi)審檢查表開具內(nèi)審不符合項報告 ，文控中心負(fù)責(zé)對內(nèi)審不符合項報告登記編號，填寫內(nèi)審不符合項整改一覽表 內(nèi)審不符合項分布表 內(nèi)審組長在內(nèi)審結(jié)束后一周內(nèi)編制完成，提交管理者代表批準(zhǔn)并下發(fā)至受審部門負(fù)責(zé)人 受審 區(qū)域負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)進行原因分析，采取糾正措施在規(guī)定期限內(nèi)關(guān)閉

40、內(nèi)審員負(fù)責(zé)跟蹤驗證文控中心依據(jù)記錄控制程序整理內(nèi)審所有記錄并歸檔內(nèi)審報告整改不符合項廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n程序文件舉例說明程序文件舉例說明內(nèi)部審核控制程序內(nèi)部審核控制程序5. 相關(guān)文件 改進控制程序 記錄控制程序6. 相關(guān)記錄/表格 年度內(nèi)審計劃 年度 次內(nèi)審計劃 內(nèi)審檢查表 不符合報告 內(nèi)審不符合項整改一覽表 內(nèi)審不符合項分布表 內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核報告 內(nèi)審首（末）次會議簽到表思考思考廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾）n思考思考 請就舉例請就舉例1和舉例和舉例2進行比較，說明各自的優(yōu)缺勢。進行比較，說明各自的優(yōu)缺勢。廣州譽杰管理咨詢有限公司廣州譽杰管理咨詢有限公司文件編寫注意事項文件編寫注意