物業(yè)小區(qū)檔案管理.

1、小區(qū)管理精細化小區(qū)管理精細化物業(yè)服務驚喜化物業(yè)服務驚喜化物業(yè)的檔案建立與管理1. 1. 物物 業(yè)業(yè) 檔檔 案案 的的 建建 立立2. 2. 物物 業(yè)業(yè) 檔檔 案案 的的 管管 理理 3. 3. 物物 業(yè)業(yè) 檔檔 案的案的 銷銷 毀毀目 錄物業(yè)檔案的兩個重要作用 2、建立動態(tài)的物業(yè)檔案資料管理機制 3、什么是物業(yè)檔案？ 1、一、物業(yè)檔案的建立 由于物業(yè)檔案資料管理具有動態(tài)性動態(tài)性，因此必須建立動態(tài)管理機制凡是管理程序的各個環(huán)節(jié)，有關人員都要進行及時性及時性、經(jīng)常性經(jīng)常性、完備性完備性的動態(tài)記錄。 指人們在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的，作為原始記錄原始記錄保存起來以備查考的文字文字、圖象圖象、聲音

2、聲音以及其他各種方式和載體的文件。憑證作用憑證作用、參考作用參考作用一、物業(yè)檔案的建立檔案室物業(yè)管理企業(yè)應設立專門的檔案室，由專人負責管理。在資料收集時應保證資料真實資料真實及渠道廣泛渠道廣泛。資料收集的兩種方式 資料的收集 4、設計規(guī)劃階段信息施工及驗收階段信息委托管理階段信息業(yè)主收樓信息日常管理信息按時間順序收集一、物業(yè)檔案的建立 在物業(yè)接管移交與開發(fā)商及設計單位、施工單位積極合作，力爭全面、準確地收 集到工程建設產(chǎn)權及工程技術資料等原始資料。 在業(yè)主入伙，進行二次裝修階段收集業(yè)主、用戶資料。 在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴與回訪記錄等以及 其相關資料，并將檔案的收

3、集形成制度化。 通過政府主管部門獲取的相關信息。按物業(yè)管理參與者的各方面來收集一、物業(yè)檔案的建立上級文件、內(nèi)部發(fā)文、人事后勤工程圖紙、設備檔案、維修記錄業(yè)主資料、裝修資料、客戶投訴工程工程客服客服綜合綜合巡查記錄、緊急事件、車輛檔案秩序秩序各類帳冊、發(fā)票存根、預算報告財務財務資料整理要求資料整理要求: 收集到原始資料后，統(tǒng)一由檔案管理人員集中整理。剔除作廢和無效的記錄，然后按類別進行裝訂并整理成冊，做到條理清晰、分類合理、便于檢索。資料的整理和分類 5、資料分類:根據(jù)工作的內(nèi)容整理和分類一、物業(yè)檔案的建立資料分類：按文件、檔案連貫性分類 實際工作中，文件資料、檔案一般不作嚴格區(qū)分，另外歸檔時可

4、照顧到從文件到檔案的連貫性，進行分類。產(chǎn)權與工程技術資料住（用）戶檔案裝修檔案資料工程維修資料設備設施管理資料治安消防安全管理資料綠化清潔資料員工管理資料業(yè)主日常資料行政文件資料業(yè)主委員會資料1 1、什么是物業(yè)檔案的管理？、什么是物業(yè)檔案的管理？二、物業(yè)檔案的管理強調(diào)原始記錄的重要性數(shù)據(jù)準確、資料詳實不錯不漏、帳實相符妥善保管、查閱方便保證檔案資料的完整、準確、新鮮、安全 2、檔案管理檔案管理注意事項注意事項 指物業(yè)公司在物業(yè)管理管理活動中，對物業(yè)的原始記錄進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。3、檔案的建立的四個環(huán)節(jié)二、物業(yè)檔案的管理收集是將分散在樓盤內(nèi)各

5、部門的有保存價值的文件資料向公司檔案室或負責管理檔案的人員移交、集中的工作。使用使用歸檔歸檔整理整理收集收集.從規(guī)劃設計到工程竣工.從地下到樓頂.從主體到配套的技術資料完整的檔案收集體現(xiàn)在三個方面：完整的檔案收集體現(xiàn)在三個方面：收集的關鍵是盡可能完整盡可能完整整理的重點是去偽存真去偽存真。留下物業(yè)管理有用的資料。 整理干凈不是最終目的，而是避免查找時浪費時間，提高工作效率。歸檔歸檔指按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律進行科學地分類與保存，如按每一棟建筑分類。 歸檔形式歸檔形式同時采用原始資料原始資料與計算機檔案管理計算機檔案管理雙軌制，使儲存方式的多元化。歸檔管理歸檔管理 對業(yè)主和公司利益影響較大的檔案都

6、應加以保存。 檔案歸檔應根據(jù)部門、年度、內(nèi)容、保存期及保密程度的分類順序進行組卷，逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。 為保證檔案的安全與完善，檔案室應隨時保持干燥、通風、清潔、注意防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮。二、物業(yè)檔案的管理物業(yè)來源清物業(yè)數(shù)量清物業(yè)質(zhì)量清物業(yè)價值清結構類型清設備設施清綠化苗木清租金費用清使用情況清維修更新清歸檔作用歸檔作用“十清十清” 使用檢索計算機網(wǎng)絡技術；審批按檔案的不同密級由相關負責人批準后方可借閱；手續(xù)借閱手續(xù)的辦理（借、還登記；檢查完好程度；借閱時間規(guī)定等）二、物業(yè)檔案的管理編輯、處理、打印、保管各種文件和資料制作資料與存儲各項基礎資料存儲其他相關資料（質(zhì)量記錄等）存儲發(fā)生過的各類事故經(jīng)過及處理結果為咨詢決策提供服務建立網(wǎng)絡，溝通信息，實現(xiàn)信息、設備共享計算機在物業(yè)管理中的應用銷毀根據(jù)檔案的保存期限和性質(zhì)，定期對過期過期或作廢作廢的文檔進行 剔除和銷毀，防止