大學(xué)計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)-第6章 MS Office小結(jié)

1、大學(xué)計(jì)算機(jī)應(yīng)用教程廣東海洋大學(xué) 寸金學(xué)院 信息系何春林第6章 Office Word、Excel、PowerPoint 2007小結(jié).1826.1 MS Office Word Excel PowerPoint 2007主要功能1826.2 MS Office 2007特點(diǎn)1826.2.1功能區(qū)的應(yīng)用 1836.2.2“Microsoft Office 按鈕”應(yīng)用. 1846.2.3快速訪問工具欄1846.2.4對(duì)話框啟動(dòng)器 1856.2.5動(dòng)態(tài)選項(xiàng)卡 1866.3 MS Office2007的一些技術(shù)1866.3.1文件管理.1866.3.2剪貼板. 1886.3.3嵌入、鏈接、超鏈接. 1

2、926.3.4文件共享. 1936.3.5 XML簡(jiǎn)介. 1936.3.6 XPS 格式簡(jiǎn)介. 1986.3.7 其它 1996.4習(xí)題與思考. 2012008.8.5第6章 Office2007小結(jié)2【主要內(nèi)容】MS Office 2007特點(diǎn)MS Office 2007差異MS Office 2007的一些技術(shù)2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)36.1 MS Office Word、 Excel 、PowerPoint 2007主要功能 Microsoft Office Word 、Excel 、PowerPoint 2007全面繼承早期版本的功能，它們功能按習(xí)慣簡(jiǎn)單地說分別

3、是文字處理、電子表格處理、演示文稿處理。如按處理的文檔結(jié)構(gòu)可以認(rèn)為是：（1）Word 文件(.docx)(文檔)(頁)段句詞字(符號(hào))；Word主要是辦公或桌面印刷文檔,文字；（2）Excel 文件(.xlsx)(工作簿)工作表(sheet)(工作區(qū))(行和列)單元格；Excel 主要處理的是表格，表格數(shù)據(jù)；（3）PowerPoint 文件(.pptx)(演示文稿)幻燈片元素對(duì)象(如文本、表格、圖表、圖片、圖像、聲音等)；PowerPoint主要目的是把幻燈片相關(guān)的資料組織，演示給讀者；2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)46.2 MS Office 2007特點(diǎn)特點(diǎn)Word 、E

4、xcel 、PowerPoint主要功能目的變化不太；簡(jiǎn)單地說，Word 處理文檔、Excel 處理電子表格、PowerPoint處理的是幻燈片；操作界面上用功能區(qū)代替早期版本的主菜單、工具欄和格式欄；用“Microsoft Office 按鈕” ,代替早期版本的控制菜單、文件菜單和工具選項(xiàng)；Office 2007生成文檔時(shí)自壓縮、打開時(shí)自解壓，故體積??；全面支持電子閱讀和標(biāo)記語言(XML不受平臺(tái)的限制，這意味著，無論硬件或操作系統(tǒng)是什么),方便數(shù)據(jù)的傳輸與共享； Office 2007向下兼容，低版本可在Office 2007上打開，應(yīng)用；Office 2007形成的文檔在低版本打不開，為O

5、ffice 2007文檔能在低版本應(yīng)用程序打開，編輯應(yīng)另存為97-2003格式 ；全面支持電子閱讀和標(biāo)記語言XML,Office 2007形成文件的擴(kuò)展名是在其原相應(yīng)類型文件的是在原來的擴(kuò)展名后加“x”，如以前版本的.doc、xls、ppt，Office 2007則相應(yīng)為.docx、xlsx、pptx等；為安全見，Office 2007把運(yùn)行宏的文件和無宏文件相分離，在原擴(kuò)展名后加“m”，相應(yīng)如.docm、xlsm、pptm;2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)56.2.1. 功能區(qū)的應(yīng)用功能區(qū)的應(yīng)用1.提供了全新的直觀型外觀的功能區(qū)在直觀的分類選項(xiàng)卡和相關(guān)組中查找功能和命令； 從

6、預(yù)定義的快速樣式（快速樣式：格式設(shè)置選項(xiàng)的集合，使用它更易于設(shè)置文檔和對(duì)象的格式。）、版式、表格格式、效果及其他庫(kù)中選擇便于訪問的格式選項(xiàng)，從而以更少的時(shí)間創(chuàng)建更優(yōu)質(zhì)的文檔； 利用實(shí)時(shí)預(yù)覽功能，在應(yīng)用格式選項(xiàng)前查看它們；其界面更為人性化、更為直觀、信息量也更多；請(qǐng)注意無法刪除功能區(qū)。但是，您可以最小化功能區(qū)以增大屏幕中可用的空間。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)62. 功能區(qū)最小化或還原功能區(qū)2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)7功能區(qū)最小化有下列方法：?jiǎn)螕簟白远x快速訪問工具欄” “功能區(qū)最小化”/“還原功能區(qū)”；要在功能區(qū)最小化的情況下使用功能區(qū)，請(qǐng)單擊要使用的

7、選項(xiàng)卡，然后單擊要使用的選項(xiàng)或命令。例如，在功能區(qū)最小化的情況下，可以選擇 Microsoft Office Word 文檔中的文本，單擊“開始”選項(xiàng)卡，然后在“字體”組中，單擊所需的文本大小。單擊所需的文本大小后，功能區(qū)返回到最小化狀態(tài)；若要快速將功能區(qū)最小化，請(qǐng)雙擊活動(dòng)選項(xiàng)卡的名稱。再次雙擊此選項(xiàng)卡可還原功能區(qū)；鍵盤快捷方式 若要最小化或還原功能區(qū)，請(qǐng)按 Ctrl+F1。3.功能區(qū)代替主菜單功能區(qū)代替主菜單Office 2007由原來的主菜單方式改為以任務(wù)選項(xiàng)卡方式。即把早期版本的“主菜單|子菜單”“常用工具”“格式工具”“任務(wù)窗格”，按任務(wù)分類歸併，形成功能更顯的Office 2007的

8、功能區(qū)“功能選項(xiàng)卡|命令組|子命令組/命令”。即功能區(qū)可比早期主菜單和工具欄承載更加豐富的內(nèi)容，包括按鈕、圖片庫(kù)和對(duì)話框啟動(dòng)器等內(nèi)容;2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)8 6.2.2. “Microsoft Office 按鈕按鈕” 應(yīng)用應(yīng)用2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)9“Microsoft Office 按鈕”位于 PowerPoint 窗口的左上角，并在此處打開顯示的菜單。如圖 6-1。圖 6-1 “Microsoft Office 按鈕” 菜單“Microsoft Office 按鈕”菜單是把早期版本的“控制菜單”+“文件菜單”+“工具|選項(xiàng)”合併形成功

9、能更強(qiáng)的Office 2007的Office命令鈕菜單；Office 2007界面的改造歸併使應(yīng)用程序更為人性化、更為直觀、信息量也更多、更方便使用； 6.2.3. 快速訪問工具欄快速訪問工具欄快速訪問工具欄默認(rèn)情況下位于快速訪問工具欄默認(rèn)情況下位于 PowerPoint 窗窗口的頂部，口的頂部，“Microsoft Office 按鈕按鈕”右側(cè)，其提供右側(cè)，其提供對(duì)常用工具的快速訪問。通過對(duì)常用工具的快速訪問。通過向快速訪問工具欄向快速訪問工具欄添加命令添加命令可自定義個(gè)人愛好的快速訪問工具欄?？勺远x個(gè)人愛好的快速訪問工具欄。以替代原來的常用工具欄。以替代原來的常用工具欄。2008.8.5

10、第6章 Office2007小結(jié)10圖 6-2快速訪問工具欄圖 6-2快速訪問工具欄圖 6-2快速訪問工具欄圖 6-2快速訪問工具欄某些某些 Office 2003 命令在命令在 Office 2007 中只能從相應(yīng)的中只能從相應(yīng)的“應(yīng)用程應(yīng)用程序選項(xiàng)序選項(xiàng)”對(duì)話框中的所有命令的列表中獲得。若要在對(duì)話框中的所有命令的列表中獲得。若要在 Office 2007 中使用這些命令，您應(yīng)先按如下所示將它們添加到快速中使用這些命令，您應(yīng)先按如下所示將它們添加到快速訪問工具欄中：訪問工具欄中：?jiǎn)螕魡螕簟癕icrosoft Office 按鈕按鈕”，然后單擊，然后單擊“應(yīng)用程序選項(xiàng)應(yīng)用程序選項(xiàng)”； 在左側(cè)列

11、表中，單擊在左側(cè)列表中，單擊“自定義自定義”。如。如 圖圖 6-3 快速訪問工具欄快速訪問工具欄添加命令示意圖；添加命令示意圖；在在“從下列位置選擇命令從下列位置選擇命令”下拉列表框中，單擊下拉列表框中，單擊“所有命令所有命令”；在在“自定義快速訪問工具欄自定義快速訪問工具欄”框中，選擇框中，選擇“用于所有文檔用于所有文檔(默默認(rèn)認(rèn))”或某個(gè)特定文檔；或某個(gè)特定文檔； 單擊“上移”和“下移”箭頭按鈕，按照您希望這些命令在“快速訪問工具欄”上出現(xiàn)的順序排列它們；單擊單擊“確定確定”。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)11快速訪問工具欄添加命令示意圖2008.8.5第6章 Offic

12、e2007小結(jié)126.2.4. 對(duì)話框啟動(dòng)器2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)13對(duì)話框啟動(dòng)器是出現(xiàn)在某些組中的小圖標(biāo)。單擊對(duì)話對(duì)話框啟動(dòng)器是出現(xiàn)在某些組中的小圖標(biāo)。單擊對(duì)話框啟動(dòng)器將打開相關(guān)的對(duì)話框或任務(wù)窗格，其中提供框啟動(dòng)器將打開相關(guān)的對(duì)話框或任務(wù)窗格，其中提供與該組相關(guān)的更多選項(xiàng)，使我們操作更為便捷。與該組相關(guān)的更多選項(xiàng)，使我們操作更為便捷。圖圖 6-4對(duì)話框啟動(dòng)器示意圖對(duì)話框啟動(dòng)器示意圖 6.2.5. 動(dòng)態(tài)選項(xiàng)卡動(dòng)態(tài)選項(xiàng)卡2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)14除了每當(dāng)啟動(dòng)除了每當(dāng)啟動(dòng) Office 2007 時(shí)在功能區(qū)上所看到的標(biāo)準(zhǔn)選時(shí)在功能區(qū)上所看到的標(biāo)準(zhǔn)

13、選項(xiàng)卡集之外，還有另外兩種選項(xiàng)卡，它們只在可用于您當(dāng)項(xiàng)卡集之外，還有另外兩種選項(xiàng)卡，它們只在可用于您當(dāng)前執(zhí)行的任務(wù)的類型時(shí)才會(huì)出現(xiàn)在界面上。這種僅在需要前執(zhí)行的任務(wù)的類型時(shí)才會(huì)出現(xiàn)在界面上。這種僅在需要時(shí)才顯示的選項(xiàng)卡，我們稱之為動(dòng)態(tài)選項(xiàng)卡。它們是：時(shí)才顯示的選項(xiàng)卡，我們稱之為動(dòng)態(tài)選項(xiàng)卡。它們是：1.上下文工具卡上下文工具卡 上下文工具使您能夠操作在頁面上選擇上下文工具使您能夠操作在頁面上選擇的對(duì)象，如表、圖片或繪圖。單擊對(duì)象時(shí)，相關(guān)的上下文的對(duì)象，如表、圖片或繪圖。單擊對(duì)象時(shí)，相關(guān)的上下文選項(xiàng)卡集以強(qiáng)調(diào)文字顏色出現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)選項(xiàng)卡的旁邊。選項(xiàng)卡集以強(qiáng)調(diào)文字顏色出現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)選項(xiàng)卡的旁邊。2.程序程序

14、”選項(xiàng)卡選項(xiàng)卡 “程序程序”選項(xiàng)卡替代了在您切換到某些創(chuàng)作選項(xiàng)卡替代了在您切換到某些創(chuàng)作模式或視圖時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)選項(xiàng)卡集，包括模式或視圖時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)選項(xiàng)卡集，包括“打印預(yù)覽打印預(yù)覽”、“幻燈片幻燈片母版母版”、“講義母版講義母版”、“備注母版?zhèn)渥⒛赴妗钡?。等?.3. MS Office 2007的一些技術(shù)的一些技術(shù)6.3.1. 文件管理1. 選擇多個(gè)文件(1) 進(jìn)行文件選擇操作請(qǐng)執(zhí)行下列操作之一：若要在“打開”對(duì)話框中選擇不相鄰的多個(gè)文件，請(qǐng)單擊一個(gè)文件，按住 Ctrl，然后逐一單擊其他文件； 若要在“打開”對(duì)話框中選擇相鄰的多個(gè)文件，請(qǐng)單擊端頭一個(gè)文件，按住 Shift，然后單擊端尾文件； 若要在“

15、打開”對(duì)話框中選擇相鄰的多個(gè)文件，請(qǐng)用鼠標(biāo)按住端頭一個(gè)文件再拖移到端尾文件后釋放。注： 如果選擇了不需要的文件，請(qǐng)按住 Ctrl，然后再次單擊該文件，可以撤消對(duì)該文件的選擇。(2) 在Microsoft Office Word、Excel、PowerPoint 程序中執(zhí)行相應(yīng)的操作：?jiǎn)螕簟癕icrosoft Office 按鈕”“打開”，或鼠標(biāo)右擊目標(biāo)選擇快捷菜單方式，或按 Ctrl+O，顯示“打開”對(duì)話框。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)152. 刪除文件操作刪除意義刪除文件操作會(huì)將文件從其存儲(chǔ)位置刪除。如果存儲(chǔ)位置是硬盤，則將該文件移入回收站。如果存儲(chǔ)位置是軟盤、CD 或網(wǎng)

16、絡(luò)位置，則會(huì)銷毀該文件。如果其他人已在任何程序中打開文件，則無法刪除該文件。必須關(guān)閉該文件，如果它是共享文件，還必須將它簽入。操作如下：（先選定文件，再選中刪除命令）(1) 在“查找范圍”列表中，單擊要?jiǎng)h除的文件所在的文件夾或驅(qū)動(dòng)器。 注: 默認(rèn)情況下，在“打開”對(duì)話框中看見的文件只是由正在使用的程序所創(chuàng)建的文件。例如，如果正在使用 Microsoft Office Excel，那么，除非單擊“文件類型”框中的“所有文件”，否則不會(huì)看見使用 Microsoft Office Word 創(chuàng)建的文件。(2) 在文件夾列表中，找到要?jiǎng)h除的文件所在的文件夾，并選中它。右鍵單擊該文件，然后單擊快捷菜單上

17、的“刪除”命令，或按刪除鈕，或拖移到垃圾桶，或剪切等方法。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)163. 移動(dòng)/復(fù)制文件2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)17在“查找范圍”列表中，單擊要移動(dòng)的文件所在的文件夾、磁盤或網(wǎng)絡(luò)位置。 （源）在文件夾列表中，單擊要移動(dòng)的文件所在的文件夾，然后單擊“打開”。 右鍵單擊該文件，然后單擊快捷菜單上的“剪切”/“復(fù)制”。 在“查找范圍”列表中，單擊要將文件移動(dòng)/復(fù)制到的驅(qū)動(dòng)器或文件夾。 （目標(biāo)）在文件夾列表中，單擊要將文件移動(dòng)/復(fù)制到其中的文件夾，然后單擊“打開”。 右鍵單擊文件夾列表中的任意位置（確保鼠標(biāo)指針未停留在列表中的文件上），

18、然后單擊快捷菜單上的“粘貼”。 4. 避免在 Office 程序異常關(guān)閉時(shí)丟失工作有時(shí)，Microsoft Office 程序會(huì)在您保存對(duì)正處理的文件所做的更改之前關(guān)閉。一些可能的原因包括：發(fā)生了斷電現(xiàn)象。 系統(tǒng)受另一個(gè)程序影響而變得不穩(wěn)定。 Microsoft Office 程序本身出現(xiàn)了問題。盡管您無法總是防止上面這些問題的發(fā)生，但您可以采取一些步驟，以便在 Office 程序異常關(guān)閉時(shí)保護(hù)您的工作。 “自動(dòng)恢復(fù)“/“自動(dòng)保存“選項(xiàng)可以通過下列兩種方式幫助您避免丟失工作：自動(dòng)保存您的數(shù)據(jù) 如果您啟用了“自動(dòng)恢復(fù)”或“自動(dòng)保存”，則您的文件（如Microsoft Office Word 文檔

19、）將按照所需的頻率自動(dòng)保存。因此，如果您已經(jīng)工作很長(zhǎng)時(shí)間但忘記了保存文件，或者如果發(fā)生了斷電問題，則您一直在處理的文件將包含您自上次保存該文件以來所完成的全部工作或至少部分工作。 啟用“自動(dòng)恢復(fù)”或“自動(dòng)保存”還有另外一個(gè)好處。在這些程序中，如果您啟用了其中一個(gè)選項(xiàng)，則在程序異常關(guān)閉之后重新啟動(dòng)它時(shí)，將恢復(fù)程序狀態(tài)的某些方面。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)185啟用和調(diào)整“自動(dòng)恢復(fù)”和“自動(dòng)保存”要啟用這兩種功能，操作如下：?jiǎn)螕簟癕icrosoft Office 按鈕”，然后單擊“程序名選項(xiàng)”。 (1)單擊“保存”。 (2)選擇“保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔”復(fù)選框。在“分鐘”框

20、中，鍵入或選擇用于確定文件保存頻率的數(shù)字。自動(dòng)恢復(fù)不能代替定期保存文件。如果選擇在打開文件之后不保存恢復(fù)文件，則該文件會(huì)被刪除，并且未保存的更改會(huì)丟失。如果保存恢復(fù)文件，則它將替換原始文件（除非指定新文件名）。如果頻繁地保存文件，那么當(dāng)文件處于打開狀態(tài)時(shí)發(fā)生斷電或其他問題后，就可以恢復(fù)更多信息。提示：恢復(fù)文件所包含的新信息量取決于 Microsoft Office 程序保存恢復(fù)文件的頻率。例如，如果每隔 15 分鐘才保存恢復(fù)文件，則恢復(fù)文件將不包含在發(fā)生電源故障或其他問題之前最后 14分鐘所做的工作。 “自動(dòng)恢復(fù)”和“自動(dòng)保存”功能不能代替通過單擊“保存” 定期保存您的工作。及早保存和經(jīng)常保存

21、是一個(gè)好習(xí)慣。手動(dòng)保存文件是保留您已經(jīng)完成的工作的最保險(xiǎn)方式。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)19 6.3.2. 剪貼板剪貼板您可以利用新的“Office 剪貼板”從各個(gè)程序（包括 Web 瀏覽器）中收集對(duì)象,后將它們粘貼到所需的位置。最多可以在“Office 剪貼板”中存放 24個(gè)對(duì)象。1.剪貼板涵義剪貼板涵義(1). 剪貼板意義剪貼板是系統(tǒng)之間、是應(yīng)用程序之間、是系統(tǒng)和程序之間交換信息數(shù)據(jù)的橋梁，它是內(nèi)存中的一塊特殊的空間。剪貼板可以傳送文本、聲音、圖像、文件等各種各樣各種各類的信息，其中包括一些格式。剪貼板還可以保存板內(nèi)的數(shù)據(jù)，供用戶反復(fù)使用。這給文檔的編刪改帶來極大的便

22、利。(2). 剪貼板工作過程Office 剪貼板使用標(biāo)準(zhǔn)的“復(fù)制”和“粘貼”命令。您只需將項(xiàng)目復(fù)制/剪切到Office剪貼板，然后就可以隨時(shí)將其從Office剪貼板粘貼到任何Office文檔中。收集的項(xiàng)目將保留在Office剪貼板中，直到您退出所有Office程序或者從“剪貼板”任務(wù)窗格中將其刪除。在退出所有Office程序之后，只有復(fù)制的最后一個(gè)項(xiàng)目保留在Office剪貼板中。退出所有Office程序并重新啟動(dòng)計(jì)算機(jī)時(shí)，會(huì)清除Office剪貼板中的所有項(xiàng)目。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)20 剪貼板剪貼板(3). ffice 剪貼板和系統(tǒng)剪貼板Office剪貼板通過下列方式

23、與Microsoft Windows中的系統(tǒng)剪貼板相關(guān)：在將多個(gè)項(xiàng)目復(fù)制到Office剪貼板時(shí)，始終將您復(fù)制的最后一個(gè)項(xiàng)目復(fù)制到系統(tǒng)剪貼板中。 在清除Office剪貼板時(shí)，會(huì)同時(shí)清除系統(tǒng)剪貼板。 在使用“粘貼”命令、“粘貼”按鈕或鍵盤快捷方式Ctrl+V時(shí)，所粘貼的是系統(tǒng)剪貼板中的內(nèi)容，而不是Office剪貼板中的內(nèi)容。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)212. Office剪貼板的操作剪貼板的操作2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)22(1). 使用Office剪貼板復(fù)制并粘貼多個(gè)項(xiàng)目Microsoft Office 剪貼板允許從 Office 文檔或其他程序復(fù)制多

24、個(gè)文本和圖形項(xiàng)目，并將其粘貼到另一個(gè)Office文檔中。例如，您可以復(fù)制電子郵件中的文本、工作簿或數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)和演示文稿中的圖形，然后將其全部粘貼到一個(gè)文檔中。通過使用Office剪貼板，您可以在文檔中根據(jù)需要排列所復(fù)制的項(xiàng)目。(2). 打開Office剪貼板在正常情況下系統(tǒng)、程序運(yùn)行時(shí)，剪貼板也一直在運(yùn)行工作。這里所說的“打開 Office 剪貼板”是打開剪貼板的任務(wù)窗格，以顯示Office剪貼板中的內(nèi)容，放在工作區(qū)左側(cè)，供用戶反復(fù)查看、粘貼、刪除等。要打開顯示剪貼板，請(qǐng)執(zhí)行以下操作：在”開始“選項(xiàng)卡，在“剪貼板”組中，單擊“剪貼板”對(duì)話框啟動(dòng)器。(3). 控制 Office 剪貼板的顯示

25、方式您可以使用下列選項(xiàng)來控制Office剪貼板的顯示方式。其操作是在“剪貼板”任務(wù)窗格中，單擊“選項(xiàng)”。單擊所需的選項(xiàng)。如下圖6-5所示。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)23 剪貼板的顯示方式 剪貼板的顯示方式: “自動(dòng)顯示Office剪貼板”：在復(fù)制項(xiàng)目時(shí)自動(dòng)顯示Office剪貼板?！鞍碈trl+C兩次后顯示Office剪貼板”：按Ctrl+C兩次后自動(dòng)顯示Office剪貼板?！笆占伙@示Office剪貼板”：自動(dòng)將項(xiàng)目復(fù)制到Office剪貼板，而不顯示“剪貼板”任務(wù)窗格。“在任務(wù)欄上顯示Office剪貼板圖標(biāo)”：當(dāng)Office剪貼板處于活動(dòng)狀態(tài)時(shí)，在系統(tǒng)任務(wù)欄的狀區(qū)域中顯

26、示“Office 剪貼板”圖標(biāo) 。默認(rèn)情況下此選項(xiàng)處于打開狀態(tài)?！皬?fù)制時(shí)在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài)”：在將項(xiàng)目復(fù)制到Office剪貼板時(shí)，顯示收集的項(xiàng)目消息。默認(rèn)情況下此選項(xiàng)處于打開狀態(tài)。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)24(4). 關(guān)閉Office剪貼板執(zhí)行下列操作之一：在“剪貼板”任務(wù)窗格中，單擊“關(guān)閉”按鈕。 在“剪貼板”任務(wù)窗格中，單擊箭頭，然后單擊菜單上的“關(guān)閉”。 2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)25(5). 將多個(gè)項(xiàng)目復(fù)制到Office剪貼板2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)261.打開要從中復(fù)制項(xiàng)目的文件。 2.選擇要復(fù)制的第一個(gè)項(xiàng)目。

27、3.在以下Office 程序中，請(qǐng)執(zhí)行下列操作之一：在“開始”選項(xiàng)卡上的“剪貼板”組中，單擊“復(fù)制”鈕。 鍵盤快捷方式 Ctrl+C繼續(xù)復(fù)制同一個(gè)文件或其他文件中的項(xiàng)目，直到已收集了需要的所有項(xiàng)目。Office剪貼板上最多可以保留24個(gè)項(xiàng)目。如果您復(fù)制了25個(gè)項(xiàng)目，則會(huì)刪除Office剪貼板中的第一個(gè)項(xiàng)目。 圖 6-6 狀態(tài)欄上方顯示剪貼信息(6). 粘貼項(xiàng)目您可以分別粘貼 Office 剪貼板中的項(xiàng)目，也可以同時(shí)粘貼所有項(xiàng)目。單擊要將項(xiàng)目粘貼到的位置。您可以將收集的項(xiàng)目粘貼到任何 Office 程序中。 請(qǐng)執(zhí)行下列操作之一： 要一次粘貼多個(gè)項(xiàng)目，請(qǐng)?jiān)凇凹糍N板”任務(wù)窗格中，雙擊要粘貼的每個(gè)項(xiàng)目

28、。 要粘貼復(fù)制的所有項(xiàng)目，請(qǐng)?jiān)凇凹糍N板”任務(wù)窗格中，單擊“全部粘貼”。 注釋：Office剪貼板不支持“選擇性粘貼”命令。但“選擇性粘貼”命令在Office程序中可用。 2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)27(7). 刪除Office剪貼板中的項(xiàng)目您可以分別刪除Office剪貼板中的項(xiàng)目，也可以同時(shí)刪除所有項(xiàng)目。在“剪貼板”任務(wù)窗格中，請(qǐng)執(zhí)行下列操作之一： 要清除一個(gè)項(xiàng)目，請(qǐng)單擊要?jiǎng)h除的項(xiàng)目旁邊的箭頭，然后單擊“刪除”。 要清除所有項(xiàng)目，請(qǐng)單擊剪貼板上部的“全部清除”鈕。 2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)28(8). Microsoft 剪輯管理器的鍵盤快捷方式M

29、icrosoft 剪輯管理器的鍵盤快捷方式：Ctrl+A選擇當(dāng)前頁上的所有剪輯。 Ctrl+C復(fù)制（選擇剪輯并且將其移動(dòng)到剪貼板）。復(fù)制所選的對(duì)象。 Ctrl+V粘貼（從剪貼板粘貼到剪輯管理器中）。粘貼剪切或復(fù)制的對(duì)象。Ctrl+X剪切（剪切所選的對(duì)象并且將其移動(dòng)到剪貼板）。Delete刪除選定的剪輯或類別。 Home移至行的開始位置并選擇首項(xiàng)。 End移至行的末尾位置并選擇末項(xiàng)。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)296.3.3 嵌入、鏈接、超鏈接嵌入、鏈接、超鏈接1關(guān)于鏈接對(duì)象和嵌入對(duì)象關(guān)于鏈接對(duì)象和嵌入對(duì)象可以使用鏈接對(duì)象或嵌入對(duì)象將在Office程序或支持鏈接對(duì)象和嵌入對(duì)象

30、的程序中創(chuàng)建的文件的全部或部分添加到其他文件中。您可以創(chuàng)建新的嵌入對(duì)象，也可以使用現(xiàn)有文件創(chuàng)建鏈接對(duì)象或嵌入對(duì)象。如果要使用的文件是在不支持鏈接和嵌入對(duì)象的程序中創(chuàng)建的，您也能夠從該文件復(fù)制并粘貼信息，從而實(shí)現(xiàn)程序間的信息共享。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)30(1). 鏈接對(duì)象：該對(duì)象在源文件中創(chuàng)建，然后被插入到目標(biāo)文件中，并且維持兩個(gè)文件之間的連接關(guān)系。更新源文件時(shí)，目標(biāo)文件中的鏈接對(duì)象也可以得到更新。鏈接的數(shù)據(jù)只保存在源文件中，目標(biāo)文件中只保存有源文件的位置，并顯示代表鏈接數(shù)據(jù)的標(biāo)識(shí)。如果需要縮小文件大小，請(qǐng)使用鏈接對(duì)象。(2). 嵌入對(duì)象：包含在源文件中的信息，副本插

31、入目標(biāo)文件中，一旦嵌入，該對(duì)象成為目標(biāo)文件的一部分。對(duì)嵌入對(duì)象所做的更改僅反映在目標(biāo)文件中。主要區(qū)別在于存儲(chǔ)位置以及添加到演示文稿后的更新方式。嵌入的文件存儲(chǔ)在目標(biāo)文檔中，而鏈接的文件則存儲(chǔ)在目標(biāo)文檔之外，源文檔內(nèi)。另外，源文件發(fā)生更改時(shí)，鏈接文件會(huì)隨之更新，嵌入的文件維持不變；(3). 超鏈接：帶有顏色和下劃線的文字或圖形，單擊后可以轉(zhuǎn)向萬維網(wǎng)中的文件、文件的位置或網(wǎng)頁，或是 Intranet 上的網(wǎng)頁。超鏈接還可以轉(zhuǎn)到新聞組或 Gopher、Telnet 和 FTP 站點(diǎn)。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)31在一個(gè)應(yīng)用程序中創(chuàng)建的對(duì)象，如表、圖表、圖形、文檔或其他形式的信息

32、，如果鏈接或嵌入另一個(gè)程序中，就是 OLE 對(duì)象。OLE：一種可用于在程序之間共享信息的程序集成技術(shù)。所有Office 程序都支持 OLE，所以可通過鏈接和嵌入對(duì)象共享信息。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)32嵌入對(duì)象 鏈接對(duì)象 源對(duì)象建議：l嵌入文件：每個(gè)文件都較小適于嵌入，但這會(huì)增大文件的體積。 希望所有的文件都包含在文件中，獨(dú)立，而不是鏈接到到其它的文件。 不打算更改源文件。l鏈接文件：?jiǎn)蝹€(gè)文件的較大。 打算更改源文件 打算使用“打包成 CD”功能將文件打包到 CD、其他文件夾或計(jì)算機(jī)中。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)332.創(chuàng)建超鏈接創(chuàng)建超鏈接在 Mi

33、crosoft Office 2007 中，超鏈接是從當(dāng)前文檔處到同另一張文檔的連接，或是到不同電子郵件地址、網(wǎng)頁或文件的連接?？梢詮奈谋净蛞粋€(gè)對(duì)象，如圖片、圖形、形狀或藝術(shù)字創(chuàng)建鏈接。其操作是，先選定要用作超鏈接的文本或?qū)ο?，再?zhí)行：在“插入”選項(xiàng)卡上的“鏈接”組中，單擊“超鏈接”。 在“鏈接到”下，單擊“本文檔中的位置”。在相應(yīng)的對(duì)話框中選擇鏈接的目標(biāo)。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)34 6.3.4. 文件共享文件共享在 Office 程序之間共享信息的方法有很多。您可根據(jù)希望信息出現(xiàn)在程序中的方式，原信息更改時(shí)是否需要更新共享的信息以及與誰共享信息等因素來決定共享信息的

34、方法。共享信息的方法:復(fù)制某個(gè)程序中出現(xiàn)的信息，并將其粘貼到另一個(gè)程序中, 請(qǐng)使用復(fù)制和粘貼;在兩個(gè)打開的程序之間快速?gòu)?fù)制或移動(dòng)信息,請(qǐng)使用拖放式編輯;使用在其他程序中創(chuàng)建的文件, 請(qǐng)使用導(dǎo)入和導(dǎo)出;創(chuàng)建前往一個(gè)程序中的信息的跳轉(zhuǎn)，并用帶有下劃線的彩色文字或圖形表示, 請(qǐng)使用超級(jí)鏈接;從另一個(gè)文件中復(fù)制信息，并使其與源文件中的原始數(shù)據(jù)保持一致, 請(qǐng)使用鏈接對(duì)象;從在另一個(gè)程序中創(chuàng)建的文件中復(fù)制信息，以便能方便地編輯源程序中的數(shù)據(jù)而不離開當(dāng)前文檔, 請(qǐng)使用嵌入對(duì)象;使信息在公共場(chǎng)合有效, 請(qǐng)使用投遞到 Microsoft Exchange Server 的公共文件夾中;與他人共享文件，以便他人能

35、進(jìn)行審閱和添加批注, 請(qǐng)使用通過電子郵件傳送文件;向其他人發(fā)送文件, 請(qǐng)使用通過電子郵件發(fā)送文件;在聯(lián)機(jī)會(huì)議中就某一文件與一位或多位參與者進(jìn)行交流和協(xié)作,請(qǐng)使用安排聯(lián)機(jī)會(huì)議;共享并重復(fù)使用有關(guān)內(nèi)容或文件，您可以將相關(guān)的文件存儲(chǔ)發(fā)布到某服務(wù)器上某個(gè)中央位置的相關(guān)庫(kù)，再?gòu)南嚓P(guān)庫(kù)復(fù)制到文稿中；2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)35 6.3.5. XML簡(jiǎn)介簡(jiǎn)介1.新文件擴(kuò)展名和新文件擴(kuò)展名和 Office XML Formats 簡(jiǎn)介簡(jiǎn)介2007 Microsoft Office System 引入了一種基于 XML 的新文件格式。這種新格式稱為 Microsoft Office Op

36、en XML Formats， 適用于 Microsoft Office Word、 Excel 和PowerPoint 2007。本文總結(jié)了這種新格式的主要優(yōu)點(diǎn)，介紹了新的文件擴(kuò)展名，并論述了如何與那些使用早期版本 Office 的人員共享 2007 Office 發(fā)布版文件。什么是 XML？HTML 和 XML 都屬標(biāo)記語言，文檔包含的數(shù)據(jù)均位于標(biāo)記中，但這兩種標(biāo)記語言之間有明顯的不同的地方。在 HTML 中，標(biāo)記定義數(shù)據(jù)的外觀（標(biāo)題位置，段落起始位置等）。在 XML 中，標(biāo)記定義數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和含義。 2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)36XML在描述數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和含義時(shí)，可通過

37、各種方式重復(fù)使用數(shù)據(jù)。例如，如果有一個(gè)銷售數(shù)據(jù)塊，并且數(shù)據(jù)塊中每個(gè)項(xiàng)目都明確地區(qū)分開來，您可以只將需要的項(xiàng)目加載到銷售報(bào)表中，而將其他項(xiàng)目加載到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中。換言之，您可以使用一個(gè)系統(tǒng)生成數(shù)據(jù)并使用 XML 標(biāo)記來標(biāo)記該數(shù)據(jù)，然后可以在任意數(shù)量的其他系統(tǒng)中處理該數(shù)據(jù)，而不用考慮硬件平臺(tái)或操作系統(tǒng)?？梢浦残允沟?XML 成為一種用來交換數(shù)據(jù)的最受歡迎的技術(shù)。換一句話說，XML的共享性更強(qiáng)。操作時(shí)請(qǐng)牢記下列事項(xiàng)：無法使用 HTML 代替 XML。但是，您可以在 HTML 標(biāo)記中使 XML 數(shù)據(jù)換行從而將其顯示在網(wǎng)頁上。 HTML 僅限于一組預(yù)定義的由所有用戶共享的標(biāo)記。 XML 允許您創(chuàng)建任何所需

38、標(biāo)記，以描述數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。例如，假設(shè)需要存儲(chǔ)并共享關(guān)于寵物的信息。您可以創(chuàng)建以下 XML 代碼：（P194例子)。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)372. 介紹格式標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)介紹格式標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)您可能聽I(yíng)T部門的人員說過“標(biāo)準(zhǔn)格式”的XML。標(biāo)準(zhǔn)格式的XML文件遵循一組管理 XML的、非常嚴(yán)格的規(guī)則。如果文件不遵循這些規(guī)則，XML就會(huì)停止運(yùn)行。例如，在上面的代碼示例中，每一個(gè)開始標(biāo)記都有對(duì)應(yīng)的結(jié)束標(biāo)記，因此該示例遵循一種標(biāo)準(zhǔn)格式的規(guī)則。如果您刪除一個(gè)標(biāo)記，然后嘗試在一個(gè)Office程序中打開該文件，您將會(huì)看到一條錯(cuò)誤消息，并且該程序會(huì)阻止您使用該文件。您不必了解創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)格式XM

39、L的規(guī)則(雖然理解這些規(guī)則很容易)，但確實(shí)需要記住：只有在XML數(shù)據(jù)采用了標(biāo)準(zhǔn)格式的情況下，才可以在程序和系統(tǒng)之間共享該數(shù)據(jù)。如果某個(gè) XML文件無法打開，則該文件很可能不是標(biāo)準(zhǔn)格式的。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)38XML 還不受平臺(tái)的限制，這意味著，無論硬件或操作系統(tǒng)是什么，為使用 XML 而構(gòu)建的任何程序都可以讀取和處理XML數(shù)據(jù)。例如，利用正確的 XML 標(biāo)記，就可以使用桌面程序打開和處理大型機(jī)中的數(shù)據(jù)。另外，無論是誰創(chuàng)建了 XML 數(shù)據(jù)體，您都可以通過若干 Microsoft Office 2003 和 Microsoft Office Professional

40、2007 程序（包括 Microsoft Office Access 2007、Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office InfoPath 2007 和 Microsoft Office Excel 2007）處理相同的數(shù)據(jù)。由于XML具有可移植性，它已成為用于在數(shù)據(jù)庫(kù)和用戶桌面之間交換數(shù)據(jù)的最受歡迎的技術(shù)之一。除了使用標(biāo)準(zhǔn)格式的標(biāo)記數(shù)據(jù)之外，XML系統(tǒng)通常還使用其他兩種組件：架構(gòu)和轉(zhuǎn)換。以下部分將介紹這兩種組件的工作方式。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)39(1) 架構(gòu): 架構(gòu)只不過是一種包含某些規(guī)則的XML文件，這些規(guī)則用來定義

41、XML數(shù)據(jù)文件中能包含哪些內(nèi)容，不能包含哪些內(nèi)容。架構(gòu)文件通常使用 .xsd文件擴(kuò)展名，而XML數(shù)據(jù)文件使用 .xml擴(kuò)展名。(2) 轉(zhuǎn)換簡(jiǎn)介:如前所述，XML還可以提供使用或重復(fù)使用數(shù)據(jù)的強(qiáng)大功能。重復(fù)利用數(shù)據(jù)的機(jī)制稱為可擴(kuò)展樣式表語言轉(zhuǎn)換(XSLT)，或簡(jiǎn)稱為轉(zhuǎn)換。轉(zhuǎn)換是XML的真正優(yōu)點(diǎn)所在。例如，在根據(jù)架構(gòu)驗(yàn)證數(shù)據(jù)文件之后，您可以應(yīng)用一種轉(zhuǎn)換使數(shù)據(jù)在 Microsoft Office Word 2003 中以市場(chǎng)宣傳冊(cè)的形式出現(xiàn)，然后應(yīng)用另一種轉(zhuǎn)換在 Office Excel 2007 中創(chuàng)建銷售報(bào)表。您還可以使用轉(zhuǎn)換在數(shù)據(jù)庫(kù)等后端系統(tǒng)之間交換數(shù)據(jù)。2008.8.5第6章 Office2

42、007小結(jié)403. Microsoft Office System 中的中的 XML 簡(jiǎn)介簡(jiǎn)介2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)41較小的文件大小。與 Office 早期版本中使用的二進(jìn)制格式相比，新格式使用ZIP和其他壓縮技術(shù)使文件大小減少 75%。簡(jiǎn)化了信息恢復(fù)過程并具有更強(qiáng)的安全性。XML是用戶可讀的，因此如果文件已損壞，您可以在 Microsoft 記事本或其他文本閱讀器中打開該文件，然后至少可以恢復(fù)一些信息。另外，新文件會(huì)更安全，因?yàn)樗鼈儾荒馨?Visual Basic for Applications (VBA) 代碼。如果您使用新格式創(chuàng)建模板，則所有 Active

43、X 控件和 VBA 宏都駐留在文件中的單獨(dú)且更安全的部分中。另外，您還可以使用文檔檢查器等工具刪除所有個(gè)人數(shù)據(jù)。有關(guān)使用文檔檢查器的詳細(xì)信息。 更強(qiáng)的可移植性和靈活性。由于XML以文本格式而不是專用的二進(jìn)制格式存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，因此客戶可以定義他們自己的架構(gòu)并以多種方式使用您的數(shù)據(jù)而無須支付版稅。每個(gè)Office程序都附帶不同的工具集。您在Word中使用的用戶界面和過程與您在Excel 或 PowerPoint 中使用的用戶界面和過程不同。這是為什么？因?yàn)檫m用于 Word 的功能不一定適用于 Excel，等等。 Microsoft Office 2003 和 2007 Office 發(fā)布版的專業(yè)版都提

44、供強(qiáng)大的XML支持。Office Excel、Word 和PowerPoint 2007 都使用XML作為默認(rèn)文件格式，因此具有多種優(yōu)點(diǎn)：4啟用啟用 Office Excel 2007 和和 Office Word 2007 中的中的 XML 工具工具在 Excel 或 Word 中，單擊“Microsoft Office 按鈕” ，然后單擊“Excel 選項(xiàng)”或“Word 選項(xiàng)”，具體取決于所打開的程序。 單擊“選項(xiàng)”對(duì)話框的“常用”。 在“使用應(yīng)用程序名稱時(shí)采用的首選項(xiàng)”下，選擇“在功能區(qū)顯示開發(fā)工具選項(xiàng)卡”復(fù)選框，然后單擊“確定”。 無論在哪個(gè)程序中，請(qǐng)?jiān)凇伴_發(fā)工具”選項(xiàng)卡上單擊“XML

45、”組中的任何可用命令。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)425.Office XML Formats 有哪些優(yōu)有哪些優(yōu)點(diǎn)？點(diǎn)？ Office XML Formats 有許多優(yōu)點(diǎn)，它不僅適用于開發(fā)人員及其構(gòu)建的解決方案，而且適用于個(gè)人以及各種規(guī)模的組織： 2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)43壓縮文件 文件會(huì)自動(dòng)壓縮，某些情況下最多可縮小 75%。Office XML Formats 使用 zip 壓縮技術(shù)來存儲(chǔ)文檔，由于這種格式可以減少存儲(chǔ)文件所需的磁盤空間，并可以降低通過電子郵件、網(wǎng)絡(luò)和 Internet 發(fā)送文件時(shí)所需的帶寬，因而可能節(jié)省成本。在您打開文件時(shí)，這

46、種格式可以自動(dòng)解壓縮；而在您保存文件時(shí)，這種格式又可以重新自動(dòng)壓縮。您不需要安裝任何特殊的 zip 實(shí)用工具便可以在 2007 Office 發(fā)布版中打開和關(guān)閉文件。 改進(jìn)了受損文件的恢復(fù) 文件結(jié)構(gòu)以模塊形式進(jìn)行組織，從而使文件中的不同數(shù)據(jù)組件彼此分隔。這樣，即使文件中的某個(gè)組件（例如，圖表或表格）受到損壞，文件本身還是可以打開。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)44易于檢測(cè)到包含宏的文檔 使用默認(rèn)的“x”后綴（如 .docx 和 .pptx）保存的文件不能包含 Visual Basic for Applications (VBA) 宏或 ActiveX 控件，因此不會(huì)引發(fā)與相關(guān)

47、類型的嵌入代碼有關(guān)的安全風(fēng)險(xiǎn)。只有擴(kuò)展名以“m”結(jié)尾（如 .docm和 .xlsm）的文件才能包含 VBA 宏和 ActiveX 控件，這些宏和控件存儲(chǔ)在文件內(nèi)單獨(dú)的一節(jié)中。不同的文件擴(kuò)展名使包含宏的文件和不包含宏的文件更加容易區(qū)分，從而使防病毒軟件更容易識(shí)別出包含潛在惡意代碼的文件。此外，IT 管理員可阻止包含不需要的宏或控件的文檔，這樣在打開文檔時(shí)就會(huì)更加安全。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)45更好的隱私保護(hù)和更強(qiáng)有力的個(gè)人信息控制 可以采用保密方式共享文檔，因?yàn)槭褂梦臋n檢查器可以輕松地識(shí)別和刪除個(gè)人身份信息和業(yè)務(wù)敏感信息，例如，作者姓名、批注、修訂和文件路徑。有關(guān)詳細(xì)信

48、息，請(qǐng)參閱從 Office 文檔中刪除隱藏?cái)?shù)據(jù)和個(gè)人信息。更好的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成性和互操作性 將 Office XML Formats 作為 2007 Office 發(fā)布版產(chǎn)品集的數(shù)據(jù)互操作性框架意味著：文檔、工作表、演示文稿和表單都可以采用 XML 文件格式保存，任何人都可免費(fèi)使用該文件格式并獲得該文件格式的許可證，而不必支付版權(quán)費(fèi)。Office 還支持客戶定義的 XML 架構(gòu)，用于增強(qiáng)現(xiàn)有 Office 文檔類型的功能。這意味著客戶在現(xiàn)有系統(tǒng)中可以輕松解除信息鎖定，然后使用熟悉的 Office 程序?qū)ο鄳?yīng)信息進(jìn)行操作。在 Office 中創(chuàng)建的信息很容易由其他業(yè)務(wù)應(yīng)用程序所采用。打開和編輯 O

49、ffice 文件只需要一個(gè) ZIP 實(shí)用工具和一個(gè) XML 編輯器即可。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)466. Office 2007文件擴(kuò)展名文件擴(kuò)展名2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)47WordExcelPowerPointXML 文件類型擴(kuò)展名XML 文件類型擴(kuò)展名XML 文件類型擴(kuò)展名文檔.docx工作簿.xlsx演示文稿.pptx啟用了宏的文檔.docm啟用了宏的工作簿.xls啟用了宏的演示文稿.pptm模板.dotx模板.xltx模板.potx啟用了宏的模板.dotm啟用了宏的模板.xltm啟用了宏的模板.potm非XML二進(jìn)制工作簿.xlsb啟用

50、了宏的加載項(xiàng).ppam啟用了宏的加載項(xiàng).xlam“管理加載項(xiàng)”.ppsx啟用了宏的放映.ppsm幻燈片.sldx啟用了宏的幻燈片.sldmOffice 主題.thmx表 6-1 Office Word、Excel 和 PowerPoint 2007 中的所有默認(rèn)文件擴(kuò)展名默認(rèn)情況下，在發(fā)布版中創(chuàng)建的文檔、工作表和演示文稿將以 XML 格式保存，其新的文件擴(kuò)展名是在您已熟悉的文件擴(kuò)展名后添加“x”或“m”?！皒”表示不含宏的 XML 文件，而“m”表示含有宏的 XML 文件。例如，當(dāng)您在 Word 中保存文檔時(shí)，現(xiàn)在默認(rèn)情況下的文件擴(kuò)展名為 .docx 而不是 .doc。將文件另存為模板時(shí)，可以

51、看到同一類型的更改。在早期版本中使用的模板擴(kuò)展名仍然保留，但現(xiàn)在該擴(kuò)展名末尾多了一個(gè)“x”或“m”。如果文件包含代碼或宏，則必須使用啟用了宏的新XML文件格式保存該文件，這樣會(huì)在文件擴(kuò)展名末尾添加一個(gè)表示宏的“m”。 下表列出了 Office Word、Excel 和 PowerPoint 2007 中的所有默認(rèn)文件擴(kuò)展名。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)487. 不同版本的不同版本的 Office共享文件共享文件2007 Office 發(fā)布版允許您以新的 Office XML Formats 保存文件，也允許您以早期版本的 Office 中的二進(jìn)制文件格式保存文件。2007

52、Office 發(fā)布版帶有兼容性檢查器和文件轉(zhuǎn)換器以便于在不同版本的 Office 之間共享文件。在 2007 Office 發(fā)布版中打開現(xiàn)有文件，您可以打開并處理在早期版本的 Office 中創(chuàng)建的文件，然后以現(xiàn)有格式保存該文件。由于您可能要與他人共同處理某個(gè)文檔，而他人使用的是早期版本的 Office，因此，您不希望引入那些僅受 2007 Office 發(fā)布版支持的功能。2007 Office 發(fā)布版使用兼容性檢查器進(jìn)行檢查，可確保您尚未引入早期版本的 Office 不支持的功能。當(dāng)您保存文件時(shí)，兼容性檢查器向您報(bào)告這些不受支持的功能，并允許您先刪除這些功能再保存文件。有關(guān)使用 2007 O

53、ffice 發(fā)布版打開在早期版本的 Word、Excel 和 PowerPoint 中創(chuàng)建的文檔、工作簿和演示文稿的詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱請(qǐng)參閱部分中的相應(yīng)鏈接。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)49 6.3.6. XPS 格式簡(jiǎn)介格式簡(jiǎn)介1. PDF 格式概述格式概述PDF/ XPS (XML 紙張規(guī)格(XPS) 是一種固定版式的電子文件格式，可以保留文檔格式并支持文件共享。PDF/ XPS不會(huì)輕易地被更改。此外，PDF 格式對(duì)于使用專業(yè)印刷方法進(jìn)行復(fù)制的文檔十分有用。要查看 PDF 文件，必須在計(jì)算機(jī)上安裝 PDF/ XPS 讀取器。Acrobat Reader 就是其中一種讀取器

54、，可以從 Adobe Systems 獲取,或從 Microsoft Office Online 下載免費(fèi)查看器。將文件另存為 PDF 后，不能使用 2007 Office 發(fā)布版程序直接對(duì)該 PDF 文件進(jìn)行更改。必須在創(chuàng)建原始 2007 Office 發(fā)布版文件的 2007 Office 發(fā)布版程序中對(duì)該文件進(jìn)行更改，然后再次將該文件另存為 PDF。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)502. 保存保存XPS 格式的文件的操作：格式的文件的操作：?jiǎn)螕簟癕icrosoft Office 按鈕” ，指向“另存為”旁邊的箭頭，然后單擊“PDF 或 XPS”。 在“文件名”列表中，為演

55、示文稿鍵入或選擇一個(gè)名稱。 在“保存類型”列表中，單擊“XPS 文檔”。 在“優(yōu)化”旁邊，根據(jù)您更重視文件大小還是打印質(zhì)量，執(zhí)行下列操作之一： 如果文稿要求高打印質(zhì)量，請(qǐng)單擊“標(biāo)準(zhǔn)(聯(lián)機(jī)發(fā)布和打印)”。 如果打印質(zhì)量不如文件大小重要，請(qǐng)單擊“最小文件大小(聯(lián)機(jī)發(fā)布)”。要指定文件的各個(gè)選項(xiàng)，請(qǐng)單擊“選項(xiàng)”。(在“請(qǐng)參閱”部分中查找指向有關(guān)這些選項(xiàng)的詳細(xì)信息的鏈接。)單擊“確定”。 單擊“發(fā)布”。2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)51 6.3.7. 其它其它1Office 診斷診斷Microsoft Office 2003 附帶的“檢測(cè)并修復(fù)”功能在 2007 Microsoft

56、Office System 中由MicrosoftOffice 診斷所取代。這個(gè)新工具提供了更全面的測(cè)試和修復(fù)功能。為確保所有測(cè)試都能成功運(yùn)行，我們建議在運(yùn)行 Office 診斷之前執(zhí)行下列操作：將測(cè)試運(yùn)行計(jì)劃安排在可以停止使用系統(tǒng)的時(shí)間。需特別指出，在運(yùn)行內(nèi)存診斷時(shí)，應(yīng)避免使用系統(tǒng)。 盡量關(guān)閉運(yùn)行中的程序。如何運(yùn)行 Office 診斷，請(qǐng)?jiān)谝韵?2007 Microsoft Office System 程序中執(zhí)行下列操作：Microsoft Office 按鈕程序名 選項(xiàng)資源診斷繼續(xù)開始診斷；2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)522Office 文檔的屬性文檔的屬性本文介紹什么

57、是文檔屬性、如何查看或更改 Microsoft Office 文檔的屬性以及如何為文檔創(chuàng)建自定義屬性。(1).文檔屬性的詳細(xì)信息：文檔屬性也稱為元數(shù)據(jù), 元數(shù)據(jù)是用于說明其他數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。例如，文檔中的文字是數(shù)據(jù)，而字?jǐn)?shù)便是元數(shù)據(jù)。文檔屬性是有關(guān)描述或標(biāo)識(shí)文件的詳細(xì)信息。文檔屬性包括標(biāo)識(shí)文檔主題或內(nèi)容的詳細(xì)信息，如標(biāo)題、作者姓名、主題和關(guān)鍵字。如果為文檔的文檔屬性字段指定了相關(guān)值，以后就可以輕松地組織和標(biāo)識(shí)文檔。此外，還可以基于文檔屬性搜索文檔。在 Microsoft Office Word、Excel 和PowerPoint 2007 中，使用“文檔信息面板”（顯示在 Office 程序中的文檔頂部）對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行操作時(shí)，可以輕松地查看或編輯文檔屬性。文檔屬性有五種類型：2008.8.5第6章 Office2007小結(jié)53標(biāo)準(zhǔn)屬性 默認(rèn)情況下，Microsoft Office 文檔與一組標(biāo)準(zhǔn)屬性（如作者、標(biāo)題和主題等）相關(guān)。您可以為這些屬性指定自己的文本值以便更容易地組織和標(biāo)識(shí)文檔。例如，在 Word 中，可以使用“關(guān)鍵字”屬性向銷售文件添加關(guān)鍵字客戶。您可以搜索包含該關(guān)鍵字的所有銷售文件。 自動(dòng)更新屬性