SAP主數(shù)據(jù)維護管理辦法

1、備件主數(shù)據(jù)維護管理辦法第一章總則第一條備件主數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)中備件管理、備件供應(yīng)的集成信息，是進行備件物料管理的基本條件，為了保證及時、準(zhǔn)確地收集和維護備件主數(shù)據(jù)，滿足ERP系統(tǒng)正常運行和備件業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)對數(shù)據(jù)的需求，特制定本辦法。第二條本辦法中主數(shù)據(jù)是指ERP系統(tǒng)(SAP/R3)中支持系統(tǒng)有效運行的備件靜態(tài)數(shù)據(jù)，主要包括：物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、貨源清單、采購信息記錄。第三條備件主數(shù)據(jù)維護原則：一、唯一性：相同的主數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中要求有唯一編碼，唯一的描述，避免存在數(shù)據(jù)冗余；二、完整性：主數(shù)據(jù)信息保持完整，要能夠滿足相關(guān)部門的業(yè)務(wù)運作需求；三、準(zhǔn)確性：主數(shù)據(jù)要符合相應(yīng)的編碼規(guī)則和技術(shù)規(guī)范，能夠清楚

2、準(zhǔn)確地表達主數(shù)據(jù)的含義;四、時效性：主數(shù)據(jù)申請維護過程中，要充分體現(xiàn)時效性原則，提高工作效率，及時滿足申請部門的需求。第四條本辦法適用于xxERP項目上線的總公司、xx公司、xx公司有關(guān)部門和生產(chǎn)廠。第二章應(yīng)用主數(shù)據(jù)內(nèi)容和信息收集維護職責(zé)分工第五條備件應(yīng)用主數(shù)據(jù)內(nèi)容：一、模塊內(nèi)主數(shù)據(jù)（MMBJ模塊）：貨源清單、采購信息記錄、二、跨模塊主數(shù)據(jù)（MM;MMBJ;SD模塊）：物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。第六條備件模塊內(nèi)和跨模塊主數(shù)據(jù)由XX總公司設(shè)備部備件處負(fù)責(zé)組織收集相關(guān)信息，并進行系統(tǒng)維護。第七條模塊內(nèi)主數(shù)據(jù)信息收集維護職責(zé)分工：一、貨源清單由設(shè)備部備件處計劃科負(fù)責(zé)組織收集相關(guān)信息，并進行系統(tǒng)維護；

3、二、采購信息記錄由設(shè)備部備件處價格科負(fù)責(zé)組織收集相關(guān)信息，并進行系統(tǒng)維護。第八條跨模塊主數(shù)據(jù)信息收集維護職責(zé)分工：一、物料主數(shù)據(jù)由設(shè)備部備件處計劃科負(fù)責(zé)組織收集基本視圖、分類視圖、銷售視圖、采購視圖、庫存視圖、財務(wù)成本視圖中的相關(guān)信息。二、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)由設(shè)備部備件處質(zhì)量管理科負(fù)責(zé)組織收集采購視圖中供應(yīng)商的相關(guān)信息；第三章備件物料主數(shù)據(jù)維護管理第九條備件物料主數(shù)據(jù)維護工作流程：一、各單位備件員根據(jù)生產(chǎn)現(xiàn)場備件變化情況，做以下主數(shù)據(jù)維護工作：（一）對新投產(chǎn)設(shè)備、更新改造設(shè)備增加的新的備件項目；對在用設(shè)備發(fā)生的備件項目，按標(biāo)準(zhǔn)機械備件、非標(biāo)準(zhǔn)機械備件（其中：天車備件、皮帶機備件、偶合器要與其它非標(biāo)專

4、用件分開）、小型機械備件、電氣備件、計控備件、機車備件、汽車備件、生產(chǎn)工具專業(yè)（以下簡稱各專業(yè)）分別提由新增備件物料主數(shù)據(jù)項目明細(xì)；（二）對新投產(chǎn)設(shè)備、更新改造設(shè)備增加的新的備件項目，在收集物料主數(shù)據(jù)時，要避免同一物料，多個圖紙編號造成的物料不唯一性；（三）新維護的物料項目，必須保證屬于備件專業(yè)管理范疇且專業(yè)劃分清晰，同時要做初步詢價；（四）新收集的備件物料主數(shù)據(jù)，物料要嚴(yán)格按照專業(yè)要求描述，并要通過ERP系統(tǒng)中MM03事物代碼的查詢，保證物料的唯一性，避免重復(fù)編碼；（五）物料類別碼是“61”、“80”、“81”的備件，按照各單位非標(biāo)準(zhǔn)機械備件、生產(chǎn)工具編碼規(guī)則進行編碼；（六）各單位備件員按照

5、專業(yè)組織物料主數(shù)據(jù)收集工作，并按專業(yè)輸入“備件物料主數(shù)據(jù)收集維護模板”（附表1-1）同時按專業(yè)填寫“備件物料主數(shù)據(jù)維護申請表”（附表2）,經(jīng)設(shè)備科長審批蓋設(shè)備科章后，報設(shè)備廠長審批簽字，加蓋廠公章，于每月10日至18日，報總公司設(shè)備部備件處；二、總公司設(shè)備部備件處接到“備件物料主數(shù)據(jù)維護申請”和“備件物料主數(shù)據(jù)收集維護模板”后，做以下工作：（一）各專業(yè)計劃員要對新物料是否屬于備件專業(yè)管理范疇進行嚴(yán)格審核，同時要對新物料的專業(yè)分類、描述、物料組、采購組、裝用量、備件屬性、修復(fù)屬性、使用壽命；非標(biāo)準(zhǔn)機械備件、生產(chǎn)工具的重量、材質(zhì)等各字段的填寫內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確進行審查；（二）各專業(yè)計劃員要通過ER

6、P系統(tǒng)中MM03事物代碼逐項進行查詢，保證新收集的物料的唯一性，避免同一物料多種描述，多個編碼；（三）物料類別碼是“60”、“62”、“63”、“64”、“65”、“66的備件，專業(yè)計劃員按照物料編碼規(guī)則進行統(tǒng)一編碼；物料類別碼是“61”、“80”、“81”的備件，專業(yè)計劃員依據(jù)各單位非標(biāo)備件編碼規(guī)則對新物料的編碼進行審核；（四）數(shù)據(jù)維護員依據(jù)專業(yè)計劃員審查后的“備件物料主數(shù)據(jù)收集維護模板”（附表1-1）,在ERP系統(tǒng)中進行檢測，確認(rèn)物料主數(shù)據(jù)是否符合要求，如果物料主數(shù)據(jù)存在問題，數(shù)據(jù)維護員在“備件物料主數(shù)據(jù)維護申請表”上填寫意見返給相關(guān)專業(yè)計劃員，專業(yè)計劃員及時與需用單位備件員核實，并將最終

7、確認(rèn)需要維護的“備件物料主數(shù)據(jù)收集維護模板”及“備件物料主數(shù)據(jù)收集維護申請表”轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)維護員；（五）數(shù)據(jù)維護員對最終核實確認(rèn)后的“備件物料主數(shù)據(jù)收集維護模板”，在ERP系統(tǒng)中重新檢測，直至符合要求；（六）數(shù)據(jù)維護員將檢測合格的“備件物料主數(shù)據(jù)收集維護模板”內(nèi)容，進行系統(tǒng)主數(shù)據(jù)維護；第十條對ERP系統(tǒng)中已有的物料主數(shù)據(jù)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)物料描述不準(zhǔn)確、同一物料多個編碼、專業(yè)分類不準(zhǔn)確等問題時，各單位備件員要即時與設(shè)備部備件處溝通，由備件處計劃員、數(shù)據(jù)維護員查詢物料在ERP系統(tǒng)中狀態(tài)，共同確定處理方案。由各單位備件員及時提由物料主數(shù)據(jù)修改維護申請，備件處計劃員簽字確認(rèn)后，數(shù)據(jù)維護員對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行修正。第十一條

8、對于在用的設(shè)備，裝用量發(fā)生變化時，要及時提生物料主數(shù)據(jù)修改維護申請，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行修正。第十二條各采購科，在開展備件訂貨工作中，對發(fā)現(xiàn)的同一物料，多個編碼、重量、材質(zhì)與圖紙不符等情況時，要即時提生物料主數(shù)據(jù)修改維護申請轉(zhuǎn)計劃科數(shù)據(jù)維護員，數(shù)據(jù)維護員轉(zhuǎn)各相關(guān)專業(yè)員核實確認(rèn)后，對ERP系統(tǒng)內(nèi)物料主數(shù)據(jù)進行修正。第十三條ERP系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)存在的備件物料，第一次發(fā)生修復(fù)計劃時，需方單位備件員要通過ERP系統(tǒng)查詢，確認(rèn)該物料是否有在途采購申請、在途采購訂單和庫存，只有在其庫存為零和對已收貨物料進行發(fā)票校驗后，方可提由“備件物料分割評估”維護申請。第十四條各單位在提由新增備件物料主數(shù)據(jù)維護申請時，如果能夠確

9、定該備件可以進行修復(fù)，要同時填寫“分割評估備件物料維護模板”（附表1-2）。第十五條設(shè)備部備件處數(shù)據(jù)維護員查詢ERP系統(tǒng)狀態(tài)后，對備件物料進行分割評估系統(tǒng)維護。第四章貨源清單維護第十六條在ERP系統(tǒng)中，甲類備件（含生產(chǎn)工具）列入“貨源控制清單”。第十七條總公司設(shè)備部備件處根據(jù)新增、設(shè)備拆除、設(shè)備改造等情況，組織各單位提由新增和需要修改的“貨源控制清單”：一、每年8月份各單位根據(jù)新投產(chǎn)設(shè)備、更新改造設(shè)備、拆除設(shè)備、甲類備件使用等情況，按專業(yè)提由需要增加和修改的“貨源控制清單”（甲類備件項目）；二、各單位設(shè)備科按專業(yè)組織“貨源控制清單”收集工作，并按專業(yè)輸入“貨源控制清單維護收集模板”（附表3）,

10、經(jīng)設(shè)備科長、生產(chǎn)科長審批蓋科章后，報主管廠長審批簽字、加蓋廠公章；三、每年8月25日，各單位備件員將批準(zhǔn)后的“貨源控制清單維護收集模板”報總公司設(shè)備部備件處。第十八條總公司設(shè)備部備件處接到“貨源控制清單維護收集模板”（附表3）后，要做以下工作：一、組織技術(shù)處、動力處、生產(chǎn)廠共同對貨源清單進行審核確認(rèn)，同時制定驗收方式和相應(yīng)的供應(yīng)商，并報設(shè)備部主管部長批準(zhǔn)后，編制成正式文件；二、質(zhì)量管理科將審核通過的貨源控制方案內(nèi)容輸入“貨源控制清單維護收集模板”中的相關(guān)字段，于12月31日前轉(zhuǎn)回計劃科；三、每年3月31日前，數(shù)據(jù)維護員完成系統(tǒng)內(nèi)貨源控制清單主數(shù)據(jù)維護工作。四、數(shù)據(jù)維護員完成系統(tǒng)主數(shù)據(jù)維護后，將

11、“貨源控制清單”信息反饋給主數(shù)據(jù)申請維護單位。第十九條“貨源控制清單”是對新制作的甲類備件的供應(yīng)商進行控制，當(dāng)發(fā)生修復(fù)件時，采購科要填寫甲類備件的舊件修復(fù)供應(yīng)商申請維護表（附表4）,經(jīng)采購科長、質(zhì)量管理科長、計劃科計劃員審簽蓋部門公章后，轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)維護員進行ERP系統(tǒng)維護。第五章備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護管理第二十條備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理職責(zé)分工一、xx集團內(nèi)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)由設(shè)備部備件處供應(yīng)商管理員向計財部提供信息資料，由計財部在ERP系統(tǒng)中進行數(shù)據(jù)維護。二、設(shè)備部備件處負(fù)責(zé)XX集團外備件供應(yīng)商在ERP系統(tǒng)中的主數(shù)據(jù)維護。三、備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護員，負(fù)責(zé)將需創(chuàng)建的供應(yīng)商在ERP系統(tǒng)中進行核對，以確保供應(yīng)

12、商的唯一性。第二十一條xx集團外備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護工作程序：一、一般性審查的供應(yīng)商，由設(shè)備部備件處采購科按照準(zhǔn)入條件收集相關(guān)資料，并由供應(yīng)商填寫備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)收集模板（附表5）,交質(zhì)量管理科供應(yīng)商管理員審核并報主管處長批準(zhǔn)后，填寫備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)創(chuàng)建維護申請表（附表6）,轉(zhuǎn)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護員進行ERP系統(tǒng)維護，同時向有關(guān)科室下發(fā)準(zhǔn)入通知。二、重點考察的供應(yīng)商，由設(shè)備部備件處采購科提由供應(yīng)商考察申請，經(jīng)主管處長審批后，由質(zhì)量管理科組成考察小組，進行實地考察，收集備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)收集模板（附表5）擬寫考察報告，提交備件購銷管理委員會審議，批準(zhǔn)后，由質(zhì)量管理科供應(yīng)商管理員填寫備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)

13、創(chuàng)建維護申請表（附表6）,轉(zhuǎn)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護員進行ERP系統(tǒng)維護，同時向有關(guān)科室下發(fā)準(zhǔn)入通知。三、供應(yīng)商由于改制等原因需要變更名稱或其他內(nèi)容，需按要求由具證明，經(jīng)采購科長同意報質(zhì)量管理科供應(yīng)商管理員進行審核并報主管處長審批，同意后填寫備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)變更維護申請表（附表7）,轉(zhuǎn)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護員在ERP系統(tǒng)內(nèi)進行數(shù)據(jù)變更，同時向有關(guān)科室下發(fā)供應(yīng)商管理內(nèi)容變更通知書。四、供應(yīng)商的刪除，由備件處相關(guān)科室提由刪除理由。備件供應(yīng)商的刪除由備件處購銷管理委員會批準(zhǔn)后，備件供應(yīng)商管理員填寫備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)刪除維護申請表（附表8）,報備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護員在ERP系統(tǒng)內(nèi)進行刪除；第二十二條xx集團內(nèi)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護工作程序：一、XX集團內(nèi)新增備件供應(yīng)商，由設(shè)備部備件處供應(yīng)商管理員按計財部要求填寫備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)創(chuàng)建維護申請表（附表6）,以電子郵件的形式發(fā)給計財部供應(yīng)商數(shù)據(jù)維護員。二、設(shè)備部備件處供應(yīng)商管理員接到計財部維護完成的通知后，向有關(guān)科室下發(fā)準(zhǔn)入通知。第六章采購信息記錄維護第二十三條備件價格信息記錄是對在一定時期內(nèi)、能夠固定價格的備件項目，在ERP系統(tǒng)中維護其階段性的價格。第二十四條備件價格信息記錄的維護管理一、每年初對審批通過后的