第七章會議評估與會后落實

1、 第七章第七章 會議評估與會后落實工作會議評估與會后落實工作 從會議管理角度看從會議管理角度看, , 會議結束應以會后會務工作會議結束應以會后會務工作的結束為標志。會議議程結束后的結束為標志。會議議程結束后, , 會務工作由會間服會務工作由會間服務階段進入了會后落實階段。本章即介紹會后會務工務階段進入了會后落實階段。本章即介紹會后會務工作的主要內容作的主要內容, , 包括會場善后工作、會議文件的清退包括會場善后工作、會議文件的清退與立卷歸檔、會議經費結算、會議評估、會議總結等與立卷歸檔、會議經費結算、會議評估、會議總結等相關內容。相關內容。 會場善后工作會場善后工作 會議文件的清退與立卷歸檔會

2、議文件的清退與立卷歸檔 會議經費結算會議經費結算 會議評估 會議總結會議總結第一節(jié)第一節(jié) 會場善后工作會場善后工作一、會場善后工作的意義二、清理會場 （1 1）撤去會場外指引標志和告示牌）撤去會場外指引標志和告示牌 （2 2）清理會場內其他用品）清理會場內其他用品 （3 3）收回所有應當收回的會議資料）收回所有應當收回的會議資料 （4 4）歸還所借物品）歸還所借物品 （5 5）歸還會場鑰匙或結算租借會場費用）歸還會場鑰匙或結算租借會場費用第二節(jié)第二節(jié) 會議文件的清退與立卷歸檔會議文件的清退與立卷歸檔一、會議文件清退工作一、會議文件清退工作二、會議文件的立卷歸檔二、會議文件的立卷歸檔一、會議文件

3、清退工作一、會議文件清退工作（一）會議文件清退的含義 文件清退是指將辦畢的文件經過清理，退還給發(fā)文機關或指定部門的一系列工作。（二）會議文件清退的范圍與時機 （1）根據會議文件清單清退。 （2）小型內部會議，可在宣布會議結束時提出退回會議文件的要求，也可在會場門口收集。 （3）大中型會議應事先制訂文件清退目錄發(fā)放到與會人員手中，可先按小組收集，再交大會會務組。 （4）工作人員手中的文件，可采取按清退目錄和工作組限時繳交的辦法。 （5）機密文件清退應在會議結束前收回。發(fā)放機密文件時，應當在文件上標明“會后收回”的字樣。返 回返 回返 回二、會議文件的立卷歸檔二、會議文件的立卷歸檔（一）收集歸納會

4、議文件（二）會議文件立卷歸檔（一）收集歸納會議文件 需要收集的會議文件有以下種類： （1）關于召開會議的請示與上級批示。 （2）提交會議審議批準的文件。比如發(fā)展規(guī)劃、報告、預算方案、行政法規(guī)、決議草案、章程修改案等。 （3）召開會議使用的文件，比如開幕詞、閉幕詞、領導講話稿、大會發(fā)言材料等。 （4）會議參考性文件。比如調查報告、統(tǒng)計報表、研究報告等。 （5）會議管理性文件。比如會議通知、日程安排、議程安排、會議須知、與會人員名單、保密規(guī)定、票證、簽到簿等。 （6）會議宣傳文件。比如會議紀要、新聞報道、廣告等。 （7）會議記錄與交流性文件。比如會議記錄、會議簡報。 （8）會議照片、錄音、錄像等記

5、錄性文件。（二）會議文件立卷歸檔 1 1 立卷歸檔的含義與意義立卷歸檔的含義與意義 立卷立卷，是按照一定原則和方法，將已處理完畢的、有保存價值的零散文件進行系統(tǒng)整理并組成案卷的一項專項業(yè)務工作。 歸檔歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價值的文件，經系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。 立卷歸檔，立卷歸檔，就是按文件的各類特征，將已經處理完畢的、有保存價值的零散文件進行系統(tǒng)整理并組成案卷，交檔案室保存的工作過程。會議文件立卷歸檔的意義：會議文件立卷歸檔的意義： 第一，保持會議文件之間的歷史聯系，便于今后查找和利用。 第二，保持會議的真實面貌，反映會議的客觀進程。 第三，保護會議文件的完整與安全

6、，便于保存和保管。 保證了會議秘書工作的專業(yè)性和連續(xù)性，為進一步規(guī)范會議文書檔案工作奠定基礎。 2 2. . 立卷方法立卷方法 會議文件基本上按文件的作者特征立卷。大型會議的文件可一會數卷，一般會議的文件可一會一卷，同一內容的幾個會議文件也可合立一卷。 3 3. . 立卷的工作程序立卷的工作程序 （1）收集資料 （2）鑒別整理 （3）分類歸卷 （4）組卷 （5）卷內文件編目 （6）填寫卷內文件備考表 （7）擬定案卷標題 （8）填寫案卷封面 （9）案卷排列 （10）案卷目錄第三節(jié)第三節(jié) 會議經費結算會議經費結算一、會議經費的來源二、收取會務費的方法三、會議支出項目四、會議經費結算一、會議經費的來

7、源一、會議經費的來源 （1）主辦單位行政資助。 （2）會員繳納的會費。 （3）會議收取會務費、培訓費、資料費等費用。 （4）企業(yè)贊助。 （5）其他收入。返 回二、收取會務費的方法二、收取會務費的方法 （1）應事先在會議通知中明確收費項目、收費標準和繳交方式，以便與會者赴會前做好準備。 （2）會務工作人員要事先準備好收款票據。返 回三、會議支出項目三、會議支出項目 （1）租用會議場地費。 （2）住宿費。 （3）餐飲費。 （4）交通費。 （5）宣傳資料費。 （6）攝影及制作費。 （7）禮品費。 （8）聘請專家勞務費。 （9）會議雜用。返 回四、會議經費結算四、會議經費結算會議經費結算三條原則：會議

8、經費結算三條原則： 一是經費結算按預算時列出的具體項目、數量、規(guī)格、單價以及審批手續(xù)執(zhí)行； 二是經費結算須按項目、責任人簽名和國家有關財務制度執(zhí)行； 三是對變動預算支出內容和標準的項目，要憑會議主要負責人審批過的預算調整報告結算。第四節(jié)第四節(jié) 會議評估會議評估一、會議評估的含義一、會議評估的含義 會議評估是指根據一定的目的和標準，遵循一定的原則，運用科學的方法，對會議各項要素及其社會效益以及經濟效益等進行質和量的綜合評價的一種活動。返 回二、會議評估的意義二、會議評估的意義 （1）可以全面評價會議籌備方案的執(zhí)行情況。 （2）通過運用科學的評估標準和評估方法，對會議的整體成效、宣傳效果、公關接待

9、、社會效益、經濟效益等各個方面進行全面評估和總結。 （3）為完成會議的總結報告準備材料。返 回三、會議評估的特點三、會議評估的特點（一）目的性（一）目的性（二）專業(yè)性（二）專業(yè)性（三）系統(tǒng)性（三）系統(tǒng)性（四）科學性（四）科學性返 回四、會議評估的原則四、會議評估的原則（一）客觀性原則（一）客觀性原則（二）動態(tài)性原則（二）動態(tài)性原則（三）同一性原則（三）同一性原則（四）定量與定性相結合的原則（四）定量與定性相結合的原則返 回五、會議評估的內容五、會議評估的內容（一）會前評估內容（一）會前評估內容（二）會中評估內容（二）會中評估內容（三）會后評估內容（三）會后評估內容（一）會前評估內容（一）會前評

10、估內容 （1）會議目標是否明確； （2）會議議題的數量是否得當； （3）會議議程安排是否合理、完備； （4）每一項議題的時間分配是否準確、合理； （5）與會者人選、與會者人數是否得當； （6）會議時間、地點是否選擇得當； （7）會場指引標志是否明確； （8）開會通知的時間是否得當； （9）開會通知的內容是否周詳； （10）會議場地選擇是否得當； （11）會議設備是否完備； （12）與會者是否做了充分準備； （13）與會者的會前情緒如何； （14）會議的住宿、餐飲是否安排妥當。（二）會中評估內容（二）會中評估內容 （1）會議接待工作如何； （2）會議是否準時開始； （3）會議人員是否準時到會；

11、（4）是否安排會議秘書做記錄； （5）會場是否存在外界干擾； （6）會場內聽講情緒如何，是否有玩手機、交頭接耳現象； （7）主持人是否緊扣議題主持會議； （8）會議是否由少數人壟斷； （9）與會者發(fā)言及討論是否緊扣議題； （10）與會者是否能表明真正的感受或意見。 （11）與會者之間是否有爭論不休的現象； （12）與會者是否與會議主席有爭論； （13）視聽設備是否正常； （14）會議議程是否按預定時間完成； （15）會場氣氛是否熱烈； （16）會議決議是否正確； （17）主持人是否總結會議的成果； （18）會議的歡迎宴會、歡送宴會是否安排得當； （19）參觀、訪問、游覽活動安排是否合適，安全性

12、如何； （20）其他因素。（三）會后評估內容（三）會后評估內容（1）會議記錄是否記錄完整并請有關負責人過目、簽署（2）是否需要印發(fā)會議紀要；（3）會議決議是否落實；（4）是否對與會者的滿意程度進行調查；（5）是否完成會議經費結算工作；（6）是否做好會議文件的清退與立卷歸檔工作；（7）是否做好會議的善后工作；（8）是否對會議的成敗進行總結；（9）其他因素。返 回六、六、會議評估的常用方法會議評估的常用方法（一）定量和定性評估（一）定量和定性評估 定量評估定量評估是采用量化方法將各種數字進行運算和統(tǒng)計分析的評估類型。 定性評估定性評估是對會議項目的過程和結果進行性質描述、分析和評價的評估類型。（二

13、）調查問卷（二）調查問卷 1 1. . 開放型問卷開放型問卷 優(yōu)勢是：優(yōu)勢是：可以收集到范圍比較廣泛的資料，可以比較深入地發(fā)現和探究一些特殊問題，探詢到特殊群體的意見和觀點。 劣勢是：劣勢是：收集到的資料很難量化，難以進行統(tǒng)計分析，需要對各種答案作進一步歸納整理，因此，要求評估者有較強的資料分析能力。 2 2. . 封閉型問卷封閉型問卷 （1 1）二項選擇法）二項選擇法 比如：“你認為這次會議時間安排是否合理？”回答限定項為“是”或者“否”。 （2 2）三項選擇法）三項選擇法 比如：“你認為會議內容符合會議預期目標嗎？”回答選項為“A 是；B 不是；C 尚未確定”。 （3 3）多項選擇法）多項

14、選擇法 比如：“你對會議的總體效果的評價是”，回答選項為“A 非常滿意；B 滿意；C 不滿意；D 很不滿意；E 無所謂”。 （4 4）排序選擇法）排序選擇法 比如：“你對下列會務工作部門服務質量的評價順序是（按1、2序號填在括號內）”，回答選項為“A 組織組（）；B 秘書組（）；C 宣傳組（）；D 后勤組（）；E 保衛(wèi)組（）”。 （5 5）意見程度選擇法）意見程度選擇法 比如：“你對會議議題的重視程度如何？”回答選項為“A 毫不重視（）；B 不太重視（）；C 一般留意（）；D 比較重視（）；E 非常重視（）”。 封閉型問卷的優(yōu)勢封閉型問卷的優(yōu)勢: : 被調查者回答的問題標準化程度高，其資料有利

15、于統(tǒng)計，對不同的研究對象可做出對比分析；由于有目的地列出了備選答案，為被調查者提供了思考依據，容易回答。 封閉型問卷的劣勢封閉型問卷的劣勢: : 由于對問題的答案進行了限定，沒給回答者留有發(fā)揮其創(chuàng)造性或自我表達的機會，難于深入地發(fā)現和探究一些特殊問題和探詢到特殊群體的意見和觀點。（三）訪談（三）訪談（四）召開總結會（四）召開總結會返 回七、會議評估表的設計七、會議評估表的設計 評估表格有兩種：評估表格有兩種： 一種是會議整體評估表； 一種是會議服務者個人或單項工作環(huán)節(jié)的評估表。 會議整體評估表主要有會議情況反饋表（見表71）、 會議效果分析表（見表72）、 會議管理評估表（見表73）、 會議服

16、務質量抽樣評估表（見表75）， 會議服務者個人或單項工作環(huán)節(jié)的評估表主要有主持人的行為表現評估表（見表74）第五節(jié)第五節(jié) 會議總結會議總結一、會議總結的意義一、會議總結的意義 會議工作總結是對會議召開的目的、會議的策劃與籌備、會議的組織與宣傳、經費籌措與使用、會議餐飲與住宿服務、主持人的表現、會務工作等作的全面系統(tǒng)的總結。返 回二、會議總結的內容與寫法二、會議總結的內容與寫法 內容主要包括：內容主要包括：（1）會議簡介。（2）會議的召開是否必要，目的是否明確，所提出的各項議案是否解決。（3）會議的策劃與籌備是否科學合理。（4）會議組織工作和會務工作是否完善，有無明顯疏漏或失誤，與會者對會務工作

17、的滿意程度如何。（5）會議人數是否控制嚴格，有無超出預期規(guī)模。（6）會議的時間安排和地點選擇是否符合會議實際要求（7）會議的組織與宣傳工作是否到位。（8）會務工作機構設置是否符合會議需要，會務工作人員的分工和責任是否明確。（9）會議經費的使用是否合理，使用情況如何。（10）會議餐飲與住宿服務是否讓與會者滿意。（11）會議決議是否得到有效貫徹實施。（12）經驗總結。即本次會議的成功之處以及可以推廣或供他人借鑒的地方。（13）問題分析?！舅伎寂c練習】【思考與練習】 一、會后會務工作有哪些內容，其工作程序怎樣安排？一、會后會務工作有哪些內容，其工作程序怎樣安排？ 二、會場善后工作比較瑣碎，你能否先列出清單，按事二、會場善后工作比較瑣碎，你能否先列出清單，按事項間的聯系分別去完成？這樣做工作效率是否更高一些項間的聯系分別去完成？這樣做工作效率是否更高一些? ? 三、會后文書怎樣立卷歸檔，你把這項工作安排在什么三、會后文書怎樣立卷歸檔，你把這項工作安排在什么