第七章會(huì)議評(píng)估與會(huì)后落實(shí)

1、 第七章第七章 會(huì)議評(píng)估與會(huì)后落實(shí)工作會(huì)議評(píng)估與會(huì)后落實(shí)工作 從會(huì)議管理角度看從會(huì)議管理角度看, , 會(huì)議結(jié)束應(yīng)以會(huì)后會(huì)務(wù)工作會(huì)議結(jié)束應(yīng)以會(huì)后會(huì)務(wù)工作的結(jié)束為標(biāo)志。會(huì)議議程結(jié)束后的結(jié)束為標(biāo)志。會(huì)議議程結(jié)束后, , 會(huì)務(wù)工作由會(huì)間服會(huì)務(wù)工作由會(huì)間服務(wù)階段進(jìn)入了會(huì)后落實(shí)階段。本章即介紹會(huì)后會(huì)務(wù)工務(wù)階段進(jìn)入了會(huì)后落實(shí)階段。本章即介紹會(huì)后會(huì)務(wù)工作的主要內(nèi)容作的主要內(nèi)容, , 包括會(huì)場善后工作、會(huì)議文件的清退包括會(huì)場善后工作、會(huì)議文件的清退與立卷歸檔、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算、會(huì)議評(píng)估、會(huì)議總結(jié)等與立卷歸檔、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算、會(huì)議評(píng)估、會(huì)議總結(jié)等相關(guān)內(nèi)容。相關(guān)內(nèi)容。 會(huì)場善后工作會(huì)場善后工作 會(huì)議文件的清退與立卷歸檔會(huì)

2、議文件的清退與立卷歸檔 會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算 會(huì)議評(píng)估 會(huì)議總結(jié)會(huì)議總結(jié)第一節(jié)第一節(jié) 會(huì)場善后工作會(huì)場善后工作一、會(huì)場善后工作的意義二、清理會(huì)場 （1 1）撤去會(huì)場外指引標(biāo)志和告示牌）撤去會(huì)場外指引標(biāo)志和告示牌 （2 2）清理會(huì)場內(nèi)其他用品）清理會(huì)場內(nèi)其他用品 （3 3）收回所有應(yīng)當(dāng)收回的會(huì)議資料）收回所有應(yīng)當(dāng)收回的會(huì)議資料 （4 4）歸還所借物品）歸還所借物品 （5 5）歸還會(huì)場鑰匙或結(jié)算租借會(huì)場費(fèi)用）歸還會(huì)場鑰匙或結(jié)算租借會(huì)場費(fèi)用第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)議文件的清退與立卷歸檔會(huì)議文件的清退與立卷歸檔一、會(huì)議文件清退工作一、會(huì)議文件清退工作二、會(huì)議文件的立卷歸檔二、會(huì)議文件的立卷歸檔一、會(huì)議文件

3、清退工作一、會(huì)議文件清退工作（一）會(huì)議文件清退的含義 文件清退是指將辦畢的文件經(jīng)過清理，退還給發(fā)文機(jī)關(guān)或指定部門的一系列工作。（二）會(huì)議文件清退的范圍與時(shí)機(jī) （1）根據(jù)會(huì)議文件清單清退。 （2）小型內(nèi)部會(huì)議，可在宣布會(huì)議結(jié)束時(shí)提出退回會(huì)議文件的要求，也可在會(huì)場門口收集。 （3）大中型會(huì)議應(yīng)事先制訂文件清退目錄發(fā)放到與會(huì)人員手中，可先按小組收集，再交大會(huì)會(huì)務(wù)組。 （4）工作人員手中的文件，可采取按清退目錄和工作組限時(shí)繳交的辦法。 （5）機(jī)密文件清退應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前收回。發(fā)放機(jī)密文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)在文件上標(biāo)明“會(huì)后收回”的字樣。返 回返 回返 回二、會(huì)議文件的立卷歸檔二、會(huì)議文件的立卷歸檔（一）收集歸納會(huì)

4、議文件（二）會(huì)議文件立卷歸檔（一）收集歸納會(huì)議文件 需要收集的會(huì)議文件有以下種類： （1）關(guān)于召開會(huì)議的請示與上級(jí)批示。 （2）提交會(huì)議審議批準(zhǔn)的文件。比如發(fā)展規(guī)劃、報(bào)告、預(yù)算方案、行政法規(guī)、決議草案、章程修改案等。 （3）召開會(huì)議使用的文件，比如開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、大會(huì)發(fā)言材料等。 （4）會(huì)議參考性文件。比如調(diào)查報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、研究報(bào)告等。 （5）會(huì)議管理性文件。比如會(huì)議通知、日程安排、議程安排、會(huì)議須知、與會(huì)人員名單、保密規(guī)定、票證、簽到簿等。 （6）會(huì)議宣傳文件。比如會(huì)議紀(jì)要、新聞報(bào)道、廣告等。 （7）會(huì)議記錄與交流性文件。比如會(huì)議記錄、會(huì)議簡報(bào)。 （8）會(huì)議照片、錄音、錄像等記

5、錄性文件。（二）會(huì)議文件立卷歸檔 1 1 立卷歸檔的含義與意義立卷歸檔的含義與意義 立卷立卷，是按照一定原則和方法，將已處理完畢的、有保存價(jià)值的零散文件進(jìn)行系統(tǒng)整理并組成案卷的一項(xiàng)專項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。 歸檔歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價(jià)值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。 立卷歸檔，立卷歸檔，就是按文件的各類特征，將已經(jīng)處理完畢的、有保存價(jià)值的零散文件進(jìn)行系統(tǒng)整理并組成案卷，交檔案室保存的工作過程。會(huì)議文件立卷歸檔的意義：會(huì)議文件立卷歸檔的意義： 第一，保持會(huì)議文件之間的歷史聯(lián)系，便于今后查找和利用。 第二，保持會(huì)議的真實(shí)面貌，反映會(huì)議的客觀進(jìn)程。 第三，保護(hù)會(huì)議文件的完整與安全

6、，便于保存和保管。 保證了會(huì)議秘書工作的專業(yè)性和連續(xù)性，為進(jìn)一步規(guī)范會(huì)議文書檔案工作奠定基礎(chǔ)。 2 2. . 立卷方法立卷方法 會(huì)議文件基本上按文件的作者特征立卷。大型會(huì)議的文件可一會(huì)數(shù)卷，一般會(huì)議的文件可一會(huì)一卷，同一內(nèi)容的幾個(gè)會(huì)議文件也可合立一卷。 3 3. . 立卷的工作程序立卷的工作程序 （1）收集資料 （2）鑒別整理 （3）分類歸卷 （4）組卷 （5）卷內(nèi)文件編目 （6）填寫卷內(nèi)文件備考表 （7）擬定案卷標(biāo)題 （8）填寫案卷封面 （9）案卷排列 （10）案卷目錄第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算一、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的來源二、收取會(huì)務(wù)費(fèi)的方法三、會(huì)議支出項(xiàng)目四、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算一、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的來

7、源一、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的來源 （1）主辦單位行政資助。 （2）會(huì)員繳納的會(huì)費(fèi)。 （3）會(huì)議收取會(huì)務(wù)費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)等費(fèi)用。 （4）企業(yè)贊助。 （5）其他收入。返 回二、收取會(huì)務(wù)費(fèi)的方法二、收取會(huì)務(wù)費(fèi)的方法 （1）應(yīng)事先在會(huì)議通知中明確收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和繳交方式，以便與會(huì)者赴會(huì)前做好準(zhǔn)備。 （2）會(huì)務(wù)工作人員要事先準(zhǔn)備好收款票據(jù)。返 回三、會(huì)議支出項(xiàng)目三、會(huì)議支出項(xiàng)目 （1）租用會(huì)議場地費(fèi)。 （2）住宿費(fèi)。 （3）餐飲費(fèi)。 （4）交通費(fèi)。 （5）宣傳資料費(fèi)。 （6）攝影及制作費(fèi)。 （7）禮品費(fèi)。 （8）聘請專家勞務(wù)費(fèi)。 （9）會(huì)議雜用。返 回四、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算四、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算三條原則：會(huì)議

8、經(jīng)費(fèi)結(jié)算三條原則： 一是經(jīng)費(fèi)結(jié)算按預(yù)算時(shí)列出的具體項(xiàng)目、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)以及審批手續(xù)執(zhí)行； 二是經(jīng)費(fèi)結(jié)算須按項(xiàng)目、責(zé)任人簽名和國家有關(guān)財(cái)務(wù)制度執(zhí)行； 三是對變動(dòng)預(yù)算支出內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目，要憑會(huì)議主要負(fù)責(zé)人審批過的預(yù)算調(diào)整報(bào)告結(jié)算。第四節(jié)第四節(jié) 會(huì)議評(píng)估會(huì)議評(píng)估一、會(huì)議評(píng)估的含義一、會(huì)議評(píng)估的含義 會(huì)議評(píng)估是指根據(jù)一定的目的和標(biāo)準(zhǔn)，遵循一定的原則，運(yùn)用科學(xué)的方法，對會(huì)議各項(xiàng)要素及其社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益等進(jìn)行質(zhì)和量的綜合評(píng)價(jià)的一種活動(dòng)。返 回二、會(huì)議評(píng)估的意義二、會(huì)議評(píng)估的意義 （1）可以全面評(píng)價(jià)會(huì)議籌備方案的執(zhí)行情況。 （2）通過運(yùn)用科學(xué)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估方法，對會(huì)議的整體成效、宣傳效果、公關(guān)接待

9、、社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益等各個(gè)方面進(jìn)行全面評(píng)估和總結(jié)。 （3）為完成會(huì)議的總結(jié)報(bào)告準(zhǔn)備材料。返 回三、會(huì)議評(píng)估的特點(diǎn)三、會(huì)議評(píng)估的特點(diǎn)（一）目的性（一）目的性（二）專業(yè)性（二）專業(yè)性（三）系統(tǒng)性（三）系統(tǒng)性（四）科學(xué)性（四）科學(xué)性返 回四、會(huì)議評(píng)估的原則四、會(huì)議評(píng)估的原則（一）客觀性原則（一）客觀性原則（二）動(dòng)態(tài)性原則（二）動(dòng)態(tài)性原則（三）同一性原則（三）同一性原則（四）定量與定性相結(jié)合的原則（四）定量與定性相結(jié)合的原則返 回五、會(huì)議評(píng)估的內(nèi)容五、會(huì)議評(píng)估的內(nèi)容（一）會(huì)前評(píng)估內(nèi)容（一）會(huì)前評(píng)估內(nèi)容（二）會(huì)中評(píng)估內(nèi)容（二）會(huì)中評(píng)估內(nèi)容（三）會(huì)后評(píng)估內(nèi)容（三）會(huì)后評(píng)估內(nèi)容（一）會(huì)前評(píng)估內(nèi)容（一）會(huì)前評(píng)

10、估內(nèi)容 （1）會(huì)議目標(biāo)是否明確； （2）會(huì)議議題的數(shù)量是否得當(dāng)； （3）會(huì)議議程安排是否合理、完備； （4）每一項(xiàng)議題的時(shí)間分配是否準(zhǔn)確、合理； （5）與會(huì)者人選、與會(huì)者人數(shù)是否得當(dāng)； （6）會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)是否選擇得當(dāng)； （7）會(huì)場指引標(biāo)志是否明確； （8）開會(huì)通知的時(shí)間是否得當(dāng)； （9）開會(huì)通知的內(nèi)容是否周詳； （10）會(huì)議場地選擇是否得當(dāng)； （11）會(huì)議設(shè)備是否完備； （12）與會(huì)者是否做了充分準(zhǔn)備； （13）與會(huì)者的會(huì)前情緒如何； （14）會(huì)議的住宿、餐飲是否安排妥當(dāng)。（二）會(huì)中評(píng)估內(nèi)容（二）會(huì)中評(píng)估內(nèi)容 （1）會(huì)議接待工作如何； （2）會(huì)議是否準(zhǔn)時(shí)開始； （3）會(huì)議人員是否準(zhǔn)時(shí)到會(huì)；

11、（4）是否安排會(huì)議秘書做記錄； （5）會(huì)場是否存在外界干擾； （6）會(huì)場內(nèi)聽講情緒如何，是否有玩手機(jī)、交頭接耳現(xiàn)象； （7）主持人是否緊扣議題主持會(huì)議； （8）會(huì)議是否由少數(shù)人壟斷； （9）與會(huì)者發(fā)言及討論是否緊扣議題； （10）與會(huì)者是否能表明真正的感受或意見。 （11）與會(huì)者之間是否有爭論不休的現(xiàn)象； （12）與會(huì)者是否與會(huì)議主席有爭論； （13）視聽設(shè)備是否正常； （14）會(huì)議議程是否按預(yù)定時(shí)間完成； （15）會(huì)場氣氛是否熱烈； （16）會(huì)議決議是否正確； （17）主持人是否總結(jié)會(huì)議的成果； （18）會(huì)議的歡迎宴會(huì)、歡送宴會(huì)是否安排得當(dāng)； （19）參觀、訪問、游覽活動(dòng)安排是否合適，安全性

12、如何； （20）其他因素。（三）會(huì)后評(píng)估內(nèi)容（三）會(huì)后評(píng)估內(nèi)容（1）會(huì)議記錄是否記錄完整并請有關(guān)負(fù)責(zé)人過目、簽署（2）是否需要印發(fā)會(huì)議紀(jì)要；（3）會(huì)議決議是否落實(shí)；（4）是否對與會(huì)者的滿意程度進(jìn)行調(diào)查；（5）是否完成會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作；（6）是否做好會(huì)議文件的清退與立卷歸檔工作；（7）是否做好會(huì)議的善后工作；（8）是否對會(huì)議的成敗進(jìn)行總結(jié)；（9）其他因素。返 回六、六、會(huì)議評(píng)估的常用方法會(huì)議評(píng)估的常用方法（一）定量和定性評(píng)估（一）定量和定性評(píng)估 定量評(píng)估定量評(píng)估是采用量化方法將各種數(shù)字進(jìn)行運(yùn)算和統(tǒng)計(jì)分析的評(píng)估類型。 定性評(píng)估定性評(píng)估是對會(huì)議項(xiàng)目的過程和結(jié)果進(jìn)行性質(zhì)描述、分析和評(píng)價(jià)的評(píng)估類型。（二

13、）調(diào)查問卷（二）調(diào)查問卷 1 1. . 開放型問卷開放型問卷 優(yōu)勢是：優(yōu)勢是：可以收集到范圍比較廣泛的資料，可以比較深入地發(fā)現(xiàn)和探究一些特殊問題，探詢到特殊群體的意見和觀點(diǎn)。 劣勢是：劣勢是：收集到的資料很難量化，難以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，需要對各種答案作進(jìn)一步歸納整理，因此，要求評(píng)估者有較強(qiáng)的資料分析能力。 2 2. . 封閉型問卷封閉型問卷 （1 1）二項(xiàng)選擇法）二項(xiàng)選擇法 比如：“你認(rèn)為這次會(huì)議時(shí)間安排是否合理？”回答限定項(xiàng)為“是”或者“否”。 （2 2）三項(xiàng)選擇法）三項(xiàng)選擇法 比如：“你認(rèn)為會(huì)議內(nèi)容符合會(huì)議預(yù)期目標(biāo)嗎？”回答選項(xiàng)為“A 是；B 不是；C 尚未確定”。 （3 3）多項(xiàng)選擇法）多項(xiàng)

14、選擇法 比如：“你對會(huì)議的總體效果的評(píng)價(jià)是”，回答選項(xiàng)為“A 非常滿意；B 滿意；C 不滿意；D 很不滿意；E 無所謂”。 （4 4）排序選擇法）排序選擇法 比如：“你對下列會(huì)務(wù)工作部門服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)順序是（按1、2序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)）”，回答選項(xiàng)為“A 組織組（）；B 秘書組（）；C 宣傳組（）；D 后勤組（）；E 保衛(wèi)組（）”。 （5 5）意見程度選擇法）意見程度選擇法 比如：“你對會(huì)議議題的重視程度如何？”回答選項(xiàng)為“A 毫不重視（）；B 不太重視（）；C 一般留意（）；D 比較重視（）；E 非常重視（）”。 封閉型問卷的優(yōu)勢封閉型問卷的優(yōu)勢: : 被調(diào)查者回答的問題標(biāo)準(zhǔn)化程度高，其資料有利

15、于統(tǒng)計(jì)，對不同的研究對象可做出對比分析；由于有目的地列出了備選答案，為被調(diào)查者提供了思考依據(jù)，容易回答。 封閉型問卷的劣勢封閉型問卷的劣勢: : 由于對問題的答案進(jìn)行了限定，沒給回答者留有發(fā)揮其創(chuàng)造性或自我表達(dá)的機(jī)會(huì)，難于深入地發(fā)現(xiàn)和探究一些特殊問題和探詢到特殊群體的意見和觀點(diǎn)。（三）訪談（三）訪談（四）召開總結(jié)會(huì)（四）召開總結(jié)會(huì)返 回七、會(huì)議評(píng)估表的設(shè)計(jì)七、會(huì)議評(píng)估表的設(shè)計(jì) 評(píng)估表格有兩種：評(píng)估表格有兩種： 一種是會(huì)議整體評(píng)估表； 一種是會(huì)議服務(wù)者個(gè)人或單項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的評(píng)估表。 會(huì)議整體評(píng)估表主要有會(huì)議情況反饋表（見表71）、 會(huì)議效果分析表（見表72）、 會(huì)議管理評(píng)估表（見表73）、 會(huì)議服

16、務(wù)質(zhì)量抽樣評(píng)估表（見表75）， 會(huì)議服務(wù)者個(gè)人或單項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的評(píng)估表主要有主持人的行為表現(xiàn)評(píng)估表（見表74）第五節(jié)第五節(jié) 會(huì)議總結(jié)會(huì)議總結(jié)一、會(huì)議總結(jié)的意義一、會(huì)議總結(jié)的意義 會(huì)議工作總結(jié)是對會(huì)議召開的目的、會(huì)議的策劃與籌備、會(huì)議的組織與宣傳、經(jīng)費(fèi)籌措與使用、會(huì)議餐飲與住宿服務(wù)、主持人的表現(xiàn)、會(huì)務(wù)工作等作的全面系統(tǒng)的總結(jié)。返 回二、會(huì)議總結(jié)的內(nèi)容與寫法二、會(huì)議總結(jié)的內(nèi)容與寫法 內(nèi)容主要包括：內(nèi)容主要包括：（1）會(huì)議簡介。（2）會(huì)議的召開是否必要，目的是否明確，所提出的各項(xiàng)議案是否解決。（3）會(huì)議的策劃與籌備是否科學(xué)合理。（4）會(huì)議組織工作和會(huì)務(wù)工作是否完善，有無明顯疏漏或失誤，與會(huì)者對會(huì)務(wù)工作

17、的滿意程度如何。（5）會(huì)議人數(shù)是否控制嚴(yán)格，有無超出預(yù)期規(guī)模。（6）會(huì)議的時(shí)間安排和地點(diǎn)選擇是否符合會(huì)議實(shí)際要求（7）會(huì)議的組織與宣傳工作是否到位。（8）會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)設(shè)置是否符合會(huì)議需要，會(huì)務(wù)工作人員的分工和責(zé)任是否明確。（9）會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用是否合理，使用情況如何。（10）會(huì)議餐飲與住宿服務(wù)是否讓與會(huì)者滿意。（11）會(huì)議決議是否得到有效貫徹實(shí)施。（12）經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。即本次會(huì)議的成功之處以及可以推廣或供他人借鑒的地方。（13）問題分析?！舅伎寂c練習(xí)】【思考與練習(xí)】 一、會(huì)后會(huì)務(wù)工作有哪些內(nèi)容，其工作程序怎樣安排？一、會(huì)后會(huì)務(wù)工作有哪些內(nèi)容，其工作程序怎樣安排？ 二、會(huì)場善后工作比較瑣碎，你能否先列出清單，按事二、會(huì)場善后工作比較瑣碎，你能否先列出清單，按事項(xiàng)間的聯(lián)系分別去完成？這樣做工作效率是否更高一些項(xiàng)間的聯(lián)系分別去完成？這樣做工作效率是否更高一些? ? 三、會(huì)后文書怎樣立卷歸檔，你把這項(xiàng)工作安排在什么三、會(huì)后文書怎樣立卷歸檔，你把這項(xiàng)工作安排在什么