Topic6ProjectManagement第六講項目管理

1、Topic 6 : Project Management第第六六講：講： 項目管理項目管理More Than Just MS project不只是微軟項目不只是微軟項目Paul GandelSyracuse UniversitySingapore Management UniversityGoals 目標(biāo)目標(biāo)2 Provide an overview of Project Management Become familiar with key project deliverables Practice developing a project schedule Practice develop

2、ing a risk analysis and plan 概述項目管理概述項目管理 熟悉主要的項目交付物熟悉主要的項目交付物 練習(xí)制訂項目練習(xí)制訂項目進度表進度表 練習(xí)制訂風(fēng)險分析及計劃練習(xí)制訂風(fēng)險分析及計劃Reference Material參考資料參考資料 Project Management I qBackground on organization PMBOK Excellent resource Project Management Body of Knowledge3 專案管理學(xué)會專案管理學(xué)會 q組織背景組織背景qPM

3、BOK 優(yōu)質(zhì)資源優(yōu)質(zhì)資源項目管理知識體系項目管理知識體系指南指南Project Definition項目的定義項目的定義 Defined beginning and end One time effort Produces an identifiable, measurable, unique product, service, result Project team works together for length of project4 設(shè)定設(shè)定起始及終結(jié)起始及終結(jié) 一次性的工作一次性的工作 產(chǎn)出一項可識別、可量產(chǎn)出一項可識別、可量度、獨一無二的產(chǎn)品、度、獨一無二的產(chǎn)品、服務(wù)或結(jié)果服務(wù)或

4、結(jié)果 項目進行階段，全組并項目進行階段，全組并堅作戰(zhàn)堅作戰(zhàn)。 。Project Triggers項目觸發(fā)因素項目觸發(fā)因素 Market driven needs市場需要 Organizational needs組織需要 Customer needs顧客需要 Technological advances科技進展 Legal requirements法律要求5Benefits of Project Management項目管理的好處 Improves ability to deliver project on-time, on-budget Provides a methodology to fo

5、llow Ensures common understanding of project needs & deliverables Improves productivity Ensures communication of project and product needs Improves quality Manages risk6 提升準(zhǔn)時而不失預(yù)算地提升準(zhǔn)時而不失預(yù)算地交付項目結(jié)果的能力交付項目結(jié)果的能力 提供一個可遵循的方法提供一個可遵循的方法 確保對項目的需求及交確保對項目的需求及交付物有所共識付物有所共識 提高生產(chǎn)力提高生產(chǎn)力 確保對項目及產(chǎn)品的需確保對項目及產(chǎn)品的需要有

6、足夠的溝通要有足夠的溝通 提升質(zhì)量提升質(zhì)量 管理風(fēng)險管理風(fēng)險Project Management 101 項目管理101Its All About Chunks! 一切皆為龐大工程 Big Chunks 大塊頭 Little Chunks 小塊頭7There has never been a task that could notbe done as long as it could be brokendown into small enough pieces!只要能化整為零、只要能化整為零、化繁為簡，工作便無難事了！化繁為簡，工作便無難事了！Project Management 101Eig

7、ht Key Questions 1.Why is this chunk necessary?2.What measurable performance do we want from this chunk?3.What skills and attitudes will the person doing this chunk need?4.Who is going to do this chunk?5.What tasks need to be done to complete this chunk?6.Where is this chunk going to be done?7.How l

8、ong will it take to do this chunk and when does it need to be finished?8.How much is this chunk going to cost?81. 1.為何必須進行此項目？為何必須進行此項目？2. 2.欲從這項目中取得何種可欲從這項目中取得何種可量度的成績？量度的成績？3. 3.參與該項目的人員需具備參與該項目的人員需具備何種技能和態(tài)度？何種技能和態(tài)度？4. 4.誰將參與該項目？誰將參與該項目？5. 5.要完成此項目有何工作必要完成此項目有何工作必需要做？需要做？6. 6.此項目在哪里進行？此項目在哪里進行？7.

9、7.完成項目需多久？何時必完成項目需多久？何時必需完成？需完成？8. 8.項目成本多少？項目成本多少？Who Works on a Project?誰做項目的工作？誰做項目的工作？9Project Manager Responsibilities項目經(jīng)理的責(zé)任項目經(jīng)理的責(zé)任 Ultimate responsibility for project results Identify and manage stakeholder expectations Select and motivate team members Manage project scope Manage the schedule

10、 and work efforts Report project progress Anticipate and manage risks Manage costs Follow standard project management methodology10 為項目結(jié)果負最后責(zé)任為項目結(jié)果負最后責(zé)任 確定及管理相關(guān)利益者的確定及管理相關(guān)利益者的期望期望 挑選及激發(fā)組員挑選及激發(fā)組員 管理項目范圍管理項目范圍 管理進度管理進度 報告項目進展報告項目進展 預(yù)測及管理風(fēng)險預(yù)測及管理風(fēng)險 管理成本管理成本 遵循標(biāo)準(zhǔn)項目管理的方法遵循標(biāo)準(zhǔn)項目管理的方法Other People Involved (S

11、takeholders)其他相關(guān)人員(相關(guān)利益者) Sponsor responsibilities Customer, end-user responsibilities External customer responsibilities Project Team responsibilities11 贊助人的責(zé)任贊助人的責(zé)任 顧客，最終享用者顧客，最終享用者的責(zé)任的責(zé)任 外部顧客的責(zé)任外部顧客的責(zé)任 項目小組的責(zé)任項目小組的責(zé)任Managing within Constraints 在限制下作管理12Quality質(zhì)量Cost成本Einstein discovers that time

12、is actually money愛因斯坦發(fā)時間實際上就是金錢愛因斯坦發(fā)時間實際上就是金錢Scope 范圍Time時間Project Management Knowledge Areas項目管理知識范圍 Quality質(zhì)量質(zhì)量 Scope范圍范圍 Communications溝通溝通 Time時間時間 Cost成本成本 Risk風(fēng)險風(fēng)險 Human Resources人力資源人力資源 Procurement采購采購13Key Project Deliverables主要項目交付物1. Project Charter項目章程項目章程2. Scope Statement范圍陳述范圍陳述3. Cha

13、nge Control轉(zhuǎn)變控制轉(zhuǎn)變控制4. Project Schedule項目進度表項目進度表5. Status Report狀況報告狀況報告6. Communication Plan 溝通計劃溝通計劃7. Risk Analysis & Plan 風(fēng)險分析及計劃風(fēng)險分析及計劃141 Project Charter項目章程項目章程Purpose:qFormally recognizes project qUsually the first document createdIdentifies:qProject purposeqProject importanceqProject Sp

14、onsorqProject ManagerAuthorizes Project Manager to use resources (money and people)Signed by executive empowered to commit money and people15目的目的q正式確認項目正式確認項目q通常為第一份制定的文件通常為第一份制定的文件需確定的因素需確定的因素: :q項目目的項目目的q項目重要性項目重要性q項目贊助人項目贊助人q項目經(jīng)理項目經(jīng)理授權(quán)項目經(jīng)理使用資源授權(quán)項目經(jīng)理使用資源( (資金資金及人力及人力) )獲授權(quán)獲授權(quán)使用財政及人力資源使用財政及人力資源的行政人

15、員簽署的行政人員簽署2 Scope Statement范圍陳述 Purpose:qIdentify and communicate project work to be done Identifies:qProject boundariesqRequirementsqImpact on other applicationsqAssumptions, Constraints, RisksqKey MilestonesqRoles and ResponsibilitiesqOverall Costs16 目的目的: :q確定項目工作并就此溝確定項目工作并就此溝通通 需確定的因素需確定的因素: :q

16、項目界限項目界限q需求需求q對其他方面的影響對其他方面的影響q假設(shè)、界限、風(fēng)險假設(shè)、界限、風(fēng)險q重要里程碑重要里程碑q角色及責(zé)任角色及責(zé)任q整體成本整體成本3 Change Control轉(zhuǎn)變之控制Purpose:qEnsure changes are managed and beneficial to projectIdentifies:qProcess for identifying and evaluating project changes qFactors that must be evaluated to determine effect of change on time, co

17、st, scope, qualityqStakeholders who must approve project changesqProcess for implementing approved changes17目的目的: :q確保轉(zhuǎn)變在控制之下并對確保轉(zhuǎn)變在控制之下并對項目帶來益處項目帶來益處需確定的因素需確定的因素: :q確立確立及評估項目轉(zhuǎn)變的及評估項目轉(zhuǎn)變的程程序序q決定時間、成本、范圍及決定時間、成本、范圍及質(zhì)量轉(zhuǎn)變帶來的質(zhì)量轉(zhuǎn)變帶來的效果之因效果之因素素q批核項目轉(zhuǎn)變的相關(guān)利益批核項目轉(zhuǎn)變的相關(guān)利益者者q實施已批核之轉(zhuǎn)變的程序?qū)嵤┮雅酥D(zhuǎn)變的程序4 Project Sched

18、ule項目時間表 Purpose:qIdentify, sequence, and control the activities and resources needed for project Identifies:qProject activities qOrder of activitiesqPeople assigned to activitiesqTime estimates for each activityqLabor costs18 目的目的: :q確定確定及順及順序序列出項列出項目所目所需的活動及資源需的活動及資源並加以並加以控控制制 需確定的因素需確定的因素: :q項目活動

19、項目活動q活動次序活動次序q分分派員工派員工參與參與活動活動q每項活動的時間估計每項活動的時間估計q勞工成本勞工成本5 Status Report狀況報告 Purpose:qProvide information about project and/or individual progress to project manager and/or stakeholders Identifies:qActivities completedqActivities startedqActivities planned for next periodqActivities late or overdue

20、qIssues or concerns19 目的目的: :q向項目經(jīng)理和向項目經(jīng)理和/ /或相關(guān)利益或相關(guān)利益者提供有關(guān)項目和者提供有關(guān)項目和/ /或個別或個別活動進程的信息活動進程的信息 需確定的因素需確定的因素: :q已完成的活動已完成的活動q已開始的活動已開始的活動q已計劃在下一階段進行的已計劃在下一階段進行的活動活動q延遲或過期的活動延遲或過期的活動q問題或關(guān)注問題或關(guān)注6 Communication Plan溝通計劃 目的目的: : q給予組員相關(guān)信息給予組員相關(guān)信息 需確定的因素需確定的因素: :q需要接收信息的團隊需要接收信息的團隊q每次溝通的目的每次溝通的目的q每組需要的訊息每

21、組需要的訊息q信息提供有多頻密信息提供有多頻密q溝通形式溝通形式20 Purpose: qLinks people with the information they need Identifies:qGroups who should receive informationqPurpose of each communicationqInformation needed by each groupqHow often information is providedqType of communication7 Risk Analysis & Plan風(fēng)險分析及計劃風(fēng)險分析及計劃 Pu

22、rpose:qTo identify risks, analyze their effect, and determine appropriate actions Identifies:qRisk eventsqProbability that risk will occurqImpact if risk occursqPreventative actionsqContingency plan21 目的目的: :q確定各種風(fēng)險，分析其效確定各種風(fēng)險，分析其效果，制定適當(dāng)?shù)拇胧┕贫ㄟm當(dāng)?shù)拇胧?需確定的因素需確定的因素: :q各種風(fēng)險事件各種風(fēng)險事件q風(fēng)險會發(fā)生的可能風(fēng)險會發(fā)生的可能性性q如風(fēng)

23、險發(fā)生會產(chǎn)生的效果如風(fēng)險發(fā)生會產(chǎn)生的效果q預(yù)防措施預(yù)防措施q應(yīng)變計劃應(yīng)變計劃Risk Analysis and Plan Review風(fēng)險分析及計劃檢討PurposeqIdentify risks (events that, if they occur, can have either a negative or a positive effect on the project).qContingency plans are developed for the known risks.qEnsures common understanding of the risks and their co

24、ntingency plans.TimingqDuring Planning Process GroupqTeam must understand project scope to create a meaningful analysis and plan.AudienceqSponsorqProject teamqKey Stakeholders22目的目的q確定各種風(fēng)險確定各種風(fēng)險( (該事件若發(fā)該事件若發(fā)生，可對項目產(chǎn)生負或正面生，可對項目產(chǎn)生負或正面效果效果) )q為已知風(fēng)險制定應(yīng)變計劃為已知風(fēng)險制定應(yīng)變計劃q確保對風(fēng)險及其應(yīng)變計劃有確保對風(fēng)險及其應(yīng)變計劃有所共識所共識時間時間q程序計

25、劃小組內(nèi)程序計劃小組內(nèi)q小組必需明白項目范圍，以小組必需明白項目范圍，以作出有意義的分析及計劃作出有意義的分析及計劃聽眾聽眾q贊助人贊助人q項目小組項目小組q主要的利益相關(guān)者主要的利益相關(guān)者Developing the Project Schedule編制項目進度表 Step 1 Develop a WBS (Work Breakdown Structure) Step 2 Define the activities Step 3 Develop a milestone list Step 4 Put the activities in order Step 5 Estimate durati

26、on and work Step 6 Assign people to activities23 步驟一步驟一：編制：編制工作分解結(jié)構(gòu)工作分解結(jié)構(gòu) 步驟二步驟二 ：設(shè)設(shè)定各項活動定各項活動 步驟三步驟三：列出項目里程碑列出項目里程碑 步驟四步驟四 ：將各：將各項項活動排序活動排序 步驟五步驟五：估計歷時估計歷時及工作及工作 步驟六步驟六 ： 分派人手予各項工作分派人手予各項工作24Beginning the Process程序開始程序開始Project Schedule 項目進度表Divides work into smaller tasks that can be defined, esti

27、mated, and trackedDecompose tasks until each has known qualities: qEach task has a deliverableqCan be assigned to a personqStart and end dates can be identifiedqDuration is reasonable (two weeks or less)Work not defined in WBS is outside project scope25Step 1 Develop a Work Breakdown Structure步驟一步驟一

28、 ：編制：編制工作分解結(jié)構(gòu)工作分解結(jié)構(gòu)細分工作成明確、可估計及細分工作成明確、可估計及可可跟進的任務(wù)跟進的任務(wù)分解各分解各任務(wù)直至其特質(zhì)可明確任務(wù)直至其特質(zhì)可明確了解了解 q所有任務(wù)均有一交付物所有任務(wù)均有一交付物q可分派給某人員可分派給某人員q起始起始及結(jié)束及結(jié)束日可訂明日可訂明q持續(xù)時間合理持續(xù)時間合理 ( ( 2 2星期星期) )沒有設(shè)定在沒有設(shè)定在工作分解結(jié)構(gòu)工作分解結(jié)構(gòu)內(nèi)內(nèi)的的工作均不屬項目范圍工作均不屬項目范圍Step 2 Define the Activities步驟二步驟二 ：確定各項活動：確定各項活動Use WBS to create a complete list of a

29、ctivities for the projectThese activities will be added to the MS Project scheduleDescribe the work required for each activity. Include related information:qPredecessorsqResource requirementsqDate requirementsqConstraints and assumptions26Project Schedule 項目進度表運用運用工作分解結(jié)構(gòu)工作分解結(jié)構(gòu)編編制一完制一完整的項目活動整的項目活動清單清

30、單這些活動會列入微軟項目進這些活動會列入微軟項目進度表度表描述各項活動所需的工作，描述各項活動所需的工作，包括相關(guān)的信息包括相關(guān)的信息q前置任務(wù)前置任務(wù)q資源要求資源要求q日期要求日期要求q約束條件及假設(shè)條件約束條件及假設(shè)條件Step 3 Develop a Milestone List步驟三步驟三 ：列出項目里程碑列出項目里程碑Identifies all milestones in the projectGood communication tool at executive levelMilestone Examples:qMake-or-Buy decisionqApproval by

31、 upper managementqEnd of a project phaseqEquipment delivery dateEach milestone is placed in the project schedule 27Project Schedule 項目進度表列出所有項目里程碑列出所有項目里程碑行政人員的良好溝通工具行政人員的良好溝通工具里程碑實例里程碑實例: :q外購或自制決策外購或自制決策q上級批核上級批核q項目某階段的終結(jié)點項目某階段的終結(jié)點q設(shè)備交付日期設(shè)備交付日期所有里程碑均顯示在項目進所有里程碑均顯示在項目進度表上度表上Step 4 Put the Activitie

32、s in Order步驟四步驟四：將各：將各項項活動排序活動排序Determine logical relationships between activitiesqWhat activities must wait until an earlier task is completed?qWhat activities can start at the same time?qWhat activities must finish at the same time?qLag time needed?28Project Schedule 項目進度表推定各項活動間的邏輯關(guān)系推定各項活動間的邏輯關(guān)系q

33、哪些哪些活動必須等到前一項活動必須等到前一項完成后才開始？完成后才開始？q哪些哪些活動可同時開始？活動可同時開始？q哪些哪些活動必須同時完成？活動必須同時完成？q是否需要相隔時間？是否需要相隔時間？Step 5 Estimate Duration and Work步驟五步驟五：估計歷時估計歷時及工作及工作Determine resources needed for each activityEstimate the duration and work for each activityDocument assumptions made while estimating duration and work29Project Schedule 項目進度表決定各活動所需資源決定各活動所需資源估計各活動的歷時及估計各活動的歷時及工作工作估計估計歷時及工作的同歷時及工作的同時為項目假設(shè)前提建時為項目假設(shè)前提建檔檔Be Honest in Your Assumptions!忠于事實的假設(shè)忠于事實的假設(shè)30Step 6 Assign P