高效的時(shí)間管理概況

1、高效的時(shí)間管理高效的時(shí)間管理晨光集團(tuán)行政部2016.6.182常見(jiàn)的問(wèn)題常見(jiàn)的問(wèn)題n這個(gè)來(lái)電話，那個(gè)來(lái)請(qǐng)示、投訴這個(gè)來(lái)電話，那個(gè)來(lái)請(qǐng)示、投訴n比誰(shuí)都忙，到處救火，工作越做越多比誰(shuí)都忙，到處救火，工作越做越多n計(jì)劃趕不上變化，或計(jì)劃從未兌現(xiàn)過(guò)計(jì)劃趕不上變化，或計(jì)劃從未兌現(xiàn)過(guò)n對(duì)什么都不放心，每天忙于事務(wù)性工作對(duì)什么都不放心，每天忙于事務(wù)性工作n工作抓不住重點(diǎn)，也沒(méi)空去想何為重點(diǎn)工作抓不住重點(diǎn)，也沒(méi)空去想何為重點(diǎn)n總無(wú)法說(shuō)總無(wú)法說(shuō)“不不”，因此總要打亂時(shí)間計(jì)，因此總要打亂時(shí)間計(jì)劃劃n3您的問(wèn)題是什么？您的問(wèn)題是什么？1.2.3.4.5.4您的解決辦法？您的解決辦法？n無(wú)能為力；無(wú)能為力；n盡量加班

2、；盡量加班；n減少自己的休閑時(shí)間；減少自己的休閑時(shí)間；n求助于老板；求助于老板；n把一些事情向后推遲；把一些事情向后推遲；n5格言格言n浪費(fèi)他人的時(shí)間，浪費(fèi)他人的時(shí)間，無(wú)異于謀財(cái)害命！無(wú)異于謀財(cái)害命！ 魯迅魯迅6學(xué)習(xí)目的學(xué)習(xí)目的n學(xué)會(huì)合理應(yīng)用時(shí)間學(xué)會(huì)合理應(yīng)用時(shí)間n掌握時(shí)間管理的幾個(gè)原則掌握時(shí)間管理的幾個(gè)原則n提高時(shí)間管理的技能，并在最差的方面提高時(shí)間管理的技能，并在最差的方面做出改變做出改變7必須建立的觀念必須建立的觀念n失去的時(shí)間是永遠(yuǎn)無(wú)法追回的失去的時(shí)間是永遠(yuǎn)無(wú)法追回的n我們都有相同的時(shí)間，真正的價(jià)值在我們都有相同的時(shí)間，真正的價(jià)值在于我們利用它做什么事于我們利用它做什么事n損失了時(shí)間就等

3、于抵押你的未來(lái)?yè)p失了時(shí)間就等于抵押你的未來(lái)n時(shí)間是經(jīng)不起浪費(fèi)的時(shí)間是經(jīng)不起浪費(fèi)的n時(shí)間一流逝，我們就一無(wú)所獲時(shí)間一流逝，我們就一無(wú)所獲8我們?yōu)楹蚊y？我們?yōu)楹蚊y？n電話干擾電話干擾n會(huì)議沒(méi)有計(jì)劃和控制會(huì)議沒(méi)有計(jì)劃和控制n上司召見(jiàn)太隨意上司召見(jiàn)太隨意n下屬不斷請(qǐng)示匯報(bào)下屬不斷請(qǐng)示匯報(bào)n不放心下屬工作，幫不放心下屬工作，幫下屬做事下屬做事n事必親躬事必親躬n工作沒(méi)有程序工作沒(méi)有程序n做事沒(méi)有主次和輕重做事沒(méi)有主次和輕重緩急緩急n太關(guān)注細(xì)節(jié)和小事太關(guān)注細(xì)節(jié)和小事n不知道如何說(shuō)不知道如何說(shuō)“不不”n對(duì)喜歡和熟悉的事盡對(duì)喜歡和熟悉的事盡快做完，對(duì)棘手的事快做完，對(duì)棘手的事一拖再拖一拖再拖n不授權(quán)，下屬

4、閑，自不授權(quán)，下屬閑，自己忙己忙9時(shí)間管理的障礙時(shí)間管理的障礙n障礙一：我的時(shí)間安排得挺好，我是一障礙一：我的時(shí)間安排得挺好，我是一個(gè)有序的人個(gè)有序的人n障礙二：時(shí)間管理有什么用，計(jì)劃趕不障礙二：時(shí)間管理有什么用，計(jì)劃趕不上變化上變化n障礙三：時(shí)間掌握在別人手中障礙三：時(shí)間掌握在別人手中n障礙四：時(shí)間管理太麻煩障礙四：時(shí)間管理太麻煩n障礙五：習(xí)慣不同，我就這樣，不好改障礙五：習(xí)慣不同，我就這樣，不好改10中層經(jīng)理時(shí)間管理的特點(diǎn)中層經(jīng)理時(shí)間管理的特點(diǎn)n特點(diǎn)一：關(guān)聯(lián)多，經(jīng)常把時(shí)間平均分配給上下特點(diǎn)一：關(guān)聯(lián)多，經(jīng)常把時(shí)間平均分配給上下左右，沒(méi)有主次左右，沒(méi)有主次n特點(diǎn)二：難于抓住重點(diǎn)特點(diǎn)二：難于抓住

5、重點(diǎn)n特點(diǎn)三：沒(méi)有自己可支配的自由時(shí)間，完全被特點(diǎn)三：沒(méi)有自己可支配的自由時(shí)間，完全被動(dòng)應(yīng)付動(dòng)應(yīng)付n特點(diǎn)四：專注于小事，忽略對(duì)事件的預(yù)測(cè)，耽特點(diǎn)四：專注于小事，忽略對(duì)事件的預(yù)測(cè)，耽誤時(shí)機(jī)誤時(shí)機(jī)n特點(diǎn)五：不能很好利用零散時(shí)間特點(diǎn)五：不能很好利用零散時(shí)間n特點(diǎn)六：會(huì)議多。沒(méi)有會(huì)議計(jì)劃特點(diǎn)六：會(huì)議多。沒(méi)有會(huì)議計(jì)劃時(shí)間哪里去了？時(shí)間哪里去了？對(duì)時(shí)間的分析對(duì)時(shí)間的分析12十大無(wú)效時(shí)間應(yīng)用法：十大無(wú)效時(shí)間應(yīng)用法：1.老是在做別人喜歡你做的事；老是在做別人喜歡你做的事；2.老是用同樣的方式完成事；老是用同樣的方式完成事；3.做你不擅長(zhǎng)的事；做你不擅長(zhǎng)的事；4.做無(wú)樂(lè)趣可言的事；做無(wú)樂(lè)趣可言的事；5.總是被打

6、斷的事；總是被打斷的事；6.別人也不感興趣的事；別人也不感興趣的事；7.超出預(yù)計(jì)兩倍時(shí)間的事；超出預(yù)計(jì)兩倍時(shí)間的事；8.合作者不可信賴或沒(méi)有品質(zhì)保償障的事；合作者不可信賴或沒(méi)有品質(zhì)保償障的事；9.不可預(yù)期進(jìn)行過(guò)程的事；不可預(yù)期進(jìn)行過(guò)程的事；10.煲電話粥。煲電話粥。13分析一：計(jì)算時(shí)間價(jià)值分析一：計(jì)算時(shí)間價(jià)值年薪年薪每天價(jià)值每天價(jià)值每小時(shí)價(jià)值每小時(shí)價(jià)值每分鐘價(jià)值每分鐘價(jià)值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.3955000227.328.40.4765000268.633.60.56750003

7、09.938.70.6585000351.243.90.73100000413.251.70.86每天工作每天工作8 8小時(shí)，每年小時(shí)，每年242242個(gè)工作日個(gè)工作日14價(jià)值啟示價(jià)值啟示n你的每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有你的每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大的價(jià)值很大的價(jià)值n錢(qián)是一分一分掙來(lái)的，時(shí)間是一分鐘一錢(qián)是一分一分掙來(lái)的，時(shí)間是一分鐘一分鐘擠出來(lái)的分鐘擠出來(lái)的n浪費(fèi)多少時(shí)間，就會(huì)浪費(fèi)多少錢(qián)浪費(fèi)多少時(shí)間，就會(huì)浪費(fèi)多少錢(qián)n規(guī)劃時(shí)間，讓有限的時(shí)間產(chǎn)生最大的效規(guī)劃時(shí)間，讓有限的時(shí)間產(chǎn)生最大的效益和收益益和收益15分析二：你能支配你的時(shí)間嗎？分析二：你能支配你的時(shí)間嗎？n見(jiàn)附件見(jiàn)附件n測(cè)試一：

8、您了解您的節(jié)奏嗎？測(cè)試一：您了解您的節(jié)奏嗎？n測(cè)試二：您能支配您自己的時(shí)間嗎？測(cè)試二：您能支配您自己的時(shí)間嗎？16分析三：時(shí)間清單分析分析三：時(shí)間清單分析n目標(biāo)：分析每天（或每周目標(biāo)：分析每天（或每周/ /月）的法定工月）的法定工作時(shí)間都是怎樣用掉的作時(shí)間都是怎樣用掉的n方法：運(yùn)用時(shí)間清單分析表（附件）方法：運(yùn)用時(shí)間清單分析表（附件）n內(nèi)容：內(nèi)容：n計(jì)劃性如何計(jì)劃性如何n有多少時(shí)段記不起來(lái)做什么了有多少時(shí)段記不起來(lái)做什么了n浪費(fèi)浪費(fèi)/ /超時(shí)多少超時(shí)多少n17分析四：工作清單分析分析四：工作清單分析n目標(biāo)：分析一個(gè)工作日內(nèi)都做了哪些工目標(biāo)：分析一個(gè)工作日內(nèi)都做了哪些工作事項(xiàng)，用時(shí)如何作事項(xiàng)，用

9、時(shí)如何n方法：見(jiàn)附件工作清單分析表方法：見(jiàn)附件工作清單分析表n內(nèi)容：內(nèi)容：n時(shí)間利用率時(shí)間利用率n延誤、浪費(fèi)多少時(shí)間延誤、浪費(fèi)多少時(shí)間n尋找原因與對(duì)策尋找原因與對(duì)策18分析五：工作（活動(dòng)）分項(xiàng)分析分析五：工作（活動(dòng)）分項(xiàng)分析n目標(biāo)：分析一個(gè)工作日內(nèi)各項(xiàng)工作分別目標(biāo)：分析一個(gè)工作日內(nèi)各項(xiàng)工作分別花費(fèi)了多少時(shí)間花費(fèi)了多少時(shí)間n方法：運(yùn)用附件工作分項(xiàng)分析表方法：運(yùn)用附件工作分項(xiàng)分析表n內(nèi)容：內(nèi)容：n計(jì)劃用時(shí)與實(shí)際用時(shí)差異最大的是哪三項(xiàng)計(jì)劃用時(shí)與實(shí)際用時(shí)差異最大的是哪三項(xiàng)n浪費(fèi)浪費(fèi)/延誤最多的是哪三項(xiàng)延誤最多的是哪三項(xiàng)n無(wú)計(jì)劃用時(shí)最多的是哪三項(xiàng)無(wú)計(jì)劃用時(shí)最多的是哪三項(xiàng)19分析六：每周時(shí)間分析分析六：每

10、周時(shí)間分析n目標(biāo)：分析一周時(shí)間使用狀況目標(biāo)：分析一周時(shí)間使用狀況n方法：運(yùn)用附件每周時(shí)間分析表方法：運(yùn)用附件每周時(shí)間分析表n內(nèi)容：內(nèi)容：n各項(xiàng)工作每周總計(jì)用多少時(shí)間各項(xiàng)工作每周總計(jì)用多少時(shí)間n用時(shí)排序，找出前三項(xiàng)用時(shí)排序，找出前三項(xiàng)n各項(xiàng)工作實(shí)際用時(shí)順序，找出前三項(xiàng)各項(xiàng)工作實(shí)際用時(shí)順序，找出前三項(xiàng)n誤差最大的前三項(xiàng)工作？分析原因誤差最大的前三項(xiàng)工作？分析原因n一周里，誤差的總小時(shí)數(shù)一周里，誤差的總小時(shí)數(shù)20分析七：工作分析分析七：工作分析n目標(biāo)目標(biāo)n分析自身職位在組織中的地位和作用，觀察和分析分析自身職位在組織中的地位和作用，觀察和分析工作內(nèi)容、責(zé)任、特征、必要條件等工作內(nèi)容、責(zé)任、特征、必要

11、條件等n了解自身職位與時(shí)間管理的關(guān)系了解自身職位與時(shí)間管理的關(guān)系n方法：運(yùn)用附件工作分析表方法：運(yùn)用附件工作分析表n內(nèi)容內(nèi)容n工作的時(shí)間、目標(biāo)、概要、內(nèi)容等工作的時(shí)間、目標(biāo)、概要、內(nèi)容等n費(fèi)用支出、失誤造成的損失費(fèi)用支出、失誤造成的損失n內(nèi)部接觸、外部接觸內(nèi)部接觸、外部接觸n監(jiān)督、管理、能力要求監(jiān)督、管理、能力要求21其他分析其他分析n工作緊急性分析工作緊急性分析n工作重要性分析工作重要性分析n高效益活動(dòng)分析高效益活動(dòng)分析n低效益活動(dòng)分析低效益活動(dòng)分析n授權(quán)分析授權(quán)分析n會(huì)見(jiàn)分析會(huì)見(jiàn)分析n會(huì)議分析會(huì)議分析n出差分析出差分析n干擾因素分析干擾因素分析時(shí)間管理的原則時(shí)間管理的原則23原則一：原則一

12、：80/2080/20原則原則n20%20%的工作占整個(gè)工作的工作占整個(gè)工作80%80%的價(jià)值的價(jià)值n集中集中80%80%的精力做好的精力做好20%20%的工作的工作n投入投入20%20%的精力做另外的精力做另外80%80%的工作的工作24如何堅(jiān)持這一原則？如何堅(jiān)持這一原則？n列出全部工作項(xiàng)目列出全部工作項(xiàng)目n對(duì)工作按價(jià)值進(jìn)行分類對(duì)工作按價(jià)值進(jìn)行分類n分配自己的時(shí)間和精力分配自己的時(shí)間和精力常見(jiàn)誤區(qū)：常見(jiàn)誤區(qū)：面面俱到面面俱到都想做好都想做好完全主義完全主義都想做完都想做完平均分配時(shí)間和精力平均分配時(shí)間和精力25原則二：目標(biāo)原則二：目標(biāo)ABCABCnA A：必須做的必須做的nB B：應(yīng)該做的應(yīng)

13、該做的nC C：暫時(shí)可以不做的暫時(shí)可以不做的26原則三：排列優(yōu)先次序原則三：排列優(yōu)先次序緊急緊急不緊急不緊急重要重要不重要不重要A A：緊急緊急 重要重要B B：不緊急不緊急 重要重要C C：緊急緊急 不重要不重要D D：不緊急不緊急 不重要不重要27四象限原理解析四象限原理解析A A：緊急狀況緊急狀況 迫切問(wèn)題迫切問(wèn)題 限期完成限期完成 突發(fā)事件突發(fā)事件B B：準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作 預(yù)防措施預(yù)防措施 計(jì)劃計(jì)劃 人際關(guān)系的建立人際關(guān)系的建立 真正的再創(chuàng)造能力真正的再創(chuàng)造能力 自身能力的提升自身能力的提升C C：造成干擾的訪問(wèn)、電話、造成干擾的訪問(wèn)、電話、信件、報(bào)告信件、報(bào)告 某些會(huì)議某些會(huì)議 迫在

14、眉睫的急事迫在眉睫的急事 符合別人期望的急事符合別人期望的急事D D：忙碌瑣碎的事忙碌瑣碎的事 處理文件等函件處理文件等函件 電話電話 浪費(fèi)性時(shí)間浪費(fèi)性時(shí)間 逃避性活動(dòng)逃避性活動(dòng)28時(shí)間管理矩陣使用技巧：時(shí)間管理矩陣使用技巧：n不要總是做滅火員，尤其是滅自己的火；不要總是做滅火員，尤其是滅自己的火；nB B做得多了，做得多了，A A就自然做得少了；就自然做得少了；n尋求調(diào)整自己情緒的有效辦法，提高工作尋求調(diào)整自己情緒的有效辦法，提高工作效率；效率；n比做比做“緊急且重要的事情緊急且重要的事情”更重要的是把更重要的是把重要的事變成緊急的事去做；重要的事變成緊急的事去做；n勤于計(jì)劃。好記性不如爛筆

15、頭，并學(xué)會(huì)分勤于計(jì)劃。好記性不如爛筆頭，并學(xué)會(huì)分解大的計(jì)劃；解大的計(jì)劃；n盡量將每件事情一次性做對(duì)。盡量將每件事情一次性做對(duì)。29原則四：制訂計(jì)劃原則四：制訂計(jì)劃n對(duì)工作做出計(jì)劃，并按計(jì)劃去執(zhí)行對(duì)工作做出計(jì)劃，并按計(jì)劃去執(zhí)行n必須留出處理不可預(yù)計(jì)事務(wù)的時(shí)間必須留出處理不可預(yù)計(jì)事務(wù)的時(shí)間n列出日、周、月的工作清單列出日、周、月的工作清單30原則五：養(yǎng)成習(xí)慣原則五：養(yǎng)成習(xí)慣Watch your thoughts 注意你的思想注意你的思想Watch your words 注意你的話注意你的話they become words 它會(huì)成為你的話它會(huì)成為你的話they become actions 它會(huì)成

16、為行動(dòng)它會(huì)成為行動(dòng)Watch your actions 注意你的行動(dòng)注意你的行動(dòng)they become habits 它會(huì)成為習(xí)慣它會(huì)成為習(xí)慣Watch your habits 注意你的習(xí)慣注意你的習(xí)慣they become character 它會(huì)成為你的個(gè)性它會(huì)成為你的個(gè)性Watch your Character 注意你的個(gè)性注意你的個(gè)性it become your destiny 它決定你的命運(yùn)它決定你的命運(yùn)高效時(shí)間管理的方法高效時(shí)間管理的方法32有效管理時(shí)間四大法則：有效管理時(shí)間四大法則：法則一：明確目標(biāo)法則一：明確目標(biāo)n樹(shù)立時(shí)間觀念樹(shù)立時(shí)間觀念n設(shè)計(jì)職業(yè)生涯設(shè)計(jì)職業(yè)生涯n切實(shí)的短期目

17、標(biāo)切實(shí)的短期目標(biāo)n合理進(jìn)行目標(biāo)管理合理進(jìn)行目標(biāo)管理法則二：分清輕重緩急法則二：分清輕重緩急n運(yùn)籌時(shí)間，充分應(yīng)用運(yùn)籌時(shí)間，充分應(yīng)用n只做最重要的事情只做最重要的事情n時(shí)間管理矩陣時(shí)間管理矩陣n20/8020/80原理的運(yùn)用原理的運(yùn)用法則三：制訂計(jì)劃表法則三：制訂計(jì)劃表n六項(xiàng)工作法六項(xiàng)工作法n制訂有效計(jì)劃制訂有效計(jì)劃n逐步實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)期目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)期目標(biāo)n自我激勵(lì)自我激勵(lì)法則四：立即行動(dòng)法則四：立即行動(dòng)n克服拖延克服拖延n有頭有尾有頭有尾n重視今日重視今日33方法之一：方法之一：n只做重要的事情只做重要的事情六項(xiàng)工作法：六項(xiàng)工作法：請(qǐng)您按順序列出每天工作上的六件重要的事情：請(qǐng)您按順序列出每天工作上的六

18、件重要的事情：1.1. 2.2. 3.3. 4.4. 5.5. 6.6. 34如何選擇？如何選擇？對(duì)于所有要做和想做的事情，都要有對(duì)于所有要做和想做的事情，都要有如下判斷：如下判斷：n我內(nèi)心深處的潛意識(shí)是什么？我內(nèi)心深處的潛意識(shí)是什么？n我真的必須做這些事嗎？我真的必須做這些事嗎？n假如我不做，會(huì)發(fā)生什么事情？假如我不做，會(huì)發(fā)生什么事情？n如果我拖延，會(huì)對(duì)我的生存環(huán)境有什如果我拖延，會(huì)對(duì)我的生存環(huán)境有什么影響？么影響？35方法二：日計(jì)劃方法二：日計(jì)劃ABAB表表A A表表n六項(xiàng)工作六項(xiàng)工作n每項(xiàng)工作開(kāi)始每項(xiàng)工作開(kāi)始及結(jié)束時(shí)間及結(jié)束時(shí)間n每項(xiàng)工作完成每項(xiàng)工作完成情況情況B B表表n未完成事項(xiàng)未完

19、成事項(xiàng)n未完成原因未完成原因n是否需要移到是否需要移到明天繼續(xù)做？明天繼續(xù)做？n明天能否完成？明天能否完成？36方法之三：方法之三：n標(biāo)準(zhǔn)化操作標(biāo)準(zhǔn)化操作電梯測(cè)試：電梯測(cè)試：由于客戶的決策人答應(yīng)參加你的方案討論會(huì)，由于客戶的決策人答應(yīng)參加你的方案討論會(huì)，為此你精心準(zhǔn)備了約為此你精心準(zhǔn)備了約4040分鐘的方案介紹演講。分鐘的方案介紹演講。會(huì)議開(kāi)始前，客戶決策人對(duì)你說(shuō)：會(huì)議開(kāi)始前，客戶決策人對(duì)你說(shuō)：“實(shí)在對(duì)實(shí)在對(duì)不起，我必須馬上去參加一個(gè)重要會(huì)議，無(wú)不起，我必須馬上去參加一個(gè)重要會(huì)議，無(wú)法聽(tīng)你的介紹了。你看能否這樣，利用乘電法聽(tīng)你的介紹了。你看能否這樣，利用乘電梯的時(shí)間，你把要點(diǎn)大概和我說(shuō)一下，如

20、梯的時(shí)間，你把要點(diǎn)大概和我說(shuō)一下，如何？何？”37用標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)提高效率用標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)提高效率n環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)化：保證辦公環(huán)境的整潔有序環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)化：保證辦公環(huán)境的整潔有序n時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)化：計(jì)算時(shí)間，保證守時(shí)時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)化：計(jì)算時(shí)間，保證守時(shí)n講解標(biāo)準(zhǔn)化：對(duì)于新客戶，擬定一套標(biāo)準(zhǔn)的講解資講解標(biāo)準(zhǔn)化：對(duì)于新客戶，擬定一套標(biāo)準(zhǔn)的講解資料和若干種標(biāo)準(zhǔn)講解方式料和若干種標(biāo)準(zhǔn)講解方式n流程標(biāo)準(zhǔn)化：建立標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)作流程，以此促進(jìn)溝通流程標(biāo)準(zhǔn)化：建立標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)作流程，以此促進(jìn)溝通和高速解決問(wèn)題和高速解決問(wèn)題n操作標(biāo)準(zhǔn)化：針對(duì)各項(xiàng)工作的具體操作，建立操作操作標(biāo)準(zhǔn)化：針對(duì)各項(xiàng)工作的具體操作，建立操作標(biāo)準(zhǔn)，并以此來(lái)培訓(xùn)員工標(biāo)準(zhǔn)，并以此來(lái)培訓(xùn)員工n38方法四：利用零星時(shí)間方法四：利用零星時(shí)間n最好的時(shí)間管理方法是：39討論：討論：n在各自的部門(mén)中，在自