文秘工作會議會議紀(jì)要范文

1、文秘工作會議會議紀(jì)要范文會議紀(jì)要*集行中會*4號會議名稱：*年集團(tuán)文秘工作會議會議時間：*月*日(17：00-19：30)地點(diǎn)：集團(tuán)本部培訓(xùn)室會議方式：現(xiàn)場+視頻+召集人：*與會人員：集團(tuán)行政中心*副總監(jiān)、集團(tuán)各高管秘書/文員、集團(tuán)本部/各區(qū)域/各工程/各部門文員記錄人：*本次會議有兩個議題，其中：集團(tuán)行政中心AA副總監(jiān)從行為標(biāo)準(zhǔn)角度宣講了怎樣做一個合格的文秘人員，對集團(tuán)的文秘人員本身及集團(tuán)文秘工作提出了要求;集團(tuán)行政管理部ZZ就集團(tuán)本部公文近期常見病例等和與會人員進(jìn)行了分享。紀(jì)要如下：一、*副總監(jiān)宣講文秘工作要求*總指出文秘工作是公司溝通的樞紐，文秘人員是集團(tuán)的機(jī)要工作人員，起著很重要的作用

2、，在工作中須遵照公司的規(guī)章制度，找到自己工作的依據(jù)。集團(tuán)?機(jī)要工作人員管理制度?之前只適用于董事局成員身邊的工作人員，本次會議后集團(tuán)行政管理部要對其進(jìn)行修訂，以適用于集團(tuán)整個文秘系統(tǒng)，為大家開展工作提供更為具體的指引和標(biāo)準(zhǔn)。會上，*總從形象禮儀和工作紀(jì)律兩方面介紹了集團(tuán)對文秘工作人員的要求，并以文秘人員考核表為根底，向大家介紹了文秘工作的職責(zé)及履行這些職責(zé)所必備的技能，向大家明確傳達(dá)了公司對文秘工作的期待。(一)集團(tuán)對文秘工作人員的形象禮儀要求*總首先通報(bào)了集團(tuán)行政管理對集團(tuán)各有關(guān)人員接聽 和在集團(tuán)本部進(jìn)行的辦公紀(jì)律檢查的結(jié)果，要求文秘工作人員尤其要在接打 和著裝上注意自己的形象。*總要求集團(tuán)

3、的所有文秘工作人員不能錯位和越位，大家要樹立效勞的領(lǐng)導(dǎo)不是自己的'領(lǐng)導(dǎo)'，而是自己的顧客這樣一種觀念，不管自己效勞的是部門領(lǐng)導(dǎo)，還是工程領(lǐng)導(dǎo)，抑或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，也不管效勞對象的級別有多高，他們都只是自己的效勞對象，文秘工作人員一定要防止狐假虎威的現(xiàn)象出現(xiàn)，具體到實(shí)際工作中，就是在上傳下達(dá)的過程中，與同事講話、接打 時態(tài)度要謙虛，語氣要注意標(biāo)準(zhǔn)。在穿著上，文秘人員的形象在一定程度上代表著公司形象，因此文秘人員在工作中要隨時注意自己的衣著，禁止露背，露臍裝，衣著應(yīng)表現(xiàn)得職業(yè)和得體。(二)集團(tuán)對文秘工作人員的工作紀(jì)律要求*總提醒集團(tuán)所有在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作必須隨時注意自己的行為標(biāo)準(zhǔn)，并重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)

4、了保密要求。A總指出，在最近對大家接聽 的測試中，不僅發(fā)現(xiàn)了以上提到的禮儀問題，局部人員對接聽 的反響也暴露了其保密意識有待加強(qiáng)。*總要求，文秘人員應(yīng)堅(jiān)守自己的職業(yè)操守，要求大家防止在工作中和私人交往中泄露公司秘密。針對高管信息被泄露問題，要求大家對高官的私人信息守口如瓶，尤其在轉(zhuǎn)接 中不能照單全收，應(yīng)先過濾來電，再把平安的、有用的 轉(zhuǎn)接給領(lǐng)導(dǎo)，防止無意間泄密;針對文印室文件隨便亂扔的現(xiàn)象，要求大家充分認(rèn)識到公司里的任何一份文件，哪怕是已失去效用的文件，尤其是工程、裝修、材料報(bào)價的文件，對我們的競爭者來說都是很重要的，我們的資料一旦被泄密給了競爭對手，對我們公司造成的將不只是物質(zhì)上的損失，更重

5、要的是名譽(yù)上的損失，要求在平時的工作中如果有不再使用的文件一定要用碎紙機(jī)碎掉。(三)集團(tuán)文秘工作人員應(yīng)履行的職責(zé)*總以文秘人員考核表為依據(jù)，要求集團(tuán)的文秘人員履行商務(wù)溝通、辦公室事務(wù)管理、文書工作、會議管理、商務(wù)活動、信息檔案管理的六大職責(zé)。*總指出，以上六大職責(zé)中，目前發(fā)揮得不好，或者說整個文秘系統(tǒng)的軟肋在于文書工作和信息檔案管理這兩項(xiàng)，要求大家認(rèn)識到：文秘人員如果不能完成這兩類工作，那么只是手腳被使用，充其量是一個勞動力;只有能完成兩類工作，腦力、智慧被使用，才是腦力勞動者，也才是真正的文秘。因此就要多練習(xí)，熟能生巧，尤其是公文寫作、發(fā)言稿的撰寫。*總還要求文秘人員會使用Outlook，尤

6、其是會用該軟件中任務(wù)管理與會議管理功能。二、文秘工作分享、介紹OA發(fā)文規(guī)那么。本次會議，集團(tuán)行政管理部劉闖就集團(tuán)本部公文近期發(fā)現(xiàn)的一些普遍性錯誤、公文的標(biāo)準(zhǔn)語言、公文格式和OA發(fā)文規(guī)那么和與會人員進(jìn)行了分享。會議歸納集團(tuán)本部公文錯誤類型中頻率較高、錯誤較明顯的有以下幾種：(一)文種通知和函混用，要求熟悉各種文種的使用范圍，依據(jù)公文的實(shí)際內(nèi)容來選擇文種。(二)文件編號年份號兩邊的括號選用錯誤或者編號為個位時流水號錯誤。年份兩邊的括號應(yīng)選，不用、等;流水號為個位數(shù)時，前面不編虛位。(三)標(biāo)題標(biāo)題過長或標(biāo)點(diǎn)中使用標(biāo)點(diǎn)符號。除了書名號外在標(biāo)題中一般不用其它的標(biāo)點(diǎn)符號;標(biāo)題應(yīng)簡短，由'關(guān)于

7、9;+事由+文種構(gòu)成，要防止把標(biāo)題當(dāng)正文寫。此外，標(biāo)題還存在文不對題現(xiàn)象，例如，明明是一份會議通知，卻把標(biāo)題寫成了?關(guān)于確定*會議的事宜?，一次會議確定不確定是相對主辦者和承辦者來講的，這與邀請別人參會完全是兩個不同的概念。(四)主送部門、發(fā)文部門把文件主送給不存在的部門或公司已撤銷、更名的部門，寫發(fā)文部門搞不清本部門名稱。要求文秘人員熟悉公司的架構(gòu)，按照公司組織架構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)名稱來寫主送、發(fā)文部門。另外，還要注意在公司公文發(fā)文單位中最低一級應(yīng)是集團(tuán)、區(qū)域的二級部門和工程的一級部門。(五)正文1.正文中的引文只有編號，沒有文件名。要求引文應(yīng)先寫文件名，再用括號的方式寫文件編號。2.正文一頁寫完，在

8、最后一行寫上轉(zhuǎn)頁或見下頁等字樣。因?yàn)楣氖怯庙摯a分頁的，無需寫上提示性字詞。3.正文的邏輯層次序號，公司大局部公文都不標(biāo)準(zhǔn)，要求用國標(biāo)的格式分層編號。(六)結(jié)尾用語常見的錯誤是在在結(jié)尾用語手加上!，如特此通知!正確的用法是后面用句號或不用任何標(biāo)點(diǎn)。(七)附件表示多個附件層次關(guān)系常見的錯誤是寫成附件一、附件二、附件：一、等，正確的寫法應(yīng)是附件：1.，注意的是附件名后面不用任何標(biāo)點(diǎn)標(biāo)點(diǎn)符號。(八)抄送(抄呈)常見的錯誤是發(fā)文單位自己抄送文件給自己：一是抄送給該份文件的簽發(fā)人;二是抄送給自己的組成部門，例如房管中心發(fā)文，抄送給綜合管理部，這兩種寫法都不符合行文規(guī)那么。應(yīng)注意的是，只有當(dāng)簽發(fā)人兼任多種職務(wù)時，才可將代表一種職務(wù)簽發(fā)的文件抄送給另一種職務(wù)的自己，例如經(jīng)營管理職務(wù)的陸倩芳總裁簽發(fā)的文件，抄送給董事局職務(wù)的陸倩芳副主席;上級將公文抄送給下級的情形一般存在于答承性質(zhì)的公文，例如，復(fù)函和批復(fù)。會議要求文秘人員不僅在自己擬寫公文時防止以上常見的明顯錯誤，同時在上傳其他人員擬寫的公文到OA之前，也要檢查是不是存在以上錯誤并提前修改，以便提高公文審批流轉(zhuǎn)速度。本次會議還與大家分享了公文的高頻用詞，并重申了公司公文的格式要求，要求 OA發(fā)文填寫主文檔的主題按照發(fā)文單位+'-'文件主題+