文員培訓(xùn)教材(1)

1、 文員工作職責(zé)培訓(xùn) 浮空內(nèi)心來學(xué)習(xí) ，方知一片圓滿心。開成興業(yè)講課提綱第一部分 文員的職業(yè)定位第二部分 文員的崗位職責(zé)第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范第一部分 文員的職業(yè)定位 文員的定位中層職位藍領(lǐng)，屬文職工作中層職位藍領(lǐng)，屬文職工作員工與領(lǐng)導(dǎo)的連接線，及時傳速信息員工與領(lǐng)導(dǎo)的連接線，及時傳速信息領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助者，同事的服務(wù)者領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助者，同事的服務(wù)者處理好部門文職工作及人事行政事務(wù)外，并協(xié)處理好部門文職工作及人事行政事務(wù)外，并協(xié)助各級領(lǐng)導(dǎo)管理好部門各事務(wù)。助各級領(lǐng)導(dǎo)管理好部門各事務(wù)。第一部分 文員的職業(yè)定位 文員的定位 文員是辦公室里最常見的職位之一，具有極為重要的基礎(chǔ)性，服務(wù)型作用，是企業(yè)有效運轉(zhuǎn)的重

2、要要素。 文員的角色定位具有輔佐功能。幫助部門領(lǐng)導(dǎo)處理一切事務(wù)成為文員的職責(zé)。但文員除了此職責(zé)外，和其它部門文員的關(guān)系也非常密切和重要。 文員是部門領(lǐng)導(dǎo)的助手。第一部分 文員的職業(yè)定位 文員的十大特質(zhì)及要求對事對人 準(zhǔn)確性 好判斷力工作效率 機制性 主動性考慮周到 圓滑性 謹(jǐn)慎性 責(zé)任感 客觀性第二部分 文員的崗位職責(zé) 文員的基本職責(zé) 1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。 2. 部門文秘、人事信息、文檔管理。 3. 安排部門會議，做好會議紀(jì)要及會議決議 的跟進。 4. 辦公用品、輔料、勞保用品的請購、領(lǐng)用及記錄。 5.部門人員費用報銷。 6. 組織部門員工完成集團刊物的組稿。 第二部分 文員的

3、崗位職責(zé)7.做好生產(chǎn)報表的統(tǒng)計（周報、月報）。8.負責(zé)文件的打印、復(fù)印工作。 9.統(tǒng)計每月考勤。10.負責(zé)部門文件、報刊雜志的分發(fā)。11.部門辦公室固定資產(chǎn)管理。 12.接受其他臨時工作。 第二部分 文員的崗位職責(zé) 文員的標(biāo)準(zhǔn)文員的標(biāo)準(zhǔn) 1、積極的心態(tài) 2、良好的專業(yè)素養(yǎng) 3、認(rèn)真細致 4、條理清晰 5、謙虛勤奮 6、善于溝通 7、真誠寬容 8、服務(wù)意識 第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范事務(wù)管理規(guī)范事務(wù)管理規(guī)范1 1、來賓接待、來賓接待“引路引路” ” 應(yīng)走在客人左前方的應(yīng)走在客人左前方的2 2、3 3步處步處，自己走在走廊左側(cè)，自己走在走廊左側(cè)， 讓客人讓客人走在中央。與客人步伐一致，走在中央。與客

4、人步伐一致，并適當(dāng)做介紹。遇拐彎處應(yīng)使并適當(dāng)做介紹。遇拐彎處應(yīng)使用手勢，并提醒客人用手勢，并提醒客人“這邊請這邊請”、“注意樓梯注意樓梯”等。等。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范事務(wù)管理規(guī)范事務(wù)管理規(guī)范2、接打電話、接打電話 “態(tài)度，語調(diào)，用詞態(tài)度，語調(diào)，用詞”第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范事務(wù)管理規(guī)范事務(wù)管理規(guī)范 打電話：打電話： 1、要有準(zhǔn)備 2、注意打電話的時間，尤其避免在午休或下班時間打 3、微笑的語調(diào)，聲音清晰，有禮貌 4、不要急于在電話中承諾事情或是做決定 5、講電話同時在紙上做記錄 第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范事務(wù)管理規(guī)范事務(wù)管理規(guī)范 接電話：接電話： 1、電話鈴響三聲內(nèi)必須接電話 2、先報上公司

5、名稱或人名 3、聲音語調(diào)微微上揚，有朝氣 4、去除“別人不知道我是誰”的心態(tài) 5、延遲太久接電話應(yīng)先致歉 6、口中不要吃東西或含著東西第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 人事管理規(guī)范1、組織架構(gòu)、崗位說明書、崗位名稱更新組織架構(gòu)、崗位說明書、崗位名稱更新組織架構(gòu)變更后應(yīng)該及時的通知管理部門，并由部門所屬最高領(lǐng)導(dǎo)簽字生效。崗位說明書應(yīng)該是每一個崗位就有一份崗位說明書。組織架構(gòu)圖崗位名稱要與實際名稱相匹配，不能隨意更改。員工職位變更、外遷、離職（包括自離）要有相關(guān)變更通知或聯(lián)絡(luò)單。按部門負責(zé)人要求完成崗位說明書并分發(fā)相關(guān)人員（含新入職人員）。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范人事管理規(guī)范 2、

6、入職手續(xù)辦理、入職手續(xù)辦理 新員工到部門報到，文員在拿到新員工上崗單首先應(yīng)該熱情的接待并給予辦理新員工入職登記。 文員應(yīng)該檢查新員工入職單上的程序是否都已經(jīng)辦理完畢，若有未辦理的應(yīng)該告知新員工還需要辦理哪項手續(xù)。 經(jīng)理級別員工報到，在新員工入職上班當(dāng)日將座位安排好并給予準(zhǔn)備電話、電腦等辦公用品。 第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范人事管理規(guī)范 試用期前一周，通知試用是否合格，并發(fā)相關(guān)表格進行填寫，核對無誤后，由部門主管簽字，統(tǒng)一攜帶文件交至人力資源部； 新員工入職一星期后文員應(yīng)該給予領(lǐng)取并發(fā)放工衣。 3、轉(zhuǎn)崗、晉升員工手續(xù)辦理、轉(zhuǎn)崗、晉升員工手續(xù)辦理 部門有需要轉(zhuǎn)崗、輪崗或晉升的員工首先要填寫崗位調(diào)動表

7、格并報至管理部。 員工轉(zhuǎn)崗輪崗或晉升必須要有員工轉(zhuǎn)崗輪崗或晉升培訓(xùn)記錄并交于管理部存檔。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 人事管理規(guī)范4、離職手續(xù)的辦理離職手續(xù)的辦理部門若有員工需要離職，文員應(yīng)該告知需離職員工辦理手續(xù)的步驟避免員工走彎路而耽誤時間。若有員工自離（3天未請假不上班者），文員應(yīng)第一時間將名單報于管理部。 第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范培訓(xùn)管理規(guī)范內(nèi)部培訓(xùn)內(nèi)部培訓(xùn) 新員工入職培訓(xùn) 崗前培訓(xùn) 晉升培訓(xùn) 轉(zhuǎn)崗輪崗培訓(xùn) 技能提高培訓(xùn) 部門需求培訓(xùn)外部培訓(xùn)外部培訓(xùn)第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范培訓(xùn)管理規(guī)范培訓(xùn)管理規(guī)范 內(nèi)部培訓(xùn)內(nèi)部培訓(xùn)新員工入職培訓(xùn) 每一位新入職的員工都必須參加新員工入職培訓(xùn)，若培訓(xùn)考核不合格

8、給一次補考機會，不參加培訓(xùn)或成績不合格者不給予轉(zhuǎn)正，并將此項與部門、績效掛鉤。 第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范培訓(xùn)管理規(guī)范培訓(xùn)管理規(guī)范 內(nèi)部培訓(xùn)內(nèi)部培訓(xùn)崗前培訓(xùn)崗前培訓(xùn)也就是上崗培訓(xùn)，每位員工都必須有上崗培訓(xùn)記錄。特殊（重要）崗位需要上崗證。培訓(xùn)記錄保存完好。（上崗培訓(xùn)表、考核結(jié)果）第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范培訓(xùn)管理規(guī)范培訓(xùn)管理規(guī)范 內(nèi)部培訓(xùn)內(nèi)部培訓(xùn)晉升培訓(xùn) 晉升員工需要有相應(yīng)崗位的晉升培訓(xùn)記錄，否則將不給于晉升。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范培訓(xùn)管理規(guī)范培訓(xùn)管理規(guī)范 內(nèi)部培訓(xùn)內(nèi)部培訓(xùn)轉(zhuǎn)崗輪崗培訓(xùn)各部門有崗位調(diào)動的員工，本部門文員需要給做崗位調(diào)動的員工提供轉(zhuǎn)崗輪崗培訓(xùn)記錄。將記錄提交至管理部。（轉(zhuǎn)崗輪崗培訓(xùn)

9、表、考核結(jié)果）員工培訓(xùn)記錄匯總表.xls第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范培訓(xùn)管理規(guī)范培訓(xùn)管理規(guī)范 內(nèi)部培訓(xùn)內(nèi)部培訓(xùn)技能提高培訓(xùn)各部門提交的年度培訓(xùn)需求，根據(jù)每月的培訓(xùn)計劃做好本部門內(nèi)的培訓(xùn)跟進。培訓(xùn)記錄歸檔。（簽到表、考核結(jié)果、培訓(xùn)總結(jié)分析）若因特殊情況不能按時完成培訓(xùn)則提前與人力資源部溝通。特殊情況無法參加培訓(xùn)，應(yīng)提前向部門負責(zé)人請假。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范培訓(xùn)管理規(guī)范培訓(xùn)管理規(guī)范 內(nèi)部培訓(xùn)內(nèi)部培訓(xùn)部門需求培訓(xùn)部門由于工作需要臨時增加培訓(xùn)。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范培訓(xùn)管理規(guī)范培訓(xùn)管理規(guī)范 外部培訓(xùn)外部培訓(xùn)公司根據(jù)企業(yè)實際情況，安排員工接受外部培訓(xùn)。參加外部培訓(xùn)的員工，從培訓(xùn)之日起，與公司簽訂培訓(xùn)協(xié)

10、議。外出培訓(xùn)成績不合格，公司不給予報銷。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范文件編輯規(guī)范文件編輯規(guī)范標(biāo)題標(biāo)題LOGO的要求的要求標(biāo)題字體、大小要求標(biāo)題字體、大小要求（3號字、宋體）號字、宋體）正文字體（宋體）正文字體（宋體） 大?。ㄐ∷幕虼笮。ㄐ∷幕?2號字）號字）第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 打印區(qū)域管理規(guī)范打印區(qū)域管理規(guī)范保持打印區(qū)域干凈整潔，將打印、復(fù)印資料及時帶走。不得更改打印機、復(fù)印機參數(shù)。復(fù)印時各部門自己帶紙，不得亂拿打印機及傳真機上紙張。若打印機等機器出現(xiàn)故障應(yīng)及時找工程部處理。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 固定資產(chǎn)管理規(guī)范固定資產(chǎn)管理規(guī)范 固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移-固定資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移單 固定資產(chǎn)報廢-固定資產(chǎn)報

11、廢申請單 固定資產(chǎn)維修-固定資產(chǎn)維修申請單 員工離職-涉及到資產(chǎn)部分應(yīng)交接得當(dāng)。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范企業(yè)內(nèi)刊組織工作 一、內(nèi)刊編輯工作需要配合的內(nèi)容一、內(nèi)刊編輯工作需要配合的內(nèi)容 1、征文宣傳及組稿。 2、部門重要會議、活動、時間的及時通知或新聞組稿。 3、刊物發(fā)放并做好領(lǐng)取記錄。 第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 公司文體活動的組織二、企業(yè)活動組織需配合工作二、企業(yè)活動組織需配合工作1、宣傳各項活動，組織員工參與。2、做好活動安排及部門工作安排的協(xié)調(diào)工作3、擔(dān)當(dāng)公司文化的基層宣傳員，傳播企業(yè)文化及人文、理論、活動精神。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 績效考核管理規(guī)范一、相關(guān)制度一、相關(guān)制度 績效方案、

12、部門績效考核表、數(shù)據(jù)統(tǒng)計表每月20-21日部門考勤統(tǒng)計表統(tǒng)計表（需部門負責(zé)人確認(rèn)，紙質(zhì)交至人力資源部。部門月報（電子檔）、相關(guān)附件（電子檔，并發(fā)給相關(guān)部門）。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 績效考核管理規(guī)范績效考核管理規(guī)范二、文員考核二、文員考核 考核標(biāo)準(zhǔn)：管理部40%+部門60%第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 績效考核管理規(guī)范績效考核管理規(guī)范管理部40%A、考勤統(tǒng)計（10%） 一次失誤扣4分 a、考勤統(tǒng)計不及時，不準(zhǔn)確一次扣4分； b、請假、調(diào)休、加班單等未及時或未按手續(xù)辦理一次扣4分。B、培訓(xùn)達成率（8%） 一次失誤扣3分 a、新入職人員培訓(xùn)未完成或遺漏 b、公司培訓(xùn)未參加、主持培訓(xùn)不及時（月度培訓(xùn)未

13、按時完成） c、培訓(xùn)記錄不完善第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 績效考核管理規(guī)范績效考核管理規(guī)范 C、績效數(shù)據(jù)及時準(zhǔn)確性10% 一次失誤扣4分 a、相關(guān)資料提供不及時或不準(zhǔn)確 D、部門人事信息及時準(zhǔn)確性6%一次扣2分 a、新員工入職手續(xù) b、自離、離職手續(xù) c、轉(zhuǎn)崗、晉升手續(xù)等以上項辦理不及時 E、活動組織能力6% a、部門投稿情況 b、公司活動部門組織情況（組織、協(xié)助、跟進）第三部分 總結(jié) 平時需要做到的工作平時需要做到的工作人事管理人事管理1、組織架構(gòu)、外遷、離職（包括自離）、員工職位變更應(yīng)及時通知管理部。2、新員工到部門報到文員先檢查新員工入職表程序是否辦理完畢。3、新員工試用期結(jié)束前一周，給員工發(fā)相關(guān)轉(zhuǎn)正表格，部門主管簽字，再統(tǒng)一攜帶文件交至人力資源部。第三部分 總結(jié) 培訓(xùn)管理培訓(xùn)管理1、每位新來員工，文員必須監(jiān)督其通知參加新員工入職培訓(xùn)2、新員工到部門，文員需組織、跟進新員工做好上崗培訓(xùn)并做好個人培訓(xùn)檔案。3、新員工上崗培訓(xùn)合格后，各部門需向管理