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1、一、公文的基本知識(shí)一、公文的基本知識(shí) 000001 機(jī)密年 特急 文件文件 發(fā)號(hào) 關(guān)于關(guān)于工作的通知工作的通知 (主送機(jī)關(guān)名稱):(正文) 。 附件:1 2 (發(fā)文機(jī)關(guān)名稱)二年年日(印章) 抄送:,。 (印發(fā)單位) 2年年日印發(fā)二、二、 公文寫作的語言表述公文寫作的語言表述 在公文寫作中,有許多字、詞被混用,造成不統(tǒng)一、不規(guī)范的問題,要加強(qiáng)甄別和規(guī)范。如:制定與制訂的準(zhǔn)確使用,制訂突出擬訂、草擬、創(chuàng)制,對(duì)象多為方案、計(jì)劃等,注重的是過程,制定突出確定下來、正式實(shí)施,多指路線、方針政策、法令、規(guī)章等,注重的是結(jié)果;做出與作出,前為口語,強(qiáng)調(diào)具體的事,后者多為書面語;急待和亟待,前者指時(shí)間上的緊
2、迫性,后者表示意義上的緊迫性,表明問題已經(jīng)嚴(yán)重到了極點(diǎn)。百分?jǐn)?shù)與分?jǐn)?shù)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字表述:百分?jǐn)?shù)與分?jǐn)?shù)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字表述: 如20%不應(yīng)寫為漢字表述的“百分之二十”,3/4不應(yīng)寫為“四分之三”。數(shù)值范圍表述:數(shù)值范圍表述: 數(shù)值范圍就是百分之幾到百分之幾的數(shù)值比較,百分比不可能大于1,只能小于或等于1。如表述“3%-8%”,不能寫成“38%”,不能省略3后的百分號(hào);用分?jǐn)?shù)和整數(shù)表述數(shù)字范圍時(shí),也同理不能省略第一個(gè)數(shù)字后的單位,5萬-10萬人不能寫成5-10萬人。表述時(shí)間時(shí)段:表述時(shí)間時(shí)段: 一般不要表述為去年、今年、明年等,應(yīng)表述出具體的年份,如2007年、2008年。開端用語:開端用語: 為、
3、為了、為著、查、接、頃接、根據(jù)、據(jù)、遵照、依照、按照、按、鑒于、關(guān)于、茲、茲定于、今、隨著、由于。結(jié)尾用語:結(jié)尾用語: 上行:妥否,請(qǐng)批復(fù);特此報(bào)告。 平行:特此通知;特此函達(dá)(不需對(duì)方答復(fù));請(qǐng)予函復(fù)(需對(duì)方答復(fù));特此證明。1上行文是下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的行文。如請(qǐng)示、報(bào)告等。2平行文是平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文。如函、平行性通知、議案等。3下行文是上級(jí)機(jī)關(guān)向?qū)傧碌臋C(jī)關(guān)行文。如命令(令)、決定、通報(bào)、批復(fù)等。4泛行文是既向發(fā)文機(jī)關(guān)的上級(jí)單位、下級(jí)單位、平行單位行文,也向不相隸屬的單位行文,行文面廣泛,方向不定,如公告等。一一 上行文體的寫法上行文體的寫法請(qǐng)請(qǐng) 示示1屬超出本公司的工
4、作職權(quán)范圍須經(jīng)請(qǐng)示批準(zhǔn)才能辦理的;2工作中出現(xiàn)了新情況、新問題,必須處理卻又無章可循,無法可依,有待上級(jí)機(jī)關(guān)批示的;3遇到本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)很難克服或無力克服的困難,需請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)支持、幫助的。4屬涉及全局性或普遍性的而本機(jī)關(guān)無法獨(dú)立解決的工作困難和問題,必須請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)以求得到上級(jí)機(jī)關(guān)的協(xié)調(diào)和幫助。1.一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),不抄送給本單位領(lǐng)導(dǎo)或部門;(搞不清主管部門,就主送給公司)2.區(qū)分請(qǐng)示與報(bào)告,避免出現(xiàn)“請(qǐng)示報(bào)告”;3.一事一請(qǐng)示;4.不得越級(jí)請(qǐng)示;5.三要素:緣由緣由依據(jù)、意義與作用依據(jù)、意義與作用(文件、制度)(文件、制度)事項(xiàng)事項(xiàng)符合法規(guī),符合實(shí)際符合法規(guī),符合實(shí)際,條理清楚,條理清
5、楚結(jié)語結(jié)語“妥否,請(qǐng)批復(fù)妥否,請(qǐng)批復(fù)”廣東合鴻達(dá)投資管理有限公司: 為推進(jìn)南沙、琶洲兩個(gè)項(xiàng)目開發(fā)工作,公司分別在以上兩個(gè)地方設(shè)置了項(xiàng)目部,由于項(xiàng)目遠(yuǎn)離市區(qū)、交通不便,影響報(bào)建報(bào)批等開發(fā)工作,因此我司擬購(gòu)置兩輛工具車,具體型號(hào)為XXXXX,單價(jià)約為XXX元人民幣(包牌價(jià)),合計(jì)共XXX萬元人民幣。 聯(lián)系人:XXX,聯(lián)系電話:XXXXXXXXX 妥否,請(qǐng)批復(fù)。 廣州合錦嘉泓房地產(chǎn)投資有限公司 年月日?qǐng)?bào)報(bào) 告告 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。 1.有見解:匯報(bào)工作有時(shí)不能只擺事實(shí)而沒有觀點(diǎn)。比如匯報(bào)了某項(xiàng)工作后,可以總結(jié)些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。但看法不能占主導(dǎo)地位,其主要目的是為了幫
6、助上級(jí)單位或部門了解和考慮問題。 2.陳述性:報(bào)告的主要任務(wù)是如實(shí)地向上級(jí)陳述工作情況,事實(shí)的陳述應(yīng)當(dāng)是報(bào)告的主要內(nèi)容。1.工作報(bào)告用于匯報(bào)某一階段的正常工作。2.情況報(bào)告用于反映重大問題或帶有突發(fā)性、偶然性的情況。3.答復(fù)報(bào)告用于答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)查詢的事項(xiàng)。報(bào)告正文通常由“三段式”構(gòu)成,具體有以下幾類:(一)情況做法問題(意見);(二)情況(做法)問題今后意見;(三)情況問題今后意見;(四)情況原因(責(zé)任)下步做法;(五)情況原因責(zé)任及處理意見;(六)情況問題意見。結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)內(nèi)容內(nèi)容1.線條要單一,否則容易叫人理不出頭緒。2.內(nèi)容要簡(jiǎn)單,對(duì)復(fù)雜的內(nèi)容要?jiǎng)h繁就簡(jiǎn)。 3.語言樸實(shí)凝練,數(shù)據(jù)、事例豐富。
7、撰寫報(bào)告應(yīng)注意的問題:()嚴(yán)格使用文種,尤其應(yīng)當(dāng)注意不要與請(qǐng)示混用。 報(bào)告事項(xiàng)不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng),否則會(huì)因“報(bào)告”不需批復(fù)而影響請(qǐng)示事項(xiàng)的處理和解決。()材料要真實(shí)。 向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作應(yīng)該本著實(shí)事求是的態(tài)度,如實(shí)匯報(bào)。無論是成績(jī)還是失誤,都應(yīng)該全面、真實(shí)地反映,不能只報(bào)喜不報(bào)憂,也不能夸大和虛構(gòu)。上報(bào)的公文應(yīng)該在調(diào)查研究、全面掌握本單位情況的基礎(chǔ)上撰寫。()主旨鮮明。 報(bào)告的內(nèi)容,一般涉及的面寬而且復(fù)雜,很容易寫的篇幅較長(zhǎng)而又重點(diǎn)不夠突出,形成泛泛而談。這就要求在撰寫時(shí),力求寫的觀點(diǎn)鮮明,條理清楚、簡(jiǎn)潔、深刻。 區(qū)別報(bào)告報(bào)告請(qǐng)示請(qǐng)示性質(zhì)不同陳述性公文呈批性公文行文目的不同在于匯報(bào)工作,反映情況
8、,提出意見和建議,回簽上級(jí)機(jī)關(guān)詢問為解決某一問題,請(qǐng)示某一問題,請(qǐng)示上級(jí)指示或批準(zhǔn)行文時(shí)間不同工作結(jié)束后或進(jìn)行中必須在事前行文,不得先斬后奏主送機(jī)關(guān)不同旨在為上級(jí)提供信息,允許多頭主送是向上級(jí)請(qǐng)示批示或批準(zhǔn),只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)事項(xiàng)的多少不同可以是一件事,如專題報(bào)告,或多件事,如綜合報(bào)告必須遵循“一文一事”的原則答復(fù)的形式不同不要求上級(jí)回復(fù)要求上級(jí)及時(shí)批復(fù)回文,給予明確答復(fù)。廣東合鴻達(dá)投資有限公司: 金珠灣慧谷總部第一期別墅類辦公樓,采用居住、辦公等多功能平面設(shè)計(jì),寶賢華瀚設(shè)計(jì)院根據(jù)219號(hào)地塊較為方整、靈活性高、空間利用率高的特點(diǎn),結(jié)合產(chǎn)品定位及建筑設(shè)計(jì)特點(diǎn),分別提出了四種不同風(fēng)格的辦公樓外立
9、面設(shè)計(jì)方案,現(xiàn)將有關(guān)情況匯報(bào)如下: 一、方案一: XXXXXX 二、方案二: XXXXXXX 綜上所述 特此報(bào)告。廣州合錦嘉泓房地產(chǎn)投資有限公司2013年XX月XX日二二 平行文種的寫法平行文種的寫法通通 知知1.轉(zhuǎn)發(fā)性通知。2.事項(xiàng)性通知。(1)布置工作、安排開展活動(dòng)。(2)解決實(shí)際工作中的某些問題。(3)告知召開會(huì)議。3.印發(fā)通知。4.任免通知。 1.準(zhǔn)確概述下發(fā)通知的目的及意義。 說明依據(jù)、目的和意義(為,根據(jù),落實(shí))避免: (1)工作意義界定不清,高度不夠或亂戴帽子。 (2)意義界定冗長(zhǎng),掩蓋發(fā)文主旨。2.主體內(nèi)容層次清楚,分條論述。(1)事項(xiàng)類通知。 把布置的工作或需要周知的內(nèi)容分條
10、列項(xiàng)地闡述清楚。一般包括講清目的、要求、措施、辦法等。主要的重要的事項(xiàng)寫在前面,重輕有序。(2)會(huì)議通知。 名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、參加人員、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、需做什么準(zhǔn)備等。 避免玩神秘主義,增加工作量?!静∥睦∥睦筷P(guān)于召開關(guān)于召開工作會(huì)議的通知工作會(huì)議的通知公司各部門: 為貫徹公司年度工作會(huì)議精神,提高公司的水平,經(jīng)公司研究決定,在全公司范圍內(nèi)開展活動(dòng)?,F(xiàn)將有關(guān)會(huì)議事項(xiàng)通知如下: 一、會(huì)議時(shí)間:10月4日至8日。 二、會(huì)議地點(diǎn):XXXXXXX。 三、與會(huì)人員:各部門負(fù)責(zé)人等。 四、請(qǐng)各部門準(zhǔn)備好本部門開展活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)材料,限5000字,報(bào)到時(shí)交給會(huì)務(wù)組。并請(qǐng)與會(huì)人員于10月4日
11、前來報(bào)到。 特此通知。 廣州合錦嘉泓房地產(chǎn)投資有限公司 2013年7月8日1.與會(huì)人員不明確,不應(yīng)加“等”字。 2.要求有歧義。會(huì)議是布置開展活動(dòng)的,若帶經(jīng)驗(yàn)材料,也應(yīng)該是帶本部門“以往”開展活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)材料。 3.“10月4日前來報(bào)到”有歧義,報(bào)到地點(diǎn) 不清楚。應(yīng)改為“10月4日上午8:00到XXXXX一樓總臺(tái)報(bào)到”。 4、發(fā)文時(shí)間太早。 5、還應(yīng)補(bǔ)充說明會(huì)議食宿安排及費(fèi)用,聯(lián)系人。【主要問題】函函 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。1. 使用的廣泛性2. 行文的多向性3. 寫作的靈活性1.函可以不設(shè)文頭、不編文號(hào)、不寫標(biāo)題。2.發(fā)函緣由:函的寫作一般都比
12、較短小,簡(jiǎn)明扼要地說明來函的目的事項(xiàng)即可,一般不宜展開論述。3.事項(xiàng):答復(fù)對(duì)方的函,首先應(yīng)在正文的首句或首段說明收到對(duì)方函的時(shí)間及內(nèi)容概括,然后針對(duì)對(duì)方的要求,逐一進(jìn)行答復(fù)。4.結(jié)語:“特此函達(dá)”(不需要對(duì)方答復(fù)) “請(qǐng)予函復(fù)”(需要對(duì)方答復(fù))1.內(nèi)容要簡(jiǎn)潔 2.語言要得體 3.文體要正確廣州增電電力建設(shè)投資集團(tuán)有限公司: 貴司增城新塘商業(yè)大廈項(xiàng)目2012年8月15日領(lǐng)取的建設(shè)工程規(guī)劃許可證省安全廳 請(qǐng)予函復(fù)。廣州合錦嘉泓房地產(chǎn)投資有限公司2013年XX月XX日會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要什么樣的會(huì)議要出紀(jì)要:什么樣的會(huì)議要出紀(jì)要: 重要級(jí)別、多部門、布置安排任務(wù)、工作需求會(huì)議紀(jì)要的總體結(jié)構(gòu)會(huì)議紀(jì)要的總體結(jié)構(gòu) 1.標(biāo)題:通常由會(huì)議名稱和文種構(gòu)成。 2.正文 (1)會(huì)議概況(導(dǎo)語):即會(huì)議紀(jì)要的開頭部分,簡(jiǎn)要概括會(huì)議基本情況,包括會(huì)議名稱、目的、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、參會(huì)人員、主要議題和會(huì)議成果等。(根據(jù)會(huì)議內(nèi)容寫全領(lǐng)導(dǎo)職務(wù),切忌遺漏學(xué)習(xí)、通報(bào)等環(huán)節(jié)) (2)主體:根據(jù)會(huì)議的中心議題,按主次、有重點(diǎn)地寫出會(huì)議情況和成果,包括對(duì)工作的評(píng)價(jià),對(duì)問題的分析,會(huì)議議定的事項(xiàng),今后工作的指導(dǎo)思想、提出的要求等。(心得
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