現(xiàn)代化經(jīng)營與管理

1、現(xiàn)代化經(jīng)營與管理現(xiàn)代化經(jīng)營與管理 時間管理時間管理 課程綱要課程綱要 壹壹、概說、概說開啟生命、生活與開啟生命、生活與 生涯的視窗生涯的視窗 一、時間管理前必須要有的認知一、時間管理前必須要有的認知 二、個人在時間管理上的做法二、個人在時間管理上的做法 概概 說說James L. Hayes曾經(jīng)指出：有效的管理者永曾經(jīng)指出：有效的管理者永 遠是生活在現(xiàn)在，但是卻往往將眼光集中在未來遠是生活在現(xiàn)在，但是卻往往將眼光集中在未來 。Peter F. Drucker則說：則說：時間是最稀有的資源時間是最稀有的資源 ，除非能有效管理它，否則其他的資源更無法有，除非能有效管理它，否則其他的資源更無法有 效

2、地管理。效地管理。 德國文學(xué)家歌德（德國文學(xué)家歌德（Goethe）：人生最重要的：人生最重要的 ，是要有偉大目標及達到的決心。重要之事絕，是要有偉大目標及達到的決心。重要之事絕 不可受芝麻綠豆小事所牽絆。不可受芝麻綠豆小事所牽絆。 概概 說說Stephen R. Covey曾說：忘掉牆上的時鐘曾說：忘掉牆上的時鐘 提高做事效率，並不表示做時間的主人。找到心提高做事效率，並不表示做時間的主人。找到心 中的羅盤中的羅盤探索真心所願，才能創(chuàng)造均衡圓滿的探索真心所願，才能創(chuàng)造均衡圓滿的 人生。人生。 自然原則：又稱農(nóng)場法則。自然原則：又稱農(nóng)場法則。即必須放下速成的即必須放下速成的 各種時間管理工具，願

3、意檢視自己的生活、不各種時間管理工具，願意檢視自己的生活、不 斷內(nèi)省、傾聽內(nèi)心的聲音、有了深刻的自覺之斷內(nèi)省、傾聽內(nèi)心的聲音、有了深刻的自覺之 後，將時間花費在生命中最重要的事情上。後，將時間花費在生命中最重要的事情上。 時間管理前必須要有的認知時間管理前必須要有的認知少即是多少即是多 要利用減法安排工作、財務(wù)和健康，拋開不必要的負擔，讓要利用減法安排工作、財務(wù)和健康，拋開不必要的負擔，讓 人生變得更簡單。例如減少時間浪費、減少無用花費、減少人生變得更簡單。例如減少時間浪費、減少無用花費、減少 不必要的負荷。不必要的負荷。多做對的事，而不是做好或做完事多做對的事，而不是做好或做完事 要揀選重點

4、，區(qū)隔輕重緩急，講求效率與重視要揀選重點，區(qū)隔輕重緩急，講求效率與重視 結(jié)果。結(jié)果。建立完整的生涯發(fā)展觀念建立完整的生涯發(fā)展觀念 需將個人的發(fā)展、家庭的成長及工作的安排，縝密規(guī)劃，訂需將個人的發(fā)展、家庭的成長及工作的安排，縝密規(guī)劃，訂 出願景作為最高指導(dǎo)原則，以追求幸福與美滿人生。出願景作為最高指導(dǎo)原則，以追求幸福與美滿人生。作時間的主人，不要作它的奴隸作時間的主人，不要作它的奴隸 需講求方法、策略管控時間，而不要被時間擺佈與需講求方法、策略管控時間，而不要被時間擺佈與 操弄。操弄。 個人在時間管理上的作法個人在時間管理上的作法 工作工作 減少時間浪費，效率加倍減少時間浪費，效率加倍 確定效率

5、的真諦確定效率的真諦 應(yīng)該訂在減少未完成的工作項目，把時間花在真正重要的工應(yīng)該訂在減少未完成的工作項目，把時間花在真正重要的工 作上，而不是完成所有的工作。作上，而不是完成所有的工作。 簡化工作行程表簡化工作行程表 step 1：將第將第2天既定的行程寫在行事曆上（天既定的行程寫在行事曆上（早已安排好的會議早已安排好的會議 、晤面以及早午餐等、晤面以及早午餐等），然後算出還剩餘多少時間。），然後算出還剩餘多少時間。 step 2：將明天預(yù)計要做的工作項目列出（將明天預(yù)計要做的工作項目列出（不要高估自己的能不要高估自己的能 力，低估工作的難度，估算之後再加倍，才是完成該力，低估工作的難度，估算之

6、後再加倍，才是完成該 項工作所需時間，否則寧可寬鬆些項工作所需時間，否則寧可寬鬆些）。）。 step 3：將明天的工作項目清單填入空白的時間中，能填多少將明天的工作項目清單填入空白的時間中，能填多少 就填多少，其餘的就不要再多想，因為你再也沒有多就填多少，其餘的就不要再多想，因為你再也沒有多 餘的時間能完成。餘的時間能完成。 個人在時間管理上的作法個人在時間管理上的作法 工作工作 有效時間管理，提高效率有效時間管理，提高效率 八大錦囊作法八大錦囊作法 將每件事情利用表格予以格式化，依處理先後順序分將每件事情利用表格予以格式化，依處理先後順序分 門別類。門別類。 只要有必須做的事情，馬上就做，面

7、臨問題不拖延，只要有必須做的事情，馬上就做，面臨問題不拖延， 避免問題堆積如山，導(dǎo)致增加生活壓力。避免問題堆積如山，導(dǎo)致增加生活壓力。 不要只想著問題，而不拿出行動去解決，應(yīng)儘快設(shè)法不要只想著問題，而不拿出行動去解決，應(yīng)儘快設(shè)法 著手解決問題。著手解決問題。 設(shè)定優(yōu)先順序，將工作按照急緩程序排列，緊急事件設(shè)定優(yōu)先順序，將工作按照急緩程序排列，緊急事件 者優(yōu)先處理，可緩辦者則在時間充裕時才加以處理。者優(yōu)先處理，可緩辦者則在時間充裕時才加以處理。 個人在時間管理上的作法個人在時間管理上的作法 不是每件事都必須做，面對一些同時出現(xiàn)的問題，要不是每件事都必須做，面對一些同時出現(xiàn)的問題，要 有所取捨地處

8、理。有所取捨地處理。 學(xué)會說不的藝術(shù)，不要過度承諾，適度地拒絕他學(xué)會說不的藝術(shù)，不要過度承諾，適度地拒絕他 人的要求或請託。人的要求或請託。 多多利用身邊的資源，請大家一同協(xié)力完成會比自己多多利用身邊的資源，請大家一同協(xié)力完成會比自己 獨力處理要來得快又好。獨力處理要來得快又好。 不要為了無法解決的問題及無謂的事情鑽牛角尖和煩不要為了無法解決的問題及無謂的事情鑽牛角尖和煩 惱。惱。 個人在時間管理上的作法個人在時間管理上的作法 花時間仔細確認工作目標花時間仔細確認工作目標 目標的意義不僅在於最後期限或是要達成的業(yè)績等等數(shù)字的設(shè)目標的意義不僅在於最後期限或是要達成的業(yè)績等等數(shù)字的設(shè) 定；還在於必

9、須確認老闆要的是什麼（定；還在於必須確認老闆要的是什麼（不要事與願違不要事與願違）。）。 為避免事情從頭來過，最好先做好事先清楚的溝通，可以省去為避免事情從頭來過，最好先做好事先清楚的溝通，可以省去 日後不必要的麻煩。日後不必要的麻煩。 隨身攜帶筆記本隨身攜帶筆記本 use 1：養(yǎng)成看到什麼、聽到什麼、想到什麼立即記下來，有養(yǎng)成看到什麼、聽到什麼、想到什麼立即記下來，有需需 要的時後立即拿起筆記本直接翻閱，刺激自己的靈感。要的時後立即拿起筆記本直接翻閱，刺激自己的靈感。 use 2：做好客戶管理，將拜訪客戶的行程、客戶名、手機電做好客戶管理，將拜訪客戶的行程、客戶名、手機電話話 名、聯(lián)絡(luò)方式、

10、客戶要求事項、預(yù)備洽談內(nèi)容予以登記名、聯(lián)絡(luò)方式、客戶要求事項、預(yù)備洽談內(nèi)容予以登記 。 use 3：隨手記下在工作上遭遇難以解決的問題及困擾，並詢隨手記下在工作上遭遇難以解決的問題及困擾，並詢問問 自己為什麼。自己為什麼。 重要又緊急的重要又緊急的 事情事情 A不重要卻緊急不重要卻緊急 的事情的事情 C重要卻不緊急重要卻不緊急 的事情的事情 B不重要也不緊不重要也不緊 急急 D 緩緩 急急 重要重要 不重要不重要處理的先後順序可依處理的先後順序可依ABCD安排安排A 重要又緊急的事情重要又緊急的事情馬上去做馬上去做 ，可優(yōu)先處理，可優(yōu)先處理B 重要卻不緊急的事情重要卻不緊急的事情這類事這類事

11、情的效益是中長期的，如果一情的效益是中長期的，如果一 再拖延，會變成重要又緊急的再拖延，會變成重要又緊急的 事情，所以應(yīng)該擬訂具體目標事情，所以應(yīng)該擬訂具體目標 和化整為零的計畫，按時完成和化整為零的計畫，按時完成C 不重要卻緊急的事情不重要卻緊急的事情沒有事沒有事 先在計畫之內(nèi)的事情，可尋求先在計畫之內(nèi)的事情，可尋求 替代方案解決或利用工作空檔替代方案解決或利用工作空檔 來做來做D 不重要也不緊急的事情不重要也不緊急的事情不一不一 定要去做的事情，也不應(yīng)該浪定要去做的事情，也不應(yīng)該浪 費時間在此類時間上面費時間在此類時間上面 時間管理矩陣圖時間管理矩陣圖 重要又緊急的事情重要又緊急的事情危機

12、、災(zāi)害危機、災(zāi)害緊迫的問題緊迫的問題會議、報告、專案截止日會議、報告、專案截止日 不重要卻緊急的事情不重要卻緊急的事情準備工作準備工作預(yù)防措施預(yù)防措施價值觀的澄清價值觀的澄清長期規(guī)畫長期規(guī)畫人際關(guān)係的建立人際關(guān)係的建立必要的休閒必要的休閒增進自己的能力增進自己的能力 重要卻不緊急的事情重要卻不緊急的事情沒必要的干擾沒必要的干擾沒必要的報告書沒必要的報告書不重要的電話、電郵、信件、不重要的電話、電郵、信件、 會議會議別人的小問題別人的小問題為了符合別人的期望的任何事情為了符合別人的期望的任何事情 不重要也不緊急的事情不重要也不緊急的事情細微的瑣事細微的瑣事處理無意義的電話、電郵、信件處理無意義的

13、電話、電郵、信件閒聊瞎扯閒聊瞎扯逃避現(xiàn)實的各種活動（上網(wǎng)、看逃避現(xiàn)實的各種活動（上網(wǎng)、看 電視）電視） 時間管理矩陣圖時間管理矩陣圖 輕重緩急的九宮格輕重緩急的九宮格 A1A2A3B1B2B3C1C2C3最重要待辦事項最重要待辦事項重要待辦事項重要待辦事項 待辦事項待辦事項 今天要做好今天要做好 這週內(nèi)要做好這週內(nèi)要做好 下週以後做好下週以後做好注意事項：注意事項：有時間壓力的工作，放在有時間壓力的工作，放在 A1、B1區(qū)塊。區(qū)塊。C1、C2、C3三區(qū)，常常是三區(qū)，常常是 有空的時間或是空檔時做，有空的時間或是空檔時做， 甚至授權(quán)給別人做。因此經(jīng)甚至授權(quán)給別人做。因此經(jīng) 常說自己時間不夠的人，

14、往常說自己時間不夠的人，往 往是這一區(qū)域花了過多的時往是這一區(qū)域花了過多的時 間。間。A2、A3、B2、B3這塊區(qū)域這塊區(qū)域 是警戒區(qū)域，為了避免這四是警戒區(qū)域，為了避免這四 個區(qū)塊拖延不予處理，最後個區(qū)塊拖延不予處理，最後 變成變成A1、B1的緊急且重要的緊急且重要 待辦事項，因此要好好規(guī)劃待辦事項，因此要好好規(guī)劃 這塊區(qū)域。這塊區(qū)域。 低低 緊急度緊急度 高高高高 重要度重要度 低低 個人在時間管理上的作法個人在時間管理上的作法 工作工作 重新改造工作習慣重新改造工作習慣 保持桌面某個區(qū)域的習慣保持桌面某個區(qū)域的習慣 不需要把桌面上所有東西都收拾乾淨，但是一定要空出不需要把桌面上所有東西都

15、收拾乾淨，但是一定要空出 一小塊區(qū)域，隨時保持乾淨，如此可以讓你專心工作，一小塊區(qū)域，隨時保持乾淨，如此可以讓你專心工作， 不會因為雜亂的桌面而分心。不會因為雜亂的桌面而分心。 找到自己特定的習慣找到自己特定的習慣 時間管理是一種管理個人負面情緒與習慣的心態(tài)，這也時間管理是一種管理個人負面情緒與習慣的心態(tài)，這也 是成功學(xué)的第一步是成功學(xué)的第一步瞭解自己，改變思維。因此，瞭解自己，改變思維。因此， 要想作好時間管理達到成功，依照成功學(xué)大師博恩要想作好時間管理達到成功，依照成功學(xué)大師博恩 崔崔 西（西（Brain Tracy）的看法，可以遵循七個步驟：）的看法，可以遵循七個步驟： 設(shè)定目標設(shè)定目標

16、決定你到底想要什麼。決定你到底想要什麼。 個人在時間管理上的作法個人在時間管理上的作法 寫下目標寫下目標將想法變成對自己的承諾。將想法變成對自己的承諾。 決定代價決定代價想清楚必須付出多少代價，將有助於你瞭想清楚必須付出多少代價，將有助於你瞭 解設(shè)定的目標對你有多麼重要。解設(shè)定的目標對你有多麼重要。 擬訂計畫擬訂計畫把目標依重要性排序，再擬出要達成目標把目標依重要性排序，再擬出要達成目標 必須做的事。必須做的事。 付諸行動付諸行動想清楚了，就全力進行，當你全心努力時想清楚了，就全力進行，當你全心努力時 ，你會很奇特的發(fā)現(xiàn)環(huán)境也會助你一臂之，你會很奇特的發(fā)現(xiàn)環(huán)境也會助你一臂之 力。力。 日求進步

17、日求進步每天依計畫表平衡分配工作、健康與財富每天依計畫表平衡分配工作、健康與財富 管理，讓自己始終保持再進步狀態(tài)，將有管理，讓自己始終保持再進步狀態(tài)，將有 助於維繫持續(xù)往目標邁進的信心與動能。助於維繫持續(xù)往目標邁進的信心與動能。 不輕言放棄不輕言放棄做決定前要將所有細節(jié)盡量考慮清楚，做決定前要將所有細節(jié)盡量考慮清楚， 一旦決定了，不管多麼困難，絕不輕言一旦決定了，不管多麼困難，絕不輕言 放棄。放棄。 個人在時間管理上的作法個人在時間管理上的作法 財務(wù)財務(wù) 減少無用花費，財富升級減少無用花費，財富升級 強迫自己儲蓄強迫自己儲蓄 要體認沒有多餘的錢儲蓄，只是沒有找對方法；更不要說等到要體認沒有多餘

18、的錢儲蓄，只是沒有找對方法；更不要說等到 有額外的錢再來儲蓄，而要養(yǎng)成先儲蓄，再花用剩下的錢的習有額外的錢再來儲蓄，而要養(yǎng)成先儲蓄，再花用剩下的錢的習 慣（慣（時間久了，再少的錢你也知道怎麼過活時間久了，再少的錢你也知道怎麼過活）。）。 每個月一領(lǐng)到薪水，就立即存一筆錢到另一個存款戶頭（每個月一領(lǐng)到薪水，就立即存一筆錢到另一個存款戶頭（即使即使 10也好也好），然後扣除掉每個月固定的花費，剩下的就是你該），然後扣除掉每個月固定的花費，剩下的就是你該 月可用的錢。月可用的錢。 刪除不必要的花費刪除不必要的花費 多數(shù)人的錢財大都浪費在金額小、沒感覺的日常花費。因此，若多數(shù)人的錢財大都浪費在金額小、

19、沒感覺的日?；ㄙM。因此，若 能克制自己的消費欲望，長期累積，小儉亦可致富。能克制自己的消費欲望，長期累積，小儉亦可致富。 延遲購物決定延遲購物決定 避免別人有，自己也非要有的對照焦慮（避免別人有，自己也非要有的對照焦慮（reference anxiety ），想買任何東西時，不妨告訴自己：過兩天再說，冷卻自），想買任何東西時，不妨告訴自己：過兩天再說，冷卻自 己的購買衝動。己的購買衝動。 個人在時間管理上的作法個人在時間管理上的作法 健康健康 減少有害負荷，快樂不斷減少有害負荷，快樂不斷 10分鐘運動甩掉疾病與贅肉分鐘運動甩掉疾病與贅肉 沒有時間運動不是理由，可以分成沒有時間運動不是理由，可以

20、分成3個時段的個時段的10分鐘運動。分鐘運動。 繞遠路散步回家、不搭電梯爬樓梯、三朋四友多登山。繞遠路散步回家、不搭電梯爬樓梯、三朋四友多登山。 只吃自己需要的量只吃自己需要的量 不要貪小便宜，購餐時，盡量單點、少點套餐，更不宜去吃到飽不要貪小便宜，購餐時，盡量單點、少點套餐，更不宜去吃到飽 的餐廳或買特大號或加大號餐點或飲料，將自己的胃撐大。的餐廳或買特大號或加大號餐點或飲料，將自己的胃撐大。 為自己製造快樂為自己製造快樂 快樂的情緒不是一蹴可及，也必須講求累積的方法。因此可先喝快樂的情緒不是一蹴可及，也必須講求累積的方法。因此可先喝 杯咖啡再工作、選張喜愛的杯咖啡再工作、選張喜愛的CD刺激

21、腦內(nèi)啡（刺激腦內(nèi)啡（endorphin），降），降 低腎上腺術(shù)的含量，消除壓力，擺上有意義的小物品，隨時給自低腎上腺術(shù)的含量，消除壓力，擺上有意義的小物品，隨時給自 己打氣。己打氣。 瞭解自己的作息方式瞭解自己的作息方式 是時間管理的重要關(guān)鍵，在最有精神的時候安排最重要的工作（是時間管理的重要關(guān)鍵，在最有精神的時候安排最重要的工作（ 習慣早起和晚睡者模式各有不同）。習慣早起和晚睡者模式各有不同）。 課課 程程 綱綱 要要 貳、時間的基本概念貳、時間的基本概念 一、時間管理的理念一、時間管理的理念 二、以生命羅盤為出發(fā)點的時間管二、以生命羅盤為出發(fā)點的時間管 理金字塔理金字塔 三、動作與時間的研

22、究三、動作與時間的研究 時間管理的理念時間管理的理念提升生命價值提升生命價值 瞭解自己瞭解自己 例如興趣嗜好、能力專長、成長動機、工作原例如興趣嗜好、能力專長、成長動機、工作原 則、人生價值觀。則、人生價值觀。 愛惜自己愛惜自己 珍視自己的生命與身體，擁有承受壓力的本錢珍視自己的生命與身體，擁有承受壓力的本錢 。 重視自己重視自己 不是講求新個人主義（不是講求新個人主義（Neo-Individualism） ，而是量取自己對家庭、社會、國家與世界的，而是量取自己對家庭、社會、國家與世界的 貢獻值。貢獻值。 時間管理的理念時間管理的理念 瞭解環(huán)境瞭解環(huán)境 相因而生，相期而取，因此明天有賴今相因而

23、生，相期而取，因此明天有賴今 天的創(chuàng)造與努力。天的創(chuàng)造與努力。 轉(zhuǎn)業(yè)決策轉(zhuǎn)業(yè)決策 人往上爬，水往下流，理性評估，依勢而人往上爬，水往下流，理性評估，依勢而 為。為。 時間管理的理念時間管理的理念配合生涯規(guī)劃配合生涯規(guī)劃 不斷認知學(xué)習、不斷開拓成長、不斷前瞻未來。不斷認知學(xué)習、不斷開拓成長、不斷前瞻未來。不違時而動不違時而動 You Got What You Do！ 恪守危機管理的莫非定律（恪守危機管理的莫非定律（Murphys Law）兩）兩 大法則大法則 會出錯的事終歸要出錯（會出錯的事終歸要出錯（If anything can go wrong, it will.） 每件事情所花的時間，都

24、比你想像的久每件事情所花的時間，都比你想像的久 （Everything takes longer than you think it will.） 以生命羅盤為出發(fā)點的時間管理金字塔以生命羅盤為出發(fā)點的時間管理金字塔 評估評估執(zhí)行執(zhí)行擬定計畫擬定計畫目標設(shè)定目標設(shè)定角色定位角色定位使命確認使命確認說明：說明： 以使命確認、角色定位為以使命確認、角色定位為出發(fā)點，協(xié)助我們將時間、出發(fā)點，協(xié)助我們將時間、精力和熱情專注在最重要的精力和熱情專注在最重要的事情上，並且依序做分配，事情上，並且依序做分配，作時間的主人，避免落入被作時間的主人，避免落入被時間牽著走的惡性循環(huán)中。時間牽著走的惡性循環(huán)中。 以

25、生命羅盤為出發(fā)點的時間管理金塔以生命羅盤為出發(fā)點的時間管理金塔 使命（使命（時間管理的基礎(chǔ)時間管理的基礎(chǔ)） 不妨自問不妨自問 自己人生中最重要的三件事是什麼？自己人生中最重要的三件事是什麼？ 自己的長期目標是什麼？自己的長期目標是什麼？ 自己人生中最重要的人際關(guān)係是什麼？自己人生中最重要的人際關(guān)係是什麼？ 自己在一生中，最希望有什麼樣貢獻？自己在一生中，最希望有什麼樣貢獻？角色定位（角色定位（時間管理的利器時間管理的利器） 不妨自問如何讓自己動態(tài)平衡（不妨自問如何讓自己動態(tài)平衡（演好其他角色的基礎(chǔ)演好其他角色的基礎(chǔ)） 在生理方面（在生理方面（例如運動例如運動）。）。 在社會情感方面（在社會情感

26、方面（例如親情例如親情）。）。 在心智方面（在心智方面（例如閱讀例如閱讀）。）。 在心靈方面（在心靈方面（例如禪修例如禪修）。）。 以生命羅盤為出發(fā)點的時間管理金塔以生命羅盤為出發(fā)點的時間管理金塔 目標設(shè)定（目標設(shè)定（思索那件事情可以產(chǎn)生最大效果思索那件事情可以產(chǎn)生最大效果） 不妨自問不妨自問 如果自己在下星期完成這些目標，會有什麼結(jié)果？如果自己在下星期完成這些目標，會有什麼結(jié)果？ 自己對本身的生活會又什麼不同的感受？自己對本身的生活會又什麼不同的感受？ 如果自己只完成了部分目標，會有什麼結(jié)果？如果自己只完成了部分目標，會有什麼結(jié)果？ 這會對我的人生產(chǎn)生積極的影響嗎？這會對我的人生產(chǎn)生積極的影

27、響嗎？ 如果我持續(xù)每星期都這麼做的的話，會有什麼結(jié)果嗎如果我持續(xù)每星期都這麼做的的話，會有什麼結(jié)果嗎 ？ 自己會比現(xiàn)在過得更好嗎？自己會比現(xiàn)在過得更好嗎？ 動作與時間的研究動作與時間的研究時間是企業(yè)的七項資源（時間是企業(yè)的七項資源（人力、資金、時間、物料、機人力、資金、時間、物料、機 器設(shè)備、產(chǎn)銷方法、情報資源器設(shè)備、產(chǎn)銷方法、情報資源）之一。）之一。研究動作與時間的目的研究動作與時間的目的，最主要在研究工作程序（，最主要在研究工作程序（縮短縮短 流程、快速研發(fā)生產(chǎn)流程、快速研發(fā)生產(chǎn)）、方法（）、方法（原料、工具、機器、營原料、工具、機器、營 運成本運成本）、調(diào)配（）、調(diào)配（速、適、理速、適、

28、理）、效率（）、效率（最少代價得到最少代價得到 作大功算作大功算）、效果（）、效果（生產(chǎn)標準化、理念一致化、機能統(tǒng)生產(chǎn)標準化、理念一致化、機能統(tǒng) 合化合化）。）。 實施步驟實施步驟工作環(huán)境合理化（工作環(huán)境合理化（無罣礙空間無罣礙空間）；）；人機一體化（人機一體化（技術(shù)與功效技術(shù)與功效）；）；時間與工作的制式化與統(tǒng)一化（時間與工作的制式化與統(tǒng)一化（生產(chǎn)、加工、製造、開生產(chǎn)、加工、製造、開 發(fā)總時數(shù)發(fā)總時數(shù)）。）。 動作與時間的研究動作與時間的研究辦公桌整理辦公桌整理動線務(wù)求流暢動線務(wù)求流暢 常用的才放桌上。常用的才放桌上。 依習慣擺放，使用後歸位。依習慣擺放，使用後歸位。 雜物愈快處理掉愈好。雜

29、物愈快處理掉愈好。 線路也要整理。線路也要整理。 善用隔牆、桌下的空間。善用隔牆、桌下的空間。 memo集中貼在正前方。集中貼在正前方。桌面整理桌面整理清爽條理清爽條理 要有空間感。要有空間感。 訂出個人整理計畫。訂出個人整理計畫。 利用顏色加以管理。利用顏色加以管理。 活用收納小物?；钣檬占{小物。 使用後物歸定位。使用後物歸定位。 動作與時間的研究動作與時間的研究抽屜整理抽屜整理瞭解空間使用瞭解空間使用 弄清楚抽屜能置放的空間大小，再加以清理。弄清楚抽屜能置放的空間大小，再加以清理。 依習慣和空間進行物品安置。依習慣和空間進行物品安置。 中央抽屜可放大尺寸文件。中央抽屜可放大尺寸文件。 上抽

30、屜適合放文具。上抽屜適合放文具。 中層抽屜可放較不常用的物件。中層抽屜可放較不常用的物件。 下層抽屜適合放大型物品。下層抽屜適合放大型物品。紙本資料整理紙本資料整理一般文件一般文件 分類要按部就班，不要太複雜，也不要太勉強。分類要按部就班，不要太複雜，也不要太勉強。 要懂得善用標題。要懂得善用標題。 將文件標示處理程序。將文件標示處理程序。 將文件依主題區(qū)分。將文件依主題區(qū)分。 利用檔案夾側(cè)邊標示日期。利用檔案夾側(cè)邊標示日期。 文件尺寸以文件尺寸以A4為主。為主。 動作與時間的研究動作與時間的研究紙本資料整理紙本資料整理名片整理名片整理 簡單記下對方的資料。簡單記下對方的資料。 常聯(lián)絡(luò)的名片放

31、在桌上整理盒。常聯(lián)絡(luò)的名片放在桌上整理盒。 將名片作基本分類。將名片作基本分類。 紙本資料整理紙本資料整理書和雜誌的整理書和雜誌的整理 立著放比疊著放好。立著放比疊著放好。 相同主題放在一起。相同主題放在一起。 善用目錄作歸檔管理。善用目錄作歸檔管理。 紙本資料整理紙本資料整理信件、卡片、收據(jù)等的整理信件、卡片、收據(jù)等的整理 收到後馬上處理。收到後馬上處理。 統(tǒng)一收納並定期整理。統(tǒng)一收納並定期整理。 重要事項另外備註。重要事項另外備註。 動作與時間的研究動作與時間的研究數(shù)位資料整理數(shù)位資料整理把握集中、單一、整合、預(yù)防原把握集中、單一、整合、預(yù)防原 則則 檔案命名要有一定規(guī)則。檔案命名要有一定

32、規(guī)則。 先定樹狀架構(gòu)，輔以網(wǎng)狀思維。先定樹狀架構(gòu)，輔以網(wǎng)狀思維。 網(wǎng)頁和電子郵件也要分層管理。網(wǎng)頁和電子郵件也要分層管理。 通訊錄要建立完整資料和關(guān)鍵字。通訊錄要建立完整資料和關(guān)鍵字。 硬碟是清理和備份的好工具硬碟是清理和備份的好工具。 課課 程程 綱綱 要要 參、時間管理的新思維參、時間管理的新思維 一、時空壓縮一、時空壓縮 二、速度競爭二、速度競爭 三、妥善分配三、妥善分配On和和Off 四、善用休閒，投資健康四、善用休閒，投資健康 時間管理的新思維時間管理的新思維 時空壓縮（時空壓縮（time-space compression） 全球化學(xué)者哈維（全球化學(xué)者哈維（D. Harvey）認為

33、，在今日電信與資訊科技）認為，在今日電信與資訊科技的普及下，可以的普及下，可以用降低空間限制的方式加以重組，因此將相對地使用降低空間限制的方式加以重組，因此將相對地使時間增多、空間縮短、機會增大。時間增多、空間縮短、機會增大。在此新思維影響下，使得企業(yè)名在此新思維影響下，使得企業(yè)名人在當前全球化不確定環(huán)境下，對自己的事業(yè)有了更多的思考空間人在當前全球化不確定環(huán)境下，對自己的事業(yè)有了更多的思考空間。 例如日本電腦大廠富士通前董事長、執(zhí)行長小林大佑每天清晨例如日本電腦大廠富士通前董事長、執(zhí)行長小林大佑每天清晨5點起床，整理盆景一小時後，讓自己浸浴在大自然中，保持心境的點起床，整理盆景一小時後，讓自

34、己浸浴在大自然中，保持心境的清寧，來協(xié)助自己做出有遠見的決策；已退休的微軟創(chuàng)辦人比爾清寧，來協(xié)助自己做出有遠見的決策；已退休的微軟創(chuàng)辦人比爾蓋茲（蓋茲（Bill Gates）一年中總）一年中總會定期安排幾天的思考日（會定期安排幾天的思考日（Thinking Day）；全球知名醫(yī)療大廠美敦利（）；全球知名醫(yī)療大廠美敦利（Medtronic）前董事長兼執(zhí)行長喬治）前董事長兼執(zhí)行長喬治（George）每天進行打坐；韓國三星董事長李建熙則經(jīng)常沈浸在思）每天進行打坐；韓國三星董事長李建熙則經(jīng)常沈浸在思考中，有時甚至連續(xù)長達考中，有時甚至連續(xù)長達48個小時。他們的所作所為，都在進行三個小時。他們的所作所為

35、，都在進行三件事，那就是：件事，那就是：正在發(fā)生什麼事？有沒有發(fā)生什麼事？我可以作什正在發(fā)生什麼事？有沒有發(fā)生什麼事？我可以作什麼來影響結(jié)果？麼來影響結(jié)果？ 時間管理的新思維時間管理的新思維 速度競爭（速度競爭（time-based competition）波士頓顧問集團顧問史卓克（波士頓顧問集團顧問史卓克（George Stalk）和豪特（）和豪特（Tho-mas Hout）指出，）指出，時間是企業(yè)的秘密武器，只有快速反時間是企業(yè)的秘密武器，只有快速反應(yīng)應(yīng)才能帶來優(yōu)勢，可以擴大任何其他的差異性，這是所有競才能帶來優(yōu)勢，可以擴大任何其他的差異性，這是所有競爭優(yōu)勢的基礎(chǔ)。爭優(yōu)勢的基礎(chǔ)。 3M執(zhí)行

36、總監(jiān)戴爾（執(zhí)行總監(jiān)戴爾（Michael Dell）則說，）則說，在企業(yè)界在企業(yè)界只只有兩種人：速度快的人與死人。有兩種人：速度快的人與死人。這是因為西方管理界已意這是因為西方管理界已意識到當前產(chǎn)品週期縮短、研發(fā)創(chuàng)新能力加快，必須以更快識到當前產(chǎn)品週期縮短、研發(fā)創(chuàng)新能力加快，必須以更快的速度與更好的效率，才能完全保有競爭力與戰(zhàn)鬥力。的速度與更好的效率，才能完全保有競爭力與戰(zhàn)鬥力。 時間管理的新思維時間管理的新思維 妥善分配妥善分配On與與Off On（開機開機）是指工作或通勤所需的時間（）是指工作或通勤所需的時間（受拘束的時受拘束的時 間間）；）；Off（關(guān)機關(guān)機）則是指工作之餘可以解放稍事休息

37、）則是指工作之餘可以解放稍事休息 的時間（的時間（自由的時間自由的時間）。）。 以一般企業(yè)人士的工作時間分配來說，每天的以一般企業(yè)人士的工作時間分配來說，每天的24小時小時 中，有中，有8小時是小時是pit in（為生活工作中途加油的時為生活工作中途加油的時 間間），剩下的），剩下的16小時才是真正的活動時間。因此小時才是真正的活動時間。因此 理想的時間分配應(yīng)為：理想的時間分配應(yīng)為： 一日的一日的On（受拘束受拘束）時間）時間10小時（小時（工作工作8小時小時通通 勤勤2小時小時） 一日一日Off（自由）時間（自由）時間6小時（小時（活動總時數(shù)活動總時數(shù)16小時小時 受拘束時間受拘束時間10小

38、時小時） 理想時間為受拘束時間（理想時間為受拘束時間（10小時）小時） 平日活動時間（平日活動時間（ 16小時）八分之五小時）八分之五 時間管理的新思維時間管理的新思維 善用休閒善用休閒 投資健康投資健康 休閒活動（休閒活動（recreation）是文明的產(chǎn)物，隨著社會經(jīng)濟）是文明的產(chǎn)物，隨著社會經(jīng)濟 的成長，目前更被認為是一種炫耀性消費（的成長，目前更被認為是一種炫耀性消費（conspicio -us consumption）；若能善用，則不僅能達到）；若能善用，則不僅能達到4R需需 求（求（休息、輕鬆、娛樂、求新休息、輕鬆、娛樂、求新），還能具有淨化、放鬆），還能具有淨化、放鬆 、補償、類

39、化四項功能。、補償、類化四項功能。 休閒活動的價值休閒活動的價值 在個人方面在個人方面 可增進生理健康、健全心理發(fā)展、發(fā)展智能才藝、可增進生理健康、健全心理發(fā)展、發(fā)展智能才藝、 培養(yǎng)創(chuàng)新能力。培養(yǎng)創(chuàng)新能力。 在團隊方面在團隊方面 可促進家庭和諧、防止犯罪行為、提昇工作效能、可促進家庭和諧、防止犯罪行為、提昇工作效能、 促進業(yè)績昇華。促進業(yè)績昇華。 時間管理的新思維時間管理的新思維 休閒經(jīng)驗因果模式休閒經(jīng)驗因果模式身體健康身體健康心靈健康心靈健康生活美滿生活美滿個人成長個人成長心理需心理需求滿足求滿足休閒休閒經(jīng)驗經(jīng)驗 課課 程程 綱綱 要要 肆、進行時間管理的工具肆、進行時間管理的工具 一、利用

40、語言與符號進行交換一、利用語言與符號進行交換 二、時間加速二、時間加速 進行時間管理的工具進行時間管理的工具 隨著各種隨著各種 e 化電子商品和資訊產(chǎn)品的快速產(chǎn)生，兩項主幹思維也化電子商品和資訊產(chǎn)品的快速產(chǎn)生，兩項主幹思維也同步凸顯。同步凸顯。語言交換與符號交換語言交換與符號交換 工作簡化爭取寶貴時間。工作簡化爭取寶貴時間。 透過學(xué)習成長，建立新價值觀、訂定新目標。透過學(xué)習成長，建立新價值觀、訂定新目標。時間加速（時間加速（time-plus） 三種同步工程學(xué)（三種同步工程學(xué)（simultaneous engineers）被提出）被提出 ： 必須加速研擬更新的生產(chǎn)方式和成品（必須加速研擬更新的

41、生產(chǎn)方式和成品（時間壓縮時間壓縮）。）。 以更大彈性有效運用更高層次的資訊和知識（以更大彈性有效運用更高層次的資訊和知識（just in time）（）（數(shù)位學(xué)習、網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)位學(xué)習、網(wǎng)絡(luò)傳輸）。）。 著重對顧客需求的反應(yīng)速度（著重對顧客需求的反應(yīng)速度（客製化、市場空白客製化、市場空白）。）。 課課 程程 綱綱 要要 伍、時間管理的經(jīng)營管理伍、時間管理的經(jīng)營管理 一、及時生產(chǎn)管理（一、及時生產(chǎn)管理（JIT） 1.1.基本概念基本概念 2.2.配合條件配合條件 二、零時差管理（二、零時差管理（ZTM） 1.1.五項法則五項法則 2.2.作法作法 及時生產(chǎn)管理及時生產(chǎn)管理 JIT（Just-In-T

42、ime）是一種庫存管理，概念是在生產(chǎn)線需要的時是一種庫存管理，概念是在生產(chǎn)線需要的時候，充分利用電腦科技，強調(diào)有效率地以庫存送達的時機，而候，充分利用電腦科技，強調(diào)有效率地以庫存送達的時機，而非數(shù)量非數(shù)量，進一步使企業(yè)在減少無謂的庫存成本浪費下，提升管理整進一步使企業(yè)在減少無謂的庫存成本浪費下，提升管理整體供應(yīng)鏈的效率。體供應(yīng)鏈的效率。及時生產(chǎn)系統(tǒng)的基本概念及時生產(chǎn)系統(tǒng)的基本概念 供應(yīng)鏈庫存縮減最小化供應(yīng)鏈庫存縮減最小化 藉著頻繁的小量送貨來支應(yīng)及時需求，如此可減少庫存的成本藉著頻繁的小量送貨來支應(yīng)及時需求，如此可減少庫存的成本 呆置，增加資金的流通性。呆置，增加資金的流通性。 增加網(wǎng)路看板（

43、增加網(wǎng)路看板（Kanban）的運用）的運用 在製造原料控管系統(tǒng)上，以內(nèi)外部連線的電腦系統(tǒng)所形成的在製造原料控管系統(tǒng)上，以內(nèi)外部連線的電腦系統(tǒng)所形成的 網(wǎng)路看板作為中介，瞭解上下游（網(wǎng)路看板作為中介，瞭解上下游（供應(yīng)商、客戶供應(yīng)商、客戶）原料需索訂）原料需索訂 單，進行直接溝通。單，進行直接溝通。 策略和管理的結(jié)合策略和管理的結(jié)合 藉工作型態(tài)的轉(zhuǎn)變，讓員工普遍參與，進而改善製造效率並減藉工作型態(tài)的轉(zhuǎn)變，讓員工普遍參與，進而改善製造效率並減 少浪費。少浪費。 及時生產(chǎn)管理及時生產(chǎn)管理 成功的成功的JIT配合條件配合條件需要有可靠的送貨系統(tǒng)。需要有可靠的送貨系統(tǒng)。顧客和供貨者之間的距離必須屬於短程。

44、顧客和供貨者之間的距離必須屬於短程。重視穩(wěn)定的品質(zhì)測試，以確保零件沒有經(jīng)過測試前不會進入生產(chǎn)重視穩(wěn)定的品質(zhì)測試，以確保零件沒有經(jīng)過測試前不會進入生產(chǎn) 線。線。必須有穩(wěn)定、可預(yù)期的製造進度表，以及在需求小幅變動時能迅必須有穩(wěn)定、可預(yù)期的製造進度表，以及在需求小幅變動時能迅 速因應(yīng)處理。速因應(yīng)處理。 對製造業(yè)和供應(yīng)商言，其要求的條件為：對製造業(yè)和供應(yīng)商言，其要求的條件為： 需注意資料、資訊和溝通。需注意資料、資訊和溝通。 評估需求方案以改變製造設(shè)備、原料處理、製造流程和配銷設(shè)評估需求方案以改變製造設(shè)備、原料處理、製造流程和配銷設(shè) 施。施。 改善管理單位供應(yīng)成本的方法。改善管理單位供應(yīng)成本的方法。

45、重新評估採購與供應(yīng)關(guān)係，並且考慮策略合作的可能性。重新評估採購與供應(yīng)關(guān)係，並且考慮策略合作的可能性。 零時差管理零時差管理零時差管理（零時差管理（Zero-Time Management）提出是）提出是為了讓企業(yè)組織行動在未來變化當中沒有時間差（為了讓企業(yè)組織行動在未來變化當中沒有時間差（Timeless）的存在，及體會贏得未來關(guān)鍵不在於）的存在，及體會贏得未來關(guān)鍵不在於跑得比競爭者快，而在於回應(yīng)市場的快速變化。因跑得比競爭者快，而在於回應(yīng)市場的快速變化。因此，時間是零時差經(jīng)營者的盟友，透過零時差管理此，時間是零時差經(jīng)營者的盟友，透過零時差管理，經(jīng)營者可將眼光投射至未來，不為傳統(tǒng)框框所侷，經(jīng)營

46、者可將眼光投射至未來，不為傳統(tǒng)框框所侷限，不為成功所蒙蔽，保持策略的柔軟度，在市場限，不為成功所蒙蔽，保持策略的柔軟度，在市場留白處攔截未來。留白處攔截未來。 立即立即學(xué)習學(xué)習立即立即調(diào)校調(diào)校立即立即執(zhí)行執(zhí)行立即立即參與參與立即標立即標準定位準定位事業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施事業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施以以5項零時差法則跨越鴻溝項零時差法則跨越鴻溝顧顧客客供應(yīng)供應(yīng)商與商與夥伴夥伴知識與企業(yè)情報收集知識與企業(yè)情報收集願景願景事業(yè)策略事業(yè)策略創(chuàng)造價值創(chuàng)造價值 零時差管理零時差管理 五項法則五項法則立即價值重整（立即價值重整（Instant Value Alignment） 為了迎合顧客需求且積極地讓顧客參與設(shè)計過程，企業(yè)為了迎合

47、顧客需求且積極地讓顧客參與設(shè)計過程，企業(yè) 本身必須搶先預(yù)期顧客需求的變化，進而轉(zhuǎn)變自己產(chǎn)品本身必須搶先預(yù)期顧客需求的變化，進而轉(zhuǎn)變自己產(chǎn)品 與服務(wù)，以期讓自己的價值觀和顧客同步的一種策略作與服務(wù)，以期讓自己的價值觀和顧客同步的一種策略作 法。例如華爾街日報（法。例如華爾街日報（Walt-street Daily）為了讓顧客）為了讓顧客 有能力控制自己所要的電子報內(nèi)容，電子報訂戶能夠擁有能力控制自己所要的電子報內(nèi)容，電子報訂戶能夠擁 有個人化的版本?？醋约焊信d趣的題材，設(shè)定關(guān)鍵字及有個人化的版本?？醋约焊信d趣的題材，設(shè)定關(guān)鍵字及 感興趣的主題，凡此均是以顧客需求為價值調(diào)整的重點感興趣的主題，凡此

48、均是以顧客需求為價值調(diào)整的重點 。 零時差管理零時差管理立即學(xué)習（立即學(xué)習（Instant Learning） 指企業(yè)本身為適應(yīng)善變的環(huán)境，持續(xù)不斷地做好準備，指企業(yè)本身為適應(yīng)善變的環(huán)境，持續(xù)不斷地做好準備， 乃將知識（乃將知識（資料資料）員工員工流程三者結(jié)合為一，實流程三者結(jié)合為一，實 施零時差管理，當員工有需要時，就將知識分解成小又施零時差管理，當員工有需要時，就將知識分解成小又 容易瞭解的知識礦石（容易瞭解的知識礦石（Knowledge Nugget），一面達），一面達 到教育的目的，另一面則是滿足員工工作上的需求，以到教育的目的，另一面則是滿足員工工作上的需求，以 期讓員工不斷地學(xué)習、

49、成長與熟習運用，進而在瞬間可期讓員工不斷地學(xué)習、成長與熟習運用，進而在瞬間可 以回應(yīng)新的顧客需求。例如日本東芝（以回應(yīng)新的顧客需求。例如日本東芝（Toshiba）在筆）在筆 記型電腦裝配線上的每一個站，都會以電腦顯示生產(chǎn)數(shù)記型電腦裝配線上的每一個站，都會以電腦顯示生產(chǎn)數(shù) 量和生產(chǎn)步驟（量和生產(chǎn)步驟（知識礦石知識礦石），讓作業(yè)員熟讀這些指示，），讓作業(yè)員熟讀這些指示， 加強他們對裝配作業(yè)的熟練。加強他們對裝配作業(yè)的熟練。 零時差管理零時差管理立即調(diào)校（立即調(diào)校（Instant Adaptation） 指企業(yè)為達到全方位管理，讓每個人能釋放出創(chuàng)造力以指企業(yè)為達到全方位管理，讓每個人能釋放出創(chuàng)造力以

50、 迎接商業(yè)環(huán)境的挑戰(zhàn)，因此授命生產(chǎn)線上的員工，在發(fā)迎接商業(yè)環(huán)境的挑戰(zhàn)，因此授命生產(chǎn)線上的員工，在發(fā) 現(xiàn)產(chǎn)品品質(zhì)出現(xiàn)問題時，能立即停止生產(chǎn)線的運作。這現(xiàn)產(chǎn)品品質(zhì)出現(xiàn)問題時，能立即停止生產(chǎn)線的運作。這 是因為實施零時差管理的企業(yè)認為只有生產(chǎn)線上的作業(yè)是因為實施零時差管理的企業(yè)認為只有生產(chǎn)線上的作業(yè) 員，是最可能認出品質(zhì)是否有瑕疵的人。例如豐田（員，是最可能認出品質(zhì)是否有瑕疵的人。例如豐田（ Toyota）汽車的生產(chǎn)線上員工，就被授予這樣的控制）汽車的生產(chǎn)線上員工，就被授予這樣的控制 權(quán)與責任。權(quán)與責任。 零時差管理零時差管理立即執(zhí)行（立即執(zhí)行（Instant Execution） 指企業(yè)從全新的角

51、度詮釋流程，讓正確的流程活動能達指企業(yè)從全新的角度詮釋流程，讓正確的流程活動能達 到最佳化的境界。在此前提下，多餘或不恰當?shù)牧鞒潭嫉阶罴鸦木辰?。在此前提下，多餘或不恰當?shù)牧鞒潭?將被視為包袱而被捨去，而只留下有存在必要、具附加將被視為包袱而被捨去，而只留下有存在必要、具附加 價值的流程。透過作業(yè)流程的重新設(shè)計，企業(yè)不僅可以價值的流程。透過作業(yè)流程的重新設(shè)計，企業(yè)不僅可以 24小時全天服務(wù)顧客，且無需花費大量資源僱請人員看小時全天服務(wù)顧客，且無需花費大量資源僱請人員看 顧流程，從而使顧客對企業(yè)的資訊傳遞滿足感得以實現(xiàn)顧流程，從而使顧客對企業(yè)的資訊傳遞滿足感得以實現(xiàn) ，進而直接提升顧客對企業(yè)的滿

52、意度。例如德州大學(xué)將，進而直接提升顧客對企業(yè)的滿意度。例如德州大學(xué)將 大多數(shù)福利流程上載到網(wǎng)頁，讓任何人可以在任何時間大多數(shù)福利流程上載到網(wǎng)頁，讓任何人可以在任何時間 上網(wǎng)選擇、存取、更新、決定並予以記錄。上網(wǎng)選擇、存取、更新、決定並予以記錄。 零時差管理零時差管理立即參與（立即參與（Instant Involvement） 其關(guān)鍵不在於建構(gòu)企業(yè)間的電子化聯(lián)繫系統(tǒng)，而是在於其關(guān)鍵不在於建構(gòu)企業(yè)間的電子化聯(lián)繫系統(tǒng)，而是在於 打造一個植基於互信及策略夥伴關(guān)係的生態(tài)系統(tǒng)；也就打造一個植基於互信及策略夥伴關(guān)係的生態(tài)系統(tǒng)；也就 是將自己、供應(yīng)商、互補者以及顧客視為同一生態(tài)系統(tǒng)是將自己、供應(yīng)商、互補者以及

53、顧客視為同一生態(tài)系統(tǒng) 內(nèi)的各個部分，當任何一個成員失靈，整個系統(tǒng)就會遭內(nèi)的各個部分，當任何一個成員失靈，整個系統(tǒng)就會遭 受損失。這使得自我認識變成一個先決條件，在自受損失。這使得自我認識變成一個先決條件，在自 我認知中，去瞭解自我與他我的優(yōu)勢、核心能力與侷限我認知中，去瞭解自我與他我的優(yōu)勢、核心能力與侷限 ，進而在合作的過程中相互支援，不足處由策略夥伴代，進而在合作的過程中相互支援，不足處由策略夥伴代 行，補足缺口，以展現(xiàn)出公司完美無瑕，走在流行尖端行，補足缺口，以展現(xiàn)出公司完美無瑕，走在流行尖端 的專業(yè)形象。例如日本的的專業(yè)形象。例如日本的Sony公司就採取此策略。公司就採取此策略。 零時差管理零時差管理 零時差的終極目標零時差的終極目標在市場留白處攔截未來在市場留白處攔截未來作法作法 打破自我限制打破自我限制 行事曆排滿，插不進任何空檔，整天圍繞瑣