會(huì)計(jì)檔案管理辦法

1、編號(hào)： 2004-4.2生效時(shí)間：2004.7.2頁(yè)數(shù)： 14批準(zhǔn)人：4.2 會(huì)計(jì)檔案管理辦法1 總則1.1 為加強(qiáng)集團(tuán)會(huì)計(jì)檔案的管理，促進(jìn)集團(tuán)整體會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理水平的不斷提高，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、統(tǒng)一化，確保集團(tuán)會(huì)計(jì)資料的安全完整、妥善保管、查閱方便、存放有序，特制訂本辦法。1.2 本辦法依據(jù)國(guó)家會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范、會(huì)計(jì)檔案管理辦法并結(jié)合集團(tuán)的實(shí)際情況制訂。1.3 本辦法適用于集團(tuán)總部和所屬企業(yè)。2 釋義2.1 會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料以及財(cái)務(wù)管理過(guò)程中相關(guān)資料的總稱，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。2.2 會(huì)計(jì)檔案種類和內(nèi)容（ 1）會(huì)計(jì)憑證類

2、：原始憑證，記帳憑證，匯總記帳憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。（ 2）會(huì)計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，輔助帳簿，其他會(huì)計(jì)帳簿。（ 3）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，稅務(wù)報(bào)表、查帳報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告，評(píng)估報(bào)告及其他財(cái)務(wù)報(bào)告。（ 4）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單、票據(jù)，存儲(chǔ)財(cái)務(wù)資料的光盤、磁盤、磁帶，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等其他應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算與管理資料，以及合同、章程、董事會(huì)紀(jì)要等與經(jīng)營(yíng)管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其他重要文件資料。（ .2.2 按照保管期限分類會(huì)計(jì)檔案分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3 年、 5 年、 10 年

3、、 15 年、 25 年五類。各種會(huì)計(jì)檔案保管期限從年度終了后的第一天算起。分為集團(tuán)總部保管和所屬企業(yè)保管二類。分為秘密、機(jī)密、絕密三類。（ 1）秘密涵指在一定時(shí)期內(nèi)所有財(cái)務(wù)資料。（ 2）機(jī)密指涉及的內(nèi)容在一定時(shí)期內(nèi)不能為眾多人所知，如果泄露將給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)造成一定影響和損失的財(cái)務(wù)資料。（ 3）絕密指涉及的內(nèi)容在一定的時(shí)期內(nèi)只能為相關(guān)的少數(shù)人所知，如果泄露將給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)造成嚴(yán)重影響和損失的財(cái)務(wù)資料。3 日常管理3.1 集團(tuán)所屬企業(yè)的財(cái)務(wù)部門具體負(fù)責(zé)本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、 歸檔的日常管理工作。各企業(yè)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為會(huì)計(jì)檔案管理的第一負(fù)責(zé)人，并應(yīng)指派兼職人員管理會(huì)計(jì)檔案。出納人員不得兼管

4、會(huì)計(jì)檔案。3.2 各企業(yè)財(cái)務(wù)人員必須于次月將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證移交會(huì)計(jì)檔案管理人員統(tǒng)一管理；于次年一季度將其他會(huì)計(jì)檔案資料移交會(huì)計(jì)檔案管理人員統(tǒng)一管理。3.3 負(fù)責(zé)檔案管理的財(cái)務(wù)人員根據(jù)檔案管理的要求負(fù)責(zé)日常會(huì)計(jì)檔案的整理、登記造冊(cè)、保管工作，督促各會(huì)計(jì)人員將所形成的會(huì)計(jì)資料移交管理人員集中保管。3.4 移交的會(huì)計(jì)檔案資料應(yīng)符合會(huì)計(jì)資料整理要求。4 建檔標(biāo)準(zhǔn)4.1 會(huì)計(jì)憑證“三針引線法”裝訂，實(shí)行三眼一線打結(jié)，憑證封皮采用牛皮紙統(tǒng)一印制。4.1.4 會(huì)計(jì)憑證歸檔應(yīng)做到平整美觀，封面項(xiàng)目填寫齊全，字跡工整，由經(jīng)辦人簽字，加蓋騎縫章（財(cái)務(wù)專用章）。4.2 會(huì)計(jì)帳簿4.2.1 會(huì)計(jì)年度終了時(shí)，在帳簿裝

5、訂前，根據(jù)總帳核對(duì)明細(xì)帳是否齊全，核對(duì)所啟用帳戶的帳頁(yè)數(shù)是否齊全、序號(hào)排列是否連續(xù)。活頁(yè)帳簿保留已用過(guò)的帳頁(yè)，編寫序號(hào)，去除空白頁(yè)，撤掉帳夾，用牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊(cè)。多欄式、三欄式、數(shù)量金額式活頁(yè)帳不允許混裝，應(yīng)按照同類業(yè)務(wù)、同類帳頁(yè)分類裝訂。4.3 會(huì)計(jì)報(bào)表4.4 其他會(huì)計(jì)資料除上述會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表外，企業(yè)的稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、評(píng)估報(bào)告及合并、注銷、清算報(bào)告等資料應(yīng)按資料的種類，單獨(dú)建檔保存。5 會(huì)計(jì)檔案的歸檔5.1 集團(tuán)總部及所屬企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案，由各自分別保管。5.2 會(huì)計(jì)檔案按集團(tuán)檔案分類規(guī)則進(jìn)行分類，會(huì)計(jì)憑證為01、會(huì)計(jì)帳簿為02、財(cái)務(wù)報(bào)告為03、其他會(huì)計(jì)資料為0

6、4。5.3 會(huì)計(jì)憑證按形成時(shí)間的先后順序立卷歸檔，并以年度相區(qū)分，卷號(hào)從001-999 號(hào)。5.4 會(huì)計(jì)帳簿按總帳、銀行存款日記帳、現(xiàn)金日記帳、明細(xì)分類帳（銀行對(duì)帳單隨銀行日記帳一起保管）順序立卷歸檔，卷號(hào)從001-999 號(hào)。5.5 會(huì)計(jì)報(bào)表按永久、25年、 15年、 10年、 5 年、 3年等保管期限分類立卷歸檔，卷號(hào)從 001-999號(hào)。5.6 電子文件的歸檔6 會(huì)計(jì)檔案保管6.1 保管要求6.1.1 集團(tuán)總部及所屬企業(yè)應(yīng)設(shè)會(huì)計(jì)檔案室，沒(méi)有條件設(shè)立會(huì)計(jì)檔案室的單位，應(yīng)設(shè)會(huì)計(jì)檔案專柜，并指定兼職人員負(fù)責(zé)保管。每年會(huì)計(jì)年度終了，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表暫由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案

7、部門保管。年度終了時(shí)填制的會(huì)計(jì)檔案目錄送檔案部門一份備查。其他會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)會(huì)部門自行保管。1.1 年要進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取恢復(fù)措施。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3 年。磁性載體上的電子檔案，每4 年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4 年。1.2 會(huì)計(jì)檔案保管期限詳見(jiàn)會(huì)計(jì)檔案保管期限表（附件1）1.3 會(huì)計(jì)檔案的查閱“會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)印申請(qǐng)單”（附件2），寫清查閱內(nèi)容的用途、檔案的名稱、所屬企業(yè)和檔案的年度、查閱的時(shí)間（日期），經(jīng)企業(yè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能查閱。本企業(yè)非財(cái)務(wù)人

8、員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按以上內(nèi)容詳細(xì)填寫“會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)印申請(qǐng)單”，經(jīng)本企業(yè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理（或負(fù)責(zé)人，下同）批準(zhǔn)后方能查閱；非本企業(yè)人員需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，須由查閱方提出查閱申請(qǐng)并提供單位介紹信后，比照本企業(yè)非財(cái)務(wù)人員查閱辦法辦理相關(guān)手續(xù)，在指定的地方查閱，查閱時(shí)應(yīng)有本企業(yè)財(cái)務(wù)人員在場(chǎng)?！皶?huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)印審批單”，經(jīng)本企業(yè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可提供復(fù)印件。1.4 會(huì)計(jì)檔案銷毀7 會(huì)計(jì)檔案移交7.1 會(huì)計(jì)檔案保管人員，應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定。如果保管人員有變動(dòng)，必須辦理交接手續(xù)后才能離開(kāi)。交接雙方應(yīng)當(dāng)按照移交清冊(cè)（附件7）所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接時(shí)移交人與

9、接管人應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案目錄逐一點(diǎn)交。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有短缺，應(yīng)由移交人負(fù)責(zé)找齊，如有丟失，移交人應(yīng)查明原因，承擔(dān)責(zé)任。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在移交清冊(cè)上簽名或蓋章。7.2 會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)一式四份，經(jīng)雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人員核對(duì)無(wú)誤后，交接雙方經(jīng)辦人及監(jiān)交人各持一份，企業(yè)存檔一份。8罰則有下列情況和行為的，按照集團(tuán)有關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任人員實(shí)行經(jīng)濟(jì)、行政處罰，情節(jié)嚴(yán)重者 依法追究法律責(zé)任。8.1 會(huì)計(jì)檔案管理不符合要求，管理混亂的。8.2 未按規(guī)定移交、保管會(huì)計(jì)資料，致使會(huì)計(jì)資料損壞、滅失的。8.3 偽造會(huì)計(jì)憑證、帳簿，隱藏、故意銷毀會(huì)計(jì)資料的。8.4 借閱、復(fù)印會(huì)計(jì)資料時(shí)涂畫、拆封、抽換和篡改

10、會(huì)計(jì)資料的。8.5 泄露財(cái)務(wù)秘密，對(duì)集團(tuán)造成重大損失的。9附則9.1本辦法的修訂、解釋權(quán)屬集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部。8.2本辦法自2004年 月 日起執(zhí)行。附件：1會(huì)計(jì)檔案保管期限2 會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)印申請(qǐng)單（格式）3 會(huì)計(jì)檔案銷毀審批單（格式）4 一般會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)（格式）5 永久會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)（格式）6 會(huì)計(jì)檔案查閱臺(tái)帳（格式）7會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)（格式）8會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)（格式）抄報(bào)：集團(tuán)公司總經(jīng)理抄送：集團(tuán)公司稽核審查部集團(tuán)公司人事行政部下屬各公司及各司財(cái)務(wù)部附件1會(huì)計(jì)檔案保管期限廳P檔案名稱保管期限備注一會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證15年2記帳憑證15年3匯總憑證15年二會(huì)計(jì)帳油類4總帳15年包括日

11、記總帳5明細(xì)帳15年6日記帳15年現(xiàn)金和銀行存款日記帳 25年7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后，保存5年8輔助帳簿15年三財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告9月、季度財(cái)稅報(bào)告5年包括文子分析10年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久包括文字分析四其他類11會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年12會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)25年13會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)25年14銀行余額調(diào)節(jié)表3年15銀行對(duì)帳單3年16增值稅發(fā)票存根、抵扣聯(lián)永久附件2:會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)印申請(qǐng)單申 請(qǐng)單位申請(qǐng)時(shí)間查 閱地點(diǎn)經(jīng)辦人查閱復(fù)印檔案名稱復(fù)印份數(shù)事 由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：總經(jīng)理（或負(fù)責(zé)人）：備注：附件3:會(huì)計(jì)檔案銷毀審批單檔案名稱時(shí)間所屬單位經(jīng)辦人應(yīng)保管期限已保管期限銷 毀 事 由檔案管理部門：財(cái)務(wù)部門：集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)：集團(tuán)總經(jīng)理：集團(tuán)董事長(zhǎng)：附件4:般會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)單位:廳P檔案名稱檔案種類所屬年度、月份冊(cè)數(shù)存放位置歸檔日期保管期限保管人附件5:永久會(huì)計(jì)檔案保管清明會(huì)計(jì)檔案查閱臺(tái)帳單位:廳P檔案名稱檔案種類所屬年度、月份冊(cè)數(shù)存放位置歸檔日期保管期限保管人查閱單位檔案名稱所屬企業(yè)所屬年度用途查閱人查閱時(shí)間歸還時(shí)間保管人;附件6:附件7:會(huì)計(jì)檔案移交清明廳P檔案名稱檔案編號(hào)起止年度/月份起止號(hào)/頁(yè)數(shù)量/冊(cè)應(yīng)保管期限