辦公軟件word使用技巧

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上辦公軟件使用技巧講稿交流的內(nèi)容主要分兩部分：一個是排版基礎(chǔ)，一個是操作技巧。排版對于一個文檔是很重要的，尤其我們在寫投標(biāo)方案或者解決方案的時候。排版基礎(chǔ)1、 樣式和格式（樣式：字體、字號和縮進等格式設(shè)置特性的組合，將這一組合作為集合加以命名和存儲。應(yīng)用樣式時，將同時應(yīng)用該樣式中所有的格式設(shè)置指令。操作小技巧：按住shift鍵然后點擊字號、字體等的快捷方式均可調(diào)出word默認自帶的所有字號、字體）強調(diào)一下：中文字體標(biāo)準(zhǔn)為宋體，英文字體標(biāo)準(zhǔn)為Times New Roman和Arial；作為主標(biāo)題，中文字體最好為黑體。2、 標(biāo)題（標(biāo)題就是一種樣式，可以對標(biāo)題進行格式定制，注

2、意：如果不是編號，可以居中；如果是編號，最好左對齊）3、 自動生成目錄（插入-引用-索引和目錄，一般設(shè)置3級目錄就夠了）4、 設(shè)置行間距（按照word默認的模版，一般情況下無需修改行間距，除非特殊情況）5、 格式刷的使用在Word中，可以使用“格式刷”方便地將某種格式復(fù)制到多個段落，操作方法為：1) 選定要進行格式復(fù)制的文字，雙擊“格式刷”工具按鈕，這時鼠標(biāo)指針會變成格式刷形狀；2) 將鼠標(biāo)移至要改變格式的段落，單擊鼠標(biāo)左鍵，或者在文檔中選定要改變格式的文字；3) 重復(fù)步驟2），可進行多次復(fù)制操作，直到再次單擊“格式刷”工具按鈕完成操作。4) 如果只有一個部分需要格式復(fù)制，只要單擊格式刷按鈕，

3、然后重復(fù)第二步驟。5) 如果不小心復(fù)制了不想復(fù)制格式的內(nèi)容，按住ctrl+z撤銷操作，這時格式刷按鈕處于非工作狀態(tài)。6、 更新域（域的概念：存儲特定類型數(shù)據(jù)的位置，如名稱或地址。這個概念比較難以理解，可以不用去理會什么叫域，比如自動插入的目錄、頁碼等都是域，這樣說就比較容易理解了。Ctrl+A之后按F9，這是防止有時候正文發(fā)生變化后，相應(yīng)的域沒有隨時更新）7、 表格轉(zhuǎn)換成文字（選中相應(yīng)的表格-轉(zhuǎn)換-表格轉(zhuǎn)換成文本）8、 手動換行符（shift + enter回車鍵）替換段落標(biāo)記（編輯-替換）9、 注意標(biāo)點符號（中文之后的標(biāo)點均應(yīng)為中文輸入狀態(tài)的標(biāo)點，最好不要在文檔中文字符后出現(xiàn)“,、 .、 :

4、、 ;”等英文標(biāo)點）10、 圖片屬性修改：默認插入的圖片均為嵌入型，粘貼到word中的時候一般默認居左，左對齊到制表符，如果想隨意改變圖片的位置，需要我們改變圖像的版式，一般改成上下型，這樣比較容易改變大小和位置；圖片大小縮小在后面會講到11、 每個段落的首行最好采用縮進的方式空兩個字符而不要設(shè)置為具體值，這就跟小時候在作文紙上寫作文段落前面空兩個字一個道理。12、 頁邊距的設(shè)定13、 表格和圖片及其說明文字的位置分節(jié)符和分頁符節(jié)：文檔的一部分，可在其中設(shè)置某些頁面格式選項。若要更改例如頁眉和頁腳等屬性，請創(chuàng)建一個新的節(jié)。分節(jié)符：為表示節(jié)的結(jié)尾插入的標(biāo)記。分節(jié)符包含節(jié)的格式設(shè)置元素，例如頁邊距

5、、頁面的方向、頁眉和頁腳，以及頁碼的順序。分頁符：上一頁結(jié)束以及下一頁開始的位置。Microsoft Word可插入一個“自動”分頁符（或軟分頁符）要在特定位置插入分頁符，可插入手動分頁符。例如，可強制插入分頁符以確認章節(jié)標(biāo)題總在新的一頁開始。一個文檔除非特別需要、不要分出太多的節(jié)，一般將目錄和正文用節(jié)分開，對兩者單獨設(shè)置頁碼和其他內(nèi)容。文檔中輸入一個X的平方在文檔中如何輸入一個X的平方：先輸入“X2”，然后將2選中，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，在下面的“效果”欄中選擇“上標(biāo)”，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了。字體是文字格式的一部分，文字格式就是文字的外觀，文字的字

6、體和字號是最常用的文字格式。在字體對話框中可以設(shè)置很多選項幫你完成各種文字效果。關(guān)閉語法錯誤標(biāo)記在鍵入時，Word可以對我們鍵入的文字進行拼寫和語法檢查，在頁面上可以看到紅紅綠綠的波浪線。如果你覺得這些線太影響視覺效果，可以將其隱藏。在狀態(tài)欄上的“拼寫和語法狀態(tài)”圖標(biāo)上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“隱藏語法錯誤”項，語法檢查出來的錯誤標(biāo)記就全都不見了。如果要詳細設(shè)定，可以在右鍵菜單中選擇“選項”，在“選項”對話框中單擊“拼寫和語法”選項，在這里我們可以詳細設(shè)定拼寫和語法的屬性。在Word指定位置輸入文字把鼠標(biāo)放到指定位置，雙擊鼠標(biāo)左鍵就可以了。（解釋：以作文檔封面為例。）縮放打印Word可以像復(fù)印機一樣

7、縮放打印，從“文件”菜單選擇“打印”命令，在“打印”對話框中單擊右下角的“按紙張大小縮放”的下拉箭頭，選擇需要的紙型后，確定即可。和改變紙張大小的方法如頁面設(shè)置相比，縮放打印不會改變頁面的布局，采用這種方法打印文檔不僅節(jié)約紙張，更便于攜帶。在文檔中插入一條分隔線在Word文檔中有時需要添加分隔線來區(qū)分兩個不同的描述內(nèi)容?？梢愿鶕?jù)個人喜好或者文檔要求進行以下任意一種設(shè)置。不過在排版的時候請盡量放棄個人喜好，盡量按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來。l 連續(xù)輸入三個或三個以上的“=”，然后回車，這樣就可以自動得到一條雙直線；l 連續(xù)輸入三個或三個以上的“”，然后回車，即可得到一條波浪線；l 連續(xù)輸入三個或三個以上的“

8、*”，然后回車即可得到一條虛線；l 連續(xù)輸入三個或三個以上的“-”，然后回車即可得到一條細直線；l 連續(xù)輸入三個或三個以上的“#”，然后回車即可得到一條實心線。 表格的表頭在下一頁中自動出現(xiàn)在Word中經(jīng)常會遇到表格在一頁中放不下的情況，此時就需要在下一頁中重新設(shè)置表格的表頭。其實，我們只要選中表格的表頭（即希望在跨頁時重復(fù)的部分），然后執(zhí)行“表格”菜單中的“標(biāo)題行重復(fù)”命令，就可以實現(xiàn)表格跨頁時，表頭自動出現(xiàn)。常用域自動更新日期和時間等的使用插入域：（插入-域-Macrobutton-輸入顯示的問題 / 工具-選項-視圖-域底紋）。更新域：單擊此域，按下F9；上面排版的時候提到了全文有很多域

9、的時候，請按住ctrl+A+F9。自動更新日期和時間：如果使用“插入”菜單中“日期和時間”的命令插入日期和時間，那么除非選擇自動更新日期和時間，否則Word不會更改所插入的日期和時間。要使Word能夠自動更改日期和時間，先單擊“插入”菜單中的“日期和時間”命令，然后選中“自動更新”復(fù)選框。在單擊該域再按下F9鍵后，Word將會顯示當(dāng)前日期和時間。例：2004年8月3日星期二（普通正文）2022年4月17日星期日（域）插入歐元符號歐元流通領(lǐng)域越來越廣，有的用戶在打印文件時常要插入歐元貨幣符號；這時在Word中插入快捷鍵，按下Alt0128（注意：必須從數(shù)字小鍵盤上輸入這4個數(shù)字），就會發(fā)現(xiàn)一個漂

10、亮的歐元符號躍然紙上了。其他符號也可以通過Alt + 小鍵盤數(shù)字獲得。選定文字的技巧1) 雙擊鼠標(biāo)左鍵，可選定一個默認的詞；三擊鼠標(biāo)左鍵，選定一段正文。2) 使用選定欄。選定欄是文檔窗口左邊界和頁面上文本區(qū)左邊界之間不可見的一欄，當(dāng)鼠標(biāo)指針移到選定欄上時，指針形狀會自動變成一個指向右上方的箭頭，這時單擊鼠標(biāo)左鍵可以選定指針?biāo)感械恼形淖?；雙擊鼠標(biāo)左鍵可以選定指針?biāo)付蔚恼挝淖?，三擊鼠?biāo)左鍵可以將正在編輯的文檔全部文字選定。3) 選定一列文字。將光標(biāo)置于欲選定列的任意一角，按住Alt鍵后，拖動鼠標(biāo)指針至該列的對角處，可選定一列文字。4) 使用快捷鍵F8：按F8第一次，打開“擴展”模式；按第二

11、次，選中當(dāng)前詞；按第三次，選中整個句子；按第四次，選中當(dāng)前段落；按第五次，選中整個文檔。彎引號變直引號想要在文檔中輸入“516”，以表示時間為“5分16秒”，你一定無法完成你需要的操作吧？因為Word會自動把你輸入的直引號變成彎引號。其實該轉(zhuǎn)換功能意義不大，因為當(dāng)輸入直引號時，Word只能將其替換為半角的彎引號，而不是中文標(biāo)點符號要求的全角引號。想在文檔中鍵入直引號，請關(guān)閉該自動替換功能，方法是：在“工具”菜單中，單擊“自動更正選項”命令，單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡，在“鍵入時自動替換”下，清除“直引號替換為彎引號”復(fù)選框就可以了。縮小圖片尺寸上面提到可以修改圖片屬性“版式”，將“嵌入型

12、”改為“上下型”以很容易改變圖片的位置和大??；那么如何縮小圖片的尺寸呢？Word不僅能改變圖片的大小、亮度、對比度以及設(shè)置圖片格式，而且還能作為一個壓縮軟件，來壓縮圖片，以便縮小圖片所占用的空間。要壓縮圖片時，首先選中指定的圖片，在菜單欄中依次單擊“視圖”/“工具欄”/“圖片”，隨后程序?qū)蜷_一個圖片對話框，在該對話框中點選“壓縮圖片” 按鈕，出現(xiàn)“壓縮圖片”對話框，你可以選擇壓縮指定的圖片，也可以選擇壓縮文檔中所有的圖片，另外您可以通過設(shè)置圖片分辨率的方法來更改圖片的占用空間。最后要提醒大家的是，一旦對圖片進行了壓縮后，圖片的色彩、質(zhì)量會損失一些，而且將再也不能恢復(fù)。編號自動錄入如果要在普

13、通的文本中輸入編號，許多人都會使用手工的方法來逐步輸入，但如果要輸入的編號有很多的話，手工輸入將變得很麻煩。其實用Word內(nèi)置的虛擬表格功能就能很輕松地輸入編號，假設(shè)要輸入1到60的一個編號，只要先在Word中使用插入表格功能，來向編輯文檔中插入一個行數(shù)為1、列數(shù)為60的表格，然后選中生成的表格，接著選擇格式菜單中的項目符號和編號，選擇第二項編號欄，根據(jù)自己的需要選擇一種編號形式，此時電腦自動生成編號，生成編號后，選中整個表格，用CTRLX剪切，然后使用選擇性粘貼，選用無文本格式，此時會直接粘貼上編號而不會出現(xiàn)表格了。1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16

14、.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31.32.33.34.35.36.37.38.39.40.41.42.43.44.45.46.47.48.49.50.51.52.53.54.55.56.57.58.59.60.1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31.32.33.34.35.36.37.38.39.40.41.42.43.44.45.46.47.48.49.50.51.52.53.54.55.56.57.58.59

15、.60.A.B.C.D.E.F.G.H.I.J.K.L.M.N.O.P.Q.R.S.T.U.V.W.X.Y.Z.AA.BB.CC.DD.EE.FF.GG.HH.II.JJ.KK.LL.MM.NN.OO.PP.QQ.RR.SS.TT.UU.VV.WW.XX.A.B.C.D.E.F.G.H.I.J.K.L.M.N.O.P.Q.R.S.T.U.V.W.X.Y.Z.AA.BB.CC.DD.EE.FF.GG.HH.II.JJ.KK.LL.MM.NN.OO.PP.QQ.RR.SS.TT.UU.VV.WW.XX.“剪切/復(fù)制”-粘貼的簡捷操作選中需要剪切的內(nèi)容，拖動到需要粘貼的地方；如果是復(fù)制粘貼，按住ct

16、rl鍵再拖動。比用鼠標(biāo)右鍵或者鍵盤操作快得多?？焖俦４媸紫?，要設(shè)置啟用快速保存：設(shè)置快速保存的方法為：單擊“工具”菜單中“選項”命令，在“選項”對話框中選擇“保存”標(biāo)簽卡，然后選中“快速保存”復(fù)選框即可快速打開和保存文檔。然后，word的菜單會生相應(yīng)的變化，選擇“文件”菜單，在菜單最下方出現(xiàn)最近編輯過的四個文件名，單擊其中一項，便可快速打開相應(yīng)文檔?！翱焖俦４妗睂嶋H是每次保存的時候，只保存改變過的內(nèi)容，用它可以節(jié)省保存時間。尤其在文件很大的時候能節(jié)省很多時間。自動圖文集用自動圖文集能提高輸入效率。在錄入文字時經(jīng)常遇到一小塊文字需要重復(fù)錄入，這時你可以用自動圖文集來解決該問題，這種方法就是用“圖

17、文集詞條”代替要錄入的文字，在編輯正文時，只需輸入相應(yīng)的詞條，Word即可將它自動轉(zhuǎn)換成自動圖文集中的內(nèi)容。若要添加自動圖文集，可選擇“工具”菜單中“自動更正”命令，單擊“自動圖文集”標(biāo)簽卡，然后選擇“添加”按鈕進行編輯添加，編輯好后單擊“確定”按鈕。如你添加了詞條“北京久其軟件股份有限公司”后，只要你錄入“北京久其”幾個字后，屏幕上會立即顯示整個詞條，擊回車鍵這個“詞條”便被添加文檔中。本自動圖文集中“北京久其軟件股份有限公司”和“常留華”是在Office安裝、注冊的時候填的，word會自動加到自動圖文集中。北京西城區(qū)西直門內(nèi)南小街國英1號13層是后來加的，這時候輸入的時候就要注意，如果有兩個或以上詞條前幾個字一樣，必須在這幾個字后輸入一個不同的字，該詞條才能自動顯示，否則不會顯示，如這時輸入北京，word是沒有反應(yīng)的，必須輸入“北京西”才能顯示“北京西城區(qū)西直門內(nèi)南小街國英1號13層”，如圖所示：快速移至上一個單詞或者段落Ctrl+（可將插入點移到上一個英文單詞或中文詞）Ctrl+（可將插入點移到下一個英文單詞或中文詞）Ctrl+（可將插入點移到上一個段落）Ctrl+（可見插入點移到下一個段落）快速定位文檔的某一部分/段落菜單欄“視圖”-“文檔結(jié)構(gòu)圖”，單擊文檔結(jié)構(gòu)圖中要跳轉(zhuǎn)的標(biāo)題即可至文檔中相應(yīng)位置。文檔結(jié)構(gòu)圖是在一個單獨的窗格中顯示文檔標(biāo)題，可通過文檔結(jié)構(gòu)圖在整個文檔中