會(huì)議組織與活動(dòng)管理

1、學(xué)習(xí)導(dǎo)航通過(guò)學(xué)習(xí)本課程，你將能夠： 了解和正確認(rèn)知會(huì)議； 掌握保障會(huì)議成功舉辦的準(zhǔn)備工作； 了解大型會(huì)議活動(dòng)的組織和策劃情況。會(huì)議組織與活動(dòng)管理一、會(huì)議的正確認(rèn)知1.會(huì)議的現(xiàn)狀研究表明，企業(yè)員工每天有一半以上的時(shí)間在開(kāi)會(huì)，而會(huì)議議題達(dá)成一致和通過(guò)認(rèn)可的卻很少。由于會(huì)議的頻繁召開(kāi)，可能耽誤和影響許多計(jì)劃內(nèi)的工作，為企業(yè)帶來(lái)各種隱形損失。例如，企業(yè)中常常流傳著有關(guān)會(huì)議的順口溜，“上班沒(méi)干啥，一直忙開(kāi)會(huì)，大會(huì)接小會(huì)，神經(jīng)快崩潰；上午有早會(huì)，下午有午會(huì)，下班不能走，還要開(kāi)晚會(huì)；每周開(kāi)周會(huì)，每月有月會(huì)，隨時(shí)檢討會(huì)，年底是年會(huì)?！贝蠖鄶?shù)企業(yè)認(rèn)為，通過(guò)會(huì)議的效率和會(huì)后的執(zhí)行效率

2、，可以決定企業(yè)的最終效率。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全球每天要舉行數(shù)百萬(wàn)次會(huì)議，例如英國(guó)每天有 4000000 小時(shí)被用于會(huì)議；美國(guó)平均每天舉行 1100 萬(wàn)次會(huì)議；經(jīng)理們花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)間占工作時(shí)間的 40%70%；哈佛商業(yè)評(píng)論通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個(gè)主管每天用于正式會(huì)議的時(shí)間為 3.5 小時(shí)，非正式會(huì)議的時(shí)間為 1 小時(shí)。通常情況下，企業(yè)行政部門(mén)參與的會(huì)議較多，部門(mén)員工不僅要出席會(huì)議、組織會(huì)議，更多的時(shí)間是策劃和安排會(huì)議。作者石言曾在 2000 年第九期中外管理雜志中提道：“開(kāi)會(huì)于中國(guó)好比是騎自行車(chē)，全球

3、數(shù)量最多，水平卻極差?！币虼耍髽I(yè)要想提高會(huì)議的成功率，很大程度上取決于成功的會(huì)前組織、籌劃和安排。2.會(huì)議的重要性會(huì)議的召開(kāi)非常重要，大多數(shù)企業(yè)都是通過(guò)會(huì)議決定其基本走向，認(rèn)為召開(kāi)會(huì)議的效率和執(zhí)行的效率決定企業(yè)真正的效率。而且企業(yè) 90%以上的重大決策都是在會(huì)議中制定和貫徹，通過(guò)會(huì)議可以解決和處理問(wèn)題，但是由于會(huì)議水平有限，導(dǎo)致舊問(wèn)題沒(méi)有解決，又帶來(lái)更多新問(wèn)題，因此企業(yè)花費(fèi)在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間越來(lái)越多，召開(kāi)會(huì)議的頻率也越來(lái)越高。3.會(huì)議的定義會(huì)議是由三個(gè)或三個(gè)以上的人集合在一起，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對(duì)面的多向溝通。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了視頻會(huì)議，例如 QQ&

4、#160;群會(huì)議、MSN 會(huì)議、甚至通過(guò) Skype 也可以開(kāi)會(huì)。然而視頻會(huì)議相比面對(duì)面會(huì)議具有特殊的要求，視頻會(huì)議需要大量的數(shù)據(jù)流、指定的會(huì)議地點(diǎn)且不能夠隨意更改、嚴(yán)格的會(huì)議時(shí)間和超強(qiáng)技術(shù)手段的支撐。4.會(huì)議的作用會(huì)議的作用主要包括：第一，會(huì)議能夠?yàn)槠髽I(yè)提供信息；第二，匯聚信息；第三，解決問(wèn)題，當(dāng)今會(huì)議不僅在提供信息方面出現(xiàn)問(wèn)題，更是解決現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的問(wèn)題，通過(guò)會(huì)議形式幫助企業(yè)解決和處理問(wèn)題；第四，企業(yè)為員工提供的教育和培訓(xùn)，也都是通過(guò)會(huì)議的形式傳遞；第五，會(huì)議還可以為企業(yè)傳達(dá)指示、政策制度和精神；第六，會(huì)議會(huì)為許多新上任的管理者提高威望和地位，新領(lǐng)導(dǎo)往往通過(guò)盡可能

5、多的召開(kāi)會(huì)議，鞏固其在團(tuán)隊(duì)成員心目中的地位和作用。5.會(huì)議的影響會(huì)議為企業(yè)帶來(lái)的影響包括正面和負(fù)面影響，會(huì)議不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提供信息、解決問(wèn)題，同時(shí)會(huì)議的群體決策，能夠使決策更加公平化、客觀化和集思廣益。然而企業(yè)頻繁召開(kāi)低效率的會(huì)議，還會(huì)帶來(lái)很多負(fù)面影響，在人員、成本、時(shí)間精力以及效率和品質(zhì)方面產(chǎn)生會(huì)議的波紋效應(yīng)。所謂波紋效應(yīng)，是指兩個(gè)決策層將處理不了的問(wèn)題，單獨(dú)拿出召集中層開(kāi)會(huì)討論，中層解決不了又召集底層員工討論，就這樣為找出一個(gè)更好的解決辦法，導(dǎo)致影響范圍越來(lái)越大、所花時(shí)間越來(lái)越長(zhǎng)，如同水中泛起的波紋一樣。6.會(huì)議的頻率不同會(huì)議召開(kāi)的頻率不同：固定的部門(mén)會(huì)議，最快最頻繁是一周召開(kāi)一次，最合適

6、的是一月召開(kāi)一次；全體會(huì)議或員工大會(huì)的頻率要視公司規(guī)模而定，但一般員工大會(huì)每三個(gè)月召開(kāi)一次屬頻繁，而半年一次比較合適；突發(fā)事情的會(huì)議要隨時(shí)召開(kāi)。7.會(huì)議的規(guī)模根據(jù)會(huì)議的功能不同，會(huì)議人數(shù)有嚴(yán)格的限制。制定決策的會(huì)議，例如年底的務(wù)虛會(huì)是為決定明年銷(xiāo)售政策、研發(fā)政策、相關(guān)制度和戰(zhàn)略目標(biāo)召開(kāi)的會(huì)議，一般人數(shù)比較少，限制在 50 人以內(nèi)，因?yàn)槿藬?shù)越少越容易達(dá)成共識(shí)；問(wèn)題解決式的會(huì)議，人數(shù)不應(yīng)超過(guò) 10個(gè)；培訓(xùn)式的會(huì)議，一般建議培訓(xùn)時(shí)是小班 30 個(gè)人以內(nèi)效果非常好；正式報(bào)告會(huì)議，比如員工大會(huì)進(jìn)行宣傳貫徹政策時(shí)人數(shù)越多越好。8.會(huì)議的結(jié)構(gòu)會(huì)議結(jié)構(gòu)與事務(wù)發(fā)

7、生的結(jié)構(gòu)一樣，經(jīng)歷事前、事中和事后三個(gè)過(guò)程。事前事前主要是會(huì)議的計(jì)劃、籌備和安排階段。事中事中是會(huì)議的召開(kāi)階段，分為開(kāi)場(chǎng)、擴(kuò)展、回收、達(dá)成共識(shí)和結(jié)束會(huì)議。會(huì)議開(kāi)場(chǎng)由主持人詳細(xì)介紹會(huì)議情況；擴(kuò)展是按照會(huì)議議題的順序逐一進(jìn)行討論的過(guò)程；回收是對(duì)每一個(gè)議題經(jīng)討論達(dá)成一致的結(jié)果，最后達(dá)成共識(shí)結(jié)束會(huì)議。事后事后則是會(huì)議的追蹤和反饋階段，許多會(huì)議的失敗和低效，是缺乏事后的追蹤和反饋。一般每次會(huì)議的結(jié)束一定是下次會(huì)議的開(kāi)始，因此追蹤反饋通過(guò)會(huì)議紀(jì)要落實(shí)，由主持人或者會(huì)務(wù)工作人員追蹤和落實(shí)。9.會(huì)議的成本會(huì)議的成本包括時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本。時(shí)間成本會(huì)議的時(shí)間成本是會(huì)議前、會(huì)議中和會(huì)議后的時(shí)間，

8、可以輕松計(jì)算。直接會(huì)議成本直接會(huì)議成本包括場(chǎng)地和設(shè)施設(shè)備的租賃成本、差旅餐飲住宿成本、甚至文件復(fù)印及小禮品花費(fèi)的成本。效率損失成本效率損失成本是由于開(kāi)會(huì)而耽誤和影響其他工作或者合同的落實(shí)和簽訂，帶來(lái)的隱形損失。會(huì)議的成本帶給會(huì)議籌劃者一個(gè)啟示：站在生意人的角度決定某些會(huì)議召開(kāi)的必要性。二、成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作一個(gè)成功的會(huì)議在召開(kāi)前需要做許多方面的準(zhǔn)備，其中包含會(huì)議政策、會(huì)議程序、會(huì)議文化和場(chǎng)外工夫的準(zhǔn)備。1.會(huì)議政策會(huì)議政策包含：第一，尋找解決會(huì)議的其他方法；第二，會(huì)議的管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制；第三，了解會(huì)議的目的；第四，選擇適合的參會(huì)人員；第五，合理安排會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)；第六，會(huì)議議題要到位，討論議題

9、的順序要合理；第七，強(qiáng)調(diào)該合起來(lái)召開(kāi)的會(huì)議不分別召開(kāi)，絕對(duì)不必召開(kāi)的會(huì)議堅(jiān)決取消。一般企業(yè)在進(jìn)行會(huì)議籌劃前，需要考慮有無(wú)其他解決會(huì)議議題的方法，如果不開(kāi)會(huì)可以解決問(wèn)題則盡量不開(kāi)，選擇其他方式進(jìn)行溝通，例如調(diào)研、問(wèn)卷、電話、短信，或者發(fā)布正式的公文進(jìn)行溝通。會(huì)議的管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制是指將負(fù)責(zé)落實(shí)、執(zhí)行和監(jiān)督的人員落實(shí)到位。通常情況下，會(huì)議管理機(jī)構(gòu)機(jī)制是由承辦方、行政人員和辦公室人員負(fù)責(zé)和落實(shí)執(zhí)行，包括事后的追蹤和反饋。企業(yè)在每次會(huì)議之前要達(dá)到的會(huì)議目的和功能，一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議的目的主要包括：提供信息、匯聚信息、解決問(wèn)題、教育訓(xùn)練、提升管理者的地位和形象，需要告知所有參會(huì)人員。而且會(huì)議中只有選擇合適的參

10、會(huì)人員，才能夠達(dá)到會(huì)議的預(yù)期效果。2.會(huì)議程序企業(yè)在安排會(huì)議程序時(shí)，需要注意會(huì)議的主題與目標(biāo)、會(huì)議形式、具體議程、參會(huì)人員、召開(kāi)時(shí)間與地點(diǎn)、預(yù)期結(jié)論、會(huì)議文件準(zhǔn)備和發(fā)放及工作分配落實(shí)等方面內(nèi)容。會(huì)議的主題、目標(biāo)、形式會(huì)議的目標(biāo)和主題要清晰，考慮會(huì)議的形式要合理。咨詢式會(huì)議主要是討論公司下步走向或其他咨詢意見(jiàn)的會(huì)議；責(zé)任交付式會(huì)議一般是年終年底召開(kāi)，主要是簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū)和責(zé)任的交付；企業(yè)經(jīng)常召開(kāi)的是提報(bào)式會(huì)議，公司或部門(mén)的參會(huì)者提報(bào)需要討論的提案或議題，然后進(jìn)行開(kāi)場(chǎng)、擴(kuò)展、回收、結(jié)束和總結(jié)。會(huì)議具體議程談?wù)摃?huì)議議程時(shí)經(jīng)常會(huì)談到議題、議程和日程。議題。議題是要議論的話題或主題。議程。議程是將議題按

11、一定的排放順序以及時(shí)間順序安排。日程。日程是整個(gè)議題的討論順序和整體的時(shí)間安排，包括一天中將所做事項(xiàng)列出詳細(xì)的表格。許多會(huì)議不僅討論一個(gè)議題，更多時(shí)候?yàn)樘岣邥?huì)議效率可能討論很多議題，然而不同議題有一定的順序安排，需要遵循一定的原則。議題排位順序的原則議題排位順序的原則主要包括：第一，排放議題時(shí)遵循由重到輕的原則，重要的議題安排在前；第二，討論議題時(shí)遵循先易后難的原則，將容易的議題放在會(huì)議開(kāi)始進(jìn)行討論；第三，敏感尖銳問(wèn)題要放在會(huì)議最后階段討論，比如銷(xiāo)售政策和制度、人事安排和任免及獎(jiǎng)金薪酬的發(fā)放和確定等敏感問(wèn)題，如果事先討論這些敏感尖銳的問(wèn)題，容易產(chǎn)生與會(huì)人員的爭(zhēng)論和矛盾，導(dǎo)致會(huì)議氛圍受到影響和破

12、壞而無(wú)法使得會(huì)議延續(xù)；第四，討論議題還可以按照時(shí)間的緊急程度先急后緩，也可以按照議題的相關(guān)性安排，例如某個(gè)議題需要某些人參與則提前討論，然后可以離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，剩下尖銳的問(wèn)題再小范圍討論。人的選擇需要遵循的原則任何會(huì)議無(wú)論是會(huì)議的主題和內(nèi)容如何，人員的選擇要遵照三個(gè)原則：第一，知情人必須到場(chǎng)原則，了解事情的具體起因、發(fā)生經(jīng)過(guò)和結(jié)果的人必須到場(chǎng)；第二，決策人必須到場(chǎng)原則，決策人不到場(chǎng)，往往導(dǎo)致企業(yè)會(huì)議經(jīng)常是議題決而不議、議而不決；第三，重大關(guān)系人必須到場(chǎng)原則，重大關(guān)系人是具體的執(zhí)行者，不僅需要知情還需要具體的落實(shí)和展開(kāi)工作。會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)選擇關(guān)于會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)的選取也有一定的要求。時(shí)間。影響重要會(huì)議

13、的時(shí)間因素，首先是決策人的時(shí)間必須要保證，其次避開(kāi)公司重要活動(dòng)或慶典，最后避開(kāi)放假和收假時(shí)間。地點(diǎn)。會(huì)議地點(diǎn)選取一定關(guān)乎到會(huì)議的整體討論議題、規(guī)格和涉及的人員，會(huì)議談?wù)摰膯?wèn)題非常保密而且不愿受到干擾，因此，小型會(huì)議在公司內(nèi)部的辦公室，或者大型公司的會(huì)議室召開(kāi)即可；而大型會(huì)議則可能需要選擇外部的一些會(huì)議中心。會(huì)議座次安排會(huì)議召開(kāi)時(shí)，座次的安排同樣有講究，如果會(huì)議的召開(kāi)或宴請(qǐng)中沒(méi)設(shè)群眾席，則右邊永遠(yuǎn)是尊位；相反如果設(shè)有群眾席則左邊為尊位，主席臺(tái)是以左為上。圖 1  會(huì)議座次安排（奇數(shù)）圖 2  會(huì)議座次安排（偶數(shù)）當(dāng)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)，1

14、60;號(hào)居中，2 號(hào)在 1 號(hào)左手邊，3 號(hào)排右手邊，其他依次排列，如圖1 所示；當(dāng)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)，座次安排如圖 2 所示。會(huì)議可能的結(jié)論會(huì)議可能形成的結(jié)論比較多，一般是由會(huì)議紀(jì)要來(lái)記錄。會(huì)議文件準(zhǔn)備會(huì)議所需文件的內(nèi)容更多，比如會(huì)議通知、事前事中事后的一些文字內(nèi)容，因此文件準(zhǔn)備和發(fā)放工作同樣不容忽視。3.會(huì)議文化會(huì)議文化包括會(huì)前各種各樣會(huì)議資源的準(zhǔn)備、管理過(guò)程中對(duì)事中的監(jiān)控、生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)品的產(chǎn)出和團(tuán)隊(duì)的氛圍、士氣、會(huì)議紀(jì)要（記錄）、效率目標(biāo)。4.場(chǎng)外工夫場(chǎng)外工夫是指成功的會(huì)議形成的是一個(gè)不斷“PDCA”的過(guò)程，即溝通、協(xié)調(diào)、精

15、心的過(guò)程。高效的會(huì)議特點(diǎn)是“會(huì)而有議，議而有決，決而能行，行必有果”；相對(duì)應(yīng)低效會(huì)議的特點(diǎn)有“會(huì)而不議，議而不行，行而不決，決未必有果”要點(diǎn)提示保證會(huì)議成功的準(zhǔn)備工作包括： 會(huì)議政策； 會(huì)議程序； 會(huì)議文化； 場(chǎng)外工夫。三、大型會(huì)議活動(dòng)的組織和策劃一般常用的大型會(huì)議有簽字儀式、慶典活動(dòng)和新聞發(fā)布會(huì)。1.簽字儀式簽字儀式是特殊類(lèi)型的會(huì)議形式，主要是人員的準(zhǔn)備和禮儀的準(zhǔn)備。人員準(zhǔn)備人員準(zhǔn)備是指簽字人、助理簽字人、嘉賓、主持人、群眾和媒體的確定。禮儀準(zhǔn)本禮儀準(zhǔn)備往往由簽字、交換文本和合影三個(gè)環(huán)節(jié)組成。如果簽字儀式有外方參加，禮儀的準(zhǔn)備則需要增加考慮國(guó)旗的懸掛及座次的安排。2.慶典活動(dòng)慶典更多的時(shí)候需要考慮主持人、嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)、致辭人和群眾，慶典一