電大?？妻k公室管理形成性考核冊(cè)答案

1、1一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。 辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表寺口序號(hào) 國(guó)內(nèi)一般性（1）文書(shū)撰寫(xiě) 內(nèi)容（2）文書(shū)制作 （3）文書(shū)處理 （4）檔案管理 （5） 會(huì)議組織 內(nèi)容。（6）調(diào)查研究 （7）信息資料 （8）信訪工作 訪。（9）接待工作 （10） 協(xié)調(diào)工作 （11） 督查工作 (12) 日程安排 (13)日常事務(wù) (14)辦公室管理(15)其他臨時(shí)信函和郵件的處理。（16）（17）公用易耗品主要包括哪些？辦公室管理形成性考核冊(cè)答案（修改版）行政管理（第三學(xué) 2010-05-12 10:33:07 閱讀 2574 評(píng)論 0 字號(hào)：大中小 訂閱 辦公室管理形成性

2、考核冊(cè)答案作業(yè) 1國(guó)外一般性 國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）按上司的口頭或書(shū)面指示完成信函。 記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議復(fù)印資料。 打印文稿及表格 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。檔案管理。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。協(xié)助上司準(zhǔn)備書(shū)面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。 準(zhǔn)備好公司要公開(kāi)的資料； 收集及整理各種信息 替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。接待賓客和員工的來(lái)接待來(lái)訪賓客； 接待賓客和員工的來(lái)訪。 以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。 督導(dǎo)一般職員或速記員。替上司定約會(huì)并做好記錄；閱讀并分類信件 通訊事務(wù)、電話； 辦公室環(huán)境的布置和整理 , 保管辦公室設(shè)備及用品 以速記記下上司

3、交待的事項(xiàng)； 執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)交辦的事項(xiàng) 替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。外出辦事，如銀行、郵局等。辦公用易耗品主要有：（ 1 ）信封、紙張；（2）軟盤(pán)、光盤(pán)等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（ 6）修正液或修正帶；（7）印盒；（ 8）各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針） 、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線） 、日期 號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；（ 11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。（1）計(jì)劃的步驟，

4、要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最 佳。（2）實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的 工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。（3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。其次，說(shuō)明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞 “計(jì)劃實(shí)施 檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的 過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié) 果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。四、按照 “優(yōu)先

5、順序 ”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。 本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第 28 頁(yè)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì) 劃書(shū)，不要抄襲。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認(rèn)識(shí)。1請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；2計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3受意方法；4傳達(dá)方法；5進(jìn)言方法；6變通方法和擋駕方法；7分工方法與合作方法。 受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文 件批示、 工作部署或與文員談話時(shí)， 直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等， 易 于文員判斷和領(lǐng)會(huì)） 和間接受意 （即上司在平時(shí)隨便交談的情況

6、下， 或與其他人員談話種就 某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等） 。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意；（4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。 我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。 才開(kāi)始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫(xiě)一 份公司的簡(jiǎn)介， 內(nèi)容要包括四個(gè)部分 公司的歷史、 公司的現(xiàn)狀、 公司的

7、硬件和軟件配備、 公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯 得自己沒(méi)有能力， 而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。 只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)， 結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根 本就不行。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意， 才寫(xiě)出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。 注意：同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。但是要注意按 照以上的思路作答； 而且要注意結(jié)合教材， 聯(lián)系實(shí)際作答。 既要簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí) 點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。 本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受， 同

8、學(xué) 們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)要加以注意。辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè) 2一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽(tīng)電話的異同。（1）都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（ 3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響24 聲就接聽(tīng)。（2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒(méi)有這一步。二、了解 “電視會(huì)議 ”、 “交互式電話會(huì)議 ”的基本用途，比較其與一般會(huì)議的不同， 談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。（ 1 ）基本用途：“電視會(huì)議 ”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對(duì)面地交

9、談，共享文件、圖表、錄象 帶等資料?！敖换ナ诫娫挄?huì)議 ”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó) 際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清晰宛如一室。（2）兩者與一般會(huì)議的不同： 可以消除時(shí)空上的局限性。（3）各自的優(yōu)劣：“電視會(huì)議 ” 優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，生動(dòng)形象；劣：技術(shù)上的要求較高?！敖换ナ诫娫挄?huì)議 ” 優(yōu)：方便、省時(shí)、高效，消除時(shí)空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放 功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門(mén)的名稱分揀。四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？答：

10、1、如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來(lái)的信件分開(kāi)， 同時(shí)把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)；2、如果上司沒(méi)有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動(dòng)打電話把需要上司親自處理的郵件 告訴他，或者傳真一份給他；3、如果上司離開(kāi)時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)把所有郵件無(wú)論是私人郵件還是商業(yè)郵件 都通知給他；4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說(shuō)出郵件的主題，或者把郵件交給 公司其他人處理；5、 把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào) （如3 1、3 2、33、3 4），這樣就會(huì)知道所寄的郵件上 司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號(hào)就顯得尤為重要了；6、如果上司正在度假，

11、并且不讓秘書(shū)轉(zhuǎn)交郵件時(shí)，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來(lái)，并在對(duì)發(fā)件人回復(fù)的信中告訴對(duì)方何時(shí)可以得到回復(fù)7、 把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上需要簽字的郵件”、需要某某處理的郵件”、需要閱讀的郵件”、報(bào)告”、和一般閱讀材料”上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物）。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪者的來(lái)訪？（1）上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)；（2）上司繁忙時(shí)；（3）上司即將外出時(shí)；（4）遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。7、簡(jiǎn)要闡述會(huì)議記錄內(nèi)容與寫(xiě)法應(yīng)注意的一些問(wèn)題。答：記錄內(nèi)容：a、會(huì)議名稱；b、會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；c、時(shí)間（開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）d、會(huì)議地點(diǎn)；e、議題；f、主持人、主席；g、出席者名單；

12、h、會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論；i、相關(guān)的資料；j、下次會(huì)議預(yù)定的日期；注意事項(xiàng)：a、以決定事項(xiàng)為重點(diǎn)，逐項(xiàng)列出較易明了；b、簡(jiǎn)潔而有要領(lǐng)地寫(xiě)出會(huì)議經(jīng)過(guò)，不必寫(xiě)所有人員的發(fā)言；c、 要注意的是，要寫(xiě)什么議題？以怎樣的順序提出？這些議題是什么人發(fā)言？有什么答復(fù)？表決結(jié)果有沒(méi)有定案？這些都要簡(jiǎn)要地寫(xiě)上；d、要寫(xiě)正確，寫(xiě)清楚，要注意會(huì)議內(nèi)容有無(wú)疏漏之處？客觀地記錄內(nèi)容，不可寫(xiě)記錄的主觀感覺(jué)，用主觀意識(shí)去影響記錄內(nèi)容。辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)31、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。答：日程按排計(jì)劃表可分為：（1）年預(yù)定表（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表（3）周預(yù)定表是

13、一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。年預(yù)定表5日（星期一）8日（星期四）開(kāi)工典禮 董事長(zhǎng)視察常務(wù)董事會(huì) 公司紀(jì)念日 成本會(huì)議2日（星期二）9日（星期一）25日（星期三）2日（星期一）常務(wù)董事會(huì)三月3日（星期二）分行經(jīng)理會(huì)議25日（星期三）成本會(huì)議二、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候 一一雖然是上司的私事

14、，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)一一遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。財(cái)物管理。包括：（1）薪金收入管理 一一薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候， 由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。（2）支票往來(lái)的管理一一最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)

15、要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。3、根據(jù)國(guó)際慣例宴請(qǐng)程序及下表中所列的項(xiàng)目和任務(wù)”，將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行歸類，提出一個(gè)簡(jiǎn)約的工作任務(wù)單國(guó)際慣例的宴請(qǐng)有以下程序：迎接、小憩、開(kāi)宴、致辭、宴會(huì)、宴畢、休息、告辭。文秘人員經(jīng)常要協(xié)助上司舉辦種類宴會(huì)。準(zhǔn)備宴會(huì)需要精心、細(xì)心和耐心。正式宴請(qǐng)應(yīng)該完全符合社交禮儀規(guī)則。文秘人員對(duì)參加宴會(huì)的每一個(gè)人都應(yīng)彬彬有禮，溫和體貼，不讓任何人受到冷落。文秘人員自始至終都要留意細(xì)節(jié)問(wèn)題。文秘人員應(yīng)該準(zhǔn)備一份備忘錄，列出需要解決落實(shí)的事項(xiàng)。（如下圖所示）項(xiàng)目或任務(wù)完成任務(wù)情況備注、提示負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度宴請(qǐng)人數(shù)是否落實(shí)？男女比例？接待人？重要客人的陪冋、接待場(chǎng)地是否落實(shí)？時(shí)間？

16、場(chǎng)地布置是否落實(shí)？特殊要求？餐桌上的裝飾品、姓名標(biāo)簽是否落實(shí)？提供者？菜單選擇是否落實(shí)？酒、飲料是否落實(shí)？特殊飲食要求？招待員安排是否落實(shí)？管理？現(xiàn)場(chǎng)音樂(lè)主桌和其他席位安排、席位卡簽到桌和簽到本門(mén)口的接待工作上司的特別提示、要求（如發(fā)言 稿）衣物寄存處、洗手間專人負(fù)責(zé)？來(lái)賓的司機(jī)安排、車輛停放意外情況（停電、客人酒醉等）桌椅擺設(shè)、其他物品準(zhǔn)備結(jié)束后清場(chǎng)答：文秘人員應(yīng)在宴請(qǐng)開(kāi)始的前幾天通過(guò)電話了解情況，一切是否按照計(jì)劃執(zhí)行， 可以采用倒計(jì)時(shí)的方法，將以上內(nèi)容再細(xì)化成更詳細(xì)的表格，逐項(xiàng)確定時(shí)限，要求負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度， 在宴請(qǐng)的當(dāng)天，文秘人員必須親自檢查每一項(xiàng)工作是否妥善安排，有否臨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題， 如

17、有應(yīng)盡快給予解決， 文秘人員在宴會(huì)當(dāng)日應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作，迎客、帶路，宴會(huì)結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會(huì)后協(xié)助收拾會(huì)場(chǎng)。辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)4一、簡(jiǎn)單闡述口頭語(yǔ)言的基本特征及敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合。口頭語(yǔ)言的基本特征：（1）語(yǔ)音聽(tīng)過(guò)就立即消失，但語(yǔ)義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說(shuō)得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽(tīng)就明白，并留下印象。（2）有重音?？谡Z(yǔ)中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過(guò)重音表達(dá)的。（3）有歧義。因?yàn)闈h字一音多字。（4）口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同。比如，莊重的場(chǎng)合，口語(yǔ)應(yīng)規(guī)范、簡(jiǎn)明些；休息時(shí)間，口語(yǔ)可生動(dòng)些，語(yǔ)調(diào)也可輕松

18、、愉快些。敬語(yǔ)使用的一般場(chǎng)合：（1）對(duì)于自己尊敬的人，當(dāng)然會(huì)使用敬語(yǔ)。（2）與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合（生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話）也需要 使用敬語(yǔ)。（3）敬語(yǔ)一般針對(duì)：年長(zhǎng)或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會(huì)地位者；給（給過(guò)）自己恩惠者； 有求于對(duì)方，或希望得到對(duì)方幫助，或好感者。二、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。合適的話題包括：（ 1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、中外名著、

19、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等； （ 5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。 不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過(guò)于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（ 5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？ 印章的使用的主要形式為：（ 1）落款章；（ 2）

20、更正章；（ 3）證見(jiàn)章；（ 4）騎縫章；（ 5）騎邊章； （ 6）密封章； （ 7） 封存章。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書(shū)作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書(shū)書(shū)寫(xiě)中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。四、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。收文處理的程序：簽收和拆封 登記分送 擬辦批辦承辦催辦 注辦。分送的基本原則： （1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告 之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件