《檔案管理辦法》詳解

1、檔案管理辦法檔案管理辦法詳解詳解華為集團(tuán)目錄目錄1234567檔案管理基本原則檔案管理基本原則檔案類型及歸檔范圍檔案類型及歸檔范圍檔案材料的提交檔案材料的提交檔案編號(hào)檔案編號(hào)檔案保密檔案保密檔案保管期限檔案保管期限檔案借閱及檔案室管理檔案借閱及檔案室管理一、檔案管理基本原則正通總部、各公司檔案管理的原則統(tǒng)一管理原則 凡屬應(yīng)歸檔范圍的材料，必須按規(guī)定向檔案部門(mén)移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。保持原貌原則 禁止污損檔案材料，禁止在檔案材料上涂寫(xiě)、標(biāo)注，定期維護(hù)需要護(hù)理或保養(yǎng)的檔案材料。分工負(fù)責(zé)原則 兩級(jí)檔案部門(mén)。 設(shè)專、兼職人員管理。 經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、移交。 明確檔

2、案管理人員崗位職責(zé)二、檔案類型及歸檔范圍檔案類型序號(hào)檔案類型類型代碼1資質(zhì)權(quán)屬檔案ZZ2品牌授權(quán)檔案SQ3文書(shū)檔案WS4會(huì)計(jì)檔案KJ5人事檔案RS6工程檔案GC7聲像檔案SX8榮譽(yù)檔案RY9客戶檔案KH10其他檔案QT檔案共計(jì)分為十大類，代碼為檔案類型拼音首字母。二、檔案類型及歸檔范圍歸檔范圍1、資質(zhì)權(quán)屬檔案（類型代碼ZZ）： 章程、股東決議、驗(yàn)資報(bào)告、增減后的驗(yàn)資、工商信息清單/機(jī)讀文件總原、子原 刻章證明/登記卡、股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議/登記、品牌認(rèn)證、土地房產(chǎn)證、規(guī)劃、政府許可批復(fù)總原、子復(fù) 證照總復(fù)、子原 懸掛副本總復(fù)、子復(fù) 授權(quán)意向書(shū)、經(jīng)銷商協(xié)議、營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)許可、授權(quán)總原、子復(fù) 商標(biāo)使用許可協(xié)議

3、、標(biāo)識(shí)物租賃協(xié)議等總復(fù)、子原歸檔范圍2、品牌授權(quán)檔案（類型代碼SQ）：二、檔案類型及歸檔范圍 匯編制度、流程、合同總原、子原 紀(jì)要、招投標(biāo)資料、用印文件、仲裁訴訟、紙面流轉(zhuǎn)審批、郵件流轉(zhuǎn)審批總原、子復(fù) 通過(guò)郵件流轉(zhuǎn)的內(nèi)部申請(qǐng)及批復(fù)材料中，屬于重要事項(xiàng)的，須打印并歸為文書(shū)檔案，打印人簽名件作為原件電子檔打印歸檔范圍3、文書(shū)檔案（類型代碼WS）：二、檔案類型及歸檔范圍 年度審計(jì)報(bào)告總原、子原 簽名考勤、簽名工資條總才原、子人復(fù) 會(huì)計(jì)檔案、單據(jù)總才原歸檔范圍4、會(huì)計(jì)檔案（類型代碼KJ）：二、檔案類型及歸檔范圍 勞動(dòng)合同、補(bǔ)充協(xié)議、保密協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議、離職兩年內(nèi)以上協(xié)議、總原、子原 考勤、假期、薪酬計(jì)

4、算、員工資料子人原 經(jīng)理以下離職檔案總復(fù)、子人原歸檔范圍5、人事檔案（類型代碼RS）：二、檔案類型及歸檔范圍 立項(xiàng)審批、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案許可證及驗(yàn)收、圖紙、施工許可、竣工驗(yàn)收、環(huán)評(píng)、管線綜合審查、排污許可、消防人防驗(yàn)收、工程招標(biāo)資料、施工合同、監(jiān)理合同、接管驗(yàn)收總原、子復(fù)歸檔范圍6、工程檔案（類型代碼GC）：二、檔案類型及歸檔范圍聲像檔案由總部檔案室、子公司人事行政資料室各保管一套。原件只有一份的，由總部檔案室保管 原件 ，子公司人事行政資料室保管 復(fù)印件 。榮譽(yù)檔案由總部檔案室保管 復(fù)印件 ，子公司人事行政資料室保管 復(fù)印件 ，經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所懸掛或擺放 原件。二、檔案類型及歸檔范圍歸檔范圍7、聲像檔案

5、（類型代碼SX）8、榮譽(yù)檔案（類型代碼RY)以上兩類檔案統(tǒng)稱為實(shí)物檔案歸檔范圍9、客戶檔案（類型代碼KH）：二、檔案類型及歸檔范圍 客戶檔案是指客戶與公司辦理業(yè)務(wù)中涉及的客戶個(gè)人信息、車輛信息、業(yè)務(wù)單證、客戶反饋的意見(jiàn)及處理結(jié)果等。分設(shè)了銷售客戶資料室和售后客戶資料室的公司，銷售部業(yè)務(wù)的客戶檔案由銷售客戶資料室存檔保管，售后部業(yè)務(wù)的客戶檔案由售后客戶資料室存檔保管。二手車業(yè)務(wù)的客戶檔案歸為銷售客戶檔案總復(fù)、子復(fù)、客戶保存原件歸檔范圍10、其他檔案（類型代碼QT）：二、檔案類型及歸檔范圍 黨組織成立批復(fù)、工會(huì)組織成立批復(fù)、共青團(tuán)組織成立批復(fù)、行業(yè)協(xié)會(huì)組織成立批復(fù) 以黨組織名義簽訂的合同總原、子復(fù)

6、 黨工團(tuán)組織重大決定、往來(lái)函件 其他不屬于前述九類檔案的重要材料總復(fù)、子原 黨工團(tuán)組織的機(jī)構(gòu)代碼證、其他證件總復(fù)、子復(fù)三、檔案材料的提交應(yīng)歸檔的材料，由材料辦理部門(mén)負(fù)責(zé)人向檔案部門(mén)提交； 主辦部門(mén)、末辦部門(mén) 60天原則 檔案材料提交前，須按規(guī)范進(jìn)行整理； 30天原則 齊全、完好原則 整理單位為“件”檔案材料的提交四、檔案編號(hào)立卷及編號(hào)按問(wèn)題、時(shí)間、重要程度和文件材料的形成規(guī)律，將檔案材料分類組卷編號(hào)編號(hào) 第一部分第二部分第三部分第四部分第五部分第六部分格式格式總部主辦一位英文字母三位英文字母兩位英文字母數(shù)字，流水號(hào)四位數(shù)字?jǐn)?shù)字，流水號(hào)子公司主辦三位數(shù)字注解注解檔案部門(mén)代碼總部主辦部門(mén)代碼；主辦

7、子公司代碼。詳見(jiàn)“總部主辦部門(mén)及子公司代碼清單”檔案類型代碼在本檔案類型中的案卷順序號(hào)，即這一卷在本檔案類型中排第幾卷，用自然數(shù)編排，不限位數(shù)。檔案產(chǎn)生的年份，一般以事項(xiàng)辦結(jié)日期所在年份來(lái)編制；客戶檔案使用第一次歸檔材料的辦結(jié)日期。在本卷中的文件順序號(hào)，即這件檔案在本卷中排第幾件，用自然數(shù)編排，不限位數(shù)。備注備注前面四部分構(gòu)成案卷編號(hào) 舉例：檔案編號(hào)為 A- 023-SX-12-2010-1的材料是“總部檔案室保管，湖北鼎杰，聲像檔案，第12卷，2010年產(chǎn)生，本卷第1份資料”。這便于管理客戶車輛檔案，在對(duì)客戶車輛設(shè)立檔案時(shí)，可以在上述檔案編號(hào)后增加第七部分，建議使用車輛VIN.碼末六位數(shù)，第

8、六部分與第七部分之間仍用半角的橫線（即“”）相連。舉例：檔案編號(hào)為 D-023-KH-12-2010-1-123456 的材料是“子公司銷售客戶資料室保管，湖北鼎杰，客戶檔案，第12卷，2010年首次歸檔，本卷第1份資料，車輛VIN碼末六位數(shù)為123456”。四、檔案編號(hào)立卷及編號(hào)五、檔案保密檔案保密檔案材料的保密級(jí)別：絕密、秘密、不涉密絕密檔案 涉及公司核心技術(shù)、重要決策、經(jīng)營(yíng)決策等檔案材料，泄露將會(huì)對(duì)公司造成重大的經(jīng)濟(jì)損失或安全問(wèn)題。包括：核心的技術(shù)材料、融資計(jì)劃、股權(quán)收購(gòu)計(jì)劃、重大投資計(jì)劃、土地或房產(chǎn)購(gòu)置方案、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方面調(diào)整、未公布的招標(biāo)方案、未公布的招標(biāo)標(biāo)底、未公布的招標(biāo)結(jié)果、

9、未公布的財(cái)務(wù)報(bào)告報(bào)表或財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、重大合同的商務(wù)條件、法律法規(guī)要求公司負(fù)有嚴(yán)格保密義務(wù)的材料，以及業(yè)務(wù)主辦部門(mén)認(rèn)為應(yīng)屬于絕密的材料。秘密檔案 涉及公司經(jīng)營(yíng)、管理的重要資源或材料，包括：市場(chǎng)策略、進(jìn)貨成本、所有人事檔案、所有客戶檔案、仲裁訴訟資料、員工工資信息、重要的會(huì)議資料及內(nèi)容、重要的會(huì)議記錄、合同中約定的保密信息、法律法規(guī)要求公司負(fù)有一般保密義務(wù)的材料，以及業(yè)務(wù)主辦部門(mén)認(rèn)為應(yīng)屬于秘密的材料。不涉密檔案 公開(kāi)檔案，也不會(huì)對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)、管理帶來(lái)?yè)p失或風(fēng)險(xiǎn)的材料，以及公司希望予以公開(kāi)的材料。包括：面向公眾發(fā)布的通告或通知、已經(jīng)解除保密的文件材料、榮譽(yù)檔案、應(yīng)當(dāng)懸掛或公示的相關(guān)證件。檔案保管期限永久、定期永久、定期六、檔案保管期限永久保管永久保管 資質(zhì)權(quán)屬檔案、品牌授權(quán)檔案、工程檔案、聲像檔案、榮譽(yù)檔案、重要合同等文書(shū)檔