安排科學高效時間

1、安排科學高效時間課程內(nèi)容 課程內(nèi)容十年前我們是父母的孩子，十年后我們是孩子的父母；十年前我渴望離家去遠方 十年后我渴望從遠方回家；十年前我們面對的唯一問題是考試，十年后我們除了考試所有的問題都要面對；十年前我渴望馬上結(jié)婚 ，十年后我渴望再談一次戀愛；十年前我以為自己是一棵大樹，十年后我才明白自己只不過是一棵小草；十年前我們可以游戲人生， 十年后我們卻處在人生的游戲中；十年前我唯一可以浪費的就是時間， 十年后我除了時間什么我都可以浪費； What time is it? 什么是時間什么是時間時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性時間是一種特殊的資源時間的特點是：一維性人生中獨特且必要的資源。供給毫無彈性

2、。無法失而復得，過了就不能重來。無法租、買、借，無替代品。無法儲蓄累積。時間本身是無法管理的。時間的特性 討論：討論：每天給你86400元，你怎么用？條件： 1、不能儲存 2、節(jié)余作廢 3、第二天還有86400元個別發(fā)言：5分鐘討論：5分鐘時間管理時間管理時間管理是“管理時間”嗎？時間管理是管理“用時間的人”我們的任務(wù)：探索如何減少時間浪費，以便更有效 地完成目標！項目H/每天H/年40年合計等于多少年睡眠/午休吃飯交通個人衛(wèi)生/打扮/衣著找東西/等待/排隊學習/閱讀/打電話應酬/娛樂/鍛煉陪家人/家務(wù)其它工作/開會/出差合計24H8760H350,400H40年做練習v你最后悔的是什么？比利

3、時一家雜志，曾對全國60歲以上的老人搞了一次問卷調(diào)查，調(diào)查的題目是：“你最后悔的是什么?”并列出了十幾項生活中容易后悔的事情，供被調(diào)查者選擇。于是，就出現(xiàn)了這樣一個結(jié)果：有72%的人后悔年輕時努力不夠，以至事業(yè)無成 。你打算如何去度過？ 由此我想起一個故事，說有一個40歲的人被醫(yī)師告知患了絕癥，最多再活三年時間。 因此他為了使自己最后的生命更有意義，擬出一個三年要做十件事的工作計劃。其中包括寫一本書、學一門外語、搞一項發(fā)明、辦一個工廠、游30座名山、看50個城市等等，而且計劃出后便立即付諸行動。 在過了二年零八個月的時候，10項目標全都完成。 可當他再到醫(yī)院復診時，卻發(fā)現(xiàn)是醫(yī)師當時拿錯了病歷，

4、自己根本沒有患病。 這也是一個經(jīng)驗，如果別人工作你也工作，別人休息你也休息，別人娛樂你也娛樂，那么別人得到什么，你也只能得到什么，要想得到別人得不到的東西，就得付出別人不愿付出的東西。尤其是在你還年輕的時候，還有機會競爭的時候。 課程內(nèi)容做練習：你對時間的掌控 方 法：回答： 是 或 否 第二章、時間管理的誤區(qū)總結(jié)你對時間的掌控總結(jié)你對時間的掌控12-16“yes”救命！你在時間管理上需改進8-12“yes”當心！你需要重新審視你的時間行動指南4-8“yes”可以！方向正確，但需要提高沖勁0-4“yes”恭喜！堅持并保留你的方法第二章、時間管理的誤區(qū)獎勵你的禮物：時間管理不是什么? 時間本身不

5、是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多； 所以時間管理的問題本身不在于時間, 而是在于自己如何善用及分配你自己的時間。第二章、時間管理的誤區(qū)時間管理是什么? 時間管理就是自我管理； 自我管理即是改變習慣, 以使自己更富績效, 更富效能；把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃。第二章、時間管理的誤區(qū)一、工作缺乏計劃1、沒有必要在行動前多思考2、不做計劃也能獲得實效3、不了解計劃的好處4、計劃與事實不一致，對計劃喪失信心5、不知道如何做計劃第二章、時間管理的誤區(qū)樣式1：12月總經(jīng)理日程.xls樣式2：3-2干部例會資料行政.pp

6、t二、組織工作不當1、職責權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復2、事必躬親，親力而為3、溝通不良4、工作時斷時續(xù)第二章、時間管理的誤區(qū)三、時間控制不夠1、習慣拖延時間2、不擅處理不速之客的打擾3、不擅處理無端 的打擾4、泛濫的“會議病”困擾第二章、時間管理的誤區(qū)三、時間控制不夠做練習：拖延商數(shù)測驗 方 法：選擇 A， B， C， D第二章、時間管理的誤區(qū)三、時間控制不夠結(jié) 論： 1）小于20分，表示你不是拖延者，也許偶爾有； 2）在21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重； 3）總分多于30分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。 標 準：A=4 ， B=3 ， C=2 ， D=1 第二章、時間管理的誤

7、區(qū)四、整理整頓不足4、什么叫“傻瓜系統(tǒng)？”第二章、時間管理的誤區(qū)2、你的文件處理系統(tǒng)完善嗎？3、什么叫“整理整頓？”1、帕金森定律“工作將被擴展，以 便填滿可供完成的時間”五、進取意思不強1、個人的消極態(tài)度2、做事拖拉，找借口不干工作3、做白日夢4、工作中閑聊（ ，MSN，局域網(wǎng)）第二章、時間管理的誤區(qū)課程內(nèi)容第三章、時間管理的原則一、明確目標（SMART） 1、具體的（specific） 2、可衡量的（measurable） 3、可達到的（attainable） 4、相關(guān)的（relevant） 5、基于時間的（time-based） 二、有計劃、有組織地進行工作 1、將有聯(lián)系的工作進行分類整

8、理。 2、將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。 3、按排列順序進行處理。 4、為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。 5、由于工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到這些 工作應該按什么次序進行，各哪些是可以同時進行的 工作。 第三章、時間管理的原則三、分清工作的輕重緩急 做練習：分清工作的輕重緩急 方 法：同意該觀點的，打勾 第三章、時間管理的原則Simpatico vero?三、分清工作的輕重緩急 結(jié) 論： 1）4，表示你基本頭腦清醒； 2）58，表示你有經(jīng)常犯暈； 3）9，表示你幾乎迷失方向。 第三章、時間管理的原則三、分清工作的輕重緩急 4 th緩3 rd輕不重要的事2 nd重1

9、 st 急重要的事不緊迫的事緊迫的事?第三章、時間管理的原則三、分清工作的輕重緩急 緊 急 不 緊 急 重要不重要IIIIIIIV第三章、時間管理的原則三、分清工作的輕重緩急第三章、時間管理的原則討論：哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極的意義？ 三、分清工作的輕重緩急 做練習：急迫性指數(shù)測驗 方 法：選擇“A、B、C” ，打分第三章、時間管理的原則Simpatico vero?三、分清工作的輕重緩急 結(jié) 論： 1） 025分，屬于低度急迫性心態(tài) ； 2）2645分，屬于強烈急迫性心態(tài) ； 3） 46分，已經(jīng)到了嚴重急迫性的程度 。 第三章、時間管理的原則四、合理地安排時間

10、1、80/20 原則2、關(guān)鍵指標3、帕累托圖第三章、時間管理的原則五、與別人的時間取得協(xié)作 1、尊重對方，掌握規(guī)律、節(jié)奏2、信息分享，獲得組織支持；3、預約：時間、地點、人物 第三章、時間管理的原則六、制定規(guī)則、遵守紀律 1、在進行工作的時候，一定要念念不忘這個 工作應于何時截止。 2、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要 樹立一個何時完成的目標。 3、由于不得已原因而不能按期完成時，一定 要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小 在最小范圍內(nèi)。第三章、時間管理的原則課程內(nèi)容第四章、時間管理的技巧如何對付不速之客以避免時間之浪費？不要采用無條件的“門戶開放政策”在辦公室外接見外界不速之客站立會客利

11、用隱蔽的辦公室定期和部屬或同一階層的同事見面時 間第四章、時間管理的技巧如何對付 之干擾以避免時間之浪費？外來 應先由秘書接聽事后回復 的辦法比較值得采納盡量將須打出去的 集中在一起時 間“你好，我是XXX，我給你打 是因為”“你好，我是XXX，有這樣一件事需要” “接到你的 真高興，有什么事需要幫忙嗎？” “好久沒有收到你的消息了，請問有什么事需要幫忙嗎？” “你現(xiàn)在需要我們解決的問題是什么呢？”“你的重點是什么？”“你看我們今天的溝通/討論是不是這到這里呢？” 注意做好適當?shù)挠涗浛刂坪么?的時間并保持通話的主題 第四章、時間管理的技巧如何治療會議病以避免時間之浪費？A. 思考是否有必要以會

12、議的形式進行商討？B. 盡量減少與會人員。C. 當關(guān)鍵性人物無法與會時，原則上不應開會。D. 為避免會議過長，可將會議安排在午餐前、下班前或另一個活動之前。E. 計算會議成本： 例：(1) 與會者有10位； (2) 每位月薪4,000元, 享有的福利計有1,000元 (薪金的25%)； (3) 每位每月工作時間為10,000分鐘，一個會議長達一小時，則耗資300元A. 會議中如等候遲到者，則等于懲罰準時者。B. 不要令與會者太過舒服。（站立報告）C. 避免受 或訪客之干擾。D. 根據(jù)實際需要，可讓部分與會者只參加會議的一部分。E. 會議結(jié)束時，總結(jié)達成的結(jié)論及定下工作的時限。A. 會議記錄應盡

13、快作成。B. 迅速解決會議中的決議及待辦事項。C. 為杜絕與會者的無故缺席/遲到或早退，可考慮在會議記錄上注明。會議前會議中會議后時 間第四章、時間管理的技巧如何治療“文件滿桌病”以避免時間之浪費？培養(yǎng)“只處理來往文件一次”的習慣閱讀后立即在文件上注明要采取之行動避免把文件列入“General”或 “Miscellaneous”檔案內(nèi)時 間第四章、時間管理的技巧如何減少上下班交通所引起的時間浪費？避免交通擁擠的高峰時間上下班選擇班次穩(wěn)定的交通工具利用上班的時間構(gòu)思當天的工作細節(jié)利用下班的時間檢討當天的工作得失時 間第四章、時間管理的技巧如何減少“事必躬親”所引起的時間浪費？適當?shù)胤謾?quán)授責（Delegation）采取Management by exception 的管理方法（特例管理）時 間第四章、時間管理的技巧如何清除上司所引起的時間浪費？A. 應開門見山、單刀直入。B. 技巧地指明你與他談?wù)摰氖露藢λ赡墚a(chǎn) 生的利害關(guān)系。A. 當他指派工作給你時，多作詢問。B. 如你的工作繁多，請他為你決定完成工作 的優(yōu)先次序。C. 詢問他完成工作的時限。A. 若你能一邊聽他說話一邊繼續(xù)工作，則采 取這種聽話方式。B. 盡量避免發(fā)問或?qū)λ脑捳Z作出評論。應付“聽而不聞”的上司對付見異思遷的上司對付以你為聽眾的上司時 間第四章、時間管理的技巧授權(quán)（5W2H）Wh