如何組織一場高效會議

1、如何組織一場高效會議目 錄如何理解會議會議為什么低效例會整體流程如何高效組織會議如何理解會議會議習議會討論、商議聚會、見面、集會會議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進行討論、交流的活動。會議是一種群體溝通的方式v 開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過-mail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。會議是一種群體溝通的方式會議作用集思廣益頭腦風暴問題討論產(chǎn)生決策聽取匯報分配任務融合意見達成共識資訊

2、分享政策宣傳表彰先進激勵士氣會議的作用開會的目的開會的目的問題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決；有重要事情需要把參與人集中到一起傳達；領導者需要公開表彰先進以激勵士氣等。發(fā)起人想從參會者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會者參與解決問題或制定決策；領導者需要聽取下屬的工作匯報并監(jiān)督進度；適于開會的情況123456會議為什么低效沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導致會議低效的根本原因。沒有明確的會議議程及時間分配規(guī)則，導致會議的進展和時間很難把控。參加人數(shù)眾多，無多大關系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能嚴格按照議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。思想火花及

3、最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時，精神未能及時傳達。時間選擇不恰當，比如安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。地點選擇不合適，比如設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。主題議程參會人主持人記錄時間地點如何高效組織會議什么是高效會議？現(xiàn)場-高效開會效率高+效果達到會后-高效執(zhí)行如期跟進+反饋落實13 會議流程從會議流程看，如何組織高效工作會議？高效會議四步驟第一步.明確的會議目的第二步.充分的會前準備第三步.合理的組織形式第四步.高效的會議跟進決策執(zhí)行解決問題創(chuàng)意提案其它無目的的會議純粹是浪費時間第一步.明確的會議目的會議準備v 明確會議目的v 會議安排（議題、時間

4、、人員、會場、材料）v 參會人員需要知道參會者扮演的角色。v 參會者做相應的會議準備，促進會議現(xiàn)場高效v 重要會議或關鍵會議提前溝通，會議本身目的是快速取得共識。沒必要，無準備，就不開會第二步.充分的會前準備51v Why-為什么v What-做什么v Who-誰v When-時間v Where-地點v How-方式工作量化表推行會議議程工作量化表推行會議議程會議議題：如何組織一場高效會議會議時間：2020年3月5日下午13：00會議地點：*會議室 （會議材料，開會設備）參會人員：主持人：余丹丹記錄員：會議議程：1、13：00-13：30 如何組織一場高效會議介紹，主講人余丹丹2、13：30-

5、13：50 操作過程中可能遇見的問題解答，會前準備-工作量化表針對不同的會議目的選擇不同的會議形式會議分類常規(guī)例會階段會議專題會議組織形式晨會夕會周會月會半年會年會周年慶典專題研討會（學習培訓/學術/項目）第三步.合理的組織形式關鍵1：做好會議紀要*你心里想的100%*你嘴上說的80%*別人聽到60%*別人聽懂40%*別人行動20%1.速度優(yōu)先，具體簡潔；2.正確記載，便于正確追蹤落實；3.將會中決定的事項進行明確分工，確定完成時間、責任人，便于更好地執(zhí)行；4.紀要及時分發(fā)與會者，以郵件方式分發(fā)，確保會議記錄的準確性和透明管理，避免溝通漏洞。第四步.高效的會議跟進關鍵2：會后做好跟進*要完成什

6、么事？*事情完成得怎么樣？*什么事尚未完成？*事情沒有完成怎么辦？序號待完成事項內(nèi)容責任人時限資源需求備注123例：*會議跟進事項表第四步.高效的會議跟進問題一：會議一言堂問題二：會議跑題問題三：會議延時問題四：議而不決l 與職務較高，愛講話的人事先溝通，確保合作l 坐在“不安分子”旁邊，及時提醒l 提醒注意會議規(guī)則l 運用非語言技巧l 果斷打斷發(fā)言過長的人l 采取輪流發(fā)言的方法l 給愛干擾會議的人找事做例會整體流程例會整體流程 目的目的：上傳下達：公司資訊、業(yè)務需求 、工作表現(xiàn)、案例分享等?？偨Y跟進:學校資源和企業(yè)資源對接。 內(nèi)容：內(nèi)容：列隊問早出勤情況點名前日工作小結，表揚先進落后公司資訊

7、（政策方案、人事變動、最新消息、市場動態(tài)變化）資源的宣導、今日工作注意事項學習分享解析案例、解決問題今日工作安排，班組長今日計劃日工作任務下達（定目標）自我激勵整隊結束晨會 目的目的：掌握工作進度、表揚分享、發(fā)向問題、解決問題、。 作用作用：當天工作成果的驗收、追蹤目標達成情況、提醒工作不足、加強輔導溝通、業(yè)務技能訓練。 內(nèi)容：內(nèi)容：列隊問好出勤情況點名當日工作業(yè)績統(tǒng)計小結，表揚先進落后業(yè)務溝通解疑、現(xiàn)場解決問題、案例經(jīng)驗分享、給出解決方案定制第二天的工作安排自我激勵整隊結束夕會 目的：掌握工作進度、表揚分享、發(fā)向問題、解決問題、。 作用：當天工作成果的驗收、追蹤目標達成情況、提醒工作不足、加

8、強輔導溝通、業(yè)務技能訓練。 內(nèi)容：會前主備（會議通知、時間地點、參加人員落實、會議主任人、會議記錄人、會場布置、儀器設備確認、飲食、其它）出勤情況點名(簽到表)上周工作匯報&分享&答疑（上周主要工作內(nèi)容，及工作側重點，上周業(yè)績目標，上周實際業(yè)績，工作中出現(xiàn)的主要問題、是否有解決對策和辦法。持續(xù)性問題以及解決對策。對于公司目前情況主要的發(fā)展規(guī)劃。分享工作和生活的技巧、趣事、知識）領導總結下周工作安排（本周工作重點，以及本周的業(yè)績目標）自我激勵整隊結束周會（每周一下午） 目的：對上月工作進行回顧、總結，檢核本部門上月工作成果、根據(jù)公司計劃和部門月度計劃，進行本月工作計劃安排。 作用：上月的工作進行

9、回顧，對沒有完成目標的事項進行分析，找出原因，制定改善行動點，并形成本部門月度總結報告 內(nèi)容：會前主備（會議通知、時間地點、參加人員落實、會議主任人、會議記錄人、會場布置、儀器設備確認、飲食、其它）出勤情況點名(簽到表)上月工作匯報&分享&答疑（上月主要工作內(nèi)容，及工作側重點，上月業(yè)績目標，上月實際業(yè)績，工作中出現(xiàn)的主要問題、是否有解決對策和辦法。持續(xù)性問題以及解決對策。對于公司目前情況主要的發(fā)展規(guī)劃。分享工作和生活的技巧、趣事、知識）領導總結下月工作安排（本月工作重點，以及本月的業(yè)績目標）會議記錄整隊結束（會后跟蹤）月會（月例會時間定在每月第一周的周一上午）會議類型&要求v 開了幾個會？開了幾個會？v 為會議花掉多少時間？為會議花掉多少時間？v 因