如何做好會(huì)議記錄

1、會(huì)議記錄工作淺談2015年8月18日231 會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)會(huì)議記錄中常見的問題會(huì)議記錄中常見的問題會(huì)議記錄的寫法和要求會(huì)議記錄的寫法和要求交流的主要內(nèi)容交流的主要內(nèi)容1.什么是會(huì)議記錄什么是會(huì)議記錄一、會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn) 會(huì)議記錄是由會(huì)議組織者指定專人，如實(shí)、準(zhǔn)確記錄會(huì)議的組織情況和會(huì)議內(nèi)容的一種機(jī)關(guān)應(yīng)用文書。會(huì)議記錄一般用于比較重要的會(huì)議或正式的會(huì)議，它要求真實(shí)、全面的反應(yīng)會(huì)議的本來面貌2. 會(huì)議記錄的作用會(huì)議記錄的作用一、會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)p 依據(jù)作用 會(huì)議記錄忠實(shí)地記錄了會(huì)議的全貌。會(huì)議精神、會(huì)議形成的決定和決議、會(huì)議對(duì)重大問題作出的安排，如果在會(huì)議后期需要

2、形成文件，要以會(huì)議記錄為依據(jù)；如果不形成文件，與會(huì)者在會(huì)后傳達(dá)貫徹會(huì)議精神和決定是否準(zhǔn)確，也要以會(huì)議記錄為依據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)一、會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)p 素材作用 會(huì)議進(jìn)行過程中連續(xù)編發(fā)的會(huì)議簡報(bào)，以及會(huì)議后期制作的會(huì)議紀(jì)要，都要以會(huì)議記錄為重要素材。會(huì)議簡報(bào)和會(huì)議紀(jì)要可以對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行一定的綜合、提要，但不得對(duì)會(huì)議記錄所確認(rèn)的內(nèi)容進(jìn)行歪曲和篡改?？梢哉f，會(huì)議記錄是形成會(huì)議簡報(bào)和會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)一、會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)p 備忘作用 會(huì)議記錄可以用作會(huì)議情況和會(huì)議內(nèi)容的原始憑證。時(shí)過境遷，有關(guān)會(huì)議的內(nèi)同和情況可能無法在記憶中復(fù)現(xiàn)了，甚至當(dāng)時(shí)做出的重要決定可能也記不清了，這時(shí)就不妨查查會(huì)議記錄。會(huì)議記錄還可

3、以成為一個(gè)部門和單位的歷史資料，若干年后，通過大量會(huì)議記錄可以了解這個(gè)單位的歷史進(jìn)程和發(fā)展?fàn)顩r3. 會(huì)議記錄的特點(diǎn)會(huì)議記錄的特點(diǎn)一、會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)p 真實(shí)性 會(huì)議記錄的執(zhí)筆者與其他文章的寫作者有一個(gè)重要的區(qū)別，就是記錄者只有記錄權(quán)而沒有改造權(quán) 會(huì)議是什么樣就記成什么樣，與會(huì)者發(fā)言時(shí)說了些什么就記下什么，記錄者不能進(jìn)行加工、提煉，不能增添、刪減，不能移花接木，不能張冠李戴一、會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)p 原始形態(tài)性 會(huì)議記錄是會(huì)議情況和內(nèi)容的原始化記錄。所謂原始，就是未經(jīng)整理、未經(jīng)綜合。在這一點(diǎn)上，會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要有著很大區(qū)別： 會(huì)議記錄一般是客觀詳細(xì)地將會(huì)議的全過程記錄下來，包括每個(gè)與會(huì)者的

4、討論發(fā)言都要詳細(xì)忠實(shí)記錄。也就是發(fā)言人怎么說、就怎么記 會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t是將會(huì)議的主要內(nèi)容、事項(xiàng)、決議等經(jīng)過整理概括后，將其具有重要意義的內(nèi)容傳達(dá)給受文者。會(huì)議的一般過程、與傳達(dá)事項(xiàng)、貫徹精神沒有關(guān)系的內(nèi)容沒有必要在會(huì)議紀(jì)要中記載 會(huì)議記錄是制作會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)。如果不認(rèn)真做好會(huì)議記錄，詳細(xì)地將會(huì)議所有情況全面記錄清楚，要總結(jié)概括出會(huì)議的主要精神、主要事項(xiàng)就是不可能或者說很困難的，也就很難把會(huì)議紀(jì)要做好 3. 會(huì)議記錄的特點(diǎn)會(huì)議記錄的特點(diǎn)一、會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)p 完整性 會(huì)議記錄對(duì)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、主持人、議程等基本情況，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話、與會(huì)者的發(fā)言、討論和爭議、形成的決議和決定等內(nèi)容，都要記

5、錄下來，一般沒有太多的選擇性231 會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)會(huì)議記錄中常見的問題會(huì)議記錄中常見的問題會(huì)議記錄的寫法和要求會(huì)議記錄的寫法和要求交流的主要內(nèi)容交流的主要內(nèi)容p 漏記錯(cuò)記漏記錯(cuò)記二、會(huì)議記錄中常見的問題 這是會(huì)議記錄寫作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題。由于漏記錯(cuò)記，使會(huì)議記錄失去了真實(shí)性和準(zhǔn)確性，嚴(yán)重的還會(huì)引發(fā)矛盾、貽誤工作。出現(xiàn)漏記錯(cuò)記的原因，主要是因?yàn)橛涗浫司Σ患?、不認(rèn)真提取發(fā)言，反映遲鈍、記錄速度緩慢所致 據(jù)公司有關(guān)部門反映，在查看有關(guān)單位“三重一大”記錄本時(shí)，發(fā)現(xiàn)一些單位的會(huì)議記錄不能反映出領(lǐng)導(dǎo)決策過程，存在很多問題p 記錄不規(guī)范記錄不規(guī)范二、會(huì)議記錄中常見的問題 有些

6、會(huì)議記錄中，會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、缺席人、列席人、記錄人等項(xiàng)目記錄不全。比如，出席人有的只記姓、有的只記職務(wù)、有的記*等同志，給日后利用帶來不便 p 字跡潦草字跡潦草二、會(huì)議記錄中常見的問題 會(huì)議記錄需要書寫速度跟上講話速度。很容易出現(xiàn)字跡潦草，書寫不規(guī)范的現(xiàn)象，導(dǎo)致日后難以辨認(rèn) p 歪曲虛構(gòu)歪曲虛構(gòu)二、會(huì)議記錄中常見的問題有的會(huì)議記錄背離原則，虛構(gòu)、歪曲會(huì)議內(nèi)容，使其嚴(yán)重失實(shí)。這主要是記錄人思想不端正，作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)，隨心所欲，甚至處于不正當(dāng)目的，任意編造所致 公司有關(guān)部門檢查基層單位會(huì)議記錄時(shí)，還發(fā)現(xiàn)了個(gè)別單位主要領(lǐng)導(dǎo)違反“三重一大”決策制度，在討論“三重一大”議題時(shí)，單位主要負(fù)責(zé)人先發(fā)表傾

7、向性意見，其他領(lǐng)導(dǎo)再發(fā)言的情況。 此份會(huì)議記錄，排除虛構(gòu)歪曲會(huì)議內(nèi)容的成分外，如果是真實(shí)反映會(huì)議決策過程，則是客觀反映會(huì)議全貌。但作為辦公室工作人員，如果能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的錯(cuò)誤行為予以及時(shí)提醒，相信會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人及單位工作產(chǎn)生積極影響p 特別提醒特別提醒二、會(huì)議記錄中常見的問題 集團(tuán)公司集團(tuán)公司“ “三重一大三重一大” ”決策制度實(shí)施細(xì)則決策制度實(shí)施細(xì)則（中油黨組201543號(hào)）第十一條規(guī)定：決策會(huì)議符合應(yīng)到會(huì)人數(shù)的三分之二及以上方可召開。與會(huì)人員要充分討論并分別發(fā)表意見，主要負(fù)責(zé)人應(yīng)最后發(fā)表結(jié)論性意見。會(huì)議決定多個(gè)事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)逐項(xiàng)研究決定。若存在嚴(yán)重分歧，一般應(yīng)推遲做出決定 231 會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)

8、會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)會(huì)議記錄中常見的問題會(huì)議記錄中常見的問題會(huì)議記錄的寫法和要求會(huì)議記錄的寫法和要求交流的主要內(nèi)容交流的主要內(nèi)容1. 會(huì)議記錄的內(nèi)容會(huì)議記錄的內(nèi)容三、會(huì)議記錄的寫法和要求 一般由三部分構(gòu)成p 會(huì)議標(biāo)題 標(biāo)題一般由會(huì)議名稱加問題名稱組成，如*會(huì)議記錄。如使用專用的會(huì)議記錄本，“記錄”二字也可省略，只寫會(huì)議名稱即可 記錄標(biāo)題十分重要，如會(huì)議記錄無標(biāo)題，或標(biāo)題不明確，會(huì)為日后查找材料造成諸多不便三、會(huì)議記錄的寫法和要求p 會(huì)議組織情況 這部分寫在會(huì)議標(biāo)題之后。在會(huì)議開始前，應(yīng)把所有會(huì)議的相關(guān)情況寫好，主要包括： 開會(huì)時(shí)間寫明具體的年、月、日，有時(shí)還要標(biāo)明某日的具體時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn)寫明開

9、會(huì)具體單位及具體場所 會(huì)議主持人一般直書姓名，必要時(shí)可寫明職務(wù) 出席人按照會(huì)議規(guī)定必須參加會(huì)議的人員。根據(jù)會(huì)議規(guī)模和性質(zhì)，出席人記寫也不同 出席人數(shù)不過的會(huì)議:可把出席人的姓名及職務(wù)、級(jí)別按照所在單位級(jí)別順序列出 出席人數(shù)較多的會(huì)議：可寫與會(huì)人員范圍三、會(huì)議記錄的寫法和要求 缺席人寫出缺席人姓名和缺席原因。如“某某因公出差”、“某某因病請(qǐng)假”。如果是大型會(huì)議，缺席人較多，可只寫缺席人數(shù) 列席人即不是會(huì)議正式成員，由于工作需要而參加 列席人數(shù)較多的會(huì)議：可寫與會(huì)人員范圍 列席人數(shù)不多的：分別寫出姓名 記錄人寫明記錄人姓名、部門、職務(wù)。如是幾人共同記錄的，應(yīng)一一列出三、會(huì)議記錄的寫法和要求p 會(huì)議

10、進(jìn)行情況這部分是會(huì)議記錄的基本內(nèi)容，一般包括三個(gè)方面： 會(huì)議的議題和會(huì)議主持人的啟示性講話。這部分要著重記錄。(多項(xiàng)議題的會(huì)議要用數(shù)碼依次標(biāo)出 ,以便于會(huì)后利用查找 ) 與會(huì)人的討論發(fā)言。這部分是與會(huì)者對(duì)會(huì)議議題和會(huì)議主持人講話的直接反映，記好這部分內(nèi)容十分重要 (會(huì)議發(fā)言要按照發(fā)言順序記錄 ,發(fā)言人姓名要寫在段首，后面即記錄發(fā)言內(nèi)容) 三、會(huì)議記錄的寫法和要求p 會(huì)議的決定、決議和會(huì)議主持人的總結(jié)及結(jié)論性意見。這部分是會(huì)議成果的綜合反映 ,是會(huì)議記錄的主體。在深入討論的基礎(chǔ)上，通過協(xié)商作出訣定或決議；有的會(huì)議是以會(huì)議主持人總結(jié)講話的形式概括會(huì)議成果，將會(huì)議討論的情況闡述一下，根據(jù)上級(jí)有關(guān)會(huì)議

11、或文件的精神和討論中提出的意見，提出具體要求和措施。這些決定、決議和講話是與會(huì)者貫徹會(huì)議精神的根據(jù)，也是日后備查材料中最重要的材料，記錄者必須認(rèn)真、仔細(xì)地作好記錄 會(huì)議進(jìn)行情況還包括休息、散會(huì)等，必要時(shí)也要記錄上 2. 會(huì)議記錄的要求會(huì)議記錄的要求三、會(huì)議記錄的寫法和要求p 內(nèi)容項(xiàng)目要齊全完整 會(huì)議名稱 、時(shí)間、出席人、列席人、主持人 、記錄人、會(huì)議議題 、決議，這幾項(xiàng)缺一不可。在實(shí)際中 ,有些會(huì)議記錄人往往有所疏漏。不是沒有開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn) ,就是沒有會(huì)議主持人、記錄人,對(duì)參加會(huì)議人員員的姓名、職務(wù)記錄得也不確切 ,導(dǎo)致這些記錄均欠規(guī)范 每一內(nèi)容項(xiàng)目的書寫也應(yīng)做到齊全完整。如“記錄時(shí)間”，年月

12、日應(yīng)該寫全，不能只寫月、日而不寫年份,或者簡寫年份( 如將“1 9 9 9 年”寫成“9 9 年”等 )?！坝涗浀攸c(diǎn)”,不能籠統(tǒng)寫 ,例如：不能寫 “辦公樓” ,而應(yīng)該寫清“x x樓 x x會(huì)議室”；三、會(huì)議記錄的寫法和要求 缺席人要注明缺席原因。主持人、出席人都要寫全姓名、職務(wù) ,切忌以 “李書記”、“王校長”、“張?zhí)庨L”等代之 以上這些要求,旨在為文書材料進(jìn)入檔案領(lǐng)域作好準(zhǔn)備,同時(shí)也是文書處理工作的規(guī)范化所必需 。不然，年代久遠(yuǎn)，他人利用這些文書檔案要浪費(fèi)好多時(shí)間和精力去考證，造成不應(yīng)有的麻煩或損失 記錄人員會(huì)前應(yīng)提前到達(dá)會(huì)場，準(zhǔn)備好記錄工具，了解會(huì)議內(nèi)容項(xiàng)目，先期做好準(zhǔn)備。從某種程度上講

13、，記錄人比一般與會(huì)人員更為重要，應(yīng)主動(dòng)坐在便于記錄、離主持人較近的席位2. 會(huì)議記錄的要求會(huì)議記錄的要求三、會(huì)議記錄的寫法和要求p 議題要明確得當(dāng) 議題是每次開會(huì)所要研究的問題，有的是一個(gè)，有的是兩個(gè)或更多。會(huì)議一開始，主持人就把每次會(huì)議所要研究的議題都講清楚，記錄人只要把主持人講的議題準(zhǔn)確地記錄下來就行 但在實(shí)際中，常見到到會(huì)議記錄的開頭只寫“黨委會(huì)”或“行政辦公會(huì)”，接著便是發(fā)言人的記錄 ,看不出會(huì)議的議題。還有的議題用語不當(dāng),如“研究目前主要工作”,這樣記錄很不規(guī)范，使人摸不著邊際三、會(huì)議記錄的寫法和要求p 內(nèi)容要詳略得當(dāng) 會(huì)議內(nèi)容是會(huì)議記錄的主體部分，會(huì)議記錄的保存和利用的價(jià)值也是由這

14、部分來決定的。記錄與會(huì)者的發(fā)言可用詳記和略記兩種方法 ,一定要詳略得當(dāng) 詳記 、略記方法的選用是由會(huì)議的性質(zhì)、所研究問題的重要程度來決定的。就會(huì)議性質(zhì)而言，單位黨政領(lǐng)導(dǎo)班子的重要會(huì)議應(yīng)該詳記，部門的工作例會(huì)等可以略記;就研究問題的重要程度來說 ,貫徹黨的方針、政策，討論人事、薪酬等問題應(yīng)該詳記；研究一般事務(wù)性的工作可以略記三、會(huì)議記錄的寫法和要求 詳記要求是有言必錄 有言必錄就是要求記錄記下發(fā)言人的主要觀點(diǎn)和論據(jù) ,而且是原話；尤其是會(huì)議主持人的結(jié)論發(fā)言，一定要記全記準(zhǔn)。對(duì)討論中的重要插話、重要問題的不同意見、表決時(shí)的棄權(quán)情況也要如實(shí)記錄 詳細(xì)記錄時(shí)最好會(huì)使用速記，如不會(huì)速記，可對(duì)通用詞匯采取

15、簡化方法記錄，會(huì)后補(bǔ)正涉及到文件名稱或便于查找的文件，也可先省略后補(bǔ)齊在條件允許的情況下，可輔以錄音機(jī),能使記錄更完整、準(zhǔn)確如果沒有錄音設(shè)備，或不允許使用錄音設(shè)備，記錄人又沒有速記技能，應(yīng)配備二至三人進(jìn)行記錄,以便會(huì)后核對(duì)補(bǔ)正記錄人對(duì)會(huì)上沒有聽準(zhǔn)確或者發(fā)言表達(dá)不清的地方，會(huì)后要及時(shí)找有關(guān)人員核對(duì) 盡最大努力，保持記錄的完整性和準(zhǔn)確性三、會(huì)議記錄的寫法和要求 略記一般只記發(fā)言要點(diǎn)及會(huì)議決議。,倘若是討論一般事務(wù)性問題 ,且無分歧意見，則發(fā)言要點(diǎn)也可以不記,只記會(huì)議決議即可 摘要記錄要求記錄者對(duì)發(fā)言內(nèi)容迅速作出分析判斷，哪些應(yīng)記，哪些可不記，適當(dāng)進(jìn)行歸納，扼要地記重點(diǎn) 有時(shí)兩種記錄方法也在一次會(huì)議

16、中交叉使用 使記錄詳略得體，對(duì)作好會(huì)議記錄非常重要。記錄人員必須根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)確判斷 、靈活掌握運(yùn)用三、會(huì)議記錄的寫法和要求p 決議要清楚明確各類會(huì)議都有其形成的決議。在實(shí)際中，有的會(huì)議記錄通篇記的是與會(huì)者的發(fā)言，而沒有會(huì)議決 。有兩種份況:一是會(huì)議對(duì)某一問題未形成決議 ;二是會(huì)議主持人的結(jié)論性發(fā)言就是會(huì)議決議。不管是哪種情況，都要作注。這樣后人才能一目了然，便于查找利用三、會(huì)議記錄的寫法和要求p 字跡要清晰正確字跡書寫要清晰、正確，合乎規(guī)范 ,不能潦草 、模糊 ;不能寫只有記錄人自己能看懂的符號(hào)和不規(guī)范的文字(如生造字等 )。如果使用速記符號(hào)記錄，要在會(huì)后進(jìn)行整理，以保證會(huì)議記錄清楚、準(zhǔn)確

17、、真實(shí) ，更為后人查找 、利用提供方便為使會(huì)議記錄規(guī)范，對(duì)書寫工具、紙質(zhì)材料都有要求。16開專用會(huì)議記錄本，碳素墨水、藍(lán)黑墨水的鋼筆記錄3. 記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)三、會(huì)議記錄的寫法和要求 作好會(huì)議記錄也是一件很不容易的事情，會(huì)議記錄人員必須熟悉各方面的情況，不斷提高記錄水平，才能記得準(zhǔn)確。這涉及記錄人員的素質(zhì)問題。因此,會(huì)議記錄人員應(yīng)具備以下基本素質(zhì)3. 記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)三、會(huì)議記錄的寫法和要求p 要有高度的政治責(zé)任感 作會(huì)議記錄工作是比較辛苦的，在工作中要做到一絲不茍，不出現(xiàn)遺漏差錯(cuò)。會(huì)議上不論討論什么間題，記錄人員都要守口如瓶，決不可提前向無關(guān)人

18、員透露。要做到這些，必須有吃苦耐勞的精神，實(shí)事求是的精神，爭分奪秒的精神，對(duì)工作負(fù)責(zé)到底的精神，要不斷增強(qiáng)保密意識(shí)，要有高度的政治貴任心3. 記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)三、會(huì)議記錄的寫法和要求p 要有較強(qiáng)的聽知能力 記錄人員在會(huì)議中始終處于被動(dòng)地位，既不能滯后，也不能超前，精力必須集中,耳、腦、手都要緊跟發(fā)言人的講話，因此,記錄人在聽別人發(fā)言時(shí)，要有靈活的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，準(zhǔn)確的判斷力。如果記錄人員沒有這些聽知能力，就難以迅速判斷要義何在，難以將需要記錄的東西記錄下來3. 記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)三、會(huì)議記錄的寫法和要求耳到心到 無論遇到的活體自己是都感興趣，發(fā)言者發(fā)言對(duì)不對(duì)自己的口味，記錄人員都唏噓調(diào)整好心態(tài)，全新投入地聆聽。專心聽取美味與會(huì)者的講話發(fā)言，領(lǐng)會(huì)講話內(nèi)容，思考發(fā)言內(nèi)涵，聽出弦外之音聚精會(huì)神 專心聽取會(huì)議發(fā)言，也是對(duì)發(fā)言者的尊重，也是會(huì)議的基本紀(jì)律。會(huì)場上心不在焉、左顧右盼、判若無人，損壞自己、秘書人員形象；不輕易離場、坐得住，不抽煙、不頻繁喝茶，否則容易打斷記錄思路排除干擾 記錄人員手機(jī)一般不關(guān)閉，可置于靜音或震動(dòng)狀態(tài)，