員工費(fèi)用報(bào)銷流程及辦法

1、員工費(fèi)用報(bào)銷流程及辦法為規(guī)范本公司報(bào)銷程序，提升報(bào)銷流轉(zhuǎn)速度和精確度，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)核算及監(jiān)督職能，提高管理效益，特制定本辦法，請(qǐng)各位同仁配合執(zhí)行；本辦法適用于合富集團(tuán)全體員工；本辦法經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后立即實(shí)行，原來(lái)與之相關(guān)的其他辦法隨之失效。一、通則1 .任何一種類型之請(qǐng)購(gòu)及支出，包含物品設(shè)備請(qǐng)購(gòu)、差旅費(fèi)、車費(fèi)、交際費(fèi)等，必須于事件發(fā)生前依照“預(yù)算及費(fèi)用之審核權(quán)限”規(guī)定取得權(quán)責(zé)人的書(shū)面核準(zhǔn)。2 .報(bào)銷人員必須取得完整真實(shí)、合法之原始憑證（發(fā)票之單位名稱必須是正確無(wú)誤（合富生化/合益信息/合康生物），由報(bào)銷人整齊地自行粘貼在A4紙大小之粘存單上，同類性質(zhì)必須粘在一起?！闭?qǐng)款單”和“費(fèi)用及出差旅費(fèi)報(bào)銷

2、申請(qǐng)表”按原始憑證之交易發(fā)生時(shí)間分類詳細(xì)填寫(xiě)，并自行編號(hào)以便參照。付款一般采用支票、轉(zhuǎn)帳及匯入員工帳戶等方式，經(jīng)授權(quán)人員核準(zhǔn)并經(jīng)財(cái)務(wù)部復(fù)核通過(guò)，方可付款。3 .報(bào)銷以“周”為單位，并附相關(guān)憑證，不得幾周憑證粘于一起，否則財(cái)務(wù)部將予以退單處理。當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用應(yīng)盡量在當(dāng)月報(bào)銷，最晚不得超過(guò)發(fā)生月份的次月，如逾期須經(jīng)總經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn)，否則財(cái)務(wù)部將不予報(bào)銷。4 .對(duì)于報(bào)銷時(shí)出現(xiàn)填寫(xiě)或計(jì)算的錯(cuò)誤，公司采取只減不加的方式，針對(duì)不寫(xiě)小計(jì)數(shù)和總計(jì)數(shù)，報(bào)銷總額的20%將會(huì)被扣除；針對(duì)加總錯(cuò)誤，差額部分的50%將會(huì)被扣除。5 .簽名的規(guī)定：所有員工在任何憑單上簽字，表示對(duì)該憑單所載事項(xiàng)以及金額完全同意，并已盡到誠(chéng)實(shí)

3、申報(bào)或認(rèn)真審核之責(zé)。所有簽名應(yīng)同時(shí)附注日期，如不附注日期，當(dāng)產(chǎn)生爭(zhēng)議時(shí)，未簽注日期之員工將承擔(dān)最不利之結(jié)果。6 .財(cái)務(wù)復(fù)核結(jié)果視情況做下列處置： 退回報(bào)銷單（注明退回原因）。 剔除部分不合格、不合理、說(shuō)明不全之金額后付款（附剔除原因）。 要求報(bào)銷人員補(bǔ)充說(shuō)明或補(bǔ)必要單證。 交出納付（匯）款。7 .每周匯員工報(bào)銷款一次，每月的最后一個(gè)周五不匯款。8 .每周匯員工報(bào)銷款后，差異表會(huì)E-mail給各部門主管及秘書(shū)或助理，各位員工如有疑問(wèn)可向各部門秘書(shū)或助理查詢。9 .在報(bào)銷流程前，所有單據(jù)未齊備的，必須補(bǔ)齊手續(xù)后方可進(jìn)入報(bào)銷流程。二、報(bào)銷流程：1.事先核準(zhǔn)及事后報(bào)銷表單流程如下：實(shí)物報(bào)銷：報(bào)銷條件為

4、發(fā)票、驗(yàn)收（入庫(kù)）單、采購(gòu)單原件，三者缺一不可，特別情況為采購(gòu)單帶支票提貨，請(qǐng)先填寫(xiě)公洽借款單，經(jīng)核準(zhǔn)入帳后再開(kāi)出支票，三日內(nèi)繳回支票簽收之存根及發(fā)票、驗(yàn)收單。出差：“出差（預(yù)算）申請(qǐng)書(shū)”-“費(fèi)用及出差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)表”和“交通費(fèi)用報(bào)銷單”（附已經(jīng)核準(zhǔn)之“出差（預(yù)算）申請(qǐng)書(shū)”）；銷售人員須另附行動(dòng)周報(bào)及時(shí)間分酉己表。交際費(fèi)：“出差（預(yù)算）申請(qǐng)書(shū)（交際欄）”-“報(bào)銷請(qǐng)款單”或“費(fèi)用及出差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)表”（附已經(jīng)核準(zhǔn)之“出差預(yù)算申請(qǐng)書(shū)（交際欄）”）。車費(fèi)：“合富用車申請(qǐng)書(shū)”-“費(fèi)用及出差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)表”和“交通費(fèi)用報(bào)銷單”（出租車車費(fèi)，附已經(jīng)核準(zhǔn)乘坐出租車之“合富用車申請(qǐng)書(shū)”）。驗(yàn)收單據(jù)：公司自用物

5、品采購(gòu)驗(yàn)收，請(qǐng)?zhí)顚?xiě)事務(wù)用品驗(yàn)收單，生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)用存貨驗(yàn)收，經(jīng)IQC核驗(yàn)后填寫(xiě)入庫(kù)單?！安少?gòu)單”（如有借款，應(yīng)附“公洽借款單”）或“費(fèi)用及出差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)表”（如有借款，應(yīng)附“公洽借款單”；如有相關(guān)費(fèi)用，應(yīng)附“出差（預(yù)算）申請(qǐng)表”）一一部門主管一一財(cái)務(wù)復(fù)核一一財(cái)務(wù)長(zhǎng)一一總經(jīng)理簽準(zhǔn)一一出納報(bào)銷。三、途中交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和說(shuō)明：1 .標(biāo)準(zhǔn)：?jiǎn)T工出差或培訓(xùn)應(yīng)以最經(jīng)濟(jì)、有效的方式到達(dá)目的地，員工出差乘坐交通工具的規(guī)定按車程時(shí)間限定標(biāo)準(zhǔn)：6小時(shí)以下乘坐硬座或長(zhǎng)途汽車；68小時(shí)可乘坐硬臥；816小時(shí)可乘坐軟臥；16小時(shí)以上可乘坐飛機(jī)。員工超標(biāo)申請(qǐng)?zhí)嘏俗w機(jī)的，公司準(zhǔn)予按上述規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷途中費(fèi)用之外，最多再增加20

6、0元/次。外地應(yīng)聘者到上?？偛縼?lái)面試，由公司負(fù)責(zé)來(lái)往異地交通費(fèi)用，如超過(guò)10小時(shí)以上，可報(bào)銷火車硬臥車票；如10小時(shí)以下，可報(bào)銷火車硬座費(fèi)用。如需搭乘飛機(jī)，需事先經(jīng)總經(jīng)理核可預(yù)算申請(qǐng)。員工因公出差（到常駐工作地之外地區(qū)工作），應(yīng)事先填寫(xiě)“出差預(yù)算申請(qǐng)書(shū)”（各地人員應(yīng)傳真或電子郵件送至上海），詳細(xì)注明出差地點(diǎn)、準(zhǔn)備搭乘交通工具及其它各項(xiàng)預(yù)計(jì)支出內(nèi)容、金額；并依照審批權(quán)限核準(zhǔn)后，方可作為報(bào)銷的必備附件交財(cái)務(wù)存檔。員工出差回來(lái)后應(yīng)在一周內(nèi)將合法的報(bào)銷單據(jù)整齊粘貼后，依核準(zhǔn)權(quán)限核準(zhǔn)后再交財(cái)務(wù)部；報(bào)銷費(fèi)用如超過(guò)所申請(qǐng)的出差費(fèi)用，應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明理由并獲得總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則，超過(guò)部分費(fèi)用將不予報(bào)銷。說(shuō)明： 火車、

7、長(zhǎng)途汽車，應(yīng)以火車、汽車票根為報(bào)銷依據(jù)。 員工遇規(guī)定以外的緊急公務(wù)必須搭乘飛機(jī)者，應(yīng)事先填寫(xiě)“定票單”，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由公司相關(guān)人員統(tǒng)一訂票、購(gòu)買、結(jié)帳，但員工必須在抵達(dá)目的地后一周內(nèi)將票根交還給訂票經(jīng)辦人員，并不得再報(bào)銷此費(fèi)用。搭乘任何交通工具，必須盡量利用下班時(shí)間。出差期間，由于其它與工作無(wú)涉的事情所發(fā)生的費(fèi)用，或由于員工本人的原因?qū)е掳l(fā)生的額外費(fèi)用（如退票費(fèi)等），一律由該員工本人承擔(dān)。已參加公司商業(yè)意外保險(xiǎn)的員工，不得再另外報(bào)銷飛機(jī)意外保險(xiǎn)。四、市內(nèi)交通費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和說(shuō)明：1 .標(biāo)準(zhǔn)： 凡從事銷售、業(yè)務(wù)、維修等經(jīng)常公出工作的員工，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)日常工作所需的交通費(fèi)可以選取以下方法之一：a）

8、據(jù)實(shí)報(bào)銷：憑公交車票據(jù)實(shí)全額報(bào)銷，憑出租車票按本辦法第3點(diǎn)規(guī)定限額報(bào)銷出租車票。b）定額報(bào)銷：在上海由公司行政管理人員每月集中購(gòu)買與報(bào)銷最高限額每人每月200元的當(dāng)?shù)毓步煌?，領(lǐng)卡者在當(dāng)月內(nèi)不得再報(bào)銷任何市內(nèi)交通費(fèi)。 除銷售、維修、業(yè)務(wù)之外的部門員工的出租車票報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，公交車票可據(jù)實(shí)全額報(bào)銷。出租車費(fèi)依本辦法第3點(diǎn)規(guī)定執(zhí)行。 員工在常駐工作當(dāng)?shù)毓?，單次可以乘坐的出租車路程以單次最高車費(fèi)為15元為限（從出發(fā)地到目的地單程最高只能報(bào)銷出租車費(fèi)15元，而不是單張票據(jù)最高只能報(bào)銷出租車費(fèi)15元），深夜（22:00以后，6:00前）允許單次報(bào)銷50元為限。 員工異地出差，在出差目的城市內(nèi)允許在出差預(yù)

9、算批準(zhǔn)范圍內(nèi)報(bào)銷出租車費(fèi)。一般不允許報(bào)銷兩個(gè)城市間的跨市出租車費(fèi)。公司個(gè)人汽車、摩托車報(bào)銷規(guī)定：a）申請(qǐng)報(bào)銷個(gè)人汽車、摩托車費(fèi)用必須事先填寫(xiě)異動(dòng)審批表，被核準(zhǔn)后方可報(bào)銷相應(yīng)費(fèi)用。b）公司行政人員個(gè)人汽車、摩托車只有在辦理公司事務(wù)的前提下，才能給予補(bǔ)貼。采用實(shí)報(bào)實(shí)銷的辦法，汽車的最高限額為每月800元，若有到機(jī)場(chǎng)接送高層主管或公司客人，可增加每單程30元報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，超過(guò)800元須經(jīng)總經(jīng)理簽字認(rèn)可后方可報(bào)銷；異地出差可報(bào)銷來(lái)回過(guò)橋費(fèi)及相關(guān)油費(fèi)；摩托車的最高限額為每月400元，超過(guò)400元必須經(jīng)總經(jīng)理簽字認(rèn)可后方可報(bào)銷。辦理報(bào)銷手續(xù)時(shí)，都必須提供相應(yīng)單據(jù)（如停車費(fèi)、過(guò)橋費(fèi)，汽油費(fèi)等）的原始發(fā)票實(shí)報(bào)實(shí)銷

10、。受此補(bǔ)貼的員工原則上都不得再另行報(bào)銷其他與其有關(guān)的費(fèi)用，如出租車費(fèi)用等。說(shuō)明：?jiǎn)T工已享受任何其他車貼福利者，不享受本辦法規(guī)定待遇。公司公務(wù)用車的優(yōu)先安排次序?yàn)椋篴）客戶或來(lái)賓機(jī)場(chǎng)接送與參觀；b）副總級(jí)以上高級(jí)管理人員公務(wù)用車；G）工程師緊急維修響應(yīng)；d）攜帶貴、重物品或機(jī)要資料、票證的公務(wù)活動(dòng)；e）單次車程在30公里以上的遠(yuǎn)程緊急公務(wù)活動(dòng)；f）其他公務(wù)用車。凡符合上述規(guī)定需要首次申請(qǐng)限額200元的上海公共交通卡的員工，請(qǐng)?zhí)顚?xiě)人員異動(dòng)審批表經(jīng)部門經(jīng)理審批后在每月25日前交人事部集中報(bào)批處理，凡經(jīng)批準(zhǔn)采用公共交通卡的員工以后每月第一周內(nèi)憑單張公共交通卡沖值發(fā)票一次性報(bào)銷上月交通費(fèi)。五、住宿費(fèi)用標(biāo)

11、準(zhǔn)和說(shuō)明：1.標(biāo)準(zhǔn)：辦事處住宿標(biāo)準(zhǔn)：?jiǎn)T地點(diǎn)（卜籍（包括臺(tái)港澳籍）人員及副總級(jí)以上人員（以上人員限額內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷）其他員工（參照本規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)享啟出差補(bǔ)貼）北京福建大廈（四星、距辦事處車程10分鐘）398元單人出差：豪威大廈（距辦事處車程10分鐘）標(biāo)間224兀、單人間190元。二人以上：匯園公寓（屬酒店式公寓，距辦事處步行5分鐘）：一室標(biāo)間12人300元；二室標(biāo)間34人350元。凱康國(guó)際酒店（四星、距辦事處車程10分鐘）360元五洲大酒店（四星、距辦事處步行3分鐘）12月至次年3月360元；4月8月及11月420元；910月550元。濟(jì)南華能大廈267元金伯利酒店（距辦事處步行5分鐘）：?jiǎn)稳碎g180

12、元標(biāo)間160元廣州三寓賓館（距辦事處步行20分鐘）：駿暉樓322元三寓賓館（距辦事處步行20分鐘）：春暉樓216元華泰賓館（距辦事處車程15分鐘）:207元非辦事處住宿標(biāo)準(zhǔn):地點(diǎn)單人雙人共計(jì)三人共計(jì)天津、重慶、深圳、東莞、福州、杭州、南京、青島、大連、廈門250300350其他省會(huì)城市200250300非省會(huì)城市180230280常駐住房補(bǔ)貼:職位地區(qū)北京、廣州其他城市部門經(jīng)理2500元/月1500元/月非經(jīng)理員工1500元/月1200元/月六、餐費(fèi)補(bǔ)貼說(shuō)明：1 .員工因公到常駐地以外的城市出差（不含上海），每天有50元的伙食津貼，逢法定假日津貼加倍（不得再另行申請(qǐng)加班工資）；如有申請(qǐng)報(bào)銷交際

13、餐費(fèi)（含早茶，夜宵）者，則不再享受該餐津貼。伙食津貼填寫(xiě)金額應(yīng)為早餐10元，中餐和晚餐各為20元；可享受報(bào)銷的時(shí)間限定條件是：早餐為8:00am以后、午餐為1:00pm以后、晚餐為19:00pm以后仍在出差途中。2 .司機(jī)的餐費(fèi)補(bǔ)貼按合富工作時(shí)間與加班管理辦法規(guī)定執(zhí)行。3 .員工因公到上海工作，一般不得享受相關(guān)出差餐費(fèi)補(bǔ)貼的福利待遇，但在公司未提供餐飲的情況下，在休息日可申請(qǐng)?jiān)绮?0元，午餐20元，晚餐20元的補(bǔ)貼。遇到法定節(jié)假日公司安排外地員工來(lái)滬執(zhí)行特定緊急工作任務(wù)，且公司沒(méi)有統(tǒng)一安排就餐，員工也不申報(bào)加班補(bǔ)償?shù)那樾蜗?，員工可按公司既定出差餐費(fèi)補(bǔ)貼政策申請(qǐng)補(bǔ)貼。即早餐20元、午餐40元、晚

14、餐40元標(biāo)準(zhǔn)申報(bào)出差補(bǔ)貼。七、交際費(fèi)用說(shuō)明：?jiǎn)T工外出聚（就）餐、請(qǐng)客：為加強(qiáng)公司內(nèi)部員工之間的溝通，或?yàn)槟骋惶貏e的主題、或作公關(guān)和銷售活動(dòng)，公司經(jīng)理級(jí)以上員工（如有必要，銷售人員）可以安排公司內(nèi)部的員工聚（就）餐；為公關(guān)或銷售的目的，公司經(jīng)理級(jí)及以上員工（如有必要，銷售員）可以請(qǐng)客，但必須遵守以下規(guī)定：a.屬于事先預(yù)知的情況，必須事先取得書(shū)面核準(zhǔn)；屬于臨時(shí)發(fā)生的緊急情況的，必須在事后補(bǔ)得上述書(shū)面核準(zhǔn)。b.這類費(fèi)用產(chǎn)生的原因必須是有必要的、合理的和可解釋的。c.所產(chǎn)生的費(fèi)用必須由當(dāng)時(shí)在場(chǎng)的最高主管進(jìn)行報(bào)銷，并在報(bào)銷時(shí)向其上一級(jí)主管說(shuō)明具體原因。d.各級(jí)經(jīng)理有責(zé)任和義務(wù)對(duì)此類費(fèi)用的發(fā)生加以控制和管

15、理。e.報(bào)銷時(shí)應(yīng)注明所有在場(chǎng)人員姓名。八、雜費(fèi)報(bào)銷說(shuō)明：1.勞務(wù)費(fèi)：總部勞務(wù)費(fèi)需事先填報(bào)使用臨時(shí)勞務(wù)人員申請(qǐng)表，經(jīng)核準(zhǔn)后由人事部統(tǒng)一報(bào)銷，非總部所在地發(fā)生大宗貨運(yùn)，如有大批貨物（儀器、試劑）到公司或各辦事處而人手不夠時(shí)，在取得部門主管同意后可外請(qǐng)人員幫忙。如無(wú)法取得完整、真實(shí)、有效的原始憑證，請(qǐng)相關(guān)人員另簽簽收單并附該外請(qǐng)人員之身份證復(fù)印件以備報(bào)銷。其它費(fèi)用：除另有特別規(guī)定外，一律以合法之憑證為可否報(bào)銷之依據(jù)九、手機(jī)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和說(shuō)明：1 .標(biāo)準(zhǔn)：合富集團(tuán)手機(jī)費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)勤外勤銷售類工程類職級(jí)最局報(bào)銷限額職級(jí)最高報(bào)銷限額職級(jí)最高報(bào)銷限額有辦事處無(wú)辦事處有辦事處無(wú)辦事處兼職工程師臺(tái)籍內(nèi)勤經(jīng)理/總監(jiān)

16、/財(cái)務(wù)長(zhǎng)350副總、總監(jiān)、臺(tái)籍經(jīng)理及以上職務(wù)500550800手機(jī)450負(fù)責(zé)1-3臺(tái)機(jī)50元；負(fù)責(zé)4臺(tái)及以上聯(lián)系全國(guó)部門經(jīng)理、駕駛員200銷售經(jīng)理250350維修經(jīng)理250300主任；助理100其他銷售類人員180280其他維修人員180200機(jī)的70元其他因公休息日經(jīng)常待命職員50凡屬于管理類經(jīng)理費(fèi)用報(bào)銷參照上述銷售、維修經(jīng)理標(biāo)準(zhǔn)，其余不屬于管理類經(jīng)理一律參照其他人員標(biāo)準(zhǔn)。2.說(shuō)明： 員工必須嚴(yán)格按照“合富集團(tuán)手機(jī)費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)”規(guī)定的部門，職務(wù)和級(jí)別，報(bào)銷限額標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行報(bào)銷。 報(bào)銷必須憑手機(jī)費(fèi)發(fā)票（帳單），填寫(xiě)“費(fèi)用及差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)單”進(jìn)行報(bào)銷，其他非手機(jī)費(fèi)發(fā)票（帳單）一律不得報(bào)銷。 凡在公

17、司報(bào)銷手機(jī)費(fèi)用的員工，必須提供其手機(jī)號(hào)碼，每天8:00-23:00開(kāi)機(jī)。如發(fā)現(xiàn)由于關(guān)機(jī)聯(lián)系不上，且無(wú)合理原因，則員工直屬經(jīng)理有權(quán)決定停止該員工報(bào)銷手機(jī)費(fèi)。 凡在“合富集團(tuán)手機(jī)費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)”上未列出的其他員工，若確因工作需要報(bào)銷手機(jī)費(fèi)的或遇公務(wù)需要用自己手機(jī)的，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可比照“合富集團(tuán)手機(jī)費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)”進(jìn)行報(bào)銷。若當(dāng)月確有特殊情況，造成持公司手機(jī)的員工手機(jī)費(fèi)超出正常的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，有總經(jīng)理特批后方可報(bào)銷，否則超出部分從其報(bào)銷中扣除。原則上除在以上情況以外的其他情況下，員工將不被允許報(bào)銷手機(jī)費(fèi)。 異地臨時(shí)支援是指員工為完成維修、裝機(jī)等臨時(shí)專項(xiàng)任務(wù)被公司安排至常駐地以外城市臨時(shí)工作1-3個(gè)月的情形。a）員工除臨時(shí)工作城市外不需要在到其他城市出差的，員工可以在臨時(shí)工作地城市購(gòu)買充值卡，用于在當(dāng)?shù)氐耐ㄓ?，限額報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)為200元/月，憑定額發(fā)票報(bào)銷。同時(shí)員工可繼續(xù)使用其本人原有手機(jī)卡，方便與原常駐工作地的聯(lián)系，原有卡的報(bào)銷保持原有標(biāo)