商務接待標準

1、商務接待手冊（新標準）第一條：總則1 .為規(guī)范公司商務接待活動，在保證商務接待效果的前提下，加強商務接待費用控制，特制訂本手冊。2 .商務接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀律，有禮有節(jié)、熱情大方，樹立公司的良好形象。3 .本手冊規(guī)定了公司商務接待的管理職能、管理內容與要求、檢查與考核，適用于公司的全部商務接待活動的管理。第二條：管理職能行政部是公司接待工作的管理部門，公司商務接待以及宴請用餐等均由行政部統(tǒng)一安排。第三條：商務接待工作原則1 .對等接待、各負其責、相互配合的原則。商務接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧一般，按照對等接待、各負其責、相互配合的原則，上下一

2、致，齊心協力，共同做好接待工作。2 .規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務一流的原則。商務接待工作應規(guī)范服務，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節(jié)儉，反對浪費，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應付拖拉。3 .統(tǒng)一標準、預算管理、嚴格控制的原則。按照公司商務接待標準，對各項商務接待費用實行預算管理，由行政部負責人根據核定的預算嚴格控制使用，商務接待費用原則上不得超過限額，如需追加預算，由總經理另行審批。第四條：接待職責分工1 .接待工作是公司窗口式工作，對于塑造企業(yè)良好形象、實現公司經營目標，具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規(guī)范行為。2 .接待內容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽

3、談、參觀介紹及招待服務等。分工如下：行政部：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準備，負責接待服務及參觀介紹。提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。前臺：負責來客引入及會議室的環(huán)境保持。3 .接待人員應及時撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息交有部門領導。第五條：商務接待標準公司商務接待標準，根據來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標準。主要劃分為4個級別：普通接待、業(yè)務接待、貴賓接待、政府接待。1.普通接待項目名稱說明適合人群供應商、外協單位、中間商、普通商務類考察人員、技術人員等；交通標準按對方人員要求協助訂購，公司不負擔費

4、用；住宿標準按對方人員要求，公司不負擔住宿費用；餐飲標準簡餐消費控制在？20_元/人以下，宴請消費控制在250元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務人員、部門主管；接待車輛商務車或出租車；其他接待1.公司會議室布置投影機、白板、飲品（飲用水、茶、咖啡）O備注2.業(yè)務接待項目名稱說明適合人員普通客戶、地方機關一般工作人員交通標準按對方人員要求協助訂購，公司不負擔費用；住宿標準按對方人員要求，公司不負擔住宿費用；餐飲標準簡餐消費控制在？50_元/人以下，宴請消費控制在280.元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務人員、部門主管、主管副總；接待車輛公司轎車、商務車或出租車；其他接待1 .必要時制作來賓接待手冊；

5、2 .公司會議室布置公司介紹PPT、宣傳資料、文件袋（信箋紙、筆）、飲品（飲用水、茶、咖啡）。備注3.高級接待項目名稱說明適合人員公司領導重要客人、公司重要客戶、外賓及上級機關的負責人等；交通標準按對方人員要求訂購，公司不負擔費用；住宿標準住宿標準三星級以上酒店，公司負擔費用；餐飲標準簡餐便消費控制在?100元/人以下、宴請消費控制在?200元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務人員、部門主管、主管副總、總裁；必要時安排董事長、股東；接待車輛公司轎車或租用專車；其他接待1 .制作來賓接待手冊，必要時安排酒店房間內布置迎賓卡、鮮花、水果；2 .公司顯著位置布置迎賓條幅等；3 .公司會議室布置公司介紹P

6、PT、宣傳資料、文件袋（筆記本、筆）、飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡）、鮮花、水果、香煙、煙具等；4 .安排公司領導與來賓合影弁制作相框；必要時安排會談記錄、錄首、攝觸、攝像；5 .安排來賓到本地主要景點游玩或娛樂；6 .必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在?500元/人以下。備注4 .政府接待：依照政府所屬部門及級別，按照業(yè)務接待及高級接待標準.第六條：商務接待流程1 .商務接待的申請與審批各部門實施商務接待前，應填寫商務接待申請表，經部門主管審核，總經理審批后，報行政部申請安排接待；申請部門在商務接待申請表內應明確來賓人數、級別、接待歷史、對方陪同人員、我方陪同人員、接待時間、接待事由、接

7、待負責人等信息及相關接待要求建議；公司高層領導的商務接待活動，由其助理、秘書填寫商務接待申請，弁作為接待負責人；行政部接到商務接待申請表后，應根據公司商務接待標準進行商務接待行程設計弁核定接待預算后，填寫接待行程安排表反饋至接待申請部門確認；經申請部門確認后的接待行程安排表，按接待標準進行審批，審批層級如下：接待標準行政部審核部門負責人審批總經理普通接待VV業(yè)務接待VVV貴賓接待V_V-如接待申請部門要求部分或全面超標準接待，接待行程安排表應按照相應接待標準進行審批；接待負責人應將獲批后的接待行程安排表報公司財務部，作為預支、報銷接待費用的預算憑證。2 .商務接待的實施接待負責人依據獲批的接待

8、行程安排表，落實各項接待安排的責任人及物品置辦；部門接待負責人通知接待活動相關領導，以便合理安排時間；行政部根據接待行程安排，協調接待負責人和公司車輛或租用車輛的時間安排；貴賓客戶要制作來賓接待手冊，由接待負責人，送至來賓；接待負責人或公司，應根據接待行程安排，前往車站、機場接送來賓，并陪同來賓辦理入住、結算手續(xù)；如接待負責人無法陪同，可由行政部或司機代為行使接待負責人職責；接待負責人應嚴格執(zhí)行接待行程安排，保證各項接待活動的有序銜接；公司領導與來賓合影后，由行政部應將照片制成相框，交由接待負責人送達來賓，留作紀念；來賓送行后，接待負責人應適時致電來賓，在致以問候的同時了解來賓對公司各方面的意

9、見，以及對公司接待安排的滿意度，并及時填寫商務接待總結報告，以便公司進行改進。3 .商務接待行程的變更商務接待過程，如來賓要求對行程安排進行調整，現場陪同人員（接待負責人、司機及其他陪同人員）應及時將調整意見通知行政部；行政部收到行程調整意見后，應立即對接待行程安排表進行調整；如行程調整僅限時間安排調整，行政部應將調整后的接待行程安排表報總經理審批后執(zhí)行，并將接待行程安排表副本發(fā)至相關人員；如行程調整導致預算增加，行政部應將調整后的接待行程安排表按審批流程重新進行審批后方可執(zhí)行，并替換原接待行程安排表正、副本；商務接待秘書應根據調整后的行程安排，重新制作來賓接待手冊，并送至來賓。第七條：費用報

10、銷1.商務接待結束后，參與接待人員應在5天內將相關票據全部交至行政部，統(tǒng)一辦理報銷手續(xù)，無故超過30天未提供票據的，不再予以報銷，由財務部由責任人的工資中扣回預支費用；2 .實際發(fā)生費用在已獲批預算額度內的，由行政部持發(fā)票至財務部報銷；3 .實際發(fā)生費用超出獲批預算額度的，由責任人填寫費用超額審批表說明超額原因，按照商務接待審批權限進行審批，獲批后方可報銷；第八條：商務接待過程要求1 .接待人員須嚴格遵守公司相關規(guī)定，不準有任何越格行為發(fā)生；2 .接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。3 .接待環(huán)境標準物品擺放整齊，且表面無灰塵；地面干凈無臟物，空氣流通清新；室溫適度，燈光合適，電視

11、調好；備品齊全。4 .公司參觀規(guī)定安排來賓參觀公司，須報行政部批準；參觀過程中，原則上介紹者在來賓前，接待負責人在來賓后；參觀所到之處，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談，如有必要可禮貌示意。6.接待禮儀要求參與商務接待人員應著正裝，舉止禮貌；接待人員到車站、機場迎接來賓，應提前1020分鐘到達，恭候來賓到達，對不熟悉的來賓應事先準備迎接牌，注明單位名稱和來賓稱謂；接到來賓后，接待人員應主動向來賓致以問候，并主動幫助來賓提取行李；到達住宿地點后，接待人員應主動協助來賓辦理入住手續(xù)，并提行李送至房間；接待人員到車站、機場送行，應根據航班、列車時刻合理提前到達，主動幫助來賓

12、拿取、托運行李，辦理相關手續(xù)；九、附則1 .本手冊為公司商務接待的規(guī)范性文件，各部門應嚴格參照執(zhí)行；2 .本手冊由行政部依據實際情況變化，不定期進行修訂;4 .本手冊由行政部附則最終解釋；5 .本手冊于2014年1月1日起執(zhí)行。備注除有特殊說明外，本制度適用范圍為集團各部門，子公司可參照執(zhí)行。子公司與集團公司發(fā)生業(yè)務關系時，以尊重集團公司制度為執(zhí)行原則。商務接待申請表申請部門：負責人:1.客人信息：姓名單位職務電話2.接待時間：年月日至年月日共日3 .接待事由：4 .洽談參加人員：5 .陪同人員：6 .招待項目：交通住宿宴請口娛樂口游覽口其它:7、其它要求:接待部人簽字：日期：行政部簽字：日期

13、：總經理簽字：日期：接待行程安排表接待部門：接待負責人：制表人:日期/時間接待事項主講/陪同其它參加部門地點第f（月日）第二天（月日）第三天（月日）配合內容清單:配合項目時間配合內容責任人部門招待費用預算：交通：口住宿：宴請：口娛樂等:合計：接待部門確認簽字：日期：行政部簽字：日期：總經理簽字：日期：商務招待費用超額審批表申請部門：負責人:1 .招待對象：姓名單位職務2 .招待時間：年月日至年月日3 .招待事由：4 .獲批招待費用預算：交通：口住宿：宴請：口娛樂等:合計：5.實際招待費用情況：交通：口住宿：宴請：口娛樂等:合計：超額：超額原因說明：接待部門確認簽字：日期：行政部簽字：日期：總經理簽字：日期：來訪接待總結報告接待項目：一、來訪目的：口選型口參觀簽合同口合作順訪口游玩口其它（）二、接待總結：1、接待情況：2 .效果總結：3 .后續(xù)工作：4 .費用總結：預算實際超標*備注交通費住宿費餐飲費游覽費其它合計情況說明注：超標是指超預算