血站業(yè)務(wù)檔案管理

1、 中華人民共和國(guó)檔案法第一章“總則”第二條“本法所稱(chēng)的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。” 血站業(yè)務(wù)檔案指血站在采供血過(guò)程中形成的一系列按規(guī)定需要?dú)w檔的文件。它真實(shí)地記錄了血液質(zhì)量控制和質(zhì)量保證的全過(guò)程，包括從獻(xiàn)血者篩選、登記到血液采集、檢測(cè)、制備、儲(chǔ)存、發(fā)放和運(yùn)輸?shù)恼麄€(gè)過(guò)程，保證其可追溯性。是維護(hù)獻(xiàn)血者及受血者和采供血機(jī)構(gòu)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)公正的重要依據(jù)。 隨著無(wú)償獻(xiàn)血工作的不斷深入開(kāi)展,醫(yī)學(xué)科學(xué)的不斷發(fā)展和社會(huì)法制化進(jìn)程的加快,國(guó)家對(duì)采供血機(jī)構(gòu)的管理越來(lái)越規(guī)范

2、，如何管理好檔案并充分應(yīng)用檔案進(jìn)一步推動(dòng)無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)的發(fā)展,提高血液質(zhì)量,開(kāi)展輸血科學(xué)研究和處理因輸血引起的醫(yī)療糾紛甚為重要。 1、維權(quán)的重要依據(jù)、維權(quán)的重要依據(jù) 1998年獻(xiàn)血法頒布實(shí)施，標(biāo)志著我國(guó)的無(wú)償獻(xiàn)血走上了法制化軌道，血站也成為對(duì)法制性要求較高的單位。隨著人們法制和自我保護(hù)意識(shí)的增強(qiáng)，以及醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實(shí)施，血站業(yè)務(wù)檔案必將成為分辨涉血各方責(zé)任的重要依據(jù)。 2、有利于無(wú)償獻(xiàn)血制度的推廣和實(shí)施、有利于無(wú)償獻(xiàn)血制度的推廣和實(shí)施 根據(jù)獻(xiàn)血法規(guī)定的無(wú)償獻(xiàn)血、免費(fèi)用血的原則，各地均制定了有關(guān)無(wú)償獻(xiàn)血者免費(fèi)用血的具體規(guī)定，以鼓勵(lì)和調(diào)動(dòng)社會(huì)公眾積極參與無(wú)償獻(xiàn)血。采供血業(yè)務(wù)檔案記載了

3、獻(xiàn)血者的姓名、年齡、性別、獻(xiàn)血時(shí)間、獻(xiàn)血量，從而為獻(xiàn)血法的順利實(shí)施提供可靠的保證，并可通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)檔案資料的分析，使有關(guān)部門(mén)對(duì)采血數(shù)量及獻(xiàn)血者分布等情況有較客觀的了解，進(jìn)而合理制定無(wú)償獻(xiàn)血者招募工作目標(biāo),推動(dòng)轄區(qū)無(wú)償獻(xiàn)血工作的開(kāi)展。 3、社會(huì)服務(wù)性、社會(huì)服務(wù)性 比如有突發(fā)性事件的發(fā)生，血源緊缺或當(dāng)出現(xiàn)稀有血型患者時(shí)，可立即從血源檔案中找到合格供血者，采取就近原則，從而能在最短時(shí)間內(nèi)提供血源，為患者和社會(huì)服務(wù)提供有力保障。 相關(guān)法規(guī) 中華人民共和國(guó)檔案法 中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法 醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法 血站管理辦法 血站質(zhì)量管理規(guī)范 第二條 本法所稱(chēng)的檔案，是指過(guò)去

4、和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 第十條 對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。 第二十五條：“攜運(yùn)禁止出境的檔案或者其復(fù)制件出境的，由海關(guān)予以沒(méi)收，可以并處罰款；并將沒(méi)收的檔案或者其復(fù)制件移交檔案行政管理部門(mén)；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任?！?有下列行為之一的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者有下列行為之一的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給

5、予行政處分；構(gòu)成犯罪其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：的，依法追究刑事責(zé)任：（一）損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案的；（一）損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀屬于國(guó)家所有的檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀屬于國(guó)家所有的檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）擅自出賣(mài)或者轉(zhuǎn)讓檔案的；（四）擅自出賣(mài)或者轉(zhuǎn)讓檔案的；（五）倒賣(mài)檔案牟利或者將檔案賣(mài)給、贈(zèng)送給外國(guó)人的；（五）倒賣(mài)檔案牟利或者將檔案賣(mài)給、贈(zèng)送給外國(guó)人的；（六）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；（六）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；（七）明知所保存的檔案

6、面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案（七）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；損失的；（八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。（八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。第九條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)依照檔案法第七條的規(guī)定，履行下列職責(zé)： (一)貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策，建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度；（二）指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作；（三）統(tǒng)一管理本單位的檔案，并依照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案；（四）監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。第十五條 各級(jí)國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)所保管的檔案采取下列管理措施：（一）建立科學(xué)的管理制度，逐步實(shí)

7、現(xiàn)保管的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；（二）配置適宜安全保存檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施； （三）根據(jù)檔案的不同等級(jí)，采取有效措施，加以保護(hù)和管理；（四）根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備。 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管，根據(jù)需要，參照前款規(guī)定辦理。 記錄的保存記錄的保存 獻(xiàn)血、檢測(cè)和供血的原始記錄應(yīng)當(dāng)至少獻(xiàn)血、檢測(cè)和供血的原始記錄應(yīng)當(dāng)至少保存十年，法律、行政法規(guī)和衛(wèi)生部另有保存十年，法律、行政法規(guī)和衛(wèi)生部另有規(guī)定的，依照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。規(guī)定的，依照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。11.記錄（記錄（5條）條）11.1 記錄和檔案管理程序11.2 記錄體系的完整性（

8、全過(guò)程、可追溯性）記錄體系的完整性（全過(guò)程、可追溯性）11.3 記錄檔案的保存（安全、期限、檢索）記錄檔案的保存（安全、期限、檢索）11.4 電子記錄與電子簽名（可靠、完整、有效、電子記錄與電子簽名（可靠、完整、有效、機(jī)密）機(jī)密）11.5 保密（授權(quán)、防止泄密）保密（授權(quán)、防止泄密） 應(yīng)建立、實(shí)施應(yīng)建立、實(shí)施記錄管理記錄管理程序和程序和檔檔案管理案管理程序，記錄并保存采供血過(guò)程程序，記錄并保存采供血過(guò)程所產(chǎn)生的結(jié)果和數(shù)據(jù)，使其具有可追所產(chǎn)生的結(jié)果和數(shù)據(jù)，使其具有可追溯性，以證實(shí)質(zhì)量體系有效運(yùn)行并滿溯性，以證實(shí)質(zhì)量體系有效運(yùn)行并滿足特定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。足特定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 11.實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量及技術(shù)記錄（

9、實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量及技術(shù)記錄（3條）條） 11.1 遵循的原則和需要建立的工作程序 11.2 明確記錄的種類(lèi) 11.3 文件和記錄的歸檔管理1、種類(lèi)多、數(shù)量大、種類(lèi)多、數(shù)量大 主要產(chǎn)生于血液的采集、檢驗(yàn)、成分分離、儲(chǔ)存運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)。記錄量大面寬、種類(lèi)繁多，包括獻(xiàn)血者個(gè)人資料記錄，獻(xiàn)血者健康征詢(xún)、體檢記錄，采血情況記錄，血液初檢、復(fù)檢記錄，血液成分分離制備記錄，血液入庫(kù)、發(fā)放記錄、血液保存記錄、血液制品質(zhì)控抽檢記錄，采供血工作環(huán)境消毒記錄，采供血工作環(huán)境工藝衛(wèi)生質(zhì)控抽檢記錄，儲(chǔ)血冰箱、離心機(jī)等重點(diǎn)設(shè)備質(zhì)控監(jiān)測(cè)記錄，采血袋等一次性醫(yī)療用品及試劑等的生產(chǎn)廠家資質(zhì)證明材料及質(zhì)量檢測(cè)記錄，報(bào)廢血、醫(yī)療廢物的處理記

10、錄等記錄。 2、環(huán)節(jié)多、形成分散、環(huán)節(jié)多、形成分散 每份血液或血液成分都要經(jīng)過(guò)多個(gè)部門(mén)，工作流程長(zhǎng)、流動(dòng)速率高，每個(gè)部門(mén)只負(fù)責(zé)其中一項(xiàng)工作，交接環(huán)節(jié)多，難以自然形成某位獻(xiàn)血者的系統(tǒng)性檔案，就決定了業(yè)務(wù)檔案具有文件材料形成分散、量大，且利用頻繁等特點(diǎn)，因此該特點(diǎn)對(duì)檔案的及時(shí)歸檔、定期檢查等提出了更高的要求。分類(lèi)分類(lèi) 按年度分類(lèi)：按文件記錄形成年度分類(lèi) 按保管期限分類(lèi)：按劃定的保管期限分類(lèi)整理整理 相關(guān)聯(lián)的可以放一起；說(shuō)明一個(gè)問(wèn)題的可以放一起；如儲(chǔ)血發(fā)血科在批放行時(shí)產(chǎn)生的記錄單，從“采血至待檢庫(kù)交接單” 、“待檢庫(kù)至成分交接單”、“成分至待檢交接單”、血液當(dāng)天批放行記錄單可以放到一起。在形成數(shù)量較

11、少時(shí)，在保管期限相同的情況下，可以將同類(lèi)別或相近類(lèi)別放到一起；如工作場(chǎng)所消毒記錄可以和紫外線燈消毒記錄放到一起。 編號(hào)：文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)，見(jiàn)字編號(hào)（右上角） 移交：各部門(mén)移交檔案材料時(shí)，填寫(xiě)業(yè)務(wù)檔案交接記錄，應(yīng)指定專(zhuān)人辦理交接手續(xù)，經(jīng)雙方簽字以備查證。移交記錄要求認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚，包括保存年限、份數(shù)、歸檔日期，檔案管理員在核對(duì)無(wú)誤后方可歸檔。 裝訂、編制案卷號(hào) 錄入：盡量細(xì)化，以便于提供利用 排列：按記錄形成科室分區(qū)排列，每區(qū)又按保管期限不同分類(lèi)排放 原則：原則： 月份能不分開(kāi)的盡量不要分開(kāi) 注意檔案之間的有機(jī)聯(lián)系 注意檔案的完整齊全，編號(hào)準(zhǔn)確 檔案歸檔時(shí)，要做到字跡清晰，紙張完整，應(yīng)

12、使用炭素筆填寫(xiě)，以便長(zhǎng)期保存和利用 1、檔案室保存檔案必須有專(zhuān)門(mén)庫(kù)房和專(zhuān)用資、檔案室保存檔案必須有專(zhuān)門(mén)庫(kù)房和專(zhuān)用資料柜。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔，禁止亂放料柜。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔，禁止亂放雜物；庫(kù)房溫、濕度要適宜。雜物；庫(kù)房溫、濕度要適宜。2、業(yè)務(wù)檔案要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，要采取切實(shí)、業(yè)務(wù)檔案要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，要采取切實(shí)可行的可行的“八防八防”措施措施(防火、防水、防塵、防火、防水、防塵、防盜、防光、防腐、防蟲(chóng)、防污染防盜、防光、防腐、防蟲(chóng)、防污染)。3、檔案柜排列要自左至右，并便于管理和通、檔案柜排列要自左至右，并便于管理和通風(fēng)，并應(yīng)編制順序號(hào)。案卷排列要自左至風(fēng)，并應(yīng)編制順序號(hào)。案卷排列要自左至

13、右、從上而下地順序進(jìn)行，排列要整齊、右、從上而下地順序進(jìn)行，排列要整齊、美觀。美觀。4、檔案員要定期對(duì)檔案進(jìn)行清理核對(duì)，做到、檔案員要定期對(duì)檔案進(jìn)行清理核對(duì)，做到帳物相符；對(duì)破損或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)帳物相符；對(duì)破損或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制；對(duì)發(fā)生褪變的檔案要采進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制；對(duì)發(fā)生褪變的檔案要采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全。取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全。5、檔案室對(duì)業(yè)務(wù)檔案要做到妥善保管，存放、檔案室對(duì)業(yè)務(wù)檔案要做到妥善保管，存放有序，查找方便，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不有序，查找方便，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。6、 需

14、要查詢(xún)或借閱檔案時(shí)，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé) 人的書(shū)面審批，否則不得查詢(xún)和借閱。外單位需 要查詢(xún)時(shí)，須經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)的書(shū)面審批。借出的 檔案不得拆散卷冊(cè)，要保持完整，并按期歸還。 檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查詢(xún)、借閱及歸還時(shí) 間等進(jìn)行詳細(xì)記錄。7、每月對(duì)檔案室檔案保管狀況進(jìn)行一次全面檢查， 并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。8、各科室應(yīng)按照歸檔要求，先由科室整理、編號(hào)、 保管，按照歸檔時(shí)間移交中心檔案室進(jìn)行歸檔。1、根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本制度規(guī)定，對(duì)已超過(guò) 保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行定期鑒定。鑒定檔案必 須在分管領(lǐng)導(dǎo)主持下，檔案管理科室負(fù)責(zé)人及相 關(guān)人員參加。2、對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)

15、值，應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo) 毀，并做好銷(xiāo)毀、調(diào)整檔案的卷數(shù)和文件份數(shù)的 登記。3、銷(xiāo)毀檔案時(shí)應(yīng)有兩人以上進(jìn)行，防止檔案的遺失 和泄密，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀登記清冊(cè)上簽字，留存 歸檔。 1、為確保檔案的安全，檔案管理人員要提高警惕，并配合有關(guān)保衛(wèi)人員做好安全保衛(wèi)工作；非檔案管理部門(mén)（人員）許可，其他人一律不得進(jìn)入檔案室內(nèi)。2、檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須將所保存的檔案數(shù)量、狀況詳細(xì)交待清楚，辦好交接手續(xù)后，方可離職。3、檔案管理人員要嚴(yán)格遵守中華人民共和國(guó)保密法及中心保密的相關(guān)規(guī)定，對(duì)保存的檔案資料信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，保證檔案信息的完整和安全。4、檔案資料的收進(jìn)和移出必須隨時(shí)進(jìn)行登記。全宗

16、和案卷數(shù)量要每年年底匯總、核對(duì)一次，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、及時(shí)；檔案管理人員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地掌握并記錄檔案資料的利用情況。1、化為碎紙或溶為紙漿。、化為碎紙或溶為紙漿。2、焚化。、焚化。3、擊碎至檔案內(nèi)容無(wú)法辨識(shí)。、擊碎至檔案內(nèi)容無(wú)法辨識(shí)。4、化為粉末。、化為粉末。5、消磁。、消磁。6、消除電子文件或重新格式化。、消除電子文件或重新格式化。7、其它足以完全消除或毀滅檔案內(nèi)容之方法。、其它足以完全消除或毀滅檔案內(nèi)容之方法。8、前項(xiàng)方法，必要時(shí)得并用之。、前項(xiàng)方法，必要時(shí)得并用之。 1、 法律意識(shí)缺乏 個(gè)別工作人員重視專(zhuān)業(yè)操作，忽視記錄的及時(shí)完整，對(duì)記錄具有的法律效力缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)自己在采供血業(yè)務(wù)

17、工作中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和未履行職責(zé)所面臨的處罰認(rèn)識(shí)不清，缺乏規(guī)范記錄和自我保護(hù)意識(shí)，主要表現(xiàn)在記錄敷衍簡(jiǎn)單，隨意涂改和漏填漏記，甚至于或者提前記錄，或者事后補(bǔ)記等。 2、缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn) 血站業(yè)務(wù)工作的特殊性決定了血站業(yè)務(wù)檔案的獨(dú)特性，由于國(guó)家行政尚無(wú)統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使血站對(duì)檔案的范圍、書(shū)寫(xiě)、質(zhì)控、收集整理、歸檔等工作，很難做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。 3、歸檔管理制度、體系不健全歸檔管理制度、體系不健全 目前，多數(shù)血站的業(yè)務(wù)檔案由業(yè)務(wù)或行政人員兼管，他們?nèi)狈ο到y(tǒng)的檔案管理知識(shí)，所以在歸檔時(shí)很難對(duì)檔案準(zhǔn)確地整理立卷，影響檔案的完整性、準(zhǔn)確性。同時(shí)，很多血站的檔案是年末一次性清理上交，既容易出現(xiàn)檔案在歸檔

18、前分散保管時(shí)丟失，又會(huì)因?yàn)榧薪粰n時(shí)的工作量集中，使得檔案的分類(lèi)立卷質(zhì)量下降和出現(xiàn)漏交現(xiàn)象。1 、 進(jìn)一步加強(qiáng)單位進(jìn)一步加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和各業(yè)務(wù)、檔案管理人員和各業(yè)務(wù)科室兼職檔案員對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作重要性的認(rèn)科室兼職檔案員對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)識(shí)鑒于目前有關(guān)部門(mén)還沒(méi)有針對(duì)血站業(yè)務(wù)檔案管理方面的標(biāo)準(zhǔn)，因此，血站業(yè)務(wù)檔案管理普遍存在重視不足、管理不規(guī)范、歸檔文件不齊全等現(xiàn)象，甚至造成因檔案管理不善，在輸血引起的訴訟中不能舉證而導(dǎo)致敗訴的案例也時(shí)有發(fā)生。血站業(yè)務(wù)檔案種類(lèi)繁多，涉及面廣，只有單位領(lǐng)導(dǎo)充分重視，各科室認(rèn)真抓好檔案資料的收集、整理、歸檔等每一環(huán)節(jié)，形成人人重視，齊抓共管，才能保證業(yè)務(wù)檔案的完整歸檔，安全管理，有效地提供利用。2、 完善檔案制度和檢查標(biāo)準(zhǔn)完善檔案制度和檢查標(biāo)準(zhǔn) 血站制定了相應(yīng)