管理類文件編制要求課件

1、Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 20072SPASEn 安全安全n 目的目的n 時(shí)間表時(shí)間表n 行為準(zhǔn)則行為準(zhǔn)則n 期望期望n 角色角色Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 20073內(nèi)容介紹內(nèi)容介紹n 背景背景n 體系規(guī)定要求體系規(guī)定要求n 文件編制文件編制n 樣表樣表n 批準(zhǔn)發(fā)布批準(zhǔn)發(fā)布n 實(shí)施實(shí)施n 修訂修訂Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 20074一、背景介紹一、背景介紹n 公司內(nèi)提倡不斷改進(jìn)公司內(nèi)提倡

2、不斷改進(jìn)n 公司新流程公司新流程-信息系統(tǒng)信息系統(tǒng)n 關(guān)鍵過程關(guān)鍵過程-6PCn 國家法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)變化國家法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)變化n 現(xiàn)在管理類文件出現(xiàn)的問題現(xiàn)在管理類文件出現(xiàn)的問題Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 20075 文件的作用文件的作用 文件表達(dá)了確定的信息，能夠使人們溝通意圖，統(tǒng)一文件表達(dá)了確定的信息，能夠使人們溝通意圖，統(tǒng)一行動，優(yōu)化、規(guī)范工作流程，提高效率。行動，優(yōu)化、規(guī)范工作流程，提高效率。二、體系規(guī)定要求二、體系規(guī)定要求 實(shí)現(xiàn)預(yù)期的質(zhì)量和質(zhì)量改進(jìn)；實(shí)現(xiàn)預(yù)期的質(zhì)量和質(zhì)量改進(jìn)； 為各類人員提供所需的適宜的培訓(xùn)；為各類人員提供所

3、需的適宜的培訓(xùn)； 確保產(chǎn)品的重復(fù)性及可追溯性；確保產(chǎn)品的重復(fù)性及可追溯性； 為活動結(jié)果提供客觀證據(jù)；為活動結(jié)果提供客觀證據(jù)； 依據(jù)各類文件評價(jià)活動的有效性。依據(jù)各類文件評價(jià)活動的有效性。Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 20076二、體系規(guī)定要求二、體系規(guī)定要求n ISO 9001對文件要求對文件要求 4.2.3n 公司體系要求公司體系要求n Q/JWA 01002管理類文件控制程序管理類文件控制程序n Q/JWA 01024 管理體系文件編寫規(guī)定管理體系文件編寫規(guī)定n Q/JWA 01004 記錄控制程序記錄控制程序n 編制流程（

4、編制流程（文件流程圖文件流程圖、記錄編制流程記錄編制流程、管理文件新增管理文件新增/更改申請單更改申請單 ）n 文件、樣表管理及編號控制文件、樣表管理及編號控制n 共享文件、空調(diào)廠自用文件、記錄管理及編號共享文件、空調(diào)廠自用文件、記錄管理及編號-空調(diào)廠空調(diào)廠 質(zhì)保部質(zhì)保部 體系組體系組 鮑敏敏鮑敏敏n AEC自用文件、記錄自用文件、記錄-AEC 技術(shù)支持部技術(shù)支持部 文控組文控組 熊景華熊景華n JCI 壓縮機(jī)自用廠文件、記錄壓縮機(jī)自用廠文件、記錄- 壓縮機(jī)廠壓縮機(jī)廠 質(zhì)保部質(zhì)保部 體系組體系組 彭曉春彭曉春Johnson Controls PowerPoint Guidelines | Ma

5、y 7, 20077三、文件編制三、文件編制-格式格式（ Q/JWA 01024 管理體系文件編寫規(guī)定）管理體系文件編寫規(guī)定）n 文件版式文件版式n 首頁頁眉首頁頁眉n 內(nèi)頁頁眉內(nèi)頁頁眉n 頁腳頁腳 “專有和保密信息專有和保密信息 200X 江森自控有限公司江森自控有限公司 版權(quán)所有版權(quán)所有”xxxxxx程序程序/規(guī)定規(guī)定xxxxxx process or Regulation for *標(biāo)準(zhǔn)編號 No.Q/XXXXXXXX版本號 Rev.00頁 碼 PagePage x of xJohnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 20078三、文件

6、編制三、文件編制-格式格式（ Q/JWA 01024 管理體系文件編寫規(guī)定）管理體系文件編寫規(guī)定）n正文格式正文格式-文字描述文字描述Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 20079三、文件編制三、文件編制-格式格式（ Q/JWA 01024 管理體系文件編寫規(guī)定）管理體系文件編寫規(guī)定）n 正文格式正文格式-流程圖流程圖Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 200710三、文件編制三、文件編制-格式格式（ Q/JWA 01024 管理體系文件編寫規(guī)定）管理體系文件編寫規(guī)定）n 流

7、程圖圖例流程圖圖例 六角形符號表示準(zhǔn)備，過程的開始準(zhǔn)備的動作寫在符號內(nèi)。 橢圓符號表示終端，過程的結(jié)束（輸出）寫在符號內(nèi)。 矩形符號表示活動，過程中的一個單獨(dú)的步驟。簡要說明寫在矩形內(nèi)。 菱形符號表示判斷，過程中的一項(xiàng)判定或分岔點(diǎn)。判定或分岔的說明寫在菱形內(nèi)。 流線符號表示進(jìn)展，流線的箭頭指向表示過程的流程方向。 文件符號表示信息，過程的書面信息。文件的題目和說明寫在符號內(nèi)。 數(shù)據(jù)庫符號表示過程的電子儲存信息。數(shù)據(jù)庫的題目和說明寫在符號內(nèi)。 圓圈符號表示延續(xù)，在相互聯(lián)系的流程圖內(nèi)，圈內(nèi)使用同樣的字母或數(shù)字，以表示各個過程間是如何連接的。 數(shù)據(jù)符號表示過程中的數(shù)據(jù)存儲信息，數(shù)據(jù)說明寫在符號內(nèi)。

8、Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 200711三、文件編制三、文件編制-正文正文n 章節(jié)編排章節(jié)編排（ Q/JWA 01024 管理體系文件編寫規(guī)定）n 第一章第一章 范圍范圍 本文件規(guī)定了本文件規(guī)定了。本文件適用于。本文件適用于。本文件不適用于。本文件不適用于（如（如有）。有）。n 第二章第二章 引用文件（可選，如有，正文中所有提到的文件均應(yīng)列入）引用文件（可選，如有，正文中所有提到的文件均應(yīng)列入）n 第三章第三章 定義（可選，如有）定義（可選，如有）n 第四章第四章 職責(zé)接口職責(zé)接口n 第五章第五章 管理管理/工作流程及其管理要

9、求工作流程及其管理要求n 第六章第六章 記錄及其存在媒體（可選，如有，一定是本文件產(chǎn)生的記錄）記錄及其存在媒體（可選，如有，一定是本文件產(chǎn)生的記錄）n 文件終止符文件終止符 幅面的幅面的1/4長度、水平方向距中放置，表示全文到此結(jié)束，以下無內(nèi)容。長度、水平方向距中放置，表示全文到此結(jié)束，以下無內(nèi)容。Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 200712三、文件編制三、文件編制-正文正文n 文件起草順序文件起草順序n 適用范圍適用范圍n 管理管理/工作流程（流程圖）工作流程（流程圖）n 管理要求管理要求n 定義定義n 職責(zé)接口（職責(zé)接口（*功

10、能組負(fù)責(zé)功能組負(fù)責(zé)）n 記錄及其存在媒體記錄及其存在媒體n 引用文件引用文件Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 200713三、文件編制三、文件編制-正文正文n 編寫原則編寫原則n 用詞準(zhǔn)確、簡潔、可操作性強(qiáng)用詞準(zhǔn)確、簡潔、可操作性強(qiáng) 錯別字、標(biāo)點(diǎn)符號（中文），主、謂、賓齊全，主動語態(tài)錯別字、標(biāo)點(diǎn)符號（中文），主、謂、賓齊全，主動語態(tài)n 邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、條理清晰、職責(zé)分工明確并正確邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、條理清晰、職責(zé)分工明確并正確n 何時(shí)、何人、做何事，怎樣做，輸出是什么，放行權(quán)限何時(shí)、何人、做何事，怎樣做，輸出是什么，放行權(quán)限n 盡可能使用表、圖的方

11、式來代替語言描述盡可能使用表、圖的方式來代替語言描述n 描述應(yīng)避免：模糊、兩可、不同的人看了有不同的理解描述應(yīng)避免：模糊、兩可、不同的人看了有不同的理解n 盡可能不要使用以下字樣：盡可能不要使用以下字樣： 最好最好、非常、非常、馬上、馬上、立刻、立刻、盡量、盡量、宜、宜n 助動詞的使用要求助動詞的使用要求Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 200714三、文件編制三、文件編制-正文正文助動詞助動詞表示含義表示含義使用說明使用說明可可允許、許可、準(zhǔn)許允許、許可、準(zhǔn)許在在“允許允許”的情況下，不使用的情況下，不使用“可能可能”或或“不可能

12、不可能” ；在在“允許允許”的情況下，不用的情況下，不用“能能”代替代替“可可”。不必不必不需要、不要求不需要、不要求能能能夠、有能夠、有的可能性、可能的可能性、可能不能不能不能夠、沒有不能夠、沒有的可能性、不可能的可能性、不可能應(yīng)應(yīng)有必要、要求、要、只有有必要、要求、要、只有才允許才允許不使用不使用“必須必須”作為作為“應(yīng)應(yīng)”的替代詞；的替代詞；不使用不使用“不可不可”代替代替“不應(yīng)不應(yīng)”表示禁止；表示禁止；為了表示直接的指示，例如涉及試驗(yàn)方法中所為了表示直接的指示，例如涉及試驗(yàn)方法中所采取的步驟，使用祈使句。采取的步驟，使用祈使句。不應(yīng)不應(yīng)不允許、不準(zhǔn)許、不許可、不要不允許、不準(zhǔn)許、不許可

13、、不要宜宜推薦、建議推薦、建議公司文件中，建議不使用這兩個詞。公司文件中，建議不使用這兩個詞。不宜不宜推薦不、推薦推薦不、推薦不、建議不、建不、建議不、建議議不不Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 200715三、文件編制三、文件編制-例文例文例例1：草案：草案：從從對約克工業(yè)冷凍系統(tǒng)（對約克工業(yè)冷凍系統(tǒng)（PRS）有需求的客戶接觸開始）有需求的客戶接觸開始，一直一直到到約克約克最終完成交貨最終完成交貨為止為止的整個流程，的整個流程，可分為以下幾個階段：詢價(jià)（可分為以下幾個階段：詢價(jià)（Inquiry），方案設(shè)計(jì)和報(bào)價(jià)（），方案設(shè)計(jì)和報(bào)價(jià)

14、（Quotation），），。建議更改為：建議更改為：從接觸工業(yè)冷凍產(chǎn)品有需求的客戶，到公司最終完成生產(chǎn)并交貨的整個流程中，可分詢價(jià)從接觸工業(yè)冷凍產(chǎn)品有需求的客戶，到公司最終完成生產(chǎn)并交貨的整個流程中，可分詢價(jià)（Inquiry）、方案設(shè)計(jì)和報(bào)價(jià)（）、方案設(shè)計(jì)和報(bào)價(jià)（Quotation）、）、 。 例例2：草案：草案：客戶服務(wù)部（客戶服務(wù)部（CSD）/工業(yè)冷凍項(xiàng)目部（工業(yè)冷凍項(xiàng)目部（PPD）提供給的防爆技術(shù)方案的準(zhǔn)確性；辨識客戶需求，保）提供給的防爆技術(shù)方案的準(zhǔn)確性；辨識客戶需求，保證合同技術(shù)要求與所提供產(chǎn)品的一致性，保證訂單條款與公司防爆技術(shù)能力相符合證合同技術(shù)要求與所提供產(chǎn)品的一致性，保證訂

15、單條款與公司防爆技術(shù)能力相符合;了解客戶的需求，了解客戶的需求，并對客戶的有關(guān)防爆標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行歸納總結(jié)并對客戶的有關(guān)防爆標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行歸納總結(jié)；基于市場的新需求，促進(jìn)各部門改進(jìn)防爆制造能力，基于市場的新需求，促進(jìn)各部門改進(jìn)防爆制造能力，提高防爆產(chǎn)品的市場競爭力提高防爆產(chǎn)品的市場競爭力 建議更改為：建議更改為：訂單組：負(fù)責(zé)訂單的評審、訂單后的策劃和產(chǎn)品發(fā)運(yùn)。訂單組：負(fù)責(zé)訂單的評審、訂單后的策劃和產(chǎn)品發(fā)運(yùn)。系統(tǒng)方案組、產(chǎn)品維護(hù)組：負(fù)責(zé)提供給的防爆技術(shù)方案的準(zhǔn)確性，辨識客戶需求，保證合同技術(shù)要系統(tǒng)方案組、產(chǎn)品維護(hù)組：負(fù)責(zé)提供給的防爆技術(shù)方案的準(zhǔn)確性，辨識客戶需求，保證合同技術(shù)要求與所提供產(chǎn)品的一致性，

16、保證訂單條款與公司防爆技術(shù)能力相符合。求與所提供產(chǎn)品的一致性，保證訂單條款與公司防爆技術(shù)能力相符合。Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 200716三、文件編制三、文件編制-例文例文例例3：草案：草案：根據(jù)根據(jù)QIS質(zhì)量問題匯總、檢查發(fā)現(xiàn)，針對重復(fù)發(fā)生的質(zhì)量問題和重大質(zhì)量問題，發(fā)出質(zhì)量問題匯總、檢查發(fā)現(xiàn)，針對重復(fù)發(fā)生的質(zhì)量問題和重大質(zhì)量問題，發(fā)出CAR表格，應(yīng)及時(shí)跟蹤、回顧更改措施的落實(shí)情況，表格，應(yīng)及時(shí)跟蹤、回顧更改措施的落實(shí)情況，CAR表格應(yīng)歸檔保存。表格應(yīng)歸檔保存。建議更改為：建議更改為：CAR：何為：何為CAR，增加名詞術(shù)語的

17、解釋，增加名詞術(shù)語的解釋（誰？）（誰？）根據(jù)根據(jù)QIS質(zhì)量問題匯總、檢查發(fā)現(xiàn)，針對重復(fù)發(fā)生的質(zhì)量問題質(zhì)量問題匯總、檢查發(fā)現(xiàn)，針對重復(fù)發(fā)生的質(zhì)量問題（類似問題重復(fù)（類似問題重復(fù)發(fā)生發(fā)生*次及以上）次及以上）和重大質(zhì)量問題（和重大質(zhì)量問題（損失金額損失金額*元及以上）元及以上），（向誰）（向誰）發(fā)出發(fā)出CAR表格。表格。（誰？）（誰？）應(yīng)應(yīng)（在？工作日內(nèi)）（在？工作日內(nèi)）進(jìn)行跟蹤，進(jìn)行跟蹤，（在一個月、半年？后）（在一個月、半年？后）回顧更改措施的落實(shí)回顧更改措施的落實(shí)情況。情況。CAR表格應(yīng)表格應(yīng)（由誰？）（由誰？）歸檔保存。歸檔保存。例例4：草案：草案：SCM組織組織開會開會評議采用現(xiàn)有供應(yīng)商

18、還是尋找新的供應(yīng)商來試制樣品評議采用現(xiàn)有供應(yīng)商還是尋找新的供應(yīng)商來試制樣品。建議更改為：建議更改為：SCM組織組織相關(guān)部門相關(guān)部門進(jìn)行評進(jìn)行評審審，確定采用現(xiàn)有供應(yīng)商還是尋找新的供應(yīng)商來試制樣品。，確定采用現(xiàn)有供應(yīng)商還是尋找新的供應(yīng)商來試制樣品。 Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 200717三、文件編制三、文件編制-例文例文例例5：草案：草案：AEC電氣設(shè)計(jì)組根據(jù)訂單要求，進(jìn)行防爆產(chǎn)品的設(shè)計(jì)以及相關(guān)零部件的選型，其中機(jī)組使用的電氣設(shè)計(jì)組根據(jù)訂單要求，進(jìn)行防爆產(chǎn)品的設(shè)計(jì)以及相關(guān)零部件的選型，其中機(jī)組使用的無防無防爆認(rèn)證的爆認(rèn)證的元器

19、件元器件需需進(jìn)行相應(yīng)的防爆認(rèn)證，進(jìn)行相應(yīng)的防爆認(rèn)證，并把相關(guān)的資料和圖紙流轉(zhuǎn)給后續(xù)執(zhí)行部門（并把相關(guān)的資料和圖紙流轉(zhuǎn)給后續(xù)執(zhí)行部門（PRO、CID、QAD），以便其輸出對應(yīng)的工藝、檢驗(yàn)等過程文件），以便其輸出對應(yīng)的工藝、檢驗(yàn)等過程文件，輸出的內(nèi)容為：，輸出的內(nèi)容為：機(jī)組的技術(shù)資料機(jī)組的技術(shù)資料、圖紙，防爆、圖紙，防爆元器件認(rèn)證證書；同時(shí)元器件認(rèn)證證書；同時(shí)EE負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)CQST對產(chǎn)品圖紙審核工作（此句建議歸入職責(zé)中）。對產(chǎn)品圖紙審核工作（此句建議歸入職責(zé)中）。建議更改為：建議更改為：產(chǎn)品設(shè)計(jì)組和產(chǎn)品應(yīng)用組應(yīng)：產(chǎn)品設(shè)計(jì)組和產(chǎn)品應(yīng)用組應(yīng)：n根據(jù)訂單要求，進(jìn)行防爆產(chǎn)品的設(shè)計(jì)以及相關(guān)零部件的選型

20、；根據(jù)訂單要求，進(jìn)行防爆產(chǎn)品的設(shè)計(jì)以及相關(guān)零部件的選型；n選用的元器零部件必須進(jìn)行防爆認(rèn)證，并在其采購要求相關(guān)文件中提出認(rèn)證要求；選用的元器零部件必須進(jìn)行防爆認(rèn)證，并在其采購要求相關(guān)文件中提出認(rèn)證要求；n輸出相應(yīng)的設(shè)計(jì)文件為：機(jī)組的技術(shù)資料（應(yīng)說明具體名稱）、圖紙，防爆元器件認(rèn)證證書。輸出相應(yīng)的設(shè)計(jì)文件為：機(jī)組的技術(shù)資料（應(yīng)說明具體名稱）、圖紙，防爆元器件認(rèn)證證書。例例6：草案：草案：生產(chǎn)組生產(chǎn)組負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)按產(chǎn)品圖樣、工藝文件和流轉(zhuǎn)卡進(jìn)行防爆產(chǎn)品的生產(chǎn)制造。按產(chǎn)品圖樣、工藝文件和流轉(zhuǎn)卡進(jìn)行防爆產(chǎn)品的生產(chǎn)制造。并負(fù)責(zé)防爆零部件的合格證并負(fù)責(zé)防爆零部件的合格證和說明書的收集，歸檔到機(jī)組隨機(jī)資料。和說

21、明書的收集，歸檔到機(jī)組隨機(jī)資料。建議更改為：建議更改為：n生產(chǎn)組生產(chǎn)組應(yīng)應(yīng)按產(chǎn)品圖樣、工藝文件和流轉(zhuǎn)卡進(jìn)行防爆產(chǎn)品的生產(chǎn)制造。按產(chǎn)品圖樣、工藝文件和流轉(zhuǎn)卡進(jìn)行防爆產(chǎn)品的生產(chǎn)制造。n檢驗(yàn)組收集防爆零部件的合格證、說明書，并歸入機(jī)組產(chǎn)品檔案中。檢驗(yàn)組收集防爆零部件的合格證、說明書，并歸入機(jī)組產(chǎn)品檔案中。 Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 200718四、樣表四、樣表 （Q/JWA 01004 記錄控制程序記錄控制程序）n 樣表格式（橫式樣表格式（橫式-中英文件對照）中英文件對照）樣表內(nèi)容樣表內(nèi)容Content樣樣 表表 名名 稱稱 Na

22、me記錄編號 SN Page * of *樣表編號 Form No. 版本Rev. 啟用日期Eff. Date 200 x-xx-xxJohnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 200719四、樣表四、樣表n 樣表格式樣表格式（豎式（豎式-中英文對照）中英文對照）（Q/JWA 01004 記錄控制程序記錄控制程序）樣表內(nèi)容樣表內(nèi)容Content樣樣 表表 名名 稱稱 Name記錄編號 SN Page * of *樣表編號 Form No. 版本Rev. 啟用日期Eff. Date 200 x-xx-xxJohnson Controls Pow

23、erPoint Guidelines | May 7, 200720四、樣表四、樣表 （Q/JWA 01004 記錄控制程序記錄控制程序）n 樣表編制要求樣表編制要求n 樣表至少應(yīng)包括：公司標(biāo)識、樣表名稱、樣表內(nèi)容、樣表編號（樣表至少應(yīng)包括：公司標(biāo)識、樣表名稱、樣表內(nèi)容、樣表編號（Form No.）、版本（）、版本（Rev.）、記錄啟用日期、頁碼。）、記錄啟用日期、頁碼。n 樣表一般還應(yīng)包括樣表一般還應(yīng)包括“記錄編號記錄編號SN” ，以方便記錄歸檔和快速檢索。如果有，以方便記錄歸檔和快速檢索。如果有其他編號能獨(dú)立區(qū)分記錄，或該記錄很少（不超過其他編號能獨(dú)立區(qū)分記錄，或該記錄很少（不超過20個個

24、/年、不經(jīng)常變更）年、不經(jīng)常變更）同時(shí)可以通過其他標(biāo)識予以明確區(qū)別的話，可以不需要記錄編號。同時(shí)可以通過其他標(biāo)識予以明確區(qū)別的話，可以不需要記錄編號。n “樣表編號樣表編號Form No.”由代號和流水號組成。由代號和流水號組成。n “版本號版本號Rev.”以以XX表示，兩位數(shù)字都用阿拉伯?dāng)?shù)字。起始編號為表示，兩位數(shù)字都用阿拉伯?dāng)?shù)字。起始編號為00，依，依次是次是01、02、03、n “啟用日期：年月日啟用日期：年月日”來表示樣表的開始啟用時(shí)間，年用四位數(shù)表示、月來表示樣表的開始啟用時(shí)間，年用四位數(shù)表示、月和日用兩位數(shù)表示和日用兩位數(shù)表示,年月日之間用年月日之間用“-”隔開。隔開。n 示例示例

25、質(zhì)保部使用的管理類樣表質(zhì)保部使用的管理類樣表管理文件新增管理文件新增/更改申請單更改申請單，其樣表編號流水號，其樣表編號流水號002，第一次修改，第一次修改的啟用時(shí)間為的啟用時(shí)間為2006年年3月月20日，該記錄的樣表編號、版本號和啟用日期分別表示為：日，該記錄的樣表編號、版本號和啟用日期分別表示為：樣表編號樣表編號Form No. A002； 版本版本Rev.01；啟用日期；啟用日期Eff. Date：2006-03-20Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 200721五、批準(zhǔn)發(fā)布五、批準(zhǔn)發(fā)布會審會審n 文件起草、修改過程中文件起草、修改過程中n 各部門的職責(zé)達(dá)成一致各部門的職責(zé)達(dá)成一致n 流程、要求