《文檔管理》 （新版）

1、第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件第第5章章 文檔管理文檔管理5.1 文件、文檔及公文文件、文檔及公文5.2 文檔的電子化管理文檔的電子化管理5.3 電子文檔管理系統(tǒng)電子文檔管理系統(tǒng)思考題思考題 第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件5.1 文件、文檔及公文文件、文檔及公文1. 文件在計算機中，文件是指存放在外部介質上的以文件名為標識的數(shù)據(jù)的集合。 從文件的內(nèi)容來區(qū)分，文件可以分為程序文件和數(shù)據(jù)文件兩大類，前者存儲的是程序運行時所用到的輸入或輸出的數(shù)據(jù)；從存儲信息的形式來區(qū)分，文件可分為ASCII文件和二進制文件。文件名由主文件名和擴展名(屬性)組成。 第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課

2、件2. 文檔文檔是指應用軟件創(chuàng)建的各種信息，其內(nèi)容包括文字、圖像、聲音和視頻等。3. 公文公文，就是公文文書 。 公文又分為專用公文和通用公文。 第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件5.2 文檔的電子化管理文檔的電子化管理 所謂“電子文檔”，也就是作為檔案保存的電子文件，它并非是文檔的惟一形式。 在進行文檔的電子化時，可以采用數(shù)碼相機將資料、單據(jù)拍下來后，對圖像進行壓縮、打包，存入單獨的數(shù)據(jù)庫。在進行文檔的電子化時，音頻文檔的處理主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)采樣和加工處理兩個方面。 第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件隨著存儲技術的不斷發(fā)展，文檔的保存形式也趨于多樣化，如：基于硬盤的存儲方式中的單盤、雙

3、盤及磁盤陣列；磁帶存儲中的大、小數(shù)據(jù)流磁帶及盒式磁帶；光盤中的普通光盤及高密度大容量DVD光盤；基于半導體存儲中的各種存儲卡等。 第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件5.2.1 傳統(tǒng)的文檔管理方法在政府的各級機構中存有大量的歷史檔案，如銀行、保險業(yè)等行業(yè)存有大量單據(jù)。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：(1) 登錄的重復性。(2) 查找不夠及時有效。(3) 文件辦理的總體情況難以掌握。(4) 文件流轉效率低。 第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件5.2.2 文檔電子化管理的特點1. 電子文檔管理的優(yōu)勢與手工管理相比，電子文檔管理的優(yōu)勢如下：(1)采用共享存取文件減少工作量。 (2) 存取文件不受時間、

4、地理位置的限制。 (3) 檢索查詢快捷。(4) 文檔管理一體化。 (5) 利用電子檔案柜方便檔案管理。 第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件2. 電子文檔管理存在的問題文檔電子化管理也存在以下一些問題：(1)應用發(fā)展的階段性。 (2) 設備依賴性。 (3) 信息與載體的分離性。 (4) 非實體歸檔的可能性。 (5) 對背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性。 第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件3. 電子文檔歸檔及管理(1) 電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。(2) 應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。(3)

5、應明確規(guī)定電子文件歸檔的時間、范圍、技術環(huán)境，相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式，被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質量。(4) 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內(nèi)容、相關說明及描述上保持一致。第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件(5) 具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等；歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。(6) 應保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件5.2.3 文檔電子化存在的問題概括起來講，目前

6、我國在文檔的電子化方面還存在以下的問題。(1) 對電子公文的性質和作用認識不足。(2) 系統(tǒng)功能單一，層次不高。(3) 安全隱患不容忽視，保密觀念還需加強。 (4) 資金投向失衡，開發(fā)與應用脫節(jié)。(5) 規(guī)劃滯后，標準不統(tǒng)一。 (6) 復合型人才缺乏，公務員知識結構亟待改善。 (7) 電子文件的法律效力尚不明確。 第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件5.2.4 文檔電子化中的幾種關系(1)電子公文與紙質公文。 (2) 電子印章與電子認證。(3) 網(wǎng)絡媒體與傳統(tǒng)媒體。 (4) 電子公文與電子檔案。 (5) 公文傳輸無紙化與文檔一體化。 (6) 公文處理規(guī)范化與個性化。 (7) 公文處理自動化與

7、標準化。 (8) 公文資源共享與安全保密。 第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件5.3 電子文檔管理系統(tǒng)電子文檔管理系統(tǒng) 5.3.1 電子文檔管理系統(tǒng)1. 電子文檔管理系統(tǒng)的主要信息電子文檔管理系統(tǒng)至少應包含如下信息：(1) 用戶身份。如用戶為發(fā)文人、收文人或兼俱收、發(fā)身份。(2) 公文記錄。如收/發(fā)文號、發(fā)/來機關、標題等目錄信息以及主題詞、分類號、份數(shù)等。(3) 公文內(nèi)容。主要指文摘乃至公文全文。第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件 (4) 公文狀態(tài)及類別。如已/未閱、已/未發(fā)送、是否保存、是否已入紙簍、銷毀時間及銷毀批準人、執(zhí)行人等。 (5) 公文密級。 (6) 借閱記錄。如借閱人姓

8、名及其權限、借閱日期、歸還否等。(7) 閱讀意見。(8) 保存地點。如公文所存儲的盤片號、縮微膠片號等。第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件2. 電子文檔管理系統(tǒng)的主要功能一個好的電子文檔管理系統(tǒng)，在遵循常規(guī)的公文與檔案辦理要求及技術規(guī)則，符合國家的有關規(guī)定的基礎上，至少還應具備如下功能：(1) 創(chuàng)建。 (2) 登記。 (3) 處理。 (4) 發(fā)送。 (5) 跟蹤與催辦。 第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件(6) 轉儲。 (7) 查詢。(8) 統(tǒng)計。 (9) 安全控制。 (10) 管理。 (11) 其他。 第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件3. 電子文檔管理系統(tǒng)的應用范圍從被管理檔案

9、的種類看，檔案一般包括黨群工作檔案、行政工作檔案、經(jīng)營管理檔案、技術管理檔案、教學工作檔案、科研工作檔案、基本建設工作檔案、儀器設備工作檔案、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)工作檔案、出版工作檔案、外事工作檔案、財會工作檔案、職工檔案、聲像檔案、實物檔案、日常管理檔案等，此外，還有專利管理、獲獎管理、收發(fā)文管理、原文存取、文件頁數(shù)的計算和經(jīng)費管理等。第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件4. 電子文檔管理系統(tǒng)解決方案在政府的各級機構中存有大量的歷史檔案，在銀行、保險業(yè)等行業(yè)存有大量單據(jù)。這些歷史檔案和單據(jù)中有大量的不可以通過手工輸入電腦的信息，比如圖章、簽名、照片等等，即使這些機構的計算機系統(tǒng)已經(jīng)非常完善，

10、它們?nèi)匀徊荒軖伒纛愃朴谂f圖書館查閱資料的手工查閱模式，而且每天還不斷有新的歷史檔案產(chǎn)生。一邊是現(xiàn)代化的電腦系統(tǒng)，一邊是一只只檢索用的檢索盒。顯然由于這些歷史檔案的存在，降低了整個系統(tǒng)的工作效率。解決這一問題的方案如圖5.1所示，系統(tǒng)基本結構如圖5.2所示。第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件數(shù)碼相機記錄文檔企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫計算機管理存儲文檔圖像數(shù)據(jù)庫企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)圖5.1 電子文檔管理系統(tǒng)解決方案第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件文件上傳文檔下載文檔檢索用戶管理權限管理文檔維護數(shù)據(jù)備份應用服務器數(shù)據(jù)中心圖5.2 電子文檔管理系統(tǒng)的系統(tǒng)基本結構第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件5.3.2 幾

11、種文檔管理系統(tǒng)1. 影像文檔管理系統(tǒng)醫(yī)院、保險、證券、政府等行業(yè)每天都會產(chǎn)生、接收、傳遞和處理大量的紙張文件。影像文檔管理系統(tǒng)的基本工作流程如圖5.3所示，其系統(tǒng)拓撲圖如圖5.4所示。第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件高速掃描壓縮存儲攝 像數(shù)碼相機影像采集影像壓縮動態(tài)索引建立光盤庫存儲或磁盤陣列存儲局域網(wǎng)或內(nèi)部網(wǎng)查詢批閱因特網(wǎng)遠程查詢查詢調閱圖5.3 影像文檔管理系統(tǒng)工作流程圖 第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件 查詢工作站掃描工作站數(shù)據(jù)服務器Web服務器文件服務器高速掃描儀圖5.4 影像文檔管理系統(tǒng)拓撲圖第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件2. 光盤文檔管理系統(tǒng)銀行每天都將產(chǎn)生大量

12、需要處理、保存的各種票據(jù)，這些票據(jù)記錄著銀行業(yè)務往來的各種業(yè)務數(shù)據(jù)。光盤文檔管理系統(tǒng)功能結構圖如圖5.5所示。 第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件檔案查詢查詢控制人工索引憑證管理歸檔服務應用服務Web服務數(shù)據(jù)庫用戶管理文檔服務刻盤服務掃描控制日志管理數(shù)據(jù)整理文檔修改機構管理報表處理質 量 檢 查后臺服務功能模塊前臺工作站功能模塊圖5.5 光盤文檔管理系統(tǒng)功能結構圖第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件3. 保密文檔管理系統(tǒng)保密文檔管理系統(tǒng)通過異構數(shù)據(jù)庫接口，使得文檔處理信息直接進入業(yè)務信息處理系統(tǒng)，不需定制文檔流轉機制。系統(tǒng)建立多種機制，保證文檔安全準確傳遞，具有電子簽名和蓋章安全機制，支持領導電子簽名，并由辦公室專人蓋章后發(fā)文。電子印章對應有密碼和密鑰，在傳遞中對正確性予以認證。提取文件的驗證信息與密鑰進行驗證，從而確保文件支持被修改文檔修改前的保留副本，將批示過的文檔作為副本，與修改完的正本一起流轉，以便用戶可隨時查閱修改文和原文的情況。支持手寫筆和掃描儀等設備，使文檔輸入方便。保密文檔管理系統(tǒng)的電子印章認證流程如圖5.6所示。第第5章章 文檔管理文檔管理 精選課件帶驗證的文件傳輸密匙和公