公文處理工作

1、黨政公文處理工作黨政公文處理工作醫(yī)院辦公室醫(yī)院辦公室黨政公文的基本概念黨政公文的基本概念 黨政公文，是所在單位黨政、上級黨政機關和平行機關在實施領導、履行職能和處理公務過程中形成的具有特定效力和規(guī)范文本體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，依法進行教學、科研和其他公務活動，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。 公文處理工作指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。 公文處理工作的原則：實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密公文的適用范圍公文的適用范圍v規(guī)范性文件：指單位為規(guī)范管理而制定的可以反復適用并約束不特定人的政策性規(guī)定，包括規(guī)定、意見

2、、辦法等。浙江大學規(guī)范性文件制訂辦法（試行）（浙大發(fā)監(jiān)20071號，）v具體性文件：指根據(jù)規(guī)范性文件具體落實與操作的只適用特定人的一事一辦的文件。行文種類行文種類 學校公文種類主要有：1.決議：用于發(fā)布經會議討論通過的重大決策事項。2.決定：用于對重要事項作出決策和安排。包括獎懲、變更或撤銷下級不適當?shù)臎Q定事項。3.通知：適用于發(fā)布行政規(guī)章和措施，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級單位的公文，傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員，嘉獎有關單位及人員。 4.意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。5.通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，印發(fā)領導講話，交流

3、重要情況。6.公告：適用于向單位內外宣布重要事項或者法定事項。7.報告：用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議，答復上級機關的詢問。 8.請示：用于向上級機關請求指示、批準。9.批復：適用于答復下級單位的請示事項 。10.通告：用于公布重大事項和應當注意或者遵守的事項。11.函：用于無隸屬關系的有關部門之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項等。12.紀要：用于記載會議主要精神和議定事項。 黨政機關還有命令、公報、議案等，基層單位一般不使用此三種公文。公文格式及注意事項公文格式及注意事項 v我校行政公文一般由份號、秘密等級和保密期限、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機

4、關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、打印人、校對人和印發(fā)日期、頁碼等部分組成。 v涉及國家秘密的公文，應當標明密級和保密期限，其中“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)、序號。緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“加急”（黨政機關電報標注有特提、特急、加急、平急）。 v發(fā)文機關標志：應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關排列在前或單獨用主辦機關名稱。v發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文理使用主辦機關發(fā)文字號。 v上行文應當注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。 v公文標題：應當準確簡要地

5、概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題中除規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。（發(fā)文機關+事由+文種） v主送機關：公文的主要受理機關，應當使用全稱、規(guī)范化簡稱或者統(tǒng)稱。公文如有附件，應當注明附件的順序和名稱。v正文：公文主體，用來表述公文的內容。v成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注（少數(shù)可以會議通過日期為準）。 v印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性文件可以不加蓋印章。v附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。v抄

6、送機關：指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。v印發(fā)機關和印發(fā)日期：公文的送印機關和送印日期。v頁碼：公文頁數(shù)順序號。 v公文中各組成部分的標識規(guī)則，參照黨政機關公文格式國家標準執(zhí)行。 一般公文用紙幅面采用國際標準A4型。 行文規(guī)則行文規(guī)則 v行文應堅持確實需要、慎重精簡的原則，做到科學決策、意見成熟、文種恰當、講求實效、注重針對性和可操作性。 v行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄報被越過的上級機關。v上行文規(guī)則：應主送一個上級機關，如需其他相關的上級機關和同級機關閱知，可以抄報，不抄送下級機關；基

7、層單位的部門上行文必須經黨委和行政同意或授權；下級的請示事項應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關；請示必須一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請求事項；除非上級機關負責人直接交辦事項，否則，不得向上級機關負責人報送公文，也不得以本單位負責人名義上報公文；受雙重領導的單位上行文時，必要時抄送另一個上級機關。 v下行文規(guī)則：主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關，重要行文就同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關；黨政辦公室可以向下屬單位黨政行文，其它部門和單位除職權范圍內事項可向下級相關部門行文外，不得向下級黨政行文；涉及多個部門職權范圍的事務，未商得一致的，不得向下行文，擅自行文的，應當責令其

8、糾正或者撤銷；向受雙重領導的下級行文，必要時抄送其另一個上級機關。v黨委、行政的部門依據(jù)職權可以互相行文。單位內設機構除辦公室外不得對外正式行文。v我校各黨政部門、單位行文關系如下： 1、黨委辦公室、校長辦公室可代表學校黨政向下級單位和外單位行文2、除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題，以及以通知的形式公布受表彰單位或者人員名單外，除黨委辦公室、校長辦公室外的學校任何行政部門、單位不得對校外單位或者機構行文，不得向學校的下級部門和單位行文；但可以向學校下級單位的相關業(yè)務部門行文。 3、各學院、直屬單位可以根據(jù)工作需要在本單位范圍內行文，重要公文應當抄送學校有關部門；對于有關工作事項，可以“報告

9、”或者“請示”的形式向學校行文報告或者請求指示、批準。 公文擬制公文擬制v一般程序為： 主辦部門起草文件主辦部門領導核稿有關部門領導會簽兩辦文秘室核稿兩辦主任核稿有關校領導會簽校領導簽發(fā)文印室排版打印主辦部門校對文印室印制主辦部門再次確認無誤后將應歸檔份數(shù)文件交兩辦文秘室機要秘書主辦部門攜應寄發(fā)校外單位文件到兩辦綜合室用印主辦部門向校外發(fā)文單位寄發(fā)文件；兩辦文秘室按校內發(fā)文范圍向校郵政部交接下發(fā)文件。 草擬公文應當做到草擬公文應當做到 v符合國家有關法律、法規(guī)和黨的路線方針政策及學校有關規(guī)定。完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。如提出新的政策、規(guī)定等，應切實可行并加以說明。 v先

10、決定，后發(fā)文。公文所作決定和所涉事項應當確實有據(jù)，并提供有關行文依據(jù)（學校決定或決議、有關公文復印件等）以備審核和歸檔；所列附件材料應完備無缺。行文依據(jù)不足者不可發(fā)文。 v情況確實，觀點明確。調研深入，論證充分，廣泛聽取意見。v內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，用詞規(guī)范，標點正確，文字精煉。 v公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。文種正確，格式規(guī)范。 v使用國家法定的計量單位，人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號；引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。 v公文正文一般采用小三號仿宋

11、字體。結構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。 v文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。 v公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。 需要強調的是：負責人應當親自主持和指導重要公文的起草?？绮块T職權的公文擬制跨部門職權的公文擬制v 對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商會簽，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調，仍

12、不能取得一致意見時，主辦部門可以列明各方理由和依據(jù)，提出傾向性意見，并與有關部門會簽后報請學校領導協(xié)調或裁定。 部門之間征求意見或會簽時，除主辦部門另有時限要求的以外，協(xié)辦部門一般應在5個工作日內予以答復和會簽。如因特殊情況不能按期答復和會簽，協(xié)辦部門應當提前主動與主辦部門溝通并商定會簽時限及方式，否則主辦部門可以視其為沒有不同意見，并據(jù)此繼續(xù)辦理有關公文。 代擬公文辦理代擬公文辦理v由部門代學校草擬的公文，應當做好前期工作，及時報黨委辦公室、校長辦公室審核（公文報兩辦辦理時間一般應不少于5個工作日），并同時報送電子文本。未經校兩辦審核，公文不得直接送校領導簽發(fā)。 公文審核公文審核v 公文審核

13、的重點是：是否確需行文，行文依據(jù)是否完備；是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文意圖；是否同現(xiàn)行公文相銜接；政策措施和辦法是否切實可行；行文方式和程序是否妥當，附件材料是否齊全，是否符合行文規(guī)則、公文格式是否規(guī)范等。 對不符合規(guī)定的公文，經兩辦負責人批準后，可以退回主辦單位并說明理由。符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。印發(fā)前復核中發(fā)現(xiàn)問題，需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。 v 涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。 收文辦理收文辦理 v收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、答復等程序。收文辦理

14、應當按規(guī)定的程序進行。 v收到上級機關下發(fā)或交辦的公文和平行機關印發(fā)的公函，由黨委辦公室、校長辦公室提出擬辦意見，送學校有關領導批示或交有關部門（單位）辦理。學校下級單位報給學校的“請示”、“報告”，由黨委辦公室、校長辦公室提出擬辦意見，送學校有關領導批示后辦理。 v 承辦部門（單位）收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。 v 公文辦理中遇有涉及其他部門（單位）職權的事項，主辦部門（單位）應當主動與有關部門（單位）協(xié)商；如有分歧，主辦部門（單位）主要負責人要出面協(xié)調，如仍不能取得一致，可以報請學校協(xié)調或裁定。 v 送學校領導批示

15、或者交有關部門（單位）辦理的公文，由黨委辦公室、校長辦公室負責催辦、督辦。 v 傳閱：閱知性公文要根據(jù)內容、要求和工作需要確定范圍后分送，根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。要特別注意隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。公文歸檔公文歸檔 v公文辦理完畢后，應當根據(jù)中華人民共和國檔案法和其他有關規(guī)定，及時整理、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。 v歸檔范圍內的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。 v聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關整理、歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。 v歸

16、檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案部門移交。 v擬制、修改和簽批公文，打印、書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。 公文管理公文管理v 公文由文秘部門或專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。 v 上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經黨委辦公室、校長辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。 v 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。 v 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。 v 工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。 主要問題主要問題

17、v長句、重復，篇幅冗長v表達隨意、口語化 ，互相引用，邏輯不清，語帶歧義v責任意識不強，低級錯誤不斷 低級錯誤類型：錯別字、人名錯誤、序號錯誤、專有名詞在同一個文件中不統(tǒng)一（如簡稱和全稱混雜）、內容前后不一致、日期錯誤、統(tǒng)計數(shù)據(jù)錯誤、單位名稱錯誤、修改稿或未定稿作為定稿、新文件使用舊模板（如國際會議請示等）、部門發(fā)文廢止學校發(fā)文等等。（學籍文件、處分文件等發(fā)文稿低級錯誤較多，已多次指出） v發(fā)文流程不規(guī)范 ：未經黨辦校辦審核（以文件緊急為由，未經文秘室核稿、審稿） ，直接送校領導會簽或簽發(fā)。需要部門會簽的文件未完成會簽意見送文秘室審核。（應整合意見到發(fā)文稿中，避免意見含糊的文稿）。 v發(fā)文稿紙

18、填寫問題：填寫要素不完整、簽名字跡不清楚（如潦草等）及打印簽名等。填寫要素不完整表現(xiàn)為：擬稿人電話、核稿人日期、密級以及專題會議紀要的主送和抄報單位漏填。v人為形成急件：非規(guī)范性文件和不要求緊急辦理的文件，文秘室一般應在5個工作日內審核完畢（會議紀要應在2個工作日內處理）。急件加快處理。因職能部門的耽擱，導致普通文件成為急件 v校對問題 ：擬稿人校對的責任意識要加強。 “文件清樣稿校對注意事項”已貼在文印室，希望校對人員嚴格對照，認真校對，但校對錯誤問題依然存在。 v其他問題 ：內部文件處理不規(guī)范，在聯(lián)網(wǎng)機上處理文件，通過郵件傳送文件。部分職能部門在發(fā)文字號的獲取上存在把關不嚴謹?shù)膯栴}，導致文件空號、重號現(xiàn)象發(fā)生。 文件清樣稿校對注意事項文件清樣稿校對注意事項 v校對人：由文印室通知擬稿人校對清樣稿，原則上不代校。誰校對，誰簽名，誰負責。v校對要求：文件標題斷行是否合適；文中修改部分是否已做修改；文號是否正確；文件落款日期是否為領導最后簽發(fā)日期；注意文號、落款日期、印發(fā)日期中的年份；專題會議紀要及需向外報出的文件中主送單位名稱是否規(guī)范。 v格式要求標題：居中，文鼎大標宋