政工程公司檔案管理制度

1、市政工程公司檔案管理制度第一條總則為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性，合理有效利用檔案資料，特制定本細(xì)則。第二條公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限劃分第一條公司級(jí)檔案管理范圍，由公司辦公室專(zhuān)人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)制、傳遞相關(guān)事宜。公司級(jí)檔案包括以下文件：1 .公司資質(zhì)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人代表證、安全許可證等證件；2 .公司會(huì)議形成的文件材料；3 .公司業(yè)績(jī)、各類(lèi)合同等資料；4 .上級(jí)來(lái)文；5 .公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等）；6、公司管理制度要求存檔的各類(lèi)文件資料;7 .公司有效證件、印章；8 .具有法律效力及保存價(jià)值的文

2、件；9 .公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。10 .本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。第二條部門(mén)檔案管理范圍，由各部門(mén)指定專(zhuān)（兼）職人員管理，于每季度末交檔案清單至公司備案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部門(mén)級(jí)檔案文件如下：1、各部門(mén)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)；2、部門(mén)例會(huì)會(huì)議紀(jì)要；3、各部門(mén)與其相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理；4、招投標(biāo)文件管理；5、人事勞資檔案及信息管理；（人力資源部統(tǒng)一管理人事檔案）6、儀器、設(shè)備維修保養(yǎng)資料;7、公司的媒體宣傳資料；8、財(cái)務(wù)會(huì)

3、計(jì)憑證、帳冊(cè)、月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表；9、各類(lèi)合同范本。第三條公司檔案管理體制第一條公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由辦公室負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。辦公室設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案室，配備專(zhuān)人分管公司主體檔案工作。第二條根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門(mén)形成的文件材料原則上由本部門(mén)負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門(mén)移交保管。第三條公司應(yīng)有庫(kù)房或場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。第四條檔案管理部門(mén)及負(fù)責(zé)人1、公司檔案管理部門(mén)為辦公室；2、公司立檔單位為各部門(mén);3、檔案管理責(zé)任人：各部門(mén)負(fù)責(zé)人與專(zhuān)（兼）職人員。4、各部門(mén)均應(yīng)指定專(zhuān)（兼）職人員，

4、負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。第五條各部門(mén)專(zhuān)（兼）職人員的職責(zé)1 .了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門(mén)的文件材料。2 .認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每季度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。3 .承辦人員需借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件登記。第四條檔案管理、歸檔文件整理第一條各部門(mén)以公司名義制作的通知、通告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、項(xiàng)目方案、函等文件均應(yīng)由部門(mén)制作副本發(fā)文、登記，原件存檔。第二條各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。公文承辦

5、人對(duì)處理完畢或批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交專(zhuān)（兼）職人員集中統(tǒng)一歸卷第三條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。第四條歸檔時(shí)限各部門(mén)專(zhuān)（兼）職人員就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行。做歸檔前將資料分類(lèi)，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時(shí)處理，切忌拖拉積壓。第五條歸檔文件的整理1 .歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。2 .歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起。3 .歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計(jì)算

6、件數(shù)，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各為一件。4 .不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5 .卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。6

7、.整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。7 .歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書(shū)寫(xiě)。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。一般不得用復(fù)印件代替原件存8 .案卷整理的幅面應(yīng)以A4紙為準(zhǔn)(210MM*297MM)材料過(guò)窄或小于A4幅面的粘貼在A4的幅面并留由左側(cè)裝訂線；材料過(guò)寬應(yīng)按A4的幅面折疊整齊，折疊時(shí)盡量減少折疊次數(shù)，同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件。9 .歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書(shū)機(jī)裝訂。應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留由寬度為1CM的裝訂區(qū)域。10 .歸檔材料

8、必須文字清楚，嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。11 .存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件)，必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。12 .文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔，修裱時(shí)應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。第六條歸檔文件的移交1.檔案室對(duì)于日常抄送副件進(jìn)行登記，并依據(jù)登記情況于每季度末定期與部門(mén)文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。接收檔案必須履行手續(xù)，填寫(xiě)移交清冊(cè)，一式兩份，寫(xiě)明案卷標(biāo)題卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)，案卷數(shù)量，移交時(shí)間，交接雙方要簽名。移交清單由移交部門(mén)與檔案室各自存檔。第七條檔案的保管1 .防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全；2 .公司應(yīng)有場(chǎng)地和必要的

9、設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。3 .每年須定期對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。第五條檔案名稱(chēng)、編號(hào)第一條檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，具名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。第二條檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱第三條檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意

10、修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。第四條檔案編號(hào)原則1 .公司內(nèi)歸檔文件的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)一類(lèi)別號(hào)一年度一保管期限一文件類(lèi)型-盒號(hào)一件號(hào)”。2 .每一歸檔文件首頁(yè)前附上歸檔文件封面。3 .每一檔案盒內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“文件存檔目錄”，文件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄。4 .檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主要類(lèi)別，再編列檔號(hào)。第六條檔案的編目與裝盒第一條歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置檔案件號(hào)、文件題名、文號(hào)、主要內(nèi)容發(fā)、頁(yè)數(shù)、日期、經(jīng)辦人、存檔地點(diǎn)等項(xiàng)目第二條檔案目錄以手工填寫(xiě)和以打印兩種方式。目錄填寫(xiě)須使用碳素墨水書(shū)寫(xiě)

11、，。請(qǐng)將卷內(nèi)目錄放在卷首。第三條裝盒，將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無(wú)限制，以裝滿一盒為準(zhǔn)。第三條裝盒完畢后，填寫(xiě)檔案盒封面、檔案盒盒脊填寫(xiě)時(shí)須使用碳素墨水書(shū)寫(xiě)，字跡工整、要素齊全。第四條不同保管期限的文件應(yīng)分開(kāi)裝盒，不得混裝。第五條檔案盒的封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫(xiě)，并標(biāo)明檔案盒內(nèi)所含案件的分類(lèi)編號(hào)及名稱(chēng)，以便查檔。第七條檔案的鑒定與保管期限第一條檔案的鑒定。從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面來(lái)鑒別檔案的價(jià)值。第二條檔案的保管期限。文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者之外，一般為分二年、長(zhǎng)期兩種。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來(lái)往函件、政府文件的

12、保存年限為二年，其余資料原則上均為長(zhǎng)期保存。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。第八條檔案密級(jí)第一條公司檔案文書(shū)分絕密、機(jī)密、密、普通四個(gè)等級(jí)，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí)，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。1. “絕密”文書(shū)含：公司之相關(guān)批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來(lái)文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同、其他經(jīng)核定為絕密的文書(shū)。2. “機(jī)密”文書(shū)含：公司各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)績(jī)、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要。3. “密”文件含：公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來(lái)函件。4. “普通”文件含：部門(mén)工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。第九條檔案借閱、利用工作第一條總監(jiān)以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，可直接在檔案管理員處登記后借閱。借閱資料須當(dāng)天歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第二條各部門(mén)其它員工因業(yè)務(wù)需要對(duì)本部門(mén)檔案材料進(jìn)行借閱或利用的，須一律填寫(xiě)檔案調(diào)閱審批單并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可后，方可借閱檔案。如需借閱非本部門(mén)的檔案材料的，還應(yīng)有相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和