會議管理規(guī)定

1、會議管理規(guī)定第一條為規(guī)范會議管理，確保會議質(zhì)量，提升工作效能，根據(jù)公司績效管理實際，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于經(jīng)營層的公司本級和子公司，分支機構（事業(yè)部）和臨時機構（項目部等）應參照執(zhí)行。第三條綜合管理部門負責會議室的日常管理、會議協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導，發(fā)起部門負責會議組織。第四條會議分類（一）部門工作會議部門工作會議由各職能部門自行召開，部門負責人主持會議，并指定專人進行會議記錄。會議可根據(jù)工作實際隨時召開，原則上每周定期召開一次。部門工作人員參會，如有必要也可邀請相關部門人員列席。會議重點傳達學習公司文件和領導指示，總結部署部門工作，研究解決部門日常工作中遇到的問題。（二）專題會議專題會議由

2、職能部門提出申請，報經(jīng)公司分管領導審批同意后召開。公司分管領導或公司分管領導委托部門負責人主持會議。會議提請部門負責召集會議，并指定專人進行會議記錄。會議召開時間應與受邀相關部門提前溝通確定。會議研究專題及有關文件材料應提前送受邀相關部門。受邀部門分管領導或部門負責人原則上應參加會議，根據(jù)工作實際也可指派相關人員參會并在會后及時聽取匯報。受邀部門無正當理由不按時參加會議的，視為同意會議提請部門就相關工作提出的處理意見并承擔落實責任?？偨?jīng)理辦公室可派員參加會議，及時了解掌握相關工作動態(tài)。專題協(xié)調(diào)會議為某一專題而組織，主要研究需其他部門協(xié)同配合完成的工作。 會議應形成協(xié)商一致的結論性意見。會議提請

3、部門負責就會議達成的結論性意見形成相應工作辦件。工作辦件經(jīng)由參會相關部門負責人簽字確認后，須報總經(jīng)理辦公室備案。（三）每周工作例會每周工作例會召開時間為每周一上午9 點， 特殊情況不能按時召開的，由總經(jīng)理辦公室提前通知。例會由總經(jīng)理辦公室負責召集，參加會議人員為各職能部門負責人及相關人員，公司分管領導原則上應參加會議，總經(jīng)理根據(jù)會議議題自行決定是否到會指示。例會研究相關議題，即由議題提請部門分管領導或分管領導委托部門負責人主持討論。相關部門不能形成一致意見的，總經(jīng)理辦公室可提出解決方案建議，避免對會議議題久議不決。例會記錄由總經(jīng)理辦公室負責，會后須由與會分管領導或部門負責人簽字確認后存檔備查。

4、研究討論例會議題，議題提請部門應認真做好記錄并在會后及時形成相應工作辦件，經(jīng)相關部門負責人簽字確認后送總經(jīng)理辦公室備案。例會重點研究解決經(jīng)專題協(xié)調(diào)會議討論協(xié)商仍無法形成一致意見的問題， 未經(jīng)專題協(xié)調(diào)會議討論協(xié)商的問題不得提請例會研究解決。各部門提請會議研究的議題，須報經(jīng)分管領導審批同意，并擬寫文字材料提前送總經(jīng)理辦公室，由總經(jīng)理辦公室匯總并報總經(jīng)理閱示后及時安排例會研究解決。會議一般不臨時變動議題。根據(jù)工作實際需要，總經(jīng)理辦公室可在例會上傳達學習公司重要文件及公司領導指示；對各部門月度工作計劃及公司領導指示；對各部門月度工作計劃及總經(jīng)理交辦任務落實情況進行督導，相關部門負責人應在例會上簡要介紹

5、有關工作進展情況，著重匯報在任務執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題的解決辦法。報經(jīng)總經(jīng)理同意，月度最后一周例會可安排對下一月度各部門工作計劃進行研究部署。（四）總經(jīng)理辦公會總經(jīng)理辦公會原則上每月召開一次，召開時間為月初或者月底，具體時間由總經(jīng)理辦公室提前通知?？偨?jīng)理認為必要時，辦公會亦可適時召開。辦公會決議執(zhí)行實行分工負責制，由領導班子成員按照分工或會議決定予以落實，并及時向總經(jīng)理辦公室反饋?？偨?jīng)理辦公室負責決議事項落實的跟蹤督導。凡經(jīng)辦公會議決定的事項，在落實過程中遇到問題，分管領導有權提出復議，未經(jīng)辦公會復議的，個人不得隨意改變原來的決定。（五）年度工作會議年度工作會議旨在對公司本年度工作進行總結表彰，對

6、下一步工作進行研究部署，通常于次年1 月份召開?？偨?jīng)理認為必要的，可適時召開年中工作座談會。會議由總經(jīng)理主持，綜合管理部負責籌備組織，部門（單位）負責人及相關人員參加。第五條公司召開其他臨時性會議，由公司分管領導直接提擬，或由職能部門提擬、分管領導批準，并報綜合管理部備案。第六條會議安排的原則為：小會服從大會，臨時服從大會，臨時服從常規(guī)，局部服從整體。各類會議的優(yōu)先順序為：年度工作會議、總經(jīng)理辦公會、每周工作例會、專題協(xié)調(diào)會議、公司臨時會議、部門工作會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。第七條 通常情況下，會議通知期一般應提前半天以上，通知形式一般為電話或當面通知。需對會議議題、會議資

7、料、會務安排等做特別處理的會議，應以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部門。第八條會議提請召集部門應提前做好會議準備工作，如會議議題、議程、提案、匯報材料、計劃草案、會場布置等。第九條會議主持人應不遲于會前5 分鐘到達會場，檢查會務組織情況，做好會前準備。主持人一般應于會議開始后，就會議的議題、議程、目標、注意事項等，進行必要說明。對于討論、決策性議題，會議主持人應引導會議形成結論性意見。須集體決議的事項，應加以歸納和復述，適時提請與會人員表明意見；未能議決事項，亦應加以歸納并引導會議就相關后續(xù)工作安排統(tǒng)一意見。第十條 與會人員

8、應準時到會，并在會議簽到表上簽到。與會人員須嚴格遵守會議紀律，與會期間應將手機調(diào)到靜音模式，原則上不允許接聽電話，如必須接聽，請離開會場。會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題。工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言。第十一條每周工作例會一般應控制在2 小時以內(nèi)，其他會議也應在保證會議效果情況下盡可能節(jié)省召開時間。第十二條公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄，原則上應確定專人負責記錄，會議紀要由公司存檔。與會個人應做好各自的會議記錄。第十三條會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如因?qū)I(yè)知識等要求，主持人可根據(jù)業(yè)務需要臨時指定會議記錄員。會議記錄員須以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄， 根據(jù)需要整理會議紀要，并做好會議原始記錄的保管、歸檔工作。會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的準確性。會議原始記錄應于會議當日呈報會議主持人審核簽名。第十四條用完后的會議記錄本應作為機要檔案及時轉(zhuǎn)公司檔案統(tǒng)一歸檔備查。會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。調(diào)閱會議記錄應嚴格按公司文檔管理制度和保密管理制度的有關規(guī)定執(zhí)行。第十五條嚴格執(zhí)行會議請銷假制度，請假人員須經(jīng)會議主持人批準。無正當理由遲到