中小企業(yè)費用報銷管理制度

1、費用報銷管理制度為了加強公司成本管理，減少不必要的開支，實現(xiàn)公司利潤最大化，公司費用開支必須遵循"費用與收入比”、“計劃總額控制”、“先申報審批，后支出報銷”的原則。同時，為加強公司財務(wù)預(yù)算管理，做到各項開支嚴(yán)格遵循財務(wù)制度，特制定本制度。一、費用報銷的審批權(quán)限1、費用支出的前提是該費用必須是實際支出并列入預(yù)算，對未列入預(yù)算的費用，由公司領(lǐng)導(dǎo)提出調(diào)整預(yù)算，經(jīng)董事長批準(zhǔn)后執(zhí)行。2、費用報銷的審批權(quán)限：預(yù)算內(nèi)費用2000元以下，部門負(fù)責(zé)人審批；2000元以上的（超標(biāo)準(zhǔn)、超權(quán)限）由部門負(fù)責(zé)人提出建議，上報董事長審批。（詳見費用報銷及借款簽字審批權(quán)限一覽表）3、為加強預(yù)算控制，同時保證費用支

2、出及報銷單據(jù)的合法性，公司各種報銷單據(jù)需經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核、簽字。未經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核、簽字的單據(jù)，不得報銷。二、費用報銷的審批原則1、費用報銷需經(jīng)辦人的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但部門領(lǐng)導(dǎo)不得自行批準(zhǔn)自己的報銷費用。2、不得逾越流程，不得未經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，直接提交公司直屬領(lǐng)導(dǎo)審批，不得未經(jīng)財務(wù)人員審批直接提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3、出納必須憑由經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)（超標(biāo)準(zhǔn)超權(quán)限）均簽名后的報銷單支付相關(guān)費用，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作，對出納通報批評；如造成經(jīng)濟損失，由出納及相關(guān)人員承擔(dān)連帶責(zé)任。三、報銷人、審批人的責(zé)任報銷人（經(jīng)辦人）：因公辦理業(yè)務(wù)時應(yīng)向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的原始單據(jù)，經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后應(yīng)及時準(zhǔn)確的填寫報銷單據(jù)

3、，對經(jīng)辦的經(jīng)濟業(yè)務(wù)及提供的原始單據(jù)的真實性負(fù)有直接責(zé)任，并有責(zé)任及時向財務(wù)人員提供其審核所需的相應(yīng)文件或資料。LOGO文件編號：xx-FD-181003部門領(lǐng)導(dǎo)：對本部門發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進(jìn)行確認(rèn)及對經(jīng)辦人提供的原始單據(jù)進(jìn)行審核，對報銷業(yè)務(wù)負(fù)有直接審核責(zé)任，并有責(zé)任協(xié)助財務(wù)人員的審核工作。財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)：審核報銷的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合相應(yīng)的規(guī)定，審核報銷所提供的原始單據(jù)是否符合相應(yīng)的要求，審核報銷單據(jù)中是否按要求填寫相應(yīng)的項目和內(nèi)容。對不符合要求的報銷單據(jù)、原始單據(jù)及填寫不規(guī)范的行為提出相應(yīng)的處理意見。公司領(lǐng)導(dǎo)：對所轄部門預(yù)算外費用開支的審核和部門領(lǐng)導(dǎo)人審批權(quán)限外的費用報銷單據(jù)的審核和管理。四、費用報銷的報

4、銷原則1、預(yù)算內(nèi)的費用報銷，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核、財務(wù)審核授權(quán)人審批后方可直接報銷。2、所有的報銷均遵循“誰支出、誰報銷”的原則，嚴(yán)禁假借他人的名義報銷自己費用的行為。3、嚴(yán)禁報銷虛假費用的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)者斷然處置。4、無預(yù)算或預(yù)算外的費用報銷，須經(jīng)財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見、董事長批準(zhǔn)后方可列支。5、每辦一次業(yè)務(wù)，應(yīng)該填寫一張報銷申請單。業(yè)務(wù)招待費用、采購費、餐費不論金額大小，一律每發(fā)生一次填寫一張。凡籠統(tǒng)地在報銷單上寫上“X月”的費用，或多次業(yè)務(wù)單據(jù)分不清的，財務(wù)部不予受理。6、所有部門的費用開支，與部門績效考核掛鉤，做好計劃總額控制。費用報銷應(yīng)走“先申請、后開支、再報銷”的流程，財務(wù)人員根據(jù)預(yù)算來審核和

5、支付。相關(guān)預(yù)算外費用在發(fā)生費用前，應(yīng)該先書面請示公司直屬領(lǐng)導(dǎo)，得到批準(zhǔn)后才可以發(fā)生相關(guān)費用，堅決杜絕“先斬后奏”的現(xiàn)象，事先申請以公司直屬領(lǐng)導(dǎo)簽名的日期為準(zhǔn)。公司直屬領(lǐng)導(dǎo)外出時，或本人出差在外遇緊急情況時，應(yīng)電話或郵件通知董事長或公司直屬領(lǐng)導(dǎo)，得到許可后才可進(jìn)行。事后應(yīng)及時補交申請表，作為報銷的依據(jù)。7、報銷入賬時限要求：(1)費用報銷必須及時，當(dāng)月費用(上月28日后至當(dāng)月28日)必須當(dāng)月報銷、清算。（2）差旅費用必須在結(jié)束后5天內(nèi)報銷。特殊延期（如外地出差時間較長）,需提出書面報告，由公司直屬領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后才可以報銷。（3）逾期單據(jù)，財務(wù)部將不再受理，由此造成的損失，由報銷人自己承擔(dān)。（4）

6、因單據(jù)不合要求，被退回按規(guī)定可以重新報銷的，應(yīng)在5個工作日內(nèi)處理，并在報銷單的附件上說明“上次退回重新填列”，以區(qū)別在正常報銷時限內(nèi)的單據(jù)；被退回不得重新報銷的，下次拿回再報銷的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理。8、跨年度的費用必須在次年1月20號之前填單報銷完畢（特殊情況則需董事長簽字），年終結(jié)算后不管何種原因均不得報銷上年度費用。9、從出納處領(lǐng)取報銷款時，需報銷人簽名確認(rèn)（網(wǎng)銀支付的領(lǐng)款人處也要簽名）。對于領(lǐng)款不方便的，需由他人代領(lǐng)的，本人應(yīng)該出具書面代理書，指定代理領(lǐng)款人。由代理人在領(lǐng)款表上簽字，無書面代理書，其他人不得代領(lǐng)，出納有權(quán)拒絕。出納要把代理書附于領(lǐng)款單后面。財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)不定期抽查款項是否如

7、實發(fā)放。10、費用報銷的范圍僅限于公司規(guī)定幾大類，凡屬于個人生活性質(zhì)的支出一律不予在公司報銷。五、費用報銷的內(nèi)容規(guī)定1、辦公費用：辦公費用是指在公司日常經(jīng)營過程中，由公司統(tǒng)一支付或由部門或個人分別支付但由公司承擔(dān)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的費用以及公司規(guī)定可以由公司負(fù)擔(dān)的福利開支。辦公費為公司領(lǐng)用的筆、墨、紙張、耗材、家俱器具、辦公用具，以及規(guī)定自購的日常消耗物資、郵寄費、復(fù)印費（包括除宣傳廣告品印刷以外的印刷費）、低值易耗品購買及辦公設(shè)施設(shè)備的維護費用等。辦公費支出應(yīng)遵從“保證供應(yīng)、方便工作、節(jié)省開支”的原則，由行政部門統(tǒng)籌計劃并統(tǒng)一采購。2、業(yè)務(wù)招待費：業(yè)務(wù)招待費是指因業(yè)務(wù)需要或者工作需要招待客戶和

8、外單位人員等而發(fā)生的禮金、禮品、公關(guān)費、贊助費、會務(wù)費、餐費、娛樂費、差旅費、住宿費等交際應(yīng)酬支出。A、業(yè)務(wù)招待費的使用原則：業(yè)務(wù)招待費應(yīng)遵循勤儉節(jié)約，不奢侈浪費。嚴(yán)格按照規(guī)定要求和預(yù)算開支。R業(yè)務(wù)招待費的管理原則：（1）業(yè)務(wù)招待費使用實行預(yù)算控制原則，所有的招待實行事前審批制度。（2）嚴(yán)格執(zhí)行分級別接待原則，對應(yīng)接待。禁止越級別接待。遇特殊事項或其他部門因業(yè)務(wù)需要招待的，必須先填寫業(yè)務(wù)招待申請報告（詳見附表2）,說明招待對象、時間、事由、人數(shù)、預(yù)計金額，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。報銷時憑批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)招待申請報告，無報告的財務(wù)不予以認(rèn)可。業(yè)務(wù)招待費基本標(biāo)準(zhǔn)及使用對象檔次適合人員餐飲標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)陪

9、同人員特級公司董事政府重要官員公司特邀嘉賓控制在5人2000元以下，增加人數(shù)按100元/人標(biāo)準(zhǔn)累計。（含酒水）四星級酒店以上協(xié)議酒店豪華向項目負(fù)責(zé)人經(jīng)理/總監(jiān)總經(jīng)理高級客力項目負(fù)責(zé)人政府機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)控制在5人1500元以下，增加人數(shù)按100元/人標(biāo)準(zhǔn)累計。（含酒水）四星級酒店以上協(xié)議酒店單間項目負(fù)責(zé)人經(jīng)理/總監(jiān)總經(jīng)理中級項目主要經(jīng)辦人政府經(jīng)辦人員企業(yè)高層助理控制在5人1000元以下，增加人數(shù)按100元/人標(biāo)準(zhǔn)累計。（含酒水）經(jīng)濟型商務(wù)酒店標(biāo)問項目負(fù)責(zé)人經(jīng)理/總監(jiān)普通級客戶單位業(yè)務(wù)員公司特邀來賓其他客人控制在5人500元以下，增加人數(shù)按100元/人標(biāo)準(zhǔn)累計。（含酒水）可/或不提供普通員工

10、部門經(jīng)理3、差旅費:連續(xù)出差3日或長途出差及重大原因方可借款，借款必須提前一天通知財務(wù)用款金額，否則不予支付。借款的原則是“前賬未清，后賬不借借款的最長期限為1個月,若無特殊事由超期的將從當(dāng)月工資中扣除。借款必須填制借款審批單，由借款人詳細(xì)填寫：借款人、所屬部門、借款日期、用途及預(yù)計報賬日期。其審批手續(xù)與費用報銷相同，在借款手續(xù)齊全后出納方可付款。原則上出差人員回來5天內(nèi)到財務(wù)清賬。出差人員的住宿費、往返車票、伙食補助費、出差市內(nèi)交通費按級別核定，超支部分自負(fù)。出差國外，出發(fā)前應(yīng)有預(yù)算，酒店及機票提前預(yù)定，預(yù)定前應(yīng)向董事長/總經(jīng)理報告及得到批準(zhǔn)。差旅費以實報實銷方式報銷。員工出差需坐飛機/高鐵

11、須董事長特批（1）差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn):職別交通工具住宿標(biāo)準(zhǔn)（元/天）伙食標(biāo)準(zhǔn)市內(nèi)交通費（國內(nèi)）一類二類其它董事/總經(jīng)理飛機經(jīng)濟艙高鐵一等座火車軟臥400元/天限額內(nèi)憑證實支實銷150元/天限額內(nèi)憑證實支實銷實支實銷副總/總監(jiān)飛機經(jīng)濟艙高鐵二等座火車硬臥350300250100元/天50元/天經(jīng)理級以下高鐵普座火車硬臥20018015060元/天40元/天備注：1、一類消費城市：指直轄市、特別行政區(qū)、GD"于1600億且市區(qū)人口大于200萬的城市：北京、天津、沈陽、大連、哈爾濱、濟南、青島、南京、上海、杭州、武漢、廣州、深圳、香港、澳門、重慶、成都、西安（18個）2、二類消費城市：指省會城

12、市、經(jīng)濟特區(qū)城市，石家莊、長春、呼和浩特、太原、關(guān)B州、合肥、無錫、蘇州、寧波、福州、廈門、南昌、長沙、汕頭、珠海、?？凇⑷齺?、南寧、貴陽、昆明、拉薩、蘭州、西寧、銀川、烏魯木齊（25個）3、其它消費城市：指除上述以外的消費城市。（2）費用標(biāo)準(zhǔn)的補充說明：a.住宿費按出差地區(qū)（一般地區(qū)、直轄市及省會城市、特區(qū)及北京、上海、廣州大都市）和人員級別分別制定標(biāo)準(zhǔn)，同行同性2人出差，按最高的單人標(biāo)準(zhǔn)予以報銷。住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達(dá)到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額，不予補償；超出住宿標(biāo)準(zhǔn)部分由員工自行承擔(dān)。b.實際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返深圳時間為準(zhǔn)，12:00以后出發(fā)（或12:00

13、以前到達(dá)）以半天計，12:00以前出發(fā)（或12:00以后到達(dá)）以一大計。c.伙食標(biāo)準(zhǔn)、交通費用標(biāo)準(zhǔn)實行包干制，依據(jù)實際出差天數(shù)結(jié)算，原則上采用額度內(nèi)據(jù)實報銷形式，特殊情況無相關(guān)票據(jù)時可按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取補貼。d.宴請客戶需由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可報銷業(yè)務(wù)招待費，同時按比例（早餐20%、午餐或晚餐40%）扣減出差人當(dāng)天的伙食補貼。e.出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關(guān)費用。f.飛機乘坐規(guī)定：經(jīng)理級員工省外出差可乘坐飛機，其他級別員工出差一般不可乘坐飛機，但路途較遠(yuǎn)且出差任務(wù)緊急的，須經(jīng)董事長批準(zhǔn)方可乘坐飛機。飛機票統(tǒng)一由公司行政人事部安排購買。機票的訂票則由出差人員提前5個工作日告

14、知行政人事部出差目的地，并于出差前一天到行政人事部領(lǐng)取機票。4、汽車費用及運輸費(1)車輛管理、維修和保養(yǎng)，由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)安排。行政人事部應(yīng)根據(jù)車輛狀況編制車輛的年度保養(yǎng)維修計劃及具體的用款計劃，報經(jīng)審批后執(zhí)行。日常車輛維護費用，經(jīng)公司核定標(biāo)準(zhǔn)后在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)掌握使用。各種車輛保險費由公司統(tǒng)一到指定的保險公司投保。(2)汽車的年檢費、保險費、養(yǎng)路費、維修費費用據(jù)實報銷，報銷費用時需附費用清單；深圳市區(qū)外加油費或特殊原因產(chǎn)生的加油費發(fā)票必須日期填寫完整，注明加油原因；所有罰款一律不予以報銷(公司領(lǐng)導(dǎo)特批者除外)，法律責(zé)任應(yīng)由肇事者負(fù)責(zé)。(3)對于長期托運(物流公司)的合作單位應(yīng)簽定協(xié)議，由運

15、輸單位將運費發(fā)票、發(fā)貨記錄交于物流，由其對單價、數(shù)量、運輸費用金額審核后填制付款單據(jù)。5、市內(nèi)交通費(1)員工因特急事務(wù)外出或其它特殊原因需打車的要事前經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，必須于五日內(nèi)憑的土票填寫報銷單據(jù)注明原因和起始地點，逾期簽批不予認(rèn)可。(2)因工作需要晚加班的人員，晚上10:30以后在沒有公共交通工具的情況下，方可打的，報銷同上。6、租金及水電物管費：根據(jù)合同的約定時間、金額、方式進(jìn)行操作。經(jīng)辦人憑發(fā)票填制付款申請單，詳細(xì)填寫付款單位全稱、支付項目、支付金額等內(nèi)容。商場賬扣費用必須開具發(fā)票，并由經(jīng)手人在發(fā)票背面簽字確認(rèn)，便于財務(wù)復(fù)核。7、快遞費用：由各部門負(fù)責(zé)人審核，各相關(guān)人員每月底將所發(fā)

16、送快遞單據(jù)整理呈部門負(fù)責(zé)人審核后，傳交行政部復(fù)核并通知快遞公司開具發(fā)票到財務(wù)結(jié)賬。8、專項支出費用：主要包括軟件及固定資產(chǎn)購置、裝修工程費、咨詢顧問費、廣告宣傳費、員工活動費及其他專項費用。(1)資產(chǎn)購置費用申請時，按公司資產(chǎn)管理制度相關(guān)規(guī)定填寫資產(chǎn)購置中請單或采購申請單并報批。(2)結(jié)賬報銷時資產(chǎn)驗收(軟件應(yīng)安裝調(diào)試)無誤后，經(jīng)辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單(經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫單)；再按資金支出規(guī)定審批程序?qū)徟?；財?wù)部根據(jù)審批后的報銷單以轉(zhuǎn)賬形式付款；若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。(3)裝修工程費、咨詢顧問費、廣告宣傳費等

17、，此類費用一般金額較大，由主管部門經(jīng)理根據(jù)實際需要向公司領(lǐng)導(dǎo)提交請示報告(含項目可行性分析、費用預(yù)算及相關(guān)收益預(yù)測表等)，經(jīng)財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)簽署審核意見后報董事長及其授權(quán)人審批，根據(jù)合同審批流程處理。(4)專項費用的合同簽訂，由直接負(fù)責(zé)部門與合作方洽談，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后簽訂正式合作合同，(合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應(yīng)注明付款方式等)。審批后的報告文件到財務(wù)部備案，以便財務(wù)備款。9、店鋪日常費用報銷：各直營店鋪除商場合同規(guī)費(如商場提成、物業(yè)管理費、促銷費、廣告費、服務(wù)費、培訓(xùn)費等)和店鋪員工工資外，各直營店鋪發(fā)生的日常費用報銷必須由各店長填寫公司規(guī)范統(tǒng)一的店鋪費用報銷單，提交區(qū)域經(jīng)理初審，區(qū)

18、域經(jīng)理須于每月5號前完成負(fù)責(zé)店鋪的初審并呈交銷售總監(jiān)審核，銷售總監(jiān)于每月10號完成審核并將單據(jù)快遞到總部財務(wù)部，財務(wù)部按公司費用報銷流程規(guī)定，于5個工作日完成店鋪費用報銷付款工作。注意：店鋪每月費用結(jié)算期定為上月29號到本月28號，29號及以后發(fā)生的則算下個月費用。10、其他費用：以上未未包括的其他費用，經(jīng)財務(wù)審核，報公司負(fù)責(zé)人審批后予以開支。11、為簡化手續(xù)下列費用在正常開支范圍內(nèi)由董事長授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)人審批，但當(dāng)費用開支異常時必須向董事長匯報。(1)各種應(yīng)交稅金(含印花稅、車輛使用稅)；(2)各月發(fā)放的工資性福利(住房補貼、交通補貼、通訊補貼)；(3)各月應(yīng)交養(yǎng)老保險金、待業(yè)保險金等“五險

19、一金”；(4)向金融機構(gòu)辦理結(jié)算業(yè)務(wù)時發(fā)生的郵電、手續(xù)費、貸款息。六、費用報銷的審批流程1、一般的費用報銷流程(預(yù)算范圍之內(nèi)或有經(jīng)審批的費用)2、特殊的報銷流程(預(yù)算之外或沒有審批權(quán)限的費用)七、借款管理規(guī)定及借支付款流程1、借款管理規(guī)定：(1)出差借款：出差人員憑審批后的出差申請表按批準(zhǔn)額度辦理借款，出差返回5個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。(2)其他臨時借款，如業(yè)務(wù)費、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應(yīng)及時報賬，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。(3)借款金額規(guī)定：借支起點為人民幣壹仟元(¥1000)。各項借款金額低于壹仟元的原則上不允許預(yù)借款，由經(jīng)辦人員先行墊付。各項借款金額超過5000元，應(yīng)提前一天通知財務(wù)部備款。(4)借款銷賬規(guī)定：借款銷賬時應(yīng)以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則財務(wù)人員有權(quán)拒絕銷賬。(5)借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個人借款，從工資中扣回。試用期未過的借支金額不得超過其