存貨盤點管理規(guī)定

1、編號：GW/ZM283069-09版號：受控狀態(tài)：受控廣西玉柴機器專賣發(fā)展有限公司管理制度存貨盤點管理規(guī)定編制：財務(wù)部審核：陳小芬批準(zhǔn)：陳啟賢頒布日期：2009-11-25生效日期：2009-11-25版本修訂記錄序號修訂日期修訂內(nèi)容生效日期版本備注12009-11-25換版，替代GW/ZM283069-08版2009-11-25制度名稱：存貨盤點管理規(guī)定編號：GW/ZM283069-09生效日期：2009-11-25版號：1 目的為了規(guī)范存貨盤點事務(wù)，明確相關(guān)單位、部門及崗位人員責(zé)任，確保公司資產(chǎn)的安全和完整，特制定本規(guī)定。2 盤點范圍2.1 單位范圍適用于玉柴專賣公司及其下屬子（分）公司，

2、包括控股、參股及納入經(jīng)營管理的子（分）公司，下稱各單位”。2.2 存貨范圍指列入資產(chǎn)負(fù)債表存貨項目的各種商品配件（含發(fā)動機零配件、汽車配件等）、潤滑油、化工產(chǎn)品、汽保產(chǎn)品、輪胎、包裝物（含紙箱、木箱）以及低值易耗品等。3 盤點方式和時間3.1 各存貨單位每年組織兩次定期全面盤點。3.2 中期盤點，北方等天氣較冷的公司（具體單位在盤點工作通知中確定，下同）于每年4月27日-4月30日進行，其余公司每年6月27日-6月30日進行；3.3 年終盤點，北方等天氣較冷的公司于每年10月28日-10月31日進行，其余公司每年12月28日-12月31日進行。3.4 盤點時間如有更改，在盤點通知另行明確。3.

3、5 交接盤點：倉管負(fù)責(zé)人發(fā)生崗位變動時，在崗位變動當(dāng)月進行存貨盤點，原則上在當(dāng)月27日-30日進行盤點，并以盤點結(jié)果作為存貨管理責(zé)任的交接依據(jù)。（注:月度抽盤及經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人離任抽盤作為過程管理在存貨管理制度中明確）4 盤點組織盤點總負(fù)責(zé)人：總經(jīng)理初盤總協(xié)調(diào)人：主管業(yè)務(wù)線副總經(jīng)理復(fù)盤總協(xié)調(diào)人：總會計師初盤組織部門：各資產(chǎn)管理部門復(fù)盤組織部門：財務(wù)部盤點小組：初盤小組由各單位的存貨管理部門倉管員及業(yè)務(wù)人員組成，復(fù)盤小組由財務(wù)人員及其他管理人員組成。存貨管理單位負(fù)責(zé)組織進行初盤，財務(wù)部負(fù)責(zé)組織進行復(fù)盤。初盤人員不能兼任盤復(fù)人員，即不能由同一人完成同一倉庫、倉區(qū)的初盤、復(fù)盤工作5 盤點工作職責(zé)5.

4、1 財務(wù)部負(fù)責(zé)牽頭組織盤點，審批盤點差異，對全公司盤點結(jié)果進行總結(jié)匯報，對經(jīng)審批的盤點盈虧作相應(yīng)賬務(wù)處理。5.2 營銷部負(fù)責(zé)公司全部存貨盤點的實盤數(shù)差異復(fù)核、出具實盤考核意見。5.3 各實物管理單位（部門）負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本單位存貨盤點工作，并對盤點結(jié)果、盤點分析報告的完整性、真實性和正確性負(fù)責(zé)。單位負(fù)責(zé)人親自擔(dān)任或指定一名具體盤點負(fù)責(zé)人。5.4 集團信息技術(shù)部或系統(tǒng)維護人員負(fù)責(zé)協(xié)助解決信息系統(tǒng)盤點數(shù)據(jù)處理和監(jiān)控。6 盤點計價總部配件采用總部標(biāo)準(zhǔn)成本價計算，子（分）公司采用子公司標(biāo)準(zhǔn)成本價計算。7 盤點分類7.1 按存貨項目分類按存貨項目分類盤點、分類統(tǒng)計數(shù)據(jù)，即按配件、潤滑油、化工產(chǎn)品、汽保產(chǎn)

5、品、輪胎、包裝物、低值易耗品等類別進行盤點。7.2 按存貨狀態(tài)分類。對外銷售的存貨一般分為適銷、不適銷和存在質(zhì)量問題等三個狀態(tài)，對適銷、不適銷和質(zhì)量商品狀態(tài)的定義界定：7.2.1 適銷商品，指能正常周轉(zhuǎn)、銷路較好的商品。7.2.2 不適銷商品，指市場需求改變、或庫齡過長、或技術(shù)參數(shù)改變等因素影響，暫時無法銷售的商品，但不包括有質(zhì)量問題的商品。7.2.3 存在質(zhì)量問題商品，指存在質(zhì)量瑕疵，有待修理、更換的商品。7.3 按存貨庫存賬齡分類存貨按庫存賬齡劃分為八個賬齡段：1-3個月、4-6個月、7-12個月、13-24個月、25-36個月、37-48個月、49-60個月、大于60個月。8 盤點前準(zhǔn)備

6、工作8.1 盤點負(fù)責(zé)人根據(jù)存貨管理實際情況，細(xì)化存貨盤點要求，確定具體盤點負(fù)責(zé)人，確定初盤人和復(fù)盤人選。8.2 業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)通知客戶根據(jù)自身需要提前備貨。在符合信用政策的情況下，可要求信譽好、償債能力強的客戶提前備貨，以減輕盤點壓力，減少盤點過程中的臨時出入庫單據(jù)的使用，減少存貨數(shù)量調(diào)整。8.3 倉管員負(fù)責(zé)存貨整理：要求擺放整齊、分類集中、標(biāo)志清晰，同一類型分區(qū)存放、同一物料統(tǒng)一存放；檢查系統(tǒng)單據(jù)，原則上應(yīng)確認(rèn)不存在已發(fā)貨未開單、已驗收未入庫、已作單未出庫的情況后才能進行系統(tǒng)凍結(jié)。8.3.1 由于特殊原因不能在系統(tǒng)開出單據(jù)的，將單據(jù)整理歸類，并作好電子版表格備查，避免誤作盤虧。8.3.2 由于特

7、殊原因已開銷售單未能提貨的必須作好實物隔離及標(biāo)識，并作好電子版表格備查，避免誤作盤盈。8.4 倉管員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備臨時任務(wù)出庫單。8.5 倉管員劃定特定貨架或倉庫空地，以備隔離存放盤點期間驗收的貨物。8.6 各單位倉庫負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備和打印存貨盤點單。可以從業(yè)務(wù)系統(tǒng)打印存貨盤點單,或參照提供的存貨盤點格式表打印空白的存貨盤點表。8.7 存貨收發(fā)時間的截止。領(lǐng)料/發(fā)料，驗收/銷售等收發(fā)業(yè)務(wù)的截止時間為初盤前一天17時30分。9 盤點工作步驟和辦法9.1 盤點主要步驟工作流程圖總總總總總總總總心'心'心'心'心、心、總總總總總子公司盤點工作流程生成盤點計戈u組織初盤錄入實物

8、盤點單人責(zé)負(fù)務(wù)財審核、確認(rèn)盤點計劃凍結(jié)系統(tǒng)組織復(fù)盤審核盤點單解凍系統(tǒng)序號流程塊盤點工作標(biāo)準(zhǔn)期量標(biāo)準(zhǔn)1生成盤點計劃總部財務(wù)部存貨核算崗及子公司倉庫負(fù)責(zé)人在博科系統(tǒng)生成各單位盤點計劃按通知要求2確認(rèn)盤點計劃總部財務(wù)部存貨核算主辦及子公司財務(wù)負(fù)責(zé)人在博科系統(tǒng)確認(rèn)盤點計劃生成盤點計劃當(dāng)天3凍結(jié)系統(tǒng)總部財務(wù)部存貨核算主辦及子公司財務(wù)負(fù)責(zé)人凍結(jié)系統(tǒng)4組織初盤1）初盤必須全面盤點。系統(tǒng)凍結(jié)后兩大內(nèi)2）盤點負(fù)責(zé)人應(yīng)清晰劃分各初盤小組所負(fù)責(zé)的盤點區(qū)域，初盤以兩人（或兩人以上）升-組，其中一人負(fù)責(zé)清點存貨、一人負(fù)責(zé)記錄存貨盤點表初盤數(shù)”。序號流程塊盤點工作標(biāo)準(zhǔn)期量標(biāo)準(zhǔn)3）同一規(guī)格型號的存貨如擺放在不同地點，應(yīng)按存

9、貨放置順序逐一清點，分別記錄初盤數(shù)4）初盤過程中，初盤人員按存貨賬齡分類核實存貨賬齡，并填入存貨盤點單存貨賬齡”欄。5）已經(jīng)初盤清點過的存貨必須做好巴盤”標(biāo)記，尤箕是中途中斷盤點或盤點間歇時間，以防重盤或漏盤。6）初盤結(jié)束當(dāng)天，初盤人應(yīng)在存貨盤點單上簽署姓名和日期。5組織復(fù)盤1）各單位初盤結(jié)束后，總部存貨單位通知財務(wù)部門組織人員復(fù)盤，子（分）公司倉庫負(fù)責(zé)人通知財務(wù)負(fù)責(zé)人安排復(fù)盤人員復(fù)盤。初盤完成后兩大內(nèi)2）復(fù)盤人員在復(fù)盤前先檢查各種存貨是否均有巴盤”標(biāo)志。3）對單價較高的配件，如：機體、曲軸、缸蓋、噴油泵、增壓器等，或初盤差異較大的，都要求100%復(fù)盤，其余存貨抽50%以上品種、70%以上價值

10、進行復(fù)盤。4）復(fù)盤過程中，如復(fù)盤數(shù)與初盤數(shù)不一致，應(yīng)與倉管"-向核實，填寫復(fù)盤數(shù)量，如果抽查的品種中有5%以上的品種出現(xiàn)數(shù)量差異，復(fù)盤人員有權(quán)要求初盤人員重新盤點，因此而造成的誤工損失由存貨管理單位負(fù)責(zé)。5）復(fù)盤完畢，由復(fù)盤人員應(yīng)在存貨盤點單復(fù)盤人”欄簽字認(rèn)可。6錄入實盤數(shù)據(jù)1）倉庫管理人員初盤結(jié)束當(dāng)晚在博科上錄入初盤結(jié)果，完成復(fù)盤后檢查核對盤點差異，確認(rèn)無誤。初盤結(jié)束后不入，M盤完成當(dāng)晚核對完成2）復(fù)盤結(jié)束后，由盤點負(fù)責(zé)人驗收盤點結(jié)果，盤點負(fù)責(zé)人、復(fù)盤總協(xié)調(diào)人和倉管員三方確認(rèn)盤點結(jié)果真實后，向復(fù)盤總協(xié)調(diào)人報告。7終止盤點計劃由總部存貨核算主辦或子公司財務(wù)負(fù)責(zé)人在博科上進行審核確認(rèn)盤

11、點單，系統(tǒng)自動生成盤點差異調(diào)整單。然后終止盤點計劃，此時盤點作業(yè)完成。復(fù)盤結(jié)束后半天內(nèi)8解凍系統(tǒng)總部存貨核算主辦或子公司財務(wù)負(fù)責(zé)人解凍系統(tǒng)，恢復(fù)實物流轉(zhuǎn)終止盤點計劃同時9.2 異地倉庫存貨盤點要求若存在委托他人管理的異地倉庫存貨，必須同步進行確認(rèn)，如果因特殊原因不能實施現(xiàn)場盤點，應(yīng)憑異地倉庫保管人簽字確認(rèn)的實盤報表錄入博科系統(tǒng)。9.3 盤點期間收、發(fā)貨要求9.3.1 盤點開始后，原則上應(yīng)停止存貨的進出和移動。遇緊急情況必須發(fā)貨時，必須開具臨時業(yè)務(wù)出庫單，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人和財務(wù)負(fù)責(zé)人（或會計）審批后才能發(fā)貨。臨時業(yè)務(wù)出庫單在盤點結(jié)束后的三天內(nèi)補錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，重新打印出庫單，并附上原始臨時業(yè)務(wù)出庫單作

12、為出庫憑證。9.3.2 盤點期間經(jīng)批準(zhǔn)后的所有發(fā)貨業(yè)務(wù)，都必須在臨時業(yè)務(wù)出庫單中注明巴盤或朱盤”字樣，屬未盤存貨的，應(yīng)調(diào)增實盤數(shù)量維護到業(yè)務(wù)系統(tǒng)；屬已盤存貨的，直接作為下一會計期出庫數(shù)。10 盤點結(jié)果分析編寫與報送、賬務(wù)處理及存檔10.1 盤點結(jié)果分析（報告）報送與審核10.1.1 盤點差異及分析報告的編制及審批流程序號流程塊總部存貨盤點差異審批工作標(biāo)準(zhǔn)期量標(biāo)準(zhǔn)1起草總部盤點差異審批流程1、各存貨責(zé)任部門（營銷部、技術(shù)質(zhì)量部、制造部）倉庫負(fù)責(zé)人編寫附件1-1:存貨實物盤點記錄表、附件1-2:存貨盤點明細(xì)表、附件1-5:存貨盤點差異分析表（見附件）及XXXX年XX月份XX公司盤點報告后，提交紙板

13、盤點資料給營銷部指定負(fù)責(zé)人的同時，提交OA流程審批。盤點結(jié)束五天內(nèi)2、財務(wù)部存貨核算崗按存貨盤點表樣，根據(jù)盤點結(jié)果填寫或打印各類盤點匯總表，對比分析實際盤點數(shù)與財務(wù)賬面數(shù)差異，分別就數(shù)量差異、品種差異、金額差異、不同存貨項目、不同存貨狀態(tài)、不同存貨庫齡等進行分析，編寫完整的盤點分析報告，交給營銷部指定負(fù)責(zé)人。盤點結(jié)束十天內(nèi)3、營銷部指定負(fù)責(zé)人收齊上述資料后走博科系統(tǒng)盤點差異審批流程。收齊資料/2部門領(lǐng)導(dǎo)審核營銷部部門領(lǐng)導(dǎo)對公司總部的存貨盤點實物差異進行審批確認(rèn)收到流程二天內(nèi)3審核財務(wù)部部門領(lǐng)導(dǎo)對總部的賬實差異進行審核確認(rèn)，出具賬務(wù)處理意見，在財務(wù)審批權(quán)限規(guī)定范圍內(nèi)確認(rèn)，反饋回去給存貨核算會計進

14、行賬務(wù)調(diào)整；對超權(quán)限的盤點差異報告，遞交公司領(lǐng)導(dǎo)審批收到流程f內(nèi)4審批審批同意總部存貨盤點差異，轉(zhuǎn)交辦理收到流程f內(nèi)5做賬總部財務(wù)核算主管審核通過庫存調(diào)整單，存貨核算崗當(dāng)月完成差異賬務(wù)處理流程結(jié)束當(dāng)月序號流程塊子公司存貨盤點差異工作標(biāo)準(zhǔn)期量標(biāo)準(zhǔn)1起草盤點差異報告1）子公司倉庫負(fù)責(zé)人編制寫附件1-1:存貨實物盤點記錄表、附件1-2:存貨盤點明細(xì)表、附件1-5:存貨盤點差異分析表（見附件）及XXXX年XX月份XX公司盤點報告。盤點結(jié)束五天內(nèi)2）子公司財務(wù)負(fù)責(zé)人按存貨盤點表樣，根據(jù)盤點結(jié)果填寫或打印各類盤點匯總表，對比分析實際盤點數(shù)與財務(wù)賬面數(shù)差異，分別就數(shù)量差異、品種差異、金額差異、不同存貨項目、

15、不同存貨狀態(tài)、不同存貨庫齡等進行分析，編寫完整的盤點分析報告，交給倉庫負(fù)責(zé)人。盤點結(jié)束五天內(nèi)3）若總部派出有監(jiān)盤人員，需向監(jiān)盤單位倉庫負(fù)責(zé)人出具監(jiān)盤報告盤點結(jié)束五天內(nèi)4）子公司倉庫負(fù)責(zé)人收齊上述資料后通過OA系統(tǒng)中“子公司盤點差異處理流程”提交審批。收齊資料序號流程塊子公司存貨盤點差異工作標(biāo)準(zhǔn)期量標(biāo)準(zhǔn)2財務(wù)負(fù)責(zé)人審核子公司財務(wù)負(fù)責(zé)人審核本單位盤點相關(guān)報表及差異分析報告。收到流程f內(nèi)3子公司經(jīng)理審核子公司經(jīng)理審核確認(rèn)本單位盤點差異及分析報告。收到流程f內(nèi)4工作流程審核營銷部業(yè)務(wù)組及部門領(lǐng)導(dǎo)對子公司遞交的實物存貨盤點差異及分析報告進行審核，對盤點差異存在質(zhì)疑的有權(quán)退回耍求重新確認(rèn)。收到流程五天內(nèi)5

16、工作流程審批1財務(wù)部內(nèi)審組及部門領(lǐng)導(dǎo)對子公司的賬實差異進行審核確認(rèn)，出具賬務(wù)處理意見，在財務(wù)審批權(quán)限規(guī)定范圍內(nèi)確認(rèn)，反饋回去給子公司進行賬務(wù)調(diào)整；對超權(quán)限的盤點差異報告，遞交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。收到流程f內(nèi)6工作流程審批2公司領(lǐng)導(dǎo)對子公司存貨盤點差異報告進行審批。收到流程f內(nèi)7業(yè)務(wù)系統(tǒng)審核財務(wù)部內(nèi)審組風(fēng)險管理主辦根據(jù)審批通過的盤點差異報告，在博科系統(tǒng)中完成庫存調(diào)整單審核。流程結(jié)束f內(nèi)8財務(wù)部做賬各子公司財務(wù)負(fù)責(zé)人對盤點差異完成賬務(wù)處理。流程結(jié)束當(dāng)月10.1.2總部完整存貨盤點分析報告的編制A、總部審批完總部各倉庫及各子公司盤點差異后一周內(nèi)，由營銷部編寫總部及子公司實物盤點差異匯總分析報告并按本規(guī)定出

17、具考核意見；以公開發(fā)文方式執(zhí)行。B、財務(wù)部內(nèi)審組審批完各子公司盤點差異后一周內(nèi)，負(fù)責(zé)編寫子公司存貨盤點賬面差異匯總分析報告，報財務(wù)線領(lǐng)導(dǎo)審批。C、財務(wù)管理組收集營銷部及內(nèi)審組、存貨核算崗編寫的的存貨盤點分析報告后，一周內(nèi)出具合并盤點分析報告，總結(jié)整個盤點工作存在的問題，提出整改意見，報請財務(wù)線及公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并適時對本制度進行修訂。10.2 盤點差異的賬務(wù)處理要求10.2.1 各存貨單位對于標(biāo)準(zhǔn)成本價在350元以上的盤盈、盤虧必須查明原因，并做出書面說明。屬于數(shù)量差異引起盤盈、盤虧，在查明原因之前先轉(zhuǎn)入待處理財產(chǎn)損溢，待查明原因之后，視不同情況作不同的處理。10.2.2 各單位在存貨盤點差異審

18、批流程結(jié)束當(dāng)月內(nèi)憑庫存調(diào)整單及審批流程，在財務(wù)賬面把存貨差異轉(zhuǎn)入待處理財產(chǎn)損益，同時結(jié)轉(zhuǎn)入損益。10.2.3 當(dāng)月報稅務(wù)機關(guān)批準(zhǔn)，盡可能爭取在年度所得稅匯算清繳前獲取稅前列支的批文。10.3 盤點報表的存檔10.3.1 總部各存貨單位：手工記錄原始盤點單（初、復(fù)盤）經(jīng)實盤人員簽字，系統(tǒng)解凍后的盤點明細(xì)表經(jīng)部門經(jīng)理、倉管簽字并加蓋部門章。一式四聯(lián)，存貨單位主管、責(zé)任倉管、營銷部國內(nèi)業(yè)務(wù)組、財務(wù)部存貨核算崗位各存一聯(lián)。10.3.2 各子公司存貨單位：手工記錄原始盤點單（初、復(fù)盤）經(jīng)實盤人員簽字，系統(tǒng)解凍后的盤點明細(xì)表經(jīng)單位負(fù)責(zé)人、倉管、會計簽字并加蓋公章。一式四聯(lián)，存貨單位倉管、會計、營銷部國內(nèi)業(yè)

19、務(wù)組、財務(wù)部內(nèi)部審計組各存一聯(lián)。子公司會計負(fù)責(zé)將盤點表與盤點差異分析報告、附件1-3:存貨盤點匯總表（財務(wù)負(fù)責(zé)人）一起裝訂成冊，寄財務(wù)部內(nèi)部審計組編號存檔。10.3.3 財務(wù)部財務(wù)管理組負(fù)責(zé)打印裝訂公司合并存貨盤點分析報告，后附總部及子公司存貨盤點檔案清單備查，總部的存貨盤點檔案清單由財務(wù)部存貨核算崗提供；子公司存貨盤點檔案清單由內(nèi)部審計組提供。11 盤點結(jié)果考核條款。11.1 屬于內(nèi)部管理人員惡意串通，內(nèi)外勾結(jié)，盜竊、盜賣存貨，致使存貨損失的，按損失金額的200%-500%進行扣罰，并追究有關(guān)人員的行政責(zé)任和刑事責(zé)任。11.2 屬于盤點過程錯盤、錯記、錯錄等造成差異，未給公司造成損失的，視差

20、異情況,按差異金額的正、負(fù)絕對值合計的1%考核。11.3 屬于存貨管理原因中造成差異的，按金額差異、品種差異并列考核，經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人、倉庫負(fù)責(zé)人承擔(dān)比為2:1:7,有副經(jīng)理的單位經(jīng)理、副經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人、倉庫負(fù)責(zé)人承擔(dān)比為2:1:1:6;或者由子（分）公司根據(jù)責(zé)任大小對考核金額進行具體分配，報營銷部審批后執(zhí)行。金額差異扣罰標(biāo)準(zhǔn)：正負(fù)合計差異金額一存貨金額M00%有合理差異原因無差異原因總部子（分）公司正差（盤盈）負(fù)差（盤虧）正差（盤盈）負(fù)差（盤虧）V%<%免考核A%A1%5%10%10%20%>%>1%10%20%15%30%品種差異扣罰標(biāo)準(zhǔn):差異品種/存貨品種X100%有

21、差異原因無差異原因總部子（分）公司V10%v15%免考核>1030%>15-30%500元1000元>30%>30%1000元2000元說明：核算金額差異與品種差異占比時，以所有差異核算；執(zhí)行金額差異占比考核時，剔除已在、考核的金額，不再重復(fù)考核。11.4 對于標(biāo)準(zhǔn)成本價在350元以上的所有物料的盤虧賠償，以及雖單價不超過350元,但單一物料盤虧總額在5000元以上的，按標(biāo)準(zhǔn)成本價的30%-50%執(zhí)行單項考核。11.5 對于出現(xiàn)存貨盤點差異金額在5萬元以上（含5萬元）10萬元以下的，除執(zhí)行上述經(jīng)濟處罰以外，另對直接責(zé)任人將根據(jù)其責(zé)任大小和性質(zhì)，給予留用察看、調(diào)離崗位、掛靠、降職、撤職、辭退或移交司法部門處理，同時追究子公司經(jīng)理和倉庫負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任。11.6 對于出現(xiàn)存貨盤點差異金額在10萬元（含10萬元）以上的，致使總部另行派出專項工作小組進行重新盤點或核實差異真實性的，將根據(jù)核實的差異結(jié)果或因此所發(fā)生的專項費用在不超過10%以內(nèi)對責(zé)任單位進行額外的專項考核，對直接責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人將根據(jù)其責(zé)任大小和性質(zhì)，給予調(diào)離崗位、掛靠、撤職、辭退或移交司法部門處理等，同時追究子公司經(jīng)理及相關(guān)