建設(shè)項(xiàng)目文件整理與歸檔資料

1、建設(shè)項(xiàng)目文件整理與歸檔一、建設(shè)項(xiàng)目檔案概念：?是指從建設(shè)項(xiàng)目的提由、立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)（使用）全過程形成的經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。?項(xiàng)目文件是指在建設(shè)項(xiàng)目全過程形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。內(nèi)容包括：立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)材料、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、合同文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、設(shè)備文件、財(cái)務(wù)文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等。?項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)：具有成套性、專業(yè)性、動態(tài)性。二、基本術(shù)語?文件歸檔：就是將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理移交檔案部門保存的過程。?檔案整理：是指按一定的原則對檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編

2、號和基本編目，使之有序化的過程。?案卷：是指由互有聯(lián)系的若干文件組合成檔案的保管單位。?立卷：是將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。?擋號：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。三、項(xiàng)目文件歸檔范圍?歸檔范圍：根據(jù)國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范附錄A分為：?前期文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝及設(shè)備文件、項(xiàng)目科研文件、涉外文件、試生產(chǎn)及生產(chǎn)準(zhǔn)備文件、財(cái)務(wù)管理文件、竣工驗(yàn)收文件等十二部分。四、編制要求：?項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目文件應(yīng)由文件形成單位根據(jù)工程實(shí)際情況，依據(jù)行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及合同規(guī)定及要求編制竣工文件。1、竣工

3、文件的分類：?竣工文件的分類應(yīng)按工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則及分類表分類。2、竣工文件移交份數(shù)：?各設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)國家要求向建設(shè)單位提交竣工檔案，一般紙質(zhì)文件二份（原件與正本各一份）；電子備份光盤則按合同規(guī)定移交。3、施工記錄的表式:?應(yīng)符合現(xiàn)行（有效版）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及建設(shè)部等相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。4、編制審核：?監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對施工單位編制的竣工文件進(jìn)行審核。即對施工文件、圖紙和設(shè)備文件的準(zhǔn)確性和更改情況進(jìn)行審核。5、照片、聲像等特殊載體文件：?各參建單位按各自的歸檔范圍，根據(jù)檔案國家與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集、整理、移交并歸檔。五、質(zhì)量要求?歸檔文件必須字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認(rèn)可手

4、續(xù)完備。?打印件字體、字號必須統(tǒng)一，符合字跡的耐久要求。?歸檔的施工文件應(yīng)為原件。應(yīng)有責(zé)任人親筆簽名，不能以蓋章和打印代之，并要注明日期。?電子文件的制作應(yīng)使用不可擦除型光盤。?竣工檔案案卷的裝訂、制成材料和卷皮規(guī)格必須符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求標(biāo)準(zhǔn)要求。六、項(xiàng)目文件的整理?項(xiàng)目文件整理，應(yīng)遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。原則上由文件形成單位進(jìn)行整理，即誰形成誰整理。?施工文件一般以單位工程為單位進(jìn)行整理，按分部或分項(xiàng)工程次序依次組卷。?編制聲像檔案時(shí)，應(yīng)附文字說明，對事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)

5、容進(jìn)行著錄。?由兩個或兩個以上施工單位承包的單位工程。由分包單位編制各自承建部分的竣工文件。由建設(shè)單位進(jìn)行匯總或委托有關(guān)單位匯總編目。?同一單位工程內(nèi)的案卷排列既要保持各單位編制竣工檔案的獨(dú)立性，又應(yīng)按分部（項(xiàng)）次序排列編目。?案卷及卷內(nèi)文件不應(yīng)有重份，不同保管期限的文件為一卷時(shí)，期限從長；不同載體文件一般分別組卷。七、項(xiàng)目文件的排列?項(xiàng)目前期文件、管理性文件的按問題、時(shí)間排列。?施工文件按管理、依據(jù)、施工記錄、檢測報(bào)告、質(zhì)量評定、驗(yàn)收次序排列。?設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、設(shè)備圖紙、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)順序排列。?卷內(nèi)文件一般文字在前，圖紙?jiān)诤螅蛔g文在前，原文在后;批復(fù)在前請示在后；正件在前附

6、件在后如是排列?單獨(dú)立卷的設(shè)計(jì)變更、原材料、焊接記錄文件，按一覽表、匯總表等說明性文件在前，記錄在后排列。八、案卷編目1、案卷題名的編寫?案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名一般應(yīng)包含以下三要素：“項(xiàng)目（機(jī)組）名稱+單位工程名稱（或分部分項(xiàng)、專業(yè)、設(shè)備、系統(tǒng)、階段）+文件主要內(nèi)容”?注意：項(xiàng)目名稱應(yīng)與國家項(xiàng)目核準(zhǔn)名稱保持一致，或統(tǒng)一規(guī)定的簡稱。?由兩個或兩個以上施工單位承包的單位工程。題名中應(yīng)在“項(xiàng)目（機(jī)組）名稱+單位工程名稱+標(biāo)段名稱+文件內(nèi)容”。2、卷內(nèi)目錄的編寫：（注意責(zé)任者、頁號）?責(zé)任者，填寫文件形成單位的名稱，注意要填寫單位全稱或規(guī)范的簡稱。?注意區(qū)分，卷內(nèi)目錄責(zé)任者

7、與案卷封面立卷單位，卷內(nèi)目錄責(zé)任者是指該份文件形成部門或主要責(zé)任單位，案卷封面立卷單位是指負(fù)責(zé)組卷的責(zé)任單位。?頁號，案卷裝訂成冊的應(yīng)填寫每份文件首頁上的頁號，最末份文件必須標(biāo)注首尾頁號。不裝訂的案卷應(yīng)填寫每件的頁數(shù)。3、卷內(nèi)備考表的編寫：?備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量，以及組卷需要說明的情況。?互見號應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保存的檔案的擋號，并注明其載體形式。八、案卷裝訂?文字材料可裝訂成冊也可單份文件裝訂，但在同一項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一。?單份裝訂的文件，應(yīng)在每份文件首頁右上角蓋擋號章。?外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號和裝訂形式。外文資料應(yīng)將題名譯成中文

8、，以方便管理與查詢。七、竣工圖的編制1、質(zhì)量要求：竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況，做到圖實(shí)相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備、書寫材料耐久、應(yīng)無覆蓋現(xiàn)象，符合檔案管理的規(guī)范。2、編制要求：竣工圖編制單位應(yīng)以施工圖為基礎(chǔ)，依據(jù)由設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、調(diào)試、建設(shè)單位審核確認(rèn)的“設(shè)計(jì)變更單”、“工程聯(lián)系單”等與設(shè)計(jì)更改有關(guān)的文件以及現(xiàn)場驗(yàn)收記錄、調(diào)試記錄編制竣工圖，以保證竣工圖的準(zhǔn)確性。3、由圖范圍與深度：設(shè)計(jì)單位根據(jù)電力工程竣工圖文件編制規(guī)定或合同規(guī)定，編制竣工圖?？⒐D編制一一修改方法修改步驟：應(yīng)根據(jù)經(jīng)監(jiān)理和專業(yè)人員確認(rèn)后的設(shè)計(jì)變更單為變更修改依據(jù)，即對設(shè)計(jì)

9、院提供的設(shè)計(jì)變更單確認(rèn)已執(zhí)行的與未執(zhí)行部分。調(diào)由涉及變更的施工圖，依據(jù)變更單進(jìn)行修改。修改方法：文字、數(shù)字更改一般用杠改法線條更改一般是劃改局部圖形更改可圈由更改部位，在原圖空白處重新繪制，復(fù)雜的可把變更單復(fù)印附在圖后。變更依據(jù)應(yīng)用引線在空白處標(biāo)注有修改內(nèi)容的每冊竣工圖應(yīng)編制說明，方便檢索。修改要求：凡是結(jié)構(gòu)形式改變、工藝改變、平面布置改變以及其他重大修改的，圖幅超過35%,應(yīng)重新由圖。修改時(shí)必須注意：字：采用仿宋字，線：用專用繪圖工具，嚴(yán)禁徒手圖畫。墨水：嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和純蘭墨水，應(yīng)用黑墨水筆書寫。制作竣工圖應(yīng)使用新圖，以適應(yīng)圖紙掃描制成電子版的需求，以及保證質(zhì)量。4、引進(jìn)項(xiàng)目、國外設(shè)備

10、的竣工圖：?外商提供的竣工圖（最終版施工圖），按規(guī)定應(yīng)由外方簽字確認(rèn)?？赏夥焦ご?，或由具委托函委托有關(guān)單位簽字確認(rèn)。?外商提供的竣工圖白圖，應(yīng)圖樣清晰，應(yīng)是用工程專用紙張打印的，不得使用復(fù)印圖歸檔。5、審核要求：?按國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范6.2.1規(guī)定：行業(yè)主管部門規(guī)定設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，應(yīng)明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認(rèn)可責(zé)任。6、竣工圖章的使用：?竣工圖章是竣工圖的依據(jù)與標(biāo)志?？⒐D章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在圖標(biāo)欄附近的空白處。簽署竣工圖章應(yīng)審核簽字手續(xù)要完備、齊全，不得代簽。7、屬于城市規(guī)劃范圍的項(xiàng)目:?按城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法的規(guī)定，應(yīng)增加編制一份與城

11、建有關(guān)的主要建筑物及屬于隱蔽工程的綜合(地下)管線竣工圖，并在工程竣工后6個月內(nèi)移交城建檔案館歸檔。8、竣工圖的折疊：?應(yīng)按(GB/10609.389)統(tǒng)一折疊成A4圖幅，既里折外翻，圖標(biāo)欄應(yīng)露在外面。建設(shè)項(xiàng)目檔案移交一、項(xiàng)目文件的歸檔審核?施工單位在竣工文件收集、編制和整理后，應(yīng)依次由編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理單位對文件的的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會審，經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交給建設(shè)單位的檔案部門。?項(xiàng)目文件審核一般分技術(shù)審核和檔案審核兩部分。?1、技術(shù)審核應(yīng)由各參建單位施工技術(shù)人員負(fù)責(zé)把關(guān)，主要審核與施工技術(shù)有關(guān)的內(nèi)容。?核查施工技術(shù)文件的表式是否符合施工

12、質(zhì)量檢驗(yàn)及評定標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定；?審核施工記錄技術(shù)數(shù)據(jù)的可靠性，竣工圖是否與現(xiàn)場實(shí)際相符等準(zhǔn)確性方面問題；?檢查移交的施工文件是否完整，檢驗(yàn)記錄是否符合驗(yàn)評標(biāo)準(zhǔn)的程序等情況。2、檔案審核應(yīng)由各參建單位檔案人員負(fù)責(zé)把關(guān)，主要審核歸檔項(xiàng)目文件的完整、成套和系統(tǒng)性，其質(zhì)量是否符合DA/T282002標(biāo)準(zhǔn)的要求。?歸檔的項(xiàng)目文件是否圖表整潔，字跡清楚，簽字、印章的等責(zé)任認(rèn)可手續(xù)的完備情況；?文件的有效性、文件的閉環(huán)情況；?書寫材料的規(guī)范性、耐久性和不易褪色；項(xiàng)目文件的分類、組卷、期限劃分是否合理，質(zhì)量應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求等。二、項(xiàng)目檔案移交時(shí)間?各參建單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個月內(nèi)將檔案向建設(shè)單位移交歸檔。凡分期

13、或分機(jī)組的項(xiàng)目，應(yīng)在每期或每機(jī)組正式通過竣工驗(yàn)收后辦理檔案移交。?在城市規(guī)劃范圍內(nèi)的電建項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，根據(jù)城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法規(guī)定，在六個月內(nèi)向城建檔案館移交有關(guān)的項(xiàng)目檔案。三、移交城建檔案館的主要內(nèi)容?電源：電廠總平面圖、主要建筑物建筑竣工圖、廠區(qū)外綜合管線竣工圖，竣工試驗(yàn)報(bào)告等。?電網(wǎng)：變電工程主要建筑物建筑竣工圖、供電、配電線路平面圖、線路地理結(jié)構(gòu)圖等。四、移交程序：?第一步：施工單位自檢。竣工檔案編制完畢施工單位先對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行自檢，然后提交監(jiān)理單位審查。?第二步：監(jiān)理單位審查。監(jiān)理單位審查后若不合格，提由整改意見，退回限期整改。合格

14、后簽署審查意見并簽字認(rèn)可責(zé)任。?第三步：建設(shè)單位正式接收。項(xiàng)目檔案經(jīng)施工單位自檢，監(jiān)理單位審查后，應(yīng)由建設(shè)單位做最終驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)。建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位三方責(zé)任人必須在檔案驗(yàn)收簽證上簽署驗(yàn)收意見，并簽字蓋章。五、竣工檔案的移交簽證?填寫內(nèi)容：工程名稱；合同號；移交檔案種類、移交卷冊總數(shù)；項(xiàng)目檔案編制概況以及在整理過程中其他需要說明的問題；施工單位自檢意見；監(jiān)理單位驗(yàn)收意見；建設(shè)單位檔案部門驗(yàn)收意見。應(yīng)附審查驗(yàn)收記錄和移交目錄清冊。?建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案簽證一式三份，三方人員核對清冊,責(zé)任人簽字各自留存一份以備查考。項(xiàng)目檔案工作注意事項(xiàng)一普遍存在的I可題?制度執(zhí)行不嚴(yán)

15、，控制措施不力，導(dǎo)致文件材料收集不全；?歸檔滯后，驗(yàn)收前突擊整理，導(dǎo)致接收審查把關(guān)不嚴(yán)；?歸檔內(nèi)容有缺項(xiàng)，內(nèi)容不準(zhǔn)確，圖物不符（變更、版本、數(shù)據(jù)）等現(xiàn)象；?無效文件：缺原件、簽字、蓋章手續(xù)不完備；?檔案載體不符合要求，圖紙污損，字跡不清；?忽視非紙質(zhì)文件（圖紙、數(shù)碼照片、錄音、錄像）收集、整理歸檔；參建單位檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不一，整理不規(guī)范二、需正確掌握的問題1、關(guān)于執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一問題?竣工圖章：國家檔案局DA/T282002標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)部GB/T503282001、電力行業(yè)DL/T52292005三標(biāo)準(zhǔn)要求有差異。?監(jiān)理文件：工程建設(shè)監(jiān)理規(guī)定規(guī)定的移交范圍與DA/T28-2002要求的歸檔范圍有矛

16、盾。?設(shè)備由廠質(zhì)量證明：制造行業(yè)對由廠質(zhì)量文件的規(guī)定與DA/T282002的要求不一致。?國外設(shè)備白圖與電子簽署：國外對設(shè)備文件的管理與國內(nèi)管理方式不同造成提交的文件難以符合國內(nèi)檔案管理規(guī)范。2、正確區(qū)別原件與正本：?原件，是指最初產(chǎn)生的區(qū)別于復(fù)印件的原始文件（即是帶有文件編制人與各方檢查人親筆簽名特征的文件）。?正本，是有規(guī)范格式和生效標(biāo)志的正式文本（既是指符合規(guī)定格式的，蓋有責(zé)任單位公章的文件）。3、分清文件閉環(huán)的兩個概念：?文件形式上的閉環(huán)，即表格的空白欄和沒有填滿內(nèi)容的地方必須劃線標(biāo)識或蓋“以下空白”章。文件內(nèi)容的閉環(huán)，指那些整改通知單和回復(fù)單、消缺（不合格項(xiàng)）通知與消缺處理與驗(yàn)收記錄

17、。4、對影響歸檔文件有效性的處理方法?項(xiàng)目審批等合法性文件為復(fù)印件時(shí)，應(yīng)在復(fù)印件上注明原件存檔處，并由原件存檔單位蓋章以示證明。?原材料質(zhì)量證明文件為復(fù)印件時(shí)，復(fù)印件上應(yīng)蓋有供應(yīng)商的確認(rèn)章，物資部門應(yīng)蓋驗(yàn)貨（入庫）檢驗(yàn)章。?廠家提供的質(zhì)量證明（報(bào)告）簽署為印章和代號章的，可參照焊接工程文件歸檔的做法，既廠家應(yīng)提供檢驗(yàn)人員資格證復(fù)印件或證件一覽表。?關(guān)于外委的依據(jù)性文件，受托單位應(yīng)提供的過程文件和最終報(bào)告，并有責(zé)任人簽字印跡和公章。三、關(guān)于原材料文件的組卷?編制原材料文件時(shí)，應(yīng)把報(bào)驗(yàn)單與附件合在一起組卷；原材料由廠證明及試驗(yàn)報(bào)告，如鋼筋、水泥、砂石、混凝土、焊條等可單獨(dú)組卷，必須編制跟蹤記錄以及

18、使用部位一覽表。?與施工圖有關(guān)的設(shè)計(jì)變更文件，可以單獨(dú)組卷，應(yīng)由建設(shè)單位作由統(tǒng)一規(guī)定。設(shè)計(jì)變更的執(zhí)行情況應(yīng)編制一覽表、圖號對照表，易于檢索查找。四、做好可追溯性材料的編制?原材料跟蹤記錄的編制主要內(nèi)容應(yīng)包括：編號、廠家名稱、到貨日期、規(guī)格、數(shù)量、由廠合格證編號、報(bào)驗(yàn)單和復(fù)試報(bào)告編號、領(lǐng)用單位、數(shù)量、使用部位等。?設(shè)計(jì)變更一覽表的編制主要內(nèi)容應(yīng)包括：變更單編號、變更原因、變更內(nèi)容、圖號對照、核定單編號、執(zhí)行情況等。建設(shè)項(xiàng)目合法性文件一、建設(shè)項(xiàng)目合法性文件?1、項(xiàng)目核準(zhǔn)、開工批復(fù)（發(fā)改委）?2、規(guī)劃許可證”建設(shè)項(xiàng)目選址意見書”（規(guī)劃部門）?3、土地使用證（土地局）?4、水資源審批文件（不含輸變電）（水利部門）?5、概算批復(fù)文件（項(xiàng)目立項(xiàng)審批部門）?6、招投標(biāo)程序符合“招投標(biāo)法”規(guī)定（上級主管單位）?7、（施工單位跨省）施工許可證（施工單位辦理）（建設(shè)廳委）?8、質(zhì)量監(jiān)督注冊證書及規(guī)定階段的監(jiān)督報(bào)告（質(zhì)量監(jiān)督中心站）?9、移交生產(chǎn)簽證書