字201805號(hào)-關(guān)于下發(fā)會(huì)議管理制度的通知201897

1、XXX集團(tuán)XXXF限公司（通知）簽發(fā)人:XX)201805號(hào)關(guān)于下發(fā)XXX會(huì)議管理制度的通知公司各部（室）：為更好落實(shí)行政辦公“精細(xì)化”、“標(biāo)準(zhǔn)化”，加強(qiáng)會(huì)議管理，通過合理組織來規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議室使用效率，提升會(huì)議效率和質(zhì)量，保障各項(xiàng)會(huì)議高效高質(zhì)的開展，特制定XX康團(tuán)XXX有限公司會(huì)議管理制度，自下發(fā)之日起請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。特此通知。附件:1、XX法議管理制度2、會(huì)議紀(jì)要模板3、周例會(huì)匯報(bào)模板4、會(huì)議紀(jì)要解決事項(xiàng)統(tǒng)計(jì)跟進(jìn)表XXX集團(tuán)XXX有限公司二。一八年九月十二日XXX集團(tuán)XXX有限公司2018年9月12日印發(fā)校隊(duì)：打印：共印三份附件：1xxXI團(tuán)XX*T限公司會(huì)議管理制度為更好落實(shí)行政辦公

2、“精細(xì)化”、“標(biāo)準(zhǔn)化”，加強(qiáng)會(huì)議管理，通過合理組織來規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議室使用效率，提升會(huì)議效率和質(zhì)量，保障各項(xiàng)會(huì)議高效高質(zhì)的開展，特制定XXX!團(tuán)XXX有限公司會(huì)議管理制度，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。第一部分會(huì)議類型第一條目的1.1會(huì)議是一種形式和手段，是工作方法而不是目的。會(huì)議圍繞某一特定目標(biāo)而展開，通過信息的上傳下達(dá)、相互溝通、訊息傳遞、和交換，從而達(dá)到預(yù)期效果。比如：決策決定、解決問題、方案改善、各部門緊密協(xié)作等。第二條會(huì)議主要類型2.1 總經(jīng)理室辦公會(huì)議原則上至少每月召開一次。由總經(jīng)理召集和主持，總經(jīng)理室成員參加，綜管辦負(fù)責(zé)人及與會(huì)議議題相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人列席。會(huì)議主要討論決定本單位重要工作事項(xiàng)，

3、內(nèi)容包括：傳達(dá)事業(yè)部最新精神及重要工作部署，研究決策經(jīng)營(yíng)管理中的重大事項(xiàng)，討論決定本單位發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃，重要人事任免，制度流程建設(shè)，表彰或處罰，階段性工作布置，有關(guān)情況通報(bào)以及其他需要會(huì)議研究、共商、通氣的事項(xiàng)等?？偨?jīng)理室辦公會(huì)議紀(jì)要要經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，應(yīng)及時(shí)抄送公司分管領(lǐng)導(dǎo)及公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。2.2 經(jīng)營(yíng)管理例會(huì)原則上每月召開一次。由總經(jīng)理召集和主持，總經(jīng)理室辦公會(huì)議成員、各部門負(fù)責(zé)人參加。會(huì)議主要內(nèi)容包括：總結(jié)上階段主要工作，部署下階段重點(diǎn)工作；開展工作交流、通報(bào)相關(guān)事項(xiàng)；營(yíng)銷、工程、合約、技發(fā)、前期等生產(chǎn)部門匯報(bào)重點(diǎn)工作推進(jìn)情況；研究資金安排，統(tǒng)籌月度資金投放、融資及回款等工作。2.3

4、季度工作會(huì)議原則上每季度召開一次。公司總經(jīng)理室及部門負(fù)責(zé)人參加。會(huì)議主要內(nèi)容包括：傳達(dá)集團(tuán)、事業(yè)部最新精神及重要工作部署；總結(jié)上階段主要工作，部署下階段重點(diǎn)工作。2.4 業(yè)務(wù)專題會(huì)議由總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要適時(shí)召開，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。會(huì)議內(nèi)容主要為本單位對(duì)有關(guān)事項(xiàng)的決策做準(zhǔn)備，或研究協(xié)調(diào)落實(shí)有關(guān)工作，或就某一項(xiàng)目的工作進(jìn)行專題交流、研究和部署等。按照XXX1團(tuán)房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目全景計(jì)劃經(jīng)營(yíng)管理辦法要求，結(jié)合項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)全周期運(yùn)營(yíng)計(jì)劃節(jié)點(diǎn)管理，圍繞立項(xiàng)啟動(dòng)、產(chǎn)品定位、規(guī)劃設(shè)計(jì)、資金平衡、施工銷售、項(xiàng)目開盤、驗(yàn)收交房、后評(píng)估、年度預(yù)決算等重大節(jié)點(diǎn)和事項(xiàng)，組織召開相應(yīng)的專題會(huì)議。2.5 項(xiàng)目周工

5、作例會(huì)原則上每周二上午召開項(xiàng)目工作周例會(huì)。公司分管領(lǐng)導(dǎo)及營(yíng)銷、工程、合約、技發(fā)、前期等生產(chǎn)部門參會(huì)，匯報(bào)上周重點(diǎn)工作推進(jìn)情況及本周重點(diǎn)計(jì)劃，包括需要協(xié)調(diào)配合事宜。會(huì)上項(xiàng)目負(fù)責(zé)人牽頭對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行記錄，形成會(huì)議材料并流轉(zhuǎn)各部門。2.6 其他會(huì)議結(jié)合實(shí)際工作需要，適時(shí)組織召開各部門交流會(huì)議、各類專題會(huì)議、黨工團(tuán)會(huì)議以及交流培訓(xùn)會(huì)議等。第二部分會(huì)議流程第一條組織會(huì)議的規(guī)定1.1 事業(yè)部工作會(huì)、公司重要會(huì)議及綜合性會(huì)議會(huì)務(wù)工作由公司綜管辦負(fù)責(zé)；專題性會(huì)議會(huì)務(wù)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)；專題培訓(xùn)講座由發(fā)起部門進(jìn)行負(fù)責(zé)。1.2 各部門向事業(yè)部條線匯報(bào)及提交會(huì)議討論決定的事項(xiàng)，一般要有書面匯報(bào)材料，并提前1至2個(gè)工作日

6、送至事業(yè)部辦公室，同時(shí)抄送公司綜管辦。1.3 各類會(huì)議需要明確主題，充分準(zhǔn)備，注重實(shí)效，有條件的要盡可能運(yùn)用現(xiàn)代通信和技術(shù)手段召開視頻、電話會(huì)議。1.4 舉辦會(huì)議要認(rèn)真執(zhí)行集團(tuán)及事業(yè)部規(guī)定，厲行節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi)。會(huì)務(wù)工作會(huì)會(huì)場(chǎng)選擇會(huì)議通知邀請(qǐng)函會(huì)議材料準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)布置會(huì)務(wù)人員分作餐預(yù)定1.6會(huì)議坐席安排：246810會(huì)議桌357911會(huì)議室門（圖一）53客方124會(huì)議桌42主方135會(huì)議室門（圖二）4會(huì)5231議13桌254會(huì)議室門客方（圖三）在：上為主萬，E為客方注.A為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，E為土方鞭導(dǎo)口匚（圖四）（注：圖1-4均為中國(guó)政府慣例，為右高左低；如遇商務(wù)國(guó)際會(huì)議，則按國(guó)際慣例，為右局左低。）

7、第二條會(huì)前準(zhǔn)備2.1 會(huì)場(chǎng)落實(shí)應(yīng)按會(huì)議日期提前落實(shí)會(huì)場(chǎng)。在綜管辦提前1-2天報(bào)備會(huì)議使用時(shí)間、主題、參會(huì)人員。需要視頻連接的會(huì)議可申請(qǐng)視頻會(huì)議室，其他各類會(huì)議的可根據(jù)情況另行選定會(huì)場(chǎng)。2.2 會(huì)議通知會(huì)議至少提前1-2天確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主持、參會(huì)人員名單、明確會(huì)議主題，綜管辦將確認(rèn)會(huì)議事項(xiàng)后及時(shí)用微信/短信/電話通知參會(huì)人員參會(huì)，如有需要發(fā)言匯報(bào)工作的，明確匯報(bào)內(nèi)容及發(fā)言順序。2.3 會(huì)議材料準(zhǔn)備會(huì)議材料由參會(huì)部門/人員按照議程要求及時(shí)間要求準(zhǔn)備。匯報(bào)材料以PPT形式準(zhǔn)備。涉及領(lǐng)導(dǎo)講話稿，凡專業(yè)性的文稿一般由各部室待擬，交綜管辦核改后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。2.4 會(huì)前會(huì)場(chǎng)布置2.4.1 提前半天

8、將會(huì)議室桌簽（如需）、桌椅按參會(huì)人員級(jí)別和人數(shù)進(jìn)行擺放。2.4.2 會(huì)場(chǎng)物品準(zhǔn)備。相機(jī)、電腦、視頻、投影、話筒、電源連接、錄音筆、激光筆、茶水、抽紙、煙灰缸、筆、紙等物品按需擺放并啟用。2.4.3 預(yù)先協(xié)調(diào)公司與事業(yè)部、各城市公司視頻、話筒等連接是否順暢，確保投影清晰度及畫面效果最優(yōu)。2.4.4 會(huì)場(chǎng)燈光、空調(diào)提前半小時(shí)開啟調(diào)試。2.4.5 綜管辦會(huì)議管理人提前10分鐘進(jìn)行參會(huì)人員催場(chǎng)，如重要會(huì)議綜管辦做好會(huì)議記錄拍照或攝像留念工作。第三條會(huì)中管理3.1 重要會(huì)議期間茶水由綜管辦行政人員負(fù)責(zé)，每20分鐘進(jìn)行沏水工作，原則上參會(huì)人員需自帶水杯。3.2 視頻會(huì)議需信息化管理人員密切關(guān)注會(huì)議室動(dòng)態(tài)，

9、及時(shí)排解視頻會(huì)議過程中出現(xiàn)的畫面聲音不流暢、無畫面無聲音等突發(fā)狀況。3.3 文字及歸檔處理總經(jīng)理召開專題會(huì)議記錄由綜管辦指派專人記錄，經(jīng)營(yíng)類或業(yè)務(wù)專題會(huì)議由發(fā)起會(huì)務(wù)人員根據(jù)會(huì)議召開情況擬寫會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要需在24小時(shí)內(nèi)出具，相關(guān)部門會(huì)簽，交由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核后做好存檔工作。第四條會(huì)后處理4.1 會(huì)議結(jié)束后，綜管辦會(huì)議管理人員應(yīng)立即進(jìn)行清場(chǎng)工作。做好關(guān)閉視頻設(shè)備、燈光、空調(diào)，投影、錄音筆、桌椅還原、清潔會(huì)場(chǎng)工作。檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)是否有其他物品遺留并迅速交還失主。4.2 會(huì)后反省。如有不足，及時(shí)總結(jié)、完善及改進(jìn)。第三部分會(huì)議室管理第一條目的1.1加強(qiáng)會(huì)議室管理，提高會(huì)議室使用效率，避免資源浪費(fèi)，保障各部門

10、正常使用。第二條對(duì)接事業(yè)部會(huì)議，實(shí)行O酸定制度2.1 會(huì)議申請(qǐng)?zhí)崆?-2天在事業(yè)部O膾議室預(yù)定欄中申請(qǐng)或請(qǐng)事業(yè)部條線對(duì)接人員申請(qǐng)。2.2 預(yù)定內(nèi)容盡量精準(zhǔn)詳細(xì)：會(huì)議日期、起止時(shí)間、視頻/非視頻、會(huì)議名稱、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)議發(fā)起人、發(fā)起部門等。2.3 “參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)”務(wù)必寫全，”會(huì)議室申請(qǐng)時(shí)長(zhǎng)”不得與實(shí)際情況相差過大，一般情況下嚴(yán)禁單個(gè)會(huì)議占用一整天。2.4 會(huì)議預(yù)定提交申請(qǐng)后，由事業(yè)部辦公室進(jìn)行審批后方可使用，并做好視頻提前試連接工作。第三條會(huì)議室預(yù)定及使用安排3.1 一般情況下，以會(huì)議室預(yù)訂的先后順序安排會(huì)議室的使用。3.2 如遇特殊情況，如集團(tuán)/事業(yè)部視頻會(huì)、公司重要緊急會(huì)等，

11、按照“集團(tuán)/事業(yè)部會(huì)議優(yōu)先于公司部門會(huì)議”的原則協(xié)調(diào)會(huì)議室使用安排。3.3 部門會(huì)議之間如需協(xié)調(diào)會(huì)議室使用安排的，由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則，經(jīng)辦公室與會(huì)議部門協(xié)商后，調(diào)整使用順序。第四條會(huì)議道具做好申請(qǐng)登記4.1 借用電腦筆記本、激光筆、錄音筆、桌簽等道具以及開通會(huì)議視頻等事項(xiàng)必須提前與辦公室信息化管理員申請(qǐng)。4.2 借用道具必須登記借用人信息及借/還時(shí)間，嚴(yán)禁隨意取用。第五條會(huì)議室的使用管理5.1 會(huì)議室使用期間，會(huì)務(wù)工作由會(huì)議發(fā)起方或參會(huì)的主要部門安排人員負(fù)責(zé)。主要包括場(chǎng)型擺設(shè)、人員催場(chǎng)、茶水、投影播放、會(huì)議記錄等。5.2 重要會(huì)議可聯(lián)系綜管辦做好會(huì)務(wù)工作的配合。5.3 參會(huì)人員

12、應(yīng)自覺保持會(huì)議室清潔。5.4 會(huì)議用水方面，一般會(huì)議均由會(huì)議發(fā)起方負(fù)責(zé)，參會(huì)人員自帶水杯；特殊重要會(huì)議，請(qǐng)聯(lián)系綜管辦做好相關(guān)配合工作。5.5 會(huì)議時(shí)間請(qǐng)按預(yù)約時(shí)間使用，盡量不占用后面其他部門開會(huì)預(yù)約時(shí)間。第六條會(huì)議室設(shè)備管理8.1 禁止使用部門及個(gè)人擅自挪用會(huì)議室各種音像設(shè)備。8.2 因擅自更改、拆裝設(shè)備造成損壞的部門及個(gè)人應(yīng)照價(jià)賠償。8.3 如發(fā)現(xiàn)音像設(shè)備有故障不能正常使用，請(qǐng)?zhí)崆案嬷k公室信息化管理人員進(jìn)行維護(hù)維修，確保會(huì)議正常進(jìn)行。第四部分會(huì)議紀(jì)律第一條目的1.1為嚴(yán)明會(huì)議記錄，維持會(huì)場(chǎng)秩序，保持會(huì)議的質(zhì)量和效果。第二條會(huì)議紀(jì)律2.1 參會(huì)人員必須提前5-10分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，做好會(huì)前準(zhǔn)備。

13、2.3 會(huì)議遲到人員處罰100元，綜管辦人員遲到處罰200元，會(huì)后將處罰金交至綜管辦負(fù)責(zé)人，綜管辦負(fù)責(zé)人做好登記及現(xiàn)金保管。2.4 因特殊情況確實(shí)無法參會(huì)人員，應(yīng)提前向總經(jīng)理請(qǐng)假，經(jīng)批準(zhǔn)后方可視為請(qǐng)假，同時(shí)告知綜管辦負(fù)責(zé)人，出具請(qǐng)假批準(zhǔn)信息。2.5 會(huì)議通知明確要求著裝及佩戴司徽的，應(yīng)遵照會(huì)議通知要求進(jìn)行2.6 會(huì)議期間要認(rèn)真聆聽，不得做與會(huì)議無關(guān)的事情，不得無故中途退場(chǎng)，有緊急特殊事宜須向總經(jīng)理室成員請(qǐng)示，方可離開會(huì)場(chǎng)。2.7 會(huì)議期間請(qǐng)將手機(jī)調(diào)整到靜音或震動(dòng)狀態(tài)，如需接聽電話，應(yīng)當(dāng)走出會(huì)場(chǎng)外接聽。2.8 發(fā)言人員在會(huì)前做好準(zhǔn)備工作，發(fā)言要簡(jiǎn)明扼要，不講與主題無關(guān)的內(nèi)容，盡量在規(guī)定時(shí)間內(nèi)匯報(bào)

14、工作。2.9 如有保密會(huì)議，未經(jīng)會(huì)議組織者許可，嚴(yán)禁隨意將會(huì)議內(nèi)容外泄，否則將視情節(jié)程度酌情給予一定的處罰。第三條本規(guī)定適用于各類會(huì)議和培訓(xùn)。第五部分會(huì)議紀(jì)要第一條、會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔范圍、會(huì)議分類及責(zé)任部門2.10 司綜管辦負(fù)責(zé)出具會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議：公司總經(jīng)理室辦公會(huì)、公司年度、季度、月度工作會(huì)、項(xiàng)目投資決策會(huì)。2.11 司項(xiàng)目、技發(fā)、合約、前期、財(cái)務(wù)等部門發(fā)起會(huì)務(wù)的部門負(fù)責(zé)出具會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議：各類專題工作會(huì)，如立項(xiàng)啟動(dòng)、項(xiàng)目周例會(huì)、產(chǎn)品定位、規(guī)劃設(shè)計(jì)、動(dòng)態(tài)成本分析、資金平衡、營(yíng)銷策劃、銷售排布、項(xiàng)目開盤、驗(yàn)收交房、后評(píng)估、年度預(yù)決算等運(yùn)營(yíng)專題管理類會(huì)議。2.12 司總經(jīng)理室參加的專題會(huì)議紀(jì)要移交綜管辦歸檔，職能部門內(nèi)部組織的會(huì)議紀(jì)要自行歸檔，抄送綜管辦報(bào)備歸檔。第二條、會(huì)議紀(jì)要管理及跟進(jìn)辦法2.13 時(shí)出具會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議召開完畢1個(gè)工作日內(nèi)出具會(huì)議紀(jì)要，2天內(nèi)會(huì)簽完畢，3個(gè)工作日內(nèi)移交綜管辦統(tǒng)一歸檔。2、依據(jù)XXX1團(tuán)西北事業(yè)部文件保密制度相關(guān)規(guī)定，公司綜管辦須對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行密級(jí)劃分，根據(jù)會(huì)議紀(jì)要安排專人督辦會(huì)議事項(xiàng)的落實(shí)情況。3、會(huì)議成果由綜管辦績(jī)效運(yùn)營(yíng)專人定期跟進(jìn)，定期出具解決事項(xiàng)統(tǒng)計(jì)表，強(qiáng)化節(jié)點(diǎn)執(zhí)行情況，確認(rèn)成果落實(shí)到位。本制度自2018年9月12日起執(zhí)行。xxXk團(tuán)xx