組織系統(tǒng)設(shè)計(jì)與運(yùn)行原理

1、組織系統(tǒng)設(shè)計(jì)與運(yùn)行原理組織系統(tǒng)設(shè)計(jì)與運(yùn)行原理 首先來(lái)了解一下 為什么要建立組織？為什么要有管理？ 古希臘時(shí)有一位年輕的牧羊人，放的羊越來(lái)越多，經(jīng)常有丟失的事情發(fā)生，他自己也感到非常疲勞、吃力。他的岳父告訴他一個(gè)方法，那就是：先找出幾只頭羊，讓每一只頭羊帶領(lǐng)一群羊，只要看住那幾只頭羊就可以了，結(jié)果牧羊人管理的非常輕松，再?zèng)]有發(fā)生過(guò)丟羊事件。 這就是最早的管理和組織吧！組織管理運(yùn)行中的最大敵人？ 首先要知道存在于企業(yè)中的、管理首先要知道存在于企業(yè)中的、管理 過(guò)程中所遇到的最頑強(qiáng)的抵抗是什過(guò)程中所遇到的最頑強(qiáng)的抵抗是什么？么？ 我們說(shuō)：我們說(shuō)：是習(xí)慣！是習(xí)慣！那些不良的習(xí)慣那些不良的習(xí)慣是影響管理效

2、果的最大敵人！是影響管理效果的最大敵人！看看企業(yè)員工的組成看看企業(yè)員工的組成一個(gè)企業(yè)的所有員工一個(gè)企業(yè)的所有員工n來(lái)自不同家庭、受過(guò)不同的教育、經(jīng)歷過(guò)不同來(lái)自不同家庭、受過(guò)不同的教育、經(jīng)歷過(guò)不同的企業(yè)、甚至不同的地域；的企業(yè)、甚至不同的地域；n必然養(yǎng)成了種種不同的習(xí)慣，大家常聽到有人必然養(yǎng)成了種種不同的習(xí)慣，大家常聽到有人會(huì)說(shuō)：我們以前是怎樣怎樣做的會(huì)說(shuō)：我們以前是怎樣怎樣做的 這些就是習(xí)慣！這些就是習(xí)慣！ 而且大多數(shù)是不良的習(xí)慣！而且大多數(shù)是不良的習(xí)慣！不良習(xí)慣帶來(lái)的害處不良習(xí)慣帶來(lái)的害處 各自為政、職責(zé)不清、越級(jí)指揮、互相各自為政、職責(zé)不清、越級(jí)指揮、互相推諉、步調(diào)不一、重復(fù)犯錯(cuò)、執(zhí)行不力

3、推諉、步調(diào)不一、重復(fù)犯錯(cuò)、執(zhí)行不力等等現(xiàn)象充斥在我們的工作中等等現(xiàn)象充斥在我們的工作中 這些不良的習(xí)慣已經(jīng)對(duì)企業(yè)的效率、成這些不良的習(xí)慣已經(jīng)對(duì)企業(yè)的效率、成本、工期、質(zhì)量產(chǎn)生了巨大的副作用！本、工期、質(zhì)量產(chǎn)生了巨大的副作用！我們的目的是向舊有的習(xí)慣宣戰(zhàn)！改變不良的向舊有的習(xí)慣宣戰(zhàn)！改變不良的習(xí)慣！養(yǎng)成良好的習(xí)慣！習(xí)慣！養(yǎng)成良好的習(xí)慣！做到這一點(diǎn)接下來(lái)的工作就都好做到這一點(diǎn)接下來(lái)的工作就都好做了！做了！ 一個(gè)企業(yè)包括兩大系統(tǒng)：一個(gè)企業(yè)包括兩大系統(tǒng)： 組織系統(tǒng)和運(yùn)作系統(tǒng)組織系統(tǒng)和運(yùn)作系統(tǒng)我們首先來(lái)簡(jiǎn)述：企業(yè)的組織系統(tǒng)我們首先來(lái)簡(jiǎn)述：企業(yè)的組織系統(tǒng) 架構(gòu)設(shè)計(jì) 部門職能和管轄范圍的界定 述職 組織系統(tǒng)

4、的功能組織架構(gòu)設(shè)計(jì)思路組織架構(gòu)設(shè)計(jì)思路組織架構(gòu)設(shè)計(jì)的原則一個(gè)上級(jí)的原則責(zé)權(quán)一致的原則既無(wú)重疊又無(wú)空白的原則幾個(gè)名詞概念n指揮線：連接上下兩個(gè)崗位之間的連線，也叫關(guān)系線。（表示上對(duì)下的指揮權(quán)力；下對(duì)上的報(bào)告途徑）n上級(jí)：直接上級(jí)、間接上級(jí)和臨時(shí)上級(jí)n下級(jí)：直接下級(jí)、所屬下級(jí)和臨時(shí)下級(jí)n管理幅度：一個(gè)管理者有效管理下屬的人數(shù)（也叫管理跨度）部門職能與管轄范圍的界定n三個(gè)原則：不重疊原則、無(wú)空白原則、 整體原則。n崗位說(shuō)明書崗位說(shuō)明書：崗位名稱、崗位職責(zé)、主要權(quán)力、直接上級(jí)、直接下級(jí)、直接責(zé)任、領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、管理范圍、任職條件等。n直接責(zé)任：凡需要管理人員親自做和所連帶的責(zé)任！n領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：對(duì)其所負(fù)責(zé)的區(qū)

5、域所領(lǐng)導(dǎo)的下屬，職責(zé)所涉及的范圍，以及對(duì)其領(lǐng)導(dǎo)行為產(chǎn)生的最終結(jié)果負(fù)責(zé)！對(duì)工作結(jié)果負(fù)責(zé)！對(duì)本部門的秩序、面貌、質(zhì)量、效益、安全、發(fā)展、生存負(fù)責(zé)！ 實(shí)行問(wèn)責(zé)制！實(shí)行問(wèn)責(zé)制！述職n定期述職定期述職 逐條審查崗位說(shuō)明書的執(zhí)行情況 調(diào)整不合適的條款上級(jí)重讀崗位說(shuō)明書、下級(jí)逐條報(bào)告執(zhí)行情況、上級(jí)當(dāng)場(chǎng)表態(tài)、做好記錄。1.特別述職特別述職組織系統(tǒng)的功能組織系統(tǒng)的功能n分工系統(tǒng)n協(xié)作系統(tǒng)n定位系統(tǒng)n正、副職之間的關(guān)系分工系統(tǒng)把企業(yè)運(yùn)作所需要的所有工作分配給企業(yè)的所有成員；沒(méi)有工作沒(méi)人干沒(méi)有人沒(méi)工作干要求達(dá)到：界定清楚、既無(wú)重疊又無(wú)空白要求達(dá)到：界定清楚、既無(wú)重疊又無(wú)空白n 分工系統(tǒng)n 協(xié)作系統(tǒng)協(xié)作系統(tǒng)n 定位系

6、統(tǒng)n 正、副職之間的關(guān)系協(xié)作系統(tǒng)n確定崗位之間的關(guān)系確定崗位之間的關(guān)系n相互服務(wù)、互相控制相互服務(wù)、互相控制n 分工系統(tǒng)n 協(xié)作系統(tǒng)n 定位系統(tǒng)定位系統(tǒng)n 正、副職之間的關(guān)系定位系統(tǒng)n企業(yè)的所有員工都能在組織系統(tǒng)中找到企業(yè)的所有員工都能在組織系統(tǒng)中找到自己的崗位自己的崗位n圖中沒(méi)有崗位的人不在企業(yè)之內(nèi)圖中沒(méi)有崗位的人不在企業(yè)之內(nèi)n每個(gè)崗位在組織系統(tǒng)中都能找到自己固每個(gè)崗位在組織系統(tǒng)中都能找到自己固定的位置。定的位置。n 分工系統(tǒng)n 協(xié)作系統(tǒng)n 定位系統(tǒng)n 正、副職之間的關(guān)系正、副職之間的關(guān)系正、副職之間的關(guān)系n原則上不設(shè)副職！設(shè)副職的副作用：決策慢難以高度統(tǒng)一虛化責(zé)任引起派系之爭(zhēng)正職不滿副職容

7、易越級(jí)指揮副職不滿正職容易消極怠工1.1.當(dāng)正職管理幅度過(guò)大時(shí)可設(shè)副職。當(dāng)正職管理幅度過(guò)大時(shí)可設(shè)副職。運(yùn)作系統(tǒng)運(yùn)作系統(tǒng)包括三部分：垂直指揮系統(tǒng)橫向聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)1.檢查反饋系統(tǒng)垂直指揮系統(tǒng)一、垂直指揮系統(tǒng)的原則一、垂直指揮系統(tǒng)的原則1、只有一個(gè)上級(jí)原則（特例）、只有一個(gè)上級(jí)原則（特例）2、服從的原則、服從的原則3、逐級(jí)的原則（不越級(jí)指揮、不越級(jí)匯報(bào)）、逐級(jí)的原則（不越級(jí)指揮、不越級(jí)匯報(bào)）什么情況下可以越級(jí)指揮？什么情況下可以越級(jí)指揮？什么情況下可以越級(jí)匯報(bào)？什么情況下可以越級(jí)匯報(bào)？只有一個(gè)上級(jí)的原則n無(wú)論對(duì)哪一項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，一個(gè)下屬應(yīng)該無(wú)論對(duì)哪一項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，一個(gè)下屬應(yīng)該只接受一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的命令，這就是一

8、個(gè)只接受一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的命令，這就是一個(gè)上級(jí)的原則。上級(jí)的原則。它是一項(xiàng)普遍、永久、必它是一項(xiàng)普遍、永久、必要的準(zhǔn)則！要的準(zhǔn)則！管理樹上每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)崗位只管理樹上每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)崗位只有一個(gè)最高負(fù)責(zé)人，該崗位職務(wù)所規(guī)定有一個(gè)最高負(fù)責(zé)人，該崗位職務(wù)所規(guī)定的權(quán)力也只能賦予這個(gè)人、責(zé)任也由同的權(quán)力也只能賦予這個(gè)人、責(zé)任也由同一人承擔(dān)，這個(gè)人即是該崗位的正職。一人承擔(dān)，這個(gè)人即是該崗位的正職。n雖然通過(guò)授權(quán)，副職可以對(duì)該部門有授雖然通過(guò)授權(quán)，副職可以對(duì)該部門有授權(quán)范圍內(nèi)的指揮權(quán)，權(quán)范圍內(nèi)的指揮權(quán)，但該部門的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)但該部門的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任仍然由正職承擔(dān)。任仍然由正職承擔(dān)。 服從的原則沒(méi)有服從就沒(méi)有管理在一般情況下，下級(jí)無(wú)

9、權(quán)判斷上級(jí)的對(duì)錯(cuò)，上級(jí)的對(duì)錯(cuò)由上級(jí)的上級(jí)來(lái)判定。特殊崗位可以拒絕上級(jí)明顯外行或違法的指揮n軍隊(duì)為什么戰(zhàn)斗力強(qiáng)？軍隊(duì)為什么戰(zhàn)斗力強(qiáng)？逐級(jí)的原則n不能越級(jí)指揮！可以越級(jí)檢查不能越級(jí)指揮！可以越級(jí)檢查n不能越級(jí)匯報(bào)！可以越級(jí)申述不能越級(jí)匯報(bào)！可以越級(jí)申述 什么情況下可以越級(jí)指揮？緊急情況下直接下屬表示或?qū)嶋H不服從指揮直接下屬無(wú)力完成上級(jí)安排的任務(wù)1.必要時(shí)整體指揮 什么情況下下級(jí)可以越級(jí)申述？申述就是告狀！申述就是告狀！上級(jí)有違法亂紀(jì)行為上級(jí)有出賣和危害企業(yè)的行為上級(jí)濫用職權(quán)，對(duì)申述者有重大不公行為如屬誣告，申述者必須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任！如屬誣告，申述者必須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任！二、垂直指揮系統(tǒng)常用形式二、垂直指

10、揮系統(tǒng)常用形式1、命令、命令 2、會(huì)議命令有口頭命令和書面命令（手諭）命令的組成部分：受令人、完成標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)限完成標(biāo)志（復(fù)命時(shí)限） “四小時(shí)復(fù)命制四小時(shí)復(fù)命制” 命令語(yǔ)言的基本要求：簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確！無(wú)需形容和描繪；盡量使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)，概念清楚、排除誤解；有可操作性和檢查性；保證傳達(dá)渠道暢通無(wú)阻。 無(wú)標(biāo)準(zhǔn)、無(wú)準(zhǔn)確概念、無(wú)操作性的無(wú)標(biāo)準(zhǔn)、無(wú)準(zhǔn)確概念、無(wú)操作性的“三無(wú)三無(wú)”語(yǔ)言不要出現(xiàn)在命令里！語(yǔ)言不要出現(xiàn)在命令里！四小時(shí)復(fù)命制 對(duì)于任何命令不管完成與否，都要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)復(fù)命。如執(zhí)行人在執(zhí)行開始后，發(fā)現(xiàn)有困難或阻力，應(yīng)努力去克服完成；確有不能克服的困難，執(zhí)行人無(wú)法按時(shí)、按標(biāo)準(zhǔn)完成，需立即向下命令者復(fù)命，

11、講明不能完成的困難和原因。如任務(wù)已如任務(wù)已經(jīng)完成，也要復(fù)命！經(jīng)完成，也要復(fù)命！“立即”我們規(guī)定為不超過(guò)四小時(shí)。 這條規(guī)定特別重要！這條規(guī)定特別重要！n為什么企業(yè)中都感嘆執(zhí)行力差？n為什么領(lǐng)導(dǎo)布置的工作都石沉大海？n為什么已經(jīng)造成損失了才發(fā)現(xiàn)工作都沒(méi)做？ 不及時(shí)復(fù)命，造成工作延誤，受令人必須承擔(dān)責(zé)任！會(huì)議會(huì)議n會(huì)議經(jīng)常用來(lái)多向指揮和總體指揮n種類：動(dòng)員會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、調(diào)度會(huì)、研討會(huì)、專題會(huì)、評(píng)比會(huì)、總結(jié)會(huì)等等n要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議題、議程、結(jié)論、紀(jì)要。n要訣：必須有數(shù)據(jù)、有責(zé)任人、有措施、要訣：必須有數(shù)據(jù)、有責(zé)任人、有措施、有完成時(shí)限、有檢查人、有記錄。有完成時(shí)限、有檢查人、有記錄。三、垂直指

12、揮系統(tǒng)的重要法則n不間斷（時(shí)間、決策、指揮渠道）n及時(shí)n前后一致（人換法不換）n確保執(zhí)行n可監(jiān)督檢查橫向聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)一、部門之間的運(yùn)作原理1.相互服務(wù)、相互制約的原則（一線不能求二線）2.各盡其職、各負(fù)其責(zé)3.統(tǒng)一指揮、步調(diào)一致4.不同的職能部門內(nèi)部有各自不同的運(yùn)作和管理方式5、各部門采用不同的績(jī)效考核辦法6、工作流程和工藝流程構(gòu)成了企業(yè)自動(dòng)化的運(yùn)作機(jī)制 垂直指揮系統(tǒng)和橫向聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)的關(guān)系垂直指揮系統(tǒng)和橫向聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)的關(guān)系垂直指揮系統(tǒng)不能隨意改變部門的職能；正常情況下，垂直指揮系統(tǒng)不干預(yù)工作流程和工藝流程。改變流程是企業(yè)立法過(guò)程垂直指揮系統(tǒng)有責(zé)任定期檢查各部門執(zhí)行流程情況，并有統(tǒng)計(jì)、分析、上報(bào)1.上級(jí)

13、部門有責(zé)任修改、廢止不適用的程序、建立新的流程5.下級(jí)部門在執(zhí)行流程中發(fā)生的不正?，F(xiàn)象要及時(shí)投訴6.上級(jí)部門通過(guò)垂直指揮系統(tǒng)接受投訴，并裁決7.在職能部門不能履行職責(zé)時(shí)，上級(jí)有權(quán)干預(yù)其工作，直到各項(xiàng)流程正常運(yùn)作為止8.各種流程、制度構(gòu)成企業(yè)的“法律” 強(qiáng)調(diào)：工作紀(jì)律和工藝紀(jì)律！強(qiáng)調(diào)：工作紀(jì)律和工藝紀(jì)律！規(guī)范的企業(yè)要做到：n企業(yè)有制度，運(yùn)行有規(guī)范；企業(yè)有制度，運(yùn)行有規(guī)范；n工作有流程，指揮有條理；工作有流程，指揮有條理；n人人有職責(zé)，事事有人做；人人有職責(zé)，事事有人做；n問(wèn)題有方案，績(jī)效有考核。問(wèn)題有方案，績(jī)效有考核。檢查反饋系統(tǒng)一、為何要建立檢查反饋系統(tǒng)？1.責(zé)任：接受檢查、反饋信息是責(zé)任；進(jìn)

14、行檢查、搜集信息同樣是責(zé)任。2.變化：內(nèi)外部各種情況在變化，企業(yè)必須迅速、準(zhǔn)確地感知變化（恐龍）3.復(fù)雜性：檢查反饋系統(tǒng)是企業(yè)的神經(jīng)，機(jī)構(gòu)復(fù)雜的企業(yè)如無(wú)神經(jīng)，將癱瘓。4.糾錯(cuò)：企業(yè)通過(guò)檢查反饋可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤5.授權(quán)：檢查和反饋可以告訴授權(quán)人，受權(quán)人是否能負(fù)起責(zé)任6.避免失誤：檢查反饋系統(tǒng)可以幫助管理者在釀成大錯(cuò)之前亡羊補(bǔ)牢。 檢查反饋系統(tǒng)要遵循三個(gè)原則檢查反饋系統(tǒng)要遵循三個(gè)原則n控制點(diǎn)的原則n真實(shí)的原則n概率的原則 二、檢查行政檢查 不受級(jí)別限制，任何一個(gè)管理人員對(duì)其所屬下級(jí)中的任何一個(gè)崗位都有檢查權(quán)力，同時(shí)也檢查的義務(wù)和責(zé)任?。](méi)有特別授權(quán)不能檢查別人的所屬下級(jí)） 檢查是責(zé)任，失察是

15、失職！檢查是責(zé)任，失察是失職！ 行政檢查分常規(guī)檢查、目標(biāo)檢查和巡視檢查 巡視檢查：n基層主管工作的大部分時(shí)間應(yīng)該在現(xiàn)場(chǎng)巡視（肯德基）n高層主管也要安排出一定時(shí)間進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)巡視現(xiàn)場(chǎng)巡視是最好的檢查，好處有現(xiàn)場(chǎng)巡視是最好的檢查，好處有通過(guò)巡視可以獲得對(duì)工作現(xiàn)狀的直接了解能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決工作中的問(wèn)題向下屬表示你的存在給下屬表現(xiàn)自己的機(jī)會(huì)在感情上拉近和下屬的關(guān)系 其他檢查還有其他檢查還有n專業(yè)檢查n值班檢查n專職檢查n秘密檢查n社會(huì)檢查三、反饋 反饋是指社會(huì)、客戶、員工對(duì)企業(yè)的形象、服務(wù)、產(chǎn)品、管理和政策產(chǎn)生的反應(yīng)，具體來(lái)源如下：各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：原始數(shù)據(jù)必須真實(shí)各部門上報(bào)的資料建立渠道搜集反映（內(nèi)部、外部）1. （建議箱、意見箱、客戶投訴、評(píng)論等）建議箱、意見箱、客戶投訴、評(píng)論等）n檢查反饋的結(jié)果分析n各部門必須對(duì)信息匯總、分析、上報(bào)n各級(jí)管理人員要會(huì)運(yùn)用各種圖表對(duì)信息各級(jí)管理人員要會(huì)運(yùn)用各種圖表對(duì)信息