第2章 總賬管理

1、 用友用友ERP861版版 教學目的：教學目的：1、了解總賬系統(tǒng)的概念及特點，熟悉總賬系統(tǒng)與、了解總賬系統(tǒng)的概念及特點，熟悉總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)間的關系和數(shù)據(jù)傳遞關系其他子系統(tǒng)間的關系和數(shù)據(jù)傳遞關系2、掌握并理解總賬系統(tǒng)初始化的內(nèi)容、操作方法、掌握并理解總賬系統(tǒng)初始化的內(nèi)容、操作方法及對會計核算的影響及對會計核算的影響3、熟悉總賬系統(tǒng)日常業(yè)務的相關內(nèi)容及具體操作、熟悉總賬系統(tǒng)日常業(yè)務的相關內(nèi)容及具體操作本章重點：本章重點：1、總帳系統(tǒng)初始化：會計科目的增加及修改、指、總帳系統(tǒng)初始化：會計科目的增加及修改、指定會計科目、期初余額的錄入方法。定會計科目、期初余額的錄入方法。2、總賬系統(tǒng)日常業(yè)務的操

2、作；填制憑證、審核憑、總賬系統(tǒng)日常業(yè)務的操作；填制憑證、審核憑證、記賬、銀行對賬、期末結賬。證、記賬、銀行對賬、期末結賬。本章難點：本章難點：1、銀行對賬、銀行對賬2、期末轉(zhuǎn)帳、期末轉(zhuǎn)帳總賬系統(tǒng)功能概述；總賬系統(tǒng)功能概述；總賬系統(tǒng)是整個會計信息系統(tǒng)的核心。通過總賬系統(tǒng)是整個會計信息系統(tǒng)的核心。通過初初始化設置始化設置，把一個通用的賬務處理系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為能，把一個通用的賬務處理系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為能適合本單位會計核算要求的專用賬務處理系統(tǒng)。適合本單位會計核算要求的專用賬務處理系統(tǒng)。它以原始憑證為基礎，通過對憑證的填制和處它以原始憑證為基礎，通過對憑證的填制和處理，完成記賬、結轉(zhuǎn)、銀行對賬、賬簿管理、結理，完成

3、記賬、結轉(zhuǎn)、銀行對賬、賬簿管理、結賬等工作?？傎~系統(tǒng)既可以獨立運行，又可與其賬等工作。總賬系統(tǒng)既可以獨立運行，又可與其他子系統(tǒng)協(xié)同運行，它把各子系統(tǒng)有機地結合在他子系統(tǒng)協(xié)同運行，它把各子系統(tǒng)有機地結合在一起，形成一個完整的會計核算系統(tǒng)，以綜合反一起，形成一個完整的會計核算系統(tǒng)，以綜合反映企業(yè)的整體經(jīng)濟活動。映企業(yè)的整體經(jīng)濟活動。2.1 總賬初始化總賬初始化2.2 日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理 2.3 出納管理出納管理 2.4 期末處理期末處理 日常處理及月末結帳的邏輯操作過程：日常處理及月末結帳的邏輯操作過程：日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理月末結帳處理月末結帳處理制單出納簽字、審核記帳帳簿管理試算并對賬

4、轉(zhuǎn)帳結帳備份會計檔案打印帳表工資管理工資管理2.1 總賬系統(tǒng)初始化總賬系統(tǒng)初始化第第2章章 總賬管理總賬管理【例【例2-12-1】設置總賬系統(tǒng)的啟用參數(shù)設置總賬系統(tǒng)的啟用參數(shù) 2.1.1 定義總賬系統(tǒng)啟用參數(shù)定義總賬系統(tǒng)啟用參數(shù) 工資管理工資管理第第2章章 總賬管理總賬管理2.1.2 錄入期初余額錄入期初余額 1.錄入基本科目余額錄入基本科目余額 【例【例2-22-2】錄入基本科目余額 工資管理工資管理【知識要點】【知識要點】 錄入期初余額時應注意：錄入期初余額時應注意：1.如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。2.非末級會計科目余額

5、不用錄入，系統(tǒng)將根據(jù)其下級明細科目自動匯總計算填入。3.出現(xiàn)紅字余額用負號輸入。2.修改余額時，直接輸入正確數(shù)據(jù)即可。5.憑證記賬后期初余額變?yōu)闉g覽只讀狀態(tài)，不能再修改。 第第2章章 總賬管理總賬管理工資管理工資管理第第2章章 總賬管理總賬管理2.1.2 錄入期初余額錄入期初余額 2. 錄入個人往來科目余額錄入個人往來科目余額【例【例2-32-3】錄入個人往來科目余額 工資管理工資管理【知識要點】【知識要點】 錄入個人往來期初余額時應注意：錄入個人往來期初余額時應注意：1.只要求錄入最末級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)由系統(tǒng)自動計算。2.借貸方累計發(fā)生額直接錄入，期初余額在

6、輔助項中錄入。3.如果某科目涉及部門輔助核算，則必須按輔助項錄入期初余額。具體操作步驟參照個人往來科目期初余額的錄入。 第第2章章 總賬管理總賬管理工資管理工資管理第第2章章 總賬管理總賬管理2.1.2 錄入期初余額錄入期初余額 3. 錄入單位往來科目余額錄入單位往來科目余額 【例【例2-42-4】錄入單位往來科目余額 工資管理工資管理第第2章章 總賬管理總賬管理2.1.2 錄入期初余額錄入期初余額 4. 調(diào)整余額方向調(diào)整余額方向 【例【例2-52-5】調(diào)整余額方向。 工資管理工資管理【知識要點】【知識要點】 調(diào)整余額方向時應注意：調(diào)整余額方向時應注意：1.總賬科目與其下級明細科目的余額方向必

7、須一致。2.余額的方向應以科目屬性或類型為準，不以當前余額方向為準。 第第2章章 總賬管理總賬管理工資管理工資管理第第2章章 總賬管理總賬管理2.1.2 錄入期初余額錄入期初余額 5. 試算平衡試算平衡【例【例2-62-6】對期初余額進行試算平衡。 工資管理工資管理【知識要點】【知識要點】 試算平衡時應注意：試算平衡時應注意：1.期初余額試算不平衡，可以填制憑證但不能記賬。2.已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結轉(zhuǎn)上年余額”的功能。3.此時已將已經(jīng)完成系統(tǒng)初始化的賬套進行了備份，教師和學生均可以引入光盤中的賬套進行下一步內(nèi)容的學習和演練。 第第2章章 總賬管理總賬管理工資管理

8、工資管理2.2 日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理第第2章章 總賬管理總賬管理2.2.1 填制憑證填制憑證 1. 增加憑證增加憑證 【例【例2-72-7】 【例【例2-8】增加記賬憑證 工資管理工資管理【知識要點】【知識要點】 增加記賬憑證時應注意：增加記賬憑證時應注意：1.憑證類別為初始設置時已定義的憑證類別代碼或名稱。2.采用自動編號時，計算機自動按月按類別連續(xù)進行編號。3.采用序時控制時，憑證日期應大于或等于啟用日期，但不能超過計算機系統(tǒng)日期。2. 在“附單據(jù)數(shù)”處可以按Enter鍵通過，也可以輸入單據(jù)數(shù)量。5.憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號均不能修改。 第第2章章 總賬管理總賬管理工資管理工

9、資管理【知識要點】【知識要點】 增加記賬憑證時應注意：增加記賬憑證時應注意：6.金額不能為0，負數(shù)以紅色表示。負數(shù)的輸入方法是輸入金額后，直接按鍵盤上的“-”鍵，數(shù)字會變成紅色。7.最后一筆分錄的金額不需要手工輸入，按“=”鍵。8.系統(tǒng)規(guī)定每張憑證可以有5筆分錄，當某號憑證超過5筆分錄時，系統(tǒng)會自動在憑證號碼上標上幾分之一。如收-0006號0002/0003表示： 第第2章章 總賬管理總賬管理工資管理工資管理2.2 日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理第第2章章 總賬管理總賬管理2.2.1 填制憑證填制憑證 2. 修改憑證修改憑證 【例【例2-92-9】修改記賬憑證（注意P72） 工資管理工資管理2.2

10、日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理第第2章章 總賬管理總賬管理2.2.1 填制憑證填制憑證 3. 作廢及刪除憑證作廢及刪除憑證 【例【例2-102-10】作廢及刪除憑證 工資管理工資管理【知識要點】【知識要點】 刪除記賬憑證時應注意：刪除記賬憑證時應注意：1.作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及編號，只顯示“作廢”字樣。2.作廢憑證不能修改，不能審核。3.在記賬時，已作廢的憑證將參與記賬，否則月末無法結賬，但系統(tǒng)不對作廢憑證進行數(shù)據(jù)處理，即相當于一張空憑證。2.賬簿查詢時，找不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。5.若當前憑證已作廢，可單擊“制單”菜單中的“作廢/恢復”選項，取消作廢標志，并將當前憑證恢復為有效憑證。6.如果不想保留

11、作廢憑證時，可以通過“整理憑證”功能，將其徹底刪除，并對該作廢憑證之后的未記賬憑證重新編號。第第2章章 總賬管理總賬管理工資管理工資管理2.2 日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理第第2章章 總賬管理總賬管理2.2.1 填制憑證填制憑證 4. 查詢憑證查詢憑證 【例【例2-112-11】 【例【例2-12】查詢憑證 工資管理工資管理【知識要點】【知識要點】 查詢記賬憑證時注意：查詢記賬憑證時注意： 如果憑證尚未記賬，則可以直接在填制憑證功能中查看。1.如果憑證已記賬，則要在查詢憑證功能中查看。第第2章章 總賬管理總賬管理工資管理工資管理2.2 日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理第第2章章 總賬管理總賬管理2.2.2

12、 審核憑證審核憑證 【例【例2-132-13】審核憑證 工資管理工資管理【知識要點】【知識要點】 審核憑證時注意：審核憑證時注意：1.在確認一批憑證無錯誤時可以單擊“審核”菜單中的“成批審核憑證”，完成成批審核的操作。2.作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。3.審核人和制單人不能是同一個人。2.憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才能進行修改或刪除。5.已標錯的憑證不能被審核，需先取消標錯后才能審核。 第第2章章 總賬管理總賬管理工資管理工資管理2.2 日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理第第2章章 總賬管理總賬管理2.2.3 記賬記賬 1.記賬記賬 【例【例2-142-14】 記賬 工資管理

13、工資管理【知識要點】【知識要點】 記賬時注意：記賬時注意：1.記賬范圍可輸入數(shù)字、“”和“，”。2.第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬。3.上月未結賬，本月不能記賬。2.作廢憑證不需審核可直接記賬。5.在記賬過程中，如果發(fā)現(xiàn)某一步設置錯誤，可單擊“上一步”按鈕返回后進行修改。如果不想再繼續(xù)記賬，可單擊“取消”按鈕，取消本次記賬工作。6.在記賬過程中，不得中斷退出。 第第2章章 總賬管理總賬管理工資管理工資管理2.2 日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理第第2章章 總賬管理總賬管理2.2.3 記賬記賬 2. 取消記賬取消記賬 【例【例2-152-15】 取消記賬 工資管理工資管理【知識要點】【知識

14、要點】 取消記賬時注意：取消記賬時注意：1.只有賬套主管才有權限進行恢復到記賬前狀態(tài)的操作。2.對于已結賬的月份，不能恢復記賬前狀態(tài)?？扇∠Y賬。3.如果再按CTRL+H鍵，隱藏恢復記賬前狀態(tài)功能。 第第2章章 總賬管理總賬管理2.3 出納管理出納管理內(nèi)容：內(nèi)容：出納簽字出納簽字查詢?nèi)沼涃~和資金日報表查詢?nèi)沼涃~和資金日報表支票登記支票登記銀行對賬（銀行對賬期初余額錄入、銀行對賬單銀行對賬（銀行對賬期初余額錄入、銀行對賬單的錄入、銀行對賬、余額調(diào)節(jié)表的查詢輸出）的錄入、銀行對賬、余額調(diào)節(jié)表的查詢輸出）長期未達賬的審計長期未達賬的審計工資管理工資管理第第2章章 總賬管理總賬管理2.3.1 出納簽字

15、出納簽字 【例【例2-162-16】出納簽字：三個條件 工資管理工資管理【知識要點】【知識要點】 出納簽字時注意：出納簽字時注意：1.企業(yè)可根據(jù)實際需要在“選項”設置中選擇或取消“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”的設置。2.出納簽字可填補結算方式和票號。3.憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有取消簽字后才可以修改或刪除。審核和出納簽字沒有先后之分。2.取消簽字只能由出納人自己進行。 第第2章章 總賬管理總賬管理支票登記簿支票管理相當于手工做賬時的支票登記簿的功能。支票管理相當于手工做賬時的支票登記簿的功能。為了加強企業(yè)的銀行支票管理，出納人員通常需為了加強企業(yè)的銀行支票管理，出納人員通常需要建立要

16、建立“支票登記簿支票登記簿“，以便詳細登記支票領用，以便詳細登記支票領用人、領用日期、支票用途、是否報銷等情況。人、領用日期、支票用途、是否報銷等情況。只有在總賬系統(tǒng)參數(shù)設置中選擇只有在總賬系統(tǒng)參數(shù)設置中選擇“支票控制支票控制”，并在結算方式設置中將相應的結算方式設置為并在結算方式設置中將相應的結算方式設置為“票據(jù)結算票據(jù)結算”標志，且在標志，且在“會計科目設置會計科目設置”中中已已指定銀行總賬的科目后才能使用支票登記簿。指定銀行總賬的科目后才能使用支票登記簿。支票登記簿的操作流程：支票登記簿的操作流程：1、在基礎設置中對相應的結算方式設置、在基礎設置中對相應的結算方式設置“票據(jù)票據(jù)管理管理”

17、。2、在總賬、在總賬設置設置選項中啟用支票控制選項中啟用支票控制3、購入支票后，由出納在支票登記簿中手工登、購入支票后，由出納在支票登記簿中手工登記支票號記支票號4、錄入憑證時，可以對原來在支票登記中已經(jīng)、錄入憑證時，可以對原來在支票登記中已經(jīng)存在的支票進行即時報銷。存在的支票進行即時報銷。工資管理工資管理2.3 出納管理出納管理第第2章章 總賬管理總賬管理2.3.2 銀行對賬銀行對賬銀行對賬一般通過以下幾個步驟完成：輸入銀行對賬期初銀行對賬一般通過以下幾個步驟完成：輸入銀行對賬期初數(shù)據(jù)、輸入銀行對賬單、銀行對賬、編制余額調(diào)節(jié)表和核數(shù)據(jù)、輸入銀行對賬單、銀行對賬、編制余額調(diào)節(jié)表和核銷已達賬。銷

18、已達賬?！纠纠?-172-17】1、錄入銀行對賬期初數(shù)據(jù) 工資管理工資管理【知識要點】【知識要點】 錄入銀行對賬期初時應注意：錄入銀行對賬期初時應注意： 在錄入完單位日記賬、銀行對賬單期初未達賬項后，請不要隨意調(diào)整啟用日期，尤其是向前調(diào)，這樣可能會造成啟用日期后的期初數(shù)不能再參與對賬。 第第2章章 總賬管理總賬管理工資管理工資管理2.3 出納管理出納管理第第2章章 總賬管理總賬管理2.3.2 銀行對賬銀行對賬2.錄入銀行對賬單錄入銀行對賬單 【例【例2-182-18】錄入銀行對賬單 工資管理工資管理【知識要點】【知識要點】 錄入銀行對賬單時應注意：錄入銀行對賬單時應注意：1.輸入每筆經(jīng)濟業(yè)務

19、的金額后，單擊Enter鍵后，系統(tǒng)自動計算出該日的銀行存款余額。2.若企業(yè)在多家銀行開戶，對賬單應與其對應賬號所對應的銀行存款下的末級科目一致。 第第2章章 總賬管理總賬管理工資管理工資管理2.3 出納管理出納管理第第2章章 總賬管理總賬管理2.3.2 銀行對賬銀行對賬v系統(tǒng)提供兩種對賬方式：自動對賬和手工對賬。自動對賬是計算機根據(jù)用戶設定的對賬條件自動進行核對、勾銷。對賬條件一般是指“結算方式相同結算號相同方向金額相同”。3 3、自動對賬【例、自動對賬【例2-192-19】工資管理工資管理【知識要點】【知識要點】 銀行對賬時應注意：銀行對賬時應注意：1.對賬條件中的方向、金額相同是必選條件。

20、2.對賬截止日期可輸可不輸。3.對于已達賬項，系統(tǒng)自動在銀行存款日記賬和銀行對賬單雙方的“兩清”欄打上圓圈標志，其所在行背景色變?yōu)榫G色。第第2章章 總賬管理總賬管理工資管理工資管理2.3 出納管理出納管理第第2章章 總賬管理總賬管理4、手工對賬系統(tǒng)提供兩種取消對賬標志的方法：系統(tǒng)提供兩種取消對賬標志的方法：1、自動取消對賬及手工取消對賬。、自動取消對賬及手工取消對賬。2、自動取消對賬：在銀行對賬界面，單擊上方取、自動取消對賬：在銀行對賬界面，單擊上方取消按鈕，選擇要進行反對賬的期間，系統(tǒng)將自動消按鈕，選擇要進行反對賬的期間，系統(tǒng)將自動對此期間已兩清的銀行賬取消兩清標志；對此期間已兩清的銀行賬取

21、消兩清標志；3、手工取消對賬：在銀行對賬界面，雙擊要取消對、手工取消對賬：在銀行對賬界面，雙擊要取消對賬標志業(yè)務的賬標志業(yè)務的“兩清兩清”欄即可。欄即可。工資管理工資管理2.3 出納管理出納管理第第2章章 總賬管理總賬管理2.3.2 銀行對賬銀行對賬5. 編制余額調(diào)節(jié)表編制余額調(diào)節(jié)表 【例【例2-202-20】編制余額調(diào)節(jié)表：編制余額調(diào)節(jié)表：用戶在對銀行賬進行兩清勾對用戶在對銀行賬進行兩清勾對后，便可調(diào)用此功能查詢打印銀行存款余額調(diào)節(jié)后，便可調(diào)用此功能查詢打印銀行存款余額調(diào)節(jié)表，以檢查對賬是否正確。進入此項操作，屏幕表，以檢查對賬是否正確。進入此項操作，屏幕顯示所有銀行科目的賬面余額及調(diào)整余額

22、。顯示所有銀行科目的賬面余額及調(diào)整余額。 工資管理工資管理2.3 出納管理出納管理第第2章章 總賬管理總賬管理2.3.2 銀行對賬銀行對賬6. 核銷已達賬核銷已達賬 【例【例2-212-21】核銷已達賬： 正確對賬后，已達賬項數(shù)據(jù)已無保留價值，因此，正確對賬后，已達賬項數(shù)據(jù)已無保留價值，因此，通過查詢余額調(diào)節(jié)表及對賬勾對情況，確信對賬通過查詢余額調(diào)節(jié)表及對賬勾對情況，確信對賬準確，便可以通過核銷已達賬功能核銷用于對賬準確，便可以通過核銷已達賬功能核銷用于對賬的銀行日記賬和銀行對賬單的已達賬項。的銀行日記賬和銀行對賬單的已達賬項。核銷后的單位日記賬及銀行對賬單的數(shù)據(jù)，將不核銷后的單位日記賬及銀行

23、對賬單的數(shù)據(jù)，將不再參與以后銀行存款的查詢勾對。核銷后已達賬再參與以后銀行存款的查詢勾對。核銷后已達賬項消失，不能被恢復。項消失，不能被恢復。核銷銀行賬不影響銀行日核銷銀行賬不影響銀行日記賬的查詢和打印。記賬的查詢和打印。2. 4 期末業(yè)務處理期末業(yè)務處理期末業(yè)務是指在每個會計期間結算后，都要完成期末業(yè)務是指在每個會計期間結算后，都要完成的一些特定的會計工作，主要包括：的一些特定的會計工作，主要包括：2. 4 期末業(yè)務處理期末業(yè)務處理期末業(yè)務是指在每個會計期間結算后，都要完成的期末業(yè)務是指在每個會計期間結算后，都要完成的一些特定的會計工作，主要包括：一些特定的會計工作，主要包括：期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務（

24、包括自定義轉(zhuǎn)賬憑證和轉(zhuǎn)賬憑證生期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務（包括自定義轉(zhuǎn)賬憑證和轉(zhuǎn)賬憑證生成）成）試算平衡試算平衡對賬和結賬對賬和結賬2.4.1 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務1、期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務的特點、期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務的特點1）期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務大多都在各個會計期的期末進）期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務大多都在各個會計期的期末進行，屬于企業(yè)的固定業(yè)務。行，屬于企業(yè)的固定業(yè)務。2 ）期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務是會計部門自己填制的憑證，）期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務是會計部門自己填制的憑證，不同于日常核算，不同于日常核算，不必附有反映該業(yè)務的原始憑不必附有反映該業(yè)務的原始憑證，且憑證的摘要證，且憑證的摘要、借貸方科目固定不變，金額的來源或計算方法、借貸方科目固定不變，金額的來源

25、或計算方法也基本不變。也基本不變。2.4.1 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務3 ）期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務的數(shù)據(jù)大多來源于賬簿，因而）期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務的數(shù)據(jù)大多來源于賬簿，因而要求在處理期末業(yè)務前必須先將其他具體業(yè)務登要求在處理期末業(yè)務前必須先將其他具體業(yè)務登記入賬。記入賬。4 ）有些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務必須依據(jù)另一些期末轉(zhuǎn)賬）有些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務必須依據(jù)另一些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，因而要求期末轉(zhuǎn)賬根據(jù)業(yè)務的業(yè)務產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，因而要求期末轉(zhuǎn)賬根據(jù)業(yè)務的特點分批按步驟進行處理。特點分批按步驟進行處理。2.4.1 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務2、 定義轉(zhuǎn)賬憑證定義轉(zhuǎn)賬憑證定義轉(zhuǎn)賬憑證就是指設置自動轉(zhuǎn)賬分錄。定義完定義轉(zhuǎn)賬憑證就是指設置

26、自動轉(zhuǎn)賬分錄。定義完轉(zhuǎn)賬分錄后，在以后各月只需調(diào)用轉(zhuǎn)賬分錄后，在以后各月只需調(diào)用“轉(zhuǎn)賬生成轉(zhuǎn)賬生成”功能，即可快速生成轉(zhuǎn)賬憑證。功能，即可快速生成轉(zhuǎn)賬憑證。第一次使用總賬系統(tǒng)時，應先進行第一次使用總賬系統(tǒng)時，應先進行“轉(zhuǎn)賬定義轉(zhuǎn)賬定義”。設置自動轉(zhuǎn)賬分錄就是將憑證的摘要、會計科目、設置自動轉(zhuǎn)賬分錄就是將憑證的摘要、會計科目、借貸方向以及金額計算方法存入計算機中的過程。借貸方向以及金額計算方法存入計算機中的過程。如何設置金額的計算公式是自動轉(zhuǎn)賬定義的關鍵如何設置金額的計算公式是自動轉(zhuǎn)賬定義的關鍵。2.4.1 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務定義轉(zhuǎn)賬憑證的內(nèi)容定義轉(zhuǎn)賬憑證的內(nèi)容1) 1)設置自定義轉(zhuǎn)賬設置

27、自定義轉(zhuǎn)賬2)2)設置對應結轉(zhuǎn)設置對應結轉(zhuǎn)3)3)設置銷售成本結轉(zhuǎn)設置銷售成本結轉(zhuǎn)4)4)設置匯兌損益結轉(zhuǎn)設置匯兌損益結轉(zhuǎn)5)5)設置期間損益結轉(zhuǎn)設置期間損益結轉(zhuǎn)工資管理工資管理2.4.1 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務【例【例2-222-22】定義自定義轉(zhuǎn)賬憑證：例：按利潤總額的定義自定義轉(zhuǎn)賬憑證：例：按利潤總額的25%25%計算計算應交所得稅應交所得稅 1）自定義轉(zhuǎn)賬設置v為了實現(xiàn)各個企業(yè)不同時期期末會計業(yè)務處理的通用性，用戶可自行定義自動轉(zhuǎn)賬憑證以完成每個會計期末的固定會計業(yè)務的自動轉(zhuǎn)賬。自定義轉(zhuǎn)賬憑證功能可以完成對各種費用的分配、分攤、計提、稅金的計算等。2.4.1 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務

28、如何導入公式如何導入公式 在錄入公式處按在錄入公式處按F2鍵或單擊鍵或單擊 ，屏幕顯示公式向?qū)б?。，屏幕顯示公式向?qū)б?。選擇所需的公式名稱，按下一步，屏幕顯示公式向選擇所需的公式名稱，按下一步，屏幕顯示公式向?qū)Ф?。導二。如果選擇的是賬務取數(shù)函數(shù)（即如果選擇的是賬務取數(shù)函數(shù)（即QM( )、QC( )、JE( )、FS( )、LFS( )及及JG( )函數(shù)）則屏幕顯示取數(shù)來源錄入框。函數(shù)）則屏幕顯示取數(shù)來源錄入框。輸入取數(shù)的科目、期間，并根據(jù)科目屬性決定輸入部門、輸入取數(shù)的科目、期間，并根據(jù)科目屬性決定輸入部門、項目、個人、客戶、供應商等信息。項目、個人、客戶、供應商等信息。如果選擇的是通用轉(zhuǎn)賬公

29、式（即如果選擇的是通用轉(zhuǎn)賬公式（即TY( )函數(shù)），則屏幕函數(shù)），則屏幕顯示數(shù)據(jù)庫名、表名等錄入框。輸入顯示數(shù)據(jù)庫名、表名等錄入框。輸入SQL數(shù)據(jù)庫文件名、數(shù)據(jù)庫文件名、SQL表名、取數(shù)表達式及取數(shù)條件。表名、取數(shù)表達式及取數(shù)條件。如果您選擇如果您選擇UFO報表取數(shù)，則輸入報表文件名、表頁、報表取數(shù)，則輸入報表文件名、表頁、行號及列號。行號及列號。2.4.1 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務賬務取數(shù)函數(shù)基本格式賬務取數(shù)函數(shù)基本格式 賬務取數(shù)函數(shù)格式：函數(shù)名賬務取數(shù)函數(shù)格式：函數(shù)名(科目編碼，會計期間，方向，科目編碼，會計期間，方向，輔助項輔助項1，輔助項，輔助項2)期間、方向由函數(shù)確定，若按年取數(shù)，則

30、期間為期間、方向由函數(shù)確定，若按年取數(shù)，則期間為年年，若按月取數(shù)，則期間為若按月取數(shù)，則期間為月月；若取借方發(fā)生或累計發(fā)生，；若取借方發(fā)生或累計發(fā)生，則方向為則方向為借借，若取貸方發(fā)生或累計發(fā)生，則方向為，若取貸方發(fā)生或累計發(fā)生，則方向為貸貸。例如：例如：QM(10101，月，月)的執(zhí)行結果為取的執(zhí)行結果為取10101科目結轉(zhuǎn)月科目結轉(zhuǎn)月份的期末余額，份的期末余額，QM(52101，月，銷售部，月，銷售部)的執(zhí)行結果為取的執(zhí)行結果為取52101科目銷售部的期末余額，結轉(zhuǎn)月份可在生成轉(zhuǎn)賬憑科目銷售部的期末余額，結轉(zhuǎn)月份可在生成轉(zhuǎn)賬憑證時選擇。證時選擇。 工資管理工資管理 2) 對應結轉(zhuǎn)設置對應結

31、轉(zhuǎn)設置(1）一對一結轉(zhuǎn)）一對一結轉(zhuǎn)對應結轉(zhuǎn)可以進行兩個科目一對一結轉(zhuǎn)。對應結轉(zhuǎn)可以進行兩個科目一對一結轉(zhuǎn)。(2）一對多結轉(zhuǎn)）一對多結轉(zhuǎn)如將制造費用期末余額自動分攤至基本生產(chǎn)成本和輔助生如將制造費用期末余額自動分攤至基本生產(chǎn)成本和輔助生產(chǎn)成本及輔助核算部門。產(chǎn)成本及輔助核算部門。注意：結轉(zhuǎn)系數(shù)未輸入默認為注意：結轉(zhuǎn)系數(shù)未輸入默認為1.如同一憑證轉(zhuǎn)入科目多個，如同一憑證轉(zhuǎn)入科目多個，結轉(zhuǎn)系統(tǒng)之和為結轉(zhuǎn)系統(tǒng)之和為1，則最后一筆結轉(zhuǎn)金額為轉(zhuǎn)出科目余額減，則最后一筆結轉(zhuǎn)金額為轉(zhuǎn)出科目余額減去當前憑證已轉(zhuǎn)出的余額。去當前憑證已轉(zhuǎn)出的余額。本功能只結轉(zhuǎn)期末余額。如果要結轉(zhuǎn)發(fā)生額，請到自定義本功能只結轉(zhuǎn)期末余

32、額。如果要結轉(zhuǎn)發(fā)生額，請到自定義結轉(zhuǎn)中設置結轉(zhuǎn)中設置 工資管理工資管理 3.) 期間損益結轉(zhuǎn)設置期間損益結轉(zhuǎn)設置 期間損益結轉(zhuǎn)設置：前提條件是所有損益類科目必須已記賬。 2.4.1 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務工資管理工資管理2.4.1 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務3、生成轉(zhuǎn)賬憑證、生成轉(zhuǎn)賬憑證 【例【例2-252-25，2626】生成自動轉(zhuǎn)賬憑證 工資管理工資管理【知識要點】【知識要點】 生成轉(zhuǎn)賬憑證時應注意：生成轉(zhuǎn)賬憑證時應注意：1.轉(zhuǎn)賬生成之前，提示轉(zhuǎn)賬月份為當前會計月份。2.進行轉(zhuǎn)賬生成之前，請將相關經(jīng)濟業(yè)務的記賬憑證登記入賬。3.轉(zhuǎn)賬憑證每月只生成一次。2.生成的轉(zhuǎn)賬憑證，仍需審核、才能記賬

33、。5.在生成憑證時必須提示業(yè)務發(fā)生的先后次序，否則計算金額時就會發(fā)生差錯。2.4.1 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務使用自動轉(zhuǎn)賬憑證的定義與生成時應注意以下幾個問題：使用自動轉(zhuǎn)賬憑證的定義與生成時應注意以下幾個問題：（1）自動轉(zhuǎn)賬憑證必須事先進行設置）自動轉(zhuǎn)賬憑證必須事先進行設置（2）自動轉(zhuǎn)賬憑證中各科目的數(shù)據(jù)都是從賬簿中提取、經(jīng)）自動轉(zhuǎn)賬憑證中各科目的數(shù)據(jù)都是從賬簿中提取、經(jīng)處理后生成的。為保證數(shù)據(jù)的完整和準確，在調(diào)用自動轉(zhuǎn)賬處理后生成的。為保證數(shù)據(jù)的完整和準確，在調(diào)用自動轉(zhuǎn)賬憑證生成轉(zhuǎn)賬憑證前必須將本月發(fā)生的各種具體業(yè)務登記入憑證生成轉(zhuǎn)賬憑證前必須將本月發(fā)生的各種具體業(yè)務登記入賬。賬。（3）轉(zhuǎn)賬

34、生成后的憑證即為一張普通憑證，也必須經(jīng)過審）轉(zhuǎn)賬生成后的憑證即為一張普通憑證，也必須經(jīng)過審核、記賬處理，才能形成完整的賬簿信息。如果發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)賬憑核、記賬處理，才能形成完整的賬簿信息。如果發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)賬憑證生成后的憑證有誤，應修改自動轉(zhuǎn)賬憑證定義，而不僅僅證生成后的憑證有誤，應修改自動轉(zhuǎn)賬憑證定義，而不僅僅是修改生成憑證本身，否則以后生成的憑證仍然有誤。是修改生成憑證本身，否則以后生成的憑證仍然有誤。（4）期末的攤、提、轉(zhuǎn)業(yè)務具有嚴格的處理順）期末的攤、提、轉(zhuǎn)業(yè)務具有嚴格的處理順序，結轉(zhuǎn)順序如發(fā)生錯誤，即使所有的自動轉(zhuǎn)賬序，結轉(zhuǎn)順序如發(fā)生錯誤，即使所有的自動轉(zhuǎn)賬憑證都設置正確，轉(zhuǎn)賬憑證中的數(shù)據(jù)也可能是錯

35、憑證都設置正確，轉(zhuǎn)賬憑證中的數(shù)據(jù)也可能是錯誤的。為避免結轉(zhuǎn)順序發(fā)生錯誤，自動轉(zhuǎn)賬憑證誤的。為避免結轉(zhuǎn)順序發(fā)生錯誤，自動轉(zhuǎn)賬憑證中提供了轉(zhuǎn)賬序號，進行期末的攤、提、轉(zhuǎn)業(yè)務中提供了轉(zhuǎn)賬序號，進行期末的攤、提、轉(zhuǎn)業(yè)務時，通過指定的轉(zhuǎn)賬順序號就可以分期、分批完時，通過指定的轉(zhuǎn)賬順序號就可以分期、分批完成轉(zhuǎn)賬和記賬工作。成轉(zhuǎn)賬和記賬工作。工資管理工資管理第第2章章 總賬管理總賬管理2.4.2月末結賬月末結賬 1. 對賬對賬 【例【例2-272-27】對賬。 工資管理工資管理第第2章章 總賬管理總賬管理2.4.2 月末結賬月末結賬 2. 結賬結賬 【例【例2-282-28】結賬。 工資管理工資管理【知識要點】【知識要點】 結賬時應注意：結賬時應注意：1.結賬只能由有結賬權限的人進行。2.本月還有未記賬憑證時，不能結賬。3.結賬必須按月連續(xù)進行，上月未結賬，本月也不能結賬，但可以填制、審核憑證。2.若總賬與明細賬對賬不符，不能結賬。5.如果與其他聯(lián)合使用，其他子系統(tǒng)未全部結賬，本系統(tǒng)不能結賬。第第2章章 總賬管理總賬管理工資管理工資管理【知識要點】【知識要點】 結賬時應注意：結賬時應注意：6.已結賬月份不能再填制憑