時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌

1、2015年年9月月22日日 “借來的火，點(diǎn)不亮自己的心靈借來的火，點(diǎn)不亮自己的心靈” 佛教禪語佛教禪語 課前分享課前分享：課程受眾課程受眾課程來源課程來源德魯克其人德魯克其人管理概念管理概念 2022-5-254 彼得彼得.德魯克說：德魯克說：“管理就是跟人有關(guān)的活動(dòng)。管理就是跟人有關(guān)的活動(dòng)?！惫芾碚呤悄転楦纳茩C(jī)構(gòu)的運(yùn)作能力和獲得管理者是能為改善機(jī)構(gòu)的運(yùn)作能力和獲得成果作出自己的貢獻(xiàn)成果作出自己的貢獻(xiàn)”的人。的人。管理者著眼于貢獻(xiàn)。管理者著眼于貢獻(xiàn)。管理是指同管理是指同別人別人一起，或通過一起，或通過別人別人使工使工作完成得作完成得既有效率又有效果既有效率又有效果的的過程過程。斯蒂芬斯蒂芬 羅

2、賓斯羅賓斯2022-5-2581.認(rèn)識(shí)時(shí)間認(rèn)識(shí)時(shí)間2.記錄時(shí)間記錄時(shí)間3.診斷時(shí)間診斷時(shí)間4.管理時(shí)間管理時(shí)間時(shí)間對(duì)于我們，究竟意味著什么？時(shí)間對(duì)于我們，究竟意味著什么？2022-5-2511每隔一段時(shí)間每隔一段時(shí)間,做時(shí)間記錄表做時(shí)間記錄表為什么？為什么？ 2022-5-2512起始時(shí)間結(jié)束時(shí)間活動(dòng)內(nèi)容活動(dòng)用時(shí)重要程度評(píng)價(jià)2022-5-25133.3.診斷時(shí)間診斷時(shí)間 根本不必做的根本不必做的-取消取消 可由別人代做的可由別人代做的-授權(quán)授權(quán) 浪費(fèi)別人的時(shí)間浪費(fèi)別人的時(shí)間-自律自律 管理不好的活動(dòng)管理不好的活動(dòng)-改變改變 機(jī)制機(jī)制 制度制度 流程流程 人員人員 2022-5-2514敢于和善

3、于說不敢于和善于說不 確定優(yōu)先順序確定優(yōu)先順序集中整塊時(shí)間，集中整塊時(shí)間，能預(yù)料突發(fā)事件能預(yù)料突發(fā)事件 清理桌面清理桌面電腦文件夾整理電腦文件夾整理電話技巧電話技巧郵件管理郵件管理案例：清理桌面案例：清理桌面 根據(jù)情況建立根據(jù)情況建立3到到5個(gè)檔案個(gè)檔案 根據(jù)根據(jù)4D原則整理所有文件原則整理所有文件 把把“立即做立即做”的工作一件一件處理完的工作一件一件處理完 給待處理事件定下時(shí)間并相應(yīng)存放文件給待處理事件定下時(shí)間并相應(yīng)存放文件 使用活頁文件使用活頁文件 每日清理桌面每日清理桌面4D 工作法工作法 D 現(xiàn)在做現(xiàn)在做 D 讓別人去做讓別人去做 D 不做不做 D 以后做以后做 問題：什么是個(gè)人風(fēng)格

4、？風(fēng)格首先是一種本能、直覺。 Bill Blass l地點(diǎn)：地點(diǎn)：一個(gè)非常擁擠的電梯中一個(gè)非常擁擠的電梯中l(wèi)場景：場景：一個(gè)人在等電梯一個(gè)人在等電梯，在經(jīng)過了很長等待之后，電在經(jīng)過了很長等待之后，電梯門終于打開了。但是電梯里面已經(jīng)站滿了人。梯門終于打開了。但是電梯里面已經(jīng)站滿了人。 不同性格的人會(huì)怎么做？互動(dòng) 完全不在意電梯里的人群，堅(jiān)定的走進(jìn)電梯，并且堅(jiān)信電梯里還有足夠的空間容納自己。 高興的看著電梯里的人，微笑著走進(jìn)電梯，說了一句：“這不是很舒服么！” 吃了一驚之后，收回了已經(jīng)邁出的腳，溫柔的說：“請(qǐng)先走吧 ，我等下一次。” 數(shù)數(shù)電梯里的人數(shù)，然后在走進(jìn)電梯前，查看一下電梯的限載人數(shù)。行為

5、特質(zhì)行為特質(zhì)-情境模擬情境模擬1.計(jì)劃為什么是管理技能的計(jì)劃為什么是管理技能的第一大要素？為什么計(jì)劃第一大要素？為什么計(jì)劃如此重要？如此重要？ 2.計(jì)劃與士氣有什么關(guān)系？計(jì)劃與士氣有什么關(guān)系？ 1.明確目標(biāo)明確目標(biāo)2.安排和協(xié)調(diào)人力資源安排和協(xié)調(diào)人力資源3.更充分地利用資源更充分地利用資源4.增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的工作效能增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的工作效能5.加強(qiáng)對(duì)任務(wù)的控制加強(qiáng)對(duì)任務(wù)的控制如果沒有目標(biāo)，我們的計(jì)劃就會(huì)失敗。如果沒有目標(biāo)，我們的計(jì)劃就會(huì)失敗。如果一個(gè)人不知道他尋找的是哪一個(gè)港如果一個(gè)人不知道他尋找的是哪一個(gè)港灣，那么就無所謂正確的風(fēng)向。灣，那么就無所謂正確的風(fēng)向。 盧修斯盧修斯塞涅卡塞涅卡1. 計(jì)劃過于計(jì)

6、劃過于復(fù)雜復(fù)雜2. 計(jì)劃缺乏計(jì)劃缺乏靈活性靈活性3. 制訂計(jì)劃浪費(fèi)制訂計(jì)劃浪費(fèi)時(shí)間和精力時(shí)間和精力作為主管，以你目前手頭的工作，或即作為主管，以你目前手頭的工作，或即將進(jìn)行的工作為例，制定一個(gè)工作計(jì)劃。將進(jìn)行的工作為例，制定一個(gè)工作計(jì)劃。制定計(jì)劃的過程中，你需要考慮哪些具制定計(jì)劃的過程中，你需要考慮哪些具體因素？體因素？目標(biāo)目標(biāo) 要達(dá)到什么樣的預(yù)期結(jié)果？要達(dá)到什么樣的預(yù)期結(jié)果？目標(biāo)目標(biāo)=愿望？目標(biāo)愿望？目標(biāo)=想法？想法？ 制定目標(biāo)的制定目標(biāo)的SMART原則原則將目標(biāo)寫在書面文件上將目標(biāo)寫在書面文件上時(shí)限時(shí)限 穩(wěn)定性穩(wěn)定性可行性可行性步驟步驟 Specific 具體的具體的Measurable

7、可以評(píng)估的可以評(píng)估的Achievable 可以實(shí)現(xiàn)的可以實(shí)現(xiàn)的Reasonable 合情合理的合情合理的Time-based 有時(shí)間期限的有時(shí)間期限的Specific 具體的具體的l要用具體的語言清楚地說明要達(dá)成的行為標(biāo)準(zhǔn)。要用具體的語言清楚地說明要達(dá)成的行為標(biāo)準(zhǔn)。 Measurable 可以評(píng)估的可以評(píng)估的l目標(biāo)是過程預(yù)測(cè)的一部分，它應(yīng)該能夠非常明確目標(biāo)是過程預(yù)測(cè)的一部分，它應(yīng)該能夠非常明確地顯示目標(biāo)是否達(dá)到，而不是模糊的?？珊饬康牡仫@示目標(biāo)是否達(dá)到，而不是模糊的?？珊饬康哪繕?biāo)并不等于必須將目標(biāo)量化，而是應(yīng)有一定的目標(biāo)并不等于必須將目標(biāo)量化，而是應(yīng)有一定的判定標(biāo)準(zhǔn)。判定標(biāo)準(zhǔn)。 Achieva

8、ble 可以實(shí)現(xiàn)的可以實(shí)現(xiàn)的l指績效指標(biāo)在付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn)，指績效指標(biāo)在付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn)，避免設(shè)立過高或過低的目標(biāo)。避免設(shè)立過高或過低的目標(biāo)。 Reasonable 合情合理的合情合理的l在現(xiàn)實(shí)條件下是否可行、可操作，與組織目在現(xiàn)實(shí)條件下是否可行、可操作，與組織目標(biāo)一致標(biāo)一致Time-based 有時(shí)間期限的有時(shí)間期限的把目標(biāo)寫下來，是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的第一步把目標(biāo)寫下來，是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的第一步 前克萊斯勒總裁亞科卡前克萊斯勒總裁亞科卡優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)：l明確而穩(wěn)定明確而穩(wěn)定l有利于傳播有利于傳播l建立承諾建立承諾每年給上司寫兩封信：每年給上司寫兩封信：l下屬認(rèn)為上司和自己的工作目標(biāo)分別是什么？

9、下屬認(rèn)為上司和自己的工作目標(biāo)分別是什么？l自己應(yīng)該達(dá)到那些績效？需要做哪些事情才自己應(yīng)該達(dá)到那些績效？需要做哪些事情才能達(dá)到我的目標(biāo)？能達(dá)到我的目標(biāo)？l工作中的主要障礙是什么？工作中的主要障礙是什么？l上司和組織做哪些事會(huì)對(duì)我形成助力？哪些上司和組織做哪些事會(huì)對(duì)我形成助力？哪些又會(huì)形成阻力？又會(huì)形成阻力？ 時(shí)間時(shí)間 何時(shí)開始？何時(shí)完成？何時(shí)開始？何時(shí)完成？ 制定完成任務(wù)的最后期限制定完成任務(wù)的最后期限 完成任務(wù)的時(shí)間進(jìn)度安排完成任務(wù)的時(shí)間進(jìn)度安排 分期分批任務(wù)的具體要求分期分批任務(wù)的具體要求地點(diǎn)地點(diǎn)在哪里工作？（選擇）在哪里工作？（選擇）工作的設(shè)施與環(huán)境工作的設(shè)施與環(huán)境 工作的地理范圍工作的地

10、理范圍人選人選誰是完成任務(wù)的最佳人選？誰是完成任務(wù)的最佳人選？人事決策的風(fēng)險(xiǎn)最大人事決策的風(fēng)險(xiǎn)最大 選人的標(biāo)準(zhǔn)選人的標(biāo)準(zhǔn)用人所長的原則用人所長的原則程序程序怎樣完成任務(wù)？怎樣完成任務(wù)？完成任務(wù)的步驟完成任務(wù)的步驟 應(yīng)對(duì)困難和不確定性應(yīng)對(duì)困難和不確定性“多算勝少算不勝多算勝少算不勝”標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)怎樣衡量結(jié)果？怎樣衡量結(jié)果？標(biāo)準(zhǔn)是衡量工作的依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是衡量工作的依據(jù) 定性的標(biāo)準(zhǔn)定性的標(biāo)準(zhǔn) 定量的標(biāo)準(zhǔn)定量的標(biāo)準(zhǔn)提高質(zhì)量提高質(zhì)量10%15%減少投訴減少投訴20%20%加強(qiáng)服務(wù)加強(qiáng)服務(wù)10%8%減少缺勤減少缺勤5%8%開發(fā)開發(fā)A程序程序完成完成未完成未完成招聘銷售經(jīng)理招聘銷售經(jīng)理完成完成完成完成制定營銷計(jì)劃制

11、定營銷計(jì)劃完成完成未完成未完成調(diào)整生產(chǎn)流程調(diào)整生產(chǎn)流程完成完成完成完成 績效評(píng)估不一定都是可以嚴(yán)謹(jǐn)精確的績效評(píng)估不一定都是可以嚴(yán)謹(jǐn)精確的量化指標(biāo)，但是必須清楚、簡單、而合量化指標(biāo)，但是必須清楚、簡單、而合理，必須與目標(biāo)有關(guān)，理，必須與目標(biāo)有關(guān)，能夠把員工的注能夠把員工的注意力和努力引導(dǎo)到正確的方向上去。意力和努力引導(dǎo)到正確的方向上去。同同時(shí)他們自身還必須是可靠的，時(shí)他們自身還必須是可靠的，至少其誤至少其誤差范圍是大家共同認(rèn)可的差范圍是大家共同認(rèn)可的。并能為大家。并能為大家所理解。所理解。傳達(dá)傳達(dá) 怎樣向有關(guān)人員說明計(jì)劃？怎樣向有關(guān)人員說明計(jì)劃？ 說明計(jì)劃的好處說明計(jì)劃的好處 員工參與的過程員工

12、參與的過程 激發(fā)員工的行動(dòng)激發(fā)員工的行動(dòng)1. ？2. ？3. ？4. ？5. ？6. ？7. ？1.目標(biāo)目標(biāo)要達(dá)到什么樣的預(yù)期結(jié)果？要達(dá)到什么樣的預(yù)期結(jié)果？2.時(shí)間時(shí)間何時(shí)開始？何時(shí)完成？何時(shí)開始？何時(shí)完成？3.地點(diǎn)地點(diǎn)在哪里工作？在哪里工作？4.人選人選誰是完成任務(wù)的最佳人選？誰是完成任務(wù)的最佳人選？5.程序程序怎樣完成工作？怎樣完成工作？6.標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)怎樣衡量結(jié)果？怎樣衡量結(jié)果？7.傳達(dá)傳達(dá)怎樣向有關(guān)人員說明計(jì)劃？怎樣向有關(guān)人員說明計(jì)劃？ 計(jì)劃計(jì)劃 Plan行動(dòng)行動(dòng) Do檢查檢查 Check處理處理 Act1.“救火救火”是不是一個(gè)有效是不是一個(gè)有效的管理方法？的管理方法？2.如何避免頻繁地

13、如何避免頻繁地“救火救火” ？ 一、一、 科學(xué)全面做計(jì)劃科學(xué)全面做計(jì)劃將易出現(xiàn)的問題在計(jì)劃階段做出預(yù)見，分析原因，制定對(duì)策將易出現(xiàn)的問題在計(jì)劃階段做出預(yù)見，分析原因，制定對(duì)策嚴(yán)格信息管理，盡量采取預(yù)防措施，防患于未然嚴(yán)格信息管理，盡量采取預(yù)防措施，防患于未然二二 、嚴(yán)格計(jì)劃控制過程、嚴(yán)格計(jì)劃控制過程明確計(jì)劃控制點(diǎn)（尤其是關(guān)鍵控制點(diǎn)）設(shè)立控制檢查人明確計(jì)劃控制點(diǎn)（尤其是關(guān)鍵控制點(diǎn)）設(shè)立控制檢查人檢查計(jì)劃進(jìn)展情況，健全各類檢查信息反饋表檢查計(jì)劃進(jìn)展情況，健全各類檢查信息反饋表預(yù)測(cè)可能發(fā)生的問題，做好必要的應(yīng)急計(jì)劃預(yù)測(cè)可能發(fā)生的問題，做好必要的應(yīng)急計(jì)劃三三 、對(duì)已出現(xiàn)的、對(duì)已出現(xiàn)的“救火救火”問題問

14、題及時(shí)處理，總結(jié)及時(shí)處理，總結(jié), ,將例外事件轉(zhuǎn)化為常規(guī)管理將例外事件轉(zhuǎn)化為常規(guī)管理勝任自己的本職工作勝任自己的本職工作不要讓上司感到意外不要讓上司感到意外適應(yīng)上司風(fēng)格適應(yīng)上司風(fēng)格幫助上司創(chuàng)造績效幫助上司創(chuàng)造績效從操作層面幫助上司思考從操作層面幫助上司思考制定任務(wù)清單制定任務(wù)清單任務(wù)分類任務(wù)分類確定每一項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先順序確定每一項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先順序每天更新優(yōu)先行動(dòng)順序每天更新優(yōu)先行動(dòng)順序要求我們用客觀的標(biāo)準(zhǔn)去衡量一件事情是否是要事，要求我們用客觀的標(biāo)準(zhǔn)去衡量一件事情是否是要事，而不是憑感覺去衡量。而不是憑感覺去衡量。要求我們?cè)诳陀^衡量了事情的輕重緩急的情況下，要求我們?cè)诳陀^衡量了事情的輕重緩急的情況

15、下，一定要有選擇的做事。一定要有選擇的做事。對(duì)于管理者，一定是做不可被別人代替的工作，這對(duì)于管理者，一定是做不可被別人代替的工作，這即是帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)完成工作任務(wù)所必須的工作方式，同即是帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)完成工作任務(wù)所必須的工作方式，同時(shí)也是領(lǐng)頭人對(duì)團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。時(shí)也是領(lǐng)頭人對(duì)團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。一旦衡量并選擇了重要的事情，一定要付諸行動(dòng)。一旦衡量并選擇了重要的事情，一定要付諸行動(dòng)。重要性：重要與不重要重要性：重要與不重要 對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小？對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大??？緊急性：緊急與非緊急緊急性：緊急與非緊急 事情的緊迫程度如何？事情的緊迫程度如何？經(jīng)濟(jì)含義：經(jīng)濟(jì)含義：80%的財(cái)富掌握在的財(cái)富掌握在2

16、0%的人手中的人手中組織管理：組織管理：80%的業(yè)績來自于的業(yè)績來自于20%的產(chǎn)品與服務(wù)的產(chǎn)品與服務(wù)時(shí)間管理：時(shí)間管理：80%的成果來自于的成果來自于20%的時(shí)間和努力的時(shí)間和努力l80%的時(shí)間只產(chǎn)生的時(shí)間只產(chǎn)生20%的貢獻(xiàn)。的貢獻(xiàn)。l控制波動(dòng)中的單位時(shí)間生產(chǎn)效率?？刂撇▌?dòng)中的單位時(shí)間生產(chǎn)效率。緊急緊急不緊急不緊急不重要不重要重要重要重要、緊急的重要、緊急的重要、不緊急的重要、不緊急的不重要、不緊急的不重要、不緊急的不重要、緊急的不重要、緊急的盡量避免擴(kuò)大盡量避免擴(kuò)大M1盡量減少盡量減少M(fèi)3盡量避免盡量避免M4多投資在多投資在M2M1重要緊急重要緊急 M2重要不緊急重要不緊急 M3不重要緊急不

17、重要緊急 M4不重要不緊急不重要不緊急1. 1. 多年沒有聯(lián)系的一位老鄉(xiāng)到本市出差，下午順路來訪多年沒有聯(lián)系的一位老鄉(xiāng)到本市出差，下午順路來訪 （ ） 2. 2. 公司產(chǎn)品在某省抽樣質(zhì)量檢查中，發(fā)現(xiàn)公司產(chǎn)品在某省抽樣質(zhì)量檢查中，發(fā)現(xiàn)20%20%不合格不合格 （ ） 3. 3. 某管理雜志發(fā)放的企業(yè)管理調(diào)查問卷，希望能填寫某管理雜志發(fā)放的企業(yè)管理調(diào)查問卷，希望能填寫 （ ） 4. 4. 為了降低生產(chǎn)成本，研究優(yōu)化生產(chǎn)管理流程的辦法為了降低生產(chǎn)成本，研究優(yōu)化生產(chǎn)管理流程的辦法 （ ） 5. 5. 因?qū)π匠瓴粷M，公司銷售部因?qū)π匠瓴粷M，公司銷售部30%30%銷售人員集體辭職銷售人員集體辭職 （ ）

18、6. 6. 玩一個(gè)小時(shí)玩一個(gè)小時(shí)“連連看連連看”游戲，放松一下心情游戲，放松一下心情 （ ） 7. 7. 與一位業(yè)內(nèi)資深技術(shù)權(quán)威見面，探討行業(yè)發(fā)展新趨勢(shì)與一位業(yè)內(nèi)資深技術(shù)權(quán)威見面，探討行業(yè)發(fā)展新趨勢(shì) （ ） 8. 8. 應(yīng)邀明天上午出席所在社區(qū)俱樂部成立的慶典活動(dòng)應(yīng)邀明天上午出席所在社區(qū)俱樂部成立的慶典活動(dòng) （ ）緊急緊急不緊急不緊急重要重要I. I.危機(jī)危機(jī)急迫的問題急迫的問題II. II.防患未然防患未然改進(jìn)產(chǎn)能改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會(huì)發(fā)掘新機(jī)會(huì)規(guī)劃、休閑規(guī)劃、休閑不重要不重要III.III.不速之客不速之客某些電話某些電話某些信件與報(bào)告某些信件與報(bào)告某些會(huì)議某些會(huì)議必要而不重要的問題必要而不重要的問題受歡迎的活動(dòng)受歡迎的活動(dòng)IV.IV.繁瑣的工作繁瑣的工作某些信件某些信件某些電話某些電話浪