時間管理與工作統(tǒng)籌

1、2015年年9月月22日日 “借來的火，點不亮自己的心靈借來的火，點不亮自己的心靈” 佛教禪語佛教禪語 課前分享課前分享：課程受眾課程受眾課程來源課程來源德魯克其人德魯克其人管理概念管理概念 2022-5-254 彼得彼得.德魯克說：德魯克說：“管理就是跟人有關(guān)的活動。管理就是跟人有關(guān)的活動。”管理者是能為改善機構(gòu)的運作能力和獲得管理者是能為改善機構(gòu)的運作能力和獲得成果作出自己的貢獻成果作出自己的貢獻”的人。的人。管理者著眼于貢獻。管理者著眼于貢獻。管理是指同管理是指同別人別人一起，或通過一起，或通過別人別人使工使工作完成得作完成得既有效率又有效果既有效率又有效果的的過程過程。斯蒂芬斯蒂芬 羅

2、賓斯羅賓斯2022-5-2581.認識時間認識時間2.記錄時間記錄時間3.診斷時間診斷時間4.管理時間管理時間時間對于我們，究竟意味著什么？時間對于我們，究竟意味著什么？2022-5-2511每隔一段時間每隔一段時間,做時間記錄表做時間記錄表為什么？為什么？ 2022-5-2512起始時間結(jié)束時間活動內(nèi)容活動用時重要程度評價2022-5-25133.3.診斷時間診斷時間 根本不必做的根本不必做的-取消取消 可由別人代做的可由別人代做的-授權(quán)授權(quán) 浪費別人的時間浪費別人的時間-自律自律 管理不好的活動管理不好的活動-改變改變 機制機制 制度制度 流程流程 人員人員 2022-5-2514敢于和善

3、于說不敢于和善于說不 確定優(yōu)先順序確定優(yōu)先順序集中整塊時間，集中整塊時間，能預(yù)料突發(fā)事件能預(yù)料突發(fā)事件 清理桌面清理桌面電腦文件夾整理電腦文件夾整理電話技巧電話技巧郵件管理郵件管理案例：清理桌面案例：清理桌面 根據(jù)情況建立根據(jù)情況建立3到到5個檔案個檔案 根據(jù)根據(jù)4D原則整理所有文件原則整理所有文件 把把“立即做立即做”的工作一件一件處理完的工作一件一件處理完 給待處理事件定下時間并相應(yīng)存放文件給待處理事件定下時間并相應(yīng)存放文件 使用活頁文件使用活頁文件 每日清理桌面每日清理桌面4D 工作法工作法 D 現(xiàn)在做現(xiàn)在做 D 讓別人去做讓別人去做 D 不做不做 D 以后做以后做 問題：什么是個人風(fēng)格

4、？風(fēng)格首先是一種本能、直覺。 Bill Blass l地點：地點：一個非常擁擠的電梯中一個非常擁擠的電梯中l(wèi)場景：場景：一個人在等電梯一個人在等電梯，在經(jīng)過了很長等待之后，電在經(jīng)過了很長等待之后，電梯門終于打開了。但是電梯里面已經(jīng)站滿了人。梯門終于打開了。但是電梯里面已經(jīng)站滿了人。 不同性格的人會怎么做？互動 完全不在意電梯里的人群，堅定的走進電梯，并且堅信電梯里還有足夠的空間容納自己。 高興的看著電梯里的人，微笑著走進電梯，說了一句：“這不是很舒服么！” 吃了一驚之后，收回了已經(jīng)邁出的腳，溫柔的說：“請先走吧 ，我等下一次?！?數(shù)數(shù)電梯里的人數(shù)，然后在走進電梯前，查看一下電梯的限載人數(shù)。行為

5、特質(zhì)行為特質(zhì)-情境模擬情境模擬1.計劃為什么是管理技能的計劃為什么是管理技能的第一大要素？為什么計劃第一大要素？為什么計劃如此重要？如此重要？ 2.計劃與士氣有什么關(guān)系？計劃與士氣有什么關(guān)系？ 1.明確目標明確目標2.安排和協(xié)調(diào)人力資源安排和協(xié)調(diào)人力資源3.更充分地利用資源更充分地利用資源4.增強團隊的工作效能增強團隊的工作效能5.加強對任務(wù)的控制加強對任務(wù)的控制如果沒有目標，我們的計劃就會失敗。如果沒有目標，我們的計劃就會失敗。如果一個人不知道他尋找的是哪一個港如果一個人不知道他尋找的是哪一個港灣，那么就無所謂正確的風(fēng)向。灣，那么就無所謂正確的風(fēng)向。 盧修斯盧修斯塞涅卡塞涅卡1. 計劃過于計

6、劃過于復(fù)雜復(fù)雜2. 計劃缺乏計劃缺乏靈活性靈活性3. 制訂計劃浪費制訂計劃浪費時間和精力時間和精力作為主管，以你目前手頭的工作，或即作為主管，以你目前手頭的工作，或即將進行的工作為例，制定一個工作計劃。將進行的工作為例，制定一個工作計劃。制定計劃的過程中，你需要考慮哪些具制定計劃的過程中，你需要考慮哪些具體因素？體因素？目標目標 要達到什么樣的預(yù)期結(jié)果？要達到什么樣的預(yù)期結(jié)果？目標目標=愿望？目標愿望？目標=想法？想法？ 制定目標的制定目標的SMART原則原則將目標寫在書面文件上將目標寫在書面文件上時限時限 穩(wěn)定性穩(wěn)定性可行性可行性步驟步驟 Specific 具體的具體的Measurable

7、可以評估的可以評估的Achievable 可以實現(xiàn)的可以實現(xiàn)的Reasonable 合情合理的合情合理的Time-based 有時間期限的有時間期限的Specific 具體的具體的l要用具體的語言清楚地說明要達成的行為標準。要用具體的語言清楚地說明要達成的行為標準。 Measurable 可以評估的可以評估的l目標是過程預(yù)測的一部分，它應(yīng)該能夠非常明確目標是過程預(yù)測的一部分，它應(yīng)該能夠非常明確地顯示目標是否達到，而不是模糊的?？珊饬康牡仫@示目標是否達到，而不是模糊的。可衡量的目標并不等于必須將目標量化，而是應(yīng)有一定的目標并不等于必須將目標量化，而是應(yīng)有一定的判定標準。判定標準。 Achieva

8、ble 可以實現(xiàn)的可以實現(xiàn)的l指績效指標在付出努力的情況下可以實現(xiàn)，指績效指標在付出努力的情況下可以實現(xiàn)，避免設(shè)立過高或過低的目標。避免設(shè)立過高或過低的目標。 Reasonable 合情合理的合情合理的l在現(xiàn)實條件下是否可行、可操作，與組織目在現(xiàn)實條件下是否可行、可操作，與組織目標一致標一致Time-based 有時間期限的有時間期限的把目標寫下來，是實現(xiàn)目標的第一步把目標寫下來，是實現(xiàn)目標的第一步 前克萊斯勒總裁亞科卡前克萊斯勒總裁亞科卡優(yōu)點：優(yōu)點：l明確而穩(wěn)定明確而穩(wěn)定l有利于傳播有利于傳播l建立承諾建立承諾每年給上司寫兩封信：每年給上司寫兩封信：l下屬認為上司和自己的工作目標分別是什么？

9、下屬認為上司和自己的工作目標分別是什么？l自己應(yīng)該達到那些績效？需要做哪些事情才自己應(yīng)該達到那些績效？需要做哪些事情才能達到我的目標？能達到我的目標？l工作中的主要障礙是什么？工作中的主要障礙是什么？l上司和組織做哪些事會對我形成助力？哪些上司和組織做哪些事會對我形成助力？哪些又會形成阻力？又會形成阻力？ 時間時間 何時開始？何時完成？何時開始？何時完成？ 制定完成任務(wù)的最后期限制定完成任務(wù)的最后期限 完成任務(wù)的時間進度安排完成任務(wù)的時間進度安排 分期分批任務(wù)的具體要求分期分批任務(wù)的具體要求地點地點在哪里工作？（選擇）在哪里工作？（選擇）工作的設(shè)施與環(huán)境工作的設(shè)施與環(huán)境 工作的地理范圍工作的地

10、理范圍人選人選誰是完成任務(wù)的最佳人選？誰是完成任務(wù)的最佳人選？人事決策的風(fēng)險最大人事決策的風(fēng)險最大 選人的標準選人的標準用人所長的原則用人所長的原則程序程序怎樣完成任務(wù)？怎樣完成任務(wù)？完成任務(wù)的步驟完成任務(wù)的步驟 應(yīng)對困難和不確定性應(yīng)對困難和不確定性“多算勝少算不勝多算勝少算不勝”標準標準怎樣衡量結(jié)果？怎樣衡量結(jié)果？標準是衡量工作的依據(jù)標準是衡量工作的依據(jù) 定性的標準定性的標準 定量的標準定量的標準提高質(zhì)量提高質(zhì)量10%15%減少投訴減少投訴20%20%加強服務(wù)加強服務(wù)10%8%減少缺勤減少缺勤5%8%開發(fā)開發(fā)A程序程序完成完成未完成未完成招聘銷售經(jīng)理招聘銷售經(jīng)理完成完成完成完成制定營銷計劃制

11、定營銷計劃完成完成未完成未完成調(diào)整生產(chǎn)流程調(diào)整生產(chǎn)流程完成完成完成完成 績效評估不一定都是可以嚴謹精確的績效評估不一定都是可以嚴謹精確的量化指標，但是必須清楚、簡單、而合量化指標，但是必須清楚、簡單、而合理，必須與目標有關(guān)，理，必須與目標有關(guān)，能夠把員工的注能夠把員工的注意力和努力引導(dǎo)到正確的方向上去。意力和努力引導(dǎo)到正確的方向上去。同同時他們自身還必須是可靠的，時他們自身還必須是可靠的，至少其誤至少其誤差范圍是大家共同認可的差范圍是大家共同認可的。并能為大家。并能為大家所理解。所理解。傳達傳達 怎樣向有關(guān)人員說明計劃？怎樣向有關(guān)人員說明計劃？ 說明計劃的好處說明計劃的好處 員工參與的過程員工

12、參與的過程 激發(fā)員工的行動激發(fā)員工的行動1. ？2. ？3. ？4. ？5. ？6. ？7. ？1.目標目標要達到什么樣的預(yù)期結(jié)果？要達到什么樣的預(yù)期結(jié)果？2.時間時間何時開始？何時完成？何時開始？何時完成？3.地點地點在哪里工作？在哪里工作？4.人選人選誰是完成任務(wù)的最佳人選？誰是完成任務(wù)的最佳人選？5.程序程序怎樣完成工作？怎樣完成工作？6.標準標準怎樣衡量結(jié)果？怎樣衡量結(jié)果？7.傳達傳達怎樣向有關(guān)人員說明計劃？怎樣向有關(guān)人員說明計劃？ 計劃計劃 Plan行動行動 Do檢查檢查 Check處理處理 Act1.“救火救火”是不是一個有效是不是一個有效的管理方法？的管理方法？2.如何避免頻繁地

13、如何避免頻繁地“救火救火” ？ 一、一、 科學(xué)全面做計劃科學(xué)全面做計劃將易出現(xiàn)的問題在計劃階段做出預(yù)見，分析原因，制定對策將易出現(xiàn)的問題在計劃階段做出預(yù)見，分析原因，制定對策嚴格信息管理，盡量采取預(yù)防措施，防患于未然嚴格信息管理，盡量采取預(yù)防措施，防患于未然二二 、嚴格計劃控制過程、嚴格計劃控制過程明確計劃控制點（尤其是關(guān)鍵控制點）設(shè)立控制檢查人明確計劃控制點（尤其是關(guān)鍵控制點）設(shè)立控制檢查人檢查計劃進展情況，健全各類檢查信息反饋表檢查計劃進展情況，健全各類檢查信息反饋表預(yù)測可能發(fā)生的問題，做好必要的應(yīng)急計劃預(yù)測可能發(fā)生的問題，做好必要的應(yīng)急計劃三三 、對已出現(xiàn)的、對已出現(xiàn)的“救火救火”問題問

14、題及時處理，總結(jié)及時處理，總結(jié), ,將例外事件轉(zhuǎn)化為常規(guī)管理將例外事件轉(zhuǎn)化為常規(guī)管理勝任自己的本職工作勝任自己的本職工作不要讓上司感到意外不要讓上司感到意外適應(yīng)上司風(fēng)格適應(yīng)上司風(fēng)格幫助上司創(chuàng)造績效幫助上司創(chuàng)造績效從操作層面幫助上司思考從操作層面幫助上司思考制定任務(wù)清單制定任務(wù)清單任務(wù)分類任務(wù)分類確定每一項任務(wù)的優(yōu)先順序確定每一項任務(wù)的優(yōu)先順序每天更新優(yōu)先行動順序每天更新優(yōu)先行動順序要求我們用客觀的標準去衡量一件事情是否是要事，要求我們用客觀的標準去衡量一件事情是否是要事，而不是憑感覺去衡量。而不是憑感覺去衡量。要求我們在客觀衡量了事情的輕重緩急的情況下，要求我們在客觀衡量了事情的輕重緩急的情況

15、下，一定要有選擇的做事。一定要有選擇的做事。對于管理者，一定是做不可被別人代替的工作，這對于管理者，一定是做不可被別人代替的工作，這即是帶領(lǐng)團隊完成工作任務(wù)所必須的工作方式，同即是帶領(lǐng)團隊完成工作任務(wù)所必須的工作方式，同時也是領(lǐng)頭人對團隊成員負責(zé)任的表現(xiàn)。時也是領(lǐng)頭人對團隊成員負責(zé)任的表現(xiàn)。一旦衡量并選擇了重要的事情，一定要付諸行動。一旦衡量并選擇了重要的事情，一定要付諸行動。重要性：重要與不重要重要性：重要與不重要 對實現(xiàn)目標的貢獻大?。繉崿F(xiàn)目標的貢獻大?。烤o急性：緊急與非緊急緊急性：緊急與非緊急 事情的緊迫程度如何？事情的緊迫程度如何？經(jīng)濟含義：經(jīng)濟含義：80%的財富掌握在的財富掌握在2

16、0%的人手中的人手中組織管理：組織管理：80%的業(yè)績來自于的業(yè)績來自于20%的產(chǎn)品與服務(wù)的產(chǎn)品與服務(wù)時間管理：時間管理：80%的成果來自于的成果來自于20%的時間和努力的時間和努力l80%的時間只產(chǎn)生的時間只產(chǎn)生20%的貢獻。的貢獻。l控制波動中的單位時間生產(chǎn)效率。控制波動中的單位時間生產(chǎn)效率。緊急緊急不緊急不緊急不重要不重要重要重要重要、緊急的重要、緊急的重要、不緊急的重要、不緊急的不重要、不緊急的不重要、不緊急的不重要、緊急的不重要、緊急的盡量避免擴大盡量避免擴大M1盡量減少盡量減少M3盡量避免盡量避免M4多投資在多投資在M2M1重要緊急重要緊急 M2重要不緊急重要不緊急 M3不重要緊急不

17、重要緊急 M4不重要不緊急不重要不緊急1. 1. 多年沒有聯(lián)系的一位老鄉(xiāng)到本市出差，下午順路來訪多年沒有聯(lián)系的一位老鄉(xiāng)到本市出差，下午順路來訪 （ ） 2. 2. 公司產(chǎn)品在某省抽樣質(zhì)量檢查中，發(fā)現(xiàn)公司產(chǎn)品在某省抽樣質(zhì)量檢查中，發(fā)現(xiàn)20%20%不合格不合格 （ ） 3. 3. 某管理雜志發(fā)放的企業(yè)管理調(diào)查問卷，希望能填寫某管理雜志發(fā)放的企業(yè)管理調(diào)查問卷，希望能填寫 （ ） 4. 4. 為了降低生產(chǎn)成本，研究優(yōu)化生產(chǎn)管理流程的辦法為了降低生產(chǎn)成本，研究優(yōu)化生產(chǎn)管理流程的辦法 （ ） 5. 5. 因?qū)π匠瓴粷M，公司銷售部因?qū)π匠瓴粷M，公司銷售部30%30%銷售人員集體辭職銷售人員集體辭職 （ ）

18、6. 6. 玩一個小時玩一個小時“連連看連連看”游戲，放松一下心情游戲，放松一下心情 （ ） 7. 7. 與一位業(yè)內(nèi)資深技術(shù)權(quán)威見面，探討行業(yè)發(fā)展新趨勢與一位業(yè)內(nèi)資深技術(shù)權(quán)威見面，探討行業(yè)發(fā)展新趨勢 （ ） 8. 8. 應(yīng)邀明天上午出席所在社區(qū)俱樂部成立的慶典活動應(yīng)邀明天上午出席所在社區(qū)俱樂部成立的慶典活動 （ ）緊急緊急不緊急不緊急重要重要I. I.危機危機急迫的問題急迫的問題II. II.防患未然防患未然改進產(chǎn)能改進產(chǎn)能建立人際關(guān)系建立人際關(guān)系發(fā)掘新機會發(fā)掘新機會規(guī)劃、休閑規(guī)劃、休閑不重要不重要III.III.不速之客不速之客某些電話某些電話某些信件與報告某些信件與報告某些會議某些會議必要而不重要的問題必要而不重要的問題受歡迎的活動受歡迎的活動IV.IV.繁瑣的工作繁瑣的工作某些信件某些信件某些電話某些電話浪