造價(jià)采購部計(jì)劃管理體系作業(yè)指導(dǎo)書(修改稿)(1)

1、重慶龍湖地產(chǎn)發(fā)展有限公司CHONQING LONGHU REAL ESTATE DEVELOPMENT INC版號(hào)：B/0生效時(shí)間：2004-10-18造價(jià)采購部計(jì)劃管理體系作業(yè)指導(dǎo)書制定黃梅玲日期2004-10-18審核田禾日期2004-10-18批準(zhǔn)丁寶剛?cè)掌?004-10-18修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人04.10.18B/01目的黃梅玲田禾丁寶剛04.10.18B/03.2計(jì)劃接收處理流程：接合工程部計(jì)劃管理體系，調(diào)整了部門原各級(jí)計(jì)劃的內(nèi)容黃梅玲田禾丁寶剛04.10.18B/03.3各級(jí)計(jì)劃管理表黃梅玲田禾丁寶剛04.10.18B/03.6各級(jí)計(jì)劃管控黃梅玲田禾丁寶

2、剛文件名稱造價(jià)采購部計(jì)劃管理體系作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)：編 制黃梅玲審 核田禾批準(zhǔn)人丁寶剛生效日期2004年10 月 15 日版號(hào)B/0 共3 頁1 計(jì)劃管理的目的：1.1規(guī)范部門各級(jí)計(jì)劃的制定、執(zhí)行、跟蹤反饋、調(diào)整、與考核，配合工程部完成公司年度計(jì)劃。1.2樹立工作目標(biāo)，明確完成計(jì)劃目標(biāo)的手段與措施，增強(qiáng)部門和員工的執(zhí)行力。 2 計(jì)劃管理體系：2.1 部門計(jì)劃管理體系圖：72.2 計(jì)劃的層次性：2.2.1 上下級(jí)關(guān)系 下級(jí)計(jì)劃的內(nèi)容是上級(jí)計(jì)劃內(nèi)容的分解和細(xì)化。在制定或調(diào)整計(jì)劃時(shí)，要考慮上級(jí)計(jì)劃對(duì)下級(jí)計(jì)劃的約束和資源配合，保持各層計(jì)劃的一致性。高層計(jì)劃會(huì)與低層計(jì)劃之間會(huì)因一方的的更改而導(dǎo)致另一方的調(diào)整

3、。跟蹤 / 修訂跟蹤 / 修訂任務(wù)分拆任務(wù)分拆上級(jí)計(jì)劃中級(jí)計(jì)劃下級(jí)計(jì)劃2.2.2 同級(jí)關(guān)系計(jì)劃之間的關(guān)系是平級(jí)的，一個(gè)是依據(jù)，另一個(gè)是配合完成。在同級(jí)計(jì)劃中，工程部項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃一般是造價(jià)采購部計(jì)劃的依據(jù)。但造價(jià)采購部的招標(biāo)計(jì)劃與材料供應(yīng)計(jì)劃也是工程部計(jì)劃的依據(jù)。2.3 計(jì)劃的分類：2.3.1 工作計(jì)劃：計(jì)劃的內(nèi)容既包括因配合工程進(jìn)展而需造價(jià)采購部完成的工作，如材料采購、工程預(yù)（結(jié)）算審核、工程招標(biāo)，也包括部門管理工作和部門建設(shè)類工作。一個(gè)工作計(jì)劃項(xiàng)目包括下述關(guān)鍵信息：任務(wù)名稱、起止時(shí)間、上下游部門的配合，所需資源、約束條件、明確的完成標(biāo)準(zhǔn)。工作計(jì)劃包括分為下述幾類： 部門二級(jí)年度計(jì)劃 

4、5;×組四級(jí)月度計(jì)劃 個(gè)人月度工作計(jì)劃（部門正副經(jīng)理及職能組的組長(zhǎng)不強(qiáng)制要求）注：從第3節(jié)開始，無特別指出時(shí)，計(jì)劃是指工作計(jì)劃。2.3.2數(shù)據(jù)計(jì)劃是工作計(jì)劃的結(jié)果，也是考核工作計(jì)劃完成情況的量化指標(biāo)。具體包括： 資金計(jì)劃 材料設(shè)備供應(yīng)計(jì)劃 零星材料設(shè)備供應(yīng)計(jì)劃3 工作計(jì)劃的作用： 確定工作目標(biāo) 明確個(gè)人和部門職責(zé) 控制工作進(jìn)程，約束和協(xié)調(diào)的依據(jù) 工作得以量化 使得一些支持性工作以及并行工作及時(shí)得到安排 獲得關(guān)鍵路徑 合理地調(diào)配資源 規(guī)范各種工作，就可以使注意力專心于解決問題，而不用再去想下一步做什么 跟蹤和檢查的依據(jù)，問題的預(yù)警與防范 計(jì)劃是項(xiàng)目總結(jié)的輸入之一，通過計(jì)劃和總結(jié)，項(xiàng)目過

5、程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)得以記錄和升華，成為“組織財(cái)富”4 工作計(jì)劃的制定：4.1制定計(jì)劃的原則：4.1.1 “統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理”的原則，部門分為部門經(jīng)理、職能小組、員工三級(jí)進(jìn)行管理。各種專業(yè)計(jì)劃的歸口部門“管什么業(yè)務(wù)，就編什么計(jì)劃”。4.1.2 “平均先進(jìn)、留有余地”的原則：一方面要優(yōu)于上期實(shí)際達(dá)到的水平，經(jīng)過努力有實(shí)現(xiàn)的可能；另一方面，充分考慮各個(gè)環(huán)節(jié)的不確定因素，與資源相適應(yīng)，在時(shí)間安排上留有余地，并相應(yīng)做好幾種可能情況的預(yù)案。4.1.3 量化原則：工作標(biāo)準(zhǔn)與成果應(yīng)盡量量化，可測(cè)量、可證實(shí)。4.1.4 時(shí)限性原則：工作內(nèi)容類計(jì)劃應(yīng)有明確時(shí)間限制。 4.1.5 可完成性：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，最終目標(biāo)

6、能夠完成，依賴于下述條件：資源需求是合理的而且可以保證；各階段、步驟、任務(wù)的時(shí)間安排是合理的；是符合工作流程。4.2 計(jì)劃制定的模式無論采用哪種模式，在制訂每一層計(jì)劃時(shí)均要充分考慮上下層計(jì)劃的約束關(guān)系。中間層次的計(jì)劃既要考慮上級(jí)計(jì)劃的約束，又要考慮下級(jí)計(jì)劃的支持，如果中間層次計(jì)劃制定出來后與上級(jí)計(jì)劃有沖突，需要向上反饋，與上級(jí)負(fù)責(zé)人協(xié)商確定是否要修改上級(jí)計(jì)劃。同時(shí)，制定計(jì)劃要建立在與各相互關(guān)聯(lián)的計(jì)劃及與職能部門充分溝通和協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上。 自上而下的分解模式 自下而上的匯總模式 雙向互動(dòng)模式，包括由上往下制訂和由下往上修改兩個(gè)過程。4.3 計(jì)劃制定的依據(jù)： 工程項(xiàng)目計(jì)劃 上級(jí)計(jì)劃 本類計(jì)劃的歷史信

7、息 部門或崗位職責(zé) 各項(xiàng)工作的先后邏輯關(guān)系 約束條件，包括：所需配合、部門期量標(biāo)準(zhǔn)、人員數(shù)量及素質(zhì)、成本、時(shí)間、工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 輔助活動(dòng)：包括：休假和法定假日、培訓(xùn)和教育、會(huì)簽、會(huì)議、停電、系統(tǒng)當(dāng)機(jī)時(shí)間、和回復(fù)電子郵件、返工等4.4 計(jì)劃制定的包括以下幾個(gè)步驟，通常需要反復(fù)幾次才能得到優(yōu)化的計(jì)劃。 目標(biāo)描述 工作分解，分析工作間的邏輯關(guān)系 為任務(wù)分配時(shí)間 確定項(xiàng)目組成員可支配的時(shí)間 為任務(wù)分配資源并進(jìn)行平衡 計(jì)劃匯總4.5 制定計(jì)劃的詳略安排4.5.1 針對(duì)不同層次的計(jì)劃，詳細(xì)程度有不同的要求。上級(jí)計(jì)劃決定下級(jí)計(jì)劃實(shí)施的先后、耗時(shí)和人員組織；未級(jí)計(jì)劃應(yīng)該確定計(jì)劃任務(wù)的詳細(xì)安排（以日為單位進(jìn)行安排

8、）。4.5.2 根據(jù)計(jì)劃級(jí)的別，選擇、表述相應(yīng)級(jí)別的“工序關(guān)鍵控制點(diǎn)”。4.6 制定計(jì)劃時(shí)設(shè)置警戒線和底線通過設(shè)置警戒線和底線的方法來控制計(jì)劃拖延的風(fēng)險(xiǎn)。警戒線以時(shí)間和階段成果為標(biāo)志，是風(fēng)險(xiǎn)的觸發(fā)值（比如最遲完成時(shí)間）；底線是一種預(yù)測(cè)的、因處理風(fēng)險(xiǎn)而可能拖延的時(shí)間。制定計(jì)劃時(shí)，還應(yīng)提前設(shè)計(jì)警戒線被觸發(fā)后的應(yīng)急措施，例如加班、增加成員等。4.7 計(jì)劃制定的確認(rèn)及協(xié)調(diào)：4.7.1 部門人員在收到計(jì)劃或任務(wù)后，相關(guān)的執(zhí)行責(zé)任人必須在2小時(shí)內(nèi)向需求提出人就工作目標(biāo)、任務(wù)內(nèi)容、時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行溝通、予以明確。4.7.2 計(jì)劃或任務(wù)執(zhí)行責(zé)任人與需求提出人在協(xié)商過程中如發(fā)生意見分歧，一般情況下，應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)（

9、緊急情況下應(yīng)立即）與雙方上級(jí)負(fù)責(zé)人溝通確認(rèn)，請(qǐng)求協(xié)助解決問題。4.7.3 上下游部門間經(jīng)理通過協(xié)商過程中發(fā)生意見分歧，由分管副總協(xié)調(diào)；72小時(shí)如仍不能達(dá)成一致意見，提交公司次周辦公會(huì)共同討論處理。4.7.4 部門正副經(jīng)理、職能小組組長(zhǎng)和部門員工在各級(jí)計(jì)劃管理表格中應(yīng)主動(dòng)查詢計(jì)劃或任務(wù)登錄及執(zhí)行情況，如有任何疑問，隨時(shí)與文員溝通和確認(rèn)，并作相應(yīng)調(diào)整。5 計(jì)劃的執(zhí)行5.1執(zhí)行計(jì)劃過程中，如有新情況發(fā)生，遵照“由經(jīng)驗(yàn)豐富，承辦成本較低的部門或人員經(jīng)辦”的原則辦理。5.2執(zhí)行計(jì)劃時(shí)必須確保滿足相應(yīng)的前提條件與落實(shí)資源，并事先了解所需配合部門或個(gè)人的工作節(jié)奏。5.3對(duì)執(zhí)行中可能出現(xiàn)的問題、障礙、困難、錯(cuò)

10、誤及可能的突發(fā)事件，要事先仔細(xì)評(píng)估，并事先提出應(yīng)對(duì)措施。5.4 計(jì)劃執(zhí)行的輸出工作成果工作計(jì)劃變更申請(qǐng)6計(jì)劃的跟蹤反饋與考核：6.1計(jì)劃跟蹤的目的： 了解成員的工作情況 調(diào)整工作安排，合理利用資源 促進(jìn)完善計(jì)劃內(nèi)容 有利于上級(jí)對(duì)下級(jí)的認(rèn)識(shí)和考核 促進(jìn)對(duì)項(xiàng)目工作量的估計(jì) 統(tǒng)計(jì)并了解項(xiàng)目總體進(jìn)度 有利于人員考核6.2 項(xiàng)目執(zhí)行過程必須進(jìn)行跟蹤和控制，分為四個(gè)步驟： 及時(shí)掌握最新情況和項(xiàng)目進(jìn)展，及時(shí)反饋 分析計(jì)劃進(jìn)度和質(zhì)量產(chǎn)生偏差的原因 處理偏差 若偏差不可消除，申請(qǐng)調(diào)整計(jì)劃6.3 計(jì)劃的反饋，詳見2.1節(jié)。6.4部門經(jīng)理、職能小組組長(zhǎng)必須隨時(shí)監(jiān)督檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中的問題，采取解

11、決問題的有效措施，以保證計(jì)劃的順利完成。6.5檢查計(jì)劃執(zhí)行情況，應(yīng)充分利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表，業(yè)務(wù)報(bào)表等資料，檢查計(jì)劃的實(shí)際完成數(shù)，一律以統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)為依據(jù)。6.6部門外檢查與協(xié)調(diào)6.6.1 周管理工作方式：通過周辦公例會(huì)上各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人提出的配合需求，下周接收計(jì)劃配合工作專欄紀(jì)要。6.6.2月度管理工作方式：每月25日，文員接收計(jì)財(cái)部下發(fā)的月度項(xiàng)目工作計(jì)劃表和本月項(xiàng)目工作計(jì)劃總結(jié)表。本部門需在下月1日前將填好的兩份表格遞交回計(jì)財(cái)部。下月5日前部門經(jīng)理參加計(jì)財(cái)部組織召開的月度計(jì)劃工作分析會(huì)，分析總結(jié)上月計(jì)劃執(zhí)行過程中的重要經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)和責(zé)任落實(shí)。本部門提交計(jì)財(cái)部的月度計(jì)劃反饋表必須包含下述內(nèi)容： 未達(dá)成共

12、識(shí)，且可能影響關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的事項(xiàng) 達(dá)成共識(shí)，但完成面臨較大難度的事項(xiàng)6.6.3 半年和年度管理工作方式： 每半年度及每年度結(jié)束前20天開始，部門根據(jù)前述周、月度計(jì)劃執(zhí)行情況的檢查、分析和總結(jié)結(jié)果，對(duì)半年及全年內(nèi)的項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行更為全面、綜合的分析，參加在半年度和年度結(jié)束15日內(nèi)召開的計(jì)劃分析總結(jié)會(huì)議。7 計(jì)劃的調(diào)整：7.1產(chǎn)生變化的來源： 資源不到位 對(duì)工作進(jìn)度和難度預(yù)估不準(zhǔn)確 人員調(diào)整 配合不利 計(jì)劃漏項(xiàng) 溝通不暢 突發(fā)事件7.2 為維護(hù)計(jì)劃的嚴(yán)肅性，部門級(jí)別以上的計(jì)劃不得隨意修改。如確因客觀原因影響，經(jīng)主觀努力仍不能完成計(jì)劃時(shí)，才可調(diào)整計(jì)劃，但必須辦理審批手續(xù)。7.3 調(diào)整年度計(jì)劃指標(biāo)應(yīng)

13、提前一個(gè)季度申請(qǐng)，調(diào)整月度計(jì)劃指標(biāo)應(yīng)提前十天申請(qǐng)。調(diào)整某一項(xiàng)計(jì)劃指標(biāo)，如需同時(shí)相應(yīng)調(diào)整其他有關(guān)計(jì)劃指標(biāo)時(shí)，應(yīng)一并上報(bào)計(jì)劃財(cái)務(wù)部審批，以保證計(jì)劃的平衡與協(xié)調(diào)。7.4 調(diào)整計(jì)劃一律以書面批復(fù)為準(zhǔn)，在未接書面批復(fù)以前，一律按原計(jì)劃考核.8 計(jì)劃的總結(jié)：計(jì)劃總結(jié)的目的和意義在于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、防止犯同樣的錯(cuò)誤、評(píng)估項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、為績(jī)效考核積累數(shù)據(jù)以、考察是否達(dá)到階段性目標(biāo)、持續(xù)改進(jìn)工作。計(jì)劃總結(jié)的框架包括： 計(jì)劃的完成進(jìn)度 計(jì)劃的完成質(zhì)量 計(jì)劃的實(shí)施成本 計(jì)劃執(zhí)行中的風(fēng)險(xiǎn) 計(jì)劃所需資源 計(jì)劃類文檔的編制和整理 遺留亟待解決問題 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及建議 建立經(jīng)驗(yàn)庫，積累相關(guān)數(shù)據(jù)，逐步改進(jìn)，提高計(jì)劃的準(zhǔn)確性附錄1：計(jì)劃

14、任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)名詞定義1. 待分配：項(xiàng)目工程三級(jí)月度計(jì)劃已登錄部門任務(wù)或計(jì)劃管理，處于待各職能小組組長(zhǎng)分配任務(wù)責(zé)任人的狀態(tài)。2. 待確認(rèn)：責(zé)任范圍內(nèi)任務(wù)不明確，需由責(zé)任人與計(jì)劃提交人進(jìn)一步核對(duì)落實(shí)，明確后作出接受(轉(zhuǎn)未執(zhí)行狀態(tài))或不接受(轉(zhuǎn)已退回狀態(tài))處理。3. 暫停：任務(wù)完成不具備條件，需準(zhǔn)備相關(guān)資料，暫不執(zhí)行(建議取消，與待確認(rèn)合并為一個(gè)狀態(tài)，理由是避免計(jì)劃處于停滯狀態(tài)，而是始終處于管控中)。4. 已退回：經(jīng)部門相關(guān)責(zé)任人員確認(rèn)不屬于責(zé)任范圍或計(jì)劃手續(xù)不全，退回原提交部門。5. 未執(zhí)行：任務(wù)已被接受但工作未開始進(jìn)行。6. 執(zhí)行中：任務(wù)處于進(jìn)行中：材料設(shè)備已開始詢價(jià)、合同通知開始起草等；工程合同開始起草；預(yù)（結(jié)）算資料開始編審等；部門指定的工作已開始展開。7. 傳閱中：合同或選用通知起草完