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1、6.1 Excel 2003的啟動(dòng)和退出啟動(dòng)Excel 2003中文版的方法很多，常用的有：（1）從開始菜單啟動(dòng)：單擊【開始】【程序】【Microsoft Office Excel 2003】【Excel 2003】命令。（2）用已有的Excel文檔啟動(dòng)：單擊已存在的Excel電子表格文件，同時(shí)也打開了該文件。（3）從桌面快捷方式圖標(biāo)啟動(dòng)：如果桌面上有Excel 2003快捷方式圖標(biāo)，則雙擊該圖標(biāo)。6.1.1 啟動(dòng)Excel 2003工作簿名列標(biāo)簽行標(biāo)簽活動(dòng)單元格全選按鈕名稱框工作表標(biāo)簽編輯欄任務(wù)窗格狀態(tài)欄圖6. 1 Excel 窗口界面6.1.2 Excel 2003 窗口介紹標(biāo)題欄：標(biāo)題欄

2、：用于顯示當(dāng)前使用的應(yīng)用程序名稱和工作簿名稱。菜單欄：菜單欄：Excel 2003的命令集合，幾乎所有的Excel 2003命令都可以從菜單欄中選擇執(zhí)行。常用工具欄：常用工具欄：Excel 2003編輯過程中最常用的工具集。工具欄中的每個(gè)小按鈕都對(duì)應(yīng)一種操作。例如：單擊【新建】按鈕，就可創(chuàng)建一個(gè)新的工作簿。格式工具欄：格式工具欄：Excel 2003中常用的編排工具集之一。包括字體格式設(shè)置、對(duì)齊格式設(shè)置、數(shù)字格式、縮進(jìn)量、邊框樣式和顏色設(shè)置等工具。編輯欄：編輯欄：位于 Excel 窗口頂部的條形區(qū)域，用于輸入或編輯單元格或圖表中的值或公式。編輯欄的名稱區(qū)與編輯區(qū)中有 “”、“”、“fx”三個(gè)按

3、紐，分別表示取消、確認(rèn)和插入函數(shù)操作。行、列標(biāo)題：行、列標(biāo)題：用來定位單元格，例如：A1代表第1行，A列。其中行標(biāo)題用數(shù)字顯示，列標(biāo)題用英文字母表示。 工作表格區(qū)：工作表格區(qū)：用來記錄數(shù)據(jù)的區(qū)域。 狀態(tài)欄：狀態(tài)欄：位于底部，可提供有關(guān)選擇命令或操作進(jìn)程的信息。 工作表標(biāo)簽：工作表標(biāo)簽：用于顯示工作表的名稱，單擊工作表標(biāo)簽將激活相應(yīng)的工作表。 水平、垂直滾動(dòng)條：水平、垂直滾動(dòng)條：用來在水平、垂直方向改變工作表的可見區(qū)域。 任務(wù)窗格：任務(wù)窗格：任務(wù)窗格相當(dāng)一本Excel的操作手冊(cè)，它包括“開始工作”、“幫助”、“搜索結(jié)果”等11項(xiàng)，單擊任務(wù)窗格右上角“”符號(hào)從拉列表框中選擇。通過快捷鍵Ctrl+F

4、1、右擊菜單欄勾選或單擊【視圖】丨【任務(wù)窗格】等方法均可顯示或取消任務(wù)窗格。 Excel 在窗口中顯示包含工作表的工作簿。默認(rèn)情況下，菜單欄、常用、格式和編輯欄顯示在窗口頂部。在窗口底部，狀態(tài)欄顯示不同的指示器指示當(dāng)前的工作環(huán)境。 下面介紹幾個(gè)常用的術(shù)語：單元格單元格工作表中行列交匯的小格子，用于保存數(shù)值、文字、聲音等數(shù)據(jù)，它是Excel處理信息的最小單位，一個(gè)單元格最多容納32000個(gè)字符。單元格地址（編號(hào)）單元格地址（編號(hào)）表示單元格在工作表上所處位置的坐標(biāo)。例如，第 C 列和第 3 行交叉處的單元格，其編號(hào)為“C3”。行號(hào)范圍165535，列標(biāo)范圍AZ，AAAZ， BABZ，IAIV共2

5、56列?；顒?dòng)單元格活動(dòng)單元格當(dāng)移動(dòng)鼠標(biāo)到工作表內(nèi)時(shí)形狀變?yōu)榭招氖旨?，單擊某單元格，這時(shí)該單元格四周框線變粗，該單元格又稱為當(dāng)前單元格，俗稱激活單元格。用戶只能向活動(dòng)單元格內(nèi)寫入信息，編輯欄的名稱框顯示的是當(dāng)前單元格（或區(qū)域）的地址，編輯區(qū)顯示的是當(dāng)前單元格的內(nèi)容（或公式）。工作表工作表用于存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的主要文檔，即電子表格。工作表由排列成行或列的單元格組成，一個(gè)工作表最多含16777216個(gè)單元格（65536256）。工作表總是存儲(chǔ)在工作簿中。Excel允許同時(shí)在多張工作表上輸入并編輯數(shù)據(jù)，并且可以對(duì)多張工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總計(jì)算。區(qū)域區(qū)域工作表上的兩個(gè)或多個(gè)單元格，這些單元格可以相鄰或不相

6、鄰。通過對(duì)區(qū)域的引用實(shí)現(xiàn)工作表的主要操作，如計(jì)算、生成圖表等。工作簿工作簿包含一個(gè)或多個(gè)工作表的文件（擴(kuò)展名.xls），該文件可用來組織各種相關(guān)信息，其默認(rèn)文件名為Book1.xls。一個(gè)工作簿最多包含255個(gè)工作表，默認(rèn)情況下一個(gè)工作簿含3個(gè)工作表（默認(rèn)名稱Sheet1、Sheet2、Sheet3），工作表可以重命名、增加、刪除。6.1.3 退出Excel 2003 退出Excel 2003的方法也很多，常用的有： （1）單擊應(yīng)用程序標(biāo)題欄最右端的“關(guān)閉”按鈕。 （2）單擊【文件】菜單【退出】命令。 如果退出前文件被修改過，系統(tǒng)將提示是否保存修改的內(nèi)容，單擊“是”按鈕保存，單擊“否”按鈕則不

7、保存。6.2 工作簿、工作表 工作簿是計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的文件，一個(gè)工作簿就是一個(gè)Excel文件，其擴(kuò)展名為XLS，相當(dāng)于Word中的文檔概念。一個(gè)工作簿可包含多個(gè)工作表，這樣可以將若干相關(guān)工作表組成一個(gè)文件，操作時(shí)不必打開多個(gè)文件，而直接在同一文件的不同工作表中方便地切換。6.2.1 工作簿和工作表的基本操作 1、新建工(1)新建空白工作簿：空白工作簿是其工作表中沒有任何數(shù)據(jù)資料的工作簿，可以通過以下方法創(chuàng)建。選擇【文件】菜單【新建】命令。按下快捷鍵Ctrl+N在任務(wù)窗格中選擇“空白工作簿”選項(xiàng)，如圖6.2所示。圖6.2 選擇“空白工作簿”選項(xiàng)圖6.3 新建的空白工作簿根據(jù)模板新建工作簿Exc

8、el 2003提供了一系列豐富而實(shí)用的模板，利用這些模板可以新建模板結(jié)構(gòu)工作簿。模板工作簿可以通過以下操作創(chuàng)建。在任務(wù)窗格中單擊“本機(jī)上的模板”，如圖6.4所示在彈出的“模板”對(duì)話框內(nèi)，先單擊“電子方案表格”標(biāo)簽，打開“電子方案表格”選項(xiàng)卡，然后在選項(xiàng)列表中選擇所需要模板，如圖6.5所示。 圖6.4 用模板創(chuàng)建工作簿圖6.5 “電子方案表格”模板 2、打開已有的工作簿文件 單擊常用工具欄中的“打開”按鈕或單擊【文件】菜單【打開】命令，系統(tǒng)會(huì)彈出“打開文件”對(duì)話框，選擇要打開的文件后單擊“打開”按鈕。 3、工作簿的保存 當(dāng)完成工作簿文件的編輯和修改后，就要保存。其操作步驟如下： （1）單擊【文件

9、】菜單【保存】命令，彈出另存為對(duì)話框。如果是新文件，Excel將會(huì)要求輸入一個(gè)文件名，否則將采用缺省的文件名（Book1.xls）。 （2）單擊“保存”按鈕 如果不想將舊的內(nèi)容沖掉，可以單擊【文件】菜單【另存為】來保存當(dāng)前的內(nèi)容。 4、選取工作表 工作簿默認(rèn)由三個(gè)工作表組成，最多可創(chuàng)建255個(gè)工作表?？赡芡ㄟ^單擊工作表標(biāo)簽來選取工作表。 要選取多個(gè)連續(xù)的工作表，可以先單擊第一個(gè)工作表，然后按信Shift鍵并單擊最后一個(gè)工作表；要選取多個(gè)不連續(xù)的工作表，可以選單擊第一個(gè)工作表，然后按信Ctrl鍵并單擊其他工作表。多個(gè)選中的工作表組成一個(gè)工作組。選擇工作組的作用是：在其中一個(gè)工作表的任意單無格中輸

10、入數(shù)據(jù)或設(shè)置格式，在工作組的其他工作表的相同單元格中將具有相同數(shù)據(jù)或相同格式，即同時(shí)編輯多個(gè)工作表。 5、插入工作表插入工作表有如下兩種方法：（1）單擊【插入】菜單【工作表】命令。（2）右擊要插入工作表的后一個(gè)工作表，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令。 6、刪除工作表刪除工作表也有兩種方法：（1）選擇要?jiǎng)h除的工作表或工作組，再單擊【編輯】菜單【刪除工作表】命令。（2）右擊要?jiǎng)h除的工作表，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令。 7、重命名工作表重命名工作表有三種方法：（1）雙擊工作表標(biāo)簽，使之處于選中狀態(tài)，輸入新的名字將原名字覆蓋。（2）將鼠標(biāo)指針指向工作表標(biāo)簽，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中單擊

11、“重命名”命令，輸入新的名字將原名字覆蓋。（3）單擊需重命名工作表的標(biāo)簽，單擊【格式】菜單【工作表】【重命名】命令，輸入新的名字將原名字覆蓋。8、工作表的復(fù)制與移動(dòng)用戶可以在一個(gè)或多個(gè)工作簿中復(fù)制或移動(dòng)工作表，如果在不同的工作簿中復(fù)制或移動(dòng)工作表，這些工作簿都必須是打開的。（1）使用菜單命令復(fù)制或移動(dòng)工作表操作步驟如下：打開需要操作的所有工作簿。 激活要復(fù)制或移動(dòng)的工作表。 單擊【編輯】菜單【移動(dòng)或復(fù)制工作表】命令，右擊要移動(dòng)或復(fù)制的工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選擇“移動(dòng)或復(fù)制工作表”命令也會(huì)彈出該對(duì)話框。 在“工作簿”下拉列表框中選擇要移至或復(fù)制到的工作簿（目標(biāo)工作簿）。 在“下列選定工作

12、表之前”列表框中選擇希望把工作表插在目標(biāo)工作簿的哪個(gè)工作表之前。 如果是復(fù)制操作請(qǐng)選中“建立副本”復(fù)選框，否則執(zhí)行的是移動(dòng)操作。 單擊“確定”按鈕。 （2）使用鼠標(biāo)復(fù)制或移動(dòng)工作表 移動(dòng)操作：單擊需要移動(dòng)的工作表標(biāo)簽，按住鼠標(biāo)左鍵（這是鼠標(biāo)箭頭前帶一個(gè)小矩形），拖到所希望的位置。 復(fù)制操作：復(fù)制操作與移動(dòng)操作基本相同，只是在拖運(yùn)的同時(shí)要按住Ctrl鍵。6.2.2 工作表數(shù)據(jù)的輸入 工作表由單元格組成，單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)由格式和值兩部分確定，所以輸入數(shù)據(jù)時(shí)可以先設(shè)置格式再輸入值，也可以先輸入值，再將其轉(zhuǎn)換為指定的格式。 無論Excel用在電子政務(wù)、商務(wù)等各行業(yè)，均必須明白數(shù)據(jù)的類型。Excel提供1

13、2種數(shù)據(jù)類型（常規(guī)、數(shù)值、貨幣、分?jǐn)?shù)、文本、時(shí)間、日期、特殊等），最常用的是字符串、數(shù)值、時(shí)間、日期、邏輯類型的數(shù)據(jù)。 數(shù)值型、時(shí)間型或日期型右對(duì)齊，字符型左對(duì)齊，邏輯型居中對(duì)齊，這是Excel默認(rèn)的對(duì)齊方式。特殊數(shù)據(jù)的輸入 1. 單元格寬度有限，怎么輸入長字符串？若右側(cè)單元格無內(nèi)容則當(dāng)前單元格自動(dòng)擴(kuò)寬，成為寬單元格；若右側(cè)單元格有內(nèi)容，則超寬部分自動(dòng)隱藏（可通過雙擊列標(biāo)后的豎線或選擇【格式】菜單【列】【最合適的列寬】，將隱藏內(nèi)容顯示出來）；用Alt+Enter強(qiáng)制斷行，實(shí)現(xiàn)在一個(gè)單元格內(nèi)輸入幾行數(shù)據(jù)。 2. 數(shù)值字符串怎么輸入？ 數(shù)值字串是數(shù)字的組合，不具有數(shù)字的含義（如編號(hào)、身份證號(hào)），不

14、能進(jìn)行數(shù)學(xué)運(yùn)算，如求和、求平均等。其輸入方法有兩種：先輸入單引號(hào)“”，再輸入數(shù)字（如在A3格輸入編號(hào)“001”，直接輸入001結(jié)果變成了1，應(yīng)該輸入001）；或先設(shè)單元格格式為文本，然后再輸入數(shù)字串。設(shè)置單元格格式的方法是在“單元格格式”對(duì)話框中選擇“數(shù)字”頁框。 3. 分?jǐn)?shù)的輸入。 分?jǐn)?shù)有真分?jǐn)?shù)和假分?jǐn)?shù)兩種：輸入真分?jǐn)?shù)時(shí)，先輸入數(shù)字0和空格，再輸入內(nèi)容；輸入假分?jǐn)?shù)時(shí)在系數(shù)和分?jǐn)?shù)之間還要輸入一個(gè)空格。 4. 大數(shù)值的輸入。 比如輸入身份證變成了科學(xué)計(jì)數(shù)法的形式5.10802E+17，降低了精度。 5. 邏輯型數(shù)據(jù)輸入。 Excel中某條件成立用“TRUE

15、”表示，否則用“FLASE”表示。如在A2內(nèi)輸入“=52”，則顯示值為“TRUE”。 6. 時(shí)間和日期型數(shù)據(jù)的輸入。 先試驗(yàn)一下：在某單元格內(nèi)輸入3-2時(shí)，顯示結(jié)果“3月2日”；在某單元格內(nèi)輸入=3-2，顯示結(jié)果為1。 這說明當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)符合某種格式時(shí)，Excel將自動(dòng)以該種格式存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。所以當(dāng)輸入3/2、3-2時(shí)，系統(tǒng)認(rèn)為是3月2日；當(dāng)輸入8:30、21:45時(shí)，系統(tǒng)認(rèn)為是時(shí)間；也可以在單元格內(nèi)同時(shí)輸入日期和時(shí)間，二者之間以空格分隔。 7. 智能填充數(shù)據(jù)。 智能填充主要是指快速輸入按規(guī)律變化的數(shù)據(jù)序列，如等差數(shù)列、等比數(shù)列、醫(yī)院藥品名稱、單位職工姓名等，這個(gè)功能非常實(shí)用。Excel已經(jīng)自帶的

16、數(shù)據(jù)序列有“一月，二月，十二月”、“星期一、星期二，星期日”等等。用戶也可以根據(jù)需要自定義一些數(shù)據(jù)序列，并且一勞永逸。 查看或自定義數(shù)據(jù)序列的方法：單擊【工具】菜單【選項(xiàng)】【自定義序列】，出現(xiàn)如圖6.7所示的頁面。當(dāng)選擇左框中的新序列時(shí)，在右側(cè)“輸入序列”框中輸入完欲定義的數(shù)據(jù)序列后（以回車結(jié)束每一個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)），單擊“添加”按紐，再“確定”退出。圖6.7添加了六個(gè)姓名。圖6.7 自定義序列對(duì)話框填充柄填充柄活動(dòng)單元格右下角的小黑塊，拖運(yùn)它可以實(shí)現(xiàn)智能填充。 具體填充方法：在當(dāng)前單元格中輸入數(shù)據(jù)序列中的任意一項(xiàng)，縱向或橫向拖動(dòng)填充柄至某單元格，松開鼠標(biāo)。若數(shù)據(jù)序列用完，則從頭開始循環(huán)填充。填充相同

17、數(shù)據(jù)項(xiàng)填充相同數(shù)據(jù)項(xiàng)對(duì)時(shí)間或日期數(shù)據(jù)，按住Ctrl拖動(dòng)填充柄；對(duì)字符串或數(shù)值型數(shù)據(jù)，直接拖動(dòng)填充柄。這種填充其實(shí)是復(fù)制單元格數(shù)據(jù)。遞增方式填充數(shù)據(jù)項(xiàng)遞增方式填充數(shù)據(jù)項(xiàng)對(duì)時(shí)間或日期數(shù)據(jù)，直接拖動(dòng)填充柄，是期型數(shù)據(jù)按日增加，時(shí)間型數(shù)據(jù)按小時(shí)增加；對(duì)數(shù)值型數(shù)據(jù)，按住Ctrl鍵拖動(dòng)填充柄?？焖偬畛淇焖偬畛洳煌蟿?dòng)填充柄也能實(shí)現(xiàn)填充，主要是日期、等差或等比序列。例如在A1F1單元格填充等比數(shù)列1、3、9、27、81、243：在A1內(nèi)輸入1；選中A1F1區(qū)域；單擊【編輯】菜單【填充】【序列】，按如圖6.8設(shè)置參數(shù)，確定即可。圖6.8填充序列對(duì)話框6.2.3 單元格格式的設(shè)置1、選擇區(qū)域（1） 選整行或整列單

18、擊行號(hào)或列標(biāo)；（此時(shí)還可通過【格式】菜單【行】或【列】設(shè)置行高或列寬，當(dāng)然也可直接拖動(dòng)行號(hào)或列標(biāo)之邊線調(diào)整行高或列寬。）（2）選整個(gè)工作表單擊“全選”按紐（行號(hào)1的上邊，列標(biāo)A的左邊）或按快捷鍵Ctrl+A；（3）選區(qū)域按住鼠標(biāo)左鍵從一個(gè)單元格拖動(dòng)到另一個(gè)單元格，則相應(yīng)的矩形區(qū)域被選中；在名稱框內(nèi)輸入單元格首尾編號(hào)回車（形如A5、B2:F5等）；也可配合Sheet或Ctrl鍵作連續(xù)選擇和間斷選擇區(qū)域。（4）條件選定 選擇滿足條件的若干單元格，這個(gè)功能非常有趣，從【編輯】菜單【定位】調(diào)出“定位”對(duì)話框，在“引用位置”處輸入?yún)^(qū)域名稱或單擊“定位條件”按紐，調(diào)出“定位條件”對(duì)話框，如圖6.9所示。圖

19、6.9定位條件對(duì)話框2、單元格格式化 自定義格式可以通過“單元格格式”對(duì)話框來完成。選擇【格式】菜單【單元格】命令，彈出“單元格格式”對(duì)話框，如圖6.10所示。 1、設(shè)置數(shù)字格式（1）選擇要格式化的單元格或單元格區(qū)域。（2）單擊“單元格格式”對(duì)話框中的“數(shù)字”選項(xiàng)卡，如圖6.10所示。（3）在左側(cè)的“分類”列表框中單擊數(shù)字格式的類型，右側(cè)顯示該類型的格式，在“示例”框中可以預(yù)覽設(shè)置效果。圖6.10“單元格格式”對(duì)話框 2、設(shè)置對(duì)齊格式 默認(rèn)情況下，Excel根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)自動(dòng)調(diào)節(jié)數(shù)據(jù)的對(duì)齊格式，如文字內(nèi)容左對(duì)齊、數(shù)據(jù)內(nèi)容右對(duì)齊等。 操作步驟： （1）選擇格式化對(duì)象（單元格或單元格區(qū)域）。 （2

20、）單擊【格式】菜單【單元格】命令，選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，如圖6.11所示。 （3）在“水平對(duì)劉”下拉列表框中選取希望的對(duì)劉方式，“水平對(duì)齊”方式包括：常規(guī)、左縮進(jìn)、居中、靠左、填充、兩端對(duì)齊、跨列居中、分散對(duì)齊。 （4）在“垂直對(duì)齊”下拉列表框中選取希望的對(duì)齊方式，“垂直對(duì)齊”方式包括：靠上、居中、靠下、兩端對(duì)齊、分散對(duì)齊。 （5）下方的復(fù)選框是單元格中的文字較長時(shí)的解決方案。 自動(dòng)換行：選中該復(fù)選框，對(duì)輸入的根據(jù)單元格列寬自動(dòng)換行。 縮小字體填充：選中該復(fù)選框，減小單元格中的字符大小，使數(shù)據(jù)的寬度與列寬相同。 合并單元格：選中該復(fù)選框，將多個(gè)單元格合并為一個(gè)單元格，與“水平對(duì)齊”方式中的“居中

21、”聯(lián)合使用可以實(shí)現(xiàn)標(biāo)題居中，相當(dāng)于格式工具欄中“合并居中”按鈕的功能。 （6）“方向”區(qū)域用來改變單元格中文本旋轉(zhuǎn)的角度，角度范圍為-90度到90度。圖6.11“對(duì)齊”選項(xiàng)卡 3、設(shè)置字體 Excel中的字體設(shè)置包括：字體類型、字體形狀、字體尺寸。與Word不同，Excel的【格式】菜單中沒有字體命令，而是要通過單元格格式對(duì)話框來設(shè)置。 （1）選擇格式化對(duì)象（單元格或單元格區(qū)域）。 （2）單擊【格式】菜單【單元格】命令，選擇“字體”選項(xiàng)卡，如圖6.12所示。 （3）在其中選擇合適的字體、字形、字號(hào)。圖6.12“字體”選項(xiàng)卡 4、設(shè)置邊框線 默認(rèn)情況下，Excel的表格線都是統(tǒng)一的淡虛線。這種邊

22、線打印表格時(shí)不會(huì)打印，用戶可以給它加上其他類型的邊框線。 操作步驟： （1）選擇格式化對(duì)象（單元格或單元格區(qū)域）。 （2）單擊【格式】菜單【單元格】命令，選擇“邊框”選項(xiàng)卡，如圖6.13所示。圖6.13“邊框”選項(xiàng)卡 5、設(shè)置單元格或單元格區(qū)域的圖案和顏色 圖案是指區(qū)域的顏色和陰影。設(shè)置合適的圖案可以使工作表顯得更為生動(dòng)活潑、錯(cuò)落有致。 操作步驟： （1）選擇格式化對(duì)象（單元格或單元格區(qū)域）。 （2）單擊【格式】菜單【單元格】命令，選擇“圖案”選項(xiàng)卡，如圖6.14所示。圖6.14 “圖案”選項(xiàng)卡 6、設(shè)置列寬、行高 當(dāng)用戶建立工作表時(shí)，所有單元格具有相同的寬度和高度。默認(rèn)情況下，當(dāng)單元格中輸入

23、的字符串超過列寬時(shí)，超長的文字被截去，數(shù)字則用“#”表示。當(dāng)然，完整的數(shù)據(jù)還在單元格中，只不過沒有顯示出來。因此可以調(diào)整行高和列寬，以便于數(shù)據(jù)的完整顯示。 列寬、行高的調(diào)整用鼠標(biāo)來完成比較方便。鼠標(biāo)指向要調(diào)整列寬（或行高）的列標(biāo)（或行標(biāo)）的分隔線上，這是鼠標(biāo)指針會(huì)變成一個(gè)雙向箭頭的形狀，拖曳分隔線至適當(dāng)?shù)奈恢眉纯伞?列寬、行高的精確調(diào)整，可用【格式】菜單【列】命令或【行】命令及其子命令進(jìn)行設(shè)置。 7、自動(dòng)格式化 Excel預(yù)定義了17種格式供用戶選用，這樣既可以節(jié)省大量時(shí)間，又具有較好的效果。自動(dòng)格式化的操作方法如下： （1）選擇格式化對(duì)象（單元格或單元格區(qū)域）。 （2）單擊【格式】菜單【自動(dòng)

24、套用格式】命令。 （3）在彈出的“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框中選擇一種合適的格式后單擊“確定”按鈕。如圖6.15所示。圖6.15“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框6.2.4 單元格的保護(hù)設(shè)置 在Excel 2003中，可以設(shè)置工作表的保護(hù)功能，防止其他用戶對(duì)工作表的內(nèi)容進(jìn)行刪除、復(fù)制、移動(dòng)和編輯等。保護(hù)工作表的具體操作步驟如下。 (1) 選擇“工具”菜單“保護(hù)”“保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對(duì)話框，如圖6.16所示。 (2) 在“保護(hù)工作表”對(duì)話框的“允許此工作表的所有用戶進(jìn)行”列表框中，選中相應(yīng)的復(fù)選框。 (3) 可以在“取消此工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼”文本框中輸入密碼。 (4) 單擊“確定”按鈕，在隨

25、后打開如圖6.17所示的“確認(rèn)密碼”對(duì)話框中重新輸入密碼，單擊“確定”按鈕，這樣就完成了對(duì)工作表的保護(hù)。圖6.16 “保護(hù)工作表”對(duì)話框圖6.17 “確認(rèn)密碼”對(duì)話框6.3 使用公式6.3.1 創(chuàng)建公式1、輸入公式公式的輸入操作類似于輸入文字?jǐn)?shù)據(jù)，但輸入一個(gè)公式的時(shí)候應(yīng)以一個(gè)等號(hào)( = )作為開始，然后才是公式的表達(dá)式。在單元格中輸入公式的步驟如下。(1)選擇要輸入公式的單元格，如圖6.18所示，選擇G2。(2)在編輯欄的輸入框中輸入一個(gè)等號(hào)“ =”，或者在當(dāng)前選擇的單元格中輸入一個(gè)等號(hào)“=”，然后輸入公式表達(dá)式為：C2+ D2+ E2+ F2，如圖6.18所示。(3)單擊“確認(rèn)”按鈕或按En

26、ter鍵就可以得到計(jì)算結(jié)果“377”，如圖6.19所示。單元格中的公式也可以像單元格中的其他數(shù)據(jù)一樣進(jìn)行編輯，包括修改、復(fù)制、移動(dòng)等操作。圖6.18 輸入公式圖6.19 公式計(jì)算結(jié)果 2、修改公式 若發(fā)現(xiàn)輸入的公式有錯(cuò)，則可以很容易地修改它，操作步驟如下。 (1)單擊包含要修改公式的單元格。 (2)在編輯欄中對(duì)公式進(jìn)行修改。 (3)按Enter鍵，完成修改。 3、公式的自動(dòng)填充 在一個(gè)單元格中輸入公式后，如果相鄰的單元格中需要進(jìn)行同類型的計(jì)算(如數(shù)據(jù)行合計(jì))，可以利用公式的自動(dòng)填充功能。其操作步驟為： (1) 單擊公式所在的單元格。 (2) 拖動(dòng)“填充柄”，到達(dá)目標(biāo)區(qū)域后放開鼠標(biāo)左鍵，公式將自

27、動(dòng)填充至目標(biāo)單元格。 如果對(duì)填充的格式有要求，可單擊“自動(dòng)填充選項(xiàng)”按鈕，從下拉菜單中選擇需要的選項(xiàng)。 4、刪除公式 刪除公式的方法與清除單元格數(shù)據(jù)一樣，可以選擇【編輯】菜單【清除】【內(nèi)容】命令，也可以使用Delete鍵。6.3.2 運(yùn)算符及其優(yōu)先級(jí) 運(yùn)算符運(yùn)算符用于對(duì)公式中的元素進(jìn)行特定類型的運(yùn)算。Microsoft Excel 包含四種類型的運(yùn)算符：算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符，如表6.1所示。 Excel 中的公式以等號(hào) “=” 開始，緊隨其后的是需要計(jì)算的表達(dá)式。Excel 將根據(jù)公式中運(yùn)算符的特定順序從左到右進(jìn)行計(jì)算。如果公式中同時(shí)用到多個(gè)運(yùn)算符，Excel 將按下

28、表所示的優(yōu)先級(jí)順序進(jìn)行運(yùn)算。如果公式中包含相同優(yōu)先級(jí)的運(yùn)算符，例如，公式中同時(shí)包含乘法和除法運(yùn)算符，則 Excel 將從左到右進(jìn)行計(jì)算。運(yùn)運(yùn) 算算 符符名名 稱稱舉例舉例:（冒號(hào)）引用區(qū)域運(yùn)算符，產(chǎn)生對(duì)包括在兩個(gè)引用之間的所有單元格的引用 (B5:B15)交叉運(yùn)算符，產(chǎn)生對(duì)兩個(gè)引用共有的單元格的引用。(B7:D7 C6:C8)聯(lián)合運(yùn)算符，將多個(gè)引用合并為一個(gè)引用 (SUM(B5:B15,D5:D15)（單個(gè)空格）,（逗號(hào)）負(fù)號(hào)-100%百分比51% (即0.51)乘冪23 (即8)* 和 /乘和除3*5,1/4+ 和 加和減12+5,78-3&連接“中”&”國” (即”中國”)= = 比較結(jié)果

29、為TRUE或FLASE表6.1 Excel常用運(yùn)算符 注意若要更改求值的順序，請(qǐng)將公式中要先計(jì)算的部分用括號(hào)括起來。例如，1+2*5結(jié)果是 11，因?yàn)?Excel 先進(jìn)行乘法運(yùn)算后進(jìn)行加法運(yùn)算；而(1+2)*5結(jié)果是15。6.3.3 單元格地址引用引用引用引用的作用在于標(biāo)識(shí)工作表上的數(shù)據(jù)區(qū)域，以此指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置，如表6.2。通過引用，可以在公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個(gè)公式中使用同一區(qū)域的數(shù)據(jù)，還可以引用同一個(gè)工作簿中不同工作表上的區(qū)域的數(shù)據(jù)。引用主要有四種方式：相對(duì)引用、絕對(duì)引用、混合引用和三維引用。 若要描述若要描述引用引用列 A 和行 10 交叉處的單元格A10

30、在列 A 和行 10 到行 20 之間的單元格區(qū)域A10:A20在行 15 和列 B 到列 E 之間的單元格區(qū)域B15:E15行 5 中的全部單元格5:5行 5 到行 10 之間的全部單元格5:10列 H 中的全部單元格H:H列 H 到列 J 之間的全部單元格H:J列 A 到列 E 和行 10 到行 20 之間的單元格區(qū)域A10:E20表6.2 引用的表示1. 相對(duì)引用公式中的相對(duì)單元格引用（例如 A1）是基于包含公式和單元格引用的單元格的相對(duì)位置。如果公式所在單元格的位置改變，引用也隨之改變公式所在單元格的位置改變，引用也隨之改變。如果多行或多列地復(fù)制公式，引用會(huì)自動(dòng)調(diào)整。默認(rèn)情況下，新公式

31、使用相對(duì)引用。2. 絕對(duì)引用單元格中的絕對(duì)單元格引用（例如 $A$1）總是在指定位置引用單元格。如果公公式所在單元格的位置改變，絕對(duì)引用保持不變式所在單元格的位置改變，絕對(duì)引用保持不變。如果多行或多列地復(fù)制公式，絕對(duì)引用將不作調(diào)整。絕對(duì)引用的標(biāo)志是符號(hào)$。3. 混合引用混合引用具有絕對(duì)列和相對(duì)行，或是絕對(duì)行和相對(duì)列。絕對(duì)引用列采用 $A1、$B1 等形式。絕對(duì)引用行采用 A$1、B$1 等形式。如果公式所在單元格的位置改公式所在單元格的位置改變，則相對(duì)引用改變，而絕對(duì)引用不變變，則相對(duì)引用改變，而絕對(duì)引用不變。如果多行或多列地復(fù)制公式，相對(duì)引用自動(dòng)調(diào)整，而絕對(duì)引用不作調(diào)整。4. 三維引用公式中

32、引用本工作表單元格地址，簡單而應(yīng)用廣泛。其實(shí)，跨工作簿、跨工作表單元格地址也可以引用，只需在單元格地址前進(jìn)行一些限定。其格式是：工作簿名工作簿名工作表名！單元格地址工作表名！單元格地址如公式“=SUM(語文 ! A2:A10, 數(shù)學(xué) ! B2:B10)”表示當(dāng)前工作簿中“語文”工作表的A2:A10區(qū)域與“數(shù)學(xué)”工作表的B2:B10區(qū)域的數(shù)據(jù)之和。公式“=產(chǎn)品.xls 單價(jià) ! D2 * 銷售.xls 銷售數(shù)量 ! D2”表示產(chǎn)品工作簿中“單價(jià)”工作表的D2單元格內(nèi)容與銷售工作簿中“銷售數(shù)量”工作表的D2單元格內(nèi)容之積。這些跨簿、跨表的公式同樣支持自動(dòng)復(fù)制功能。6.4 使用函數(shù) 6.4.1 函數(shù)

33、分類 函數(shù)由函數(shù)名和用括號(hào)括起來的參數(shù)組成，是一個(gè)預(yù)先定義好的內(nèi)置公式。Excel 2003中的函數(shù)通常分為：常用函數(shù)、工程函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)、數(shù)學(xué)與三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、查尋與引用函數(shù)、數(shù)據(jù)庫函數(shù)、文本函數(shù)、邏輯函數(shù)、信息函數(shù)等，每一類又包含若干個(gè)函數(shù)。恰當(dāng)?shù)厥褂煤瘮?shù)可以大大提高表格計(jì)算的效率。 6.4.2 常用函數(shù) Excel的公式和函數(shù)功能較強(qiáng)，其提供的函數(shù)較多，下面我們選擇一部分常用的函數(shù)進(jìn)行簡要介紹，其中包含求和、求平均值等，如表6.3所示。表6.3 Excel常用函數(shù)6.4.3 在公式中使用函數(shù) 函數(shù)的輸入有兩種方法：直接輸入和粘貼函數(shù)法。 1、直接在單元格內(nèi)輸入函數(shù) 對(duì)于比較簡單的函數(shù)

34、，可以直接在單元格內(nèi)輸入函數(shù)名及其參數(shù)值。例如，求出每個(gè)學(xué)生的總成績，可直接在G3中輸入“=Sum(C2:F3)”或“=Sum(C2+D2+E2+F2)”。輸入確認(rèn)后，在單元格中顯示值。如圖6.20所示。圖6.20 直接輸入函數(shù) 2、通過“插入函數(shù)”對(duì)話框選擇函數(shù) 對(duì)于比較復(fù)雜的函數(shù)，可采用下面的方法進(jìn)行選擇： (1) 選中要插入函數(shù)的單元格。 (2) 單擊常用工具欄上的“插入函數(shù)”按鈕，這時(shí)單元格中自動(dòng)出現(xiàn)“=”，并彈出“插入函數(shù)”對(duì)話框。 (3) 在“選擇函數(shù)”列表框中選擇所需的函數(shù)名(如“AVERAGE”)后，單擊“確定”按鈕，如圖6.21所示。圖6.21“插入函數(shù)”對(duì)話框 (4) 在彈

35、出的“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框中，顯示了該函數(shù)的函數(shù)名和它的每個(gè)參數(shù)，以及參數(shù)的描述和函數(shù)的功能，根據(jù)提示輸入每個(gè)參數(shù)值。 如果要將單元格引用作為參數(shù)，可單擊參數(shù)框右側(cè)的“暫時(shí)隱藏對(duì)話框”按鈕，則只在工作表上方顯示參數(shù)編輯框。再從工作表上選定相應(yīng)的單元格，然后再次單擊按鈕，恢復(fù)原對(duì)話框。 (5) 單擊“確定”按鈕，完成函數(shù)的使用。圖6.22 “函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框6.5 數(shù)據(jù)管理6.5.1 數(shù)據(jù)清單Excel中數(shù)據(jù)表的基本概念建立在目前流行的關(guān)系模型的基礎(chǔ)上，用二維表的形式編輯數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)表可以像一般工作表一樣進(jìn)行建立和編輯，還可以對(duì)記錄進(jìn)行增加、修改、刪除和檢索等。1. 建立數(shù)據(jù)表建立數(shù)據(jù)表建立數(shù)據(jù)表時(shí)要

36、按照下述規(guī)則：(1) 數(shù)據(jù)表是由單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域。(2) 數(shù)據(jù)表區(qū)域的第一行為列標(biāo)，相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫的字段名，因此列標(biāo)名應(yīng)惟一。其余為數(shù)據(jù)，每行一條記錄。(3) 同列數(shù)據(jù)的性質(zhì)相同。(4) 在數(shù)據(jù)表中，列之間、行之間必須相鄰，不能有空行或空列。根據(jù)以上規(guī)則，首先建立數(shù)據(jù)表的列標(biāo)志。在工作表中，從需要的單元格依次輸入各個(gè)字段名。列標(biāo)建好后，在列標(biāo)下的單元格中輸入記錄，如圖6.23所示。圖6.23 建立數(shù)據(jù)表 2. 數(shù)據(jù)表的使用數(shù)據(jù)表的使用 數(shù)據(jù)表是用來對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的。它采用在一個(gè)對(duì)話框中展示出一個(gè)數(shù)據(jù)記錄所有字段內(nèi)容的方式，并且提供了增加、修改、刪除及檢索記錄的功能。使用數(shù)據(jù)表的具體操作步

37、驟為： (1) 將光標(biāo)放在數(shù)據(jù)庫所在工作表中任一單元格內(nèi)，如圖6.24所示。圖6.23 建立數(shù)據(jù)表 (2) 單擊【數(shù)據(jù)】菜單【記錄單】，打開記錄單對(duì)話框，如圖6.25所示。在記錄單中，首先顯示的是數(shù)據(jù)表中的第一條記錄的基本內(nèi)容(未格式化的)，其中帶有公式的字段內(nèi)容是不可編輯的。 (3) 使用“上一條”或“下一條”按鈕或按滾動(dòng)條，可以在每條記錄間上下移動(dòng)。 (4) 單擊“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉記錄單。圖6.25“記錄單”對(duì)話框 3. 增加記錄增加記錄 向數(shù)據(jù)表中增加記錄的方法有兩種：一是直接在工作表的數(shù)據(jù)區(qū)輸入新記錄；二是通過記錄單進(jìn)行。 通過記錄單增加記錄的操作步驟為： (1) 單擊【數(shù)據(jù)】菜單【記

38、錄單】命令。 (2) 在打開的記錄單對(duì)話框中，單擊“新建”按鈕，屏幕上將出現(xiàn)一個(gè)新記錄的記錄單，按鍵(或+鍵)依次輸入各項(xiàng)。 注意：注意：記錄單中的公式項(xiàng)是不能輸入或修改的，第一條記錄的公式必須在工作表中輸入，在記錄單中新增的記錄會(huì)自動(dòng)顯示公式計(jì)算結(jié)果。 (3) 所有的記錄添加完畢后，單擊“關(guān)閉”按鈕。這時(shí)，在數(shù)據(jù)表中將顯示新記錄。 4. 刪除記錄刪除記錄 在記錄單中，選中要?jiǎng)h除的記錄，單擊“刪除”按鈕，確認(rèn)后再單擊“關(guān)閉”按鈕即可完成操作。6.5.2 排序 新建立的數(shù)據(jù)表是按輸入記錄的先后順序排列的，我們可以利用數(shù)據(jù)表的排序功能對(duì)其進(jìn)行重新排序。 1. 簡單排序簡單排序 若只需按數(shù)據(jù)表中的某

39、一列對(duì)數(shù)據(jù)表中的行數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，最簡單的方法是利用常用工具欄上的“升序”按鈕或“降序”按鈕。操作步驟為： (1) 單擊數(shù)據(jù)表中要排序列中的任一單元格(例如，要對(duì)“年齡”進(jìn)行降序排列，則單擊“年齡”列中的任一單元格)。 (2) 單擊常用工具欄中的“升序”按鈕升序排序；或單擊“降序”按鈕降序排序。 排序后，數(shù)據(jù)表將按照指定的排序次序重新排列行，如圖6.26所示。圖6.26按降序排序后結(jié)果 2. 組合排序組合排序 當(dāng)所排序的字段出現(xiàn)相同值時(shí)，可以使用Excel提供的組合排序功能，其操作步驟為： (1) 在需要排序的數(shù)據(jù)表中，單擊任一單元格。 (2) 單擊【數(shù)據(jù)】菜單【排序】命令，Excel會(huì)自動(dòng)選擇

40、整個(gè)記錄區(qū)域，并彈出“排序”對(duì)話框，如圖6.27所示。圖6.27“排序”對(duì)話框 (3) 在“主要關(guān)鍵字”下拉列表框中，選擇排序的主關(guān)鍵字(如“年齡”)，選取“主要關(guān)鍵字”列表框右邊的排序順序(如“降序”)。 (4) 在“次要關(guān)鍵字”下拉列表框中指定要排序的列(如“工齡”)，并指定排序順序(如“升序”)。 (5) 在“第三關(guān)鍵字”下拉列表框中指定要排序的列(如“工資”)，并指定排序順序(如“升序”)。如果數(shù)據(jù)表的最上面的行中含有列標(biāo)志行，則選中“有標(biāo)題行”，這樣可使選取的排序范圍不包括標(biāo)題行；如果數(shù)據(jù)表中最上面的行中沒有標(biāo)志行，則選中“無標(biāo)題行”，這樣可使第一行包括在排序范圍中。 (6) 單擊“

41、確定”按鈕完成排序操作。6.5.3 篩選 將滿足條件的記錄選出來放于原數(shù)據(jù)區(qū)或放于本工作表的其它區(qū)域，以便對(duì)它們做進(jìn)上步的編輯、設(shè)置格式、制作圖表和打印。 注意 與排序不同，篩選并不重排區(qū)域，篩選只是暫時(shí)隱藏不必顯示的行。 1、自動(dòng)篩選、自動(dòng)篩選 激活列標(biāo)題區(qū)域，選擇【數(shù)據(jù)】菜單【自動(dòng)篩選】，則自動(dòng)篩選箭頭顯示于篩選區(qū)域中列標(biāo)題的右側(cè)。單擊該箭頭，彈出下拉列表框，根據(jù)需要設(shè)定條件，圖6.28是按“部門”進(jìn)行自動(dòng)篩選，由圖可見，自動(dòng)篩選有排序功能，如果只想選出部門為“市場部”的記錄，則直接從下拉列表框中點(diǎn)擊“市場部”。圖6.28自動(dòng)篩選設(shè)置 2、取消篩選、取消篩選 若要取消某列中的篩選條件，可單

42、擊該列旁邊的字段箭頭，并在下拉列表框中單擊“全部”。 若要取消數(shù)據(jù)表中所有列的篩選條件，以顯示所有的數(shù)據(jù)行，可以單擊【數(shù)據(jù)】菜單【篩選】【全部顯示】命令。 若要取消自動(dòng)篩選操作，則單擊【數(shù)據(jù)】菜單【篩選】【自動(dòng)篩選】命令。這時(shí)，列標(biāo)題旁的字段箭頭消失，全部記錄行將被顯示。6.5.4 分類匯總 在實(shí)際工作中往往需要對(duì)一系列數(shù)據(jù)進(jìn)行小計(jì)或合計(jì)，這時(shí)使用Excel的分類匯總會(huì)很方便。現(xiàn)在我們對(duì)“部門”進(jìn)行分類匯總，介紹其操作步驟。 (1) 對(duì)分類字段“部門”進(jìn)行排序。 (2) 將光標(biāo)放在工作表的任一單元格，選擇【數(shù)據(jù)】菜單【分類匯總】命令，打開“分類匯總”對(duì)話框，如圖6.29所示。圖6.29“分類匯

43、總”對(duì)話框 (3) 在“分類字段”下拉列表中選中分類排序字段(如“部門”)，在“匯總方式”下拉列表中選中匯總計(jì)算方式(如“平均值”)，在“選定匯總項(xiàng)”中選中需要匯總的項(xiàng)(如“工資”)。 (4) 單擊“確定”按鈕，完成操作，其結(jié)果如圖6.30所示。圖6.30“分類匯總”的結(jié)果 在分類匯總結(jié)果工作表中，單擊屏幕左邊的“”按鈕，可以僅顯示匯總結(jié)果而隱藏原始數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，這時(shí)屏幕左邊將變?yōu)椤啊卑粹o；如果再次單擊“+”按鈕，將恢復(fù)顯示隱藏的原始數(shù)據(jù)。 如果要取消分類匯總，可重復(fù)上述操作，在打開的“分類匯總”對(duì)話框中選擇“全部刪除”。 分類匯總的數(shù)據(jù)將變?yōu)樽詣?dòng)更新，也就是說，如果修改了原始數(shù)據(jù)，則匯總結(jié)果

44、將自動(dòng)隨之更新。6.6 數(shù)據(jù)圖表 將單元格中的數(shù)據(jù)以各種統(tǒng)計(jì)圖表的形式顯示，可使繁雜的數(shù)據(jù)更加生動(dòng)，可以直觀清晰地顯示不同數(shù)據(jù)間的差異。當(dāng)工作表中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，圖表中對(duì)應(yīng)項(xiàng)的數(shù)據(jù)也自動(dòng)更新。Excel中圖表分為內(nèi)嵌圖表和獨(dú)立圖表兩種。內(nèi)嵌圖表與數(shù)據(jù)源放置在同一張工作表中，是工作表中的一個(gè)圖表對(duì)象，可以放置在工作表中的任意位置，與工作表一起保存和打印；獨(dú)立圖表是獨(dú)立的圖表工作表，打印時(shí)與數(shù)據(jù)分開打印。 6.6.1 創(chuàng)建圖表 Excel提供約100種不同格式的圖表，其中包括二維圖表和三維圖表。利用圖表向?qū)Чぞ?，用戶只要按照向?qū)甘镜牟襟E一步一步地進(jìn)行，就可以建立所需的圖表。下面以職員登記表為

45、例，介紹建立圖表的操作步驟。 (1) 在工作表中輸入建立圖表所需要的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)區(qū)域應(yīng)包含數(shù)據(jù)標(biāo)題，其中包括數(shù)據(jù)系列的標(biāo)題和分類標(biāo)題。 (2) 單擊數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意位置。 (3) 單擊常用工具欄上的“圖表”按鈕，打開“圖表向?qū)?步驟之1圖表類型”對(duì)話框，如圖6.31所示，在“標(biāo)準(zhǔn)類型”選項(xiàng)卡中選擇要?jiǎng)?chuàng)建的圖表類型(如“柱形圖”中的“簇狀柱形圖”)。圖6.31圖表向?qū)Р襟E1 (4) 單擊“下一步”按鈕，打開“圖表向?qū)?步驟之2圖表源數(shù)據(jù)”對(duì)話框，如圖6.32和圖6.33所示。在“數(shù)據(jù)區(qū)域”選項(xiàng)卡中，指定圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，并指明數(shù)據(jù)系列為行或列；在“系列”選項(xiàng)卡中，可以指定系列的“名稱”、“值”的位置

46、，以及分類(X)軸的標(biāo)志。圖6.32 圖表向?qū)Р襟E2“數(shù)據(jù)區(qū)域”選項(xiàng)卡圖6.33 圖表向?qū)Р襟E2“系列”選項(xiàng)卡 (5) 單擊“下一步”按鈕，打開“圖表向?qū)?步驟之3圖表選項(xiàng)”對(duì)話框，如圖6.34所示。在“標(biāo)題”選項(xiàng)卡中，分別輸入“圖表標(biāo)題”、“分類(X)軸”及“分類(Y)軸”的標(biāo)題。其他幾個(gè)選項(xiàng)卡中的選項(xiàng)暫不作改變。圖6.34 圖表向?qū)Р襟E3“標(biāo)題”選項(xiàng)卡 (6) 單擊“下一步”按鈕，打開“圖表向?qū)?步驟之4圖表位置”對(duì)話框，如圖6.35所示。在“圖表位置”對(duì)話框中，選擇圖表插入的位置，選中“作為其中的對(duì)象插入”，然后在列表框中選擇要插入其中的工作表。如果選擇“作為新工作表插入”，Excel將

47、自動(dòng)插入一張圖表工作表。圖6.35 所示圖表向?qū)Р襟E4 (7) 單擊“完成”按鈕，完成圖表的創(chuàng)建，創(chuàng)建好的圖表如圖6.36所示。 圖6.36 圖表創(chuàng)建完成6.6.2 編輯圖表 當(dāng)圖表建立好之后，有時(shí)需要修改圖表的源數(shù)據(jù)。在Excel中，工作表中的圖表源數(shù)據(jù)與圖表之間存在著鏈接關(guān)系，修改任何一方的數(shù)據(jù)，另一方也將隨之改變。因此，當(dāng)修改了工作表中的數(shù)據(jù)后，不必重新創(chuàng)建圖表，圖表會(huì)隨之調(diào)整以反映源數(shù)據(jù)的變化。 1、圖表的移動(dòng)和縮放、圖表的移動(dòng)和縮放 剛建立好的圖表，邊框上有8個(gè)黑色控制塊。將鼠標(biāo)定位在圖表上，通過拖動(dòng)鼠標(biāo)，可以將圖表移動(dòng)到需要的位置。將鼠標(biāo)定位在控制點(diǎn)，拖動(dòng)鼠標(biāo)可以調(diào)整圖表的大小。

48、2. 圖表中數(shù)據(jù)的修改圖表中數(shù)據(jù)的修改 創(chuàng)建圖表時(shí)，圖表與圖表源數(shù)據(jù)區(qū)域之間建立了聯(lián)系。當(dāng)源數(shù)據(jù)區(qū)域中的單元格數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，圖表中對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)將會(huì)自動(dòng)更新。 在圖表上同樣可以修改數(shù)據(jù)點(diǎn)的值。在圖表上單擊要更改的數(shù)據(jù)點(diǎn)標(biāo)志，拖動(dòng)標(biāo)志點(diǎn)在數(shù)值軸方向移動(dòng)，拖動(dòng)時(shí)會(huì)有一個(gè)小窗口指示當(dāng)前拖動(dòng)位置的值，拖動(dòng)到所需位置后放開鼠標(biāo)。 3. 向圖表中添加數(shù)據(jù)向圖表中添加數(shù)據(jù) 向圖表中添加數(shù)據(jù)的操作步驟為： (1) 在工作表相應(yīng)的單元格中輸入新的數(shù)據(jù)，如圖6.37所示。 (2) 在圖表的圖表區(qū)中單擊鼠標(biāo)，此時(shí)與已建立圖表相關(guān)的源數(shù)據(jù)區(qū)會(huì)被一線條框住。 (3) 用鼠標(biāo)拖動(dòng)數(shù)據(jù)區(qū)的角控制點(diǎn)使其包含新的系列數(shù)據(jù)，放開鼠

49、標(biāo)，這時(shí)新的數(shù)據(jù)系列已被添加到圖表中。圖6.37 添加數(shù)據(jù) 4. 從圖表中刪除數(shù)據(jù)從圖表中刪除數(shù)據(jù) 如果從工作表中刪除數(shù)據(jù)，圖表將自動(dòng)更新。 如果在圖表中單擊要?jiǎng)h除的數(shù)據(jù)系列，然后按鍵，那么圖表中該數(shù)據(jù)系列將被刪除，而工作表中的數(shù)據(jù)并未被刪除。 5. 更改圖表類型更改圖表類型 對(duì)于大部分二維圖表，既可以更改整張圖表的圖表類型，又可以更改某一數(shù)據(jù)系列的圖表類型。選中圖表，單擊“圖表”工具欄上的“圖表類型”按鈕旁的下拉箭頭，選擇新的圖表類型，如圖6.38所示。 若要更新單個(gè)數(shù)據(jù)系列的圖表類型，應(yīng)先單擊該數(shù)據(jù)系列，其他操作與上述相同。圖6.38 更改圖表類型 6. 設(shè)置圖表選項(xiàng)設(shè)置圖表選項(xiàng) 設(shè)置圖表

50、選項(xiàng)的操作步驟為： (1) 單擊圖表。 (2) 單擊【圖表】菜單【圖表選項(xiàng)】，打開“圖表選項(xiàng)”對(duì)話框?！皥D表選項(xiàng)”對(duì)話框與“圖表向?qū)?步驟之2圖表源數(shù)據(jù)”對(duì)話框內(nèi)容相同。 (3) 在“標(biāo)題”選項(xiàng)卡中，可以設(shè)置或修改圖表標(biāo)題、分類軸以及數(shù)值軸標(biāo)題。 (4) 在“坐標(biāo)軸”和“網(wǎng)格線”選項(xiàng)卡中，可以對(duì)圖表的坐標(biāo)軸以及網(wǎng)格線進(jìn)行設(shè)置。 (5) 在“圖例”選項(xiàng)卡中，可以設(shè)置圖表中是否顯示圖例以及圖例的顯示位置。 (6) 在“數(shù)據(jù)標(biāo)志”或“數(shù)據(jù)表”選項(xiàng)卡中，可以設(shè)置在圖表中是否顯示數(shù)據(jù)標(biāo)志或數(shù)據(jù)表，以及進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)志與數(shù)據(jù)表的其他設(shè)置。 7. 設(shè)置圖表元素的格式設(shè)置圖表元素的格式 在圖表中雙擊任何圖表元

51、素都會(huì)打開相應(yīng)的格式對(duì)話框，在該對(duì)話框中可以設(shè)置該圖表元素的格式。 例如，雙擊圖表中的圖例，會(huì)打開“圖例格式”對(duì)話框，在該對(duì)話框中，可以設(shè)置圖例的邊框樣式、顏色、圖例的字體格式和圖例在圖表中的位置等。 又如，雙擊圖表中的坐標(biāo)軸，會(huì)打開“坐標(biāo)軸格式”對(duì)話框，在該對(duì)話框中可以設(shè)置坐標(biāo)軸的線條樣式、刻度、字體及對(duì)齊方式等。6.7 打印工作表 6.7.1 設(shè)置打印區(qū)域 打印工作表時(shí)，Excel首先檢查工作表中是否有設(shè)置好的打印區(qū)域。如果有，將只打印此區(qū)域的內(nèi)容；如果沒有，則打印整個(gè)工作表的已使用區(qū)域。因此，如果只想打印工作表中的部分區(qū)域，應(yīng)將此區(qū)域設(shè)置為打印區(qū)域。設(shè)置打印區(qū)域的操作步驟為： (1) 選

52、定要打印的區(qū)域。 (2) 單擊【文件】菜單【打印區(qū)域】【設(shè)置打印區(qū)域】命令，如圖6.39所示。圖6.39設(shè)置打印區(qū)域 2. 設(shè)置頁面設(shè)置頁面 設(shè)置好打印區(qū)域之后，為了使打印出的頁面美觀、符合要求，需對(duì)打印的頁面、頁邊距、頁眉/頁腳等許多項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)定。這些選項(xiàng)均通過“頁面設(shè)置”對(duì)話框來設(shè)定。 單擊【文件】菜單【頁面設(shè)置】命令，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，在“頁面”選項(xiàng)卡中可以設(shè)置紙張大小和紙張方向等，在“頁邊距”選項(xiàng)卡中可以設(shè)置上、下、左、右邊距和居中方式，如圖6.40所示。 圖6.40“頁面設(shè)置”對(duì)話框6.7.2 打印預(yù)覽1、 打印預(yù)覽窗口打印預(yù)覽窗口有多種方法可以進(jìn)行“打印預(yù)覽”：(1) 在常用

53、工具欄中單擊“打印預(yù)覽”按鈕。(2) 單擊【文件】菜單【打印預(yù)覽】命令。(3) 在“頁面設(shè)置”對(duì)話框中，單擊“打印預(yù)覽”按鈕。(4) 在“打印內(nèi)容”對(duì)話框中，單擊“預(yù)覽”按鈕。通過上述方法，都可切換到打印預(yù)覽窗口，如圖6.41所示。在預(yù)覽窗口底部狀態(tài)欄上顯示打印頁面的當(dāng)前頁號(hào)和總頁數(shù)，中間是當(dāng)前頁的預(yù)覽情況。預(yù)覽窗口上部有一排按鈕，其中“上一頁”和“下一頁”按鈕，用于在前后頁面間翻動(dòng)。用戶也可以拖動(dòng)窗口右側(cè)的滾動(dòng)條在多個(gè)頁面間快速滾動(dòng)，當(dāng)拖動(dòng)滾動(dòng)條時(shí)，在窗口底部的狀態(tài)欄上將顯示滾動(dòng)到的當(dāng)前頁號(hào)。圖6.41“打印預(yù)覽”對(duì)話框 2、縮放頁面顯示、縮放頁面顯示 單擊“縮放”按鈕可以在全頁視圖和放大視

54、圖之間切換。 “縮放”功能并不影響實(shí)際打印時(shí)的大小。當(dāng)鼠標(biāo)位于預(yù)覽屏幕中工作表上的任何區(qū)域時(shí)，其形狀變?yōu)椋藭r(shí)單擊鼠標(biāo)也可以使工作表在全頁視圖和放大視圖之間切換。 3、 調(diào)整頁邊距、頁眉頁腳位置和數(shù)據(jù)列寬度調(diào)整頁邊距、頁眉頁腳位置和數(shù)據(jù)列寬度 單擊“頁邊距”按鈕，可以顯示和隱藏用于調(diào)整頁邊距、頁眉頁腳位置以及數(shù)據(jù)列寬的控制柄。其中虛線指示了頁邊距及頁眉頁腳的位置。 當(dāng)顯示控制柄時(shí)，可以用鼠標(biāo)拖動(dòng)“控制柄”來改變頁邊距、頁眉頁腳的位置及調(diào)整列寬。 當(dāng)鼠標(biāo)在控制柄上按下時(shí)，在窗口底部的狀態(tài)欄上會(huì)顯示出頁邊距、頁眉頁腳或數(shù)據(jù)列寬的值。 4、切換視圖、切換視圖 在“打印預(yù)覽”窗口中，單擊“分頁預(yù)覽”按

55、鈕，可以關(guān)閉打印預(yù)覽窗口，切換到分頁預(yù)覽視圖，在分頁預(yù)覽視圖中可以調(diào)整當(dāng)前工作表的分頁符。還可以調(diào)整打印區(qū)域的大小以及編輯工作表。 在分頁預(yù)覽視圖中，當(dāng)單擊“打印預(yù)覽”按鈕時(shí)，打印預(yù)覽窗口中的按鈕名稱會(huì)由“分頁預(yù)覽”變?yōu)椤捌胀ㄒ晥D”。單擊“普通視圖”按鈕，將關(guān)閉打印預(yù)覽窗口，切換到普通視圖。如果單擊“關(guān)閉”按鈕，則關(guān)閉打印預(yù)覽窗口，并返回活動(dòng)工作表到以前顯示狀態(tài)。6.7.3 人工分頁及分頁預(yù)覽 對(duì)于某些內(nèi)容比較長的工作表文檔來說，Excel 2003可以自動(dòng)處理分頁，即每填滿一頁Excel 2003會(huì)自動(dòng)將文檔跳到下一頁，這就是Excel 2003的自動(dòng)分頁功能。但也可使用強(qiáng)制分頁，即使還未填

56、滿當(dāng)前頁的文檔也可進(jìn)入下一頁。 實(shí)現(xiàn)強(qiáng)制分頁的方法就是在需要進(jìn)行分頁的地方插入一個(gè)分頁符，下面舉例來介紹插入分頁符的具體步驟。 (1) 默認(rèn)狀態(tài)下，工作表中的分頁符是不顯示的。要在工作表中顯示分頁符，就要選擇【工具】菜單【選項(xiàng)】命令，彈出“選項(xiàng)”對(duì)話框，如圖6.43所示。選擇“視圖”選項(xiàng)卡，并在“窗口選項(xiàng)”選項(xiàng)組中選中“自動(dòng)分頁符”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。圖6.43“選項(xiàng)”對(duì)話框 (2)要插入分頁符，就要先選中開始新頁的單元格。本例中選中G9單元格，以將G9單元格作為開始新頁的單元格。再選擇【插入】菜單【分頁符】命令。這樣便在所選單元格G9的左上方插入了一個(gè)分頁符，如圖6.44所示。圖6.4

57、4插入分頁符后結(jié)果6.7.4 打印 1、 簡單打印簡單打印 打印工作表最簡單的辦法是：直接單擊常用工具欄上的“打印”按鈕。這時(shí)，將按照缺省設(shè)置，或在“頁面設(shè)置”對(duì)話框中指定的設(shè)置打印當(dāng)前工作表。 如果已事先設(shè)置好打印的各種選項(xiàng)，可直接單擊“打印”按鈕打印。 2、設(shè)置打印選項(xiàng)、設(shè)置打印選項(xiàng) 通常在打印工作表之前，需要進(jìn)行一些適當(dāng)?shù)脑O(shè)置，然后利用打印預(yù)覽功能預(yù)覽打印的效果，然后再次調(diào)整工作表或打印設(shè)置項(xiàng)，直到對(duì)打印預(yù)覽的效果滿意，才進(jìn)行真正的打印輸出。設(shè)置打印選項(xiàng)的操作步驟為： (1) 單擊【文件】菜單【打印】命令，彈出“打印內(nèi)容”對(duì)話框，如圖6.42所示。 (2) 從“名稱”框中選擇打印機(jī)，同時(shí)

58、在“打印機(jī)”框中顯示當(dāng)前打印機(jī)的信息。單擊“屬性”按鈕，可以設(shè)置該打印機(jī)的屬性。圖6.42“打印內(nèi)容”對(duì)話框 (3) 在“打印范圍”框中選中“全部”，將打印全部文檔。選中“頁”，可打印指定的頁。在“從”編輯框中輸入要打印頁面范圍的起始頁碼，在“到”編輯框中輸入要打印頁面范圍的終止頁碼。 (4) 在“打印內(nèi)容”下選中“選定區(qū)域”，將只打印工作表中選定的區(qū)域和對(duì)象；選中“整個(gè)工作簿”將打印當(dāng)前工作簿中包含數(shù)據(jù)的任何工作表，如果工作表中有打印區(qū)域，則只打印該區(qū)域；選中“選定工作表”，將打印每張選定的工作表，每張工作表都從新的一頁開始打印。 (5) 在“打印份數(shù)”框中指定打印份數(shù)。當(dāng)打印份數(shù)多于1時(shí)，

59、可以選中“逐份打印”，這樣文件將一份一份地打印，即打印完一份完整的文檔后，才打印下一份。 (6) 單擊“確定”按鈕，開始打印文檔。辦公自動(dòng)化技術(shù)教程辦公自動(dòng)化技術(shù)教程第7章PowerPoint2003幻燈片制作第7章PowerPoint2003幻燈片制作71 PowerPoint2003基礎(chǔ) 72 編輯演示文稿73 設(shè)計(jì)幻燈片74 在演示文稿中應(yīng)用母板75 設(shè)置幻燈片的翻頁效果76 設(shè)置幻燈片的動(dòng)畫效果77 設(shè)置幻燈片的放映78 打包成CD71 PowerPoint2003基礎(chǔ) 711 操作界面 712 視圖方式 7. 1. 3 創(chuàng)建演示文槁 714 輸入文本內(nèi)容 715 插入表格 716 插

60、入圖表 717 插入圖示 718 插入圖片 719 插入多媒體文件PowerPoint2003的特點(diǎn)： 1多樣化的幻燈片版式 2更出眾的幻燈片設(shè)計(jì) 3自定義動(dòng)畫 4幻燈片切換 5幻燈片視圖新特點(diǎn) 6幻燈片的圖片處理 7保存為Web頁發(fā)布 8打印預(yù)覽演示文稿711 操作界面大綱窗格備注區(qū)幻燈片編輯區(qū)任務(wù)窗格 1大綱窗格 在大綱窗格中，演示文稿將以大綱形式顯示，大綱由每張幻燈片的標(biāo)題和正文組成。在大綱窗格中 演示文稿會(huì)以大綱形式顯示，大綱由每張幻燈片的標(biāo)題和正文組成。 2幻燈片窗格 即是幻燈片編輯區(qū)，用于編輯每張幻燈片中的文本外觀，添加圖形、影片和聲音，并創(chuàng)建超級(jí)鏈接以及向其中添加動(dòng)畫。 3備注窗