外貿(mào)英語函電5訂單、接受和回絕201603031講義

1、Unit 4 Orders & Acknowlegement 外貿(mào)流程外貿(mào)流程 客戶資源客戶資源客戶資源客戶資源詢盤、發(fā)盤、還盤詢盤、發(fā)盤、還盤訂單訂單定金或定金或L/C采購訂貨、工廠安排生產(chǎn)采購訂貨、工廠安排生產(chǎn)完工、檢驗、裝箱完工、檢驗、裝箱船務(wù)訂艙（船務(wù)訂艙（booking）拉貨物到碼頭拉貨物到碼頭裝船裝船出提單出提單跟蹤貨物到貨跟蹤貨物到貨投訴投訴 訂單既可能是買方主動寄發(fā)的購貨單，也可能是買方對報盤的接受，買方發(fā)出的訂單一經(jīng)賣方接受，就不能隨意撤回，買賣雙方就將按照訂單上的條件簽署合同并執(zhí)行合同。因此，在擬寫訂單時，一定要將交易條件敘述完整，尤其是主要的交易條件敘述清楚，比如

2、，商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、包裝、價格、總金額、支付條件、交貨期等。 現(xiàn)在的許多貿(mào)易公司都使用正規(guī)的印刷訂單，以確保不會疏漏任何重要的條件。.Order訂單與定單 收到買方定單后，貨物發(fā)送之前，賣方為再次確認(rèn)一些事項而發(fā)出確認(rèn)定單的信件，以免可能發(fā)生的誤會。 We acknowledge with thanks your letter of May 1, together with your valued order No. 111. We will expedite your order immediately and we assure you that the goods will be f

3、orwarded within the coming week. We hope you will be satisfied with both the goods and our arrangements. 感謝五月一日來信，及第號訂單。 我方很重視這一定貨，請相信貨品將于本周內(nèi)發(fā)送。 希望對貨品及我方安排皆能滿意。 定單的定義定單的定義：書面供貨單。 訂單的定義訂單的定義：企業(yè)采購部門向原材料、燃料、零部件、辦公用品等的供應(yīng)者發(fā)出的定貨單。 二者基本可以通用。 物流術(shù)語 大多數(shù)情況下，訂單訂單是指預(yù)期數(shù)，向供貨商發(fā)出采購要約，擬向供貨商提出訂貨數(shù)量和技術(shù)要求的一種書面文件。 而定單定單是指

4、買賣雙方對訂貨數(shù)量達(dá)成一致協(xié)議后，確定供應(yīng)方應(yīng)向采購方提供實際應(yīng)交貨數(shù)量的一種書面的文件。 從法律角度上來說，是有區(qū)別的。建議使用訂單 ,減少使用定單,避免風(fēng)險 數(shù)量單位 Case 箱 Carton 盒/紙板箱 Sack 袋 Bale 捆 Barrel 桶計量、品質(zhì)、尺寸、價格 Dozen 打；litre 升；1b（磅）；gross（羅） Grade A, B, C, Super quality，regular，standard 大約尺寸：extra large，medium，extra small 實際尺寸：2.5m3m4.5m，800cc 價格：單價或at，each, eg. US$150

5、0 per M/T CIF New York執(zhí)行訂單 首次訂購，一定要用書信確認(rèn) 1 感謝對方訂貨并對所訂貨物表示贊許； 2 保證迅速、認(rèn)真地處理訂單； 3 提醒對方關(guān)注其他可能感興趣的商品； 4 希望今后會有更多的訂單； 當(dāng)訂購的貨物無法馬上交貨時，信中須寫明 1. 對延誤表示歉意并說明原因； 2. 希望沒有給客貨造成諸多不便； 3. 如有可能，說明何時能交貨。 拒絕訂單的書信必須謹(jǐn)慎，要著眼于雙方今后的業(yè)務(wù)往來 1. 對無法滿足買方的訂貨表示歉意并說明原因； 2. 如有替代品，可建議對方使用替代品； 3. 希望下一次有機(jī)會再合作。Word list Trial order 試購訂單 ini

6、tial order 首次訂單 Fresh order 新訂單 repeat order 續(xù)訂單 duplicate order 重復(fù)訂單 execute an order 執(zhí)行訂單 confirm an order 接受訂單 decline an order 拒絕訂單 suspend an order 暫停執(zhí)行訂單 cancel an order 取消訂單 acknowledge receipt of 確認(rèn)收到 make acknowledge to 確認(rèn) on the understanding that 在此條件下 a stock of 一批現(xiàn)貨 from stock 現(xiàn)貨，動用庫存 i

7、n stock 庫存中 come into stock 庫存有貨 out of stock 無貨，缺貨make delivery 交貨 take delivery 提貨 in ones favor 以為受益人 upon receipt of sth.一收到 in large demand for 大量需求 in brisk demand for 需求活躍 in regular demand for 常年需求 in small demand for 需求不大 Note 茲訂以下產(chǎn)品。（have pleasure in） 我方急需此貨，請于收到訂單后10天內(nèi)交貨。 （urgently requir

8、ed，ship to us） 我們希望貴方立即接受此訂單，并一如既往地謹(jǐn)慎履行。（meet immediate acceptance and execution） 我方很高興地告知貴方，第2012號訂單已被我方廠商接受。 （inform sb.，be accepted by） 很遺憾，由于對方訂單過多，貴方所要求的貨物無現(xiàn)貨可供。（from stock，due to） 我方已收到貴方訂單，但需稍作改動（make a small change） 樣信1 方先生： 多謝貴公司訂購全棉斜布（訂貨單5)。 現(xiàn)有關(guān)貨品正在生產(chǎn)中，我方會按貴公司訂單要求的日期交貨。 我們?yōu)槟苡袡C(jī)會向貴方供應(yīng)產(chǎn)品而深感幸甚

9、，希望貴公司會對我方產(chǎn)品的 質(zhì)量感到滿意。一旦收到貴公司開立的信用證，我們會立即安排裝貨。 期望日后繼續(xù)收到貴公司的訂單。 您忠實的 營業(yè)部經(jīng)理Sample One Dear Mr. Fang， Thank you for your order No.5 for cotton twill fabrics. The goods are now under production and will be delivered on time. It is a pleasure to have the opportunity of supplying you and we hope you will b

10、e satisfied with the quality of our goods. On receiving your credit from the bank，we will make up your order. We will have the pleasure of receiving further orders from you. Yours sincerely, Sales Manager樣信 2 敬啟者： 收到貴公司對男女雨衣的第655號訂單，我們表示感謝。 非常遺憾，因為庫存不足，我們滿足不了貴方的需求。 并且，由于我方市場需求量大，我們的批量生產(chǎn)也不能完全滿足將來的發(fā) 貨

11、需求。然而，我方一旦改善供應(yīng)，我們一定會聯(lián)系貴公司。 同時，盡請發(fā)來貴公司對其他雨具的具體詢價。我們確保隨時關(guān)注貴公司的詢價。 您誠摯的 BrownSample Two Dear Sir, Thank you for your order No.655 for men and womens raincoat which we received today. We regret that, owing to a shortage of stocks, we are unable to fill your order. Moreover, our manufacturers can not und

12、ertake to entertain your order for future delivery owing to high demand in our market. We will, however, contact you once supply improves. In the meantime, please feel free to send us your specific enquires for other types of rain wears. You can be assured of our best attention at all times. Yours f

13、aithfully, Brown樣信 3 先生們： 2002年5月20日電子郵件報價深受歡迎。 我擬選各種顏色、式樣、品種的襯衫如下： 大號 2000打 中號 4000打 小號 2000打 售季將至，全部貨物應(yīng)于7月登輪。屆時全額不可撤銷信用證將予以開出。請確認(rèn)訂貨，用電子郵件告知裝運(yùn)時間表。 真誠的， xxxSample Three Gentlemen: The price quotes contained in your E-mail of May 20,2002 gained favorable attention with us. We would like to order the

14、following items consisting of various colors, patterns and assortments: Large 2000 dozen Medium 4000 dozen Small 2000 dozen As the sales season is approaching, the total order quantity should be shipped in July. At that time an irrevocable L/C for the total purchase value will be opened. Please conf

15、irm the order and E-mail a shipping schedule. Sincerely, Xxx樣信 4 親愛的先生： 我們今早接到貴方222號訂單，定購8000打棉質(zhì)襯衫，十分感謝。但可能要使貴方失望了，十分抱歉。 目前我們沒有貴方所需尺寸的襯衫存貨，而且至少在5個星期內(nèi)亦不會有貨。在此期間貴方可從別處購買襯衫，如未能購到，一旦新貨運(yùn)到，我們定當(dāng)立即通知貴方。 Sample Four Dear Sir, We thank you for your Order No.222 received this morning for 8000 dozen cotton shir

16、ts, but regret to have to disappoint you. At present we have no stock of shirts in the size required and do not expect further deliveries for at least another five weeks. Before then you may have been to obtain the shirts elsewhere, but if not we will notify you immediately our new stocks come in. Y

17、ours faithfully,1. reduction n 減少；減小減少；減小 Although we are anxious to begin business with you, we regret that we cannot allow the reduction asked. Our prices have been cut to the lowest possible point. make a reduction of 5% in the price 減價5% make a 5% reduction in the price 減價5% We have cut our pric

18、e to the limit. We regret therefore being unable to comply with your request for further reduction.我方已削價到極限，遺憾不能同意你方再次降價的要求。 盡管我方渴望與你方開展貿(mào)易，但抱歉不能接受降價要求。我方價格已削減到了最低點(diǎn)。 我們不能比報價少10%。We are not in a position to take 10% off the listed price.2. confirm the following order with you 確認(rèn)向你方訂購確認(rèn)向你方訂購 confirm ha

19、ving placed the order with you 確認(rèn)向你方訂購 我們高興地確認(rèn)已與你方達(dá)成一百公噸核桃仁的交易。We are pleased to confirm having concluded with you a transaction of 100 metric tons of walnutmeat.We confirm having accepted your offer on the following terms and conditions: 茲確認(rèn)已按下列條款接受你方的報盤：3. revised price 修改的價格，修改的價格，修正價格修正價格 We don

20、t think we can put the business through unless you revise your conditions. 除非你方修改你們的條件，否則我們認(rèn)為不能達(dá)成交易。 由于你方的通力合作，我們才能按你方修正價格確認(rèn)向你方訂貨如下：Through your full cooperation we have been able to confirm the following order with you at your revised price.4. sign v. 簽署；簽字簽署；簽字 signature n. 簽名；署名簽名；署名 Enclosed we

21、are sending you the relative S/C No.777 in duplicate and hope that you will sign and return us one copy of it to complete our records. 現(xiàn)附寄第777號銷售合同一式兩份，望簽字并退回一份，以便歸檔。 5. for ones records 供某人存檔；供供某人存檔；供存查存查 for ones file 供某人存檔；供存查 to complete ones records 供某人存檔/歸檔 be on file 存檔；歸檔 這是我方關(guān)于中東情況的存檔資料。Her

22、e is our file on the Middle East.I have arranged for a car to pick the trade delegation up at the airport.6. arrange v. 安排；籌備；后接介詞安排；籌備；后接介詞for arrange for sb.to do sth 安排做某事 arrange for sth. to do sth 安排做某事 我已安排小汽車到機(jī)場迎接貿(mào)易代表團(tuán)。 泰德已安排此人參加交易會。Ted had arranged for this man to attend the Fair.7. delay v.

23、 耽擱；延誤；推遲耽擱；延誤；推遲 delay in shipment 在某方面的延誤 delay of 延誤若干時間 Excuse us for delay in answering your letter. 這將造成約六天的延誤。This will cause a delay of about 6 days.8. harmful adj. 有害的；后接介詞有害的；后接介詞 to本報盤以貨物未售出為條件。 原諒我方?jīng)]有及時回信。 Chinese version of the letter執(zhí)事先生： 感謝你方6月20日來信對我要求降價5%的迅速答復(fù)，由于您的通力合作，我們現(xiàn)確認(rèn)按你方修改的價格

24、與你達(dá)成交易如下： 三十公噸核桃仁，每公噸1750美元成本加運(yùn)費(fèi)青島，裝運(yùn)期為8月份。 隨函附上我方第369號購貨確認(rèn)書一式兩份，請查收。請盡快簽名并退回一份以供我方存檔。 我們正安排由瑞典的中國銀行開立相關(guān)的信用證，一經(jīng)開出即傳真通知你方。 由于我們急需此貨，我們認(rèn)為有必要重申在信用證有效期內(nèi)按時裝運(yùn)的重要性，裝運(yùn)方面的任何延誤都將給我們以后的交易帶來損失。謹(jǐn)上，1.Shipping marks 運(yùn)輸標(biāo)志，通常稱為嘜頭。運(yùn)輸標(biāo)志必須簡潔、字體大、易讀。 LPSAN FRANCISCO NO.1/100 收收/發(fā)貨人的名稱代號、發(fā)貨人的名稱代號、 簡單的幾何圖形。簡單的幾何圖形。參考號，合同或

25、訂單編號參考號，合同或訂單編號 目的港或目的地的名稱目的港或目的地的名稱 件號件號123運(yùn)輸標(biāo)志必須符合船運(yùn)公司、海關(guān)和收貨人三方的要求。有時，運(yùn)輸標(biāo)志是由買方訂貨時指定的。如果買方?jīng)]有提供，出口商可以使用他自定的標(biāo)志。包裝上常見的警示標(biāo)志 Care Mark/Caution Mark小心搬運(yùn) Handle withcare 此面朝上 This side up 請勿拋擲 Dont throw down 易腐物品 Perishable goods請勿平放 Not to be laid flat 請勿用鉤 No hooks保持冷藏 Keep cool, Keep in cool place避免日光

26、直射 Keep out of the direct son有毒物品 Poison 危險 Dangerous危險品 Dangerous goods 保持干燥 Keep dry請勿堆積 Not to be stowed under other cargo 易燃物 Inflammable禁止潮濕 Guard against damp 易碎 Fragile玻璃器皿 Glassware 遠(yuǎn)離鍋爐 Keep away from boiler陶瓷，瓷器 Porcelain , China 置于甲板 On deck填充物 padding, padAs this article is fragile, be s

27、ure to put enough padding.此物易碎，請務(wù)必裝入足夠的填充物。2.Shipping documents 裝運(yùn)單據(jù)one set of shipping documents:Bill of Lading Commercial Invoice Certificate of QualityCertificate of QuantityInsurance Policy1) Weight Memo .Acceptances and Rejections1. in duplicate一式二份 in duplicate / in two copies 一式二份 in triplica

28、te / in three copies 一式三份 in four copies 一式四份 in five copies 一式五份 in six copies 一式六份 in seven copies 一式七份 .Contents of a Sales ContractTitle =合同名稱及其編號。 Preamble序文：包括簽約日期、地點(diǎn)、當(dāng)事人名稱、地址及其法律地位 。 Name of Commodity商品名稱。 Quality Clause 品質(zhì)條款：包括約定品質(zhì)的決定方式及其時間和地點(diǎn)。 Quantity Clause數(shù)量條款：包括約定數(shù)量單位、交付數(shù)量的決定時間和地點(diǎn)，以及溢短裝

29、數(shù)量的解決辦法等。 Price Clause 價格條款：包括價格種類、結(jié)構(gòu)、使用貨幣計算單位以及幣值或價格變動風(fēng)險的歸宿等。 Packing Clause 包裝條款“包括包裝的方式、方法、包裝的材料以及嘜頭等。 Delivery Clause 交貨期：包括交貨時間、地點(diǎn)、交貨方式、交貨通知等。 Payment Clause支付條款：包括支付方式、支付工具以及支付時間等。 Contents of a Sales ContractInsurance Clause保險條款：包括由何方保險、投保險別、金額與貨幣約定保險人等。 Inspection Clause 檢驗條款：包括項目、檢驗時間與地點(diǎn)、檢驗

30、機(jī)構(gòu)、檢驗方法,檢驗效力及其費(fèi)用的負(fù)擔(dān)等 。 Claim Clause索賠條款：包括索賠的期限及其通知方法，應(yīng)提出的證明文件，索賠貨物和付款的關(guān)系，以及解決索賠的基本原則。 Arbitration Clause 仲裁條款：包括范圍、地點(diǎn)、仲裁機(jī)構(gòu)及其費(fèi)用的負(fù)擔(dān)等。 Force Majeure Clause 不可抗力條款：包括不可抗力事故的原因、通知時間和方法、應(yīng)提出的文件，以及免責(zé)事項等。 Breach and Cancellation of Contract Clause 違約及解除契約權(quán)條款：包括違約的處理方法，解約事由和解約后的賠償?shù)取?Miscellaneous Clause 其他條款

31、：依據(jù)契約的性質(zhì)和具體情況，可以包括進(jìn)出口許可證條款、稅捐條款、通知條款、唯一合同條款，以及合同能否轉(zhuǎn)讓及其條件等條款。 Practice LessonsTranslate the following into English: We shall book a trial order with you, provided you will give us a 5% commission. We have booked your Order No.168 for bed sheets and pillow-cases and are sending our Sales Confirmation

32、No. BP-201 in duplicate. Your order is receiving our immediate attention and you can depend on us to effect delivery well within your time limit. 茲隨函附上試訂單一份。如果質(zhì)量合乎要求，我方近期內(nèi)將寄訂單。如能及時處理此訂單將不勝感激。 假如能給5%的傭金，我方將向你方試訂一批貨。 你方訂單正在迅速處理，而且盡可信賴我方將會在規(guī)定的時間內(nèi)發(fā)運(yùn)。 We enclose a trial order. If the quality is up to our expectation, we shall send further order in the near future. Your