會(huì)議管理指引手冊(cè)

1、會(huì)議管理指引手冊(cè)目 錄說(shuō)明2一、會(huì)議管理的重要意義2（一）會(huì)議管理成為公司快速發(fā)展的屏障2（二）公司會(huì)議守則3二、例會(huì)工具總表和角色建議4三、例會(huì)前的準(zhǔn)備5（一）制定部門(mén)例會(huì)制度5（二）發(fā)例會(huì)通知6四、例會(huì)中的過(guò)程管理6（一）例會(huì)管理八要素6（二）會(huì)議紀(jì)要表8（三）例會(huì)中發(fā)言技巧9（四）如何形成決策11（五）讓每個(gè)人都很清楚自己在會(huì)后要做的工作11（六）參會(huì)人員會(huì)議評(píng)價(jià)表12（七）主持人例外情況處理12五、例會(huì)后的跟蹤管理17說(shuō)明：本手冊(cè)的直接使用者是公司的各級(jí)管理人員，其他從事項(xiàng)目管理和協(xié)調(diào)的同事均可以參考使用；本手冊(cè)將首先在各部門(mén)層面例會(huì)進(jìn)行試行，如收效良好將考慮在全部會(huì)議中推廣使用；在您

2、閱讀本守則后，為鼓勵(lì)形成工作習(xí)慣，人力資源系統(tǒng)將在一個(gè)月后對(duì)例會(huì)效果進(jìn)行跟蹤，并聽(tīng)取各方意見(jiàn)和反饋，以便對(duì)手冊(cè)進(jìn)行改進(jìn)：跟蹤對(duì)象：各級(jí)部門(mén)經(jīng)理，各項(xiàng)目經(jīng)理跟蹤內(nèi)容：部門(mén)例會(huì)制度，例會(huì)通知，會(huì)議紀(jì)要，參會(huì)人員評(píng)價(jià)本手冊(cè)中所提到和運(yùn)用的工具只是希望能夠培養(yǎng)參會(huì)人員良好的會(huì)議習(xí)慣，不具有獨(dú)占性和排他性。一、會(huì)議管理的重要意義（一）會(huì)議管理成為公司快速發(fā)展的屏障開(kāi)會(huì)已經(jīng)成為公司中最昂貴的一種交流活動(dòng)。有的經(jīng)理每個(gè)工作日2/3的時(shí)間花在開(kāi)會(huì)上，相當(dāng)多的會(huì)議被參會(huì)者認(rèn)為是效率不高！ 很多人反映：開(kāi)會(huì)是件挺麻煩的事情。有人說(shuō)所謂開(kāi)會(huì)就是人們大聲說(shuō)話卻又說(shuō)不出什么來(lái)，會(huì)議結(jié)束后，多數(shù)人并不十分明確自己的行動(dòng)目

3、標(biāo)、資源及時(shí)間期限；也有人說(shuō)開(kāi)會(huì)沒(méi)有完全理解或者認(rèn)同結(jié)論，自己的想法和建議沒(méi)有機(jī)會(huì)充分表達(dá)。大家似乎也都下意識(shí)地認(rèn)為：大多數(shù)會(huì)議是在浪費(fèi)時(shí)間、效果欠佳、勞而無(wú)功。失望的會(huì)議參加者能做些什么呢？ 我們發(fā)現(xiàn)，部門(mén)例會(huì)是李寧公司里最常發(fā)生的會(huì)議，其影響范圍涉及到每位員工的近期工作目標(biāo)和時(shí)間安排。因此，我們制定了如何開(kāi)例會(huì)的指引手冊(cè)，目的是為公司的管理人員，提供了從計(jì)劃會(huì)議到評(píng)估會(huì)議的整個(gè)過(guò)程中，應(yīng)該如何進(jìn)行改進(jìn)的建議。本手冊(cè)對(duì)于那些關(guān)心提高會(huì)議效率的組織者及團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)尤其有用。（二）會(huì)議守則守則的目的在于降低工作中的會(huì)議成本，提高會(huì)議效率。一、我們提倡：會(huì)而有議，議而有決，決而有行，行而有果。1能不開(kāi)

4、的會(huì)議就不開(kāi)，能短開(kāi)的會(huì)議就短開(kāi)2目標(biāo)不明確的會(huì)議不開(kāi)3不論級(jí)別，敢于直言；會(huì)議決策，人人有責(zé)4會(huì)中不開(kāi)口，會(huì)后免再提二、我們要求1議程先行，有備而來(lái)l 會(huì)議召集人在會(huì)議前一周，發(fā)出會(huì)議通知及會(huì)議的具體日程，在會(huì)前兩天應(yīng)與全體參會(huì)者進(jìn)行再次確認(rèn)；l 參會(huì)者應(yīng)先行準(zhǔn)備議題有關(guān)資料，并于會(huì)前發(fā)給相關(guān)人員；l 參會(huì)者應(yīng)當(dāng)在收到會(huì)議通知后24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行回復(fù)，對(duì)于沒(méi)有議程的會(huì)議，參會(huì)者有權(quán)拒絕；對(duì)于會(huì)議資料應(yīng)認(rèn)真閱讀，做好充分的準(zhǔn)備。2準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束l 會(huì)議應(yīng)在既定的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始和準(zhǔn)時(shí)結(jié)束（發(fā)生不可抗力事件除外），會(huì)議主持人有責(zé)任控制好會(huì)議時(shí)間，避免會(huì)議偏離主題；l 會(huì)議主持人可以在會(huì)中進(jìn)行程序建議

5、（PS），比如修改議題和時(shí)間，但需征得參會(huì)者的同意。3不遲到，不早退，不開(kāi)小差l 參會(huì)者遲到，需接受懲罰處理。具體標(biāo)準(zhǔn)為：總監(jiān)及以上300元，部門(mén)經(jīng)理100元，員工50元；l 會(huì)議召集人遲到15分鐘后，與會(huì)者可自行離會(huì)，召集人將被罰款，標(biāo)準(zhǔn)按以上雙倍執(zhí)行。對(duì)于不可抗力導(dǎo)致的遲到，應(yīng)提前向召集人做出說(shuō)明，屢次說(shuō)明者，個(gè)人誠(chéng)信將受到質(zhì)疑；l 所罰款項(xiàng)將用于會(huì)議條件的改善 / 學(xué)習(xí)資料的購(gòu)買 / 部門(mén)團(tuán)隊(duì)建設(shè)；l 會(huì)議中所有手機(jī)應(yīng)置于靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，重要會(huì)議召集人有權(quán)要求關(guān)機(jī)狀態(tài)，并控制與會(huì)議無(wú)關(guān)的活動(dòng)（如上網(wǎng)、個(gè)人辦公、接聽(tīng)電話、發(fā)短信等），如果違反，第一次口頭警告，第二次按罰款標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；l 對(duì)于

6、參會(huì)者的遲到和參會(huì)情況在會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確記錄。4會(huì)議決議，必定執(zhí)行l(wèi) 會(huì)議召集人應(yīng)當(dāng)在會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)，完成會(huì)議紀(jì)要表并發(fā)送所有參會(huì)者，節(jié)假日順延。參會(huì)者應(yīng)自行記錄與自己有關(guān)的決議事項(xiàng)，以便盡早開(kāi)展工作；l 對(duì)于會(huì)議通過(guò)的決議，責(zé)任人應(yīng)落實(shí)執(zhí)行；l 參與者有義務(wù)就會(huì)議內(nèi)容與系統(tǒng)、部門(mén)內(nèi)同事進(jìn)行溝通分享；l 下一次會(huì)議之前，檢查和回顧上一次會(huì)議成果，對(duì)于時(shí)間和質(zhì)量未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)說(shuō)明原因。二、例會(huì)工具總表和角色建議例會(huì)流程表單工具會(huì)議主持人角色建議管理責(zé)任人角色建議參會(huì)人員角色建議例會(huì)前準(zhǔn)備例會(huì)通知擬寫(xiě)例會(huì)通知進(jìn)行時(shí)間管理制定和堅(jiān)持部門(mén)例會(huì)制度確定議題和目標(biāo)認(rèn)真閱讀例會(huì)通知提前準(zhǔn)備例會(huì)進(jìn)行會(huì)

7、議紀(jì)要表時(shí)間管理：準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，PS技巧，控制跑題引導(dǎo)討論技巧：IG和KP技巧現(xiàn)地現(xiàn)物，當(dāng)場(chǎng)決策，明確執(zhí)行人充分發(fā)表意見(jiàn)，會(huì)上不開(kāi)口，會(huì)后免再提對(duì)事不對(duì)人例會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議評(píng)價(jià)表2日內(nèi)發(fā)送會(huì)議紀(jì)要表監(jiān)督執(zhí)行情況對(duì)執(zhí)行不力現(xiàn)象態(tài)度鮮明堅(jiān)決執(zhí)行三、例會(huì)前的準(zhǔn)備（一）制定部門(mén)例會(huì)制度各部門(mén)可以根據(jù)自身實(shí)際情況，制定出本部門(mén)的例會(huì)制度。我們建議：小部門(mén)（人數(shù)在十人以內(nèi)，工作區(qū)域集中），每1-2周開(kāi)一次例會(huì)；大部門(mén)（人數(shù)在十人以上，或工作區(qū)域不集中），每2周-1個(gè)月開(kāi)一次例會(huì)；會(huì)議主持人的首選是經(jīng)理本人，待例會(huì)的形式逐步理順下來(lái)后，可以考慮讓部門(mén)同事?lián)屋喼抵飨?；明確例會(huì)的“討論誤區(qū)”，也就是例會(huì)中不

8、涉及的內(nèi)容，例如：避免深究發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題的原因和責(zé)任人。例會(huì)主要內(nèi)容：1 跟蹤上次例會(huì)的執(zhí)行情況：（1）對(duì)執(zhí)行到位的人員、團(tuán)隊(duì)、事件要給予明確肯定；（2）對(duì)沒(méi)有按期限達(dá)成目標(biāo)的人、事件要鮮明的指出，輔助/督促完成補(bǔ)救的時(shí)間和方案。2 分享公司/系統(tǒng)會(huì)議中最新的戰(zhàn)略方向、政策及行動(dòng)要求：（1）傳達(dá)公司/系統(tǒng)有關(guān)文件、要求，并布置相關(guān)安排；（2）需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)正式發(fā)文中制度傳達(dá)、促進(jìn)彼此討論、學(xué)習(xí)，督促落實(shí)和執(zhí)行；（3）對(duì)近期公司/系統(tǒng)/部門(mén)內(nèi)發(fā)生的事件和涉及人員，明確管理人員的態(tài)度和觀點(diǎn)，說(shuō)明什么是公司提倡的行為，什么是不提倡的行為，以便于員工明確確認(rèn)價(jià)值觀。3 討論擬定議題：注意不同的議題可以使用

9、不同的方法，注重引導(dǎo)技巧（Facilitation Skill）的應(yīng)用，以提高討論溝通效率，在過(guò)程中注重“例會(huì)管理八要素”，成功運(yùn)用“發(fā)言技巧”、“形成決策的方法”，同時(shí)注意“例外情況的處理”。（后附詳細(xì)內(nèi)容）4 達(dá)成行動(dòng)結(jié)論：會(huì)議后形成決議，明確具體工作事項(xiàng)、時(shí)間、責(zé)任人。（上述議題可根據(jù)具體的安排、方便來(lái)調(diào)整順序執(zhí)行。）（二）發(fā)例會(huì)通知 會(huì)議通知一定要具體，良好的通知體現(xiàn)出會(huì)議方案人精心的設(shè)計(jì)和組織，有利于讓每一位參會(huì)者提前了解要結(jié)論的議題、時(shí)間分布及有關(guān)人員。部門(mén)例會(huì)通知會(huì)議日期和時(shí)間：會(huì)議主持人：參會(huì)人員：記錄人：會(huì)議議題發(fā)言人討論時(shí)間1. 追蹤上次例會(huì)的執(zhí)行情況分鐘2. 分享：公司最

10、新動(dòng)態(tài)信息（例如：戰(zhàn)略、政策和活動(dòng)）；個(gè)人工作進(jìn)展分鐘3. 討論擬定議題（請(qǐng)明確每個(gè)議題的目的，例如：是通報(bào)？是分享討論？還是有決策結(jié)果？） 1) 2) 3)分鐘分鐘分鐘4. 達(dá)成行動(dòng)結(jié)論分鐘5.臨時(shí)議題分鐘四、例會(huì)中的過(guò)程管理（一）例會(huì)管理八要素一、會(huì)議主持人的首選是經(jīng)理本人，待例會(huì)的形式逐步理順下來(lái)后，可以考慮讓部門(mén)同事?lián)屋喼抵飨欢?、例?huì)通知通常由主持人發(fā)放；三、例會(huì)開(kāi)始前，記錄人員先將此次會(huì)議應(yīng)出席人數(shù)、實(shí)到人數(shù)，及議程標(biāo)示在白板上，一目了然；四、例會(huì)進(jìn)行的標(biāo)準(zhǔn)程序是：1上次例會(huì)中承諾事項(xiàng)的追蹤；2分享最新信息；3議題呈現(xiàn)和討論；4臨時(shí)議題討論；5宣讀行動(dòng)結(jié)論。五、會(huì)議主席的職責(zé)：1

11、營(yíng)造和諧氣氛，還要鮮明地執(zhí)行會(huì)議守則；2依照議程進(jìn)行，嚴(yán)格控制時(shí)間；3在討論環(huán)節(jié)，充分鼓勵(lì)每個(gè)人表達(dá)各自意見(jiàn)，尊重少數(shù)人的意見(jiàn)，避免會(huì)中意見(jiàn)一邊倒的情形；4正確總結(jié)討論內(nèi)容；5減少與議程無(wú)關(guān)的爭(zhēng)論與討論；六、記錄人員的職責(zé)是：1協(xié)助主持人維持事先公布的的討論順序和時(shí)間；2對(duì)參會(huì)人想法進(jìn)行客觀記錄；3對(duì)延伸性話題進(jìn)行記錄；4對(duì)各項(xiàng)議題結(jié)論的記錄；5后續(xù)落實(shí)工作的記錄，并于會(huì)后交付給執(zhí)行人；七、主持人在各議題的討論完畢后，根據(jù)時(shí)間情況，進(jìn)行“臨時(shí)議題”的討論；八、主持人應(yīng)于每個(gè)議題討論結(jié)束前，宣讀此議題的結(jié)論。（二）會(huì)議紀(jì)要表××年×月份部門(mén)例會(huì)會(huì)議紀(jì)要表會(huì)議時(shí)間會(huì)議

12、地點(diǎn)會(huì)議紀(jì)要人參會(huì)人員遲到人員本次會(huì)議主要內(nèi)容本次會(huì)議主要結(jié)論后續(xù)需要推進(jìn)落實(shí)的工作工作執(zhí)行人完成時(shí)間下一次例會(huì)的時(shí)間、主題××年×月×日會(huì)議結(jié)束后需在一天內(nèi)，有記錄人員按固定格式撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，讓經(jīng)理先行過(guò)目確認(rèn)，兩天內(nèi)email通知相關(guān)內(nèi)容負(fù)責(zé)人和參會(huì)成員。（三）例會(huì)中發(fā)言技巧在部分公司的例會(huì)中，我們發(fā)現(xiàn)部分參會(huì)者在表達(dá)不同看法時(shí)，要么言辭激烈，要么沉默對(duì)抗。那么，如何有效發(fā)表自己的看法，并且得到對(duì)方認(rèn)可和幫助呢？有一個(gè)有效的辦法：把問(wèn)題擺在我們的對(duì)面，而不是我們之間（多用KP技巧）；我否定的是你的部分觀點(diǎn)，而不是你整個(gè)人。這里，我們給出會(huì)中發(fā)言的三個(gè)

13、步驟：（實(shí)際運(yùn)用時(shí)采用的語(yǔ)言不是一成不變的）1、“你這個(gè)點(diǎn)子我很喜歡的地方是。它的好處是?！?、“你這個(gè)點(diǎn)子讓我想到。；（不要講“不過(guò)、但是”）3、講你自己的想法。下面是世界上優(yōu)秀經(jīng)理人在主持會(huì)議中的最佳語(yǔ)言范例，供您在會(huì)議實(shí)戰(zhàn)中參考。維護(hù)自尊（KP1）善意回應(yīng)（KP2）參與（KP3）分享（KP4）支持（KP5）開(kāi)展討論（Open）“我認(rèn)為你能在討論中發(fā)揮很大作用?！保ňS護(hù)自尊）“我很高興你能參加會(huì)議。我們需要借助你的專業(yè)知識(shí)。”（加強(qiáng)自信）“我知道為一個(gè)我們?cè)疽詾榻鉀Q的問(wèn)題舉行會(huì)議（事實(shí)）的確令人沮喪（感受）?！薄吧洗螘?huì)議以后，我們?nèi)〉昧撕艽筮M(jìn)展（事實(shí)），這可真令人高興（感受）。”“我們今

14、天沒(méi)有太多時(shí)間，所以我希望大家都能把注意力放在實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)上?！薄澳銓?duì)議程有什么問(wèn)題嗎？”“我想，我們必須記住的最重要一點(diǎn)是我們?cè)谶@里討論是為了（觀點(diǎn)）”“我想我們之所以開(kāi)會(huì)是因?yàn)椋ɡ碛桑薄拔业娜蝿?wù)是引導(dǎo)會(huì)議討論，但解決方案必須由你們自己決定?！薄霸跁?huì)上，我將協(xié)助你們明確你們的責(zé)任。至于如何履行這些責(zé)任，我想聽(tīng)聽(tīng)你們的意見(jiàn)”澄清資料（Clarify）“這里倒用不上這些信息，不過(guò)我們要找的正是這種類型的資料（維護(hù)自尊）。”“謝謝你收集了所有這些資料。你辛苦了（加強(qiáng)自信）。”“我理解你為什么會(huì)感到沮喪（感受）。我們正在處理的問(wèn)題確實(shí)非常棘手（事實(shí)）?！薄帮@然這一變動(dòng)（事實(shí)）使你們大家都感到泄氣（

15、感受）?！薄澳阍趺礃樱ㄐ彰?？這對(duì)你們團(tuán)隊(duì)有什么影響？”“（姓名）？，你有什么情況要補(bǔ)充嗎？”“我擔(dān)心我們?nèi)耘f沒(méi)有了解整個(gè)情況（感受）?！薄拔覜Q定再核實(shí)一下這份資料。它似乎與我們收集的其它數(shù)據(jù)不太符合（理由）。”“首先讓我聽(tīng)聽(tīng)你的看法，然后我再告訴你我的意見(jiàn)。”“我知道，要記起發(fā)生的每一件事很難。不如我們一步步重溫一下當(dāng)時(shí)的情況，看看你能不能由此想起點(diǎn)什么。”發(fā)展（Develope）“我想，在你提的建議中，部分內(nèi)容對(duì)我們還是有用的（維護(hù)自尊）”“這個(gè)想法真不錯(cuò)（加強(qiáng)自信）。讓我們把它記下來(lái)?！薄拔伊私饽銥槭裁磿?huì)感到有壓力（感受）。這個(gè)決定事關(guān)重大（事實(shí)）?！薄拔覀冏罱K總算想出了一些建議（事實(shí)

16、），這讓人感覺(jué)真不錯(cuò)（感受）?！薄澳阌惺裁唇ㄗh？”“針對(duì)這一問(wèn)題，你會(huì)首先采取哪些步驟？”“我們來(lái)看看有沒(méi)有其它方案。我以前曾提出過(guò)那個(gè)建議，不過(guò)我的建議被否決了（理由）?！薄拔业贸姓J(rèn)我曾經(jīng)有所懷疑。不過(guò)這確實(shí)管用（感受）?！薄爱?dāng)然，我有一些建議。不過(guò)還是你最了解自己的工作。我能如何幫助你想出一些建議？”“先別泄氣。我們?cè)儆懻撚懻摽?。”達(dá)成共識(shí)（Agree）“即使你以前遇到過(guò)麻煩，但我相信這次你一定能妥善處理（維護(hù)自尊）。”“你無(wú)疑是實(shí)施這項(xiàng)建議的最佳人選（加強(qiáng)自信）?！薄拔腋杏X(jué)你對(duì)這個(gè)決定（事實(shí)）不太滿意（感受）?！薄拔夷芾斫饽銥槭裁磿?huì)有點(diǎn)擔(dān)心（感受）。這是個(gè)大膽的計(jì)劃（事實(shí)）?！薄埃ㄐ彰?/p>

17、，這是你提出來(lái)的建議。你能不能負(fù)責(zé)實(shí)施這個(gè)建議？”“我們應(yīng)當(dāng)采取哪些步驟來(lái)實(shí)施這個(gè)建議？”“當(dāng)我們提出中這個(gè)計(jì)劃時(shí)，我們必須說(shuō)明這會(huì)使其它團(tuán)隊(duì)如何受益（想法）?！薄拔矣行判模覀円欢軐?shí)現(xiàn)這個(gè)計(jì)劃（感受）?！薄拔铱梢载?fù)責(zé)匯報(bào)這個(gè)計(jì)劃。不過(guò)，你為制定計(jì)劃付出了那么多努力，應(yīng)該由你來(lái)進(jìn)行匯報(bào)。我能怎么幫你嗎？”“要不要我?guī)湍阆胂朐撊绾螆?zhí)行這項(xiàng)任務(wù)？”總結(jié)（Close）“這是一次艱苦的會(huì)議，不過(guò)你們都堅(jiān)持下來(lái)了（維護(hù)自尊）?！薄叭绻麤](méi)有你們，我們不可能解決這個(gè)問(wèn)題（加強(qiáng)自信）?！薄拔覀冏罱K還是作出了決定（事實(shí)），這真讓人舒了一口氣（感受）?！薄叭绻蚁氲?jīng)]有人能幫我（事實(shí)），我一定會(huì)著急的（感受）。

18、”“讓我們來(lái)迅速總結(jié)一下我們接下來(lái)的行動(dòng)步驟，好嗎？”“我們?cè)撌裁磿r(shí)候來(lái)開(kāi)次會(huì)，以討論一下我們的進(jìn)展？”“我們應(yīng)當(dāng)每周匯報(bào)一下最新進(jìn)展（想法）?！薄拔蚁氲鹊瓤?。事情可能發(fā)生變化（理由）?！薄跋仍囋嚢?，我們?cè)谙麓闻e行會(huì)議時(shí)再討論討論它的效果?！薄叭绻悻F(xiàn)有的資源還不夠，記得給我打個(gè)電話?！保ㄋ模┤绾涡纬蓻Q策這里我們提供DDI高效決策課程中的決策五步驟，供大家參考步驟一、設(shè)定期望、條件、內(nèi)容；步驟二、搜集資料，闡明信息；步驟三、衍生意念，創(chuàng)設(shè)方案；步驟四、評(píng)核方案，去蕪存菁；步驟五、傳達(dá)定案，實(shí)踐決策。（五）讓每個(gè)人都很清楚自己在會(huì)后要做的工作會(huì)議主席要利用參會(huì)者都能看到的工具（筆記本+投影機(jī)、白

19、板或大白紙），引導(dǎo)成員完成下面行動(dòng)表單。千萬(wàn)不要只記錄在自己的筆記本上，只有自己清楚，而別人不清楚。本表的威力很大，正確使用會(huì)讓例會(huì)開(kāi)得更有成效；后續(xù)需要推進(jìn)落實(shí)的工作工作執(zhí)行人完成時(shí)間（六）參會(huì)人員會(huì)議評(píng)價(jià)表本表在例會(huì)后由人力資源系統(tǒng)抽查發(fā)放，參會(huì)人員匿名填寫(xiě)。目的是幫助經(jīng)理提高例會(huì)成效。評(píng)價(jià)項(xiàng)目評(píng)分低-高1我是以客觀角度評(píng)價(jià)本次例會(huì)1 2 3 4 52我在會(huì)前就清楚本次例會(huì)的目的和議程1 2 3 4 53本次例會(huì)對(duì)上次例會(huì)承諾進(jìn)行跟蹤，并有鮮明的獎(jiǎng)懲管理動(dòng)作1 2 3 4 54本次例會(huì)嚴(yán)格按照事先明確的開(kāi)始時(shí)間執(zhí)行1 2 3 4 55本次例會(huì)嚴(yán)格按照事先明確的結(jié)束時(shí)間執(zhí)行1 2 3 4 5

20、6我能在例會(huì)中自由發(fā)表我的看法1 2 3 4 57會(huì)議過(guò)程中，有清晰的決策產(chǎn)生1 2 3 4 58我在會(huì)議結(jié)束后，很清楚我要做什么1 2 3 4 59我在會(huì)議結(jié)束后，很清楚我的同事要做什么，以及他/她需要我支持什么1 2 3 4 510我認(rèn)為本次例會(huì)很有效。1 2 3 4 5（七）主持人例外情況處理問(wèn)題征兆建議并且試著說(shuō)發(fā)生爭(zhēng)論協(xié)作和合作精神降低。有人不愿妥協(xié)。嗓門(mén)不斷提高，情緒開(kāi)始激動(dòng)。因意見(jiàn)不一致而發(fā)生爭(zhēng)論。沒(méi)有參與爭(zhēng)論的與會(huì)人員開(kāi)始對(duì)會(huì)議顯得漠不關(guān)心。與會(huì)人員不再就事論事，而是彼此責(zé)備。在沒(méi)有理解他人的意見(jiàn)以前，與會(huì)人員已開(kāi)始進(jìn)行反駁。鼓勵(lì)輪流發(fā)言。給予每位與會(huì)人員一定的時(shí)間發(fā)表個(gè)人的意

21、見(jiàn)。在發(fā)言時(shí)，其他人不得中途打斷?？偨Y(jié)建議/行動(dòng)方案。要求發(fā)生爭(zhēng)論的雙方互相總結(jié)對(duì)方的觀點(diǎn)，以更好了解彼此的意見(jiàn)，并發(fā)現(xiàn)雙方一致同意的方面。宣布會(huì)間休息。利用會(huì)間休息使與會(huì)人員冷靜下來(lái)。私下與發(fā)生爭(zhēng)論的與會(huì)人員進(jìn)行交談，并在交談時(shí)運(yùn)用合適的基本原則：善意回應(yīng)。表示你理解對(duì)方的感受，以消除對(duì)方的負(fù)面情緒。分享。說(shuō)明不停止?fàn)幷摰暮蠊?，以便使?duì)方意識(shí)到爭(zhēng)論無(wú)助于事。參與。詢問(wèn)對(duì)方能以什么其他不同的方式參與會(huì)議討論，以爭(zhēng)取獲得其他與會(huì)人員的支持?！拔覀?yōu)槭裁床幻總€(gè)人都談?wù)勛约旱囊庖?jiàn)？一個(gè)人發(fā)言時(shí)，其他人不得打斷?！薄拔蚁Ｍ銈兠總€(gè)人都能總結(jié)一下對(duì)方的意見(jiàn)，以確保你們理解了對(duì)方的意思。約翰，從你開(kāi)始吧。

22、”“我們?yōu)槭裁床幌刃菹?0分鐘？”（謹(jǐn)慎地）“格雷斯，你能不能留下來(lái)一分鐘？”“格雷斯，我知道你相當(dāng)堅(jiān)持自己的意見(jiàn)，而其他人卻不同意（事實(shí)）。這一定讓你感到相當(dāng)沮喪（感受）。”“爭(zhēng)論只會(huì)使大家不理會(huì)你提出的意見(jiàn)即使你提出了他們應(yīng)當(dāng)同意的建議，他們也無(wú)法聽(tīng)得進(jìn)去?！薄澳阌X(jué)得你在接下來(lái)的時(shí)間中該如何發(fā)言，以便其他人愿意聽(tīng)取你的建議？”控制討論會(huì)議討論成為某位與會(huì)人員的“獨(dú)白”，其他與會(huì)人員集體“收聲”。某位與會(huì)人員在發(fā)表自己的觀點(diǎn)時(shí)占用了過(guò)多時(shí)間。某位專家滔滔不絕地介紹自己的專業(yè)知識(shí)，使其他與會(huì)人員不愿意發(fā)言。某位與會(huì)人員堅(jiān)持自己的建議，而不愿聽(tīng)取其他人的觀點(diǎn)。強(qiáng)調(diào)會(huì)議議程/理想結(jié)果。有禮貌地提醒

23、與會(huì)人員注意時(shí)間的限制，以便你能完成所有會(huì)議議題的討論。總結(jié)建議/行動(dòng)方案。要求與會(huì)人員總結(jié)其發(fā)言。你或可中途打斷與會(huì)人員的發(fā)言，并根據(jù)你的理解總結(jié)他的意見(jiàn)。隨后，要求另一位與會(huì)人員開(kāi)始發(fā)言，以使討論恢復(fù)正常進(jìn)行。宣布會(huì)間休息。在會(huì)間休息時(shí)，與控制會(huì)議討論的與會(huì)人員私下進(jìn)行交談，并在交談時(shí)運(yùn)用合適的基本原則：維護(hù)自尊。防止與會(huì)人員從一個(gè)極端走向另一個(gè)極端，由控制討論變?yōu)橐谎圆话l(fā)。分享。向與會(huì)人員說(shuō)明其行為對(duì)其他與會(huì)人員的影響。參與。詢問(wèn)與會(huì)人員能以什么其他方式參與會(huì)議討論，要求與會(huì)人員以不同的方式在會(huì)議上發(fā)表意見(jiàn)?！氨?，不過(guò)我想提醒你我們的時(shí)間有限，我們必須完成整個(gè)議程的討論?！薄暗?，你是說(shuō)

24、了解問(wèn)題發(fā)生原因的最好方法是將設(shè)計(jì)圖同原有規(guī)格進(jìn)行比較，是吧。你的這個(gè)建議不錯(cuò)。其他人有什么建議嗎？”“我們休息10分鐘后再開(kāi)始討論，怎么樣？”（謹(jǐn)慎地）“比爾，你有時(shí)間嗎？”“比爾，你的建議對(duì)這次討論非常重要。我非常高興你能參加這次會(huì)議。”“你說(shuō)了很多，我擔(dān)心其他人會(huì)不會(huì)感到插不上嘴。”“你覺(jué)得該怎么讓其他人也能更好的參與討論呢？”缺乏進(jìn)展討論進(jìn)展緩慢或停滯不前。與會(huì)人員進(jìn)退維谷。與會(huì)人員不發(fā)表意見(jiàn)或無(wú)法協(xié)助會(huì)議深入。整個(gè)團(tuán)隊(duì)任由你（會(huì)議主持人）提出大部分建議和作出大部分決定。與會(huì)人員難以在各種方案中進(jìn)行選擇。與會(huì)人員遲遲無(wú)法作出決定。強(qiáng)調(diào)會(huì)議議程/理想結(jié)果。重申會(huì)議的理想結(jié)果和達(dá)成理想結(jié)果

25、的重要性。仔細(xì)聆聽(tīng)，善意回應(yīng)。征求與會(huì)人員的意見(jiàn)、觀點(diǎn)或建議，以推動(dòng)討論進(jìn)行。宣布與會(huì)休息。利用會(huì)議休息使包括你本人在內(nèi)的所有與會(huì)人員有機(jī)會(huì)重振一下精神。在休息時(shí)，注意運(yùn)用合適的基本原則：維護(hù)自尊和參與。請(qǐng)求一位經(jīng)驗(yàn)豐富的與會(huì)人員協(xié)助你發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的所在。推后解決問(wèn)題。如與會(huì)人員無(wú)法當(dāng)場(chǎng)解決某一問(wèn)題，要求某些與會(huì)人員稍后在其他專家的協(xié)助下專門(mén)解決這個(gè)問(wèn)題?！罢?qǐng)注意，我們現(xiàn)在的目標(biāo)只是思考一下處理這一情況的所有可能方案?！薄盀槭裁次覀儾幻總€(gè)人輪流提一個(gè)能改善情況的建議哪怕這個(gè)建議有點(diǎn)不切實(shí)際?！薄白屛覀冃菹?0分鐘，重新振作精神?！保ㄋ较碌兀傲者_(dá)，你比任何人都了解情況。你認(rèn)為什么原因使我們?nèi)狈M(jìn)展

26、？”“看起來(lái)我們并不了解某些信息，無(wú)法立刻解決這個(gè)問(wèn)題。那么，湯姆，你和我會(huì)后再談?wù)務(wù)l能為我們提供這些信息?！逼x正題與會(huì)人員討論會(huì)議議程以外的話題，或不支持實(shí)現(xiàn)會(huì)議的理想結(jié)果。與會(huì)人員討論的話題超前于議程的安排，如在沒(méi)有確定問(wèn)題發(fā)生的原因以前已開(kāi)始討論解決方案。與會(huì)人員投入比議程規(guī)定的時(shí)間更多時(shí)間討論某一議題。強(qiáng)調(diào)會(huì)議議程/理想結(jié)果。要求與會(huì)人員發(fā)表與議題相關(guān)的意見(jiàn)。分享觀點(diǎn)，傳情達(dá)理。向與會(huì)人員解釋不完成議程討論的后果。維護(hù)自尊和總結(jié)建議/行動(dòng)方案。小心打斷與會(huì)人員的談話，以防引起與會(huì)人員的尷尬。總結(jié)與會(huì)人員的建議，隨后要求另一位與會(huì)人員發(fā)表自己的意見(jiàn)。推后解決問(wèn)題。當(dāng)與會(huì)人員提出某些未被

27、列入議程相關(guān)問(wèn)題時(shí)，在一張標(biāo)為“待決問(wèn)題”的掛圖上記錄這些問(wèn)題。同意在會(huì)議臨結(jié)束前或會(huì)后的某個(gè)時(shí)間再討論這些問(wèn)題?！澳隳懿荒芨嬖V我你提的這些意見(jiàn)同今天會(huì)議的議題有什么關(guān)系嗎？”“如果我們不把重點(diǎn)放在完成議程的討論上，我們可能無(wú)法作出決定。這將影響我們整個(gè)的時(shí)間安排。”“安吉拉，盡管你不得不處理困難的情形，但你依然從中汲取了經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。干得不錯(cuò)，謝謝你。讓我們聽(tīng)聽(tīng)其他人的意見(jiàn)吧，加里？”“提姆，你說(shuō)的對(duì)。這是個(gè)重要的問(wèn)題，我們不應(yīng)該把它忘了。但這個(gè)問(wèn)題同我們今天會(huì)議的目標(biāo)并不直接相關(guān)，你為什么不把它寫(xiě)在待決問(wèn)題掛圖上，讓我們稍后找個(gè)時(shí)間再來(lái)討論。”妨礙討論某位與會(huì)人員總在其他人發(fā)言時(shí)插嘴。某位與會(huì)

28、人員不時(shí)開(kāi)玩笑，對(duì)會(huì)議流程提出反對(duì)意見(jiàn)，或要求澄清。與會(huì)人員交頭接耳。某位與會(huì)人員在遲到或離開(kāi)又回來(lái)后要求你重復(fù)會(huì)議內(nèi)容。鼓勵(lì)輪流發(fā)言。禮貌地停下討論，要求打斷其他人發(fā)言的與會(huì)人員稍后再發(fā)言。宣布會(huì)間休息。如果某位與會(huì)人員不斷干擾會(huì)議討論，利用會(huì)間休息時(shí)間與該與會(huì)人員私下進(jìn)行交流，并在交流時(shí)運(yùn)用合適的基本原則：維護(hù)自尊。認(rèn)同與會(huì)人員在會(huì)議中的價(jià)值。分享。說(shuō)明你中斷與會(huì)人員繼續(xù)發(fā)表意見(jiàn)的理由。參與。詢問(wèn)與會(huì)人員能以什么其它方式參與會(huì)議討論。強(qiáng)調(diào)會(huì)議議程/理想結(jié)果。強(qiáng)調(diào)完成議程討論和達(dá)成理想結(jié)果的重要性，以鼓勵(lì)與會(huì)人員不要提出任何不必要的問(wèn)題或評(píng)論。“請(qǐng)等等。讓卡羅把話說(shuō)完，然后湯姆你再提出你的意見(jiàn)?！薄拔覀儸F(xiàn)在該休息了。休息十分鐘，怎么樣？”（謹(jǐn)慎地）“亞歷克斯，我能和你談?wù)剢幔俊保ㄋ较碌模皝啔v克斯，你問(wèn)的問(wèn)題的確很有道理。”“但我已經(jīng)在會(huì)前發(fā)給你們的材料中回答了這些問(wèn)題，我們現(xiàn)在