有效會議培訓

1、EFFECTIVEMEETINGS有效會議有效會議課程目標學習準備和主持有效會議所需要的技巧具體目標 你會學習和練習準備會議的技巧 你會學習和練習主持會議的技巧 通過以上技巧的學習，提高會議的效率課程目錄課程目錄會議總覽會議總覽會議類型會議類型有效會議原則有效會議原則怎樣舉行有效會議怎樣舉行有效會議總結總結我們?yōu)楹涡枰e行會議？我們?yōu)楹涡枰e行會議？需要合作/溝通-以交流信息到達共識-以思考及解難來做決策如果沒有會議，小組成員是無法進行工作對于你對于你 -主持會議意味著什么？主持會議意味著什么？*它是一種小組溝通方式，以此幫助大家交流思想，互相學習和到達共識*它是集合小組的智慧去思考和解決問題

2、的最有效方式之一*它需要你的領導能力以及良好的溝通技巧去領導整個小組到達目標*客觀存在還能為你提供時機去改進你與他人有效工作的技巧*一個成功的會議能產(chǎn)生1+12的結果小 組 討 論：舉行會議時的最大挑戰(zhàn)是什么？會議的種類會議的種類信息型-指導型解難型-做出決策日常例會每周或每月例會不定期，非經(jīng)常性的或“特別工程會議以會議目的來分類以會議頻率來分類信息型會議信息型會議協(xié)調活動協(xié)調活動交流信息交流信息鼓勵士氣，增強信心鼓勵士氣，增強信心解難型會議解難型會議識別問題識別問題產(chǎn)生主意產(chǎn)生主意評價各種建議評價各種建議決策決策發(fā)展實施計劃發(fā)展實施計劃有效會議的原那么有效會議的原那么具有清楚，明確目標的會議

3、議程，并附有會議參加者的建議每位參加者應做好充分的會前準備在會議中創(chuàng)造相互尊敬，坦率及合作的氣氛把握好時間將小組與會者的協(xié)議轉化成承諾和明確的行動使全體就確定清楚、具體的下一步方案達成共識如何主持一個有效的會議？如何主持一個有效的會議？做好會前準備主持會議結束會議主持有效會議的會前準備步驟主持有效會議的會前準備步驟* *確定會議目的確定會議目的/ /目標目標* *準備會議議程表準備會議議程表* *準備后期工作準備后期工作* *通知及確認參加會議者通知及確認參加會議者會議準備會議準備-確定會議目的確定會議目的/目標目標- -會議類型是什么？會議類型是什么？- -舉行這次會議有必要嗎？舉行這次會議

4、有必要嗎？- -我希望會議的結果是什么？我希望會議的結果是什么？- -需要邀請什么樣的人參加以需要邀請什么樣的人參加以及他們能對這次會議做出什么及他們能對這次會議做出什么樣奉獻？樣奉獻？分組練習準備會議議程表會議準備會議準備-準備會議議程表準備會議議程表#議題選擇-討論工程是否符合開會的目的？-這個討論工程是否牽涉到所有組員？-小組組員是否有權利去解決這件事情？-這個討論主題是否適合整個小組？與會者是否有足夠用于討論議題的資料？#準備議程表的主要要素-議題要有邏輯順序-每個議題的時間分配-根據(jù)議題重要性而非緊急性安排AgendaTime Topic By會前準備會前準備-準備后期工作準備后期工

5、作# #安排適宜的開會地點安排適宜的開會地點# #準備必要的儀器準備必要的儀器# #準備足夠的資料給與會者準備足夠的資料給與會者# #確定會場布置確定會場布置會場布置會場布置長桌型長桌型 “U “U型型 會場布置會場布置圓桌型圓桌型教室型教室型會前準備會前準備-通知以及確認與會者通知以及確認與會者# #提早通知與會者，確保他們有足夠的提早通知與會者，確保他們有足夠的時間做方案以及會前準備時間做方案以及會前準備# #讓與會者有時機對議程表加上意見讓與會者有時機對議程表加上意見主持有效會議的會前準備步驟主持有效會議的會前準備步驟* *確定會議目的確定會議目的/ /目標目標* *準備會議議程表準備會

6、議議程表* *準備后期工作準備后期工作* *通知及確認參加會議者通知及確認參加會議者如何主持一個有效的會議？如何主持一個有效的會議？做好會前準備主持會議結束會議分組練習主持會議主持會議主持會議會議開始會議開始讓與會者積極對與讓與會者積極對與有效控制會議局面有效控制會議局面遵守會議議程表遵守會議議程表記錄會議決議和結果記錄會議決議和結果選擇解決方法選擇解決方法主持會議主持會議主持者的角色與工作任務相關的角色人際關系角色與工作任務相關的角色與工作任務相關的角色*提出意見-建議新的或不同的方法*提供信息-提供手頭工作的有關信息*詳細闡述-進一步闡述潛在的好主意*澄清-提出相關的例子或重述問題*測試-

7、提出問題以測試與會者是否已作出一致的決策*總結-回憶討論并將相關主意聯(lián)系起來人際關系角色人際關系角色*消除緊張關系-適當運用幽默來消除負面情緒*引導-引導較為沉默寡言的成員發(fā)言*鼓勵-稱贊和支持他人*控制-有效的處理制造麻煩的與會者從而保證會議的順利進行*協(xié)調-調和分歧，盡力從雙方得到最付佳的主意*妥協(xié)-必要時接受可行的拆衷方案*表達集體的感覺-體會食欲析感覺，情緒等并公開表達出來六類制造麻煩的與會者六類制造麻煩的與會者出言不遜者沒有完成任務者竊竊私語者超級推銷員漫談者夸耀者小組討論：如何控制制造麻煩的與會者？參 考 辦 法對于出言不遜者 冷靜對待 ，耐心解釋他人意見的優(yōu)點 請對方提出他認為完

8、美的方案，并對該方案予以客觀評價 必要時提醒對方尊重他人 假設對方依舊出言不遜，可感謝其發(fā)言并邀請下一位與會者發(fā)言。對于沒有完成任務者 特意征詢對方對議題的意見，讓其體會到無備而來對會議的影響。 委婉地告戒對方下次不能再出現(xiàn)類似的情況。對于夸耀者 對對方的準備工作表示肯定 提請所有人留意會議時間，希望所有人言簡意賅地表達意見。對于竊竊私語者 可在發(fā)言時停頓一會，暗示對方他/她的聲音在干擾會場 可暫停發(fā)言，詢問對方是否要發(fā)表意見對于“超級推銷員 肯定對方的成績和重要性，提醒對方從多個角度考慮問題對于漫談者 重申主題，要求對方就主題發(fā)表看法 如果漫談者繼續(xù)離題，那么可感謝其發(fā)言，邀請下一位與會者發(fā)

9、言。如何主持一個有效的會議？如何主持一個有效的會議？做好會前準備主持會議結束會議會議結束會議結束* *回憶會議議程，總結結論回憶會議議程，總結結論* *將結果記錄下來將結果記錄下來* *統(tǒng)一下一步行動步驟統(tǒng)一下一步行動步驟* *明確任務，負責人以及下一步方案明確任務，負責人以及下一步方案* *進行會議評論進行會議評論* *指出會議記錄將會盡快發(fā)出指出會議記錄將會盡快發(fā)出如何主持一個有效的會議？如何主持一個有效的會議？做好會前準備主持會議結束會議會議主持者自我評估會議主持者自我評估1、提出會議目標和議程，以幫助會議的組織。2、從與會者處獲取信息，觀點，想法。3、提供信息并給出自己的意見。4、總結

10、各種不同的觀點。5詢問大家意見，以判斷已取得哪些共識還有什么尚未達成一致。6、確保會后行動方案中各項均有專人負責。7、消除緊張關系，適當運用幽默來消除負面情緒，理解并顧及個人差異。8、引導較為沉默寡言的面員發(fā)言，鼓勵所有人參加。9、通過復述發(fā)言內(nèi)容來澄清所交流的信息。10、回憶會議結果，并確保會后行動方案能按期完成。11、即使沒有書面的議程，主持人也必須作出會議方案。通常用于簡單問題的解決會議12、總結會議并按會議結論來行事。成功的會議主持人的特點成功的會議主持人的特點* *透澈理解會議目標透澈理解會議目標* *具有必要的背景知識具有必要的背景知識* *很強的領導能力很強的領導能力* *具有人

11、際溝通技巧和控制能力具有人際溝通技巧和控制能力如何做一位有收獲的與會者如何做一位有收獲的與會者1 1、了解開會的目的、了解開會的目的- -為何我需要參加者這個會議？為何我需要參加者這個會議？- -我能做什么？我能做什么？- -我是否有事情或信息需要和組員討論？我是否有事情或信息需要和組員討論？- -我是否明白會議議程表？我是否明白會議議程表？- -在會議中，我的討論重點是什么？在會議中，我的討論重點是什么？- -這個會議是否會到達我個人參加的目的？這個會議是否會到達我個人參加的目的？2 2、會前準備、會前準備- -數(shù)據(jù)以及資料數(shù)據(jù)以及資料3 3、參加會議、參加會議- -聽取資料聽取資料- -提

12、問題提問題- -交流信息以及個人建議交流信息以及個人建議- -作筆記作筆記4 4、會議結束前、會議結束前- -明確所達成的共識以及下一方案明確所達成的共識以及下一方案個人經(jīng)驗交流個人經(jīng)驗交流* *充分的準備能幫助你更好地組織會議控充分的準備能幫助你更好地組織會議控制局面制局面* *相信每一個與會者都能對會議作出奉獻相信每一個與會者都能對會議作出奉獻* *記住指出與會者將從該次會議中得到的記住指出與會者將從該次會議中得到的收獲收獲* *為會議結果制定下一步行動方案，這將為會議結果制定下一步行動方案，這將使得你的會議更有成效并大大節(jié)約時間使得你的會議更有成效并大大節(jié)約時間您認為對嗎？ 開會時盡量選擇靠近老板的位置坐 參加小型會議時不一定要帶筆記本 開會時，女性坐在一起，能為女性團體造勢 會議要常常開，以保持溝通順暢您認為對嗎？ 會議應讓所有人都參加 提方案時，最忌諱模棱兩可或信心不夠的語氣 面對他人的批評，扯開嗓門壓住對方是制勝秘訣 面對批評，宜冷靜解釋，不宜做人身攻擊總總 結結* *會議是一種與人溝通的重要方式會議是一種與人溝通的重要方式* *信息交流和制定決策是會議的兩類目標信息交流和