第六講+文書處理工作

1、 本本 講講 要要 點(diǎn)點(diǎn)發(fā)文處理發(fā)文處理 A.交擬與擬稿B.審核與簽發(fā)C.印制與校對D.用印與登記E.封發(fā)與傳遞收文處理收文處理 A.A.收文與閱文B.B.篩選與傳閱C.C.擬辦與批辦D.D.承辦與催辦E.E.立卷與歸檔概概 述述A.文書與文書工作的概念B.文書工作的五大作用C.文書工作的六項原則D.行文關(guān)系與行文制度文書公務(wù)文書私人文書 公文公文 文書工作文書工作是指通過互相聯(lián)系的一系列環(huán)節(jié)，完成文書制發(fā)、傳遞、辦理、保管的全過程（亦稱文書處理或文書管理） 本講主本講主 要研究要研究 “公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、

2、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。” 國務(wù)院辦公廳修訂的國務(wù)院辦公廳修訂的國家行政國家行政 機(jī)關(guān)公文處理辦法機(jī)關(guān)公文處理辦法第第5章第章第22條條傳傳遞遞簽收簽收 登記登記分發(fā)分發(fā)擬辦擬辦批辦批辦承辦立立 卷卷 歸歸檔檔銷銷毀毀分發(fā)分發(fā)登記登記 用印用印 校對校對繕印繕印 簽發(fā)簽發(fā)擬稿擬稿 審核審核 催催 辦辦 查查 辦辦 A.A.基本任務(wù)基本任務(wù): :準(zhǔn)確、及時、安全地處理各類公文，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。 B.B.具體任務(wù)：具體任務(wù)： a.發(fā)文處理； b.收文處理； c.文件管理； d.文件

3、保密； e.文件貫徹落實情況的督促檢查工作； f.領(lǐng)導(dǎo)人交辦的有關(guān)文件處理的其他工作。 文書工作是一項專業(yè)性、綜合性和機(jī)要性都很強(qiáng)的工作。做好文書工作，對于改進(jìn)文風(fēng)、消除“文山”，提高辦公效率，具有重要的意義。 五項作用：五項作用： A.可以提高文書的質(zhì)量； B.可以控制文書的總量； C.可以加快文書的運(yùn)轉(zhuǎn)； D.可以確保文書的安全； E.可以促進(jìn)檔案的管理和利用。 A.準(zhǔn)確無誤； B.及時迅速； C.安全保密； D.力求精簡； E.集中統(tǒng)一； F.黨政分開。 行文關(guān)系根據(jù)組織關(guān)系和職權(quán)范圍而確定的公文授受關(guān)系。 主要有兩種類型的行文關(guān)系： A.有隸屬關(guān)系的上下級機(jī)關(guān)之間的行文。 B.無隸屬關(guān)

4、系的機(jī)關(guān)之間的行文。此類中又有兩種（通常用（通常用“函函”行文）行文）： a.平行機(jī)關(guān)之間的行文； b.不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的行文。 B.B.行文制度：行文制度：機(jī)關(guān)行文必須共同遵守的辦文規(guī)程和準(zhǔn)則。主要有主要有6 6種種 a.相互行文制度。 b.聯(lián)合行文制度。 c.逐級行文制度。 d.文稿代擬制度。 e.一文一事制度。 f.公開行文制度。 1，某市衛(wèi)生局向市委、市政府呈報了關(guān)于我市艾治病防治情況及有關(guān)問題的報告。但公文報出后其所反映的問題未能及時得到解決。從文書工作角度，您認(rèn)為責(zé)任在誰？ 2，五一前夕，市政府向駐烏所有縣級以上單位發(fā)出關(guān)于正確懸掛國旗的通知。有些自治區(qū)、兵團(tuán)及中央部門所屬單位認(rèn)

5、為行文有誤。您看呢？ （一）發(fā)文處理五環(huán)節(jié)：（一）發(fā)文處理五環(huán)節(jié)： （二）各環(huán)節(jié)主要注意事項（二）各環(huán)節(jié)主要注意事項 A. 交擬、擬稿：交擬時，交擬時，交擬人和執(zhí)筆人均必須透徹地搞清4方面內(nèi)容，即擬文的背景、依據(jù)、意圖、要求。 擬稿時擬稿時的注意事項已在上一講詳細(xì)介紹了。交擬 擬稿審核 簽發(fā)印制 校對用印登記封發(fā)傳遞 B.B.審核、簽發(fā)：審核、簽發(fā)： 關(guān)于審核的要求也已在上一講詳細(xì)介紹過。主要是抓住文稿內(nèi)容、體式、行文規(guī)則，進(jìn)行綜合審查與核定。 簽發(fā)，是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對已審核的文稿進(jìn)行審批，簽署表示核準(zhǔn)發(fā)出的意見。它是文稿形成定稿的最后環(huán)節(jié)，也是保證公文質(zhì)量的最后關(guān)口。因此也是制發(fā)公文的決定性環(huán)

6、節(jié)。 關(guān)于公文簽發(fā)的權(quán)限。關(guān)于公文簽發(fā)的權(quán)限。 簽發(fā)文書簽發(fā)文書3 3項要求（認(rèn)真；明確；規(guī)范）項要求（認(rèn)真；明確；規(guī)范） C.C.印制、校對印制、校對 對印制工作的要求內(nèi)容準(zhǔn)確；格式規(guī)范；頁面整潔；字跡清楚；美觀大方，便于閱讀和保管。 校對非常重要，也最容易出差錯，要求校對人員必須嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍。 校對3種方法 a.對校法。 b.折校法。 c.讀校法（兩人合作）。 D.D.用印、登記用印、登記 發(fā)文用印注意發(fā)文用印注意4 4點(diǎn)：點(diǎn)：確認(rèn)有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并且適合規(guī)定；蓋印份數(shù)必須與原稿上標(biāo)明的相同；印章應(yīng)蓋在落款中央，上不壓正文，下要壓日期（“騎年蓋月”）；蓋印必須端正清晰，忌“歪、傾、斜、偏

7、、花”。 登記即對準(zhǔn)備發(fā)出的公文作統(tǒng)一記載，以便于日后對公文進(jìn)行清點(diǎn)、控制、查找和回收。 一般應(yīng)使用發(fā)文登記簿，一文一頁登記表，其項目有：發(fā)文日期、文號、標(biāo)題、發(fā)往機(jī)關(guān)、份數(shù)、秘密等級等。 E.E.封發(fā)、傳遞封發(fā)、傳遞 封發(fā)，即裝封發(fā)出。分5個步驟：a.清點(diǎn)； b.寫封； c.填寫發(fā)文回簽單（也叫發(fā)文回執(zhí)） d.裝封；e.加封。 傳遞。根據(jù)文件密級高低和緩急時限的不同，其渠道和方式有：機(jī)要通信傳遞；機(jī)要交通傳遞；專職人員傳遞；文件交換站傳遞；電信傳遞（無線密碼電報、有保密設(shè)施的傳真機(jī)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)）。 傳遞文件3條基本要求：迅速及時；安全保密；手續(xù)完備。 （一）（一） 收文處理收文處理5環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)

8、 （二）（二） 各環(huán)節(jié)操作程序與注意事項各環(huán)節(jié)操作程序與注意事項A.A.收文、閱文：收文、閱文： a.a.收文。收文。包括簽收、分類、登記3流程。 檢查、清點(diǎn)無誤后方可簽字。收文 閱文立卷 歸檔篩選 傳閱擬辦 批辦承辦 催辦 對所收文件進(jìn)行正確分類。 收收 文文 分分 類類b.下級機(jī)關(guān)請示、平行及不相隸屬機(jī)關(guān)商洽件c.上級機(jī)關(guān)批復(fù)件及平行、不相隸屬機(jī)關(guān)復(fù)函d.內(nèi)部各部門調(diào)查性及下級機(jī)關(guān)陳述性來件e.內(nèi)部刊物、工作簡報等類文書a.上級機(jī)關(guān)指令性和指導(dǎo)性文件兩種登記方法：兩種登記方法：分類登記法 流水式登記法 b.b.閱文閱文 閱文是秘書辦文的一個先決條件。 閱文的基本要求：閱文的基本要求：“四看

9、清”性質(zhì)與大體內(nèi)容；制發(fā)與主送機(jī)關(guān)；緩急與時限；秘密等級與保密時限。 閱文閱文“三法三法”： a.泛讀法； b.跳讀法； c.精讀法。 B.B.篩選、傳閱篩選、傳閱 a.篩選的基本要求 經(jīng)篩選，一般將文件分為三類： (a)必閱件領(lǐng)導(dǎo)者必須看到的文件，亦即秘書必須呈送的文件。 (b)批辦件需要領(lǐng)導(dǎo)者審閱和批示的文件。 (c)參閱件僅供領(lǐng)導(dǎo)者參考的文件和材料。 秘書的提煉、綜合；加寫“內(nèi)容提要”。 b.b.傳閱傳閱（a）傳閱文件種類：凡需要領(lǐng)導(dǎo)者閱批、批辦、閱知的文件（大致4種）。（b）傳閱方式： 直接送傳；專人送傳；集中傳閱。（c）傳閱注意事項： 掌握傳閱范圍，不得隨意擴(kuò)大和縮小； 遵循傳閱方位

10、，以秘書部門為傳閱的運(yùn)轉(zhuǎn)軸心，采用“輪輻式”方式，嚴(yán)禁“橫傳”； 掌握傳閱情況，防止文件失控。 為此，必須使用規(guī)范的傳閱單。為此，必須使用規(guī)范的傳閱單。 C.擬辦、批辦擬辦、批辦a.a.擬辦與批辦的區(qū)別和聯(lián)系擬辦與批辦的區(qū)別和聯(lián)系 “需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送領(lǐng)導(dǎo)人批示，或者交有時提出擬辦意見送領(lǐng)導(dǎo)人批示，或者交有關(guān)部門辦理。關(guān)部門辦理?！?國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 擬辦，擬辦，就是秘書部門或秘書人員對需要辦理的來文提出辦理的意見和建議，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考。 批辦，批辦，則是指機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和擬辦意見，對文件的辦理

11、作出批示。它是承辦的主要依據(jù)。批辦屬于文書處理中的決策活動，一般由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)；有些文件的批辦也可由秘書長或辦公廳（室）主任負(fù)責(zé)。 （討論：討論：擬辦也是文書處理中的決策活動嗎？為什么？擬辦對批辦起什么作用？） （練習(xí)：練習(xí)：如果您是職大校長辦秘書，請對人文學(xué)院關(guān)于組織游覽市容的請示寫一個3050字的擬辦意見） b.擬辦件的種類和擬辦意見的幾種簽擬辦件的種類和擬辦意見的幾種簽署形式署形式擬擬 辦辦 件件本機(jī)關(guān)所屬部門或下級機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請示性文件上級機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要落實的文件平級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件 擬辦意見簽署形式擬辦意見簽署形式待待 擬擬 辦辦 文文 件件閱知

12、件閱知件閱示件閱示件閱辦件閱辦件建議件建議件分分3 3種情況種情況領(lǐng)導(dǎo)閱批后傳達(dá)辦理；部分領(lǐng)導(dǎo)研究處理；領(lǐng)導(dǎo)集體研究分分3 3種情況種情況不需辦理；內(nèi)容重要；領(lǐng)導(dǎo)閱知后交有關(guān)部門辦理即可分分3 3種情況種情況提出辦理意見；轉(zhuǎn)部門辦理；事情重要待匯報分分2 2種情況種情況下級報告未要求批轉(zhuǎn)但似應(yīng)批轉(zhuǎn)；下級報告要求批轉(zhuǎn)但似不必批轉(zhuǎn) C.批辦意見的內(nèi)容：批辦意見的內(nèi)容： 該文由何單位（部門）、何人負(fù)責(zé) 辦理； 如何辦理、辦到何程度； 對下級請示予以答復(fù)的原則性意見； 重要文件和急件的辦理時限； 需兩個以上單位（部門）或人員辦理時，應(yīng)批明主辦單位或主辦人。 D.承辦、催辦承辦、催辦 承辦承辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者

13、的批辦意見，具體辦理文件中提出的有關(guān)事項。 這是辦文過程中最重要的環(huán)節(jié)之一，是落實領(lǐng)導(dǎo)批示的關(guān)鍵一環(huán)。 秘書承辦公文的范圍主要有秘書承辦公文的范圍主要有5： a.a.對上級機(jī)關(guān)來文的承辦。對上級機(jī)關(guān)來文的承辦。3種方法： 傳達(dá)； 轉(zhuǎn)發(fā)； 翻印。 b.b.對上級領(lǐng)導(dǎo)人批件的承辦對上級領(lǐng)導(dǎo)人批件的承辦收到批件后，立即呈送本級領(lǐng)導(dǎo)人閱示，并按照本級領(lǐng)導(dǎo)人的批示意見，迅速轉(zhuǎn)交有關(guān)部門、單位或人員辦理。大事、急事應(yīng)提出辦理時限，并將辦理結(jié)果報上級機(jī)關(guān)。 C.C.對本級領(lǐng)導(dǎo)人批件的承辦對本級領(lǐng)導(dǎo)人批件的承辦秘書應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)人批示的意見辦理，或?qū)⑴D(zhuǎn)交、傳達(dá)給有關(guān)單位。批示的辦理落實情況，要及時報領(lǐng)導(dǎo)。

14、做到件件有著落、有回音。 d.d.對下級機(jī)關(guān)請示件的承辦對下級機(jī)關(guān)請示件的承辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示： 或擬文批復(fù)請示單位和部門（轉(zhuǎn)入公文制發(fā)程序）； 或電話回復(fù)請示單位和部門（準(zhǔn)確傳達(dá)和解釋領(lǐng)導(dǎo)的批示意見并做好電話記錄）； 或口頭答復(fù)請示單位和部門（在請示件或呈批簽中將口頭答復(fù)情況詳加注明）。 對下級的請示，上級機(jī)關(guān)的秘書部門和對下級的請示，上級機(jī)關(guān)的秘書部門和秘書人員務(wù)必快辦、快復(fù)，不得延誤！秘書人員務(wù)必快辦、快復(fù)，不得延誤！ e.e.對其他需要回復(fù)的來文的承辦。對其他需要回復(fù)的來文的承辦。包括： 上級機(jī)關(guān)布置、詢問和要求辦理的事項； 平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間需作出答復(fù)的公文等等。 秘書部門應(yīng)交由業(yè)

15、務(wù)部門研究提出意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后作出安排和回復(fù)。 承辦單位應(yīng)抓緊辦理，不得延誤。 若發(fā)現(xiàn)該件不屬于本單位職權(quán)范圍或不宜由本單位辦理的，應(yīng)迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。 關(guān)于催辦關(guān)于催辦a.a.概念：概念：催辦秘書對有關(guān)單位和部門公文承辦情況進(jìn)行檢查和督促，使公文及時得到辦理的活動。催辦是避免辦事拖拉、防止公文積壓和“公文旅行”、提高辦文效率的重要措施和有力保障。 “送領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對下發(fā)的公文，應(yīng)及時了解和反饋執(zhí)行情況。” 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法國家行政機(jī)關(guān)公文處

16、理辦法b.b.對內(nèi)催辦與對外催辦對內(nèi)催辦與對外催辦 秘書部門應(yīng)重點(diǎn)抓好對內(nèi)催辦。對外催辦一般由機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。c.c.有有3 3類文件需要進(jìn)行催辦類文件需要進(jìn)行催辦 機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人指定必須催辦的文件； 有明確的時限要求、需按期辦復(fù)的文件； 長時間無意見反饋或處理結(jié)果回報的文件d.d.催辦四法催辦四法 電話催辦；發(fā)函催辦； 登門催辦；會議催辦 催辦工作注意事項：催辦工作注意事項： 機(jī)關(guān)應(yīng)建立必要的定期催辦制度，明確工作職責(zé)，使催辦工作走向制度化、經(jīng)?；?、規(guī)范化。 秘書人員在催辦過程中要講究說話的態(tài)度和方法，切忌“居高臨下”、話大氣粗、態(tài)度生硬。 加強(qiáng)情感交流和思想溝通，注意發(fā)現(xiàn)承辦單位遇到的困難并幫助排除。 及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報催辦情況。E.E.立卷、歸檔立卷、歸檔 關(guān)于立卷 a.a.概念概念立卷是指將辦理完畢的文書按照一定的方式分類組合，進(jìn)行保管的過程。 “公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國檔案法和有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關(guān)材