如何做一名優(yōu)秀的客服主管

1、目錄成為合格管理者的條件管什么如何管如何管做什么怎么做優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)的特點(diǎn)本專業(yè)倡導(dǎo)服務(wù)理念什么是 管 理u管理就是管人理事，把事理清，把人管好u管理就是要求員工應(yīng)該怎么做和不應(yīng)該怎么做u做為一個(gè)管理者，都是從管事開(kāi)始的，把自己的事做好，把部門的事管好，這是基本功u管理核心-就是對(duì)人的管理u標(biāo)準(zhǔn)掌握在管理者手里，方法掌握在操作層手里。 對(duì)于一個(gè)普通員工來(lái)說(shuō)，能否吸引他進(jìn)入一個(gè)企業(yè)，往往決定于這個(gè)企業(yè)的文化；而能不能留住一個(gè)員工，則關(guān)鍵在于他的直接上司或主管-管理者。 你你扮演什么角色 創(chuàng)造性、專業(yè)性、思考型的執(zhí)行力 良好的服務(wù)意識(shí)熟知專業(yè)知識(shí)、公司管理制度了解行業(yè)法律、法規(guī)良好的人際溝通與交流能力職

2、業(yè)道德合格主管基本條件合格管理者應(yīng)具備的能力75鎖定目標(biāo)的能力1利用資源的能力2解決問(wèn)題的能力3激勵(lì)士氣的能力5傾聽(tīng)問(wèn)題的能力4指導(dǎo)人員的能力6管理點(diǎn)1.員工行為規(guī)范管理2.入住管理3.裝修管理4.信息管理5.投訴管理6.走訪管理管什么 管理者協(xié)助部門員工完成工作，負(fù)責(zé)監(jiān)督并承擔(dān)管理責(zé)任8.7. 收費(fèi)管理9.鑰匙管理10. 社區(qū)文化活動(dòng)11. 客戶檔案管理做的事1.部門計(jì)劃（收費(fèi)、走訪、社區(qū)活動(dòng)等）2.工作質(zhì)量監(jiān)督、檢查（夜查、抽查）3.員工溝通4.班組會(huì)議5.員工培訓(xùn)6.績(jī)效考核7.員工關(guān)懷8.服務(wù)創(chuàng)新9.投訴處理10. 重點(diǎn)客戶走訪做什么 需要管理者親自做，不能由部門員工代替 親力親為u是

3、否對(duì)全員進(jìn)行了行為規(guī)范的要求（如主動(dòng)問(wèn)好、見(jiàn)面微笑、起身服務(wù)）通過(guò)班前班后會(huì)、新員工培訓(xùn)、溝通等方式u通過(guò)考核、模擬演練保證員工能夠熟悉標(biāo)準(zhǔn)要求u日常工作中是否采取監(jiān)控手段，如：班前檢查、暗訪調(diào)查等措施u對(duì)員工執(zhí)行行為規(guī)范的過(guò)程，是否采取了獎(jiǎng)懲措施（與個(gè)人績(jī)效掛鉤考核），不合格是否處理，處理的結(jié)果是否向全員公示。 G1行為規(guī)范管理G2入住管理u編制入住統(tǒng)一答詞對(duì)員工是否進(jìn)行培訓(xùn)、員工是否掌握：采取一問(wèn)一答、現(xiàn)場(chǎng)模擬的方法u了解員工是否熟知入住辦理流程（業(yè)主資料審核、收取費(fèi)用、簽署協(xié)議、發(fā)放資料、陪同驗(yàn)房、鑰匙及物品領(lǐng)取）u驗(yàn)房質(zhì)量問(wèn)題是否轉(zhuǎn)交地產(chǎn)客服（在遺留工程臺(tái)賬登記，每天記錄并轉(zhuǎn)交）u交房

4、現(xiàn)場(chǎng)與其他部門配合程度、是否存在群訴風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)u入住資料是否齊全、歸檔（基本信息登記表、聲明、前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議、安全承諾書(shū)、照片、入住通知書(shū)等）u電子版臺(tái)賬是否建立（房屋信息及業(yè)主信息、遺留工程臺(tái)賬、鑰匙保管及托管臺(tái)賬，每日更新）G3裝修管理u了解員工是否熟知裝修手續(xù)辦理流程、裝修巡查的內(nèi)容及處理方法（包括：裝修資料審批、裝修現(xiàn)場(chǎng)巡查、違章行為及處理方式）u裝修區(qū)域是否進(jìn)行劃分u裝修手續(xù)辦理是否符合要求，關(guān)注：裝修前質(zhì)量確認(rèn)單、裝修協(xié)議、費(fèi)用收取、其他部門審核等u裝修資料是否存檔、裝修臺(tái)賬是否更新（與臺(tái)賬對(duì)比抽查，每周兩次）u監(jiān)控區(qū)域客服員巡查頻次、巡查質(zhì)量（每天一次、巡查是否記錄及裝修現(xiàn)場(chǎng)垃圾堆

5、放、裝修時(shí)間、墻體、防水、防護(hù)欄、露臺(tái)及陽(yáng)臺(tái)等設(shè)施拆改、安裝情況）u監(jiān)控違章裝修處理情況（留有證據(jù)、掌握技巧）G4信息管理u了解員工是否熟知客戶報(bào)修處理流程（保修期內(nèi)、保修期外業(yè)主及公共區(qū)域）、員工熟練操作信息處理流程（登記、派工及錄入、處理跟進(jìn)、回訪）u監(jiān)控客服員服務(wù)用語(yǔ)及技巧是否得當(dāng)神秘客戶、抽查電話錄音、現(xiàn)場(chǎng)檢查u是否對(duì)客服員劃分責(zé)任區(qū)跟進(jìn)處理u客戶信息是否缺失、漏登抽查電話錄音、神秘客戶u監(jiān)控處理時(shí)限、處理過(guò)程是否與客戶進(jìn)行溝通（三天未完成留有溝通記錄）u報(bào)修客戶是否確認(rèn)、是否100%回訪（電話錄音抽查、查看記錄或給客戶打電話，一定比例，每月一次）u資料是否歸檔、文本與電子版記錄是否相

6、符（派工單、服務(wù)記錄表及維修單存入客戶檔案，當(dāng)月抽查20%）G5投訴管理u了解員工是否熟知投訴處理流程（安撫、登記、下單、跟進(jìn)、回訪）u監(jiān)控客服員服務(wù)用語(yǔ)、處理技巧是否得當(dāng)現(xiàn)場(chǎng)模擬、案例分享、抽查電話u客戶投訴信息是否缺失抽查電話錄音、神秘客戶，每月1次u監(jiān)控投訴處理時(shí)限、處理過(guò)程是否與客戶進(jìn)行溝通（查看溝通記錄）u關(guān)注客戶對(duì)處理結(jié)果的滿意程度（電話回訪100%）u定期梳理投訴風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，存在群訴風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警（存在風(fēng)險(xiǎn)第一時(shí)間告知項(xiàng)目經(jīng)理）u資料是否歸檔（投訴處理記錄表存入客戶檔案）G6走訪管理u了解員工是否熟知入戶走訪服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、走訪內(nèi)容解釋口徑（模擬實(shí)操、提問(wèn)、入戶跟蹤）u審核月度走訪計(jì)劃是否合理

7、戶數(shù)不重復(fù)、走訪比例，走訪內(nèi)容u客戶提出意見(jiàn)和建議是否得到整改和反饋（回訪率100%，查看不合格項(xiàng)處理記錄表或電話抽查）u監(jiān)控滿意度指標(biāo)完成情況（走訪月報(bào)）u客戶反映共性問(wèn)題、超出權(quán)限范圍或需要公司解決是否預(yù)警（第一時(shí)間告知項(xiàng)目經(jīng)理）u了解員工是否掌握入戶收費(fèi)及上服務(wù)中心繳費(fèi)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（見(jiàn)面微笑、主動(dòng)問(wèn)好、起身服務(wù)、雙手遞交）（模擬實(shí)操、提問(wèn)、入戶跟蹤）u了解員工是否清楚分管區(qū)域客戶繳費(fèi)的基本信息、收費(fèi)指標(biāo)（月初制定收費(fèi)計(jì)劃、指標(biāo)分解、班前班后會(huì)）u關(guān)注客服臺(tái)賬與出納臺(tái)賬的一致性（每周）u是否對(duì)欠繳客戶采取措施，措施是否得當(dāng)（電話、上門、發(fā)單、短信等）u是否跟進(jìn)指標(biāo)完成情況，是否與個(gè)人績(jī)效考核（

8、每月25日前）G7收費(fèi)管理u是否設(shè)定專人管理，專人是否清楚借用、托管手續(xù)辦理流程u鑰匙是否做標(biāo)記、擺放整齊u鑰匙是否定期核對(duì)，有無(wú)缺失、（要求管理員每日核對(duì)，主管每周抽臺(tái)賬與實(shí)物相符）u缺失鑰匙是否履行審批手續(xù)、是否追究責(zé)任人的責(zé)任（項(xiàng)目經(jīng)理審批）u文本及電子版記錄是否更新、借領(lǐng)手續(xù)是否齊全（重點(diǎn)關(guān)注業(yè)主領(lǐng)取簽字，手續(xù)完成后相關(guān)記錄表存入客戶檔案）G8鑰匙管理u是否制定年度活動(dòng)計(jì)劃，制定前是否進(jìn)行意向調(diào)查每年12月開(kāi)展調(diào)研，擬定計(jì)劃報(bào)品質(zhì)部審核u活動(dòng)開(kāi)展前是否編制活動(dòng)方案，方案是否得到審批（品質(zhì)部）活動(dòng)前一個(gè)月制定，內(nèi)容包括：組織分工、活動(dòng)內(nèi)容、宣傳方式、經(jīng)費(fèi)及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案u活動(dòng)期間與各部門的配合

9、程度u大型活動(dòng)是否進(jìn)行滿意度調(diào)查u活動(dòng)是否進(jìn)行總結(jié)、資料是否留存G9社區(qū)文化活動(dòng)管理u是否設(shè)定專人管理，專人是否清楚檔案相關(guān)規(guī)定及借閱手續(xù)辦理流程（借閱必須由項(xiàng)目經(jīng)理簽字審批，溝通、現(xiàn)場(chǎng)查看指導(dǎo)）u客戶檔案是否履行借閱手續(xù)（查看記錄，每月一次）u客戶檔案目錄與內(nèi)容是否相符、是否定期核對(duì)，有無(wú)缺失u檔案丟失是否追究責(zé)任人G10客戶檔案管理l是否清楚部門應(yīng)制定哪些工作計(jì)劃、時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求（如：收費(fèi)計(jì)劃、走訪計(jì)劃、年度社區(qū)文化活動(dòng)）l計(jì)劃目標(biāo)是否可衡量、可考核，是否有挑戰(zhàn)（如：收費(fèi)計(jì)劃）l計(jì)劃是否和部門人員進(jìn)行研討、商榷，目標(biāo)進(jìn)展是否得到分享l是否幫助下屬制定目標(biāo)Z1部門工作計(jì)劃l是否按照巡視頻次要求

10、對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行巡視，并留有記錄（自檢手冊(cè)）l工作記錄是否定期進(jìn)行查看，能從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)予以糾正；l是否通過(guò)多種形式對(duì)員工服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效果進(jìn)行考評(píng)（電話回訪、暗訪、電話錄音）。l是否對(duì)檢查問(wèn)題與員工進(jìn)行溝通，分析，并制定糾正措施Z2工作質(zhì)量監(jiān)督、檢查p你是否都了解下屬（如：年齡、籍貫、家庭情況、生活背景、脾氣、性格、愛(ài)好長(zhǎng)處、短處）p是否定期與下屬進(jìn)行了溝通、都采用了哪些方式（面談、周例會(huì)、班前班后會(huì)、網(wǎng)絡(luò)、其他）p每次溝通時(shí)間10-15分鐘，溝通次數(shù)（每周一次），溝通氣氛是否融洽Z3員工溝通尊重、包容、信任員工學(xué)會(huì)傾聽(tīng)員工的心聲Z4信息管理p 是否在每天固定時(shí)間開(kāi)會(huì)，時(shí)間是否控制得當(dāng)p 除值

11、班外，其他人員是否全部參加p 開(kāi)會(huì)前是否對(duì)員工著裝進(jìn)行檢查p 是否有工作點(diǎn)評(píng)p 是否有問(wèn)題溝通p 是否對(duì)頭天工作完成情況總結(jié)、當(dāng)日工作部署（留有會(huì)議記錄)Z5員工培訓(xùn) p是否制定培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)內(nèi)容是否與需求相符（業(yè)務(wù)培訓(xùn)：專業(yè)技能、專業(yè)知識(shí)、法律法規(guī)、溝通及處理技巧等崗位培訓(xùn)）p培訓(xùn)方法是否得當(dāng)技能比賽、模擬場(chǎng)景、外部參觀、學(xué)習(xí)等p是否幫助自己的下屬將培訓(xùn)的內(nèi)容帶到工作中p新員工上崗前是否經(jīng)過(guò)培訓(xùn)、考核（合格后方可上崗）p培訓(xùn)效果是否得到驗(yàn)證（筆試、實(shí)操、模擬測(cè)試 、現(xiàn)場(chǎng)考核）p分享管理經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)員工時(shí)，不但告訴他怎么做，還要讓他知道為什么。Z5員工培訓(xùn)Z6員工激勵(lì)p 激勵(lì)方式是否使用得當(dāng)（正面

12、激勵(lì)：口頭表?yè)P(yáng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)、事跡宣傳、加薪、晉升、授權(quán)；負(fù)面激勵(lì)：口頭批評(píng)、通報(bào)批評(píng)、降薪、降職、經(jīng)濟(jì)處罰）p 激勵(lì)過(guò)程是否做到“公平、公正、公開(kāi)”p 是否能夠通過(guò)激勵(lì)本人，影響他人Z7員工關(guān)懷p 員工的生日會(huì)你是否都參加了p 員工的家庭情況、興趣愛(ài)好你是否都了解p 員工提出困難和問(wèn)題你是否幫助解決p 是否為員工創(chuàng)造一個(gè)輕松、愉悅的工作環(huán)境p 沒(méi)有100%完美的服務(wù)，只有100% 完美的感受p 你的服務(wù)產(chǎn)品質(zhì)量與你的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手一樣，則你為平庸p 想明白什么動(dòng)作才能令客戶欣喜并留下印象p 抓住“客戶需求”，并在此基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新自己的服務(wù)產(chǎn)品p 人的服務(wù)才是客戶感受的關(guān)鍵，是構(gòu)成客戶滿意的主要因素Z8

13、服務(wù)創(chuàng)新p 對(duì)小區(qū)的重點(diǎn)客戶信息是否了解p 每個(gè)月是否對(duì)重點(diǎn)客戶進(jìn)行走訪（不少于2戶），客戶反映問(wèn)題或提出意見(jiàn)是否得到 解決與反饋p 春節(jié)期間是否對(duì)重點(diǎn)客戶進(jìn)行走訪p 留有溝通記錄Z9重點(diǎn)客戶走訪p 是否每天關(guān)注客戶投訴（升級(jí)、非升級(jí)），監(jiān)控下屬處理進(jìn)度與方式p 是否定期與業(yè)主溝通處理情況，并留有記錄p 對(duì)重要投訴應(yīng)親自處理，處理不了及時(shí)與經(jīng)理溝通p 關(guān)注投訴處理滿意程度，有效投訴滿意度100%Z10投訴處理 三個(gè)素質(zhì)：敬業(yè)、職業(yè)道德、學(xué)習(xí)精神 見(jiàn)面微笑 主動(dòng)問(wèn)好 起身服務(wù) 改變從行為開(kāi)始 我們1%的失誤對(duì)于客戶而言就是100%的損失 持續(xù)超越客戶期望締造幸福生活 關(guān)注細(xì)節(jié) 精益求精 尊重客戶 理解客戶 衡量我們成功與否最重要的標(biāo)準(zhǔn)是我們讓客戶滿意