某傳真機有限公司信息系統(tǒng)分析報告

1、公司改革方案之五上海理光傳真機有限公司信息系統(tǒng)分析報告 策劃設計：專家組上海三元企業(yè)管理有限公司2001年12月20日目 錄第一部分：各系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析1一、信息系統(tǒng)現(xiàn)狀分析1二、EDP系統(tǒng)的現(xiàn)狀與問題分析3應用情況4存在問題5三、銷售系統(tǒng)分析9應用現(xiàn)狀9存在問題10四、財務系統(tǒng)分析12應用現(xiàn)狀12存在問題13五、Notes辦公系統(tǒng)分析16應用現(xiàn)狀16存在問題16第二部分：現(xiàn)存問題的原因分析18一、各子系統(tǒng)內(nèi)部的缺陷（詳見現(xiàn)狀分析）18二、企業(yè)缺乏一個比較前瞻性的戰(zhàn)略，導致信息系統(tǒng)的定位與規(guī)劃不明確18三、子系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)信息共享22四、缺少一個統(tǒng)一負責信息系統(tǒng)規(guī)劃和管理的部門，而是分散在各部

2、門，各司其職，缺乏總體協(xié)調(diào)23第三部分：上海理光信息系統(tǒng)規(guī)劃的對策建議26一、信息系統(tǒng)規(guī)劃的目標26二、信息系統(tǒng)應用系統(tǒng)分析27（一）信息系統(tǒng)愿景27（二）信息系統(tǒng)應用總體結構30（三）訂單獲取與完成流程31（四）制造與物料流程應用系統(tǒng)33（五）新產(chǎn)品研究與開發(fā)流程35（六）售后服務流程應用系統(tǒng)36(七)財務流程應用系統(tǒng)37（八）人力資源流程應用系統(tǒng)38三、信息系統(tǒng)實施方案的簡單建議39四、關于WEB應用的建議41五、關于成立信息中心的建議42附錄.46第一部分：各系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析一、信息系統(tǒng)現(xiàn)狀分析 從信息技術基礎框架角度而言，上海理光目前擁有終端200多臺，服務器4臺，包括一臺AS400的服

3、務器，配置良好。在金橋的辦公大樓已經(jīng)形成了一套較好的網(wǎng)絡體系，有DDN專線與外高橋PCB部門連接，與日本的信息傳播使用的是日本理光的衛(wèi)星專線系統(tǒng)，可以直接連接到日本理光的R-WAN系統(tǒng)，與日本理光世界各地的公司共享數(shù)據(jù)和信息。從平均水平上看，上海理光的硬件環(huán)境與一般企業(yè)相比處在中上水平，即便在上海同類的IT行業(yè)也能處在中等水平。從上海理光的信息系統(tǒng)應用分析，目前主要包括用于生產(chǎn)本部的EDP系統(tǒng)、經(jīng)理課的金蝶財務系統(tǒng)、經(jīng)營部的一套小型的用友經(jīng)營軟件以及部分科室使用的比較多的“Notes辦公系統(tǒng)”。具體分管部門職能如下：維修中心PCB事業(yè)部管理本部l Notes系統(tǒng)的維護與開發(fā)l 局域網(wǎng)的維護與管

4、理l 財務系統(tǒng)的維護l 經(jīng)營系統(tǒng)的維護統(tǒng)括課生產(chǎn)管理課開發(fā)中心生產(chǎn)本部專人負責專人負責總經(jīng)理辦公室l PCB事業(yè)部局域網(wǎng)的維護與管理l 維修中心局域網(wǎng)的維護與管理l 小型的庫存管理軟件l 公司網(wǎng)站的發(fā)布與維護l EDP系統(tǒng)的維護和應用開發(fā)本報告的目的是希望通過對上海理光目前信息系統(tǒng)的分析，找出具體原因，并提出相應的對策建議。下面分別就每個系統(tǒng)的現(xiàn)狀進行詳細的描述：二、EDP系統(tǒng)的現(xiàn)狀與問題分析EDP系統(tǒng)涉及到的部門主要包括生產(chǎn)管理課、資材課、進出口課、經(jīng)理課、配膳課、部品檢查課、部品管理課。負責EDP系統(tǒng)日常維護工作和管理工作的有4個人，對EDP系統(tǒng)的應用與技術比較熟悉，可以針對業(yè)務的需求對E

5、DP系統(tǒng)進行一定的擴展和開發(fā)。目前EDP主要的應用范圍如下：l 生產(chǎn)管理課：部品基準情報維護，BOM的編制，生產(chǎn)體制與生產(chǎn)計劃維護，組付實績輸入，數(shù)據(jù)查詢等。l 資材課：供應商情報維護，單價等訂貨參數(shù)維護，訂單的自動發(fā)行，手工訂單的發(fā)行、變更，緊急部品情報查詢，交貨期延遲情況查詢等。l 進出口課：進口部件手冊輸入，出口清單輸入，各類核銷假報表輸出，關聯(lián)情報查詢等。l 經(jīng)理課：每日部品在庫清單，每月部品收發(fā)存情報，每月部品購損情報、每月生產(chǎn)實績情報等。l 部品檢查科：檢查結果報告的輸入，進貨預定情況查詢，檢查區(qū)部品情況查詢等。l 部品管理課：入庫實績報告的輸入，自動發(fā)行出庫票，出庫實績報告的輸入

6、，殘返票自動打印，雜入雜出票據(jù)的輸入，各類情報查詢；收貨實績報告的輸入，AIS自動、注殘查詢等。應用情況總的來說，EDP系統(tǒng)是上海理光當前生產(chǎn)運營不可或缺的一部分，在生產(chǎn)協(xié)調(diào)中起著非常重要的作用。從EDP的現(xiàn)行能力角度分析，目前的應用情況如下：l EDP系統(tǒng)是日本理光集團采用的統(tǒng)一的計算機生產(chǎn)輔助系統(tǒng)，上海理光與日本方的技術交流和溝通一定程度上也依賴于EDP。l EDP與同類產(chǎn)品相比在部品管理方面的效果比較明顯，比較適合上海理光目前的生產(chǎn)方式。l EDP系統(tǒng)本身是一套比較簡單、易維護的系統(tǒng)，對服務器、PC機等硬件的要求不是很高，對維護人員的要求也不是很高。而且上海理光在EDP方面的應用經(jīng)驗時間

7、比較長，解決問題的能力也比較強。l EDP可以在目前的生產(chǎn)模式下比較好地協(xié)調(diào)生產(chǎn)本部的信息交換，滿足基本的信息需求和信息控制。EDP系統(tǒng)經(jīng)過了EDP管理部門的一系列開發(fā)和功能補充后，已經(jīng)與現(xiàn)有的生產(chǎn)流程互相適應，日常運行基本正常。l 通過EDP積累的生產(chǎn)性基礎數(shù)據(jù)相對比較全，在經(jīng)過一定的處理后，能打印出一些相關的報表、清單提供給需求的部門或主管，如經(jīng)理課，但不能進行系統(tǒng)之間直接的數(shù)據(jù)交換。也可以在現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的基礎上，通過數(shù)據(jù)倉庫或數(shù)據(jù)挖掘提煉出一些綜合性的數(shù)據(jù)，提供給上層領導輔助決策。存在問題盡管從目前來看，EDP能夠基本滿足當前的生產(chǎn)管理的要求，但就目前而言該系統(tǒng)也還存在許多問題：1) ED

8、P系統(tǒng)的目的主要是針對部品物流過程，而不是向經(jīng)營層提供產(chǎn)品成本、在庫、品質等經(jīng)營信息，這就造成了經(jīng)營層很難及時地了解生產(chǎn)方面的信息，更不用說通過信息對企業(yè)的運營進行管理和控制了。2) 目前上海理光的EDP系統(tǒng)的功能不及深圳理光EDP功能的1/3，其它模塊如，產(chǎn)品計劃、BOM、物料管理、質量管理、財務管理、產(chǎn)品管理、銷售與分發(fā)管理等都沒有實現(xiàn)，整個系統(tǒng)的整合水平如與財務、設計系統(tǒng)的連接等也遠不及深圳理光。對比先進的制造系統(tǒng)如Oracle公司的產(chǎn)品，還缺少物料管理、粗能力計劃、能力計劃、車間作業(yè)管理、成本管理等模塊。從上海理光的業(yè)務角度出發(fā)，至少還需要成本管理、銷售與分發(fā)管理、能力計劃、質量管理等

9、模塊。所以很多流程仍需要人工協(xié)調(diào)，且目前還沒有實現(xiàn)與日本理光管理系統(tǒng)的直接連接。3) EDP系統(tǒng)從計算機技術而言，采用了簡單的工作站/服務器的二層結構，而不是把數(shù)據(jù)庫另列為一層的三層結構，從而導致系統(tǒng)的安全性、脆弱性、開放性等問題。比如說在運行過程中，有時會出現(xiàn)EDP系統(tǒng)的流程與當前業(yè)務流程相沖突的情況，需要人工干預，而這種干預只能是直接對數(shù)據(jù)庫操作，危害到數(shù)據(jù)的安全。更不用說有人惡意破壞數(shù)據(jù)庫時系統(tǒng)的安全性問題。EDP的軟件結構框架決定了安全性的問題無法通過EDP本身來解決。4) 同時由于EDP的界面是與DOS類似的命令操作型，而不是易操作的主流圖形化界面，信息的可讀性非常差，且不支持日文版

10、。一般的員工需要經(jīng)過較長時間才能適應，也引起培訓成本以及因員工流失而引起的成本的增加。5) EDP系統(tǒng)的靈活性較差，在很多流程規(guī)則上與現(xiàn)有的先進的生產(chǎn)流程完全不兼容。現(xiàn)在上海理光靠著“打補丁”修修補補的方式維持著現(xiàn)有的生產(chǎn)方式，從長期看，除非企業(yè)想維持這種生產(chǎn)方式，否則EDP是堅持不了多長時間的。6) EDP系統(tǒng)管理的權限設置與文檔問題。EDP系統(tǒng)的權限管理應該規(guī)范起來，如負責輸入部品數(shù)量的人就不應該讓他負責貨物的盤點。同時EDP系統(tǒng)的每次修改和開發(fā)都應該有文檔的記錄，否則后來的人很難對系統(tǒng)有全面的了解。上海理光已經(jīng)充分認識到了EDP目前的缺陷，但對于EDP在企業(yè)戰(zhàn)略角度的缺陷很少意識到。實際

11、上從長期的戰(zhàn)略角度來看，EDP可能存在的問題就更嚴重了。A. 隨著企業(yè)業(yè)務的變化，EDP系統(tǒng)已經(jīng)調(diào)整了很多次。但目前為止，還有很多規(guī)則被人為地違反，軟件設計的科學性也被破壞，如采購訂單的發(fā)注基本都沒有按EDP系統(tǒng)自動生成地進行，原因是自動的訂單可能會造成庫存的積壓，這樣整個游戲規(guī)則都被破壞掉了，其它子系統(tǒng)的功能也受到影響。這些問題隨著時間的積累越來越嚴重，當然問題的最根本原因在于軟件制度的執(zhí)行程度不夠，是人為的因素。企業(yè)無論采用什么系統(tǒng)，都會存在這個問題。銷售訂單物料需求計劃JIT生產(chǎn)管理主生產(chǎn)計劃供應/協(xié)配質 量應付帳成 本總 帳固定資產(chǎn)應收帳基礎數(shù)據(jù)設備管理車間作業(yè)能力平衡庫存管理綜合查詢

12、辦公自動化B. 上海理光的EDP系統(tǒng)基本只包含了計劃模塊、庫存模塊、采購模塊以及一些相關的查詢功能，缺少完整的生產(chǎn)制造系統(tǒng)中應有的車間作業(yè)管理、生產(chǎn)能力平衡模塊等。所以只能勉強支持流水線組裝的生產(chǎn)方式，對于其它生產(chǎn)方式如固定工位的組裝生產(chǎn)、細胞式生產(chǎn)方式等復雜型的制造方式就難以適應。如果企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)戰(zhàn)略改變，EDP就會成為最大的障礙。PCB事業(yè)部目前沒有應用計算機系統(tǒng)的主要原因也正于此。一般完整的制造型企業(yè)的生產(chǎn)系統(tǒng)模式如下圖所示：C. EDP系統(tǒng)無法與開發(fā)部門、技術部門的產(chǎn)品構成進行直接的數(shù)據(jù)連接。從長期發(fā)展而言，如果企業(yè)自我開發(fā)的產(chǎn)品比重加大，目前的設計部門與生產(chǎn)部門之間的溝通方式很有可

13、能不適應生產(chǎn)和需要。而且一些先進的生產(chǎn)方式如并行工程，F(xiàn)MS等都無法在EDP的基礎上實現(xiàn)，僅僅利用管理而不通過信息技術來提高工作效率，提高的程度非常有限。D. EDP無論經(jīng)過何種處理，都不能達到真正意義上的總經(jīng)理決策支持系統(tǒng)，這是由EDP系統(tǒng)的定位決定的。E. 上海理光不只是一個生產(chǎn)中心，還包括開發(fā)、銷售等功能，而EDP系統(tǒng)只是生產(chǎn)制造系統(tǒng)，不是企業(yè)信息系統(tǒng)的全部，即使EDP在生產(chǎn)管理方面做的再好，如果不能與企業(yè)的其它信息進行整合、不支持企業(yè)的戰(zhàn)略也是不夠完善的，甚至在某種程度上阻礙了未來企業(yè)信息系統(tǒng)的整合。三、銷售系統(tǒng)分析應用現(xiàn)狀銷售公司之所以購買銷售系統(tǒng)，最根本的原因是財務部門無法及時地提

14、供詳細的統(tǒng)計信息，如日銷售報表、月銷售報表、擔當銷售排行等，只能有市場課人員手工編制，工作量非常大。購買了用友公司的網(wǎng)絡財務軟件并進行一定的二次開發(fā)后，這部分工作就由計算機來完成了。這套系統(tǒng)的功能主要包括銷售計劃的制定、發(fā)貨管理、訂貨管理、開票管理、銷售賬表、銷售統(tǒng)計與分析、應收管理等，目前用到的最主要的是開票管理、計劃的制定和應收管理，統(tǒng)計打印功能是另行開發(fā)的，其它模塊因為業(yè)務特征的原因基本沒有用起來?？偟膩碚f，銷售系統(tǒng)只是一個統(tǒng)計、查詢、打印的工具，起到的是替代手工勞動的功能，存在問題l 只是為了滿足上級部門對相關報表的需求，沒有起到任何管理功能，更談不上信息系統(tǒng)對企業(yè)應有的戰(zhàn)略意義，只能

15、作為部門內(nèi)部的一個小應用軟件，稱不上系統(tǒng)。真正意義上的銷售系統(tǒng)應該能夠處理整個功能鏈從定單處理的詢價到發(fā)貨和貨單的需要。包括以生產(chǎn)系統(tǒng)為后臺的報價管理、提貨管理、貨物信息管理、經(jīng)銷商信息與業(yè)績管理、銷售訂單管理、客戶退貨管理、客戶資料管理、售后服務文檔管理、售后服務配件管理等，然后與財務、倉庫等部門一起實現(xiàn)應收賬款管理、銷售成本管理、售后服務管理、貨物庫存管理等。l 重復數(shù)據(jù)輸入情況嚴重。實際上銷售系統(tǒng)目前所做的工作財務部門都能提供，已經(jīng)在財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中存在相關的數(shù)據(jù)，但是財務部門因為本身的業(yè)務處理引起效率太低，或者不愿意給銷售部門提供比較瑣碎的報表。所以銷售部門專門設一個人負責輸入財務已

16、經(jīng)輸入過的發(fā)票信息、應收賬款信息，導致重復輸入，引起潛在的數(shù)據(jù)不一致。l 維修中心目前有一個簡易的自我開發(fā)的庫存管理系統(tǒng)，對維修中心的部品倉庫進行管理。這一部分似乎與企業(yè)的銷售系統(tǒng)沒有任何的相關關系，而是直接與財務打交道，其中也存在重復輸入的問題。實際上，售后服務也是銷售的一部分，客戶信息、產(chǎn)品信息、質量問題都應該與銷售部門實現(xiàn)共享，并且與客戶滿意度直接相關，應該與銷售統(tǒng)一管理。 銷售系統(tǒng)的存在從企業(yè)整體管理的角度來說，是沒有意義的。在當前“顧客第一”的市場競爭下，上海理光可以沒有CRM，可以沒有online服務，但銷售系統(tǒng)應該在經(jīng)銷商管理、產(chǎn)品信息反饋、客戶管理與服務等角度來為企業(yè)服務，所以

17、銷售系統(tǒng)的內(nèi)容、功能和定位都需要重新制定。四、財務系統(tǒng)分析應用現(xiàn)狀財務系統(tǒng)采用的是金蝶2000（工業(yè)版V6.2），主要用于財務系統(tǒng)中的憑證管理、賬本管理、報表管理及固定資產(chǎn)的管理，以及一些簡單財務指標的計算等。目前銷售公司（SRS）的財務與上海理光（SRF）的財務是分開核算的，SRS需要通過一套內(nèi)部的價格核算體系單獨計算銷售收入、銷售成本等。到月底由經(jīng)理課課長手工合并這兩份報表，作為上海理光的總財務報表。目前SRS財務專員，因為沒有銷售分析、財務管理等職能，只需要記記賬、做做報表，所以這套系統(tǒng)基本能滿足業(yè)務的需求。從SRF角度來說，除了手工處理的部分工作外，其它財務功能也基本能得以實現(xiàn)，問題的

18、焦點不在于財務系統(tǒng)本身。上海理光的財務人員共計11人，具體功能結構如下：課長（制單、報表）成本處理（1人）外高橋（2人）銷售公司（1人）往來賬處理（1人）應收付款處理（1人）費用處理（1人）審計（1人）出納（1人）預算（1人）存在問題l 金蝶2000版底層用的是簡單access數(shù)據(jù)庫，不具備支持數(shù)據(jù)量大、運算復雜的功能。導致系統(tǒng)不穩(wěn)定，不適應上海理光的財務規(guī)模等，如開給經(jīng)銷商的增值稅發(fā)票必須要用另一套系統(tǒng)合計之后，再做成憑證輸入，單張發(fā)票作為單張憑證輸入就會導致數(shù)據(jù)量過大，導致系統(tǒng)癱瘓，引起死機。這個問題至少多增加1人2天的工作量。l 目前無論是SRF還是SRS都有另一套系統(tǒng)在支持金蝶軟件的運

19、行，在SRF是一套DOS版的銀行往來帳系統(tǒng)，SRS是一套發(fā)票輸入統(tǒng)計系統(tǒng)。都存在重復輸入的問題，只是為適應金蝶的特殊情況而存在，從實質分析都沒有存在的必要。l 另一個問題是由銷售公司的系統(tǒng)、維修中心的庫存系統(tǒng)與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法直接交換引起的重復輸入問題。如銷售公司的系統(tǒng)專門有人負責輸入發(fā)票、應收賬款情況、回款情況等數(shù)據(jù)，但這些數(shù)據(jù)都是財務系統(tǒng)已經(jīng)輸入過的。維修中心的發(fā)票也要輸入兩次，一次是在財務系統(tǒng)里計算銷售額，一次是在庫存系統(tǒng)計算維修庫存和成本，然后計算出庫存成本與財務系統(tǒng)中的庫存成本核對，需要1人1天的工作量。再加上月頭到款憑證集中輸入和手工的計算、調(diào)整成本費用等工作，銷售公司的財務系統(tǒng)出

20、報表的時間就要到月中了。由于信息系統(tǒng)不暢通引起的月時滯時間至少是四天，增加的人力大于2人。l EDP系統(tǒng)本身的問題及EDP與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)不能直接連接導致財務處理過程中很多較嚴重的問題。如EDP初始價格無法修正的問題引起了財務處理中包括：入庫核算、出庫核算、應付賬款、成本核算等一系列問題，光入庫、出庫核算每月至少需要1人2天的工作量。且應付賬款的對賬只能通過手工方式進行，就會出現(xiàn)財務制度上的一些漏洞，數(shù)額的一致性很難達到。l 目前進行手工操作的還有成本核算、庫存明細帳、應付款的核對、手工合并報表等，大部分是由于財務系統(tǒng)無法與EDP數(shù)據(jù)直接相連引起的，如果不實現(xiàn)系統(tǒng)的集成，這些手工作業(yè)方式將繼續(xù)存

21、在。l 目前金蝶的財務系統(tǒng)主要還是財務會計，沒有包括管理會計，所以無法支持全面預算、成本控制、銷售分析等綜合性的功能?？梢钥闯龌旧县攧障到y(tǒng)的所有問題都是由于信息孤立引起的，再加上財務制度上的一些缺陷就使得上海理光的財務管理存在這樣那樣的問題。財務是企業(yè)進行控制、協(xié)調(diào)的要工具，一套好的財務系統(tǒng)可以幫助我們分析經(jīng)營體制中潛在的問題，可以與生產(chǎn)系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、設計部門等業(yè)務系統(tǒng)直接溝通，為決策支持系統(tǒng)提供重要的信息，解決很多人力無法控制的問題。所以升級或替換應該是勢在必行的。五、Notes辦公系統(tǒng)分析應用現(xiàn)狀Notes系統(tǒng)本身是IBM的一套非常優(yōu)秀的辦法自動化平臺，可以集成大量的企業(yè)信息資源、簡化

22、事務處理環(huán)節(jié)、減少公文流轉次數(shù)、提高管理效率，如果應用情況比較良好，基本可以實現(xiàn)無紙化辦公。NOTES系統(tǒng)在全球應用成功的例子非常多。日本理光的內(nèi)部溝通幾乎全部通過NOTES來實現(xiàn)的（如生產(chǎn)、品質、設計情報等），所以日本理光本身就是應用NOTES系統(tǒng)最好的例子。上海理光的NOTES系統(tǒng)也屬于日本理光的一部分。但在上海理光，NOTES系統(tǒng)并沒有得到足夠的重視，只有開發(fā)部門的應用比較成熟。其它部門的應用還局限在郵件的處理、信息的查詢等功能，沒有把NOTES系統(tǒng)像紙和筆一樣作為工作的工具之一。存在問題總的來說NOTES系統(tǒng)存在的問題可以做如下歸類：1) NOTES系統(tǒng)的功能遠遠沒有開發(fā)和使用起來，部

23、分原因是因為信息部門沒有對其它部門進行積極的NOTES推進工作，大部分的部門都沒有意識到NOTES的強大的功能和潛力。另外NOTES系統(tǒng)是一套比較大的系統(tǒng)，對整個系統(tǒng)的深入認識需要有專家的指導，從認識到應用也需要一段較長的時間。2) NOTES系統(tǒng)上的信息并沒有在調(diào)研的基礎上進行規(guī)劃，造成使用部門反應不強烈的現(xiàn)象。各部門對信息的需求、對業(yè)務可否電子化都不太明確。也就是說目前NOTES上的信息雖然很多，但可能并不是某些部門想要，他想的信息沒有人提供給他，他也就不會總去使用NOTES。3) NOTES系統(tǒng)是一個需要配合使用的系統(tǒng)，比如說，A發(fā)了一個公文讓B在二個小時內(nèi)簽收，但B從來都不用NOTES

24、，那么這個公文就很難按時完成，到時候A又要打電話給B讓他到系統(tǒng)中把該公文簽收掉，反而造成流程環(huán)節(jié)的增多，效率的降低。所以NOTES系統(tǒng)是一個必須在整個公司全體人員內(nèi)推行的系統(tǒng)，否則發(fā)揮不了其重要作用。而這一點，在上海理光沒有做到，員工的電子化概念不強，必需要經(jīng)過一定的培訓才能達到這一點。4) NOTES系統(tǒng)的權限管理與系統(tǒng)管理有待改善。第二部分：現(xiàn)存問題的原因分析從目前的配置而言，公司的信息系統(tǒng)已經(jīng)分布到各個課室，應該能滿足企業(yè)各部門的基本信息需求，但上面各系統(tǒng)的分析結果表明并非如此，分析深層次原因如下：一、各子系統(tǒng)內(nèi)部的缺陷（詳見現(xiàn)狀分析）二、企業(yè)缺乏一個比較前瞻性的戰(zhàn)略，導致信息系統(tǒng)的定位

25、與規(guī)劃不明確戰(zhàn)略決策層管理控制層作業(yè)處理層 EDP系統(tǒng)， 財務系統(tǒng)， 銷售系統(tǒng)一套良好的企業(yè)信息系統(tǒng)應該是與企業(yè)戰(zhàn)略對應的、能夠改進企業(yè)管理手段、優(yōu)化和再造企業(yè)業(yè)務流程、結合先進的管理思想和方法的系統(tǒng)，應該能夠支持包括戰(zhàn)略決策層、管理控制層、作業(yè)處理層的金字塔型結構，如下圖所示：很明顯，上海理光的信息系統(tǒng)只能做到支持局部的作業(yè)處理層，而對上面的兩層，基本沒有涉及到。當然局部的軟件系統(tǒng)應用也能在一定的程度上提高作業(yè)的效率，如EDP系統(tǒng)對生產(chǎn)部門不可缺少的輔助作用。但由于沒有從企業(yè)全局的角度出發(fā)，很容易而且已經(jīng)導致：l 難以提出企業(yè)級的和創(chuàng)新型的信息系統(tǒng)目標例如，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需要，公司是不是到了

26、要建立CRM（客戶關系管理）系統(tǒng)增加顧客滿意度的時候了？是不是公司的采購成本高到需要考慮采用B2B的采購模式了？是不是可以通過信息系統(tǒng)來增加公司和最終用戶的溝通渠道，建立網(wǎng)上的售前售后服務？具體的項目可行性和風險如何？等等這些問題都需要從企業(yè)整體的角度出發(fā)，利用IT的能力創(chuàng)造性改變企業(yè)的業(yè)務流程和經(jīng)營模式。但在公司，目前還沒有考慮這些功能，做的僅僅是如何通過IT提高現(xiàn)有的工作效率，在不改變工作流程的前提下考慮用計算機替代手工方式，這種局部的信息系統(tǒng)建設方式帶來的效益是有限的。l 缺少統(tǒng)籌指揮，職責不明確由于把信息的重心放在業(yè)務部門，那么企業(yè)的信息問題提不到高層領導的日程上來，而只是業(yè)務部門內(nèi)的

27、事情。業(yè)務部門只對本部門的事務負責，其它部門的信息需求則不能得到滿足，公司也無人負責平衡解決。NOTES系統(tǒng)的推廣就是一個例子，開發(fā)部門自己應用得特別好，但其它管理部門由于沒有大力推廣，使用率比較低，主要是因為開發(fā)部門覺得推廣是領導的事情，不是開發(fā)部門的責任。如果得到高層領導的重視，負責推廣NOTES系統(tǒng)，效果就會好很多。各部門對信息的需求在一定程度上存在沖突，部門間很難進行協(xié)商解決，這時就需要有一個權威的領導才能負責協(xié)調(diào)各部門的信息需求，站在公司整體利益的角度決定信息的解決方案。對資源的分配和管理混亂，如資金的使用、人員的分配、網(wǎng)絡權限的管理等都沒有專人負責，造成不合理的資源浪費。比如目前還

28、沒有成文的文本規(guī)定什么級別或什么部門的人可以查看NOTES系統(tǒng)中的什么資料，什么人可以上internet，什么人不可以。信息系統(tǒng)最重要的安全問題公司也沒有統(tǒng)一考慮。l 缺乏整體規(guī)劃，信息資源分散，難以集成目前為止，企業(yè)沒有對各部門的信息需求進行過全面的調(diào)查，在進行分類的基礎上實現(xiàn)企業(yè)信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃。如財務和銷售系統(tǒng)，考慮到集成的因素，應該購買或開發(fā)與金蝶的財務軟件相兼容的系統(tǒng)，實際上經(jīng)營部購買的是完全不兼容的用友系統(tǒng)，原因是用友軟件的功能看起來不錯，似乎能滿足經(jīng)營部的需要，久而久之，各個信息孤島的情況就形成了。隨著公司不斷的發(fā)展擴張，對信息整合的要求就越來越高，但因為歷史基礎的問題，想要把

29、信息集成起來已經(jīng)比較困難。l 部門內(nèi)的系統(tǒng)應用小而全、各自為政為了避免部門與部門之間在信息需求上的不同要求、不同的標準和規(guī)格，很多部門采取了根據(jù)自己的需要自己做一套的方法，或者想辦法把相關的信息功能劃入本部門。如生產(chǎn)本部把EDP系統(tǒng)歸入生產(chǎn)部，滿足系統(tǒng)維護和修改應用的需要。如經(jīng)營部門為了避免與財務部門在信息質量上的沖突，專門購買了用友的銷售軟件，自己進行數(shù)據(jù)的輸入、統(tǒng)計及報表功能；維修中心也有一個小型的庫存軟件，進行單獨的庫存成本核算。這些獨立的、單個的系統(tǒng)雖然使部門與部門之間的沖突減少，但同時也使得數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、成本上升、效率降低、反應速度變慢。三、子系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)信息共享就目前而言，子系統(tǒng)

30、之間信息無法實現(xiàn)直接交換引起的問題包括：a) 由于EDP數(shù)據(jù)庫與財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫不同，導致的財務系統(tǒng)中產(chǎn)品成本核算的精確化和準確性問題，應付賬款數(shù)目的一致性問題和付款確認的問題，帳帳不符的問題，以及工作效率的問題。b) 重復輸入的問題，以及因此而引起的數(shù)據(jù)不一致性問題。c) 不能解決總經(jīng)理決策支持系統(tǒng)的問題。d) 要維護多個數(shù)據(jù)庫平臺，增加信息管理的難度和復雜性。e) 達不到信息化平臺的效果，無法支持先進的管理方式如扁平化管理、并行工程、戰(zhàn)略聯(lián)盟等當然，隨著公司的發(fā)展，公司的物流體系（SCM供應鏈管理）、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）體系、客戶關系管理（CRM）體系、B2B系統(tǒng)等的逐漸建立，數(shù)據(jù)無法直

31、接相連造成的問題就會更加嚴重。四、缺少一個統(tǒng)一負責信息系統(tǒng)規(guī)劃和管理的部門，而是分散在各部門，各司其職，缺乏總體協(xié)調(diào)公司的有關信息部門的歸屬問題已經(jīng)幾經(jīng)周折，一直沒有解決，如EDP系統(tǒng)的歸口部門換了三四個，也曾經(jīng)計劃把所有與信息相關的部門合在一起，但因為無法協(xié)調(diào)部門需求的原因沒有成功，最終形成了目前這樣一種信息負責部門多達5個的情況。目前這種格局基本上解決了部門信息需求交叉、互相沖突的問題，部門之間各管各的、相安無事。但引起的問題也是顯而易見的，如前面所述：缺乏整體性、信息分散、資源重復、各自為政、管理混亂等等。如果上海理光成立獨立于任何部門的信息中心，并由一位副總經(jīng)理領導，負責對整個企業(yè)的信

32、息系統(tǒng)的管理，會有以下幾方面的立竿見影的效果：f) 壯大信息管理部門的力量，提升全面的技術能力，發(fā)揮了團隊的優(yōu)勢。g) 有專門機構負責調(diào)查企業(yè)各部門及決策層的信息需求，在現(xiàn)有信息管理體制的基礎上提出改革方案，重點是解決為公司戰(zhàn)略決策層經(jīng)營決策服務的問題。h) 實現(xiàn)對企業(yè)信息的統(tǒng)一管理，規(guī)劃各部門信息的分布內(nèi)容、時間、地點、對象，消除目前各部門信息閉塞、各自為政同時又數(shù)據(jù)重復、資料重復的現(xiàn)象。i) 可以解決部分目前系統(tǒng)應用中存在的問題，如對NOTES系統(tǒng)加強推廣力度，完善EDP和NOTES的權限管理，加強EDP與銷售系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫的安全問題等。j) 代表公司整體的利益，有足夠的權威和能力協(xié)調(diào)各部門

33、之間的需求沖突，如對EDP系統(tǒng)進行一定的修改，在確定財務成本核算流程的科學性的基礎上，暫時滿足財務在成本核算方面的要求，提高財務部門的效率。k) 挖掘現(xiàn)有信息系統(tǒng)潛在的能力，如建立EIP（企業(yè)信息門戶），為各個部門包括總經(jīng)理收集、整理相關數(shù)據(jù)，進行分析，形成報表。因此，我們認為建立信息中心是企業(yè)信息系統(tǒng)進行改革的最重要的一步，也是改革的第一步。沒有一個專門的信息管理機構負責企業(yè)的信息系統(tǒng)建設，信息系統(tǒng)的改革將會舉步為艱，最終很有可能以失敗而告終。第三部分：上海理光信息系統(tǒng)規(guī)劃的對策建議上海理光是一家屬于高科技電子產(chǎn)業(yè)的企業(yè)，有著良好的人員素質，員工對新事物的接受能力比較強，有著比較完善的管理基

34、礎，企業(yè)領導對信息系統(tǒng)非常重視，而且基本沒有太大的企業(yè)包袱或社會包袱，這都是成功實施信息系統(tǒng)的重要因素。但目前企業(yè)的信息化狀況是與企業(yè)的形象不符合的，企業(yè)使用的都是80年代早期開發(fā)的生產(chǎn)制造系統(tǒng)，而財務與經(jīng)營部門的信息系統(tǒng)應用只是最低級的“用計算機代替手工處理”的模仿型信息系統(tǒng)，辦公自動化系統(tǒng)也沒有得應該有的效果，更不用說對信息進行整合支持決策支持系統(tǒng)。一、信息系統(tǒng)規(guī)劃的目標綜上所述，我們可以總結上海理光未來的信息系統(tǒng)應該達到這樣幾個目標：l 消除目前“信息孤島”的狀況，整合企業(yè)信息資源，為決策支持系統(tǒng)服務。l 提升信息系統(tǒng)的能力，能夠支持如并行工程、全面財務預算等先進的管理方法。l 提高各子

35、系統(tǒng)的運作效率和用戶友好程度，改善現(xiàn)有業(yè)務流程。l 建立高效的電子協(xié)作/知識管理系統(tǒng)（第三代辦公系統(tǒng)）。二、信息系統(tǒng)應用系統(tǒng)分析上海理光在目前已有的信息系統(tǒng)之間缺乏有效的集成和信息的共享，造成系統(tǒng)部分數(shù)據(jù)的重復輸入和信息不完整，影響系統(tǒng)的有效使用；有些系統(tǒng)的功能已不能滿足公司管理上的要求；而且各個部門開發(fā)的系統(tǒng)各自為政，往往只考慮本部門的需求，不可能站在整個企業(yè)的高度來規(guī)劃和組織整個信息的建設；同時信息技術的突飛猛進，一些系統(tǒng)也急需更新。這些現(xiàn)象的產(chǎn)生主要是由于信息系統(tǒng)建設缺乏戰(zhàn)略性、全局性的統(tǒng)一規(guī)劃。因此，信息系統(tǒng)的規(guī)劃應該從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的分析出發(fā)，考慮全公司的未來的管理發(fā)展趨勢，充分考慮當

36、今信息技術在企業(yè)中的應用潛能。（一）信息系統(tǒng)愿景從整體和長遠規(guī)劃來看，我們認為上海理光的信息化建設可以分成四個步驟，如下圖所示，表格中是各階段的比較：遠 期3.整體優(yōu)化（BPR）近 期1.局部開發(fā)能力4.外部集成2.系統(tǒng)集成效率時間階 段特 征優(yōu) 點弱 點管理挑戰(zhàn)局部開發(fā)針對企業(yè)急需改進的、能帶來較高收益的局部流程1.相對比較容易識別和發(fā)揮IT的能力；2.使“數(shù)據(jù)說話”得以實現(xiàn)；3.實施時遇到的人為抵觸較少。1.易被競爭對手模仿；2.缺乏組織學習；3.易被淘汰；1. 識別高價值的業(yè)務和流程；2. 標桿學習以獲得競爭優(yōu)勢；3. 確定系統(tǒng)開發(fā)的評估標準；系統(tǒng)集成利用信息技術/信息系統(tǒng)潛能，創(chuàng)造基于

37、技術集成和流程關聯(lián)的不間斷流程。1.提高質量與顧客滿意度、減少生產(chǎn)周期、降低成本；2.流程平滑性較好，可以有效提高效率和服務能力。在傳統(tǒng)組織結構下的自動化可能競爭不過對手新型的組織方式。1.識別流程關聯(lián)性和技術集成性；2.保證評估標準一致性；3.標桿目標（不一定最優(yōu)）；全面優(yōu)化(BPR)對影響企業(yè)未來競爭力的核心業(yè)務流程進行重整，而不是簡單地改善。1.有助于企業(yè)改善提供高質量產(chǎn)品/服務的能力；2.有助于企業(yè)從舊組織向新型組織轉變；3.有助于企業(yè)獲得由新技術帶來的商業(yè)機會。1.變革對企業(yè)內(nèi)部和外部合作者帶來的風險較大；2.組織的變化會遇到員工的阻力。的必要性和合理性；2.組織問題遠比技術問題難于

38、對付。外部集成1.利用IT/IS贏得戰(zhàn)略聯(lián)盟的市場優(yōu)勢；2.用IT/IS支持與對外的協(xié)調(diào)與控制。1.減少缺乏競爭力的活動；2.以組織間流程的平滑性滿足多變的客戶需求；3.可以支持形成更大、更靈活、更高效的組織間的競爭力；1.缺乏協(xié)調(diào)會使組織間不能獲得戰(zhàn)略優(yōu)勢；2. 缺少平滑的IT平臺將阻礙對外的溝通和協(xié)調(diào)；1.規(guī)劃企業(yè)的外部集成戰(zhàn)略；2.認識、提高外部集成的重要性；3.外部集成的組織問題。（二）信息系統(tǒng)應用總體結構信息系統(tǒng)的基本功能是要為企業(yè)的各級人員在需要時提供必要的信息及支持。結合制造型企業(yè)的特點，分析上海理光的關鍵業(yè)務流程，可以用下圖表示訂單獲取與完成流程人力資源管理流程財務管理流程售后

39、服務流程制造與物料供應流程新產(chǎn)品研究與開發(fā)流程運營流程支持流程根據(jù)我們對上海理光各部門的調(diào)研結果（見附錄1），與各流程對應的系統(tǒng)應用可以總結如下表，作為企業(yè)未來信息系統(tǒng)建設的內(nèi)容指導。（三）訂單獲取與完成流程應用系統(tǒng)名稱功 能簡 述輸 入信 息輸 出信 息經(jīng)營部總監(jiān)EIS支持市場部總裁的個人數(shù)據(jù)處理和決策行為經(jīng)營信息管理與分析系統(tǒng)市場信息的采集、整理、查詢、分析市場信息市場信息營銷計劃系統(tǒng)營銷計劃的匯總、跟蹤、統(tǒng)計、分析等，同時導出商務滾動要貨計劃營銷計劃商務滾動要貨計劃、營銷計劃匯總分析結果營銷項目管理系統(tǒng)營銷項目的計劃、控制、分析與資源調(diào)配，銷售的狀態(tài)跟蹤銷售信息銷售信息銷售處理系統(tǒng)建立并

40、維護合同信息庫，以便系統(tǒng)使用者可以實時掌握每個合同的處理情況以及各個環(huán)節(jié)上的資源配置情況，輔助統(tǒng)籌、監(jiān)控、調(diào)整銷售資料、銷售的各項處理信息（負責人、工作進度、工作結果）、人員及進度調(diào)整信息銷售處理完成情況統(tǒng)計信息銷售訂單管理系統(tǒng)銷售訂單的錄入和管理，與企業(yè)生產(chǎn)制造系統(tǒng)的其他模塊緊密集成銷售訂單客戶配置等輔助定價系統(tǒng)制定、維護產(chǎn)品價格、項目報價、散件價格庫，并可用于價格模擬、成本計算、報價中各類費用比率的設置生產(chǎn)BOM、成本數(shù)據(jù)價格信息（產(chǎn)品價格、散件價格）、定價BOM貨運管理系統(tǒng)對貨運進行管理，包括貨運作業(yè)安排，理貨進度、備貨情況跟蹤查詢訂貨信息、發(fā)貨通知單、貨運憑證等（四）制造與物料流程應用

41、系統(tǒng)應用系統(tǒng)功能簡述輸入信息輸出信息主需求計劃管理系統(tǒng)銷售、制造、采購預測，生成主需求計劃銷售定單，滾動商務要貨計劃，其他內(nèi)部定單主需求計劃主生產(chǎn)計劃管理系統(tǒng)生成主生產(chǎn)計劃主需求計劃，能力平衡信息，庫存信息，產(chǎn)品結構信息，市場需求信息主生產(chǎn)計劃能力需求計劃管理系統(tǒng)綜合考慮各種資源利用率，進行生產(chǎn)能力平衡主生產(chǎn)計劃，加工計劃信息，工藝路線信息，資源信息，未完成任務能力平衡狀況信息物料需求計劃管理系統(tǒng)下達車間加工任務，產(chǎn)生采購請求能力平衡狀況信息，庫存信息，BOM，工程信息，采購信息，加工信息可供應量，車間加工任務，采購請求物料清單管理系統(tǒng)建立產(chǎn)品結構樹、單級物料單、多級物料單工程更改信息，客戶配

42、置工藝路線信息，資源信息采購管理系統(tǒng)了解和確認采購需求，下達采購單，跟蹤、協(xié)調(diào)供應商供貨過程，接收采購物料，對采購過程的審查、評價、考核和有關數(shù)據(jù)信息的積累和維護采購請求，庫存信息采購定單，外協(xié)加工定單，進口合同傳真到貨進出口管理系統(tǒng)支持報關程序，對運輸商、保險商認證和管理支持國際結算進口合同傳真到貨到貨信息車間作業(yè)管理系統(tǒng)計劃、控制日常生產(chǎn)，收集車間數(shù)據(jù)，管理生產(chǎn)流程，生成車間任務報告車間加工任務，庫存信息，產(chǎn)品結構信息，工藝路線信息，資源信息生成在制信息，未完成任務，生產(chǎn)完成信息，技術與質量問題反饋供應商認證管理尋找、選擇、確認供應商，供應商信息維護物料認證申請，物料使用反饋信息合格供應商

43、清單庫存管理系統(tǒng)定義庫存結構，出入庫記錄，庫存計劃，庫存分析，庫存控制裝箱發(fā)運信息，到貨信息，在制活動信息庫存信息品質管理系統(tǒng)收集、整理、分析物料供應與生產(chǎn)中的質量信息，支持質量管理日常工作，支持質量改進計劃的管理產(chǎn)品質量計劃，產(chǎn)品檢驗標準生產(chǎn)統(tǒng)計分析系統(tǒng)分析生產(chǎn)計劃的執(zhí)行情況，收集生產(chǎn)各流程的相關數(shù)據(jù)，計算生產(chǎn)流程的KPI指標。生產(chǎn)計劃，產(chǎn)品質量計劃，生產(chǎn)工藝流程，產(chǎn)品檢驗標準物料采購統(tǒng)計分析系統(tǒng)分析采購訂單的執(zhí)行情況，收集物料采購各流程的相關數(shù)據(jù)。物料需求計劃，采購訂單到貨信息，檢驗信息等生產(chǎn)管理本部部長EIS 支持生產(chǎn)管理總部總裁個人數(shù)據(jù)處理與決策行為，對生產(chǎn)總部的有關信息統(tǒng)計、整理分析

44、，支持生產(chǎn)總部的運作管理（五）新產(chǎn)品研究與開發(fā)流程應用系統(tǒng)功能簡述輸入信息輸出信息開發(fā)項目管理系統(tǒng)建立項目信息庫，建立各項目的時間計劃，記錄計劃執(zhí)行情況。進行項目資源的分配、資金預算項目審批結果、項目立項報告、項目預研報告項目資源計劃、項目進度計劃、項目計劃執(zhí)行情況立項申請支持系統(tǒng)支持項目立項申請過程，支持項目可行性論證過程項目建議信息、市場信息、技術信息、企業(yè)戰(zhàn)略方向、申請報告，可行性論證初步報告預研支持系統(tǒng)支持項目的預研工作，支持項目價值評估，支持項目進一步可行性論證技術信息、申請報告、可行性初步論證信息預研結果報告，可行性分析報告審批支持系統(tǒng)支持項目的立項審批，審核預研報告，評估可行性分

45、析報告申請報告、預研報告、可行性分析報告審批結果、立項通知開發(fā)物料申購支持系統(tǒng)支持研發(fā)項目的物料認證，采購過程，支持物料庫存管理開發(fā)BOM、項目進度計劃開發(fā)物料申購單、物料認證信息，物料采購信息，物料庫存信息設計支持系統(tǒng)支持開發(fā)項目管理過程，支持經(jīng)驗交流及求助機制，建立開發(fā)論壇，建立信息庫，建立研討數(shù)據(jù)庫功能特征，產(chǎn)品數(shù)據(jù)，論壇信息，技術信息，市場信息、設計方案，測試數(shù)據(jù)，PCB技術資料、物料入庫單（六）售后服務流程應用系統(tǒng)應用系統(tǒng)功能簡述輸入信息輸出信息售后服務管理系統(tǒng)對售后服務的所有作業(yè)進行管理，包括客戶咨詢、投訴處理，維修的管理，備品備件的管理，客戶培訓的管理，用戶檔案的管理維護各種計劃

46、、基本數(shù)據(jù)各種統(tǒng)計信息用戶培訓管理系統(tǒng)對用戶培訓進行管理，包括受理培訓申請、制定培訓計劃、培訓課程安排、培訓效果調(diào)查、培訓檔案的管理培訓申請培訓信息客戶問題處理系統(tǒng)公司內(nèi)外客戶對公司的產(chǎn)品、服務的反饋投訴的處理，包括客戶投訴的登錄、處理以及處理情況的跟蹤、統(tǒng)計、查詢投訴反饋信息處理結果綜合信息查詢系統(tǒng)查詢公司的產(chǎn)品服務情況，客戶合同信息，合同執(zhí)行情況，技術文檔，客戶投訴處理情況等故障診斷專家系統(tǒng)通過對維修案例庫和產(chǎn)品技術文檔以及用戶檔案的查詢，運用適當?shù)脑\斷算法對設備故障進行診斷維修調(diào)度系統(tǒng)對維修過程所涉及的人力、物力資源進行實時調(diào)度市場技術支援系統(tǒng)支持安裝現(xiàn)場以及從辦事處到片區(qū)、技術支援部，

47、技術文檔查詢、疑難問題解決等備品備件管理系統(tǒng)支持備品備件的需求計劃的制定，備件申領、發(fā)貨退貨的管理，中央備件庫、各地備件庫庫存的管理查詢(七)財務流程應用系統(tǒng)應用系統(tǒng)功能簡述輸入信息輸出信息固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)建立完善的固定資產(chǎn)臺帳，記錄固定資產(chǎn)的增加、報廢、轉移、重估、盤點及折舊，制作記帳分錄發(fā)票記帳分錄應收帳款管理系統(tǒng)核算預收款、應收帳款，核對到款，并催收貨款，預測貨款回籠情況?？蛻粜畔⒑贤畔?、發(fā)貨信息記帳信息催款單應付帳款管理系統(tǒng)核算供應商付款、費用報銷、預付款及備用金處理，打印發(fā)票采購訂單信息、收貨信息費用報告記帳信息固定資產(chǎn)發(fā)票總帳系統(tǒng)將其他系統(tǒng)中的記帳信息自動過入總帳，進行月底結帳并

48、編制會計報表。記帳信息原始憑證會計報表成本核算分析系統(tǒng)核算生產(chǎn)成本，制定標準成本、歸集實際成本并計算標準成本差異，結轉產(chǎn)品成本，進行成本分析。歸集產(chǎn)品研發(fā)費用，按項目、部門進行分配。有關生產(chǎn)成本費用信息、標準費、料率，產(chǎn)品研發(fā)費用信息有關成本分析報告中研、中試成本報告資金計劃管理系統(tǒng)歸集、預測資金來源、使用信息，編制資金來源和使用計劃，并制定籌資計劃資金來源信息資金使用信息資金來源計劃、資金使用計劃全面核算系統(tǒng)收集其他各系統(tǒng)的有關信息，編制公司全面預算及月度滾動調(diào)整。公司及各部門有關計劃，月度財務報表、月度預算執(zhí)行情況全面預算約定滾動全面預算財務分析系統(tǒng)歸集有關財務信息，編制公司財務分析報表。

49、會計報表、全面預算 財務分析報表財務部總監(jiān)EIS支持財務部總裁的個人數(shù)據(jù)處理和決策行為（八）人力資源流程應用系統(tǒng)應用系統(tǒng)功能簡述輸入信息/輸出信息人力資源計劃系統(tǒng)在集成環(huán)境中支持人力資源管理所涉及到的計劃和控制活動與人力資源有關的各種計劃時間管理系統(tǒng)記錄、分配、評價與時間管理有關的員工數(shù)據(jù)，如加班、休假等時間數(shù)據(jù)員工基本信息管理系統(tǒng)負責維護和查詢、統(tǒng)計員工的基本信息員工基本信息薪酬福利管理系統(tǒng)負責員工薪酬福利和股金等數(shù)據(jù)的計算、審核、統(tǒng)計分析員工薪酬福利記錄組織機構管理系統(tǒng)展示、模擬、規(guī)劃公司的組織機構公司組織結構員工發(fā)展計劃系統(tǒng)匹配員工資格與崗位需求，制定員工發(fā)展計劃員工檔案員工培訓管理系統(tǒng)

50、員工培訓的計劃和全面管理，如課程、教師、教室、考核等員工培訓記錄招聘管理系統(tǒng)支持招聘活動的管理和審查應聘人員考核表、聘用人員登記表、員工檔案員工調(diào)動管理系統(tǒng)員工內(nèi)部調(diào)配的管理和審查員工檔案人力成本計劃系統(tǒng)人力成本的預測和模擬員工檔案三、信息系統(tǒng)實施方案的簡單建議在考慮上海理光當前業(yè)務運作的需要及其作為日本理光的一個重要的生產(chǎn)基礎的背景我們認為比較的可行的信息系統(tǒng)規(guī)劃方案有兩個：A) 商業(yè)ERP為主+自我開發(fā)的全面解決方案除非企業(yè)想完全照搬日本理光的信息系統(tǒng)模式（即購買JDE的管理財務軟件，升級EDP為RINKS21然后與JDE集成起來），我們建議企業(yè)一步到位地通過商業(yè)管理軟件實現(xiàn)企業(yè)信息系統(tǒng)的

51、統(tǒng)一集成方案。即便企業(yè)認為EDP系統(tǒng)可以維持現(xiàn)狀，EDP系統(tǒng)還是很實用的，可以修改一下繼續(xù)使用，未來的物流系統(tǒng)、財務系統(tǒng)和銷售系統(tǒng)則無法容忍信息的繼續(xù)孤立。從財務、從服務客戶、從管理效率、從決策支持的角度，信息集成刻不容緩。而信息集成最迅速、最成熟的方法就是實施商業(yè)ERP軟件。具體的優(yōu)勢劣勢分析如下：優(yōu)勢：l 自動解決了目前子系統(tǒng)與子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)無法直接交換的問題，并且提高了各子系統(tǒng)的能力，加強了數(shù)據(jù)的安全性、不一致性。l 支持企業(yè)的戰(zhàn)略的潛在能力比較強。l 可以直接達到總經(jīng)理決策支持系統(tǒng)、管理控制系統(tǒng)的要求，無需再進行任何數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)整合。l 可以與NOTES辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫集成，加強企業(yè)

52、整體的信息化程度。劣勢：l 與日本理光的系統(tǒng)不盡相同，可能實施過程中會遇到一定的阻力。l 對現(xiàn)有系統(tǒng)的徹底推翻，轉換成本較高（即員工的適應性、數(shù)據(jù)的轉移等）。l 成本和風險相對下一套方案要高。B) RICOH專用軟件+商業(yè)財務軟件模塊+商業(yè)銷售軟件模塊+企業(yè)信息門戶+自我開發(fā)優(yōu)勢：l 可以與日本理光的系統(tǒng)兼容。l 在原有基礎上的升級，員工的適應性較好。l 沒有什么風險，失敗成本也比較低。劣勢：l 仍然無法解決信息整合的問題，無法提升企業(yè)的信息化總體水平。l 現(xiàn)行的問題都還會繼續(xù)存在下去。l 企業(yè)信息門戶不是決策支持系統(tǒng)，其效果無法預測，有可能很好，有可能不了了之。四、關于WEB應用的建議網(wǎng)站不

53、僅僅是公司的一個宣傳窗口，而是一個公司與外界交流的工具和渠道，也是企業(yè)信息系統(tǒng)不可或缺的一部分。許多知名的大公司都紛紛在WEB應用上做文章，INTERNET為公司提供了幾乎免費的接近潛在顧客、尋找合作伙伴的工具，電子商務、B2B、B2C已經(jīng)不是什么新名詞，通過INTERNET降低采購成本、提高顧客服務質量的成功例子舉不勝舉。目前上海理光的網(wǎng)頁是外包給網(wǎng)絡公司負責的，沒有對網(wǎng)站內(nèi)容、網(wǎng)站風格設計的主控權。所以網(wǎng)站只能起到一個介紹的作用，介紹一下公司，介紹一下產(chǎn)品，其中內(nèi)容的更新也不及時，一些最基本的服務功能如通過WEB和EMAIL系統(tǒng)提供對常見問題（FAQ）等都不到位。我們建議通過WEB技術的應

54、用，提高與供應商和顧客之間溝通 加強上海理光B2B方面的建設，在建立一定的供應商資信評估的基礎上，部分采購過程可以直接在網(wǎng)站通過數(shù)據(jù)交換實現(xiàn)，然后再通過與內(nèi)部數(shù)據(jù)的集成，可以提高采購的效率，加強庫存的管理。上海理光的售后服務也是企業(yè)向顧客展現(xiàn)企業(yè)形象的重要渠道之一，加強網(wǎng)站在線的服務即可以提高售后服務的效率，又可以加強顧客的滿意度。五、關于成立信息中心的建議成立信息中心，統(tǒng)籌信息系統(tǒng)功能，對人員進行適當?shù)脑鲅a，主要的職能如下：1) 信息系統(tǒng)戰(zhàn)略管理；2) 信息資源管理；3) 安全管理；4) 技術標準與情報管理；5) 信息系統(tǒng)開發(fā)項目；6) 組織管理。其中，最重要的是信息系統(tǒng)戰(zhàn)略管理，不但要支持上海理光的戰(zhàn)略目標，還要努力為上海理光創(chuàng)造戰(zhàn)略機會。所以要不斷地分析供應商的IT標準與水平、顧客的IT能力與發(fā)展趨勢、競爭對手的信息系統(tǒng)戰(zhàn)略、合作者的IT資源與標準。信息系統(tǒng)戰(zhàn)略管理是目光向外的、前瞻性的，是應密切關切IT的發(fā)展、市場競爭的變化以及各種管理理念的進步的。信息資源管理包括硬件與網(wǎng)絡管理、數(shù)據(jù)管理和權限管理。軟硬件與網(wǎng)絡管理不但要制定相應的標準保證設備的完好與正常運行，還要不斷優(yōu)化、發(fā)展保證技術進步能支持信息系統(tǒng)戰(zhàn)略。軟硬件與網(wǎng)絡管理不但