采購(gòu)過程和信息流程課件(PPT 79頁)

1、采購(gòu)過程和信息流程第一節(jié) 采購(gòu)過程一、發(fā)現(xiàn)需求二、對(duì)需求進(jìn)行描述三、確定可能的供應(yīng)商并對(duì)其加以分析四、確定價(jià)格和采購(gòu)條件五、擬訂并發(fā)出采購(gòu)定單六、對(duì)定單進(jìn)行跟蹤并/或催貨七、接收并檢驗(yàn)收到的貨物八、結(jié)清發(fā)票九、維護(hù)紀(jì)律發(fā) 現(xiàn) 需 求一、需求概述 采購(gòu)中首先要解決的問題是“采購(gòu)什么、采購(gòu)多少、何時(shí)采購(gòu)” 需求分析：根據(jù)客戶的需求歷史、或者生產(chǎn)計(jì)劃等求出需求規(guī)律，根據(jù)需求規(guī)律預(yù)測(cè)客戶下一個(gè)月的需求品種和需求量。（采購(gòu)工作第一步，也是制定訂貨計(jì)劃的基礎(chǔ)和前提） 需求分析設(shè)計(jì)范圍廣 需求分析具有全面知識(shí)：生產(chǎn)技術(shù)、管理二、ABC分類法ABC分類步驟商品編號(hào)單價(jià)/元需求量/件商品編號(hào)單價(jià)/元需求量/件A

2、4.00300F2.00150B8.001200G6.0040C1.00290H2.00700D2.00140I5.0050E1.0O270J3.002000分 類每類金額(元)庫存品種數(shù)百分比(%)占用金額百分比(%)A=B ,J15600.002078.7B=H,A,F2900.003014.6C=C ,D ,E,I,G1330.00506.7 ABC分類依據(jù)：（1）用戶企業(yè)所需的主要物資（2）用戶企業(yè)需求量最大的物資（3）是貴重物資，雖然需求量不大，但貴重（四）ABC分析法的應(yīng)用1、ABC分析法的應(yīng)用 （1）是本身的直接應(yīng)用，即根據(jù)某種重要性將物資分為A、B、C三類，每類差別很大，進(jìn)行不

3、同程度的重點(diǎn)管理 （2）根據(jù)它的原理來確定各種不同物資的相對(duì)重要性，按他們相對(duì)重要性的大小確定順序序列進(jìn)行重視順序管理2、通過具體情況來討論（1）一個(gè)單位買多個(gè)品種 資金不夠、運(yùn)力不夠、采購(gòu)地區(qū)不同、采購(gòu)資源不夠 關(guān)鍵零部件和普通通用零部件（2）多個(gè)單位購(gòu)買同一種產(chǎn)品 方法：A 一次訂貨，一次進(jìn)貨 B 多次輪番進(jìn)貨（先需要先供應(yīng)）（3）多個(gè)單位多個(gè)品種采購(gòu) 用ABC分類法確定各品種的采購(gòu)優(yōu)先程度，根據(jù)需求單位的情況，確定各個(gè)單位之間供應(yīng)先后順序。三、統(tǒng)計(jì)分析法根據(jù)一些原始材料來分析出客戶的需求規(guī)律（一）最基本的原始材料 1、各個(gè)單位的采購(gòu)申請(qǐng)單 2、各個(gè)單位的銷售日?qǐng)?bào)表 3、各個(gè)單位的領(lǐng)料單（

4、或倉(cāng)庫的出庫單） 4、生產(chǎn)計(jì)劃任務(wù)單（二）統(tǒng)計(jì)分析方法 1、采購(gòu)申請(qǐng)單匯總統(tǒng)計(jì)企業(yè) 問題：（1）市場(chǎng)響應(yīng)不靈敏 （2）庫存負(fù)擔(dān)重，風(fēng)險(xiǎn)大 2、各個(gè)單位銷售日?qǐng)?bào)表統(tǒng)計(jì)流通企業(yè) 銷售日?qǐng)?bào)表就可以統(tǒng)計(jì)得到企業(yè)物資的消耗規(guī)律。即：時(shí)間函數(shù)法、有序數(shù)列法（1）時(shí)間函數(shù)法：物資消耗量描述成時(shí)間的函數(shù) Ri(t) = fi(t) Ri = fi(t) dt E（2）有序數(shù)列法：把各個(gè)單位的銷售日?qǐng)?bào)表按單位時(shí)間（如日、周、月、季、年）進(jìn)行匯總。 P.S. 為了掌握需求規(guī)律，統(tǒng)計(jì)的時(shí)間單位越小，則需求規(guī)律越精密靈敏。四、推導(dǎo)分析 推導(dǎo)分析：根據(jù)企業(yè)主生產(chǎn)計(jì)劃來進(jìn)行需求分析，求出各種原材料、零部件的需求計(jì)劃的過程

5、。（一）制定主產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃 1、主產(chǎn)品的生產(chǎn)計(jì)劃 2、零部件的生產(chǎn)計(jì)劃社會(huì)維修（二）制定主產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)文件 結(jié)構(gòu)層次：每一個(gè)零部件要標(biāo)出需要數(shù)量，是自制還是外購(gòu)，以及生產(chǎn)提前期或采購(gòu)提前期 通過主產(chǎn)品結(jié)構(gòu)文件可看出在某個(gè)時(shí)間生產(chǎn)出一個(gè)主產(chǎn)品需要分別提前多長(zhǎng)時(shí)間采購(gòu)一些什么樣的部件、零件和原材料，需采購(gòu)多少 五、物資消耗定額管理 物資消耗定額：在一定的生產(chǎn)技術(shù)組織的條件下，生產(chǎn)單位產(chǎn)品或完成單位工作量所必須消耗的物資的標(biāo)準(zhǔn)量。1、技術(shù)分析法生產(chǎn)企業(yè) 按產(chǎn)品結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、技術(shù)特點(diǎn)、加工設(shè)備和工藝流程來制定物資消耗定額的方法。2、統(tǒng)計(jì)分析法3、經(jīng)驗(yàn)估計(jì)法六、預(yù)測(cè)1、概述 根據(jù)企業(yè)過去的物資消耗情況找出企業(yè)

6、物資消耗規(guī)律，根據(jù)這個(gè)規(guī)律來預(yù)測(cè)未來企業(yè)物資的需求量。2、計(jì)算方法七、發(fā)現(xiàn)需求 1、緊急定單“緊急” 2、小額定單 簡(jiǎn)化或自動(dòng)化、合并采購(gòu) 3、空白支票采購(gòu)定單附支票 4、公司采購(gòu)卡需求預(yù)測(cè)原因需求預(yù)測(cè)原因預(yù)測(cè)中的一般經(jīng)濟(jì)問題預(yù)測(cè)中的一般經(jīng)濟(jì)問題預(yù)測(cè)中一般經(jīng)濟(jì)問題預(yù)測(cè)中用到的數(shù)據(jù)源預(yù)測(cè)的方法與技術(shù)對(duì)所需產(chǎn)品或服務(wù)加以準(zhǔn)確描述一、采購(gòu)申請(qǐng)規(guī)范化1、名詞手冊(cè)2、構(gòu)成內(nèi)容全面二、采購(gòu)申請(qǐng)的傳遞 申請(qǐng)部門 采購(gòu)部門采購(gòu)申請(qǐng)（附件）采購(gòu)申請(qǐng)（原件）2、移動(dòng)采購(gòu)申請(qǐng)使用物料和標(biāo)準(zhǔn)件重復(fù)需要 采購(gòu)申請(qǐng)部門 采購(gòu)部門 3、使用物料清單（BOM）X X物料采購(gòu)申請(qǐng)數(shù)量、需要時(shí)間X X物料采購(gòu)申請(qǐng)數(shù)量、需要時(shí)間、

7、供應(yīng)商、價(jià)格、采購(gòu)定單編號(hào)4、總括或開口定單總括訂購(gòu)單(Blanket Order)：采購(gòu)員根據(jù)預(yù)期的消費(fèi)需求，在季節(jié)性商品尚未開始生產(chǎn)前即開出訂購(gòu)單，以確保在銷售季節(jié)到來時(shí)有充足的商品庫存。開口定單(open-end order)：允許增加采購(gòu)項(xiàng)目或?qū)r(shí)間期限進(jìn)行展期。適用范圍：維護(hù)、修理和輔助物料在幾個(gè)月內(nèi)大量使用并頻繁采購(gòu)5、無庫存采購(gòu)或系統(tǒng)合同一攬子合同/無庫存采購(gòu)：采購(gòu)經(jīng)理和供應(yīng)商建立長(zhǎng)期供貨關(guān)系，供應(yīng)商許下承諾，當(dāng)采購(gòu)經(jīng)理需要時(shí)就按原來約定的價(jià)格條件隨時(shí)供貨，庫存放在供貨企業(yè)處，采購(gòu)經(jīng)理需要進(jìn)貨的時(shí)候就發(fā)出訂貨單給供應(yīng)商。 6、第三方提供維護(hù)、修理或輔助物料選擇供應(yīng)貨源與供應(yīng)商Ri

8、ght supplier 從合格的供應(yīng)商處Right time 在需求的時(shí)間內(nèi)Right price 以合理的價(jià)格Right quantity 取得正確的數(shù)量Right quality 符合品質(zhì)要求的物品和服務(wù)合格供應(yīng)商必有的記錄、履行情況良好的合同、所購(gòu)物料項(xiàng)目的分類表、供應(yīng)商記錄、價(jià)格：以標(biāo)準(zhǔn)貨幣單位為尺度的商品或服務(wù)價(jià)值。、價(jià)格分析：將報(bào)價(jià)細(xì)分為多個(gè)基本要素進(jìn)行分析，從而判斷報(bào)價(jià)中費(fèi)用的合理性。作用：（）決定價(jià)格提供指導(dǎo)（）突出賣方中報(bào)價(jià)錯(cuò)誤（）為后續(xù)談判打基礎(chǔ)確定價(jià)格和購(gòu)買條件采購(gòu)定單準(zhǔn)備2006年1月20日，某學(xué)校委托該市政府采購(gòu)中心對(duì)學(xué)校操場(chǎng)基土工程項(xiàng)目進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)，該項(xiàng)目的

9、主要內(nèi)容之一是場(chǎng)地平整，挖路漕，約需挖出并運(yùn)走土方10000立方米。談判文件在對(duì)工程報(bào)價(jià)要求中明確規(guī)定，投標(biāo)人投標(biāo)報(bào)價(jià)應(yīng)包含多余土方場(chǎng)內(nèi)轉(zhuǎn)運(yùn)堆放費(fèi)，但在談判文件所附的工程量清單中卻只列入了土方挖掘工程量，而沒有列入多余的土方轉(zhuǎn)運(yùn)堆放工程量。在談判過程中曾有供應(yīng)商A（恰巧就是后來的成交供應(yīng)商）提出，挖出的土方放在什么地方，一名談判小組成員回答：既然談判文件沒有明確規(guī)定，只要放在不妨礙自己施工地方就可以了。談判過程中還有供應(yīng)商提出其他一些問題，為了便于評(píng)審，在進(jìn)行最終報(bào)價(jià)前，經(jīng)采購(gòu)人同意，談判小組決定最終報(bào)價(jià)統(tǒng)一以工程量清單為準(zhǔn)，其他因素一律不予考慮。并將這一決定以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商

10、。通過談判小組評(píng)定，供應(yīng)商A以最終報(bào)價(jià)成為成交供應(yīng)商。 談判結(jié)束后，成交供應(yīng)商對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地考察時(shí)發(fā)現(xiàn)，挖出的多余土方在操場(chǎng)的四周都無法堆放，于是與校方交涉多余土方堆放問題，校方指定了多余土方的堆放地點(diǎn)為施工現(xiàn)場(chǎng)西邊150米以外的一塊空地，而且空地很小，要堆高10米以上才能堆下挖出的土方。成交供應(yīng)商經(jīng)過測(cè)算提出了增加5萬元土方轉(zhuǎn)運(yùn)費(fèi)的要求，校方對(duì)此一口回絕，糾紛由此產(chǎn)生。校方認(rèn)為，談判文件中寫得很清楚，工程報(bào)價(jià)中應(yīng)含有多余土方場(chǎng)內(nèi)轉(zhuǎn)運(yùn)堆放費(fèi)，只要在校園內(nèi)，校方就可以任意指定堆放地點(diǎn)，現(xiàn)在堆放的地點(diǎn)仍然在校園內(nèi)，再要求增加費(fèi)用沒有道理。 供應(yīng)商認(rèn)為，談判文件所附的工程量清單中不含多余土方場(chǎng)內(nèi)

11、轉(zhuǎn)運(yùn)堆放費(fèi)用，而且在最終報(bào)價(jià)前談判小組以書面形式出具的報(bào)價(jià)要求中也清楚地寫明，最終報(bào)價(jià)以工程量清單為準(zhǔn)，其他因素一律不予考慮，現(xiàn)在多余的土方要從施工場(chǎng)地運(yùn)出150多米，而且要加高堆放，這些都是談判文件所附的工程量清單中沒有列明的工作量，相應(yīng)增加費(fèi)用是理所應(yīng)當(dāng)?shù)摹?校方 ：第一，“多余土方場(chǎng)內(nèi)轉(zhuǎn)運(yùn)堆放”的“場(chǎng)內(nèi)”，概念不明確，不能理解為校方解釋的“校園內(nèi)”，如果校園有幾平方公里，那幾平方公里的校園都能算是“場(chǎng)內(nèi)”嗎？顯然不能；第二，“場(chǎng)內(nèi)轉(zhuǎn)運(yùn)堆放”也不能理解為由采購(gòu)方指定地點(diǎn)堆放，因?yàn)檎勁形募袥]有明確，供應(yīng)商就可以理解為“最近距離堆放”；第三，堆放不等于要加高堆放，加高堆放和不加高堆放其費(fèi)用是

12、不等的；第四，在談判時(shí)供應(yīng)商提出多余土方堆放地點(diǎn)問題，采購(gòu)人當(dāng)時(shí)也在場(chǎng)，但并沒有給出明確回答，對(duì)專家的回答采購(gòu)人也沒有表示反對(duì)，實(shí)際上就是默認(rèn)專家的回答。既然這樣，供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)一定不會(huì)考慮將多余土方運(yùn)到150米以外且要加高堆放因素，更何況在第二次報(bào)價(jià)前又明確要求最終報(bào)價(jià)不考慮工程量清單以外的因素。 供應(yīng)方：要價(jià)過高，因?yàn)樾７郊词共灰笾付ǖ攸c(diǎn)放，你也要把多余土方運(yùn)出工地，距離遠(yuǎn)幾十米和距離100多米，費(fèi)用相差不會(huì)太大，加高堆放要翻土，會(huì)增加一定費(fèi)用。因此專家建議工程總費(fèi)用增加兩萬元。 Case 2 光華照相器材商店采購(gòu)到一批以前未經(jīng)銷過的照相機(jī)，價(jià)格定為1880元。售貨員誤將標(biāo)價(jià)牌制作為88

13、0元。上貨第二天，張寧來逛商店，發(fā)現(xiàn)近2000元的照相機(jī)在此只賣880元，就一下買了兩架。此后售貨員去提貨時(shí)才發(fā)現(xiàn)實(shí)際價(jià)格為1880元，經(jīng)多方查找，總算找到張寧，要求張寧再支付1000元。張寧認(rèn)為買賣雙方均是自愿，不存在任何的欺詐和脅迫，沒有道理再支付1000元。商店無奈之下只好向法院起訴，要求撤銷這一買賣行為。問題：這一買賣行為能撤銷嗎？ 采購(gòu)定單就其樣式和在公司內(nèi)的傳遞路線而言各不相同。不過，任何實(shí)用的采購(gòu)定單所必備的要素有：序列編號(hào)、發(fā)單日期、按受定單的供應(yīng)商的名稱和地址、所需物品的數(shù) 量和描述、發(fā)貨日期、運(yùn)輸要求、價(jià)格、支付條款，以及對(duì)定單有約束的各種條件。1、包括那些當(dāng)侵犯別人專利時(shí)

14、，保護(hù)采購(gòu)方不受訴訟的連帶責(zé)任的條款2、包括有關(guān)價(jià)格的條款，Eg:如果定單中沒有指明價(jià)格,那么,在我方?jīng)]有接到通知并對(duì)其表示接受的情況下,所購(gòu)物料的價(jià)格不應(yīng)高于上次支付的價(jià)格3、包括明確指出不允許就裝箱和運(yùn)輸進(jìn)行收費(fèi)的條款4、明確規(guī)定貨物的接受取決于對(duì)其進(jìn)行的質(zhì)量檢測(cè)的結(jié)果5、指明拒受物資后，如果購(gòu)買方再次采購(gòu)會(huì)重新發(fā)出定單6、詳細(xì)描述質(zhì)量要求以及質(zhì)量保障控制方法7、如果所發(fā)貨物在定單指定日期沒有到達(dá)，允許取消定單。8、指明采購(gòu)方拒絕支付匯票給供應(yīng)商的幾種情況9、有些條款涉及貨物數(shù)量，即關(guān)于實(shí)際裝運(yùn)數(shù)量多于或少于所定貨物時(shí)如何處理。在某些行業(yè)中，很難控制一次生產(chǎn)產(chǎn)出的數(shù)量（例如，印刷業(yè)），這時(shí)

15、，產(chǎn)量在一定限度內(nèi)的超量和不足都可以接受。10、涉及到對(duì)公司有特殊利害關(guān)系的事件的條款，例如有關(guān)仲裁和制造部件時(shí)所需工具的處理等問題的條款。采購(gòu)定單傳遞路徑： 采購(gòu)定單 供應(yīng)商 采購(gòu)定單（副本S）采購(gòu)定單原件采購(gòu)定單副本供應(yīng)商返還副本表明接受合同采購(gòu)定單副本（S） 采購(gòu)部門 供應(yīng)商 會(huì)計(jì)部門 倉(cāng)儲(chǔ)部門收貨部門表明接受意見條款填出收貨方面各項(xiàng)數(shù)據(jù)發(fā)貨承諾、發(fā)票及運(yùn)輸 采購(gòu)定單保管和歸檔（1）采購(gòu)定單保存關(guān)鍵：需要這些文件的時(shí)候可以輕而易舉的找到。（將相關(guān)的文書附在一張定單副本上）（2）采購(gòu)定單歸檔 一份按采購(gòu)定單編號(hào)順序保管 另一份與相關(guān)的采購(gòu)申請(qǐng)和往來信件一 起，按供應(yīng)商名字順序保管 一份按供

16、應(yīng)商名字順序保管 另一份應(yīng)該從供應(yīng)商那里收到接受函的期 限歸到期票據(jù)記錄簿中 跟蹤和催貨一、跟蹤：對(duì)定單所作的例行追蹤，以便確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾。 作用：保證采購(gòu)質(zhì)量和交貨準(zhǔn)時(shí)性 發(fā)生問題后采購(gòu)方可采取相應(yīng)的行動(dòng) 要素：定期檢查物資生產(chǎn)進(jìn)度 對(duì)正在生產(chǎn)的物資進(jìn)行質(zhì)量技術(shù)檢測(cè) 適用范圍：關(guān)鍵的、大額的或提前期較長(zhǎng)的采購(gòu)事項(xiàng) 方法：電話、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)（質(zhì)量跟蹤調(diào)查表 ） 二、催貨是對(duì)供應(yīng)商施加壓力，以使其履行最初所做出的發(fā)運(yùn)承諾、提前發(fā)運(yùn)貨物或是加快已經(jīng)延誤的定單涉及的貨物的發(fā)運(yùn)。貨物的接受和檢驗(yàn)一、貨物接收的基本目的1、確保以前發(fā)現(xiàn)的定單所采購(gòu)的貨物已經(jīng)實(shí)際到達(dá)2、檢查到達(dá)的貨物是

17、否完好無損3、確保收到了所定購(gòu)的貨物數(shù)量4、將貨物送往應(yīng)該到達(dá)的下一個(gè)目的地以進(jìn)行儲(chǔ)存、檢驗(yàn)或使用5、確保與接受手續(xù)有關(guān)的文件都已進(jìn)行了登記并送交有關(guān)人員二、接收貨物后支付款項(xiàng)的理由1、發(fā)票直到折扣期快終止的時(shí)候才到，有時(shí)甚至折扣期后發(fā)票才到2、如果沒有進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)任何物料進(jìn)行貨款支付都是不明智的3、不論如何，通常所采用的把貨物裝運(yùn)日作為開票日的做法應(yīng)該改變，折扣期的起始日應(yīng)該是發(fā)票或貨物的接受日中較晚的三、支持不必等待貨物的到達(dá)、檢驗(yàn)和接受物料，對(duì)發(fā)票進(jìn)行支付的理由1、財(cái)務(wù)上的收益可能很大2、不能享受現(xiàn)金折扣反映了采購(gòu)方信用狀況不佳3、如果供應(yīng)商聲譽(yù)良好，即使貨款已經(jīng)支付，物料出現(xiàn)了問題雙方

18、也可以圓滿地加以解決結(jié)清發(fā)票，支付貨款一、結(jié)清發(fā)票的程序采購(gòu)部門核查發(fā)票主要程序?yàn)椋?、進(jìn)行審核和必要的更正后，原始發(fā)票送交財(cái)務(wù)部門保管，直到采購(gòu)部門授權(quán)支付款項(xiàng)； 2、發(fā)票的附件由采購(gòu)部門保管，直到收貨部門通知它物料已經(jīng)收到為止。 3、只要采購(gòu)部門收到收貨報(bào)告，它就按照發(fā)票檢查收貨報(bào)告；如果收貨報(bào)告和發(fā)票相符，采購(gòu)部門就同時(shí)保管這兩份文件，直到檢查部門發(fā)來通知，指出這批貨物可接受。 一、應(yīng)保存的記錄至少包括1、采購(gòu)訂單目錄。目錄中所有的訂單都編上號(hào)，并指明每個(gè)訂單是未結(jié)的還是已結(jié)的2、采購(gòu)訂單卷宗。所有的采購(gòu)訂單副本按順序編號(hào)后保管在卷宗中3、商品文件。記錄所有主要商品或項(xiàng)目的采購(gòu)情況（日期

19、、供應(yīng)商、數(shù)量、價(jià)格和采購(gòu)訂單編號(hào)） 4、供應(yīng)商歷史文件。列出了與交易金額巨大的主要供應(yīng)商進(jìn)行的所有采購(gòu)事項(xiàng)。維護(hù)記錄二、其他文件1、勞務(wù)合約2、工具和壽命記錄3、少數(shù)小額采購(gòu)4、投標(biāo)歷史文件第二節(jié) 信息流一、采購(gòu)部門中技術(shù)的使用 采購(gòu)系統(tǒng)發(fā)展表現(xiàn)為兩方面：（1）能提高采購(gòu)過程的效率的系統(tǒng)，基本上包括與供應(yīng)商之間的電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)、條形碼系統(tǒng)及自動(dòng)數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)（2）提高負(fù)責(zé)采購(gòu)員工和部門的生產(chǎn)效率和工作效率的系統(tǒng)二、常用的技術(shù) 1、通過傳真機(jī)傳遞信息缺點(diǎn)： 成本、 時(shí)間、 泄密2、傳真/調(diào)制解調(diào)器（fax modem ） 除了具備調(diào)制解調(diào)器撥號(hào)上網(wǎng)的功能外，配合傳真軟件如WinFax Pro，

20、還可以當(dāng)傳真機(jī)使用。除此之外，接收后的傳真可以打印出來或者存盤，這是傳統(tǒng)傳真機(jī)所無法做到的。所以有傳真調(diào)制解調(diào)器，就不用再購(gòu)買一般傳真機(jī)了。 Public switched telephone network 公共交換電話網(wǎng) 調(diào)制解調(diào)器是一種計(jì)算機(jī)硬件，它能把計(jì)算機(jī)的數(shù)字信號(hào)翻譯成可沿普通電話線傳送的脈沖信號(hào)，而這些脈沖信號(hào)又可被線路另一端的另一個(gè)調(diào)制解調(diào)器接收，并譯成計(jì)算機(jī)可懂的語言。這一簡(jiǎn)單過程完成了兩臺(tái)計(jì)算機(jī)間的通信。 Fax/Modem指?jìng)髡嬲{(diào)制解調(diào)器，Modem指調(diào)制解調(diào)器，F(xiàn)ax指?jìng)髡?，它擁有Modem和傳真機(jī)的兩個(gè)功能，市面上大部分的Modem產(chǎn)品都有這兩個(gè)功能。一個(gè)好的Fax/

21、Modem可以自動(dòng)區(qū)分是語音電話、傳真電話還是數(shù)據(jù)。3、電子郵件4、語音信箱 語音信箱業(yè)務(wù)是利用電話語音信箱系統(tǒng)向用戶提供存儲(chǔ)、提取話音留言及其他輔助功能的一項(xiàng)服務(wù)。（1）普通信箱：用于來訪者給用戶（信箱主人）留言，只有信箱主人才可提取信箱中的留言信息。普通信箱用戶分兩種情況：一種是普通電話網(wǎng)中的用戶，另一種是非普通電話網(wǎng)中的用戶。（2）布告欄信箱：用于信箱主人向來訪者發(fā)布信息，只有信箱主人才可在信箱中留言，還可根據(jù)需要設(shè)置查詢權(quán)限檢查密碼，這類信箱主人可以為任何種類的用戶。5、采購(gòu)運(yùn)作系統(tǒng)6、管理報(bào)告系統(tǒng)二、采購(gòu)和供應(yīng)活動(dòng)中計(jì)算機(jī)的使用1、采購(gòu)程序的電子化處理將辦公室里的手工勞動(dòng)降到最小值2

22、、記錄中的信息通常更精確，并幾乎可以立刻得到3、對(duì)于運(yùn)作的控制得以提高4、由于有信息的支持以及對(duì)運(yùn)作控制的改善，業(yè)務(wù)績(jī)效也可以提高5、由于更快、更準(zhǔn)確的信息流的出現(xiàn)，采購(gòu)者可以有更多的時(shí)間與供應(yīng)商就重要問題進(jìn)行面對(duì)面的討論，與供應(yīng)商關(guān)系得以改善美國(guó)通用電器公司電子采購(gòu)1、傳統(tǒng)程序（照明部） 七天向公司采購(gòu)部發(fā)送幾百份詢價(jià)申請(qǐng)從公司的技術(shù)資料檔案中檢索相關(guān)產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖復(fù)印室復(fù)印將復(fù)印資料和尋價(jià)申請(qǐng)放入信封2、1996年采用計(jì)算機(jī)采購(gòu) 自動(dòng)檢索準(zhǔn)確 采購(gòu)資源部 供應(yīng)商 設(shè)計(jì)圖紙并附 接收電子詢價(jià) 收到詢價(jià) 上電子詢價(jià)單 并報(bào)價(jià)2小時(shí)計(jì)算機(jī)采購(gòu)體系循環(huán)步驟 發(fā)現(xiàn)需求 說明/描述需求 決定外購(gòu)選項(xiàng) 確定

23、幾個(gè)價(jià)格準(zhǔn)備 準(zhǔn)備 他條款 采購(gòu)定單 發(fā)出采購(gòu)定單 跟蹤采購(gòu)定單 收貨/檢驗(yàn) 支票審批和支付貨款 維護(hù)記錄采購(gòu)流程管理采購(gòu)訂單MMMaterialsmgmt654 27訂單跟蹤采購(gòu)訂單處理采購(gòu)批準(zhǔn)3貨源與價(jià)格確定1采購(gòu)申請(qǐng)貨物接受收發(fā)現(xiàn)需求劃發(fā)票采購(gòu)訂單發(fā)票效驗(yàn) ?自動(dòng)采購(gòu)系統(tǒng)的簡(jiǎn)化流程圖計(jì)算機(jī)供應(yīng)商文件開放式請(qǐng)購(gòu)單項(xiàng)目或物料的歷史文件庫存控制信息報(bào)告采購(gòu)定單物料請(qǐng)購(gòu)單價(jià)格的歷史資料一、電子供應(yīng)商目錄 一種網(wǎng)頁，提供了供應(yīng)商銷售和供應(yīng)的產(chǎn)品和服務(wù)的有關(guān)信息。http:/（二）同供應(yīng)商的電子數(shù)據(jù)交換1、EDI定義（electronic data interchange) 按照統(tǒng)一規(guī)定的一套通用標(biāo)

24、準(zhǔn)格式，將標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)信息，通過通訊網(wǎng)絡(luò)傳輸，在貿(mào)易伙伴的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和自動(dòng)處理，有效的減少由于重復(fù)輸入而產(chǎn)生的錯(cuò)誤和浪費(fèi)的時(shí)間、資源，從而提高企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的應(yīng)變能力，加快貿(mào)易循環(huán)。2、EDI硬件環(huán)境（）計(jì)算機(jī) （2）MODEM和路游器（3）通信線路 （4）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)（VAN）3、EDI作用（1）減少了文書工作（無紙化采購(gòu)）（2）不需要文員做文書工作（3）有利于開發(fā)一體化的和更好的采購(gòu)和物料管理系統(tǒng)（4）由于使用屬于第三方的具有國(guó)際傳輸能力和標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)絡(luò)，全球范圍內(nèi)的采購(gòu)方和使用地與供應(yīng)商之間的溝通步伐可以更快（5）提高企業(yè)降低經(jīng)營(yíng)總成本的能力（三）條形碼一系列平行排列的矩陣線條和空

25、白，預(yù)先確定排列方式代表了字母、數(shù)字和特別的性質(zhì)。（ 690、691、692代表中國(guó)）1、可靠準(zhǔn)確2、數(shù)據(jù)輸入速度快3、經(jīng)濟(jì)便宜4、設(shè)備簡(jiǎn)單（四）提高成效1、決策幫助（決策支持系統(tǒng)） 決策支持系統(tǒng)(Decision Support System ，簡(jiǎn)稱DSS)是輔助決策者通過數(shù)據(jù)、模型和知識(shí)，以人機(jī)交互方式進(jìn)行半結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化決策的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。它是管理信息系統(tǒng)(MIS)向更高一級(jí)發(fā)展而產(chǎn)生的先進(jìn)信息管理系統(tǒng)。它為決策者提供分析問題、建立模型、模擬決策過程和方案的環(huán)境，調(diào)用各種信息資源和分析工具，幫助決策者提高決策水平和質(zhì)量。2、專家系統(tǒng) 模仿人類專家解決問題的行為的計(jì)算機(jī)程序1、專家系統(tǒng)

26、的架構(gòu)： 知識(shí)庫(Knowlege Base)儲(chǔ)存專家用以解決問題的知識(shí)。 推理機(jī)(Inference Mechanism)用以控制推理過程。 使用者接口(User Interface)提供使用者與專家系統(tǒng)的 接口。 解釋機(jī)(Explanation Mechanism)提供使用者友善的解釋說明及咨詢功能。 知識(shí)獲取接口(Knowlege Acquisition Interface)提供編輯、增刪知識(shí)庫功能。 工作記憶區(qū)(Working Memory)儲(chǔ)存推理過程中的事實(shí)。 3、全球化數(shù)據(jù)庫4、采購(gòu)者工作站工作站（Workstation），是一種以個(gè)人計(jì)算機(jī)和分布式網(wǎng)絡(luò)計(jì)算為基礎(chǔ)，主要面向?qū)I(yè)應(yīng)

27、用領(lǐng)域，具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)運(yùn)算與圖形、圖像處理能力，為滿足工程設(shè)計(jì)、動(dòng)畫制作、科學(xué)研究、軟件開發(fā)、金融管理、信息服務(wù)、模擬仿真等專業(yè)領(lǐng)域而設(shè)計(jì)開發(fā)的高性能計(jì)算機(jī)。采購(gòu)者工作站（1）具有連續(xù)到主機(jī)數(shù)據(jù)庫的自動(dòng)交易系統(tǒng)（2）具有決策支持系統(tǒng)（3）具有一個(gè)專家系統(tǒng)（4）具有提高個(gè)人生產(chǎn)效率的軟件、字處理軟件等（五）微型計(jì)算機(jī)（1）只需要在硬件上進(jìn)行不多的投資，再花費(fèi)大約2000元購(gòu)買采購(gòu)軟件（2）提高采購(gòu)部門計(jì)劃能力（3）個(gè)人計(jì)算機(jī)是獨(dú)立系統(tǒng)，可以完全由采購(gòu)部門使用（4）保密性強(qiáng)（5）數(shù)據(jù)和報(bào)告的及時(shí)性和準(zhǔn)確性得到極大提高（6）能到市場(chǎng)上買到圖表處理軟件應(yīng)用于采購(gòu)部門的例行活動(dòng)中。（六）軟件 軟件都是用各種電腦語言（也叫程序設(shè)計(jì)語言）編寫的。最底層的叫機(jī)器語言，它由一些0和1組成，可以被某種電腦直接理解，但人就很難理解。上面一層叫匯編語言，它只能由某種電腦的匯編器軟件翻譯成機(jī)器語言程序，才能執(zhí)行。人能夠勉強(qiáng)理解匯編語言。人常用的語言是更上一層的高級(jí)語言，比如C, Java, Fortran, BASIC。這些語言編寫的程序一般都能在多種電腦上運(yùn)行，但必須先由一個(gè)叫作編譯器或者是解釋器的軟件將高級(jí)語言程序翻譯成特定的機(jī)器語言程序。編寫電腦軟件的人員叫程序設(shè)計(jì)員、程序員、編程人員。他