行政與公務管理培訓

1、會計學1行政與公務管理培訓行政與公務管理培訓24為人為人處事處事567組織、控制組織、控制 創(chuàng)新創(chuàng)新教導、感召教導、感召 凝聚凝聚8 9101112日常事務管理會議管理自身建設員工保護輔助高管公文管理通訊管理行政部門工作內容行政部門工作內容行政管理工作具有行政管理工作具有以下六大特點：以下六大特點：一、綜合性強二、政策性強三、時間性強四、工作內容繁雜五、聯(lián)系廣泛六、被動性和突破性強行政工作團隊15法制原則法制原則服務原則服務原則責任原則責任原則效率原則效率原則透明原則透明原則1617男人適合做行政文秘工作嗎？討論：討論： 2：裂變式：學習，實踐，反思能力能量獲得模式 1：累加式：學習，學習，學

2、習職位能量能力能量能量來源802050502080一般 優(yōu)秀 卓越釋放19我們認識自己嗎？我們認識自己嗎？不知道不知道知道知道知道知道不知道不知道別人別人相互尊重相互尊重共同交流共同交流虛心聽取虛心聽取認真回應認真回應開誠布公開誠布公實話實說實話實說相互尊重相互尊重共同探討共同探討你的潛能都開發(fā)了嗎你的潛能都開發(fā)了嗎?28 測試題如下：測試題如下： 一個記事本和一支鋼一個記事本和一支鋼筆的總價格是筆的總價格是. .元，記元，記事本比鋼筆貴元，請問鋼事本比鋼筆貴元，請問鋼筆的價格是多少？筆的價格是多少？ 29 正確答案是鋼筆價格為分錢，記事本價格為塊。正確答案是鋼筆價格為分錢，記事本價格為塊。

3、研究人員發(fā)現(xiàn)，三分之一的人答對。那些答錯的人給出的答案是研究人員發(fā)現(xiàn)，三分之一的人答對。那些答錯的人給出的答案是“塊塊錢錢”。 研究人員把答對者歸類為研究人員把答對者歸類為“思考型思考型”。這類人用左腦思考，思維深入、。這類人用左腦思考，思維深入、細膩且有邏輯，理財意識和能力較強。細膩且有邏輯，理財意識和能力較強。 答錯者則屬于答錯者則屬于“直覺型直覺型”。他們通常用右腦思考，易沖動，信用卡經(jīng)常。他們通常用右腦思考，易沖動，信用卡經(jīng)常欠賬，較少能存錢，不關心也不擅長理財。欠賬，較少能存錢，不關心也不擅長理財。30“三位一體”上司同事下屬31是上級的窗口和橋梁完成目標同時實現(xiàn)自身的發(fā)展和提升是上

4、級的輔助者和補充者是上級的執(zhí)行者和推動者作為下屬的四項職業(yè)準則下屬同事上司32 下屬同事上司內部內部客戶客戶是同事是配合者是競爭者33作為上司時的六大角色作為上司時的六大角色業(yè)務骨干計劃者執(zhí)行者教練員團隊領袖溝通者下屬上司同事343536類別類別基層基層中層中層高層高層例行工作例行工作70%70%20%20%10%10%遵守規(guī)定遵守規(guī)定對例行工作的驗收對例行工作的驗收檢查終端的符合性檢查終端的符合性問題工作問題工作20%20%60%60%20%20%發(fā)現(xiàn)，并報告發(fā)現(xiàn)，并報告分析、查找根源，提出解分析、查找根源，提出解決方案及需要的資源決方案及需要的資源批準方案批準方案提供資源提供資源創(chuàng)新工作創(chuàng)

5、新工作10%10%20%20%70%70%在新的例行工在新的例行工作中創(chuàng)新方法作中創(chuàng)新方法不走樣的復制創(chuàng)新工作，不走樣的復制創(chuàng)新工作，并轉化為可操作的程序并轉化為可操作的程序新的思路、方向、路新的思路、方向、路線，否定自己過去，線，否定自己過去，并試驗并試驗38你是屬于什么樣的人才？你是屬于什么樣的人才？394041行政人員的日常工作（表一）行政人員的日常工作（表一）工工 作作具具 體體 內內 容容輔助決策輔助決策決策是上司的責任，行政管理人員不可替代，但是在上司決決策是上司的責任，行政管理人員不可替代，但是在上司決策過程中，要發(fā)揮輔助作用。策過程中，要發(fā)揮輔助作用。信息工作信息工作行政管理人

6、員必須建立自己的信息網(wǎng)絡，保持暢通的信息渠道，必行政管理人員必須建立自己的信息網(wǎng)絡，保持暢通的信息渠道，必須善于廣泛地從多方面收集信息，并對信息及時整理、篩選、加工須善于廣泛地從多方面收集信息，并對信息及時整理、篩選、加工、利用和儲存。、利用和儲存。文書工作文書工作文書是單位行使職權、進行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，文書是單位行使職權、進行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，也是行政管理重要的經(jīng)常性工作。也是行政管理重要的經(jīng)常性工作。會務工作會務工作凡有一定規(guī)模的會議，都有大量的會務工作，通常由行政部門承辦凡有一定規(guī)模的會議，都有大量的會務工作，通常由行政部門承辦。大型會議則可設專門的會議

7、機構，原有的行政部門參與其中，常。大型會議則可設專門的會議機構，原有的行政部門參與其中，常成為會務機構的組織者。成為會務機構的組織者。公關工作公關工作這是一項直接與人打交道的工作，包括來信的處理，來訪的接待，這是一項直接與人打交道的工作，包括來信的處理，來訪的接待，對報刊上的批評、投訴、建議的處理等對報刊上的批評、投訴、建議的處理等。42工工 作作具具 體體 內內 容容檔案工作檔案工作 單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。

8、行政事務工行政事務工作作包括財務管理、生活管理、環(huán)境管理、保安管理、包括財務管理、生活管理、環(huán)境管理、保安管理、食堂管理、衛(wèi)生管理、車輛管理及接待工作。食堂管理、衛(wèi)生管理、車輛管理及接待工作。上司交辦的上司交辦的其他工作其他工作這種工作帶有臨時性和偶發(fā)性，有時也有突發(fā)性。如協(xié)助上司找人找這種工作帶有臨時性和偶發(fā)性，有時也有突發(fā)性。如協(xié)助上司找人找資料，代表上司接待客人，探望、慰問生病員工，了解、處理某些臨資料，代表上司接待客人，探望、慰問生病員工，了解、處理某些臨時任務等。這也是我們的經(jīng)常性工作之一，不可視為額外任務。時任務等。這也是我們的經(jīng)常性工作之一，不可視為額外任務。行政人員的日常工作（

9、表二）行政人員的日常工作（表二）4344辦公室管理辦公室管理 氣派個性舒適美觀和諧便利環(huán)保健康實用、方便良好辦公環(huán)境五大標準辦公室布置的環(huán)境要求464750515253545556通知通知*（發(fā)文機關名稱）關于召開（發(fā)文機關名稱）關于召開*的通知的通知 資訊部員工：資訊部員工： 鑒于資訊部員工目前對業(yè)務還不熟練，決定星期六進行培鑒于資訊部員工目前對業(yè)務還不熟練，決定星期六進行培訓。詳情請見下表：訓。詳情請見下表： 其他事項：提供午餐其他事項：提供午餐 與會過程中不得大聲喧嘩，不得無故遲到早退，與會過程中不得大聲喧嘩，不得無故遲到早退， 需做好筆記需做好筆記 特此通知！特此通知！ *公司資訊部（

10、公章）公司資訊部（公章） 2009年年3月月3日日 時間地點人員準備材料5758 通通 知知 經(jīng)董事會決定，王某某在其任職期間內，貪污公款，經(jīng)董事會決定，王某某在其任職期間內，貪污公款，情節(jié)嚴重，從情節(jié)嚴重，從2009年年3月月7日始，罷免其總經(jīng)理職務。日始，罷免其總經(jīng)理職務。 *公司董事會（簽章）公司董事會（簽章） 2009年年3月月7日日 5960 通通 知知 由于近來公司員工不太注意形象，為優(yōu)化公司由于近來公司員工不太注意形象，為優(yōu)化公司形象，現(xiàn)通知如下：形象，現(xiàn)通知如下： 周一至周四，所有員工按周一至周四，所有員工按員工手冊員工手冊上的要求上的要求著裝，周五可穿休閑一些的服裝上班，但不

11、得濃妝艷著裝，周五可穿休閑一些的服裝上班，但不得濃妝艷抹和奇裝異服。抹和奇裝異服。 以上通知，望認真執(zhí)行！以上通知，望認真執(zhí)行！ *公司行政部（蓋公章）公司行政部（蓋公章） 2009年年3月月5日日 6162636465666768697071727374文檔管理與處理文檔管理與處理一、是在本企業(yè)活動中直接形成的；二、是在當前或一定時期內具有依據(jù)憑證作用的；三、是對企業(yè)具有長遠的歷史查考價值的。1、按問題組卷2、按名稱組卷3、按時間組卷4、按地區(qū)組卷5、按收發(fā)文機關組卷6、按作者組卷7、按結構組卷8、按工作階段組卷9、按專業(yè)組卷一、上級機關文件在前，本企業(yè)和下屬單位形成的文件后；二、來文和復文

12、，復文在前，來文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、結論性文件在前，原始性、過程性文件在后。7677低投入高效能A高投入高效能B低投入低效能C高投入低效能D投入效能會議價值會議價值會議收益會議成本人力成本物料成本機會成本情感收益認識收益任務收益應當開什么樣會議？如何提升會議價值？參加人員過多會議目的不明確簡單問題復雜化議題討論失控會議問題會議問題控制會議規(guī)模簡化會議程序縮短會議時間提升會議水準會議控制會議控制8081828384面對面就座面對面就座 當你在討論問題或試圖作出決定時，安排當你在討論問題或試圖作出決定時，安排持相反觀點的兩派成員

13、坐在長桌的相對的兩邊持相反觀點的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊 主席坐在團隊成員之間 85顯示等級顯示等級 如果你希望顯示等級，讓主席坐在如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐按資歷遞降順序就坐 主席坐在長桌主席坐在長桌的頂端的頂端 資歷最淺者資歷最淺者坐在離主席坐在離主席最遠處最遠處 86自由討論自由討論 如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關注，如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關注，在會議中用一張圓桌在會議中用一張圓桌 主席可坐主席可坐在任何一在任何一個位置上個位置上 8788 會議名稱會議名稱 時間時間 主席主席 會議目

14、的會議目的 出席人數(shù)出席人數(shù) 缺席人數(shù)缺席人數(shù) 缺席理由缺席理由 會議內容會議內容和決議事項和決議事項 決議事項決議事項 的實施的實施 實施項目實施項目 負責人負責人 或部門或部門 完成期限完成期限 出席人出席人 蓋蓋 章章 特別事項特別事項 89919293溝通是一種管理溝通是一種態(tài)度溝通也就是通溝溝通的理解溝通的理解工作溝通要訣工作溝通要訣： 上行：理解為主 下行：說服為先 橫向：協(xié)調為上 斜向：借權為用95溝通的五大原則溝通的五大原則( (基礎基礎) ) 真誠真誠：信任：信任： 理解理解： 自制自制： 寬容寬容： 溝通基礎真誠真誠寬容寬容信任信任自制自制理解理解96信息發(fā)送信息發(fā)送聽眾聽

15、眾目的目的渠道渠道環(huán)境環(huán)境信息接收信息接收信息反饋信息反饋溝通七要素溝通七要素97地位差異地位差異語語義義無反饋無反饋認知認知情緒情緒性格性格98口頭語言、書面語言、口頭語言、書面語言、圖片或者圖形圖片或者圖形 動作、表情、動作、表情、眼神眼神 距離、持物距離、持物 99美國心理學家阿爾皮特美國心理學家阿爾皮特 100101102溝通的漏斗溝通的漏斗指令不能有效執(zhí)行的真正原因！溝通的漏斗溝通的漏斗103綠色性格黃色藍色紅色四色人格與管理風格四色人格與管理風格104紅色特質紅色特質活潑型活潑型特點特點:真心誠意，好客，樂觀，喜歡交友，真心誠意，好客，樂觀，喜歡交友，口才流暢，熱心，喜社交?？诓帕?/p>

16、暢，熱心，喜社交。需要需要:公開贊揚，名望，朋友和友情回饋，公開贊揚，名望，朋友和友情回饋，金錢回饋。金錢回饋。害怕害怕:失去朋友，嚴肅的，神秘的，縝密思失去朋友，嚴肅的，神秘的，縝密思考者。考者。105黃色特質黃色特質特點特點:有自信的，不怕競爭，果斷，組織者，有自信的，不怕競爭，果斷，組織者，權威的，擅于分析，目標性強。權威的，擅于分析，目標性強。需要需要:挑戰(zhàn)及高報酬，實干，結果，喜歡能挑戰(zhàn)及高報酬，實干，結果，喜歡能力強的人，說話講重點。力強的人，說話講重點。害怕害怕:猶豫不決，順從的，多慮的，溫和的猶豫不決，順從的，多慮的，溫和的。力量型力量型106藍色特質藍色特質特點特點:注意細節(jié)

17、，尊重制度，完美主義，條注意細節(jié)，尊重制度，完美主義，條理分明，忠心耿耿，批判，關心的。理分明，忠心耿耿，批判，關心的。需要需要:對所有變化希望有完整報告，程序化對所有變化希望有完整報告，程序化制度化，小心的，事必躬親。制度化，小心的，事必躬親。害怕害怕:不拘小節(jié)，自由主義，彈性處事，直不拘小節(jié)，自由主義，彈性處事，直言不諱。言不諱。完美型完美型107綠色特質綠色特質特點特點:柔順，持續(xù)性，有規(guī)律有節(jié)奏的，避柔順，持續(xù)性，有規(guī)律有節(jié)奏的，避免沖突，親切，可依靠的，藝術的。免沖突，親切，可依靠的，藝術的。需要需要:愉快和諧，充足的時間計劃，經(jīng)過公愉快和諧，充足的時間計劃，經(jīng)過公正認可的，穩(wěn)定和可

18、預測的環(huán)境。正認可的，穩(wěn)定和可預測的環(huán)境。害怕害怕:快節(jié)奏，勿忙急智，缺乏耐心，激烈快節(jié)奏，勿忙急智，缺乏耐心，激烈沖突，變化多端。沖突，變化多端。和平型和平型110112113114115116緊迫緊迫不重要不重要重要重要不緊迫不緊迫IIIIII IV117不求有功、不求有功、但求無過但求無過三心二意、三心二意、敷衍了事敷衍了事AB職場常見心態(tài)職場常見心態(tài)一味抱怨、不思解決D明哲保身、明哲保身、怕負責任怕負責任C125影響力與職業(yè)影響力與職業(yè)什么是影響力？什么是影響力？關注圈關注圈影響圈影響圈129影響圈的影響圈的不斷擴大不斷擴大世界上最昂貴的按摩世界上最昂貴的按摩我們是否該給上司一個我們是

19、否該給上司一個“驚喜驚喜”134135136137138139140141142襯衫放西褲外襯衫放西褲外過短過短不扣襯衫扣不扣襯衫扣西服配便鞋西服配便鞋西服及褲子口袋西服及褲子口袋西服袖長過襯衫西服袖長過襯衫扣子全扣上扣子全扣上男人著西服的八忌男人著西服的八忌不許不穿不許不穿襯裙襯裙不隨意搭配不隨意搭配不亂配鞋不亂配鞋過大或過小過大或過小衣扣不到衣扣不到位位不內衣外穿不內衣外穿 女士著女士著西裝的六不西裝的六不144坐姿坐姿行姿行姿站姿站姿儀態(tài)禮儀儀態(tài)禮儀手勢手勢蹲姿蹲姿電話禮儀三要素電話禮儀三要素聲音態(tài)度言詞1時間時間2空間空間3內容內容同事家同事家里電話里電話遲到、遲到、請假請假外出辦事外

20、出辦事延誤拜訪延誤拜訪用傳真機用傳真機機傳文件機傳文件借用他人或借用他人或單位電話單位電話讓工作更順讓工作更順利的電話術利的電話術你是如何鼓掌的?介紹集體：介紹雙方時先卑后尊介紹雙方時先卑后尊介紹其中一方時先尊后卑介紹其中一方時先尊后卑 自我介紹：自我介紹：單位（全（全 稱）稱）部門職務姓名（緩、頓、釋）（緩、頓、釋）了解尊卑次序同時尊重客人習慣了解尊卑次序同時尊重客人習慣 司機秘書上司來賓 秘 書 司 機來賓B 上司 來賓A 上司來賓A來賓來賓C 秘書秘書 來賓來賓B 稱呼禮儀稱呼禮儀正確、適當稱呼禁忌常用敬語常用謙語拜訪禮儀拜訪禮儀牙簽牙簽濕巾濕巾食碟食碟座次座次筷子筷子水杯水杯用餐用餐骨

21、碟 湯碗、湯匙長柄湯匙筷子牙簽味碟中餐餐具擺放示意圖中餐餐具擺放示意圖胃品叉胃品叉 魚叉魚叉 主菜叉主菜叉 展示盤展示盤 主菜刀主菜刀 魚刀魚刀 湯勺湯勺 開胃品刀開胃品刀黃油碟甜品叉勺紅葡萄酒杯白葡萄酒杯黃油刀面包盤水杯168 任何能擾亂人們心理、任何能擾亂人們心理、生理健康的干擾都可稱為壓力。生理健康的干擾都可稱為壓力。172商海沉浮商海沉浮戀愛戀愛工作工作婚姻婚姻家庭家庭就業(yè)就業(yè)升學升學抑郁癥抑郁癥焦慮癥焦慮癥強迫癥強迫癥恐懼癥恐懼癥人格障礙癥人格障礙癥179謝謝各位謝謝各位182工工 作作具具 體體 內內 容容檔案工作檔案工作 單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。 行政事務工行政事務工作作包括財務管理、生活管理、環(huán)境