第四章會展現(xiàn)場服務

1、第四章第四章 會議現(xiàn)場服務會議現(xiàn)場服務第一節(jié) 會議現(xiàn)場服務綜述一、會場布置 根據會議性質、規(guī)模及主辦者要求布置會場。w會議室的規(guī)格和布局會議室的規(guī)格和布局w離離主持人主持人近則顯得氣氛融洽，并對與會者的近則顯得氣氛融洽，并對與會者的非會議行為起抑制作用；反之則不親切，易非會議行為起抑制作用；反之則不親切，易走神。走神。 1、禮堂式（適用于大會、報告會、總結表彰大會），設主席臺、禮堂式（適用于大會、報告會、總結表彰大會），設主席臺2 2、課堂式、課堂式3 3、圍桌式（適用于小型研討型會議）、圍桌式（適用于小型研討型會議）U型臺wU型臺或回形臺，都是大家圍繞在一起進行會議，適合小規(guī)模會議或研討會4

2、 4、圓桌式（適用于商議型會議），、圓桌式（適用于商議型會議），沒有明顯的主席臺設置，不明確沒有明顯的主席臺設置，不明確座次的尊卑，自由就座座次的尊卑，自由就座簽字儀式w較為特殊的會議種類，適用簽字類型的發(fā)布會，一般擺臺分為臺上臺下兩種。會見式w是由貴賓接見而來，檔次較高現(xiàn)場布置：w 一些主席臺就座重要參會人員的會議和有貴賓參加的會議需要放置席位卡，安排好座位。w視聽設備提前調試好w鮮花、水果的布置w茶具、水、紙、筆放置在每個座位上創(chuàng)新型會議環(huán)境所必備的要素w靈活、與會議規(guī)模相匹配的空間w能夠加以重新布置，以滿足會議需要的家具w可以看到窗外的景觀w清新的空氣w可調節(jié)的燈光和室溫w明亮的色調w取

3、自天然的建筑材料w能觸摸并給人帶來愉悅感的物體w二、會議注冊簽到服務w1、注冊材料的準備w胸卡w票證：餐票等w通信錄w參會證書w會議資料w2、注冊臺w要設立在比較醒目位置如飯店大堂或會議室門口。w3、簽到注冊服務w三、會場引導咨詢服務w 指會議期間接待工作人員為與會者指引會場、座位以及解答與會者各種咨詢的服務。w四、協(xié)調組織、維護會場秩序服務w1、內外聯(lián)系，傳遞信息w2、維持會場秩序w五、會議記錄w 會議進行的同時，用書面文字的形式將會以的基本情況、議題、決議等有關內容如實記錄下來，已被事后查考的材料。w1、會議記錄的方法w2、會議記錄的內容w3、會議記錄的基本要求w4、會議記錄的重點w5、會

4、議記錄的寫作技巧w六、其它服務工作w1、茶水服務w2、安保服務w3、資料準備第二節(jié) 洽談會服務規(guī)范w洽談，即會談，是指雙方或多方以平等的身份就實質性的問題交換意見，進行討論，闡述各自立場，以期取得共識，或為達成某項具體的協(xié)議而進行的正式磋商、談判。w服務準備工作w1、洽談會環(huán)境布置應根據參會人員身份、數量等來選擇會場規(guī)格與布局。w2、相關用品的準備w3、現(xiàn)場布局及座次安排w雙邊洽談：一般采用長桌或橢圓形桌子，雙方各坐一側w以門為準，客方坐在面對門的一側，主房坐在背對門一側；或者客方坐在門的右側，而主房坐在門的左側。w多邊洽談：采用圓桌會議，淡化主次尊卑。雙邊談判長方形、橢圓形桌子雙邊橫桌式座次

5、安排w雙方主談者居中就座，各方其他人士按職位高低先右后左、自高而低分別在己方一側就座；（這跟主席臺座次安排有所不同）w雙方主談者的右側之位，在國內談判中可坐副手，而在涉外談判中則應由譯員就座。 w雙邊豎桌式座次安排w以進門時的方向為準，右側由客方人士就座，左側由主方人士就座；在其他方面，則與橫桌式排座相仿。 w我國習慣把譯員安排在主談人右側，但有的國家亦讓譯員坐在后面，一般應尊重主人的安排。 記錄員可安排在后面，如參加會談人數少，也可安排在會談桌就座。第三節(jié) 茶話會服務規(guī)范w茶話會：是飲茶談話之會。它是由茶會和茶宴演變而來的.在中國，茶話會已經成為各階層人士進行互相談心、表示情誼、交流感情的傳

6、統(tǒng)形式。舉辦方式靈活自由。 w茶話會現(xiàn)場服務w1、茶點準備：小吃、水果w2、座次安排第四節(jié) 新聞發(fā)布會服務規(guī)范w新聞發(fā)布會：即記者招待會一、新聞發(fā)布會的準備工作w1、會場布置：w 適合采用課堂式，要設主席臺w2、會議資料的整理w3、其他相關物品的準備w二、發(fā)布會進行過程中的工作w1、會議簽到w2、分發(fā)會議資料w3、宣布會議開始w4、主持人講話，答記者問w5、宣布會議結束三、現(xiàn)場服務注意事項： 發(fā)放與會議主題相關的資料及參會者注意事項 控制現(xiàn)場秩序，有序提問 安排發(fā)言人安全撤離會場，做好收尾工作第五節(jié) 贊助會服務規(guī)范w贊助：通常是指某一單位或某一個人拿出自己的錢財、物品，來對其他單位或個人進行幫

7、助和支持。w 在現(xiàn)代社會中，贊助乃是社會慈善事業(yè)的重要組成部分之一。它不僅可以扶危濟貧，向社會奉獻自己的愛心，體現(xiàn)出自己對于社會的高度責任感，以自己的實際行動報效于社會、報效于人民，而且也有助于獲得社會對自己的好感，提高自己在社會上的知名度、美譽度，為自己塑造良好的公眾形象。對于商界而言，積極地、力所能及地參與贊助活動，本身就是自己進行商務活動的一種常規(guī)的形式，而且也是自己協(xié)調本單位與政府、社會各界的公共關系的一種重要的手段。所以，贊助一向頗受商界的重視。w贊助會：以贊助為主題的會議。為了擴大影響，商界在公開進行贊助活動時，往往會專門為此而舉行一次一次規(guī)模的正式會議。贊助會類型1.贊助娛樂消閑

8、2.贊助體育運動3.贊助展覽畫廊4.贊助文化活動5.贊助醫(yī)療衛(wèi)生6.贊助專著出版7.贊助科研活動8.贊助教育事業(yè)9.贊助慈善事業(yè)10.贊助公益事業(yè) 按贊助的項目劃分贊助會類型1.現(xiàn)金:以現(xiàn)金或支票的形式2.實物:以一種或數種具有實用性的物資的形 式3.義賣: 贊助單位或個人將自己所擁有的某件 物品進行拍賣。或是劃定某段時間將本單位或個人的商品向社會出售，然后將全部所得，以現(xiàn)金的形式，再捐贈給受贊助者。此種贊助的贊助額事先難以確定，但其影響較大，并且易于贏得社會各界的支持。4.義工: 贊助單位或個人派出一定數量的員工，前往受贊 助者所在單位或其他場所，進行義務勞動或有償勞動，然后以勞務的形式或以

9、勞務所得，向受贊助者提供贊助。它可以使有關方面有錢出錢、有力出力，更好地調動其積極性，并獲得更為廣泛的參與。按贊助物劃分義賣鏈接會務的安排布置贊助會會場w根據商務禮儀的規(guī)范，贊助會通常應由受贊助者出面承辦，而由贊助單位給予其適當的支持。贊助會的舉行地點，一般可選擇受贊助者所在單位的會議廳。亦可由其出面，租用社會上的會議廳。用以舉行贊助會的會議廳，除了其面積的大小必須與出席者的人數成比例之外，還需打掃干凈，并且略加裝飾。w舉行贊助會的會議廳之內，燈光應當亮度適宜。在主席臺的正上方，或是面對會議廳正門之處的墻壁上，還需懸掛一條大紅橫幅。在其上面，應以金色或黑色的楷書書寫著“某某單位贊助某某項目大會

10、”，或者“某某贊助儀式”的字樣。前一種寫法，意在突出贊助單位；后一種寫法，則主要是為了強調接受贊助的具體項目。w一般來講，贊助會的會場不宜布置得美輪美奐。過度豪華張揚。否則，極有可能會使贊助單位產生不滿，因為它由此可能產生受贊助單位不務正業(yè)華而不實的感覺。會場鏈接會場鏈接會務的安排 選擇贊助會人員w參加贊助會的人士，既要有充分的代表性，又不必在數量上過多。除了贊助單位、受選購助者雙方的主要負責人及員工代表之外，贊助會應當重點邀請政府代表、社區(qū)代表、群眾代表以及新聞界人士參加。在邀請新聞界人士時，特別要注意邀請那些在全國或當地具有較大影響力的電視、報紙、廣播等媒體人員與會。w所有參與贊助會的各界

11、人士，在與會之時，皆須身著正裝，修飾儀表，并且檢點個人的舉止動作。贊助會的整體風格是莊嚴而神圣的，因此任何與會者都不能與之唱反調。會務的安排 安排贊助會議程w第一項，宣布贊助會正式開始。贊助會的主持人，一般應由受贊助單位的負責人或公關人員擔任。在宣布正式開會前，主持人應恭請全體與會者各就各位，保持肅靜，并且邀請貴賓到主席臺上就座。w第二項，奏國歌。此前，全體與會者須一致起立。在奏國歌之后，還可奏本單位標志性歌曲。有時，奏國歌、奏本單位標志性歌曲，可改為唱國歌、唱本單位標志性歌曲。w第三項，贊助單位正式實施贊助。其具體作法通常是贊助單位的代表首先出場，口頭上宣布其贊助的具體方式或具體數額。隨后，

12、受贊助單位的代表上場。雙方熱情握手。接下來，由贊助單位的代表正式將標有一定金額的巨型支票或實物清單雙手捧交給受贊助單位的代表。必要時，禮儀小姐應為雙方提供幫助，若贊助的物資重量、體積不大時，亦可由雙方在此刻當面交接。在此過程之中，全體與會者應熱情鼓掌。會務的安排 安排贊助會議程w第四項，贊助單位代表發(fā)言。他的發(fā)言內容，重在闡述贊助的目的與動機。與此同時，還可以對本單位的簡況略作介紹。w第五項，受贊助單位代表發(fā)言。此刻的發(fā)言者，一般應為受贊助單位的主要負責人或主要受贊助者。其發(fā)言的中心，應當集中在對贊助單位的感謝方面。w第六項，來賓代表發(fā)言。根據慣例，可邀請政府有關部門的負責人講話。他的講話，主

13、要是肯定贊助單位的義舉，同時亦可呼吁全社會積極倡導這種互助友愛的美德。該項議程，有時亦可略去。至此，贊助會即可宣告結束。會務的安排 安排贊助會議程注：注：在贊助會正式結束后，贊助單位、受贊助單位雙方的主要代表以及會議的主要來賓，通常應當合影留念。此后，賓主雙方可稍事晤談，然后來賓即應一一告辭。在一般情況下，在贊助會結束后，東道主大都不為來賓安排膳食。如確有必要，則至多略備便餐，而絕對不宜設宴待客。贊助鏈接第六節(jié) 簽約儀式服務規(guī)范w簽約儀式是社交或商務活動中合作雙方或多方經過談判協(xié)商，就彼此共同關注的事件達成協(xié)議，簽訂合同后，由雙方代表正式在有關的協(xié)議或合同上簽字的一種莊嚴而隆重的儀式。 1、現(xiàn)

14、場布置和物品準備w簽字桌椅：設長方桌，上鋪深綠色或暗紅色臺布，桌后放椅子作為雙方簽字人員的座位。w國旗：涉外簽字儀式還要掛各國國旗。w文具w2、文本的準備w各方文本置于各方簽字人座位上。3、人員的準備w雙邊締約，參加簽字儀式的人員按照主左客右的慣例分別站立于簽字人員后面左右邊。 簽字儀式的座次w主方在左，客方在右4、入場禮儀w雙方共同進入會場，相互握手致意，分立在各自代表簽約人外側，其余人排列站立在各自代表的身后。5、簽字禮儀w簽字儀式結束后，雙方代表先在己方文本上簽字，然后由助簽人員交換，簽約人再在對方文本上簽字。6、結束禮儀w簽字結束后，雙方代表應同時起立，交換文本，并相互握手，祝賀合作成

15、功。w應讓雙方最高領導及賓客先退場。雙邊簽字1、一般簽字桌橫放。2、簽字者面門而坐，賓右主左。3、參加者列隊站在簽字者之后。4、中央高于兩側w多邊簽字 簽字桌橫放，簽字座席面門而設，僅為一張。 簽字者按照一定順序依次上前簽字。w二、簽字儀式的程序1、簽字儀式開始2、簽字人簽署文本3、交換合同文本4、共同舉杯慶祝并拍照5、有秩序退場第七節(jié) 開幕式與閉幕式現(xiàn)場服務規(guī)范w開幕式、閉幕式是各種會展活動正式開始前和結束時的禮儀和慶祝活動。開幕式、閉幕式的作用：w1、宣布開始和結束w2、動員和總結w3、擴大社會影響w有的大型活動，如奧運會的開幕式熱烈而隆重，時間長達幾個小時。w有的開幕式和閉幕式只有領導人

16、致開幕詞和閉幕詞一項程序，非常簡單。w開幕式、閉幕式的組織準備工作應根據會展活動的具體內容和性質來策劃和安排。下面以中等規(guī)模的開幕式、閉幕式為例，介紹主要的準備工作：1、確定參加對象和范圍w（1）主辦單位及其上級機關的領導人。w（2）承辦單位、協(xié)辦單位、贊助單位的領導和代表w（3）東道主及與會展活動有關的機關、企事業(yè)單位的領導或代表。 涉外活動的開幕式和典禮也可邀請有關國家、地區(qū)、組織的代表（如使節(jié)、領事、參展等）參加。w（4）群眾代表。w（5）有關新聞單位。2、確定主持人、致辭人和剪彩人w（1）主持人：由主辦方主持，主持人應有一定身份。w（2）致辭人：身份較高的領導人參加并致開幕和閉幕詞。致

17、辭人的身份一般應高于主持人。w（3）剪彩人：剪彩應當是主辦單位出席開幕式身份最高的領導人，也可安排上級領導、協(xié)辦單位領導與主辦單位領導一起剪彩。剪彩人的身份應大體相當。3、確定開幕式和閉幕式的形式w一類是以致辭為主的形式。w另一類是文藝晚會的形式。4、現(xiàn)場布置和物品準備一般在活動現(xiàn)場舉行，室內室外均可。w時間較長或規(guī)模較大，可設主席臺和貴賓區(qū)并擺設座位。w時間較短和規(guī)模較小，一般是人員站立舉行。開幕式和閉幕式程序w1、開幕式程序w（1）開幕前的氣氛渲染 音樂、歌舞、體育表演。w（2）來賓簽到留念 禮儀人員要為來賓佩戴胸花和來賓證，并引入主席臺或貴賓區(qū)。w（3）宣布儀式開始 主持人宣布儀式開始，

18、介紹出席開幕式的領導人和主要來賓。w（4）舉行升旗儀式 升國旗 奏國歌 升會旗 奏會歌w（5）致辭 A.先由主辦單位領導人致開幕詞 B.然后由來賓代表致辭 C.最后請在場身份最高的領導人致辭并宣布“我宣布，*活動開幕”。w（6）剪彩w主持人介紹每位剪彩人員的身份和姓名，由禮儀人員引導其進入事先安排好的位置。w身份高的人士居中。剪彩有兩種方式一種是剪彩球w每個彩球均應由禮儀小姐用托盤托住，如不用托盤，應事先告訴剪彩人一定要用手捏住彩帶，以免剪掉后掉落。一種是剪彩帶剪彩的由來：w剪彩由來已久，可以追溯到1912年的美國，當時德克薩斯州的華狄鎮(zhèn)有一家大百貨公司將要開業(yè)，開張這天的一大早，老板按照當地

19、風俗在開著的店門前橫系一條布帶，以防止公司開張前有閑人闖入。這時，老板10歲女兒牽著一條哈巴狗從店里匆匆跑出來，無意之中碰斷了這條布帶，等在門外的顧客以為這是該店為了慶祝開張而搞的獨特儀式，便蜂擁而入，爭先購物，公司的生意自然生隆無比。不久，當分公司要開張時，老板想起第一次開張時的盛況，便有意讓小女兒把布碰斷，效果又很好。于是人們爭相效仿，這種儀式發(fā)展到今天就叫“剪彩”。w（7）參觀、植樹、觀看表演。w開幕式結束后，一般會舉行參觀活動。w（8）留言或題詞。2、閉幕式程序w閉幕式中的簽到、介紹領導人和來賓、宣布儀式開始等程序與開幕式基本相同，不同的程序主要是：w（1）閉幕詞總結。w（2）賽事或評

20、選活動的閉幕式，要宣布比賽成績、名次、評選結果，并舉行頒獎儀式。w（3）系列性活動或系列性會議的閉幕式，常常舉行交接儀式。w由本屆主辦單位向下屆活動的主辦單位移交象征性物品，如火炬、旗幟、鑰匙等。w（4）如果開幕式上舉行了升會旗儀式，那么閉幕式應當相應地舉行降會旗儀式。第八節(jié) 代表會議服務規(guī)范w 代表會議是指各級黨政及人民團體舉行、由法定選舉的代表參加的會議。w與其他類型會議相比，此類會議一般規(guī)格高、隆重、政治性強、與會人數多，持續(xù)時間較長。w一、會前準備工作w1、準備所需物品w2、布置主席臺w3、現(xiàn)場清潔與安保工作w4、現(xiàn)場服務人員培訓w二、代表會議服務w1、場內服務w2、主席臺服務w3、廳

21、室服務第九節(jié) 頒授儀式現(xiàn)場服務規(guī)范w 頒授儀式頒授儀式：是一種獎勵或慶祝活動，一般：是一種獎勵或慶?；顒?，一般是頒授獎勵、學位、勛章等，用于對作出突出是頒授獎勵、學位、勛章等，用于對作出突出貢獻的人或業(yè)績優(yōu)秀的人士進行表彰或認可。貢獻的人或業(yè)績優(yōu)秀的人士進行表彰或認可。w 頒授儀式的組織應營造熱烈、歡快而隆重頒授儀式的組織應營造熱烈、歡快而隆重的氣氛。的氣氛。w一、活動現(xiàn)場的布置1、地點的選擇：根據頒授活動的規(guī)模、影響力和主辦單位等實際情況來決定，可在禮堂、會議廳、廣場等地舉行。2、環(huán)境裝飾：可采用條幅、彩旗、花卉等裝飾，烘托氣氛。3、配備麥克風、音響、配樂w二、頒授儀式的程序二、頒授儀式的程序w（一）原則（一）原則w1 1、時間宜短不宜長，為確保效果，、時間宜短