文秘第十一講

1、第十一講、會務(wù)工作（一）1第一節(jié)、會議概述2一、什么是會議會議是指3個或3個以上的人（其中的一個可以是主持人）按一定的組織原則聚集在一起，圍繞某些共同的內(nèi)容而進行的多向溝通。3會議往往是事先約定和有組織、有目的的，那些無組織的自發(fā)的聚合議論，不能說是會議。 廣義的會議包括各種有組織的集會、聚會，如慶祝會、追悼會等。狹義的會議主要是指有議事內(nèi)容的會議，如辦公會、討論會、協(xié)商會等等。4二 、會議的種類1.按會議規(guī)模分： 大型千人乃至數(shù)千人、上萬人參加中型百人至數(shù)百人參加。小型少則幾人（三人以上），多則幾十人參加5榮事達召開的大型商貿(mào)會議6 小型會議臺 人文與旅游系7 按會議性質(zhì)分 1.法定性會議指

2、按法律法規(guī)召開的具有法律效力的會議，如黨代會、人代會、團代會、職工代表大會等 82.決策性會議指各級領(lǐng)導(dǎo)為發(fā)揮集體的作用，對工作中的重要問題，集體討論作出決策，如各類黨的委員會議，各級領(lǐng)導(dǎo)成員的辦公會等。 93.聯(lián)席性會議指為了開展某種較大規(guī)模的活動，或討論研究涉及幾個部門或單位的事情，需要幾個單位或部門共同協(xié)商、協(xié)調(diào)而召開的會議。104.布置總結(jié)性會議是指為布置工作任務(wù)、總結(jié)工作而召開的會議。11按會議內(nèi)容分類1.工作會議為研究工作而召開會議。122、綜合性會議指全面討論研究某地區(qū)、某部門涉及諸多方面問題的會議。3、專業(yè)會議指為了研究商討某項專門業(yè)務(wù)，而專門召開的有極明顯專業(yè)特征的會議。例如

3、科研成果鑒定會、鋼材定 購會。134.紀念性會議指為了紀念某一重要事件或重要人物而舉行的會議。145.激勵性會議指為了表彰先進集體、個人和模范人物而召開的會議。156.動員、誓師大會指為完成某項工作，開展某項重要活動而召開的組織、動員、擴大影響、制造聲勢的會議。167.競技表演性會議指各類體育、文藝比賽和表演性的集合。178.追悼會指為悼念死者而舉行的會議。18按時間分常規(guī)型定期會議如學(xué)會年會、機關(guān)辦公例會； 非常規(guī)型不定期會議視需要臨時召開的會議或處理緊急突發(fā)事件而臨時召開的會議，如防汛緊急會，抗震救災(zāi)緊急會等。 19 三、會務(wù)工作的三大環(huán)節(jié)會前準備 會間調(diào)度 會后整理 20第二節(jié)、會前準備

4、工作21 會議前期準備流程 確定會議主題與議題確定會議名稱 確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī) 格布置會場 準備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預(yù)算方案 制作會議證件 會場檢查明確會議組織機構(gòu) 確定與會者名單22一、擬定會議的名稱完整的會議名稱包括四個部分1.會議的主辦單位或會議范圍2.會議的時間或?qū)脛e3.會議的主題4.會議的類型23例如：大同貿(mào)易公司2003年電子商品銷售工作研討會有時也可以省略某些內(nèi)容第三屆宋代文學(xué)研討會24二、確定會議議程和日程 會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地

5、表達出來，會前發(fā)給與會者。 議程表的第一項一般是宣布議程，其次是安排所要討論的問題。 25注意事項：1.先急后緩：先討論急需解決的問題2.先重后輕：先討論重要的，難解決的問題3.先同后異：將性質(zhì)相同，互有關(guān)聯(lián)的議題排列緊湊4.先寬后窄：將保密性比較強的議題放在后面5.適當準備一些后備議題。26例：瑞祥公司銷售團隊會議議程表 公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午 9：00在公司總部的三號會議室舉行。 1、宣布議程 2、說明有關(guān)人員缺席情況 3、宣讀并通過上次會議記錄 4、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。 5、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言公司銷售人員的招聘和重組。 6、銷售二部經(jīng)理的人選。 7、下季

6、度銷售目標。27會議日程是會議的各項活動在會期以內(nèi)每一天中的具體安排。在會議日程中，會議的各項活動按上午、下午、晚上逐項列出，使會議所有活動與時間一一對應(yīng)。日程表中一般包含當日議程內(nèi)容，但議程表無法容納日程表全部內(nèi)容。28三、確定會議的時間1.會議每一階段的起止時間都要確定好2.確定時間要精確到年月日時分3.一次會議的時間最好不要超過100分鐘，中間要安排短暫的休息29四、確定會議地點在租借會場時，應(yīng)注意以下幾點：1、確認租借的日期和時間，并確認在開會當日是否可以使用。2、確認會場大小是否合適。3、確認會場的租金是否在預(yù)算之內(nèi)。4、考慮會場的交通是否便利，有無足夠的停車位。5、確認會場的各種設(shè)

7、備，如麥克、投影儀等會議所需設(shè)備及物品是否齊全。6、確認會場周圍是否有配套的餐飲設(shè)施等。30五、確定與會人員1.會議主持人2.會議出席人：有發(fā)言權(quán)，有表決權(quán)3.會議列席人：有發(fā)言權(quán)，沒有表決權(quán)4.會議旁聽者：沒有發(fā)言權(quán)和表決權(quán)秘書確定與會人員名單后，最好同時還附上這些人員的基本情況一覽表（包括職務(wù)、年齡等）送給上司審核。31六、會場的布置和布局（一）相對式：教室形、禮堂形適用會議：大中型的報告會、總結(jié)表彰會、代表大會等優(yōu)點：設(shè)主席臺，會場場面開闊、較有氣勢，會場氣氛嚴肅莊重32333435（二）全圍式：圓形、橢圓形、多邊形、長方形、正方形適用會議：小型會議及座談會、協(xié)調(diào)會等類型的會議優(yōu)點：容易

8、形成融洽和合作的氣氛，體現(xiàn)平等和相互尊重的精神，便于與會代表充分交流思想、溝通感情。36373839404142半圍式：馬蹄形、U字形、V字形、C形適用會議：中小型的工作會議，展示、咨詢、述職、考評和聽證等會議等優(yōu)點：介于相對式與全圍式之間，既突出了主席臺的地位，又增加了融洽的氣氛43444546474849七、會場設(shè)備1.燈光設(shè)備2.空調(diào)設(shè)備3.音響設(shè)備4.多媒體設(shè)備5.桌椅設(shè)備50八、準備會議文件資料常見的會議文件資料主要包括：開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、主題報告、專題報告、會議簡報、會議記錄、會議紀要、新聞稿、會議通知等。 511.資料的份數(shù)要比與會人員人數(shù)多出幾份，以防有人丟失，或臨

9、時有參會人員加入2.如條件允許，要在會議開始前幾天將會議資料發(fā)到與會人員手中3.領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿需要秘書草擬，在重點處要突出強調(diào)。52九、發(fā)會議通知1.大型會議通知一般要包括以下內(nèi)容：1、會議名稱、會期2、開會的起止日期和時間3、報到的時間、地點4、詳細開會地點，可附上乘車路線圖。5、會議的主要議題6、需要攜帶的證件、資料和其他要求7、籌備會議的組織機構(gòu)名稱及負責人姓名、聯(lián)絡(luò)方式。8、是否出席會議的答復(fù)期限和答復(fù)方式53 茲定于月日（星期）午時在地點召開會議，會期天，參加人員為，憑入場，有關(guān)會議的具體事宜，請與聯(lián)系（電話號碼）54同志： 茲定于 2008年11月15日19日在湖北武漢江漢大學(xué)召開全

10、國高等院校秘書學(xué)教學(xué)經(jīng)驗交流會暨中國高等院校秘書學(xué)教學(xué)研究會第一次年會，請屆時參加。 注意事項如下： 55（ 1）報到時間：2008年11月14日； 研究會會長、副會長、秘書長、副秘書長于 11月13日提前來漢，商討會議有關(guān)事項。 （ 2）11月14日大會籌備處在武昌火車站、漢口火車站、長航17碼頭設(shè)有接待站；如乘坐飛機來漢者，請乘坐機場交通車至中國民航漢口售票處，此處同時設(shè)有接待站。提前或逾期來漢者，請乘坐路公共汽車至終點站。 （ 3）各校自編教材可提供樣本五冊以上，大會準備進行教材陳列、交流活動。 56（ 4）住宿、旅差費用自理。 （ 5）其他有關(guān)事項請參照江漢大學(xué)2008年9月13日會議

11、通知。 （ 6）大會籌備處通訊地址及電話：湖北武漢趙家條江漢大學(xué)中文秘書系 聯(lián)系人： 電話：027 全國高等院校秘書學(xué)教學(xué)經(jīng)驗交流會 二零零八年十月十五日572.回執(zhí)單一般包括以下內(nèi)容：姓名、性別、年齡、職務(wù)、民族、會后返程的交通要求等。如果是學(xué)術(shù)性會議還要提交論文題目。58十、確定餐飲、住宿事宜1.餐飲：就近。一般采用統(tǒng)一就餐標準。照顧少數(shù)民族、體弱多病、以及有其他禁忌者。2.住宿：不可出現(xiàn)厚此薄彼的現(xiàn)象。在優(yōu)先照顧長者，尊者，體弱者和領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，合理調(diào)配不同檔次的房間。59十一、制定預(yù)算本著節(jié)約的原則，將會議期間的每一筆開支預(yù)算詳細列出，報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查之后確定，然后按照預(yù)算表合理開支。

12、60十二、會前檢查1.檢查燈光、音響、空調(diào)、多媒體等設(shè)備2.檢查黑板、白板是否干凈，準備好粉筆、白板筆等物3.每一位參會人員座位前安放紙筆4.在大門口放一塊進入會場的示意板：“會議在層號召開” .61第二節(jié) 會中服務(wù)工作一、簽到1.秘書代簽，在到會的姓名旁邊做標記2.卡片簽到，在預(yù)先發(fā)的卡片上簽上自己的名字上交。也可以用名片的方式。3.簿式簽到，在簽到簿上簽上自己的姓名職務(wù)等4.電子簽到，一卡通的方式，成本較高。62*簽到結(jié)束后填寫會議出席情況表，包括應(yīng)到人數(shù)，實到人數(shù)，缺席人數(shù)等。*如果重要人物缺席未到，要及時打電話了解情況。*根據(jù)簽到情況隨時調(diào)整會議進程以及餐飲住宿情況。63二、引導(dǎo)熱情迎

13、接與會者，并按禮儀規(guī)范將其引導(dǎo)入場。內(nèi)部會議，與會者一般都有自己的習(xí)慣座位。大中型會議，一般事先制作好各種座次標識用品（如：主席臺或會議桌上的名簽卡片、座次圖表、指示牌）等，采取對號入座的方式，或是將會場劃分為若干區(qū)域，以部門或地區(qū)為單位集中就座。64三、會議記錄1、記錄會議的組織情況，它包括會議的名稱、開會的時間、開會的地點、出缺席和列席人員、主持人的姓名、記錄人的姓名；有些會議還要寫清楚會議的起止時間（如年月日）。2、記錄會議的內(nèi)容，它包括發(fā)言人的姓名、發(fā)言的內(nèi)容、討論的內(nèi)容、提出的建議、通過的決議等。65第三節(jié) 會后掃尾工作一、清理會場1、為乘車回去的與會人員安排車輛。 2、檢查與會人員是否有遺忘的物品。3、收拾整理會議室，使其恢復(fù)原貌。4、臨時借用的設(shè)備及時歸還66二、整理會議文件 會議文件，如決定、議案、提案、會議記錄、會